NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM ÜGYFÉLKAPCSOLATI ÉS TUDÁSMENEDZSMENT KÖZPONT ÜGYRENDJE HATÁLYOS: 2015. MÁJUS 6-TÓL SOPRON 2015
Tartalomjegyzék 1. Általános rendelkezések... 3 2. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ adatai... 3 3. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ feladatai... 3 4. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ szervezeti felépítése... 4 5. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ vezetése... 13 6. A vezető helyettesítésének szabályai... 13 7. Záró rendelkezések... 14 1.sz melléklet: Nyugat-magyarországi Egyetem Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ szervezeti felépítése... 15 2. sz. melléklet Az ÜTK működésének folyamatai... 16 2
1. Általános rendelkezések (1) Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ a Nyugat-magyarországi Egyetem Kancellári Hivatalának önálló szervezeti egysége, amely a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény és az Egyetem SZMSZ-ben, valamint a jelen Ügyrendben rögzítettek szerint, a rendelkezésre bocsátott anyagi és tárgyi eszközökkel gazdálkodva működik az Egyetem feladatainak megvalósítása érdekében. (2) Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ tevékenysége során az egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik. (3) Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ szakmai irányítását az általános rektorhelyettes, a gazdasági működését a kancellár felügyeli. (4) Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ önálló témaszámokkal rendelkező szervezeti egység, a témaszámokkal az igazgató rendelkezik 2. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ adatai (1) Elnevezése: Nyugat-magyarországi Egyetem Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ (rövidített név: NymE ÜTK) (2) Elnevezésének idegen nyelvű változatai: angol: Customer Service and Knowledge Management Center német: Kundenbeziehungs- und Wissensmanagement Zentrum (3) Címe: 9400 Sopron, Bajcsy-Zs.u.4. 3. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ feladatai (1) Kommunikáció a) közreműködik az Egyetem egységes arculatának kialakításában, felügyeli az arculati elemek Arculati Kézikönyben meghatározott szabályszerű használatát b) Szervezi, ellenőrzi és bonyolítja az Egyetem kommunikációját c) részt vesz az egyetemi kiadványok szerkesztésében (újság, évkönyv) d) Kapcsolatot tart a Nemzeti Kommunikációs Hivatallal (2) Ügyfélkapcsolat (CRM) a) kapcsolatot tart az Egyetem belső- (dolgozók, hallgatók), és külső ügyfeleivel; b) kezeli és működteti valamennyi kar vonatkozásában az ALUMNI-t; c) egységes egyetemi karrierirodát működtet; d) valamennyi karra kiterjedően szervezi és kezeli a marketing kampányokat; e) kezeli és keresi az értékesítési, üzleti lehetőségeket a gazdaság szereplőivel; f) szorosan együttműködik a Hallgatói Önkormányzattal. (3) Rendezvényszervezés a. a karokkal egyeztetve elősegíti az egyetem szabad teremkapacitásának jobb kihasználtságát; b. biztosítja az Egyetem arculatának megfelelő megjelenést c. közreműködik a diákrendezvények szervezésében d. részt vesz a pályázatokhoz kapcsolódó rendezvények szervezésében, lebonyolításában 3
e. A központi szervezésű rendezvények szervezésében, és lebonyolításában segítséget nyújt a rendezőknek (4) Pályázatok a. külső pályázati lehetőségek és a belső projektötletek feltárása b. tanácsadás pályázatíráshoz c. pályázati tudásbázis kialakítása d. pályázati anyagok összeállítása (5) Projektek a. menedzseli az Egyetemnél futó pályázatokat b. biztosítja a pályázati pénzek hatékony felhasználását c. koordinálja a projektben résztvevők összehangolt tevékenységét (6) Tudás transzfer a. kezeli az Egyetem szellemi tulajdonát, b. új szellemi tulajdon keletkezését katalizálja c. feltárja, nyilvántartja az Egyetem kompetenciáit, adatbázist épít és üzemeltet az Egyetem K+F+I portfóliójához d. a beérkező K+F+I szolgáltatási igényekhez feltárja a belső erőforrásokat e. az egyetem tulajdonában lévő Kft-kel együttműködve elősegíti a felhalmozott tudás hasznosítását, értékesítését (7) Az ÜTK működésének folyamatábrája (2. sz. melléklet) 4. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ szervezeti felépítése (1) Az ÜTK szervezeti felépítése (1. sz. melléklet) I. Ügyfélkapcsolati és Értékesítési Csoport Az Ügyfélkapcsolati és Értékesítési Csoport feladata az Egyetem kommunikációs tevékenységének szervezése, különféle fórumokon és csatornákon az Egyetem egységes megjelenésének, kommunikációjának biztosítása, az Egyetem által nyújtott képzési és K+F+I szolgáltatások promótálása, az egyetemi központi marketing és PR eszközök koordinációja, valamint a kari és egyéb önálló szervezeti egységekhez kapcsolódó aktivitások szakmai támogatása, az Egyetem saját bevételeinek növelése céljából. A Csoport feladata továbbá az egységes ügyfélkapcsolati adatbázis kialakítása, kezelése és a kapcsolatok egyetemi és kari kezelésének támogatása. A Csoport az Egyetem hallgatóinak és volt hallgatóinak nyújtott szolgáltatásaival és tevékenységével elősegíti azok munkaerőpiaci elhelyezkedését. Az Ügyfélkapcsolati és Értékesítési Csoport részletes feladatai, hatáskörei: 1) Ügyfélkapcsolatok kezelése: a. kapcsolattartás az Egyetem belső-, és külső ügyfeleivel, a kapcsolatrendszer nyilvántartása, kezelése és bővítése; b. egyetemi és kari szinten értékesítési, üzleti lehetőségek felkutatása és központi kezelése, koordinációja és menedzselése; c. képzési és kutatásfejlesztési kompetenciák és lehetőségek bemutatása; d. CRM-portál üzemeltetése. 4
2) Karrier iroda: a. egységes egyetemi karrieriroda működtetése; b. az egyetemi hallgatók pályaorientációjának támogatása, karriertervezésük, munkába állásuk és munkavállalásuk, elősegítése, életpálya kialakítása; c. az életpálya tanácsadás biztosítása; d. a hallgatói életútkövetés lebonyolítása; e. karrierfejlesztési kurzusok, tréningek megszervezése; f. a karrier- és pályaorientációs, illetve szimulációs tréningek lebonyolítása; g. egyetemi állásbörze szervezése, az állásbörze előkészítő programsorozatok megtartása; h. tanácsadó kiadványok kiadása; i. egyéni karrier tanácsadás; j. a hallgatók és az NymE Karrier Iroda adatbázisaiban regisztráltak folyamatos tájékoztatása az elhelyezkedésüket elősegítő információkkal és az NymE Karrier Iroda programjairól, tevékenységéről; k. megfelelő információs háttér és infrastruktúra kialakítása, a tehetséggondozás céljait szolgáló források feltérképezése és hasznosítása; l. komplex tehetséggondozási szolgáltatás-csomag nyújtása a hallgatók számára; m. a karok tehetséggondozási tevékenységének koordinációja. 3) Kommunikáció: a. az NymE alapértékeinek és céljainak közvetítése a munkatársak irányába, belső közösségformálás; b. az Egyetem által létrehozott értékek tudatosítása a külső környezet számára; c. az NymE-n keletkező (hírértékű) információk feltárása, összegyűjtése, feldolgozása és a célközönséghez történő eljuttatása; d. közreműködés az Egyetem egységes arculatának kialakításában, és segítséget nyújt az arculati elemek szabályszerű használatához; e. az egyetemi egységes PR, arculati, és marketing elemek kezelése; f. központi marketing kampányok kezelése; g. az egyetemi kommunikáció, kiadványok gondozása, a sajtókapcsolatok kezelése és koordinálása, az Egyetem sajtókapcsolatainak ápolása, Egyetem médiában történő megjelenésének koordinálása; h. kari és egyéb egységeknél a PR és marketingtevékenység szervezésének és végrehajtásának támogatása; i. kommunikációs tevékenység monitorozása, hatékonyságmérése a PR, és marketing(értékű) tevékenységeknél egyetemi, kari és egyéb szervezeti szinteken; j. kötelező nyilvánosság biztosítása pályázatok esetében; k. az egyetem központi honlapjának tartalmi gondozása, a honlap rendszer funkcióinak fejlesztése, az egységes honlap arculat kialakításának koordinálása; l. az egyetemről szóló sajtómegjelenések gyűjtése, sajtófigyelés, a megjelenések digitális archiválása; m. a kommunikációs feladatok hatékony ellátása érdekében együttműködés az Egyetem vezetőivel; 5
4) ALUMNI: a. Az egyetemi hallgatók, az Egyetem és jogelődei végzett hallgatóinak ideértve az egykori külföldi hallgatókat is tájékoztatása, kapcsolattartásuk elősegítése az Egyetemmel, e célból és az egyetemhez kötődés erősítése végett Alumni közösség létrehozása és gondozása; b. a végzettek életpályájának követése, folyamatos karrier tanácsadás, és mindezekkel az egyetem stratégiai céljai megvalósulásának elősegítése; c. az Alumni közösség működésével összefüggő stratégiai és szakmai feladatok meghatározása, a karrierstratégia, az Alumni stratégia végrehajtásának folyamatos figyelemmel kísérése és a kari Alumni tevékenységek működésének szakmai ellenőrzése. 5) Rendezvények: a. gazdálkodás az egyetem szabad teremkapacitásaival a karokkal együttműködve; b. az Egyetem arculatának megfelelő megjelenés biztosítása; c. közreműködés a diákrendezvények szervezésében; d. a kommunikációs és rendezvényszervezői munka során hozzájárul az Egyetem hagyományainak ápolásához; e. széleskörű kapcsolatot tart mindazon szervezetekkel, amelyek tevékenysége segíti az Egyetem polgárai kulturális lehetőségeinek bővítését, programokat szervez, törekszik állandó kapcsolatok kiépítésére, illetve fenntartására; f. az Egyetem központi rendezvényeit szervezi, lebonyolítja, az ehhez kapcsolódó szakmai munkát irányítja, illetve koordinálja az Egyetem vezetői és szervezeti egységei közötti feladatellátást. 6) Tudás transzfer: a. a beérkező K+F szolgáltatási igényekhez a TTI vel együttműködve feltárja a belső erőforrásokat. b. Az Ügyfélkapcsolati és Értékesítési Csoport feladatai elvégzéséhez adatokat kér be a kari és egyéb szervezeti egységektől az ügyfélkapcsolati rendszer felállításához, közreműködik a kari kompetencia-térkép kialakításában. A Karokkal együttműködésben alakítja ki és az egységes központi stratégiához illeszkedve véleményezi és hagyja jóvá a kari marketinghez kapcsolódó tevékenységek tervezését, beleértve az előkészület alatt álló kommunikációt, rendezvényeket, sajtómegjelenéseket és üzleti kapcsolatok realizálását. A Karok a fentiekhez szakmai támogatást kapnak a Csoporttól, valamint azokkal kapcsolatban előre jelzik a részletes cselekvési tervet a Csoport munkatársainak. II. Pályázati Iroda A Pályázati Iroda tevékenysége alapvetően szolgáltatás, ami azt jelenti, hogy a projekt menedzserek/témavezetők munkáját segíti elő. Feladatukat az ÜTK igazgató felügyelete mellett végzik. a. folyamatosan figyeli a hazai és nemzetközi pályázati lehetőségeket, a belső projektötleteket, azokról az Egyetem stratégiai vezetését, a Karokat és azok intézeteit tájékoztatja. Gondoskodik az Intézményfejlesztési Terv szempontjából releváns program- és projektportfoliók nyilvántartásáról, a pályázati lehetőségek nyomon követéséről; b. nyilvántartja a pályázatok teljes körét és kezeli dokumentációjukat: Egységes Pályázati Szabályzat alapján nyilvántartást vezet az NymE-n folyó pályázati tevékenységről: a beadott összes (tehát nem csak a közvetlenül a Pályázati Iroda által koordinált) pályázati projekt vonatkozásában, informatikai adatbázis-rendszerrel támogatott, naprakész 6
nyilvántartást vezet, a dokumentumokat nyilvántartja és tárolja, és ez alapján folyamatos adatszolgáltatást nyújt az NymE stratégiai vezetése számára; c. koordinálja a hatáskörébe tartozó pályázati tevékenységet a pályázati elbírálásig terjedő szakaszban. Az Egyetemi infrastruktúra fejlesztésére szolgáló, az NymE stratégiai vezetése által kiemeltnek nyilvánított pályázatok esetében szorosan együttműködik a Kancellári Hivatalon belül a Műszaki Igazgatósággal és a Gazdasági Igazgatósággal; d. a különböző pályázati felhívások nyomon követése, hazai és nemzetközi támogatási források felkutatása,pályázati felhívások, információk továbbítása az érintettek felé; e. pályázati lehetőségek és igények egyeztetése a kari pályázati koordinátorokkal,értekezletek, egyeztetések és pályázati előkészítő megbeszélések szervezése,;projektötlet értékelése az Egyetem fejlesztési stratégiájának tükrében, intézményi rangsorolást igénylő pályázatok esetén, sorrendiségi javaslattétel az erre illetékes testület felé; f. benyújtásra alkalmas, formai és tartalmi követelményeknek megfelelő pályázati dokumentáció elkészítésének koordinálása, a szükséges, egyetemi szintű dokumentumok rendelkezésre bocsájtása; g. az intézmény egészét érintő pályázatok készítésének összefogása, kapcsolattartás a pályázatíró szervezettel, a támogatási szerződés megkötéséhez szakmai tanácsadás; h. a projektekhez kapcsolódó információk áramlásának kezelése, különös tekintettel a pénzügyi és közbeszerzési területekre; i. megvalósítási tapasztalatok, problémák és észrevételek összegyűjtése, feldolgozása, rendszerezése, az információk továbbítása az érintettek felé; j. pályázattal, projektekkel kapcsolatos tanácsadói szolgáltatások nyomon követése; k. szakértői segítségnyújtás a pályázatok elkészítése során, a szerződéskötés területén; projektmenedzsment tanácsadás, árajánlatok, közbeszerzési ügyletek bonyolítása során, átmeneti, illetve kiegészítő források felkutatása és rendelkezésre bocsátása; l. pályázati/kutatási/kapcsolattartó tevékenységek által igényelt kari, intézeti információk rendszeres gyűjtése, az információk összegzésére definiált adatbázisok karbantartása, frissítése; m. a kari (szervezeti) koordinátorokkal való együttműködés, az általuk megküldött munkaidő kimutatások továbbítása a Gazdasági Főigazgatóság Humánerőforrás Osztálya részére; n. kooperációs együttműködések kezdeményezése a régió vállalkozásaival, a társegyetemekkel, kamarákkal, önkormányzatokkal és a különféle szakhatóságokkal; o. A Pályázati Iroda nyilvántart minden az egyetem pályázati tevékenységét érintő adatot, információt, a fenntartási időszak végéig; p. a Pályázati Iroda pályázati bejelentők alapján nyilvántartja az egyetem által beadott pályázatokat; q. az iroda részére elektronikusan átadott Támogatási Szerződések (TSZ) alapján nyilvántartja az egyetem valamennyi egységén megvalósítás alatt álló pályázatok (projektek) főbb adatait; r. Az egyetem vezetése, ill. a Közreműködő Szervezetek kérésére adatot szolgáltat, kimutatást készít a megvalósítás alatt álló projektek pénzügyi/szakmai előrehaladását illetően; s. A Pályázati Iroda munkáját szoros együttműködésben végzi a kari pályázati koordinátorokkal. A kari pályázati koordinátorok pedig a karokhoz szakmailag kapcsolódó kutató egységek, egyetemi cégek, innovációs szervezetekkel (NRRC, NYME KKK Nonprofit Kft., NYME-ERFARET Nonprofit Kft., Nyugat-Pannon Járműipari és Mechatronikai Központ Nonprofit Kft., stb.) dolgoznak szorosan együttműködve; 7
t. az ÜTK Ügyfélkapcsolati és Értékesítési Csoporttal együttműködve támogatja az ipari/ágazati K+F kapcsolatok fejlesztésére felhasználható, az Egyetem vezetésével vagy közreműködésével kivitelezhető pályázatok bevonását. III. A Projekt Menedzsment Iroda Az ÜTK igazgatójának támogatásával, és az ÜTK más szervezeti egységeivel szorosan együttműködve végzi tevékenységét. A sikeres pályázati anyag összeállításához adatokat, információkat kérhet be más szervezeti egységektől. A projekt Menedzsment Iroda vezetője koordinálja az iroda tevékenységét. Összehangolja a kari pályázati koordinátorok munkáját, azokat feladatok elvégzésével bízhatja meg. A Projekt Menedzsment Iroda vezetője a Projekt menedzseri feladatokon túl koordinálja a porjektmenedzserek munkáját, önállóan szervezi az iroda tevékenységét. Beszámolási kötelezettsége van az ÜTK igazgatója felé. A projektmenedzsment tagokat a projektben ellátandó feladatok és a pályázati kiírás alapján kell meghatározni, egyetemi szintű pályázatok esetén általánosságban a lent meghatározott struktúra a javasolt. Kisebb pályázatok esetén az alábbi feladatok ellátására természetesen nem szükséges különkülön menedzsmenttagok kijelölése, a pályázat témavezetője is elláthatja azokat (vagy projektmenedzser és szakmai vezető közösen). A projektmenedzsment tagok esetleges változása esetén új személyek kijelöléséről, valamint a pályázati dokumentáció teljes körű átadásáról a munkáltatói jogkörű vezető gondoskodik. a. részt vesz a pályázatok előkészítésében, benyújtásában b. az elutasításra került pályázatok esetében részt vesz a Pályázati Iroda által történő értékelési folyamatban; c. a Pályázati Irodától átadásra került, nyertes pályázatok esetében a projektek megvalósítását önállóan koordinálja, a szerződéskötés/projektindítás, projektmegvalósítás, projektzárás és projektfenntartás szakaszában. d. projektmenedzsment tájékoztatókat tart a hatáskörébe nem tartozó egyetemi programok megvalósítói számára, tanácsadást ad a helyszíni és monitoring ellenőrzésekre való felkészüléshez; e. mind az általa kezelt, mind a Pályázati Iroda hatáskörébe nem utalt pályázatok esetében adatgyűjtést végez és formai/informatikai támogatást nyújt a projektek naprakész nyilvántartásához. Monitorozza az Egyetemen futó pályázatokat, a Pályazati csoporttal közösen kezelt, egységes informatikai rendszerre alapozva. Információkat szolgáltat az Egyetem stratégiai vezetése számára; f. kezeli a pályázati dokumentációkat, azokat a Közreműködő Szervezet és az Irányító Hatóságok által tartott helyszíni ellenőrzésekkor bemutatja, a projekt befejeztével archiválja. g. a projektmenedzsment tagok részére konzultációs lehetőség biztosítása a megvalósítás során felmerülő problémák megoldásához, h. több projektet átfogó projektmenedzsment megbeszélések, egyeztetések és szakmai találkozók szervezése, i. tanácsadás a projektekhez kapcsolódó helyszíni, illetve monitoring ellenőrzésre való felkészüléshez 8
Projekt Menedzsment Iroda dolgozóinak feladatai, és hatásköreik A projekt- és szakmai menedzsment tagjainak feladata és a felelősség megoszlása: A projektmenedzser feladata és felelőssége: a. A projektben résztvevő munkatársak és külső szakértők munkájának koordinálása, b. A szakmai ütemterv megvalósításának folyamatos figyelemmel kísérése, c. Közbeszerzési eljárások előkészítése, nyomon követése és ellenőrzése, d. Kapcsolattartás a Közreműködő Szervezettel, valamint az Irányító Hatósággal, e. A támogatási szerződés megkötésének adminisztratív menedzselése, f. A Támogatási Szerződésben vállalt kötelezettségeknek megfelelően a szakmai beszámoló, valamint a záró szakmai beszámoló összeállításának koordinálása, minőségbiztosítása, g. A támogatási szerződés és mellékleteinek továbbítása elektronikusan a Pályázati Iroda részére, az aláírást követően haladéktalanul, h. A projektben felmerülő határidők figyelemmel kísérése, betartása, i. A projekttel kapcsolatos változások kezelése, j. Értekezletet hív össze, tájékoztatást ad az aktuális tudnivalókról, beszámoltatja az alprojekt vezetőket, a szakmai vezetővel közösen értékeli az elvégzett munkát, meghatározza a soron következő feladatokat, k. Folyamatos projekt monitoring, a projekt indikátorok nyomon követése, és az ezzel kapcsolatos intézkedések megtétele, l. A projektmenedzsment tagok és a külső szolgáltatók teljesítésének ellenőrzése és igazolása, m. A projekt megvalósítása során felmerülő, a projekt céljainak megvalósulására, terjedelmére, ütemezésére és költségeire kiható kockázatok azonosítása, értékelése, n. A beszerzések során az ajánlatkérések szakmai részének kialakításának, a szakmai specifikáció elkészítésének koordinálása, valamint a beszerzési eljárások lebonyolításának irányítása, monitorozása, o. A projekt keretében a teljesítések igazolása és utalványozás, p. A projekt megvalósításba bevont szakmai partnerekkel, és szervezettel történő kapcsolattartás, q. Az érdekcsoportokkal való folyamatos kapcsolattartás, egyeztetés, r. A projekttel kapcsolatos mindennemű külső és belső kommunikáció minőségbiztosítása. s. A projektben lefolytatandó helyszíni ellenőrzések időpontjáról a Pályázati Irodát haladéktalanul értesíti, valamint egyezteti az ennek kapcsán felmerülő feladatokat, t. A projektben indított szabálytalansági eljárásokról haladéktalanul tájékoztatja a Pályázati Irodát, u. A projekt fizikai zárását követően a projekt megvalósítás dokumentációját (változásbejelentések, szerződésmódosítások, kifizetési kérelmek, beszámolók, szakmai megvalósítást alátámasztó dokumentáció, indikátor teljesítésének igazolása, tájékoztatás és nyilvánosság anyagai, közbeszerzési eljárások dokumentációja) elektronikusan a Pályázati Iroda részére átadja. 9
A szakmai vezető feladata és felelőssége: a. Koordinálja a projekt szakmai megvalósítását, b. Biztosítja a kutatási alprojektek, témák alapkoncepcióhoz való igazodását, c. Az alprojektek munkájának (projektütemtervek) teljesülésének nyomon követése, az előrehaladásról, időszaki változásokról jelentések begyűjtése és megküldése a Projektmenedzsernek, d. Segíti a projektmenedzser munkáját a kutatókkal, szakmai partnerekkel való együttműködésben, e. Részt vesz a projekt megvalósításához szükséges szakmai dokumentumok kidolgozásában, valamint a szakmai beszámolók összeállításához információt szolgáltat a Projektmenedzser részére, f. A projekt során keletkező dokumentumok szakmai minőségéért felel, g. Az alprojektek szakmai munkája során felmerülő, a projekt céljainak megvalósulására, terjedelmére, ütemezésére és költségeire kiható kockázatok azonosítása, azokról tájékoztatás a Projektmenedzser részére, h. Figyelemmel kíséri a pályázatban vállalt indikátorok megvalósulását, várható eltérés, probléma esetén tájékoztatja a projektmenedzsert, i. Ellátja ill. biztosítja a projekt szakmai képviseletét tudományos kommunikációját, j. Ellátja a projektmenedzser által rábízott a projekthez kapcsolódó egyéb feladatokat. b) Az alprojekt (téma) vezető feladata és felelőssége: a. az alprojektek tématerületeinek szakmai vezetése, b. a szakmai célkitűzések megvalósításának koordinálása, felügyelete, c. beszámoló készítése a szakmai vezető részére, az általa elvárt gyakorisággal, d. a projekt megvalósítás során szükségessé váló módosítási igények összegyűjtése, és projektmenedzser felé történő előterjesztése, e. a szakmai ütemtervnek való előrehaladás biztosítása, f. az alprojektekre lebontott költségvetés betartása, szükség szerint módosítási igény írásbeli jelzése a projektmenedzser felé. A pénzügyi menedzser feladata és felelőssége: a. Érvényesíti a projektmenedzser által utalványozott számlákat, b. A projekt pénzügyi lebonyolítása során kifizetési kérelmek összeállítása, a kifizetések nyomon követése, a támogatásból történő kifizetések adminisztratív és pénzügyi menedzselése, c. Együttműködés a Közreműködő Szervezet pénzügyi menedzserével, d. A projekt megvalósítás során szükségessé váló változás bejelentések és szerződésmódosítások pénzügyi tartalmának véglegesítése, jóváhagyás, e. A projekt hatályos pénzügyi és gazdasági jogszabályi, egyetemi és a pályázat pénzügyi eljárásrendjének betartása, felügyelete, f. A projektvezető részéről aláírt kötelezettségvállalások, teljesítésigazolások ellenjegyzése, g. A projekt költségtervének felügyelete, a költségek időbeli ütemezésének felülvizsgálata, a pénzügyi terv aktualizálása, h. A pénzügyi asszisztens munkájának irányítása és felügyelete, i. Kapcsolattartás a független könyvvizsgálóval. j. Értesíti a projektben benyújtásra kerülő kifizetési kérelmek adatairól (bér és járulék összege, számlák összege) a benyújtást megelőzően két héttel a Gazdasági Főigazgatóságot, illetve a Pályázati Irodát. 10
A projektasszisztens feladata és felelőssége: a. A projekt adminisztrációs és nyilvántartási rendszerének megtervezése és működtetése, b. Aktívan közreműködik a projekt operatív irányításában, támogatja a projektmenedzsert koordinációs, irányítási feladatok ellátásában, c. Projekt értekezletek megszervezése és megtartása, az adminisztráció biztosítása, d. Az iratkezelési és dokumentáció-menedzsmenthez kapcsolódó feladatok végrehajtása, a projekt-könyvtárstruktúra naprakészségének biztosítása, és a projekttagok szükséges mértékű informáltságának biztosítása a projektvezető iránymutatása alapján, e. A szakmai beszámoló, záró szakmai beszámoló és egyéb TSZ-ből származó külső jelentési kötelezettségek összeállításának támogatása, f. A Projektmenedzser részéről delegált egyéb adminisztrációs feladatok ellátása, g. A megvalósult rendezvények és a nyilvánosság dokumentumainak eredeti példányban való összegyűjtése és rendszerezése, h. A kifizetési kérelmek során elszámolni kívánt tételek alátámasztó szakmai dokumentumainak teljes körű beszerzése, i. A pályázat során megvalósított közbeszerzési dokumentumok eredeti, aláírt példányainak tárolása. A szakmai asszisztens feladata és felelőssége: a. A szakmai vezető munkájának segítése, b. A szakmai előrehaladás dokumentumainak begyűjtése és rendszerezése, c. A projekt megvalósítása során a cselekvési ütemtervben rögzített feladatok végrehajtásának dokumentálása d. Információ áramoltatás a szakmai vezető és az alprogram ill. témavezetők között, e. Részvétel tudományos konferenciák előkészítésében, f. Adatszolgáltatás a szakmai beszámoló kidolgozásához, g. Részvétel a szakmai beszámoló összeállításának adminisztratív feladataiban. A pénzügyi asszisztens feladata és felelőssége: a. A számlaösszesítő kidolgozása, egymást követő, megszakításmentes folyó sorszámozással, egyértelműen feltüntetve az abban szereplő számlák által lefedett elszámolási időszakot, valamint a projekt címét és számát, b. A projekt pénzügyi adminisztrációjának biztosítása, a pénzügyi asszisztens gondoskodik a projekt elkülönített nyilvántartásáról, közreműködik a pénzügyi elszámolásokban, c. A számlák azonosíthatósága érdekében a számlákon feltünteti a Projekt regisztrációs számát, és a támogatás elszámolására benyújtásra került szöveget, valamint a hatályos Támogatási Szerződésben szereplő költségvetés költségvetési sorának és oszlopának számát és pontos megnevezését, amely alapján az adott számlát elszámolni kívánjuk, d. A kifizetési kérelmek összeállításában közreműködés, e. A beérkező számlák és bizonylatok megfelelőségének ellenőrzése (számviteli és pályázati szempontból), f. Közreműködés a költségvetés és a költségvetés ütemezésének felülvizsgálatában, aktualizálásában 11
IV. A Technológia Transzfer iroda főbb feladatai TTI feladatait önállóan végzi az ÜTK igazgatójának felügyelete alatt, szoros együttműködésben az ÜTK többi szervezeti egységével. A Technológia Transzfer Iroda fő feladata a Nyugat-magyarországi Egyetemen keletkezett kutatásfejlesztési és innovációs eredmények gazdasági és társadalmi hasznosulásának elősegítése. A célok hatékony megvalósítása érdekében a Technológia Transzfer Iroda feladatkörei a következők: a. A Nyugat-magyarországi Egyetemen folyó tudományos kutatás elősegítése és támogatása iparjogvédelmi oktatási feladatok képzések, tanácsadás útján. b. az Egyetem belső eljárásrendjének kialakítása és működtetése a szellemi alkotások azonosításával, tulajdonviszonyaival, jogi védelmével és hasznosításával kapcsolatban; c. Szellemi tulajdonkezelési szabályzat megismertetés és érvényesítése d. a szellemi tulajdonkezelési folyamat menedzselése (újdonságkutatás, iparjogvédelmi oltalmazási eljárások végzése és koordinálása) e. szellemi alkotások megfelelő időben történő hatékony védelmének és kezelésnek biztosítása; az egyetemi szellemi termék portfólió kezelése; f. Az Egyetem képzési és K+F+I szolgáltatási portfólió nyilvántartásának elősegítése; g. az Egyetemen keletkezett hasznosítható szellemi termékek transzfere külső partnerek számára (licenciaszerződések, spin-off, start-up vállalkozások alapítása útján). Ezen tevékenysége során a TTI szorosan együttműködik az Ügyfélkapcsolati és Értékesítési csoporttal, valamint az Egyetem téma szerint illetékes hasznosító vállalkozásaival; h. a szellemi alkotások hasznosításából származó gazdasági haszon tisztességes és méltányos elosztásának biztosítása a feltalálók, az Egyetem, valamint a folyamatban részt vevő más partnerek között hozzájárulásuk figyelembevételével; i. iparjogvédelmi oktatás és tanácsadás kis és középvállalkozások számára; j. iparjogvédelmi adatbázis kutatás végzése és ennek menedzselése; k. K+F+I témájú pályázatok írásában tanácsadás, részvétel a pályázatok szakmai megvalósításában a pályázat írása fázisától kezdve. Ezen tevékenység végzése során az Iroda szorosan együttműködik a Pályázati Irodával; l. kapcsolatfelvétel és tartás hazai és nemzetközi szakmai szervezetekkel; m. döntések előkészítése, koordinálása, előterjesztése; licencia-szerződések bonyolítása; spin-of alapítások koordinálása); n. a Technológia Transzfer Iroda képviselete a magyar és nemzetközi szervezetek által rendezett K+F rendezvényeken, megbeszéléseken és a regionális szervezetek K+F munkacsoportjaiban; o. a kutatási eredmények hasznosítása érdekében a szellemi tulajdon hatékony védelme és a hasznosításhoz szükséges menedzseri szolgáltatások biztosítása; p. a tudás- és a technológia transzfer, a kutatói szolgáltatások ipari igénybevételének erősítése; q. az egyetemi kutatói kapcsolatok fejlesztése; r. a kutatási eredmények hasznosítása;. s. tanácsadás és részvétel az egyetemi K+F+I pályázatokban. t. kapcsolattartás az egyetem hasznosító szervezetivel a hasznosítási feladatkörök felosztásáról és ezek végrehajtásáról. u. külső szervezetekkel kötendő kutatási és hasznosítási szerződések készítése és véleményezése 12
v. a NymE szellemi vagyona értékelésben, hasznosítási-döntéselőkészítésben való részvétel; w. pilot-projektek megindításának, döntés-előkészítésének koordinálása, oltalmazhatósági kérdések vizsgálata; x. iparjogvédelmi eljárások koordinálása, kapcsolattartás a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala és szabadalmi ügyvivő irodával; y. spin-off/start-up alapítás és működtetéshez jogi segítségnyújtás; z. kapcsolattartás az egyetem kutatóival, oktatóival és hallgatóival; aa. tanácsadás és részvétel az egyetemi K+F+I pályázatokban) 5. Az Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ vezetése (1) Az ÜTK önálló szervezeti egység, vezetője a kancellár által nyilvános pályázat útján kinevezett igazgató. Az igazgató felett a munkáltatói jogot a kancellár gyakorolja. (2) Az igazgató az ÜTK munkatársaira vonatkozóan a kancellár által átruházott hatáskörben munkáltatói jogkörrel rendelkezik. (3) Az igazgató tanácskozási joggal tagja a Szenátusnak. (4) Az igazgató a jogszabályokban, az egyetemi SZMSZ-ben, valamint jelen Ügyrendben meghatározottak szerint vezeti az ÜTK-t, és felelősséggel tartozik annak egész működéséért. (5) Az igazgató feladatai: a. javaslatot tesz az ÜTK költségvetésére; b. elkészíti az ÜTK stratégiáját és azt évente felülvizsgálja; c. gondoskodik az ÜTK-ban megvalósuló feladatok méréséről, és negyedévente beszámolót készít a kancellár számára, amit megküld az általános rektorhelyettesnek is; d. hatáskörén belül biztosítja az ÜTK működéséhez szükséges feltételeket; e. kidolgozza és végrehajtja az ÜTK éves munkatervét és távlati fejlesztési tervét; f. az oktatást és a kutatási projekteket érintő, döntést igénylő ügyekben napi kapcsolatot tart az általános rektorhelyettessel; g. előmozdítja és támogatja az ÜTK munkatársainak szakmai képzését, továbbképzését; h. önállóan képviseli a szervezeti egységet, a szervezeti egység nevében aláírásra jogosult, i. társintézményekkel történő kapcsolatépítéssel, tapasztalatszerzéssel elősegíti az Egyetem tanulmányi adminisztrációjának fejlesztését, az Egyetem hazai és nemzetközi elismertségét, j. nyilvántartja a szervezeti egységen dolgozókkal kapcsolatos létszám, munkaügyi adatokat a Gazdálkodási Szabályzat rendelkezései szerint, k. felelős a szervezeti egységben használt bélyegzők naprakész nyilvántartásáért, 6. A vezető helyettesítésének szabályai Az ÜTK igazgatójának távollétében az ÜTK igazgatója az egyes ÜTK egységek személyi állományából megnevezheti azokat a személyeket, akik távollétében, és nevében a folyó ügyekben döntéseket hozhatnak a saját szakterületükön. Stratégiai döntések meghozatalára csak a Kancellár egyetértésével van lehetőségük. 13
7. Záró rendelkezések (1) Jelen ügyrendet a Szenátus a 83/2015. (V. 6.) sz. határozatával fogadta el. Az ügyrend 2015. május 6. napján lép hatályba. (2) Jelen ügyrend alapján az ÜTK szervezetében dolgozó munkatársak kinevezését, munkaköri leírását 2015. május 31. napjáig felül kell vizsgálni, és 2015. június 1. napjának hatályával ezen ügyrend szerint módosítani. Sopron, 2015. május 6. Dr. Dinnyés Álmos kancellár 14
1.sz melléklet: Nyugat-magyarországi Egyetem Ügyfélkapcsolati és Tudásmenedzsment Központ szervezeti felépítése Rektor Kancellár Általános Rektor helyettes ÜTK ÜTK igazgató Ügyfélkapcsolati és értékesítési csoport Pályázati iroda Projekt menedzsment iroda Technológia Transzfer iroda Kari karrier irodák Kari ALUMNI irodák Kari pályázati koordinátorok Kari projekt menedzserek 15
2. sz. melléklet Az ÜTK működésének folyamatai Munkakör Szint Folyamatok Végrehajtó Döntéshozó Közreműködő Informálandó ÜTK igazgató 1 Minden folyamat x x x Marketing szakértő 3 Kommunikáció x x Ügyfélkapcsolati szakértő Kommunikáció x x S. karrier tanácsadó 2 Karrier iroda x x x x Kiadványszerkesztő 3 kommunikáció x x x Pályázati szakértő 2 Pályázatírás x x x Jogi szakértő 3 iparjog védelem x x x x 16