Barcelona Berlin Boston Budapest Düsseldorf Madrid Munich Prague Stuttgart Vienna Zurich www.ifua.hu dr. Kupás Tibor Molnár Tamás Budapest, 2007. november 7-8. FITT Workshop Beruházás- és projekttervezés, projekt menedzsment informatikai támogatási lehetőségei IFUA Horváth & Partners Kft.
Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Feladat A rendelkezésre álló idő 5 perc 2
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja A funkciókból indulunk ki Nem lesz teljeskörű az informatikai támogatási lehetőségek bemutatása A rendszerek (élő) bemutatására törekszünk 3
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja 4
Az OLAP fogalma Az OLAP rendszerek képesek arra, hogy az adatokat az üzleti gondolkodásnak megfelelő formában láttassák. Például a költségekkel kapcsolatos kérdés sohasem egyszerűen annyi, hogy Mennyit volt a költség?, hanem Mennyi volt a karbantartási költség C területen márciusban, összehasonlítva a tervekkel? ami máris egy négy dimenziós kérdés. Idő X = 1500 db Költségtípus X Terület Analízisre optimalizált rendszerek Rugalmas, felhasználóbarát rendszerek Az elemzés folyamatos (on-line) OLAP rendszerek Történeti adatokat Multidimenzionális modellt használnak Aggregált adatokkal dolgoznak tartalmaznak Az üzleti kérdések mindig bizonyos dimenziók mentén fogalmazhatók meg. Ezek képezik a multidimenzionális modellezés alapját. 5
Decentralizált tervezés és beszámolás egy termelővállalatnál A felépített tervezési és beszámolási rendszer integrálja a Lotus és SAP rendszerekben rendelkezésre álló adatokat és keretet ad a tervezési folyamatnak. Bizonyos funkciók SQL adatbázisban lettek megvalósítva. Param1 Param2 Param3 SQL Tervadat Közbenső terv Kész terv Tény Lotus SAP SQL 6
Egy alacsony dimenziós kocka könnyen kezelhető felületet ad a manuális tervezéshez Betöltött SQL adat Döntési változók Részletes tervadatok Pénzügyi mutatószámok Cash flow terv 7 Vessük össze az itt látható szám és más adatokat a következő dián szereplőkkel!
Az igazi elemzőeszköz a multidimenziós adatkocka * * ** ** Megfigyelhető OLAP sajátosságok: dimenziók, hierarchiák, felgörgetés lefúrás, szabályok, nyomkövetés, kockaforgatás, mi-van-ha elemzés, egységes adatbázis-különböző nézetek. 8
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja 9
Egy közüzemi szolgáltató valamivel komplexebb tervező és beszámoló modellje 10
A tervezést részben megköthetik a műszaki körülmények A terv összeállítását műszaki alapmutatókból képzett komplex mérőszám szerinti sorbarendezés segíti. 11
A tervbe kerülő projektek kiválasztása automatizálható Értelmezés: Mekkora a kumulált erőforrásigény, ha összeadjuk az adott sorban szereplő projekt erőforrásigényét minden nála fontosabb ÉS megvalósításra kiválasztott projekt erőforrásigényét. A projekt megvalósítható, ha a kumulált igény egyetlen erőforráskorlátot sem halad meg. Ellenkező esetben tovább kell lépni a fontossági sorrendben következő projektre (ennek erőforrásszükségletével végezve a kumulálást). A modellből következtetéseket vonhatunk le az erőforrások viszonylagos szűkösségére vonatkozóan. 12
Végül információkat kapunk a felhasznált és felesleges erőforrásokról A modell természetesen egy sokdimenziós kockát is tartalmaz, amelyben a terv projektszinten, részletesen elemezhető (tbk_projekt_osszegzo) 13
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja 14
A projektportfólió menedzsment legfőbb célja a portfólió üzleti értékének maximalizálása Portfolió mérése a hatékony határérték görbéhez viszonyítva A projektportfolió üzleti értékének maximalizálása adott költségvetési peremfeltételek között (költség, erőforrások) fejlett modellek segítségével A kiválasztott portfolió összevetése a stratégiai célokkal 15
Bizonyos száll llítók k integrálj lják k PM és s a PPM rendszereiket Gov Phases: PPM Life Cycle Steps: Complete Project Request Form Create Select Plan Manage 1 st Review 2 nd Review Business Case Development 1 Resource Requirements 2 Cost Estimates 3 Benefit Forecasts 4 Strategic Alignment Assessment 5 Risk Assessment 6 Phase & Milestone Planning 1 2 3 1 2 3 Portfolio Prioritization Strategic Value Financial Value Risk Value Portfolio Optimization Charting Analysis Constraint Analysis Adv Portfolio Analytics Portfolio Selection Detailed Planning 1 Develop Project Plan 2 Assign Named Resources 3 Define Inter-dependencies Final Approval Baseline Portfolio Tracking 1 Change Request Mgmt 2 Status Reporting 3 Portfolio Re-Optimization Project Tracking 1 Project Tracking 2 Resource Mgmt 3 Time Reporting 4 Issues & Risk Mgmt 5 Document Mgmt 6 Team Collaboration Completed Microsoft EPM Solution: Portfolio Builder Portfolio Optimizer Portfolio Dashboard 16
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja 17
A projektmenedzsment szoftverek egyes projektek tervezését és végrehajtásának követését támogatják 18
Tartalom A mai előadás gondolatmenete Mit várunk el az informatikától a beruházásokkal, projektekkel kapcsolatban Beruházási döntések támogatása Gazdasági szempontok figyelembevétele Korlátok érvényesítése Stratégiai szempontok érvényesítése vagy PPM szoftverek Beruházások (projektek) megvalósításának támogatása Egyedi projekt tervezés és követés Projektmenedzsment (hálótervező) rendszerek A végrehajtás controllja 19
A gyors terv-tény összehasonlítás lehetővé teszi az azonnali beavatkozást A tény és terv értékek mellett a kettő abszolút és viszonylagos eltérése is leolvasható. A multidimenzionális eszköz segít feltárni a problémás pontokat, megmutatja az eltérések nagyságát, és gyors, megalapozott korrekciót tesz lehetővé. 20
Összefoglalás Üzenetek Beruházások/projektek támogatására sokféle eszköz létezik. Ezek funkcionalitása eltérő, sokszor egymással átfedő. Az IT eszközök megválasztása nem könnyű feladat. A megoldásnak illeszkednie kell a cég tevékenységéhez, piaci helyzetéhez, stratégiájához, jelenlegi gyakorlatához, projektkultúrájához, stb. A multidimenzionális eszközök a sokszempontú tervezés és ellenőrzés hatékony segédeszközei. A projektek folyamatára teljes IT támogatást kiépíteni felér egy ERP bevezetéssel természetesen a hozzátartozó folyamatok (újra?)szervezéssel együtt. Érdemes a meglevő ERP rendszer projekt támogató funkcióit használni. Javasolt a projektek IT támogatásában egyszerre kis lépéseket tenni. (Újabb ERP bevezetést nem visel el a cég.) A választott megoldás induljon ki a jelenlegi gyakorlatból, legyen lépésekben bevezethető, és illeszkedjen egy hosszútávú koncepcióhoz. 21