NETVISOR XAPT ESETTANULMÁNY
Duplázott a Dynamics Microsoft Dynamics NAV mellett CRM A fejlett CRM-szolgáltatásokat kínáló bevezetési projekt egyik fő célja az SFA (sales force automation) megvalósítása volt a NETvisor Zrt-nél. Ezzel összhangban azonban a cél nem egy sales nyilvántartó rendszer bevezetése, hanem a sales és marketing üzleti folyamatok transzparenciájának és mérhetőségének megteremtése, valamint műszaki hatékonyságának növelése. A Microsoft Dynamics CRM 2011 alapokon megvalósított rendszer testre szabottan és hatékonyan fogja leképezni a projekt során kialakított eladási és marketing folyamatokat. László Péter, a NETvisor Zrt. CRM bevezetésért felelős projektvezetője A NETvisor Zrt. vezetősége 2011-ben stratégiai döntést hozott: fejleszti ügyfélkapcsolati tevékenységeit, és magasabb szintre emeli marketing folyamatait, amelyek támogatásához a Microsoft Dynamics CRM rendszert választották. A választás kézenfekvő volt, mivel korábban már több éves tapasztalatot gyűjtöttek a Microsoft Dynamics NAV vállalatirányítási rendszer alkalmazásának előnyeivel kapcsolatban. Mivel a NETvisornak egy ERP rendszerben elérhető ügyfélkapcsolati modul szolgáltatásainál komplexebb megoldásra volt szüksége, egy különálló, szintén Microsoft alapú CRM megoldást telepítettek, amely természetesen képes az ERP rendszerrel és az Outlookkal történő integrált együttműködésre. Mindkét rendszer bevezetésével az XAPT Hungary Kft-t bízták meg, így a NETvisor a testre szabást, és a folyamatos támogatást is ugyanattól a fővállalkozótól kapja. Az ügyfél A NETvisor Zrt. újgenerációs informatikai és kommunikációs megoldások megvalósítására, és szolgáltatások nyújtására specializálódott rendszerintegrátor. A cég több mint egy évtizedes fennállása során igényes, színvonalas szakmai munkájának köszönhetően a magyar informatika elismert, nagy tekintélyű szereplőjévé vált. A társaságot rendkívül erős szakmai és technológiai fókusz jellemzi, munkatársainak döntő többsége felsőfokú műszaki végzettségű. Tevékenységi körükbe tartozik az infokommunikációs támogató és szolgáltatás felügyeleti rendszerek, ICT infrastruktúra, informatikai biztonsági megoldások tervezése, megvalósítása, szakértői és outsourcing szolgáltatások nyújtása, valamint a kutatás és fejlesztés. 1
Az üzleti probléma A NETvisor Zrt. 2008-ban (akkor még kft-ként) olyan integrált rendszert keresett üzleti folyamatainak informatikai támogatására, amely képes hatékonyan kezelni a cég mindennapi gazdasági és pénzügyi feladatait. Korábban több, egymástól függetlenül működő, úgynevezett szigetalkalmazás segítette az ügyviteli munkát. Mivel a NETvisor tevékenysége nem a hagyományos termékértékesítésre, hanem magas szintű informatikai szolgáltatások projektszerű megter-vezésére és lebonyolítására épül, nehéz volt a piacon közvetlenül elérhető, azonnal telepíthető integrált vállalatirányítási rendszert (ERP) találni. A szigetmegoldások helyett olyan integrált vállalatirányítási rendszert kerestek, amely képes összhangba hozni a pénzügyi és a projektkezelési folyamatokat. A cég elvárásai között szerepelt például a pénzügyekhez kapcsolatos feladatok (számlázás, könyvelés, folyószámla-kezelés) közös adatbázisra épülő elvégzése, szintén fontos igény volt, hogy a különböző projektek is nyomon követhetőek legyenek. A megoldás A NETvisor Zrt-nél alaposan felmérték a hazai piacon elérhető ERP megoldásokat, s végül négy rendszer jellemzőinek egybevetése után választották ki a számukra leginkább megfelelőt. A Microsoft Dynamics NAV-val 2007 közepén, az XAPT Hungary Kft. által szervezett üzleti workshop rendezvényen találkoztak a NETvisor képviselői nem sokkal később az XAPT szakemberei egy komplett bemutató keretében ismertethették a vállalatirányítási rendszer szolgáltatásait. Végül azért választottuk az XAPT által ajánlott Microsoft Dynamics NAV-ot, mert ígéretes volt a rendszer rugalmassága, illetve az a megoldás, amit a bemutatókon láttunk. Az XAPT szakembereivel történt konzultációk eredményeként az ERP rendszer pénzügyi, könyvelési, készletgazdálkodási, beszerzési, számlázási és projektkezelési moduljait vásároltuk meg, és használjuk a bevezetés óta. Az egyes modulok szolgáltatásait azonban a NETvisor profiljához kellett igazítani, ezeket az adaptálási feladatokat az XAPT nagy szakértelemmel és precizitással valósította meg sőt, már a bevezetés előkészítése során is jó néhány egyedi fejlesztést elvégeztek. emlékezett vissza a kiválasztás és a bevezetés előzményeire Szendi Joó János, a NETvisor Zrt. egyik vezetője. A Microsoft Dynamics NAV 4.0-ás verziója 2008 közepén indult élesben az adaptálási feladatoknál különösen nagy kihívást jelentett, hogy időközben a NETvisor kft-ből részvénytársasággá alakult. Az átalakulás okozta nehézségek ellenére az XAPT határidőn belül, sikerrel fejezte be az előkészítést. 2008 közepén zökkenőmentesen zajlott le az éles indulás, ezt követően egy szupport-szerződést is kötöttünk a szállítóval. Azóta bebizonyosodott, hogy jó ötlet volt az átalánydíjas szerződés. A bevezetés óta felmerült fejlesztési igényeinkre megoldásokat kapunk. nyilatkozta a NETvisor illetékes szakembere. 2
A NETvisor Zrt. tevékenységében meghatározó szerepet játszik az értékesítési és marketing csapat is, akiknél egyre gyakrabban jelentek meg olyan igények, amelyek indokolttá tették a szoftveres támogatás megvalósítását, ezért a cég tanácsot kért az ERP rendszer szállítójától. Az XAPT szakemberei részletesen kifejtették, hogy a Microsoft Dynamics NAV alapcsomagjában elérhető CRM-funkciók főként a termékértékesítésre fókuszálnak, ami kiválóan alkalmazható egy standard ajánlatokkal dolgozó cég esetében (például a kereskedelemben, ahol ajánlatkéréseket, megrendeléseket, visszaigazolásokat kell nyilvántartani). Ezzel szemben a NETvisor olyan szolgáltatásokat értékesít, amelyekhez nem köthetők tipikus árlisták s mivel egyedileg összeállított projekteket hajtanak végre, így egyedi struktúrában kell követni a projekthez kapcsolódó valamennyi tényezőt is. Már a projekt indításakor meg kell határozni például a megvalósulás valószínűségét százalékban, a becsült befejezési dátumot, és egy sor egyéb jellemzőt amelyek összegzésével végül egy értékesítési előrejelzés (sales pipeline) is előállítható. Kiemelt szerepet kap még a marketing támogatása, mivel különböző szempontok szerint csoportosított ügyfeleik számára körleveleket küldenek ki, illetve rendezvényeket szerveznek részükre. A második lépcső: Microsoft Dynamics CRM 2011 A fejlett CRM-szolgáltatásokat kínáló bevezetési projekt egyik fő célja az SFA (sales force automation) megvalósítása volt a NETvisor Zrt-nél. Ezzel összhangban azonban a cél nem egy sales nyilvántartó rendszer bevezetése, hanem a sales és marketing üzleti folyamatok. transzparenciájának és mérhetőségének megteremtése, valamint műszaki hatékonyságának növelése. A Microsoft Dynamics CRM 2011 alapokon megvalósított rendszer testre szabottan és hatékonyan fogja leképezni a projekt során kialakított eladási és marketing folyamatokat. foglalta össze a második Dynamics rendszer bevezetésének célkitűzéseit László Péter, a NETvisor Zrt. CRM bevezetésért felelős projekt-vezetője. A vállalatirányítási rendszer szolgáltatásaival elégedettek voltunk, 2011-ben azonban be kellett látnunk, hogy a Microsoft Dynamics NAV-ban elérhető CRM funkcióknál teljesebb körű, komplexebb megoldást kellett keresnünk. A Microsoft Dynamics CRM funkcióit szintén az XAPT Hungary egyik workshopján ismertük meg, és már akkor sejthető volt, hogy a számunkra leginkább megfelelő megoldással találkoztunk. Később a NETvisor igényeinek megfelelően testre szabott bemutatón az XAPT szakemberei többek között azt is előrevetítették, hogy a Microsoft Dynamics NAV és a CRM rendszer között milyen adatok, milyen szempontok szerint szinkronizálhatók. Jól látszott, hogy a két Dynamics termék között létezik egy láthatatlan híd, amely lehetővé teszi a kétirányú adatforgalmat, és biztosítja a két rendszer integrált együttműködését. folytatta a projektvezető. Amikor a láthatatlan híd láthatóvá válik A láthatatlan híd valójában a Microsoft Dynamics termékcsalád újabb verzióinak egyik beépített funkciója az XAPT szakembereinek azonban szembesülniük kellett azzal a problémával, hogy a 2006-ban kiadott NAV 4.0-ás verzió még nem támogathatta a CRM 2011-es változatával történő együttműködést. Mivel a gyári konnektor nem automatikusan volt használható, ezért az XAPT munkatársai saját fejlesztéssel készítették el azt az illesztő-szoftvert, amelynek rendszerbe állításával a láthatatlan híd láthatóvá és átjárhatóvá vált és amelyen keresztül a két rendszer azóta is képes a hibátlan adatkommunikációra. 3
Döntésünknél fontos szempont volt, hogy az XAPT vállalta a két rendszer együttműködésének biztosítását. Tudtuk, hogy az informatikai cégeknél történt korábbi bevezetések tapasztalatainak eredményeként olyan szaktudással rendelkeznek, ami garantálja a gyors bevezetést is. 2011. október elején kezdtük a telepítést 2012 januárjától pedig már élesben használhatjuk a CRM rendszert. mondta Szendi Joó János, aki a NAV és a CRM rendszerek közötti integráció projektjét vezette. Azóta összesen több mint 25-en használják a CRM szolgáltatásait: a sales és marketing csapat mellett a projekt-vezetők is a rendszer segítségével végzik napi munkájukat. A marketing tevékenységben főként a létező és leendő ügyfelekkel történő kapcsolattartásra (körlevelek kiküldése, rendezvények és ügyféltalálkozók szervezése) használják a rendszert. A NETvisor tapasztalatai szerint azonban a Microsoft Dynamics CRM egyik leghatékonyabban használható funkciója az opportunity management, amely az üzleti lehetőségek minél pontosabb nyomon követését és elemzését is felkínálja. Ez a funkció biztosítja többek között a leendő projektek nyilvántartását, a megvalósulás valószínűségének százalékos becslését, a sikeres végrehajtásért felelős munkatársak és a projektben részt vevők adatait és elérhetőségeit, de a rendszerből előhívható az is, hogy az adott opportunityból, azaz üzleti lehetőségből létrejött projekt befejezése mikorra várható. A Dynamics CRM 2011 képes a jól ismert Microsoft Outlookkal történő integrált együttműködésre, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy az Outlook felületén új ikonnal jelenik meg a CRM, illetve az onnan elérhető szolgáltatáscsomag. Így az üzleti levelezésre, az üzleti találkozók megszervezésére és az archiválásra nem kell külön rendszert használni, a NETvisor munkatársai továbbra is a már meg-szokott Outlookban dolgozhatnak, de közvetlenül elérhetik a CRM rendszerben tárolt információkat is. Eredmények és tapasztalatok A Microsoft Dynamics NAV rendszerrel a NETvisor részleges gazdasági irányítást valósíthatott meg. Mindezeken túl az ERP rendszer az üzleti kontrollhoz is támogatást nyújt. Ennek alapja, hogy az online működő rendszerben minden, a napi üzletvitelben fontos adat azonnal megjeleníthető, a vezetők és a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók minden pillanatban az aktuális állapotot látják. Tekintettel arra, hogy mindezen folyamatok integráltan működnek a pénzügy és számvitel területekkel, így biztosított az egyes divíziók feletti kontrolling, illetve a teljes cég feletti ellenőrzés. Az előrejelzés természetesen az értékesítési oldalon kiemelt fontosságú. A következő év üzleti tervének összeállítását értelemszerűen főként az határozza meg, hogy milyen üzleti lehetőségek vannak kilátásban. Ugyanakkor így mérhetővé és év közben is értékelhetővé válik az értékesítők munkája, mivel bármikor lekérdezhető, hogy egy-egy értékesítő az adott pillanatban hány százalékát érte el az év elején vállalt teljesítményének. Mivel az üzleti életben folyamatosan merülnek fel új igények, a NETvisor Zrt. két Dynamics rendszerében is szükség van finomhangolásra. A különböző szempontok szerinti elvárásokat az XAPT szakemberei megoldják egyedi fejlesztésekkel, de az ERP rendszer szolgáltatásaiban jelentős előrelépést csak a verziófrissítés eredményezhet. A NETvisor Zrt-nél jövőre tervezik, hogy átállnak a Dynamics NAV 2013-as változatára, amely a vállalatirányítási folyamatok magasabb színvonalú informatikai támogatását biztosítja majd. 4
Rövid összefoglaló Microsoft Dynamics NAV mellett CRM - tökéletes összhang Ország Magyarország Iparág Informatika Ügyfélprofil A NETvisor Zrt. újgenerációs informatikai és kommunikációs megoldások megvalósítására, és szolgáltatások nyújtására specializálódott rendszerintegrátor. A cég több mint egy évtizedes fennállása során igényes, színvonalas szakmai munkájának köszönhetően a magyar informatika elismert, nagy tekintélyű szereplőjévé vált. Az üzleti helyzet A NETvisor Zrt. olyan integrált rendszert keresett üzleti folyamatainak informatikai támogatására, amely képes hatékonyan kezelni a cég mindennapi gazdasági és pénzügyi feladatait. Korábban több, egymástól függetlenül működő, úgynevezett szigetalkalmazás segítette az ügyviteli munkát. Meghatározó szerepet játszik az értékesítési és marketing csapat is, akiknél egyre gyakrabban jelentek meg olyan igények, amelyek indokolttá tették a szoftveres támogatás megvalósítását. Előnyök A Microsoft Dynamics NAV rendszerrel a NETvisor részleges gazdasági irányítást valósíthatott meg. Mindezeken túl az ERP rendszer az üzleti kontrollhoz is támogatást nyújt. Tekintettel arra, hogy mindezen folyamatok integráltan működnek a pénzügy és számvitel területekkel, így biztosított az egyes divíziók feletti kontrolling, illetve a teljes cég feletti ellenőrzés. Az előrejelzés természetesen az értékesítési oldalon kiemelt fontosságú. Megoldás Microsoft Dynamics NAV és CRM 5