NORDA HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS FOJTÁN GERGELY PÉNZÜGYI- ÉS HELYSZÍNI ELLENŐRZÉSI OSZTÁLYVEZETŐ
Jogszabályi háttér Egységes Működési Kézikönyv (547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet az egységes működési kézikönyvről)
A helyszíni ellenőrzés célja a projekt megvalósíthatóságának és a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségek betartásának ellenőrzése, a szabálytalanságok, csalások, visszaélések kiszűrése.
Kockázatelemzés Rendkívüli Ellenőrzés elrendelése Helyszíni ellenőrzés előkészítése Helyszíni ellenőrzés lefolytatása Jegyzőkönyv Intézkedési terv készítése, (amennyiben nincs hiánypótlás az ellenőrzés lezárható) Szabálytalansági gyanú bejelentése Intézkedési terv megvalósulása Helyszíni ellenőrzés lezárása
Helyszíni ellenőrzések típusai előzetes közbenső záró utánkövetéses Tervezhetőség szerint pedig tervezett és rendkívüli helyszíni ellenőrzésekről beszélünk.
Elvégzett helyszíni ellenőrzések Az Észak-Magyarországi régióban a 2007-2013-as Észak-Magyarországi Operatív Program pályázatainak helyszíni ellenőrzései 2008. évtől kezdődtek el. Ennek oka az, hogy a 2007-08-as Akcióterv pályázatai viszonylag későn kerültek szerződéskötéses szakaszba. Észak-Magyarországi Operatív Program pályázatait illetően 2014. év végére az eltelt hét év (2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014) alatt összesen 4370 db helyszíni ellenőrzés lefolytatására került sor. 2008-2014 között az összes lefolytatott helyszíni ellenőrzésből 1225 db közbenső, 1806 db záró, 1264 db előzetes, és 75 db utánkövetéses ellenőrzés volt.
A helyszíni ellenőrzések főbb általános megállapításai, tapasztalatai Akadálymentesítés: a tervezési segédletnek megfelelő kivitelezésre kell felszólítani több esetben a Kedvezményezetteket kihelyezett táblákon hibásan vannak a feltüntetve az adatok honlappal kapcsolatban többször problémát jelent, hogy a projektre hivatkozás nem teljes körű, vagy a weblapon található összefoglaló nem kerül aktualizálása Amennyiben egyéni vállalkozó állítja ki a számlát rendszerint elmarad a egyéni vállalkozó megnevezés, és a nyilvántartási szám feltüntetése A helyszíni ellenőrzés időpontjában általában a projektek még nem kerülnek aktiválásra. Ezért az aktiválást követő igazolást, az ingatlan-, eszköz nyilvántartó kartonok hiánypótlása szükséges. A nyilvántartó kartonok esetében gyakran fel kell hívni a Kedvezményezett figyelmét a dokumentumok teljesebb körű, részletesebb kitöltésére.
A helyszíni ellenőrzések főbb általános megállapításai, tapasztalatai elkülönített számviteli nyilvántartás vezetését igazoló dokumentumok hiánya, pontatlansága eredeti vállalkozási, megbízási szerződések valamint szerződésmódosítások a helyszínen nem állnak rendelkezésre a kiállított számlák nincsenek összhangban a vállalkozói szerződéssel kivitelezéshez kapcsolódó tételes költségvetés hiánya nehezítette az ellenőrzést A pénzügyi teljesítést alátámasztó dokumentumok (bankszámla kivonatok, teljesítési igazolások) esetében is előfordul az eredeti dokumentum hiánya. A helyszínen rendelkezésre álló dokumentumok nem egyeznek meg a kifizetési kérelmekben benyújtott dokumentumokkal, ezért sokszor nincsenek összhangban az eredeti teljesítési igazolások, a számlák és a szerződések
Rendszeresen feltárt hiányosságok Az indikátorok esetében sokszor találkozunk pontatlanságokkal, számszaki hibákkal, vagy akár értelmezhetetlen vállalásokkal. a helyszínen nem található meg a közbeszerzési eljárás teljes eredeti dokumentációja az eredeti árajánlatok nem állnak rendelkezésre a helyszínen az árajánlatok nem voltak összehasonlíthatóak az összesítőkben szereplő eredeti számlák adatai nem egyeznek az összesítőkön szereplő adatokkal beszerzett eszközök, gépek műszaki dokumentációja rendszeresen hiányos, nem teljes körű és nem áll rendelkezésre a helyszínen
Rendszeresen feltárt hiányosságok műszaki tartalom változásra vonatkozó változás bejelentések késve vagy egyáltalán nem kerülnek benyújtásra, azokra a helyszíni ellenőrzések során kell felhívni a figyelmet eszközlista pontosítása volt szükséges több alkalommal; a helyszíni szemlék során megállapított változás bejelentések oka általában a tervezett és a megvalósult eszközbeszerzés közti eltérés, illetve a műszaki tartalom módosulása
Projektek végrehajtását veszélyeztető egyedi ügyek a tervezés hiányosságaiból fakadó problémák a beruházásban a projekt tervezésekor a helyszínt nem mérték fel pontosan, a tervező vélhetően csupán térképmásolatból dolgozott Nagy összköltséggel rendelkező projektek esetében (pl.: kiemelt projektek) a többször eredménytelenül záró közbeszerzési eljárások miatt a megvalósítási időszak (24 hónap) nehezen tartható, vagy az előrehaladás nem megfelelő ütemben zajlik, megakad. a tervekhez, költségvetéshez képest a záró helyszíni ellenőrzésen eltéréseket tapasztaltunk, azonban azok bejelentését, vagy a vállalkozási szerződésmódosítást elmulasztotta a Kedvezményezett
2014-ben feltárt szabálytalanságok A feltárt problémák vagy szabálytalanságok a következők voltak: piaci áron felüli, túlzó árajánlat a kivitelező árajánlatában szereplő tételek csak részben kerültek beépítésre a ténylegesen elvégzett munkálatok és a kiállított számla mögötti teljesítés nincs összhangban a helyszíni ellenőrzést nem lehetett lefolytatni, a Kedvezményezett a helyszíni ellenőrzésen nem jelent meg, az ellenőrzést megtagadta.
Záró projekt fenntartási jelentésekhez (zpfj) kapcsolódó helyszíni ellenőrzések tapasztalatai a Kedvezményezett tartsa szem előtt, hogy azzal nem szűnik meg a feladata, hogy a Támogatási Szerződést megkötötte, és a megvalósítás időszaka lezárult, ügyelni kell arra is, hogy a fenntartási kötelezettségének eleget tegyen a projekttel foglalkozók személye a zárás óta megváltozott, de a személyi változások nincsen bejelentve a KSZ felé ebből adódóan: a PályTáj felületre sem tud belépni a Kedvezményezett, belépési kódok hiányoznak a projekt vállalásait nem ismerik a jelenleg ott dolgozók a tulajdonviszonyok (tulajdonosi szerkezetben bekövetkezett változás) megváltoztak, azonban a Kedvezményezett elmulasztotta azt bejelenteni a projektmenedzsmenttel kötött szerződés a fenntartási időszakra már nem vonatkozik, így a Kedvezményezett magára marad erre érdemes odafigyelni projektmenedzsment szervezet kiválasztásakor, vagy az utánkövetéses időszakban is alkalmazni hozzáértő embereket, szakértőket
Záró projekt fenntartási jelentésekhez (zpfj) kapcsolódó helyszíni ellenőrzések tapasztalatai a Kedvezményezett gyakran nem ismeri a releváns útmutatókat, az eljárásrendeket (az indikátor definíciós adatlapok, az esélyegyenlőségi útmutató, a fenntartható fejlődés érvényesítéséhez útmutatót) a Kedvezményezett nem tudja, hogyan kell igazolni egy-egy indikátor vagy vállalás teljesülését, ezért a valós érték helyett automatikusan beírja fenntartási jelentésbe a tervezett értéket (pl. bruttó hozzáadott érték számítás, munkavállalók száma nők, hátrányos helyzetűen) fontos, hogy a ZPFJ-ben a tényleges, valós adatokat adja meg a Kedvezményezett, hiszen a helyszíni ellenőrzéskor a ZPFJ-ben közölt adatok valóságtartalma, helyessége ellenőrzésre kerül az értékeket alátámasztó, megalapozó eredeti bizonylatok, dokumentumok, kimutatások vizsgálatával amennyiben az útmutató nem egyértelmű, vagy nehezen értelmezhető, hogy milyen dokumentummal lehet a vállalást igazolni, akkor a Kedvezményezett kérjen segítséget a KSZ munkatársától, különösen a helyszíni ellenőröktől! a Kedvezményezett nem ismeri a Támogatási Szerződés tartalmát, nem érzi, hogy a nem teljesítés súlyos szankcióval is járhat (pl. teremtett munkahelyekre tett vállalás elmaradása), a Kedvezményezett ismerje meg a Támogatási Szerződés tartalmát, nézze meg, hogy mit vállalt (vizsgálja meg, hogy a TSZ-ben szereplő vállalások összhangban vannak-e a pályázatai adatlapon vállaltakkal, eltérés esetén vegye fel a kapcsolatot a KSZ illetékes munkatársával TSZ módosítás, változás bejelentés benyújtása érdekében nyilvánosság biztosítása: a D típusú emlékeztető tábla hiányzik, azt azonban a fenntartási időszakban nem pótolták
Záró projekt fenntartási jelentésekhez (zpfj) kapcsolódó helyszíni ellenőrzések tapasztalatai dokumentumok megőrzésére vonatkozó szabályok betartásának hiánya (a helyszíni ellenőrzéskor nincsenek meg, vagy csak hosszas keresgélés után kerülnek elő az eredeti számlák, szerződések, engedélyek, tervek) kivitelezés, műszaki állapot vizsgálatakor gyakori hiba a karbantartás hiánya, pl.: tükör tartószerkezete megvan, de a tükör eltörött a vészjelző zsinórja leszakadt, nem pótolták a félfordítós akadálymentes zárat hagyományosra cserélték a praktikusság jegyében (kívülről, belülről is zárható) az ajtót időközben lefestették, de a kapaszkodót nem szerelték vissza a kerámiaburkolat megrepedt, törött, nem javíttatták megrongált, leszakított mosdókagylót nem pótolták ellopott ajtókilincsek, kapaszkodók, szaniterek, piperepolc a külső kapaszkodó rozsdás a burkolati jelek kopottak vagy egyáltalán nem látszanak (pl. parkoló kijelölése) a karbantartási munkálatok a fenntartási időszakban is el kell végezni! amennyiben műszaki tartalom változás történik, a Ksz-től engedélyt kell kérni, be kell jelenteni (pl. ráépítés, hozzáépítés)
Záró projekt fenntartási jelentésekhez (zpfj) kapcsolódó helyszíni ellenőrzések tapasztalatai a kialakított helyiséget nem a pályázatban leírt funkciónak megfelelően használják (pl. akadálymentes WC-t raktárnak használják) eszközbeszerzés: a helyszíni ellenőrzéskor nem is emlékeznek, hogy melyek voltak a pályázatból beszerzett eszközök, a helyszíni ellenőrzéskor az eszközök nem fellelhetők az indukciós hurkot nem tudják hova tették, mivel soha nem használták elromlott eszközöket (monitor, számítógép) kidobták, nem pótolták: ha elromlik, megsemmisül, akkor a selejtezés tényét a nyilvántartásban (könyvelés, leltári ívek, tárgyi eszköz kartonok stb.) megfelelően dokumentálni kell. Az elromlott eszközöket lehetőség szerint meg kell tartani, azokat a helyszíni ellenőröknek be kell mutatni, de az elromlott, ellopott, megsemmisült eszközöket pótolni kell! a technológiai változás vagy modernizáció miatti cserét, fejlesztést is be kell jelenteni
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!