Coordination Committee Meeting for the SIGNAL Iduna Group A pénzügyi közvetítői tevékenységhez kapcsolható visszaélések egyes kérdései 2009. november 23. Váczi Imre Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyelete
Tematika Belső védelmi vonalak ügynöki visszaélések visszaszorítására irányuló tevékenysége A pénzügyi intézmények, illetve a velük szerződéses jogviszonyban álló ügynökök k kapcsolatait szabályozó szabályzatok A szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelésére, nyilvántartására vonatkozó szabályzatok Pénzkezelés A Felügyelet által vezetett közvetítői nyilvántartásokba történő adatrögzítés Ügyfelek tájékoztatása, együttműködés Oktatás A közvetítői visszaélések visszaszorítása Egyéb kérdések a közvetítő alvállalkozója 2
Belső védelmi vonalak ügynöki visszaélések visszaszorítására irányuló tevékenysége Tapasztalat Abelső ellenőrzés az esetek túlnyomó többségében az elvárt területeken a vizsgálatokat lefolytatta. A belső ellenőrzési jelentések tárgyalását az érintett felügyelő bizottságok csak kéi érintőlegesen tették meg, a jl jelentésekben foglaltakkal kapcsolatban elvárások, intézkedések nem kerültek többnyire megfogalmazásra. Biztosítók: gyenge compliance tevékenység. A folyamatba épített ellenőrzések széles skáláját alkalmazzák a visszaélésekkiszűrésére kiszűrésére, de egyes intézmények esetében az érintett részlegek jelentései nem mindig jutnak el szükséges szervezeti egységekhez. 3
Elvárások Belső védelmi vonalak ügynöki visszaélések visszaszorítására irányuló tevékenysége A pénzügyi szervezet független belső ellenőrzési tevékenysége é ki kell, hogy terjedjen az ügynökökkel kapcsolatos üzleti folyamatokra, jogviszonyokra is. Abelső ellenőr a tapasztalatairól a Felügyelő Bizottságot, továbbá a pénzügyi szervezet vezetését, valamint a rendszerkockázatot hordozó vagy egyéb nagy súlyú hiányosság esetén a Felügyeletet is tájékoztassa. A készpénzátvételt igazoló szigorú számadású bizonylatok (szakmai) vezetői ellenőrzése. A közvetítők kiválasztása és átvilágítása során körültekintően kell eljárni (dokumentumok). 4
Elvárások Belső védelmi vonalak ügynöki visszaélések visszaszorítására irányuló tevékenysége Prevenciós tevékenység nem függhet a közvetítő által szerzett gyakorlattól, azaz azt minden egyes közvetítővel kapcsolatban hasonló mélységben, terjedelemben szükséges elvégezni. Az ügynöknél található formanyomtatványok száma igazodjon az általuk végzett tevékenység méretéhez és összetételéhez. Ha használnak pecsétet: pecsétnyilvántartás, egyedileg azonosítható pecsétek. A fel nem használt szigorú számadású bizonylatok eltulajdonításáról, elvesztéséről ügyfelek tájékoztatása (pl. internet) 5
Elvárások Belső védelmi vonalak ügynöki visszaélések visszaszorítására irányuló tevékenysége Inaktív ügynökök: minimális teljesítmény elvárások írásban rögzítése, jogviszony megszüntetés esetén törlés minél hamarabb, belső szabályzat és szerződés a közvetítővel történő elszámolás menetére, lépéseire, így különösen a szigorú számadású formanyomtatványokkal, bizonylatokkal, pecsétekkel történő elszámolásra, azok határidejére. Jogviszony megszűnését követően ilyen bizonylatok, eszközök a közvetítőknél ne maradjanak. 6
A pénzügyi intézmények, illetve a velük szerződéses jogviszonyban álló ügynökök kapcsolatait szabályozó szabályzatok Tapasztalat Diszharmonia a szabályzatok, a gyakorlat és a szerződések viszonylatában, olykor a szabályzatok kés szerződések mást tartalmaznak. Típushibák a megbízási szerződésekben a felelősségi kérdések nincsenek pontosan szabályozva, továbbá a díjak átvételével kapcsolatos rendelkezések nem egyértelműek. Elvárás fenti hibák elkerülése, továbbá rendszeresen felül kell vizsgálni ia belső ő szabályzatok, a közvetítői títőitevékenységre é irányuló szerződések és a gyakorlat összhangját. 7
A szigorú számadás alá vont nyomtatványok kezelésére, nyilvántartására vonatkozó szabályzatok Hogyan követhető nyomon, ha nincs sorszámozás? Jó példa: az ajánlatokat a szigorú számadású nyomtatványokkal azonosan kezelik, szabályozva van továbbá az is, hogy egy közvetítőnél hány ajánlat, illetve nyugtatömb lehet. Elvárás: rendelkezzen egyedi sorszámozással (azonosítóval) és felhasználása napra készen nyomon követhető és ellenőrizhető legyen a nyilvántartásokkal összhangban 8
Pénzkezelés Legjobb gyakorlat: a közvetítő (ide nem értve közvetítői tevékenységet végző hitelintézeteket) nem vesz át az ügyféltől közvetlenül pénzeszközt, ezzel elkerülhetők az ebből eredő ügyfélpanaszok, egyszerűsödik a pénzmosás megelőzési szabályok betartása. Amennyiben a közvetítő átvehet pénzeszközt, akkor annak nagyságát, illetve a pénzügyi szervezethez továbbítás feltételeit a pénzügyi szervezet egyértelműen szabályozza, és megfelelő módon tájékoztassa az ügyfeleket: az ügyfélnyomtatványokon kiemelt módon szerepeljen, legyen maximum értéke, ügyfelekkel szükséges megismertetni az ezekkel kapcsolatos valamennyi eljárási mechanizmust (pl.: külön nyilatkozat megtétele, a befizetések módja, az arról történő visszaigazolás formája). 9
A Felügyelet által vezetett közvetítői nyilvántartásokba történő adatrögzítés Problémák Elvárás a naprakészséggel, a valóságtartalommal. Ellenőrzés terjedjen j ki az adatok minőségére, az adattovábbítás eredményes megtörténtére, a jogszabályi határidők betartására, akkor is, ha automatikus a rendszerek adattovábbítása! Akkor is legyen nyilvános intézményi é i közvetítői títőilista, ha nincs ilyen jogszabályi kötelezettség! Közvetítő megbízottja, alvállalkozója rögzíteni kell! 10
Ügyfelek tájékoztatása, együttműködés Eseti, rendkívüli befizetések beérkezéséről minden alkalommal tájékoztassák az ügyfeleket. Írásos, az ügyfél számlájának aktuális helyzetét bemutató dokumentum (egyenleg, forgalom, be- és kifizetések, stb.) közvetlenül juttassa el a pénzügyi szervezet az ügyfél részére, annak továbbításában semmilyen szerepet ne kapjanak a közvetítők. Egy ügyfél egy szerződése egy szerződésszámon fusson, Szerződéses szinten rendezzék, hogy mi tekinthető teljesítésnek, kitérve a teljesítés helyére, határidejére, módjára. Ha közvetítő több pénzügyi szervezet egymással összehasonlítható termékét közvetíti, biztosítsa az ügyfélnek a választás, döntés lehetőségét. 11
Oktatás Hatékony képzés, akkor is ha jogszabály ezt nem teszi kötelezővé. A pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzésével és megakadályozásával összefüggő oktatást ott, ahol ez eddig nem történt meg - egészítsék ki a visszaélések felderítésével és visszaszorításával kapcsolatos speciális képzéssel. Visszamérés (vizsga). 12
A közvetítői visszaélések visszaszorítása Legyen compliance egység, olyan pénzügyi intézménynél is, ahol azt jogszabály (még) nem írja elő. Készítsenek külön szabályzatot t a visszaélések felderítése, megakadályozása és megelőzése érdekében. Szűrőrendszer alkalmazása (IT támogatott) Ha szabálytalanságot, visszaélést észlelnek a közvetítő tevékenysége során, melyek a pénzügyi piacok prudens és átlátható működését veszélyeztetik: jelentsék be/fel a hatóságoknak. (PSZÁF, nyomozó szervek). Ha bűncselekményt észlelnek, még ha a kár meg is térül: nyomozó hatóságok értesítése (írásos forma). Hamis okiratok (bizonyítványok) kérdésköre. 13
Egyéb kérdések a közvetítő alvállalkozója Közvetítő alvállalkozója Elv: a közvetítő felelőssége kiterjed a nevében eljáró személyek tevékenységére is A megbízási szerződése igazodjon a pénzügyi intézményekkel megkötött szerződésekhez határidők, feltételek, elvárások, kötelezettségek (különösen: díjtovábbítás) terén. Alvállalkozók ellenőrzése (ellenőrzési rendszer). Elkülönített ügyfél(pénz) számla megléte. Alvállalkozóra érkező ügyfél-jelzések, panaszok kezelése. Szankció lehetősége a jutalékon keresztül. Szakmai (jog)szabályok ismerete elengedhetetlen. A regiszterben rögzítés (lásd 10. dia). 14
Köszönöm a figyelmet! 15