A Dynamics NAV rendszer funkcionális leírása Egy sikeres üzlet mögött hatékony ügyviteli folyamatok állnak, ahol a megfelelő információk, megfelelő időben, a megfelelő személynél állnak rendelkezésre. Ezen szempontokat együttesen szolgáló informatikai megoldást nyújt a Microsoft Dynamics NAV a Microsoft vállalatirányítási rendszere. Képes az egyes ügyviteli lépéseknél csak a döntéshez szükséges információk kezelésére, támogatva azt a szempontot, hogy a kisés középvállalkozásoknál gyakran egy munkatárs akár több önálló terület felelőse is lehet. Utóbbi szempont miatt kulcsfontosságú, hogy az összes szükséges feladat egy munkafázisból elvégezhető legyen. Funkcionális leírás: A Microsoft Dynamics NAV a kis- és középvállalkozások teljes ügyviteli folyamatát képes lefedni, a pénzügy-számviteli folyamatoktól kezdve, a teljes ellátási láncon át, a termelésirányítási feladatokig. A Microsoft Dynamics NAV pénzügyi modulja segítségével egy időben válik lehetővé a tendenciák vizsgálata, illetve a trendek mögötti részletes információk azonnali elérhetősége. Korlátlan számú vállalat használata Főkönyvi könyvelés dimenziók használatának lehetőségével Automatikus könyvelés Pénzügyi tervezés Bankmenedzsment Vevők Szállítók Tárgyi eszköz Több deviza kezelése Szabad szövegű számlák kezelése Pénztár Pénzügyi jelentések Konszolidáció Vállalatközi könyvelés Microsoft Dynamics NAV segít a kis- és középvállalatok kereskedelmi folyamatainak karcsúsításában, partner a készletmenedzsment fejlesztésében. Lényeges elemei a készletek pontos követhetősége, több raktár egyidejű kezelése, termék helyettesítések és tárhelyes készletkezelés menedzsmentje Vevők, szállítók kezelése Vevői rendelések Beszerzési rendelések Árazás Számlázás Alkalmazásának előnyei: A Microsoft Dynamics NAV rendszere képes az ügyviteli folyamatokba integrálni a munkatársakat. Önállóságot biztosít a felhasználóknak, hogy döntéseiket minden egyéb informatikai eszköz nélkül megalapozottan hozzák meg. Éleslátást nyújt a vállalat www.navisionsupportonline.com 1. oldal, összesen: 9
egészében, a vállalatirányítási rendszer adatait a megfelelő időben, a megfelelő formátumban biztosítja a felhasználók számára. Erősíti az együttműködést a vállalaton belüli, illetve a vállalaton kívüli rendszerekkel, partnerekkel. Alkalmazkodóképességet teremt a rugalmas paraméterezhetőség segítségével, amely lehetőséget biztosít a kulcsfelhasználóknak, hogy a megváltozott környezeti feltételekre azonnal képesek legyenek reagálni. 1. Pénzügy/számvitel (főkönyv), kontrolling Főkönyv Az integrált rendszerben a főkönyvi adatok az egyes alrendszerekből kerülnek automatikus rögzítésre. Az egyes gazdasági események az előre definiált és a bevezető partnerrel közösen kialakított könyvelési logika (ügylet-, termék-, vevő- és áfakönyvelési mátrixokban) alapján kerülnek a tételek egy adott számlaszámra. Ezáltal a manuális adatbevitel során előforduló hibák száma jelentősen lecsökken. Lehetséges egyes könyvelési tételek utólagos összevonása is. Például, ha ugyanazon a napon több fizikai részletben érkezett egy adott számlához tartozó áru és a raktártól több feladást kap a könyvelés, akkor mód van arra, hogy a készletszámlákat érintő egyes sorokat a könyvelésben összevonjunk. Bármely bizonylatfajtájához kialakítható egy vagy több egyéni számozási logika. Ez megkönnyíti a már meglevő és megszokott bizonylatszámok szerepletetését a rendszerben, és lehetővé teszi, hogy a bizonylatok száma beszédes információt hordozzon a dolgozók számára. A többféle számozási logika lehetővé teszi régi és új számformátumok egyidejű szerepeltetését a rendszerben. A számozás tartalmazhat fix betűket, tetszőleges mértékben növekvő számokat és dátum elemeket. Megadható a kezdő sorszám és az, hogy mely dátumtól mely dátumig alkalmazza ezt a formát a rendszer. Később ezt a dátumot módosítva tetszőlegesen folytathatja megkezdett számozási sorozatot. A rendszer minden lekönyvelt főkönyvi tételt dokumentál, s ezáltal a tételek az alkalmazás bármely részében nyomon követhetők. A felhasználó a számlatükörből hozzáférhet a főkönyvi tételek nyilvántartásához. A tételek listái a kiegyenlítő tételekre, az áfára, az alkalmazott dimenziókra vonatkozó adatokat. A könyveléshez korlátlan számú, akár felhasználónként különböző főkönyvi napló hozható létre. Ennek köszönhetően minden felhasználó eltérő bizonylatszámozással, saját főkönyvi naplójában dolgozhat, így az összes dolgozó egyszerre vihet be adatokat és könyvelhet le tételeket a rendszerben. Az olyan tranzakciók könyveléséhez, amelyek kis eltérésekkel vagy változatlan formában gyakran ismétlődnek, a rendszer ismétlődő naplókat biztosít. A napló minden egyes sorához definiálni kell a számítás módját, valamint azt, hogy a könyvelés milyen időközönként történjen. A felhasználó egy adott sorhoz rendelhet fix összeget, de www.navisionsupportonline.com 2. oldal, összesen: 9
megadhatja azt is, hogy a rendszer milyen gyakorisággal könyvelje le a szóban forgó sort a módosított adatokkal. A rendszerben az ismétlődő naplóban megadott, lekönyvelendő fix összeget feloszthatjuk több számla, költséghely, költségviselő vagy más egyéb könyvelési dimenziók között. A felosztás alapja lehet mennyiség, százalék vagy érték. A bevezetés során kialakítjuk az ÁFA bevallást is a rendszerben. A rendszer összegyűjti a könyvelt tételeket adókódok szerint, ezek kerülnek be a bevallás megfelelő soraiba (pl. külön gyűjti a pénzügyileg rendezett tételeket). Megoldott az import áfa könyvelése és begyűjtése is. A számviteli politika függvényében egészíthető ki a rendszer cikk mellékköltség könyvelési funkciókkal, mellyel az utólag beérkező, készlet önköltséget befolyásoló, tételeket könyvelhetjük rá a készletértékre. A főkönyvi analitikák többek között tartalmazzák a: Vevő nyilvántartást Szállító nyilvántartást Befektetett eszköz analitikát ÁFA analitikát Befektetett eszközök A befektetett eszközök nyilvántartása az integrált rendszer keretében történik. A befektetett eszközök funkciókkal automatikusan lehet könyvelni az ezekkel kapcsolatos: beszerzés, értékcsökkenés, leírás, átértékelés és értékesítés tranzakciókat. Az értékcsökkenés könyvelése lehet teljesen automatikus, illetve jóváhagyást igénylő. A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy tetszőleges számú értékcsökkenés módot hozhassunk létre, hogy kielégíthessük a számviteli-, az adóhatósági-, igényeken túl esetlegesen fellépő belső, illetve egyéb elszámolási igényeket. Az egyes eszközökkel kapcsolatos analitikák értékváltozások mindig az aktuális állapotnak megfelelően látszanak az eszközök kartonjain, ugyanitt meg lehet nézni az eszközzel kapcsolatos egyéb adatokat is. A befektetett eszközök törzsadataihoz megjegyzések fűzhetők, melyek riportokban megjeleníthetők. A rendszer tartalmaz a beszerzés, értékcsökkenés, leírás, felértékelés, értékesítés, maradványérték mellett 2 szabadon megnevezhető befektetett eszközökre alkalmazható mozgásfajtát, melyekkel a szükséges riport kategóriák nyilvántarthatók. 2. Pénzügy, devizák A tetszőleges pénznemben rögzített adatokat, a program automatikusan átszámolja az árfolyamtörzsben megadott árfolyammal a másik pénznemre. Abban az esetben, ha egy számlát, pénztárbizonylatot, bankkivonatot harmadik pénznemben rögzítenek a www.navisionsupportonline.com 3. oldal, összesen: 9
rendszerben, akkor azt az átszámolja a rendszer alappénznemére és a második devizára. (Praktikusan EUR-ra és HUF-ra.) A rendszer képes az ismert és esedékes kötelezettségek valamint az egyes partnerekhez beállítható prioritások alapján fizetési javaslatokat készíteni, melyek tovább szerkeszthetők és az elfogadás után automatikusan elutalhatók. A rendszer széleskörű funkciókkal támogatja a követelések kezelését. Nyilvántartja és megfelelő beállítás esetén figyelmezteti vagy megakadályozza a felhasználót a lejárt tételű, vagy kimerült hitelkeretű vevőknek történő eladás során. Automatikusan képes egyenlegközlőket és késedelmi felszólításokat generálni automatikusan számított késedelmi kamatokkal. A tételek pénzügyi kiegyenlítésénél automatikusan FIFO kipontozást végez a rendszer, melyet kézileg tetszőlegesen módosíthatunk, felülbírálhatunk. www.navisionsupportonline.com 4. oldal, összesen: 9
3. Kontrolling A kontrolling szempontjából költséghely/témaszám bontás képzelhető el a rendszer által biztosított dimenziók, dimenzió értékek segítségével. A rendszer hierachikusan egymás alá rendezhető, szabadon kialakítható kategóriákkal az ún. dimenzió értékkel támogatja a bevételek és költségek kategóriákba rendezését, esetleges felbontását, az elő- illetve utókalkulációhoz. Egy elemhez a rendszer ajánlott változatában 2 egymástól független dimenzió érték rendelhető. Ezekkel kezelhetjük például a költségviselőket és a költséghelyeket, avagy a termékcsoportok-termékek illetve területek-üzletkötők-ügyfelek hierarchiáját, mely alapján a rendszer bármely adata a fenti kategóriák szerint szűrve tekinthető meg. A rendszerben tetszőleges időszakonként, ismétlődő könyvelésekkel végezhetjük el a költségek, bevételek és egyéb könyvelési tételek felosztását, különböző számlák vagy dimenzióértékek között. A Navision-ben a felosztás funkció használatával meg lehet adni, hogy egy főkönyvi számláról milyen százalékban ill. abszolút összegben kerüljenek át a könyvelések a megfelelő dimenzió értékekre. 4. Ellátási lánc menedzsment, készletgazdálkodás, logisztika A rendszer tárolja a cég minden működési területének készleteit. Ezek rendszerezésére a rendszer széleskörű funkciókat biztosít: háromszintű rendszerezés: termékcsoport cikkcsoport cikk, mely igény szerint kiegészíthető cikk változatokkal, mellyel azonos kódú, különböző cikkek megkülönböztethetők. A rendszer darabjegyzékekkel képes kezelni bizonyos speciális berendezések kiegészítő alkatrészeit. Ezen darabjegyzékek tetszőlegesen állíthatók össze és szedhetők szét, akár az értékesítési számlázás során. Az összerakott darabjegyzéknek mint önálló cikknek az ára eltérhet a darabok összegétől. A rendszer tetszőleges számú fizikai és virtuális raktárt képes kezelni. Ennek segítségével pontosan követhetők a személyre, távoli munkaterületre, esetleges projektekre kiadott szerszámok, anyagok. A rendszer kezeli a bizományos készleteket és konszignációs raktárakat. A készlet kezelés területén mód van szinte tetszőleges kimutatás készítésére (érték és mennyiség szerinti korosítás, stb.). A készletkezelés támogatja a határidős leltárakat, a készletezési egységek bontását, az eltérő árakat a különböző csomagolási egységekhez, csakúgy, mint a több mértékegység megadását egy terméknél. (l m2 és kg is megadható egy terméknél a köztük levő váltószámmal, illetve az ezekre vonatkozó eladási árakkal.) Az egyes mértékegységekhez megadhatóak a méret tulajdonságok. Ennek alapján eltérhet a beszerzési a tárolási és az értékesítési mértékegység, illetve ennek megfelelően az árképzés alapja is más-más lehet. A készletértékelési logika cikkcsoportonként vagy akár cikkenként elérően megadható. Ezzel a funkcióval, pl. a göngyölegeket nyilvántarthatjuk elszámoló áron, miközben a többi készletünk átlagáron kalkulálódik. www.navisionsupportonline.com 5. oldal, összesen: 9
Lehetőség van minimum és maximum készletszintek és minimális maximális rendelési mennyiségek felvitelére. Az elfekvő készletről a program listát készít a megadott szempontok alapján. A szükséges esetekben lehetőség van készletátértékelés, illetve selejtezés végrehajtására. 5. Áruforgalom, beszerzés, értékesítés Értékesítés, vevők A rendszer az értékesítés teljes folyamatát támogatja. Ennek során a vevő- és a készlet törzsekből nyert adatok segítségével minimálisra csökkenti az ajánlatok és a megrendelés visszaigazolások készítéséhez szükséges munkaigényt. Az elkészített ajánlatok egyes verzióit tárolja a rendszer, azok egy gombnyomással visszanyerhetők, másolhatók vagy átalakíthatók az esetlegesen szükséges módosítások után megrendeléssé. Az egyes megrendelések elkészítése során a rendszer beállítástól függően automatikusan lefoglalhatja a készletben a megfelelő mennyiséget. A rendelések elkészítésekor vizsgálható a raktáron található szabad illetve lefoglalt készlet. Vizsgálat esetén a program jelzi, hogy az adott cikkből nem áll megfelelő mennyiség a rendelkezésre. Ebben az esetben lehetőség van beszerzési rendelési javaslatot generálni, melyből egy gombnyomással beszerzési rendelés készíthető A megrendelések sorainak teljesített elemei a számlázástól függetlenül láthatók el részben vagy teljes összegben szállítólevelekkel és ezt követően tetszőleges részletekben számlázhatóak. A megrendelések statisztikáival a rendelések összeállítása során ellenőrizhető a teljes rendelés profittartalma és egyéb paraméterei. A rendszer számos statisztikával támogatja az egyes vevők folyamatos nyomon követését. Mód van az egyes vevői hitelkeretek, a lejárt tételek, a nyitott tételek, az aktuális rendelésállomány mellett az aktuális havi, évi, az elmúlt évi és az eddigi összes forgalom, haszon, engedmények, jóváírások és késedelmi kamatok összegének egy gombnyomással való megtekintésére. A rendszer a magyar gyakorlatnak és a törvényi szabályozásnak megfelelően kezeli az előleg és a jóváíró számlákat. Mód van az egyes ügyfeleknek értékesítőkhöz és előre kialakított földrajzi, üzleti egységekhez való hozzárendelésére. Ezzel könnyen megtekinthetjük az egy vevőre, vevőcsoportra, üzleti területre vonatkozó bevételi és eredményszámokat. A rendszerrel mód van szolgáltatások számlázása, (pl. bizonyos órányi installálás, szerviz munka, közüzemi díjak továbbszámlázása), illetve szolgáltatások szintetikája mellett azok analitikáját; mennyiségét és egységárait is tárolja a rendszer. www.navisionsupportonline.com 6. oldal, összesen: 9
A rendszer a vevőhöz kapcsolt törzsadat szinten tartalmazza a vevő vonatkozó szállítási, számlázási, fizetési adatokat melyek a vevőknek történő rendelés felvételkor automatikusan töltődnek. A rendszer egyformán kezeli a belföldi, illetve külföldi értékesítési, illetve beszerzési területet is. Képes az EU felé történő tranzakciók külön lekezelésére is. Az egyes vevőkhöz nyelvkód rendelhető, mely segítségével a számlák, szállító levelek (a megfelelő nyelvekhez tartozó szavak feltöltése után) a vevő nyelvének megfelelően nyomtatható. A rendszer lehetőséget nyújt proforma számla, helyesbítő számla, gyűjtőszámla, jóváíró számla készítésére. Számla készíthető rendelésből azonnal, számlaként önállóan, illetve szállítólevélről egyszerű vagy gyűjtőszámlaként. A rendszerben lehetőség van a bizományosi valamint a konszignációs raktárak kezelésére mind vevői mind szállítói oldalon. 6. Beszerzés, szállítók A rendszer partner-, és készlettörzseiben elérhető a beszerzéshez szükséges valamennyi alapadat. A szállítókhoz a szokásos kontakt és számlázási adatokon kívül megadható az alapértelmezett fizetési mód, a szokásos beszállítási raktár. A szállítói kartonról egyebek mellett elérhetőek olyan információk, mint a szállító aktuális egyenlege, a ki nem számlázott beérkezései, a nyitott megrendelések, a lejárt szállítói tartozások, illetve ezen összegek tételei is. Az egyes cikkeknél, külön-külön megadhatók a cikkek minimális és maximális szintje, illetve a beszerzés-feltöltés logikája. Mód van az egyes feltöltési módokat és készlet jelzőszinteket exportálni, és azokat újraszerkesztve a rendszerbe automatikusan feltölteni. A szállítói rendelések a beérkező szállítói számlákkal és szállítólevelekkel összekapcsolódnak. A rendszer a beszerzés területén az előre beállított logika alapján elvégzi a kapcsolódó készlet-, ÁFA-, és egyéb könyvelési feladatokat. A rendszer a beérkező szállítólevéllel vagy számlával egyidejűleg a készleteken is átvezeti az árumozgásokat. Az egyes rendeléseken a tervezett rendelési dátum beállítható ezáltal szűrhető a rendelés állomány a tervezett be és kiszállításokra. Ez megoldható külső illetve belső szállítókkal (fuvarozókkal). 7. CRM és vevői kapcsolatkezelés A Microsoft Dynamics NAV (Navision) teljeskörű ügyfélkapcsolat-kezelés funkcionalitást biztosít a marketing, az értékesítés és a szerviztevékenységek támogatására. A CRM Marketing és értékesítés hatékonnyá teszi a célcsoport kiválasztását, a marketing kampányokat és az értékesítést. A CRM Szerviz a karbantartási szolgáltatásokat végző vállalatok ügyféladatainak kezelését segíti. A CRM Értékesítés és marketing www.navisionsupportonline.com 7. oldal, összesen: 9
segítségével az ügyfelek csoportosíthatók. A kapcsolattartást és a marketingakciókat segítő kérdések lehetővé teszik a kapcsolattartók jellemzését és egyedi igényeik szerinti kezelését. A személyes profilból megtudható információk (számlázási szokások, időpontok, teendőlista) jelentős mértékben hozzájárulhatnak az ügyfélelégedettség növeléséhez. 8. Projektek A Dynamics NAV Projektek alkalmazásterülete a hosszabb távú munkák és projektek ráfordításainak részletes tervezését és nyilvántartását biztosítja. Főbb előnyök Erőforrások tervezése; Time sheet alapú erőforrás nyilvántartás; Projekt kontrolling; Lehetővé teszi a projektfolyamat / módszertan rendszerben történő leképzését; Lehetővé teszi több portfolió / projekt együttes kezelését; Támogassa a projektekhez rendelt erőforrások (pénzügyi, humán, technikai, információ) együttes kezelését és menedzselését; Lehetővé teszi a projekthez tartozó feladatlisták, határidők, illetve erőforrások közötti összefüggések leképzését; Minden költség garantáltan kiszámlázásra kerül. A részletes kapacitástervezéshez költségtervek és kalkulációk állnak rendelkezésre. A munkák egyes részfeladatai elemezhetők a hosszú távú jövedelmezőség szempontjából. A sikeres projektirányítás elképzelhetetlen a naprakész áttekintés, a részletes tervezés és az objektív adatokon alapuló utólagos elemzések lehetősége nélkül. A Projektek alkalmazásterület hathatós segítséget nyújt az adott munka vagy projekt költségeivel és kiszámlázásával kapcsolatos számviteli és tervezési feladatok ellátásában. A program egyrészt automatikus számlázási funkciójával biztosítja, hogy egyetlen költség se maradjon kiszámlázatlan. Másrészt a rendszer többi alkalmazásterületével való együttműködése biztosíték arra, hogy a költségek a ténylegesen érintett területekre lesznek lekönyvelve. Ez egyben azt is jelenti, hogy a főkönyvben kevesebb részletes adatot kell kezelni. Végül pedig az alkalmazásban rendelkezésre álló tervezési és kalkulációs eszközök segítségével részletes költségtervek készíthetők, és hatékonyabban elemezhető a jövedelmezőség. A Dynamics NAV segítségével a projektek minden részlete megszervezhetővé válik. A Projektek alkalmazás a folyamatban lévő munkák általános nyilvántartása mellett azok számlázásáról is gondoskodik. Az egy adott munkával kapcsolatos költségeket a program automatikusan, azok felmerülésének pillanatában rögzíti a projektkönyvelésben, majd a rendszer más alkalmazásterületeinek megfelelő számláira könyveli (például a Szállítók modulban a szállítószámlára). A munkára terhelhető költségek ezután automatikusan kiszámlázásra kerülnek, így egy költségtétel sem marad kiszámlázatlan. www.navisionsupportonline.com 8. oldal, összesen: 9
A Projektek modul a hagyományos gyártási munkák költségeinek kezelése mellett a szolgáltatások időráfordításának nyomon követésére, illetve kiszámlázására is alkalmas. 9. Üzleti intelligencia és riportok A Microsoft Dynamics NAV (Navision) Üzleti analitika funkcióival az operatív adatok gyorsan és hatékonyan üzleti információkká alakíthatók. Az ERP rendszer elősegíti a részletes elemzéskészítést, az információk könnyű és gyors eljutását a döntéshozókhoz. A Microsoft Dynamics NAV (Navision) által kigyűjtött információkat előre meghatározott vagy testre szabott adategységekben jeleníti meg. Az online analitikus feldolgozás angol rövidítése után OLAP-kockáknak nevezett információcsomagok közvetlenül a felhasználó asztali számítógépére érkeznek. Az ismert, Outlookhoz hasonló grafikai felület révén a felhasználó 360 fokos panorámaképet kap az üzleti folyamatokról és gyorsan elkészítheti, ellenőrizheti a különböző grafikonokat, kimutatásokat. A mélyebb megértés érdekében a felhasználók a részletes adatok célirányos elemzését is elvégezhetik. Az Üzleti analitika webes adatmegjelenítőjével a döntéshozók az interneten keresztül bárhonnan biztonságosan és gyorsan elérhetik a Microsoft Dynamics NAV-ban (Navision) tárolt fontos adatokat. www.navisionsupportonline.com 9. oldal, összesen: 9