Indirekt szolgáltatás beszerzés Copyright 2014 CWT 1
Szolgáltatások A szolgáltatások beszerzésének problémái a szolgáltatások sajátosságaira vezethetők vissza. Egyik fő sajátosságként emelendő ki, hogy a szolgáltatásokkal valamiféle teljesítményt (általában emberi munkavégzést) vásárolunk, nem pedig kézzel fogható terméket. A szolgáltatás minőségi paramétereinek meghatározása, az ajánlatok tartalmának összehasonlítása, a teljesítmények értékelése éppen ezért nehezebb. Ugyanakkor jellemzően sok szolgáltatás összetett és összességében nagy értékű tevékenység vásárlását jelenti, így a beszerzésre érdemes fokozott figyelmet fordítani. (Különösen fontos példa itt a IT szolgáltatók kiválasztása, de az előbbi állítás igaz lehet egy takarítási szolgáltatás megvásárlására is.) Copyright 2014 CWT
A kiválasztás kulcsmomentuma a tendereztetés. A sikeres tender érdekében elsőként alapos piactesztelést kell végrehajtani a szóba jöhető szolgáltatókról, majd el kell készíteni a tenderkiírást. Elvileg a piactesztelést követően a vállalat dönthet úgy is, hogy nyakon ragadja a legszimpatikusabb szolgáltatót és azonnal leül vele tárgyalni, de az eljárás ilyen jellegű rövidítése kockázatokat hordoz, és a közpénzből működő szervezetek esetében a közbeszerzési eljárás kötelezettsége miatt nem, vagy csak nehézkesen alkalmazható. A kihelyező eldöntheti, hogy nyílt vagy meghívásos tendert alkalmaz-e. Ha meghívásos tender mellett dönt, akkor a piactesztelés során nyert információk alapján összeállítja a szóba jövő szolgáltatók listáját (shortlisting), akik meghívást kapnak a tenderen való részvételre. Ha nyílt tender mellett dönt, értelemszerűen bármely szolgáltató benyújthat ajánlatot. A nyertes kiválasztását követően következik a kétoldalú átvilágítás (Due Diligence). Ez a tevékenység végigkíséri a teljes kiválasztási folyamatot, ám a munka dandárja a szerződéses tárgyalásokat megelőző, illetve azzal párhuzamos időszakra esik. Az ügyfél a Due Diligence során megvizsgálja, hogy a nyertes valóban képes-e azt a szolgáltatást, azokkal a kondíciókkal nyújtani, amit a pályázatában megjelölt. A szolgáltató pedig azt vizsgálja meg, hogy a tenderkiírásban rögzített tevékenységek ténylegesen milyen feltételek mellett vehetők át. A nyertes ajánlat valamint a Due Diligence során összegyűjtött információk képezik a szerződéses tárgyalások alapját. A tendereztetési folyamat időigénye minimum 3-4 hónap. A tárgyalások általában újabb 2-3 hónappal hosszabbítják meg a beszerzés folyamatát, arra is volt már példa, hogy a szerződéskötés folyamata egy évig elnyúlt. Copyright 2014 CWT 3
Kiválasztás lehetséges fázisai Copyright 2014 CWT 4
Sarokpontok: A szolgáltató általános képességei Szolgáltatásportfolió és részesedés a piaci szegmensben Emberi erőforrások Pénzügyi életképesség Földrajzi hatókör Üzleti stratégia Függőség a legfontosabb ügyféltől / szállítótól Hozzáadott érték generálási képesség a vállalat szemszögéből Az megbízás ellátáshoz rendelkezésre álló kapacitás Szolgáltatás-specifikus tapasztalatok Tapasztalat a szóban forgó szolgáltatás területén (a szolgáltatás lefedése) Bizonyított tapasztalatok hasonló szerződésekben Bizonyított tapasztalat hasonló iparágban Bizonyított tapasztalat hasonló szervezetnél Az ügyfeleket szolgáló főbb eredmények Esetleges további szóba jöhető szolgáltatási kör szélessége és mélysége Ügyfél-referenciák ellenőrzése Copyright 2014 CWT 5
Figyelni a költségeket Látható költségek Pl.: licencdíj, terméktámogatási díjak stb. Rejtett költségek Látható költségek Pl.: verziókövetés díja Rejtett költségek Copyright 2014 CWT 6
Vevő-szállító kapcsolatok Kapcsolat jellege Versenyeztető modell - a beszállító ellenfél - bizalom hiánya - viták, elzárkózás Szállítók száma sok egy vagy kevés *Együttműködési modell/ IT szolgáltatás beszerzésnél ez használható Kapcsolat hossza egyszeri, rövid táv közép vagy hosszútáv Szerződés szabályozott, merev rugalmas, keretet ad Közös tevékenység nincs lényeges Termelés tevékenység elkülönül integrált, összekapcsolt Rendelés alkalomszerű gyakori kis tétel - a beszállító partner -bizalom - közös problémamegoldás, információk átadása Tárgyalási stratégia győztes-vesztes mindkét fél számára előnyös Szállító kiválasztás versenyeztetés tárgyalás * Mivel az IT szolgáltatás beszerzése után is együtt kel dolgoznom a beszállítóval, törvényi feltételek követése, licensz módosítás, új kérések beépítése Copyright 2014 CWT 7
Mi a teendő azoknál a beszerzéseknél, ahol szerviz, karbantartási szolgáltatás is szükséges a megrendelt és beüzemelt gépek mellé? Figyelembe kell venni a következőket: Gépi állásidők csökkentése Termékminőség által okozott veszteségek kiküszöbölése Gyártórendszer rendelkezésre állásának maximalizálása Autonóm karbantartás és team munka Folyamatos problémamegoldó és javító tevékenység Rendelkezésre állás= (terhelési idő állás idő)/terhelési idő terhelési idő: egy adott időszak alatt (hónap, hét), a gép rendelkezésre állását, készenlétét jelenti. állás idő - amikor a gép műszaki meghibásodás miatt, beállítás, összeszerelés stb. miatt áll Működési idő= terhelési idő-állás idő %-ban adja meg, hogy a rendelkezésre álló időből mennyit működött termelő üzemmódban a gép Mire kell figyelni egy ilyen karbantartási szerződés letárgyalásánál? Copyright 2014 CWT 8
A legfontosabb téma a szolgáltatási szintre vonatkozó megállapodások (SLA-k) a gyártás folytonosságának fenntartása, a berendezések üzemképességének megőrzése, a károk és a termelés kiesések megelőzése, A gépekben és berendezésekben megtestesülő értékek megőrzése. (maximális élettartam biztosítása) A váratlan üzemzavarok és termelés kiesés megelőzése. Környezetvédelem és a minőség javítása. A gépek és berendezések üzemeltetési élete során a költségek minimalizálása. Copyright 2014 CWT 9
Milyen elemeket kell tartalmazni egy ilyen szerződésnek? Copyright 2014 CWT 10
1. A szerződés struktúrája. 2. A szerződés hatókörének, a szolgáltató által nyújtott szolgáltatások körének meghatározása 3. A szerződés időbeli hatálya. 4. Átadás-átvétel. 5. Integráció. 6. Teljesítménymérés, külső audit lehetősége 7. Irányítás és ellenőrzés 8. Az igénybe vevő felelősségi területei. 9. Szellemi tulajdon. 10. Beszámolók és dokumentációk. 11. Titoktartás. 12. Kijelentések, igazolások, biztosítékok 13. Felelősség. 14. Szerződés megszűnése 15. A szerződés megszűnésekor alkalmazandó eljárások. 16. Eszkalációs szintek. Copyright 2014 CWT 11
Mi a jobb megoldás, ha óradíjas árat, vagy ha egy munkafolyamathoz fix árat kér a beszerző? Copyright 2014 CWT 12
Fix árazás Fix árazás akkor alkalmazható, ha a szolgáltatások iránti kereslet stabil, jól előre jelezhető. Ebben az esetben a baseline tartalmazza a szolgáltatásoknak azt a körét, amelyre az igénybe vevő fix összegért jogosult. Amennyiben a base lineban meghatározott igénybevételeket túllépi a felhasználó, az extra szolgáltatásokért extra díjat fizet. Előnye, hogy jól tervezhető, ám a költségbefolyásoló tényezők nyomon követésére nem ad módot. Gondok adódhatnak abból is, ha a base line-hoz képest a vállalat tartósan kevesebb vagy több szolgáltatást vesz igénybe, ilyen esetben előbb-utóbb újra kell tárgyalni a szerződést. Változó árak (tarifa-vagy tranzakciószám alapú árazás) Tarifa- vagy tranzakciószám alapú árazás csak egyes típusú szerződések, illetve projektek esetén alkalmazható. A fizetett díj vagy az elvégzett tranzakciók számához igazodik (pl. Ft/feldolgozott csekk), vagy a felhasznált erőforrások mennyiségéhez (pl. Ft/szakértői óra). Ez az ármodell akkor is alkalmazható, ha a feladattal kapcsolatos erőforrás-igények nem ismertek, vagy a feladat kiterjedése nem definiálható (pl. projektek). Az ár (az igénybe vevő szempontjából a költség) lehet lineáris is, de általában nem az. A lehetőségek az alábbiak: Copyright 2014 CWT 13
Teljes egészében változó árazás (lineáris díjgörbe) Az egyszerű lineáris díjgörbe esetén fizetendő díj teljes egészében a tranzakciók számától függ. Ha a vállalat egy adott időszakban nem veszi igénybe a szolgáltatást, a díj nulla, egyébként pedig az igénybe vétel arányában lineárisan emelkedik. Kombinált fix és változó árazás Mivel az igénybe vevő várható keresletének kielégítésére mindenképpen fenn kell tartani egy bizonyos nagyságú kapacitást, ezért a díj sohasem válik nullává. Ez azt jelenti, hogy egy bizonyos tranzakciószám alatt a díj fix, azt követően a tranzakciószám függvényében a díjgörbe lineáris (lényegében a fix és változó árazás kombinálásról van szó, lásd a fix árazásnál leírtakat is). Lépcsős árazás A fix árazáshoz hasonlít annyiban, hogy bizonyos tranzakciószámok között a díj fix, a felső határt elérve a díj ugrásszerűen emelkedik, majd újra fixé válik. Degresszív díjgörbe A lépcsős árazáshoz hasonlít. Ebben az esetben a tranzakció egységére eső díjak csökkennek, amennyiben a tranzakciószám egy bizonyos határt elér. Általában maximum két-három ilyen tranzakciós egységárat alkalmaznak a szerződésben. Copyright 2014 CWT 14
Mennyiben jó megoldás, hogy egyszerre, egy időben, összeeresztve hívták be személyes tárgyalásra a leendő potenciális beszállítókat? Copyright 2014 CWT 15
Egyéni véleményem nem tartom jó megoldásnak Híve vagyok a tendereztetésnek, az előre kiírt feltételrendszer alapján bekért árajánlatok, majd elbírálás után a szállítókkal való egyedi tárgyalásnak Copyright 2014 CWT 16