5 beszerzési csapda. Tippek, hogyan kerüljük el. Vajon Ön is elköveti? e-book Gáll Tünde www.donteselokeszites.hu -1-
1., nem megbízható, hiányos információk alapján próbálja elıkészíteni beszerzési döntéseit Amikor felmerült egy probléma, cégvezetıként gondolhatjuk, hogy miért ne tudnánk elıkészíteni saját döntéseinket. Hiszen azért vagyunk vezetık és menedzserek, mert megtanultunk gondolkodni, információkat győjteni és rendszerezni; vagy az iskolában, vagy a való életben. A probléma sokféle lehet, de elsı körben definiálni kell. Ha definiáltuk, eldönthetjük, hogy az adott problémával kapcsolatban van-e megfelelı kompetenciánk, vagy nincs. Miért fontos ez? A döntés-elıkészítés szakaszában csak kérdeznünk kell. Viszont kérdezni de legfıképp jól kérdezni -, csak az tud, aki ismeri, az adott terültet. Amilyen a kérdés, olyan a válasz. Egy egyszerő példával teszem teljesen érthetıvé ezt a fenti nagyon-nagyon fontos mondatot: Ha egy három éves gyerek teszi fel azt a kérdést a szüleinek, hogy hogyan születik a gyerek, akkor a következı variánsokat ismerjük: - A gólya hozza. - Apa és anya szeretik egymást. - bla bla Ha ez a kérdés egy biológus konferencián hangzik el, professzorok szájából, és professzoroknak szól Ezért nem mindegy, ki, hogyan, milyen környezetben, és kinek teszi fel a kérdéseket. Nagyjából mindenki tudja, mihez ért. De a nagyjábóli kérdésekre nagyjábóli válaszokat fogunk kapni. Ezért nagyjábóli információink leszenk. Ha nagyjábóli információink vannak, azok alapján egy szép nagyjábóli döntést fogunk hozni. Elég ez? -2-
Van erre egy módszer, amit tudástérképnek hívnak. Egy papírra vessük le szavakkal, mihez értünk, mit tudunk, és húzzunk vonalakat a szavak közé, keressünk összefüggéseket. Ha ezzel megvagyunk, eldönthetjük, hogy a felmerült problémára tudunk-e magunk variánsokat találni, és elıkészíteni döntéseinket, így kellı és jó információk alapján jó döntéseket hozni, vagy keresnünk kell egy olyan problémamegoldót, döntés-elıkészítıt, akinek a segítségével a meghozott döntés megoldja a felmerült problémát. 2., azonnali döntés Az amszterdami egyetem pszichológia tanszékének kutatói kísérleteik alapján tudhatjuk, hogy fıleg nagy döntések esetében nem elég a tudatos tanulmányozás, és a megfelelıen strukturált információhalmaz a jó döntések meghozatalához. A nagy döntések elıtt, az információgyőjtés és csoportosítás után el kell engednünk egy rövid idıre a megoldandó problémát, és hagynunk kell a tudatalattinkat gondolkodni. Aludjunk rá egyet, kapcsolódjunk ki; sportoljunk, olvassunk, stb. (Ez nem egyenlı a halogatással!) Az amszterdami kísérlet legkülönlegesebb felfedezése az volt, hogy a tudatalattinkkal képesek vagyunk gondolkozni, és annak minısége sok esetben jobb, mint a tudaté, az összetett információ mérlegelését igénylı döntéshozatal esetében. Hogyan tudja ezt használni? Hányszor volt olyan az életében, hogy megvásárolt valamit, mert akciós volt, és végig sem gondolta, hogy szükséges-e, vagy sem? Pl. útnyilvántartó szoftvert akciósan, mert tudta, hogy cégénél probléma az útnyilvántartás, de mivel nem volt kompetens az adott terülten, nem, vagy nem jól kérdezett vásárlás elıtt. Így, azóta is a polcon porosodik valahol a doboz, és kézzel, Excelben készítjük a cég kilométer elszámolását. Ismerıs? -3-
3., halogatás Ha megvannak a megfelelı információk, elı van készítve a döntés a megfelelıen rendszerezett információkkal, átgondoltuk, majd hagytuk a tudattalanunkat gondolkodni, és mégsem döntünk, akkor elérkeztünk a halogatás felvonáshoz. Ha szerencsések vagyunk, tudjuk, hogy miért nem döntünk, hogy hol csúszott be porszem a finoman mőködı gépezetbe. Ha viszont nem tudjuk, újra kell kezdenünk a folyamatot, és felül kell vizsgálnunk a részfolyamatokat. Nézzük milyen valós, és vélt okok lehetnek a halogatás mellett: - nem jól definiáltuk a problémát Megoldás: gondoljuk újra! Egyedül, kollegákkal, tanácsadókkal. - nem kaptunk megfelelı információkat - nem voltak megfelelıen szőrve és rendszerezve az összegyőjtött információk Megoldás: a döntés-elıkészítést nem jól végezték el, végeztessük újra! És a legfıbb: - félünk a választástól, mert azt gondoljuk, ha egy dolgot választunk, többrıl le kell mondanunk, és így inkább nem választunk. Abba pedig bele sem gondolunk, hogy így +1 dologról mondunk le. +1-rıl; arról, amelyik mellett dönthetnénk. Közhely, de nem árt újra és újra felidéznünk magunkban, hogy nincs, nem lehet rossz döntés. Feltételezzük magunkról, hogy amikor egy döntést meghozunk, a lehetı legjobb formában voltunk, remekül definiáltuk a problémánkat, a lehetı legtöbb, legjobb információhalmaz birtokában voltunk, átgondoltuk, majd hagytuk a tudatalattinkat gondolkodni, és kimondtuk A döntést! Azt, amirıl úgy véltük, hogy a formába öntött problémánkat a legjobban fedi. Volt egy nézıpont, ami idıvel változhat, de a döntés meghozatalakor az volt, ami. A függı döntéseink a fejünk felett lógnak, és nem csak a tudatos, de a tudattalan gondolkodásunkat is terheli, mint egy számítógép memóriáját a nyitott programok. Vannak halogatásai? -4-
4., Nem kér referenciát, vagy nem interjúvolja meg ıket. Kérjen referenciát, és problémamegoldással kapcsolatos referenciát is! Ön, amikor referenciát kér, megkéri külön a beszállító jelöltet, hogy ugyan annyi reklamáló ügyfelet is nevezzen meg, mint elégedettet? Sokkal hihetıbb az összkép, ha nem csak a pozitívumokat látjuk, hiszen nincs tökéletes, viszont az ajánlatokban mindenki azt szeretné sugallni, hogy az ı portékája az, ami a számunkra a legtökéletesebb. Nincs ilyen, így természetes, ha gyanakvók leszünk! Elégedett ügyfél van. És van olyan, amelyik már elégedett, de nem mindig volt az. Nekik milyen tapasztalataik vannak a beszállítóval? Amikor jeleztek egy problémát, a cég hogyan és milyen gyorsan reagált? Mi történik, ha valami nem optimálisan történik? A lehetı legtöbbet lehet megtudni azoktól az ügyfelektıl, akiknek volt problémája a beszállító jelölttel, de mára már elégedetté vált. A referencia listát kapcsolattartóval és telefonszámmal együtt kérjük, csak akkor van értelme. Gondoljuk végig, hogy milyen elvárásaink vannak a beszerezni kívánt termékkel, szolgáltatással, írjuk össze, és kérdezzünk rá a referencia személyeknél, hogy ezeket ı tapasztalja-e, milyen mértékben, mit gondol ı. Az sem baj, ha referencia levelet kérünk. Tisztelt Uram! Amíg szabadlábon vagyok és megtehetem, addig szeretném Önnek elmondani, milyen csodálatos autókat is készít. Minden alkalommal, amikor csak meg kellett lépnem valahonnan, kizárólag Fordot vezettem. A nagy sebességének és a problémamentes üzemeltetésének köszönhetıen a Ford eddig még minden más autót faképnél hagyott. Noha az én foglalkozásom nem éppen legális, az igazságot akkor is ki kell mondanom: A V-8-as motorral szerelt modell egy csodálatos autó. İszinte elismeréssel: Clyde Bajnok Barrow (Clayde bajnok Barrow (Párja Bonnie volt) levele Henry Frodnak) Ön hányszor hívta fel a referencia listán szereplıket beszerzés elıtt? -5-
5., Nincs felelıse a beszerzés elvégzésére. Meghoztuk a döntést, de nincs felelıse a végrehajtásnak. Nem rendeljük meg, nem kötöttünk szerzıdést, ha a beszállítónak ki kell jönnie hozzánk, nem találunk közös idıpontot és sorolhatnám. Hogyan lehetséges ez? - új gondoljuk, vagy érezzük, hogy nem jól döntöttünk - nem érezzük a fontosságát Meghoztuk a döntést, ami akkor fontos volt, de most már lehet, nem az. Vagy csak nem érezzük annak! Legyen felelıs, aki felel a beszállítóval történı kommunikációért, a megrendelésért, a szerzıdéskötésért, a beszerzés menetért, ellenırzésért, beszállító minısítéséért, és visszajelzésért. Beszerzés felelıse kettıspont Beszerzés határideje kettıspont Ugyan már! Gondolhatná. Kis cégnél nem kell ezt túlbonyolítani. Valóban. Én is így gondolom. Pont ezért kell megfelelı folyamatok szerint végezni és végeztetni a céges beszerzéseket. Nem kell túlbonyolítani! Viszont ahhoz, hogy valamit igazán jól csináljunk, egyszerően és gyorsan, bele kell mennünk a részletekbe, és bonyolultnak kell lennünk. Egyszer. Amikor átgondoljuk, komplikáljuk, és a végén leegyszerősítjük. Ezt az egyszerősített variánst használjuk a továbbiakban, mint egy formulát. Mindennek így van, a céges beszerzések sem mőködnek másként. Önnél hogy van? Gáll Tünde vezetı tanácsadó www.donteselokeszites.hu -6-