BMS-Consulting Bt. Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció ME-002-Belső audit - a nemmegfelelőségek kezelése - helyesbítő és megelőző tevékenységek Hatálybaléptetés időpontja: Készítette:.... Ács Lajos cégvezető - minőségügyi vezető Ellenőrizte és Jóváhagyta:.... Ácsné Cseh Ildikó cégtulajdonos Figyelem! Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció, a BMS-Consulting Bt. tulajdona. Illetéktelen másolása nem megengedett! A dokumentum használata előtt győződjön meg annak érvényességéről! A dokumentum érvényes változata, a http://www.bms-consulting.iird.hu/ címen található meg. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 1 / 23
Fejezet Tartalomjegyzék 1. CÉL ÉS ALKALMAZÁSI TERÜLET... 4 2. FELELŐSSÉGI ÉS HATÁSKÖR... 4 3. FOGALOM-MEGHATÁROZÁSOK... 5 4. BELSŐ AUDIT... 6 file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 2 / 23 oldal 4.1. A BELSŐ AUDIT FOLYAMATÁBRÁJA... 6 4.2. AZ ÉVES AUDIT PROGRAM ELKÉSZÍTÉSE... 7 4.3. A BELSŐ AUDIT... 8 4.3.1. A belső audit elvégzésének főbb lépései... 8 4.3.2. A belső audit előkészítése... 8 4.3.2.1. A belső auditorok és az auditvezető kiválasztása...8 4.3.2.2. A Megbízó levél elkészítése, jóváhagyása...9 4.3.2.3. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítése...9 4.3.2.4. A belső audit terv elkészítése...9 4.3.2.5. A belső audit jegyzőkönyv előkészítése...9 4.3.3. A belső audit végrehajtása... 10 4.3.3.1. Nyitó megbeszélés...10 4.3.3.2. A felülvizsgálat lefolytatása...10 4.3.3.3. Záró megbeszélés...11 4.3.4. A belső audit dokumentálása... 11 4.3.4.1. Belső audit jelentés elkészítése...11 4.3.4.2. A belső audit dokumentáció összeállítása és átadása...11 4.3.4.3. A belső audit lezárása...11 4.3.5. A nemmegfelelőségek kezelése... 12 4.4. VEVŐI, BESZÁLLÍTÓI AUDIT... 12 4.5. TANÚSÍTÓHELY AUDIT... 12 4.6. SORON KÍVÜLI AUDIT ELRENDELÉSE... 12 4.7. ÉVES ÖSSZEFOGLALÓ JELENTÉS A VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS RÉSZÉRE.... 12 5. A NEMMEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSE... 13 5.1. A NEMMEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSÉNEK FOLYAMATÁBRÁJA... 13 5.2. A NEMMEGFELELŐSÉGEK CSOPORTOSÍTÁSA... 14 5.3. A NEMMEGFELELŐ TERMÉKEK KEZELÉSE... 14 5.4. A NEMMEGFELELŐ SZOLGÁLTATÁSOK, REKLAMÁCIÓK KEZELÉSE... 14 5.4.1. A szolgáltatási folyamat közbeni nemmegfelelőség... 14 5.4.2. Az átadás utáni, vagy a felhasználás során észlelt nemmegfelelőségek... 15 5.5. A MINŐSÉGÜGYI RENDSZER NEMMEGFELELŐSÉGEINEK KEZELÉSE... 15 5.6. AZONNALI JAVÍTÓ INTÉZKEDÉSEK... 15 5.7. A NEMMEGFELELŐSÉG ÚJBÓLI VAGY LEHETSÉGES ELŐFORDULÁSÁNAK MEGAKADÁLYOZÁSA... 16 5.8. A NEMMEGFELELŐSÉGEK DOKUMENTÁLÁSA... 16 5.9. A NEMMEGFELELŐSÉGEK ÖSSZEGZÉSE ÉS STATISZTIKAI KIÉRTÉKELÉSE... 17 6. HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉGEK... 18 6.1. A HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉGEK FOLYAMATÁBRÁJA... 18 6.2. ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEK... 19 6.3. A PROBLÉMA, LEHETSÉGES PROBLÉMA RÖVID LEÍRÁSA... 19 6.4. AZONNALI JAVÍTÓ INTÉZKEDÉS MEGHATÁROZÁSA ÉS VÉGREHAJTÁSA... 20 6.5. A PROBLÉMA, LEHETSÉGES PROBLÉMA OKAINAK MEGHATÁROZÁSA... 20 6.6. A HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ INTÉZKEDÉS KIDOLGOZÁSA, BEVEZETÉSE ÉS ÉRTÉKELÉSE... 21 6.6.1. A helyesbítő és megelőző intézkedés kidolgozása... 21 6.6.2. A helyesbítő és megelőző intézkedés bevezetése... 21 6.6.3. A helyesbítő és megelőző intézkedés értékelése... 21 6.7. A HELYESBÍTŐ ÉS MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG LEZÁRÁSA... 22
Fejezet Tartalomjegyzék 7. KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK, FELJEGYZÉSEK... 23 oldal INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER DOKUMENTÁCIÓ... 23 I. KÉZIKÖNYV MELLÉKLETEK:... 23 II. ELJÁRÁSOK:... 23 A feljegyzések kezelése (ME-001)... 23 Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003)... 23 4. fejezet: Belső audit... 23 5. fejezet: A nemmegfelelőségek kezelése... 23 6. fejezet: Helyesbítő és megelőző tevékenységek... 23 III. UTASÍTÁSOK:... 23 Külső Dokumentumok:... 23 KDS-02-szabvány - MSZ EN ISO 9001:2001...23 IV. FORMANYOMTATVÁNYOK:... 23 MF-001-Megbízó levél... 23 MF-002-Belső audit - Minőségügyi audit program... 23 MF-003-Belső audit - Dokumentáció értékelő jelentés... 23 MF-004-Belső audit - Audit terv... 23 MF-005-Belső audit - audit jelentés... 23 MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR... 23 MF-007-Belső audit - szabványpuska... 23 MF-014-Nemmegfelelőségek - összesítő... 23 MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv... 23 MF-017-Kézi feljegyzés... 23 V. FELJEGYZÉSEK:... 23 Éves összefoglaló minőségügyi jelentés a vezetőségi átvizsgálás részére... 23 Írásos vevői reklamációs levél... 23 A helyesbítő/megelőző intézkedés során keletkező oktatási jegyzőkönyvek, kézi jegyzetek... 23 8. MÓDOSÍTÁSI ÉS ELOSZTÁSI JEGYZÉK... 23 file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 3 / 23
1. Cél és alkalmazási terület 1. Cél és alkalmazási terület Az eljárás célja, belső auditok folyamatának szabályozása, a követelményeknek nemmegfelelő termék, szolgáltatás és a minőségügyi rendszer nemmegfelelőségeinek kiszűrése, azonosítása, elkülönítése, véletlen felhasználásának megakadályozása és az ezzel kapcsolatos felelősségi körök meghatározása. A nemmegfelelőségek, és a lehetséges, még elő nem fordult nemmegfelelőségek okainak feltárása, elemzése és előfordulásának megakadályozását célzó intézkedések szabályozása. Mivel cégünk mikro vállalkozás jellegéből adódóan a függetlenséget nem tudjuk biztosítani, ezért a belső auditok elvégzésére minden esetben külső szakértőt kérünk fel. A külső szakértő részére biztosítjuk jelen eljárást, mely betartását elvárjuk. A külső szakértővel kötött megállapodás alapján a formanyomtatványok használatától el lehet térni. Vállalkozásunk törekszik a vevői igények maximális kielégítésére, valamint az esetleges működési hiányosságok hatékony feltárására. Ennek érdekében, jelen eljárásban leírtakon keresztül a következő célokat kívánjuk megvalósítani: a nemmegfelelő termékek (dokumentumok, elektronikus adathordozók) szakszerű elkülönítését a folyamatok minden szakaszában, a nemmegfelelő szolgáltatások és a vevői reklamációk kezelését, a belső működésbeli, szabályozatlansági hibák, eltérések felderítését, azonosítását és kezelését, a nemmegfelelőségek okainak megvizsgálását, feltárását, kijavításuk elősegítését, helyesbítő és megelőző intézkedések meghozatalához. Az eljárás illetékessége kiterjed vállalkozásunk valamennyi tevékenységére, illetve termékére, szolgáltatására, és mindazon munkatársakra, alvállalkozókra vonatkozik, akik a rendszerhez tartozóan a szolgáltatásnyújtási folyamatokban részt vesznek. 2. Felelősségi és hatáskör Cégtulajdonos felelős: az éves audit program jóváhagyásáért, az audit megbízások jóváhagyásáért, az audit lezárások jóváhagyásáért, az auditok eredményeinek értékeléséért a vezetőségi felülvizsgálat alkalmával. A területi vezetők hatáskörén kívül eső helyesbítő/megelőző intézkedések jóváhagyásáért. Területi vezető felelős: A nemmegfelelő termékek (dokumentumok és elektronikus adathordozók) elkülönítéséért, megjelöléséért, és kezeléséért előírás szerint, A vevői reklamációk (nemmegfelelő szolgáltatások) dokumentálásáért, A probléma (lehetséges probléma) okainak meghatározásáért, A helyesbítő/megelőző intézkedés meghatározásáért, A feladat tulajdonosa felelős: A jóváhagyott helyesbítő/megelőző intézkedés(ek) bevezetéséért. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 4 / 23
3. Fogalom-meghatározások Minőségügyi Vezető felelős: az éves audit program előkészítéséért, a belső auditorok kiválasztásáért, a Megbízó levél előkészítéséért, a belső auditokat követő felülvizsgálatért, az éves jelentés elkészítéséért. A nemmegfelelőségek, lehetséges nemmegfelelőségek dokumentálásáért, A Cégtulajdonos értesítéséért, a nemmegfelelőség súlyától függően, A helyesbítő/megelőző intézkedés végrehajtásának ellenőrzéséért, A nemmegfelelőség (lehetséges nemmegfelelőség) (eltérés) jegyzőkönyv lezárásáért, A nemmegfelelőségek időszakos összesítő szöveges elemzéséért. Belső auditor felelős: a tervezett belső audit tervének elkészítéséért, a belső audit lefolytatásáért, az audittal kapcsolatos jelentések és dokumentáció elkészítéséért. Minden munkatársunk felelős: a bármely folyamatban bekövetkező nemmegfelelőségek jelentéséért, hogy gondoskodni lehessen a megfelelő intézkedésekről. 3. Fogalom-meghatározások Audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. (MSZ EN ISO 9000) Első fél általi audit: Belső audit, amelyet maga a szervezet végez el, vagy az ő megbízásából végzik belső célokra. Ez lehet az alap a szervezet számára ahhoz, hogy megfelelőségi nyilatkozatot tegyen. Második fél általi audit: olyan felek hajtják végre, akik érdekeltek a szervezetben, például annak vevői vagy általuk megbízott más személyek. Harmadik fél általi audit: külső, független szervezetek hajtják végre. Az ilyen szervezetek tanúsítványt adnak, vagy bejegyzést (regisztrálást) vezetnek az ISO 9001 követelményeinek való megfelelőségről. Termék: egy folyamat eredménye. Négy általános kategória létezik: (szolgáltatások, szoftver, hardver, feldolgozott anyagok). Sok termék, különböző általános termékkategóriákba tartozó elemeket tartalmazhat. Megfelelő termék: az előírt követelményeknek teljes egészében megfelelő termék. Nemmegfelelő termék: a Társaság által a szolgáltatás részeként átadott termék, egy vagy több tulajdonságának, jellemzőjének az előírt vagy elvárt követelményektől való eltérése. Nemmegfelelőség: valamely termék, szolgáltatás vagy belső eljárási mód, az előírt külső, vagy belső követelményektől való eltérése. Helyesbítő tevékenység: olyan tevékenység, amelyet azért foganatosítanak, hogy egy már meglévő nemmegfelelőség okait vagy más nem kívánatos helyzetet megszüntessenek, és megakadályozzák ismételt előfordulását. Megelőző tevékenység: olyan tevékenység, amelyet azért foganatosítanak, hogy egy lehetséges nemmegfelelőség okait vagy más nem kívánatos helyzetet megszüntessenek annak érdekében, hogy megakadályozzák annak előfordulását. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 5 / 23
4. Belső audit BMS-Consulting Bt. 4.1. A belső audit folyamatábrája 4. Belső audit Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F KM D T folyamat (1/1 oldal) dokumentumok Az éves audit program elkészítése (4.2.) F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap Vagy? Vevői, beszállítói audit (4.4.) Tanúsítóhely audit - Cégtulajdonos (4.5.) - Minőségügyi Vezető Tervezett belső audit (4.3.) AV - Audit Vezető Soron kívüli audit elrendelése (4.6.) Auditfelelős kijelölése A - Auditor Audit lebonyolítása AF - Audit Felelős Audit dokumentálása ÉR - ÉRintett felek A belső audit előkészítése (4.3.2.) A belső auditorok és az auditvezető kiválasztása (4.3.2.1.) MF-002-Belső audit - minőségü audit program AV A A Megbízó levél elkészítése, jóváhagyása (4.3.2.2.) MF-001-Megbízó levél AV AV AV A AV ÉR A dokumentáció értékelő jelentés elkészítése (4.3.2.3.) A belső audit terv elkészítése (4.3.2.4.) A belső audit jegyzőkönyv előkészítése (4.3.2.5.) MF-003-Dok_értékelő jelentés MF-004-Belső audit - Audit terv A belső audit végrehajtása (4.3.3.) MF-007-Belső audit - szabványpuska AV A,AF Nyitó megbeszélés (4.3.3.1.) MF-017-Kézi feljegyzés AV A,ÉR A felülvizsgálat lefolytatása (4.3.3.2.) MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR AV A Záró megbeszélés (4.3.3.3.) MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv A belső audit dokumentálása (4.3.4.) AV Belső audit jelentés elkészítése (4.3.4.1.) MF-005-Belső audit audit jelentés AV A belső audit dokumentáció összeállítása és átadása (4.3.4.2.) AF A belső audit lezárása (4.3.4.3.) ÉR A nemmegfelelőségek kezelése (4.3.5.) Éves összefoglaló jelentés a vezetőségi átvizsgálás részére. (4.7.) Éves összefoglaló jelentés file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 6 / 23
4. Belső audit 4.2. Az éves audit program elkészítése A Társaságra vonatkozó éves auditok végrehajtására a Minőségügyi Vezetőnek minden évben, éves audit programot kell készítenie, (MF-002-Belső audit - Minőségügyi audit program) amely tartalmazza az: az auditálandó területet (szervezeti egység, folyamat, tevékenység) az audit tervezett idejét és helyszínét, az auditvezető és audit felelős megnevezését, erőforrásigényeket (pénzügyi, technikai, humán erőforrások), a teljesítés elismerésének követelményét (eredményesség, hatékonyság igazolása) az elvégzett audit dátumát, a tervezett és tény adatok jóváhagyójának aláírását, munkakörét és a jóváhagyás dátumát. Általános követelmények: Auditot csak képzett minőségügyi auditor végezhet. A belső auditorok kiválasztásáról a Minőségügyi Vezető intézkedik. Az auditokat a felülvizsgálandó tevékenység állapota és fontossága alapján kell ütemezni. Minden auditnak ki kell jelölni az audit felelősét. Az audit felelősi teendőinek ellátására, a vezetőség egy képviselője kaphat megbízást. Az auditvezetői teendők ellátására a kijelölt auditori csoport egy tagját ki kell jelölni. Belső auditor csak olyan területet auditálhat, amelytől független. Az auditvezetői és audit felelősi feladatok ellátására a Minőségügyi Vezető készíti elő a Megbízó levelet, melyet az Cégtulajdonos hagy jóvá. Az audit típusa szerinti bontásban, az audit lehet: I. fél általi: Belső audit II. fél általi: Vevői, beszállítói audit III. fél általi: Tanúsítóhely audit Az éves audit programot úgy kell összeállítani, hogy a Társaság valamennyi tevékenységét átfogó belső audit, a Tanúsítóhely általi auditokat megelőzően kerüljön sor. Az éves audit programot a Cégtulajdonos hagyja jóvá és rendeli el. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 7 / 23
4.3. A belső audit BMS-Consulting Bt. 4. Belső audit 4.3.1. A belső audit elvégzésének főbb lépései A belső audit előkészítése, o a belső auditorok és az auditvezető kiválasztása o a Megbízó levél elkészítése, jóváhagyása o a dokumentáció értékelő jelentés elkészítése o a belső audit terv elkészítése o a belső audit jegyzőkönyv előkészítése A belső audit végrehajtása o Nyitó megbeszélés o A felülvizsgálat lefolytatása o Záró megbeszélés A belső audit dokumentálása, lezárása o Belső audit jelentés elkészítése o A belső audit dokumentáció összeállítása és átadása o A belső audit lezárása A nemmegfelelőségek kezelése 4.3.2. A belső audit előkészítése A belső auditok végrehajtásának előkészítését a Minőségügyi Vezető, az éves audit program alapján végzi el. (MF-002-Belső audit - Minőségügyi audit program) Az előkészítésnek, a tervezett belső audit időpontját megelőző legalább két héttel korábban kell elkezdődnie. 4.3.2.1. A belső auditorok és az auditvezető kiválasztása Az auditor team tagjai olyan szakmailag és minőségügyileg megfelelően felkészült személyek lehetnek, akik a vizsgált területtel, folyamattal kapcsolatban: semmilyen felelős funkciót nem látnak el, a megkérdezendő személyekkel nincsenek függelmi viszonyban, szakmailag kellően felkészültek a folyamatok felülvizsgálatára, rendelkeznek a feladat ellátásához szükséges személyi tulajdonságokkal (elfogulatlanság, megbízhatóság, objektivitás, józan ítélőképesség, stb.), legalább belső auditori végzettségük van. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 8 / 23
4. Belső audit 4.3.2.2. A Megbízó levél elkészítése, jóváhagyása A kiválasztott belső auditorok, auditvezető nevét, valamint az audit tervezett idejét, az MF-001- Megbízólevél -ben készíti elő a Minőségügyi Vezető, melyet a Cégtulajdonos hagy jóvá és rendel el. Az elfogadott Megbízólevelet minden érintett részére, valamint a kijelölt auditvezető részére a szükséges dokumentumokat, a Minőségügyi Vezető juttatja el, legalább két héttel a kitűzött belső audit napja előtt. 4.3.2.3. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítése Az auditorok részére eljuttatott dokumentáció alapján, az auditorok felkészülnek az auditra, az audit dokumentáció átolvasásával. Az átolvasás során tett észrevételeket egy dokumentációértékelő jelentésben rögzítik (MF-003-Belső audit - Dokumentáció értékelő jelentés). A jelentés alapján az auditor eldönti, hogy az audit megtartható-e vagy sem. A dokumentáció értékelő jelentés elkészítéséért, és a belső audit felelőse részére való eljuttatásáért, az auditvezető a felelős. 4.3.2.4. A belső audit terv elkészítése Amennyiben a dokumentáció értékelése alapján a belső audit megtartható, a belső audit tervet (MF- 004-Belső audit - Audit terv) úgy kell összeállítani, hogy a Társaság valamennyi tevékenysége és a követelményszabvány minden eleme egy év alatt legalább egy alkalommal, a Tanúsítóhely általi felülvizsgálatot megelőzően, felül legyen vizsgálva. A belső auditnak, lehetőség szerint egy napon belül kell befejeződnie. Az audit terv tartalmazza: az időpontot, (óra, perc) a munkaterület, folyamat megnevezését, az érvényes dokumentáció(k) megnevezését, verzióját, a beszédpartner nevét, a belső auditor nevét, szabványkövetelmények, súlypontok megnevezését. A belső audit terv elkészítéséért az auditvezető a felelős, az audit terv minden érintett részére való eljuttatásáért a belső audit felelőse gondoskodik. 4.3.2.5. A belső audit jegyzőkönyv előkészítése A kijelölt auditvezető, a kézhez kapott megbízólevél és integrált irányítási rendszer dokumentáció alapján, az audit előtt előkészíti a belső audit ellenőrző kérdésjegyzékét. (MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv MIR, MF-007-Belső audit - szabványpuska) file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 9 / 23
4.3.3. A belső audit végrehajtása 4.3.3.1. Nyitó megbeszélés BMS-Consulting Bt. 4. Belső audit A nyitó megbeszélésen az auditálandó terület, (folyamat vagy tevékenység) vezetője és az általa kijelölt személyek, az auditvezető és az auditorok vesznek részt. A megbeszélésen az auditvezető auditor ismerteti az audit célját, terjedelmét, lefolyását és véglegesíti annak sorrendjét. 4.3.3.2. A felülvizsgálat lefolytatása Az auditort, az audit során az éppen auditált terület vezetője, a teljes audit során köteles végigkísérni. A vizsgálatot az auditvezető irányításával az egyes helyszíneken az előre kidolgozott audit terv alapján kell végrehajtani. Amennyiben a helyszíni tapasztalatok indokolttá teszik, bizonyos kérdésekre a helyszínen külön is ki lehet térni, az audit tervétől eltérően. Az adott területen, az előző audit során feltárt nemmegfelelőségek, megállapítások területét minden esetben vizsgálni kell. A felülvizsgálat során az auditot végző(k) következő módszerekkel gyűjthetnek adatokat az értékeléshez: az ellenőrző kérdéslista, vagy az adott szituációnak megfelelő kérdések feltételével, megfigyeléssel, eljárás-utasítások, előírások ellenőrzésével, dokumentumok, feljegyzések ellenőrzésével azért, hogy meggyőződjenek arról, hogy az előre eltervezett és dokumentált eljárások szerint tevékenykednek-e. A munka végzésére, a szabályzatok, és az ellenőrzések betartására vonatkozó kérdéseken túlmenően ki kell térni a munkahelyi körülmények (munkafeltételek és munkahelyi rend) megfelelőségének vizsgálatára is. Az auditvezető, az általa előkészített MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR -ben dokumentálja kézi feljegyzéseit. A társauditorok, betanuló auditorok, a kézi feljegyzéseiket olvashatóan kötelesek elkészíteni. (MF-017-Kézi feljegyzés) Nemmegfelelőséget (eltérést), annak észlelésekor az audit vezetőnek az audit közben jeleznie kell a terület vezetőjének. A megállapított eltérést, a záró megbeszélésen, az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -ben, a helyszínen kell dokumentálni, mely tartalmazza a felülvizsgálat tárgya, ideje, területe és a résztvevők adatai mellett az audit során tapasztalt eltérés leírását, a nem teljesített követelményt és a vizsgált terület vezetőjének vagy megbízottjának aláírását. A vizsgálatot végző auditornak bármely rendkívüli eseményt, vagy az audit során felmerült váratlan akadályt azonnal jelenteni kell az audit felelősének. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 10 / 23
4.3.3.3. Záró megbeszélés BMS-Consulting Bt. 4. Belső audit Az audit befejezése után az auditor csoport záró megbeszélést folytat az auditált terület vezetőjével, illetve az érintett területek felelős megbízottaival, hogy azok tisztában legyenek az audit eredményeivel, megállapításaival és megértsék azok lényegét. Az auditvezető auditornak, az audit megállapításait azok súlyának megfelelően, a végkövetkeztetéseket a kitűzött célok teljesítésére való tekintettel kell ismertetnie. Az eltéréseket, és az annak elhárítására hozandó intézkedéseket, határidőket és felelősöket a záró megbeszélés végeztével a terület felelős vezetőjével elfogadólag alá kell íratni (MF-015- Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv). Amennyiben az auditor megállapításával a terület vezetője nem ért egyet, úgy véleményeltérését megjegyzésként rögzítheti. Minden egyes nemmegfelelőségről (eltérésről), külön-külön feljegyzést kell kiállítani. 4.3.4. A belső audit dokumentálása 4.3.4.1. Belső audit jelentés elkészítése A kitöltött belső audit jegyzőkönyv, a nemmegfelelőségi jegyzőkönyvek és kézi jegyzetek értékelése alapján, az auditvezető belső audit jelentést állít össze. (MF-005-Belső audit audit jelentés) 4.3.4.2. A belső audit dokumentáció összeállítása és átadása A belső audit dokumentációt az auditvezető állítja össze, mely az alábbiakból áll: Megbízólevél Belső audit terv Dokumentációértékelő jelentés Belső audit jelentés Belső audit jegyzőkönyv Nemmegfelelőségi jegyzőkönyvek Kézi jegyzetek A belső audit dokumentációját az auditvezetőnek, a belső audit napját követő 8 napon belül le kell adnia az audit felelőse részére. 4.3.4.3. A belső audit lezárása Az audit felelőse felülvizsgálja és értékeli a megkapott jelentést, és dokumentumait a teljes körűség szerint. Ha ezekben nincs rögzítve a hibajavítás módja és határideje, az érintett terület vezetőjével megállapodásra kell jutnia. A belső audit lezárását a Minőségügyi Vezető és a Cégtulajdonos a Megbízó levélen dokumentálja az audit vezetője részére. A belső audit feljegyzéseinek kezelését a A feljegyzések kezelése (ME-001) és Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) eljárás-utasítások szerint kell végrehajtani. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 11 / 23
4.3.5. A nemmegfelelőségek kezelése 4. Belső audit A belső audit során feltárt, egyeztetett és dokumentált nemmegfelelőségek hibajavító és/vagy helyesbítő tevékenységét a területileg felelős vezetőnek határidőre be kell vezetni. A helyesbítő intézkedések bevezetését, valamint annak hatékonyságát, (szükség szerint bevonva az audit vezetőt is), meghatározott és rögzített időpontban ellenőrizni és dokumentálni kell, a 5. A nemmegfelelőségek kezelése eljárás-utasítás szerint. 4.4. Vevői, beszállítói audit A vevői auditok lebonyolításáért a Minőségügyi Vezető a felelős, aki felelős a Vevő megbízásából érkező auditorokkal való kapcsolattartásért, az audit körülményeinek biztosításáért, és az audit megfelelő jegyzőkönyvezéséért. Beszállítói audit esetén az audit felelős csak olyan auditor lehet, aki a belső audit eljárása szerint elvégzi és dokumentálja az auditot. Az audit felelősök kijelölését a Minőségügyi Vezető készíti elő, (MF-001-Megbízó levél) és a Cégtulajdonos hagyja jóvá. 4.5. Tanúsítóhely audit A Tanúsítóhely általi auditok lebonyolításáért a Minőségügyi Vezető a felelős, aki felelős a Tanúsítóhelytől érkező auditorokkal való kapcsolattartásért, az audit körülményeinek biztosításáért, és az audit megfelelő jegyzőkönyvezéséért. 4.6. Soron kívüli audit elrendelése Az ügyfél reklamációk növekedése, vagy bármely olyan észrevétel, ami a minőségügyi rendszer nem kielégítő működését jelzi, az adott terület soron kívüli auditálását vonhatja maga után. Az audit kezdeményezője lehet a Társaság bármely munkatársa, aki a Minőségügyi Vezetőnek jelzi észrevételét, aki egyetértés esetén előkészíti a Megbízó levelet. A megbízólevelet a Cégtulajdonosnak kell jóváhagynia. A rendkívüli auditot ezek után a Minőségügyi Vezetőnek be kell vezetnie a Minőségügyi audit programba is. (MF-002-Belső audit - Minőségügyi audit program) 4.7. Éves összefoglaló jelentés a vezetőségi átvizsgálás részére. Az elvégzett, a Minőségügyi audit program -ban meghatározott minőségügyi auditok eredményeit, értékelését és javaslatait a Minőségügyi Vezető, a vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyvében rögzíti. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 12 / 23
5. A nemmegfelelőségek kezelése 5. A nemmegfelelőségek kezelése 5.1. A nemmegfelelőségek kezelésének folyamatábrája Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F KM D T folyamat (1/1 oldal) dokumentumok F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap START - Cégtulajdonos - Minőségügyi Vezető ÉR - ÉRintett felek ÉR A nemmegfelelőség észlelése (5.3., 5.4., 5.5.) (4. Belső audit) ÉR Azonnali javító intézkedések (5.6.) (6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek) ÉR A nemmegfelelőség újbóli vagy lehetséges előfordulásának megakadályozása (5.7.) (6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek) MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv ÉR A nemmegfelelőség dokumentálása (5.8.) (6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek) A nemmegfelelőségek összegzése és statisztikai kiértékelése (5.9.) MF-014-Nemmegfelelőség - összesítő VÉGE file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 13 / 23
5. A nemmegfelelőségek kezelése 5.2. A nemmegfelelőségek csoportosítása A nemmegfelelőségeket az alábbiak szerint csoportosítjuk: Nem megfelelő termékek, Nem megfelelő szolgáltatások, vevői reklamációk, Nemmegfelelőség a minőségügyi rendszerben, a szabályozásban. Cégünk minden munkatársának joga és kötelessége, hogy a bármely folyamatban bekövetkező nemmegfelelőséget jelentse, hogy gondoskodni lehessen a megfelelő intézkedésről. Ha az aktuális tevékenységért felelős személy olyan körülményt valószínűsít, mely hiba vagy minőségi nemmegfelelőség gyanúját veti fel, akkor köteles: a legjobb tudása szerint dönteni arról, hogy elkülönítést és vizsgálatot kezdeményezze-e, ha a tevékenységnek van közvetlen ellenőrzője, akkor az ellenőrző, felelős személy figyelmét felhívni az észleltekre. 5.3. A nemmegfelelő termékek kezelése A termék, szolgáltatás hibás volta, a folyamataink bármely pontján kiderülhet. Hibásnak minősülhet: a beszállított termék, a szolgáltatási folyamat bármely közbülső fázisában, a végellenőrzés során a végtermék (kiadott dokumentáció vagy annak hordozója). Függetlenül attól, hogy a folyamat mely pontján derül ki a hiba, a nemmegfelelő termékeket el kell különíteni a véletlen felhasználás elkerülése érdekében. Ennek felelőse a Terület vezetője. A hiba súlyától függően az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -nek kísérnie kell az ilyen döntést és a 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek eljárás szerint kell a továbbiakban eljárni. 5.4. A nemmegfelelő szolgáltatások, reklamációk kezelése 5.4.1. A szolgáltatási folyamat közbeni nemmegfelelőség Mindenki, aki a szolgáltatás folyamata során nemmegfelelőséget észlel köteles az illetékes területi vezetőt és/vagy a Minőségügyi Vezetőt tájékoztatni. A Minőségügyi Vezető MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -et vesz fel, és azonnali javító intézkedést hoz. A továbbiakban a Cégtulajdonossal kivizsgálják az eltérés okát, és a szükséges helyesbítő intézkedés végrehajtásáról döntenek. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 14 / 23
5. A nemmegfelelőségek kezelése A helyesbítő intézkedés végrehajtását a Minőségügyi Vezetőnek kell ellenőrizni. (6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek) 5.4.2. Az átadás utáni, vagy a felhasználás során észlelt nemmegfelelőségek A vevőnek történt átadás után észlelt nemmegfelelőségek a vevői reklamációk útján jutnak a társaság tudomására. A vevői reklamációkat minden esetben dokumentálni kell, melyért a területi vezető a felelős. A Minőségügyi Vezető MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -et vesz fel, és a területi vezetővel együtt, azonnali javító intézkedést hoz. A továbbiakban kivizsgálják az eltérés okát és a szükséges helyesbítő intézkedés végrehajtásáról döntenek. A helyesbítő intézkedés végrehajtását a Minőségügyi Vezetőnek kell ellenőrizni. (6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek) 5.5. A minőségügyi rendszer nemmegfelelőségeinek kezelése Mindenki, aki a minőségirányítási rendszerben meghatározott folyamatok során nemmegfelelőséget észlel köteles a Minőségügyi Vezetőt tájékoztatni. (A minőségügyi rendszer nemmegfelelőségei a legtöbb esetben a belső audit, vagy a Tanúsítóhely auditjainak megállapításaiból következnek. Lásd: 4. Belső audit) A Minőségügyi Vezető vagy megbízottja MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -et vesz fel, és a területi vezetővel együtt dönt az azonnali javító intézkedésről amennyiben lehetséges. A továbbiakban kivizsgálják az eltérés okát és a szükséges helyesbítő intézkedés végrehajtásáról döntenek. A helyesbítő intézkedés végrehajtását a Minőségügyi Vezetőnek kell ellenőriznie és dokumentálnia, és a 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek eljárás szerint kell eljárnia. 5.6. Azonnali javító intézkedések Általában a bármilyen jellegű nemmegfelelőség észlelésekor első lépésben azonnali javító intézkedést kell hozni, mely a termékek, szolgáltatások és a belső minőségügyi eljárásmódok esetében a további felhasználást, és a veszteség megelőzését segíti elő. Az olyan esetekben, amikor az adott területen az azonnali hibajavítási intézkedések több esetben is rendszeresen előfordulnak, vagy minőségügyi eljárási szabályozatlanságra lehet következtetni, minden esetben ki kell vizsgálni az okokat és 5.7. A nemmegfelelőség újbóli vagy lehetséges előfordulásának megakadályozása fejezet szerint kell eljárni. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 15 / 23
5. A nemmegfelelőségek kezelése 5.7. A nemmegfelelőség újbóli vagy lehetséges előfordulásának megakadályozása A folyamat lezárásához az vezet, hogy meghozzuk a (remélhetőleg megfelelő) újra előfordulást gátló intézkedéseket, majd végül megvizsgáljuk intézkedéseink hatékonyságát. A helyesbítő tevékenységek folyamatát külön eljárásban az 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek eljárás-utasításban szabályoztuk. 5.8. A nemmegfelelőségek dokumentálása Az irányítási rendszerben meghatározott folyamatok során a nemmegfelelőségeket, annak súlyától függően dokumentálni kell, a folyamatos fejlesztés és visszakereshetőség érdekében. Ezekben az esetekben, a Minőségügyi Vezető MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv - et vesz fel. Lehetségesek olyan nemmegfelelőségi jelentések, melyek azonnali javító intézkedést nem igényelnek, de a nemmegfelelőség okainak megállapítása után helyesbítő (és megelőző) intézkedések következnek. (pl.: általános minőségügyi szabályozatlanság egy adott területen) Lehetségesek olyan nemmegfelelőségi jelentések is, melyek az azonnali javító intézkedést követően nem igényelnek, a nemmegfelelőség okainak megállapítása után helyesbítő intézkedést. (egyszeri előfordulás, nem túl jelentős hibajavítás) A helyesbítő tevékenységek folyamatát külön eljárásban az 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek eljárás-utasításban szabályoztuk. A nemmegfelelőségek feljegyzéseinek kezelését a A feljegyzések kezelése (ME-001) és Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) eljárás-utasítások szerint kell végrehajtani. A nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv lezárásáért a Minőségügyi Vezető a felelős. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 16 / 23
5. A nemmegfelelőségek kezelése 5.9. A nemmegfelelőségek összegzése és statisztikai kiértékelése A nemmegfelelőségek statisztikai összegzését az MF-014-Nemmegfelelőségek - összesítő segítségével végezzük Az egyes nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyveket az alábbiak szerint csoportosítjuk: Probléma területe szerint: Cégvezetés, menedzsment Beszerzés Szolgáltatásnyújtás Műszaki terület Gazdasági terület Minőségügyi vezetés. Probléma jellege szerint: Vezetői, menedzsment hiányosság Belső szabályzás, hatáskör hiánya Erőforrások hiányossága Dolgozói figyelmetlenség Beszerzési, tervezési hiányosság Dokumentálási hiányosság. Minden sor az összesítőben egy nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyvnek felel meg, ezért fontos információ, hogy az adott nemmegfelelőség le van-e zárva, és hogy mikor. A nemmegfelelőségek összesítő szöveges elemzése minden vezetőségi átvizsgálás témája, mely a Minőségügyi Vezető felelőssége. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 17 / 23
6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek 6.1. A folyamatábrája Kimenő dokumentum Bejövő dokumentum Belső dokumentum F KM D T folyamat (1/1 oldal) dokumentumok F = Felelős KM = KözreMűködik D = Döntést hoz T = Tájékoztatást kap START - Cégtulajdonos - Minőségügyi Vezető ÉR - ÉRintett felek FT - Feladat Tulajdonosa ÉR A nemmegfelelőség, lehetséges nemmegf.észlelése (6.2.) (5. A nemmegfelelőségek kezelése) ÉR A probléma, lehetséges probléma rövid leírása (6.3.) ÉR Azonnali javító intézkedés meghatározása és végrehajtása (6.4.) A (lehetséges) probléma okainak meghatározása (6.5.) MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv A helyesbítő és/vagy megelőző intézkedés kidolgozása, bevezetése és értékelése (6.6.) A helyesbítő/megelőző intézkedés kidolg. (6.6.1.) FT A helyesbítő/megelőző intézkedés bevez. (6.6.2.) Oktatási jegyzőkönyvek Feljegyzések A helyesbítő/megelőző intézkedés értékel. (6.6.3.) A helyesbítő/megelőző tevékenység lezárása (6.7.) VÉGE file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 18 / 23
6.2. Általános követelmények BMS-Consulting Bt. 6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek Az egész szervezetre ki kell, terjedjen egy úgynevezett "kritikus szemléletmód", amely segítségével a Társaság tevékenysége során a potenciális hibaforrásokat keresik, a még meg nem történt hibák, elő nem fordult hiányosságok megelőzésének érdekében. A Társaság által végzett szolgáltatások, ahhoz, hogy a vevői igényeket kielégítsék, a céljuknak megfelelő módon kell, hogy legyenek elvégezve. Ezért az értékesítési folyamatban a szolgáltatásismertetők, a vevő kiszolgálásánál a szolgáltatáshoz kapcsolódó szakmai felvilágosítás, az esetleges problémák, megelőzésére szolgál. A megelőző tevékenységek kezdeményezése elsősorban a területi vezetők feladata, melynek folyamatába esetlegesen, az érintett alvállalkozókat is be kell vonni. A nemmegfelelőségeket és a lehetséges nemmegfelelőségeket az 5. A nemmegfelelőségek kezelése eljárás-utasítás szerint kezeljük és dokumentáljuk. A nemmegfelelőségek és a lehetséges nemmegfelelőségek kezelése az adott probléma elsődleges kezelésére szolgál, (1 és 2. lépés) míg a helyesbítő tevékenységek az adott probléma okainak feltárásával kezdődik, és a helyesbítő/megelőző tevékenység lezárásáig tart (3., 4. és 5. lépés) A helyesbítő és megelőző intézkedéseket a felmerült problémák súlyosságával és a fellépő kockázattal arányban kell végrehajtani. Amennyiben az intézkedés meghaladja az intézkedést hozó személy döntési kompetenciáját, úgy a felettes vezetőt kell bevonni a feladat megoldásába. A dokumentált helyesbítő és a megelőző tevékenységekhez az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -et kell alkalmazni. A nemmegfelelőségek, lehetséges nemmegfelelőségek kezelésének lépései: 1. A probléma (lehetséges probléma) rövid leírása, 2. Azonnali javító intézkedés meghatározása és végrehajtása. A helyesbítő/megelőző tevékenység lépései: 3. A probléma (lehetséges probléma) okainak meghatározása, 4. A helyesbítő/megelőző intézkedés kidolgozása, végrehajtása és értékelése, 5. A helyesbítő/megelőző tevékenység lezárása. 6.3. A probléma, lehetséges probléma rövid leírása A probléma rövid leírása rögzíti a nemmegfelelőséget, lehetséges nemmegfelelőséget (veszélyt), az 5. A nemmegfelelőségek kezelése eljárás-utasítás szerint. A probléma rögzítéséhez az MF-015- Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv -et kell alkalmazni. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 19 / 23
6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek A problémák különböző területekről származhatnak, pl.: nem megfelelő termékek és szolgáltatások belső észrevételezése, vevői reklamációk, vevői észrevételek általánosítása esetén, (külső észrevételezés), nemmegfelelőségek észrevételezése a minőségügyi rendszerben (munkavégzés közben), belső auditok, Tanúsítóhely auditok által feltárt nemmegfelelőségek, javítási lehetőségek, új munkafolyamat bevezetése során észlelet szabályozatlanság, vagy változtatási igény. lényegesen új szolgáltatási tevékenységre való felkészülés esetén, javítási célú erőfeszítések eredményeként, helyesbítő tevékenységhez kapcsolódóan a probléma általánosításából származó nemmegfelelőség okának megszüntetése esetén, jogszabályváltozásra történő felkészülés esetén, adatelemzés során felmerült negatív tendenciák kiküszöbölése érdekében. 6.4. Azonnali javító intézkedés meghatározása és végrehajtása Általában a bármilyen jellegű nemmegfelelőség/lehetséges nemmegfelelőség észlelésekor első lépésben azonnali javító intézkedést (ezt a szót használjuk a helyesbítés szó helyett, a félreértések elkerülése érdekében, mely a helyesbítő tevékenység fogalmához nagyon hasonló megfogalmazás lenne) kell hozni, mely a szolgáltatások és a belső minőségügyi eljárásmódok esetében a további felhasználást, és a további veszteségek elkerülését segíti elő. (lásd: 5. A nemmegfelelőségek kezelése eljárás-utasítás). 6.5. A probléma, lehetséges probléma okainak meghatározása Az adott probléma okainak pontos meghatározása a helyesbítő/megelőző folyamat kritikus első lépése, ezért erre nagy gonddal kell figyelni. A probléma/ lehetséges probléma okát egy-két mondatban, konkrétan kell megfogalmazni az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv - ben. Minden problémának/lehetséges problémának az oka más és más lehet. A problémák okainak éves összesítő, statisztikai elemzéséhez azonban létrehoztunk általános kategóriákat az összevethetőség érdekében. A probléma/lehetséges probléma oka, általánosan lehet: Vezetői, menedzsment hiányosság Erőforrások hiányossága Beszerzési, tervezési hiányosság Belső szabályzás, hatáskör hiánya Dolgozói figyelmetlenség Dokumentálási hiányosság A probléma okainak meghatározása az illetékes területi vezető, azon túl a Minőségügyi Vezető felelőssége. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 20 / 23
6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek 6.6. A helyesbítő és megelőző intézkedés kidolgozása, bevezetése és értékelése A folyamat lezárásához az vezet, hogy meghozzuk a (remélhetőleg megfelelő) előfordulást/újra előfordulást gátló intézkedéseket, bevezetjük az intézkedést, majd végül megvizsgáljuk intézkedéseink eredményességét és hatékonyságát. 6.6.1. A helyesbítő és megelőző intézkedés kidolgozása Az intézkedés meghatározásánál és kidolgozásánál konkrétan meg kell fogalmazni az MF-015- Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv, TERV részében az alábbiakat: határidőt, felelőst, szükséges erőforrásokat, (esetleges költségeket) jóváhagyó nevét és munkakörét, jóváhagyás dátumát. Egy adott probléma/lehetséges probléma, feltárt okainak újbóli előfordulásának megelőzésére vagy előfordulásának megelőzésére hozott intézkedés több, egymásra épülő, vagy egymásból következő intézkedésből (feladatból) is állhat, azaz újabb helyesbítő tevékenységeket, (esetlegesen megelőző tevékenységeket is), elindíthat. A helyesbítő/megelőző intézkedés meghatározásáért és jóváhagyásáért a területi vezető a felelős, szükség esetén a Minőségügyi Vezető bevonásával. A helyesbítő és megelőző intézkedés, hatáskörön túli jóváhagyásáért a Cégtulajdonos a felelős. A kidolgozást és a jóváhagyást dátummal és aláírással kell igazolni. 6.6.2. A helyesbítő és megelőző intézkedés bevezetése A bevezetést a meghatározott határidőre végre kell hajtani. Amennyiben a bevezetés a munkatársak/alvállalkozók oktatását igényli, úgy az oktatást igazoltan kell végrehajtani. A jóváhagyott helyesbítő és megelőző intézkedés(ek) bevezetéséért a feladat(ok) tulajdonosa(i), a felelős(ek). A Minőségügyi Vezető az intézkedések, részfeladatok megvalósulásának figyelemmel kíséréséért felelős. 6.6.3. A helyesbítő és megelőző intézkedés értékelése A helyesbítő és megelőző intézkedés eredményes bevezetéséről meg kell meggyőződni, és az MF- 015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv, TÉNY részében dokumentálni kell az alábbiakat: a teljesítés módját, (sikerkritériumát), esetleges dokumentum megnevezését (pl.: oktatási jegyzőkönyv, oklevél), a teljesítés dátumát, jóváhagyó nevét és munkakörét, jóváhagyás dátumát. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 21 / 23
6. Helyesbítő és megelőző tevékenységek A helyesbítő és a megelőző intézkedés eredményességének jóváhagyásáért a Minőségügyi Vezető a felelős. A helyesbítő intézkedés eredményességének hatáskörön túli jóváhagyásáért a Cégtulajdonos a felelős. A jóváhagyást dátummal és aláírással kell igazolni. 6.7. A helyesbítő és megelőző tevékenység lezárása A helyesbítő és megelőző tevékenység csak akkor zárható le, ha minden meghatározott intézkedés, feladat teljesítve lett, és azok értékelése és jóváhagyása is megtörtént. Az MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv, alsó részében lehetőség van megjegyzést tenni, további intézkedésekre, megjegyzésekre, hivatkozásokra. A feljegyzéseinek kezelését a A feljegyzések kezelése (ME-001) és Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) eljárás-utasítások szerint kell végrehajtani. A helyesbítő és megelőző tevékenység lezárása a Minőségügyi Vezető feladata és hatásköre, a Cégtulajdonos tájékoztatási kötelezettsége mellett. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 22 / 23
7. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések 7. Kapcsolódó dokumentumok, feljegyzések Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció I. Kézikönyv mellékletek: II. Eljárások: A feljegyzések kezelése (ME-001) Az informatikai biztonság szabályozása (ME-003) 4. fejezet: Belső audit 5. fejezet: A nemmegfelelőségek kezelése 6. fejezet: Helyesbítő és megelőző tevékenységek III. Utasítások: Külső Dokumentumok: KDS-02-szabvány - MSZ EN ISO 9001:2001 IV. Formanyomtatványok: MF-001-Megbízó levél MF-002-Belső audit - Minőségügyi audit program MF-003-Belső audit - Dokumentáció értékelő jelentés MF-004-Belső audit - Audit terv MF-005-Belső audit - audit jelentés MF-006-Belső audit - jegyzőkönyv -MIR MF-007-Belső audit - szabványpuska MF-014-Nemmegfelelőségek - összesítő MF-015-Nemmegfelelőség (eltérés) jegyzőkönyv MF-017-Kézi feljegyzés V. Feljegyzések: Éves összefoglaló minőségügyi jelentés a vezetőségi átvizsgálás részére Írásos vevői reklamációs levél A helyesbítő/megelőző intézkedés során keletkező oktatási jegyzőkönyvek, kézi jegyzetek 8. Módosítási és elosztási jegyzék Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció törzspéldánya, elektronikus formában, de csak olvasásra, minden arra jogosult felhasználó rendelkezésére áll folyamatosan a belső számítógépes rendszeren. Az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció papíralapú törzspéldány változata minden arra jogosult munkatársunk rendelkezésére áll betekintésre, a Minőségügyi Vezető felelőssége mellett. A jelen dokumentum módosítási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Módosítások jegyzékén található. A jelen dokumentum elosztási listájának elektronikus formája, az Integrált Irányítási Rendszer Dokumentáció/Elosztási jegyzékén található. file: ME-002-Belso_audit-a_nemmegfelelosegek_kezelese 23 / 23