Gyakorlatorientált képzési programok kidolgozása a turisztikai desztináció menedzsment és a kapcsolódó ismeretanyagok oktatására TÁMOP-4.1.2-08/1/A-2009-0034 projekt Regionális turisztikai menedzsment /BSc/ /Differenciált szakmai ismeretek modul/ Információs irodák menedzsmentje /A tantárgy neve/ Debreceni Egyetem Gazdálkodástudományi és Vidékfejlesztési Kar Pannon Egyetem Georgikon Kar Szegedi Tudományegyetem Mérnöki Kar A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg.
15. Előadás témakörei Az információs irodák rendezvényszervező tevékenysége IV. Speciális rendezvény: a study-tour; Az irodák szerepe a konferenciák szervezésében; A rendezvényszervezés beszállítói köre; A rendezvényszervezés dokumentumai: tervek, ajánlatkérések, szerződések; Együttműködés más rendezvényszervezőkkel;
A study-tour, mint speciális turisztikai rendezvény A study-tourok- (PR rendezvények) 1./szakmai tanulmányutak a média, az utazásszervezők, utazásközvetítők, és más partnerek számára, a cégek, a település, a térség, a desztináció turisztikai termékeinek, szolgáltatásainak helyszínen történő bemutatása, azok minőségéről, tapasztalati úton történő meggyőzése értékesítés céljából. 2./ szakmai tanulmányút szakemberek részére ismeretek megszerzése céljából (pl. külföldi desztinációk látogatása) A költségviselés szerint: 1./ Szakmai tanulmányút a leendő, potenciális üzletfeleknek, vagy a média képviselői részére szervezett rendezvény, amelynek költségeit a meghívó fizeti. 2./ Szakmai tanulmányút, amelyet a résztvevők fizetnek, bizonyos szakmai ismeretek megszerzése céljából. Időtartama szerint: Egy vagy több napos;
A bemutatott turisztikai termékek szerint: Turisztikai cégek (szálláshelyek, gasztronómia, épített örökségek, műemlékek, szórakozató létesítmények, stb.) Földrajzi egységek vonzerői és szolgáltatásai (Balaton, főváros, puszta, Tisza-tó, Nemzeti parkok) Települések, (falu, város,) térség, desztináció, ország komplex turisztikai termékei, szolgáltatásai; A study tour a meghívottak szerint lehet: Helyi, regionális, országos és nemzetközi; 1./ Az értékesítés céljából szervezett study tourokat a leggyakrabban az értékesítési csatorna tagjai (utazási irodák, utazásközvetítők, utazásszervezők) és a sajtó képviselői számára szervezik. Az értékesítési csatorna részére szervezett study tourok: A szervezés előkészítő feladatai: A study tour céljának meghatározása: bemutató jellegű, üzletkötési célú; A bemutatandó termékek meghatározása: Pl. Balatoni desztináció szálláshelyek A tanulmányút időpontjának és időtartamának meghatározása;
A tanulmányút útvonalának, állomásainak meghatározása, egyeztetés a fogadóhelyekkel, a programok kialakítása; A study tour költségvetésének megtervezése (szállás, utazás, étkezés, programok) A meghívottak körének meghatározása: területi meghatározás (honnanország, térség), szervezeti szintek, (vezetés, specialisták), egységek (pl. utazási irodák, utazásközvetítők, stb.) alapján; Meghívók elkészítése és elküldése, visszaigazolás kérése; A study tour személyi feltételeinek biztosítása (a fogadóhelyeken érintettek, a tanulmányút vezetője, moderátorai, tolmácsok; A létszámarányos szolgáltatások megrendelése, szerződések; A fogadóhelyek programjainak egyeztetése; (időpont, helyszín, szolgáltatások, ajándékok) A háttéranyagok( tájékoztatók, prospektusok, térképek, programajánlók) összeállítása, csomagok elkészítése; A tanulmányút forgatókönyvének elkészítése, egyeztetése az érintettekkel; A tanulmányút lebonyolítása; - forgatókönyv szerint;
Utómunkálatok: A tanulmányút értékelése - szervezők, fogadóhelyek (vélemények begyűjtése, a résztvevők megkérdezése kérdőív, üzleti ajánlatok, üzletkötések) A tanulmányút költségeinek elszámolása, (számlák kifizetése, bizonylatok összegyűjtése) 2./ A média számára szervezett study tour esetén a cél nem közvetlenül az értékesítés, hanem a kommunikáció; A meghívottak köre a szakmai sajtó képviselőinek területi; ( regionális, országos, nemzetközi) és a konkrét sajtóorgánumok (utazási magazinok, turisztikai szaklapok) szerint meghatározott; A további teendők azonosak a fentiekkel és plusz: A sajtó számára szervezett study tourok esetében a megjelent tudósítások, cikkek jelentik a rendezvény sikerét, amelyeket a szervezők gyűjtenek;- sajtófigyelés
Az információs irodák feladatai a konferenciák szervezésében Az információs irodák közvetve és közvetlenül (saját szervezésű) is lehetnek érintettek a konferenciák szervezésében; A desztinációban zajló turisztikai, területfejlesztési tanácskozások konferenciák előkészítő, szervező és lebonyolító tevékenységében; - meghívandók címlistájának összeállítása; - szállásközvetítés; - programajánlatok készítése; - a kiegészítő programok szervezésben való közreműködés, (hölgyprogramok, városnéző séta); - konferenciacsomag anyagának összeállítása (prospektusok, térképek, menetrendek, stb.); - helyszínen (információs szolgáltatás)
Saját szervezésű konferenciák, tanácskozások Általában a szakma részére, a TDM szervezet által szervezett konferenciák teljes körű lebonyolítása; A TDM vezetése a szakmai bizottság, az információs irodai alkalmazottak a lebonyolító szervezet a konferencia szervezésben; A TDM vezetése határozza meg a konferencia célját, témáját, a meghívott előadók minőségét, számát, a konferencia szakmai programját, helyszínét, időpontját, időtartamát és a meghívottak körét; Az információs iroda feladatai: A helyszín bejárása, technikai, tárgyi feltételek egyeztetése, esetleg megrendelése; A meghívottak címlistájának összeállítása, meghívók elkészítése, elküldése, részvételi szándékok begyűjtése; A résztvevői létszám ismeretében szállás, étkezés, fakultatív programokkal kapcsolatos ajánlatkérések, megrendelők, szerződések;
- a konferencia költségvetésének elkészítése ( szállás, étkezés, egyéb költségek ismeretében részvételi díjak kialakítása) - a résztvevők számára a teljes program és részvételi feltételek megküldése (díjak befizetésének módja, határideje) - egyeztetés a konferencia előadóival ( előadások témája, bekérése, technikai feltételek egyeztetése, tiszteletdíj, költségtérítések ) - a konferencia személyi feltételeinek biztosítása( hostessek, információsok) - a konferencia sajtónyilvánosságának biztosítása (sajtótájékoztató szervezése) - amennyiben saját fotó-vagy dokumentum kiállítás kíséri a konferenciát kiállítás anyagának begyűjtése, kiállításra való alkalmassá tétele; - ha más kiállítók (utazási irodák, szolgáltatók, stb) részére biztosít kiállítási lehetőséget (bérleti díjak megállapítása, kiállítási terület kialakítása, standok, katalógus, stb)
- a konferenciacsomag összeállítása; - a konferencia vendéglátásának megszervezése ( kávészünetek, catering, fogadás, stb.) - a konferencia technikai forgatókönyvének elkészítése, eligazító munkaértekezleten az érintettekkel történő megbeszélése; Az információs iroda a konferencia lebonyolításában koordinátor, irányító, ellenőrző szerepet tölt be és felel a rendezvény sikeréért; Az utómunkálatok során teljes körű elszámolással tartozik a szakmai szervező bizottságnak (szakmai, pénzügyi): - értékelés; - pénzügyi elszámolás,; - dokumentálás, archiválás; - beszámoló készítése a szakmai szervező bizottság felé (TDM) - köszönetnyilvánítások;
A rendezvényszervezés beszállítói: A rendezvények beszállítói azok a cégek, szervezetek, amelyek külsősként, szerződéssel biztosítják a tárgyi, technikai, személyi feltételeket ; Minden rendezvény más-más beszállítói körrel dolgozik. Mindig a rendezvény műfaja, tartalma, nagysága határozza meg a beszállítói kört; A beszállítói kör általában: szállodák, éttermek, party szervizek, utazási irodák, helyszínek, kereskedelmi egységek, közlekedési vállalatok, cégek, konferenciatechnikai vállalkozások, (tolmácsberendezés, hang, fény), dekorációs műhelyek, nyomdák, hostess ügynökségek, tolmácsok, stb. Az információs irodák a beszállítókkal szerződéses jogviszonyt létesítve adnak megbízást a szolgáltatások; A megfelelő beszállító kiválasztása ajánlatkéréssel, majd megrendelő és szerződés biztosítja a szabályos ügyletek lebonyolítását ;
A szabályos szerződés biztosítja a rendezvény kockázatának minimalizálását; A szakszerű pénzügyi tranzakciók lebonyolításához elengedhetetlen a pénzügyi szakember- (belső vagy külső ) A rendezvények alapdokumentumai: Feladatterv- a feladatok időrend és fontosság szerinti felsorolása, felelősökkel, határidővel; Időterv a feladatok egymáshoz viszonyított időbeli tervezése, határidővel kritikus időpontokkal; Költségterv- előzetes ajánlatok alapján a költségek (kiadások, bevételek)+ becslése; Program A rendezvény programjai időrendben, kezdési időpontokkal, helyszínnel, közreműködőkkel, a program részleteivel Forgatókönyv- A rendezvény programja a fentiek szerint, kiegészítve a technikai, tárgyi, személyi feltételekkel, határidővel, felelősökkel
Technikai forgatókönyv mint a forgatókönyv azzal a különbséggel, hogy a technikai szakemberek (helyszín berendezők, hang- fénytechnikusok számára készül és a technikai feltételek kiemeltek. Költségvetés- a szerződések és számlák, a kifizetési és bevételi bizonylatok szerinti végleges kiadás-bevétel; Ajánlatkérés- A szervező által a beszállítók felé megfogalmazott ajánlatkérés, amely a rendezvény minden adatát az az igényelt szolgáltatás paramétereit (idő, szolgáltatás tartalma, ár, fizetés módja, opció, stb.) tartalmazza Megrendelő az ajánlat alapján elkészített megrendelés, konkrét feltételekkel, - két oldalú aláírás (visszaigazolás esetén) szerződéséként is felfogható; Szerződés- két oldalú megállapodás a teljes szolgáltatásról, a feltételekről (mindkét fél részéről) az árról a fizetés módjáról és a szankciókról. Általában jogi szakember készíti;
Együttműködési formák a rendezvények szervezése során: Teljes körű rendezvényszervező cégekkel: konferenciaszervező irodákkal, amennyiben az iroda alvállalkozásként működik közre más konferenciák szervezésében (utazási irodák és kongresszus szervező irodák) - az információs iroda megbízással, helyi lebonyolítóként részfeladatok elvégzésére vállalkozik( jutalék, fix összeg) szállásközvetítés, foglalás, helyszín, konferenciacsomag, stb. - szálláshelyek, party szervizek, vendéglátó egységek, konferenciatechnika, közlekedési cégek, vállalkozások, turisztikai helyek (múzeumok, fürdők, nemzeti parkok, stb.) - mint beszállítók- ajánlatkérés, megrendelés, stb (jutalék, fix költség) - a lebonyolításban megbízással a feladatok függvényében (regisztrálás, információszolgálat, hostess, idegenvezetés, stb.) Együttműködés vásári jelenlét, vagy vásárszervezés során: Vásári jelenlét esetén a vásárt szervező céggel: helyfoglalás,( stand elemeinek tisztázása, stand méret, technikai elemek, ár, fizetési feltételek, stb)
A desztináció által szervezett vásáron résztvevő desztináció tagok és más desztinációk szervezése (személyes jelenlét, képviselet, feltételek, stb.) - a vásár feltételeinek megteremtéséhez szükséges kapcsolatok beszállítói szinten: helyszín, standépítők, kiadványszerkesztők, nyomdák, szállítók, szálláshelyek a vásár helyén, bemutatózó cégek (gasztronómia, kézművesek, művészeti csoportok, stb.); - a vásár nyilvánosságának megteremtéséhez: médiakapcsolatok, a sajtórendezvények; Az információs iroda együttműködése study tourok esetén: A tanulmányúthoz kapcsolódó fogadóhelyekkel érdekazonosság alapú együttműködés; Sajtóval, ha a study tour célcsoportja, mint résztvevőkkel, a tanulmányút sikere érdekében megkülönböztetett kapcsolat; Beszállítókkal szerződés, megbízás ( szállás, étkezés, utazás, stb.) A desztinációban zajló fesztiválok egyedi kulturális, sport események esetén:
Saját szervezés esetén: A rendezvényszervezés teljes folyamatának (tervezés, előkészítés, lebonyolítás, utómunkálatok) ügyleteiben felmerülő valamennyi kapcsolatrendszer (korábban már tanult módon) Más szervezet, intézmény, stb. által szervezett rendezvény esetén: - laza együttműködés, leggyakrabban a közönségszervezés feladatainak ellátására,( reklám, jegyértékesítés) jutalék ellenében;
AZ ELŐADÁS ISMERETANYAGÁNAK ÖSSZEFOGLALÁSA Az előadás az információs irodák rendezvényszervezői tevékenysége közül kiemelten tárgyalja a speciális turisztikai rendezvényt: a study tour-t, (szakmai tanulmányút) a rendezvény célját, célcsoportját, a rendezvény szervezésének folyamatát. A konferenciák szervezésének teljeskörű vagy részleges szervezésének ismeretei, az irodák lehetőségei a konferenciák szervezésébe való bekapcsolódásra. Saját szervezésű konferenciák szervezésének ismeretei; A rendezvényszervezési tevékenység általános beszállítói körének ismertetése; A rendezvényszervezés dokumentum típusai; Az irodák kapcsolatrendszerei a rendezvényszervező, cégekkel, szervezetekkel;
Előadás tananyagához kapcsolódó kérdések Vizsgakérdések: 1./ Milyen céljai lehetnek az iroda által szervezett study tourok- nak? 2./ Sorolja fel a konferenciaszervezés folyamatát! 3./ Milyen feladatai vannak a szakmai bizottságnak (TDM szervezet vezetése!) 4./ Soroljon fel a konferenciaszervezés dokumentumai közül legalább hármat! Gyakorlatorientált, kompetenciát fejlesztő kérdés/ek: Indokolja meg az információs iroda rendezvényszervezői tevékenységének jelentőségét!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! A KÖVETKEZŐ ELŐADÁS TÉMAKÖRE: Szponzorálás, szponzorkeresés, pályázati lehetőségek az információs irodákban Az előadás anyagát készítette: Kálmánné Bodó Edit