Hungary GS1 KisOkos 4. füzet A GTIN számkiadás általános irányelvei www.gs1hu.org
A GTIN számkiadás felelőssége Általános esetben a GTIN kiadásáért a márkatulajdonos, a kereskedelmi áru műszaki leírását birtokló cég a felelős függetlenül attól, hogy azt ki és hol gyártotta. A GS1 Tagszervezethez történő csatlakozáskor a márkatulajdonos egy GS1 Cégprefixet kap, amelyet kizárólagosan csak az a cég használhat, amelynek azt kiadták. A cégprefix nem adható el, nem lízingelhető, és nem adható át sem részben, sem egészben semmilyen más cégnek használat céljából. A márkatulajdonos az a szervezet, amely birtokolva a kereskedelmi áru feletti jogokat lehet: a gyártó vagy szállító azaz az a cég, amely bármely országban gyártja, vagy gyártatja a kereskedelmi árut, majd saját márkaneve alatt eladja azt. az importőr vagy nagykereskedő azaz az az importőr vagy nagykereskedő, aki bármely országban legyártatta a kereskedelmi árut, majd eladja azt saját márkaneve alatt; vagy olyan importőr vagy nagykereskedő, amely megváltoztatja a kereskedelmi árut (például: megváltoztatja a kereskedelmi áru csomagolását). kiskereskedő azaz egy olyan cég, amely bármely országban legyártatta a kereskedelmi árut, majd saját márkaneve alatt eladja azt. Létezik néhány kivétel is a következők szerint: nem márkás termékek esetén Márkanévvel nem rendelkező (saját címke nélküli) általános termékek, amelyekhez a gyártónak GTIN-t kell kiadnia. Mivel a különböző gyártók szállíthatnak a vevő számára olyan árukat, amelyek azonosnak tűnnek, ezért lehetséges, hogy a látszólag azonos áruknak különböző GTIN-je van. Az ilyen árukat értékesítő cégeknek olyan számítógépes alkalmazásokat kell alkalmazniuk (például: feltöltő programokat), amelyek képesek az ilyen eshetőségeket kivédésére, és az eltérőnek tűnő termékek egy azonosító szám alá történő felfűzésére. vevő specifikus áruk esetén Amikor a kereskedelmi árut speciálisan egy vevő számára készítették, és csak az adott vevő által rendelhető, ekkor megengedhető, hogy a GTIN-t a vevő adja ki. Ebben az esetben a GTIN-t a vevő GS1 Cégprefix-jével kell képezni. további egyéb kivételek Ha a márkatulajdonos nem ad ki GTIN-t a termékre, akkor az importőr vagy egy másik közbenső fél kiadhat a termékre egy ideiglenes GTIN-t. Ez azt jelentheti, hogy az importőr átveszi a márkatulajdonos szerepét, és például regisztrálhatja a terméket adatbankba. Ez az ideiglenes GTIN használható mindaddig, amíg a GTIN-t a szokásos módon kiadják. Alternatívaként a kiskereskedő cég kiadhat belső számot a boltjain belül történő felhasználásra, azokra a termékekre, amelyekre még nem adtak ki GTIN-t. A GTIN számkiadás irányelvei Tudjuk, hogy új termékre új azonosító számot kell kiadni, hogy az azonosítható és megkülönböztethető legyen az eddigi termékekhez képest. Na de mikor beszélünk új termékről, és mikor kell egy csak kevés változáson átesett terméket mégis új azonosító számmal ellátni? Önálló, egyedi GTIN szükséges minden olyan esetben, amikor a termék bármely előre meghatározott jellemzőjében olyan eltérés van, ami érinti a kereskedelmi folyamatokat. Alapelv, hogy ha a vevőnek különbséget kell tennie az új és a régi kereskedelmi áruk között, és annak megfelelően rendelni, akkor az új kereskedelmi árunak új GTIN-t kell kiadni. A kereskedelmi árut jellemző bármely alapadatának módosítása általában a GTIN változásához vezet. Bár az alábbi lista nem teljes, de a kereskedelmi áruk alapvető, előre meghatározott jellemzői a következők: terméknév, termék márkanév, termék leírás, kereskedelmi áru típusa és változata, kereskedelmi áru nettó mennyisége (súly, térfogat és más, a kereskedelmet befolyásoló méretek), 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 2. oldal
ha a kereskedelmi áru csoportosított, akkor a tartalmazott eredeti áruk száma és alosztályai az alárendelt csomagolási egységekben, a csoportosítás jellege (karton, raklap, dobozos-raklap, lapos raklap, stb.). Vannak speciális esetek, amikor nagyon körültekintően kell eljárni a GTIN szám kiadásakor: piacspecifikus termék forgalomba hozatala; kisebb vagy jelentősebb változtatások a kereskedelmi terméken; promóciós termék esetén; előre beárazott termékek; szezonális termék értékesítése. A következőkben azokat az eseteket elemezzük, amikor megváltozik a termék GTIN száma, vagy amikor az új termékre egy új GTIN számot kell kiadni. A piacspecifikus terméket egy adott ország, egy adott régió számára gyártják, amelyet a megfelelő nyelvű címkével és fogyasztói tájékoztatóval hoznak forgalomba. Új GTIN-t kell a terméken feltüntetni, ha egy piacon/országban olyan új, egynyelvű feliratozással ellátott csomagolású termék kerül az üzletekbe, ahol a terméket korábban már (más nyelvű címkével) értékesítették. Új GTIN kell akkor is, ha a fogyasztói tájékoztató nyelvcsoportja megváltozik, azaz például a korábban magyar, angol és spanyol szöveg az áru csomagolásán magyar, francia, olasz szövegre módosul. Változik a GTIN szám, ha a termék gyártója a terméken annak élettartama alatt jelentős változtatást, úgynevezett termékfejlesztést hajt végre. Ezekben az esetekben a kereskedelmi partnereknek különbséget kell tenniük rendszereikben a régi és az új kereskedelmi áruk között, mert például megváltozik a fogyasztói tájékoztató, vagy valamelyik rendelési, számlázási illetve raktározási információ. Jelentős a változtatás amely az elárusítóhelyen a polccímke lecseréléséhez vezethet abban az esetben, ha: a változás érinti a meglévő áru megnevezését vagy márkáját, vagy a kereskedelmi áru leírását (fogyasztói tájékoztatót); a termékösszetevők (formulák) olyan mértékben megváltoznak, ami azzal jár, hogy a fogyasztó különbséget tesz a régi és az új kereskedelmi áru között; változtatás történik a nettó tömegben vagy más rögzített mennyiségben; a termék csomagolásának bármely méretében vagy bruttó súlyában 20 százalékot meghaladó változtatás történik; a funkcionalitás megváltozik (például új szoftververzió esetén), hogy az ellátási láncban részt vevő partnerek képesek legyenek megkülönböztetni a régi árut az új árutól. Jellegzetes példa erre, hogy a kereskedelmi áru olyan bruttó méret változásai, amelyek nem befolyásolják a kereskedelmi áru nettó mennyiségét vagy méretét, nem vonják maguk után új GTIN kiadását. Ugyanakkor, ha bármely bruttó méret (például: hossz, mélység, súly, stb.) 20%-ot meghaladó mértékben változik, akkor egy új GTIN szükséges. Promóció esetén is a termék megváltozásáról van szó, de a promóció egy áru életében viszonylag rövid idejű, ideiglenes módosításokat jelent, amelynek célja a kereskedelmi áru bemutatása. Új, önálló GTIN számot kell kiadni egy áru promóciós változata esetén, ha a módosítások a termék méretére vagy tömegére hatnak (például csatolt, a termékkel összecsomagolt ingyenes ajándék, vagy ha a 10 százalék többletmennyiség ingyenes); a kereskedelmi áru logisztikai súlyát vagy fizikai méreteit 20 százalékot meghaladó mértékben befolyásolhatják; a módosítások miatti árcsökkentést feltüntették a csomagoláson; az áru szezonális promóciós változatai (például édesség, különleges húsvéti burkolatban). 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 3. oldal
Egyéb promóciós változatoknak nem kell önálló GTIN-t kiadni (például: árcsökkentés kuponnal, vagy ingyen ajándék a csomagon belül, esetleg a kiskereskedelmi értékesítési pont megkerülésével közvetlenül a vevőnek küldött termékminták). Kereskedelmi termékek előre árazását a GS1-rendszer alapvetően nem javasolja, mert szükségessé teszi a kereskedelmi áru állományának karbantartását a teljes ellátási láncban, azonban előfordulhat, hogy szükséges a termék árának feltüntetése. Ha az eladási árat feltüntetik a csomagoláson, és az ár megváltozik, minden esetben új GTIN számot kell kiadni. Hasonlóan új GTIN számmal kell ellátni a terméket, ha a gyártó korábban nem tüntette fel az árat a terméken, azonban az új csomagolási grafika részének tekinti azt. Erre leggyakrabban a gyártó által ajánlott fogyasztói ár feltüntetésekor kerül sor. Amennyiben a fenti eseteknek megfelelően a termék GTIN száma megváltozik, úgy a kereskedelmi áru csoport variánsainak, azaz a termékből képzett gyűjtőcsomagolásainak GTIN száma is minden esetben megváltozik. Igaz ez akkor is, ha a gyűjtőcsomagolás több termék állandó csoportosításával történik. Ebben az esetben, ha az egységek bármelyikének GTIN-je megváltozik, a gyűjtőegységnek is új GTIN-t kell kiadni. Amikor új azonosító szám kerül kiadásra egy kereskedelmi áruhoz vagy bármely más azonosítandó egységhez, akkor az azonosító számot kiadó cég köteles kereskedelmi partnereit részletesen tájékoztatni az új azonosító számhoz tartozó egység megnevezéséről és tulajdonságairól. Ezt az információt még a kereskedelmi folyamat, például a termék forgalomba hozatala előtt, minél korábban biztosítani kell. Így a GTIN információk időben történő megküldése a vevőknek lecsökkenti az új rendelések rendkívüli kezelési és türelmi idejét, amíg az áruk újra az eladótérbe kerülhetnek. Ahhoz, hogy a terméklistába vétel teljesen megtörténhessen, és az új termékek értékesíthetők legyenek, az azonosító számot kiadó a listába vett árura vonatkozó információt a partnerei rendelkezésére kell hogy bocsássa. Ez történhet papíralapú adattovábbítással, vagy ideális esetben EDI üzenet illetve e- termékkatalógus formájában. Ezt az adattovábbítást legkésőbb az áru listába vételéig el kell végezni. Ezen lépések megtétele, azaz az adat-összehangolás javasolt az összes új termékre, amellyel a gyártók, kiskereskedők, disztribútorok kiküszöbölhetik a termékazonosítás és terméklista közötti zűrzavart az ellátási lánc kiskereskedelmi adatbázisaiban. A GTIN az ellátási lánc egészére kínál megoldást bármely forgalmazott (árazott, számlázott, vagy rendelt) áru azonosításához. Azonos számkiadási szabályok betartásával a résztvevő felek a teljes ellátási lánc költségeit minimalizálhatják. GTIN újra használati ideje Kereskedelmi árunak kiadott, aktualitásukat veszített GTIN-ek nem használhatók fel más kereskedelmi áru jelölésére, az eredeti kereskedelmi áru márkatulajdonos által vevőnek történő utolsó kiszállításától számított legalább 48 hónapon belül: - az azzal a számmal gyártott utolsó eredeti kereskedelmi áru lejárati ideje után, vagy - az azzal a számmal gyártott utolsó eredeti kereskedelmi áru vevőhöz történő kiszállítása után. Ruházati termékek esetén a legrövidebb türelmi idő 30 hónap. A termék jellegétől függően hosszabb türelmi idő is megállapítható. Például: acél gerendák évekig lehetnek raktáron, mielőtt bekerülnek az ellátási láncba. A márkatulajdonosnak kell meggondolni, milyen hosszú lehet az elfogadható az az időtartam, amíg a kereskedelmi áru az ellátási láncban marad, és ami után a GTIN újra felhasználható. 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 4. oldal
GTIN számkiadás jogi szabályai A GS1 azonosítószámok újrahasználatának szokásos követelményeit kell mindenkor, minden szervezetre alkalmazni. A következő fejezetekben ismertetett további irányelvek akkor lépnek életbe, ha a cégnek változik a jogi helyzete, például, felvásárlás, összeolvadás, részleges vásárlás, szétválás vagy spin-off vállalkozás miatt. A GS1 Tagszervezetek módosíthatják a következő irányelveket, ha az adott ország törvényei feltétlenül szükségessé teszik ezt. A cégeknek a jogi helyzetükben bekövetkezett bármilyen változásról, a zökkenőmentes átmenet érdekében a változástól számított egy éven belül értesíteniük kell a GS1 Tagszervezetüket. Felvásárlás és összeolvadás Ha egy céget felvásároltak vagy összevontak egy másik céggel, és raktárkészletei vannak, akkor a készleten levő áruk már meglevő Globális Kereskedelmi Áruazonosító Számát (GTIN-jét) meg kell tartani. A felvásárlás vagy összeolvadás után gyártott termékeknél megtartható a felvásárlás előtt kiadott GTIN, ha a felvásárló cég fenntartja tagságát a GS1 Tagszervezetben. Az összeolvadás azt jelenti, hogy valaki átvette a társaságot, és felelősséget vállal a cég GS1 Cégprefixéért, eszközeiért és helyeiért. A megvásárolt cég által a saját GS1 Cégprefix alatt gyártott termékek az összeolvadás után is gyárthatók ugyanazzal a prefixxel abban az esetben, ha a felvásárló cég ellenőrzése alatt tartja a megvásárolt cég GS1 Cégprefixét. A felvásárló cég dönthet úgy is, hogy felcímkézi az összes megszerzett termékét saját már meglevő GS1 Cégprefixeinek használatával. Nem lehet elégszer hangsúlyozni mennyire fontos a kereskedelmi partnerek megfelelő és kellő időben történő tájékoztatása mindenfajta változásról. A cégeknek körültekintőnek kell lenniük, ha minden szám kiadását egy GS1 cégprefix alá kívánják központosítani, mivel ezzel megváltoztatják egy létező, egyébként teljesen változatlan termék GTIN-jét. Csak kivételes esetben szabad az összes szám kiadását egy GS1 Cégprefix alá központosítani, mert több munkával és adatállomány karbantartással jár a vevő számára. Részleges vásárlás Ha egy cég megvásárolja egy másik cég valamely divízióját, amelynek GS1 Cégprefixét a meg nem vásárolt divíziókban használják, akkor a felvásárló cégnek egy éven belül meg kell változtatnia a megvásárolt divízióban levő termékek Globális Kereskedelmi Áruazonosító Számát (GTIN-jét), valamint az összes kapcsolódó Globális Helyazonosító Számot (GLN-t) is. Az eladó GTIN-jének és összes többi GS1 azonosító kulcsának a használatát érintő szabályokat figyelembe kell venni a vételi szerződés megfogalmazásánál. A vevőnek az első lehetséges alkalommal a saját számtartományából új számokat kell azokra a termékekre bevezetnie, amelyek márkanevét megvette. Ezt megteheti például a vevő, amikor a csomagolást áttervezik vagy újranyomtatják. Ha a cég eladja valamilyen vagyontárgyát egy másik cégnek, akkor a tárgyazonosítót ideális esetben egy másik Globális Egyedi Tárgyazonosító Számra (GIAI) illetve Globális Visszatérő Tárgyazonosító Számra (GRAI) kell kicserélni egy éven belül, vagy el kell távolítani a fizikai áruról. Egy cég eladása alatt és az azt követő négy évben az eladó cég nem adhatja ki újra az eredeti számokat más áruhoz. 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 5. oldal
Szétválás Amikor egy cég két vagy több önálló cégre válik szét, akkor az eredeti cégnek kiadott minden GS1 cégprefixet át kell vinni az új cégek egyikébe, de csakis egyikébe. A GS1 Cégprefix nélkül maradt cégeknek új cégprefix kiadását kell kérniük a GS1 Tagszervezettől. A döntést, hogy az új cégek közül melyik tartja meg a régi GS1 Cégprefixet és melyik kér újat, úgy kell meghozni, hogy minél kevesebb további GTIN re legyen szükség. A döntést bele kell foglalni az új cégek alapító jogi megállapodásába. Nem követelmény a meglevő árukészletek átszámozása. Ugyanakkor, ha a szétvált vagy kivált cégek valamelyikének vannak olyan kereskedelmi árui, amelyeket már nem a saját tulajdonukat képező GS1 Cégprefixxel számoztak, akkor új címkézés vagy új csomagolás készítésekor ezeket át kell számozni saját GS1 Cégprefixszel. Az ügyfeleket előre kell értesíteni a szám változásáról. Azon szétvált vagy kivált cégek, amelyek megtartják a GS1 Cégprefixet, kötelesek listát adni az ő prefixeikből képzett, de már nem a saját tulajdonukat képező áruk GTIN-jeiről. Nem használhatják újra ezeket a GTIN-ket legalább négy éves időszakon belül azt követően, hogy az árukat birtokló szétvált cég ilyen GTIN-el azonosított árut utoljára kiszállított. Ezért a régi GS1 Cégprefixet már nem használó cég köteles az eredeti cégprefixet továbbhasználó céget tájékoztatni arról a dátumról, amikor az eredeti GTIN-el jelölt termékből az utolsó kiszállítás megtörtént, valamint köteles egy olyan időpontot garantálni, amikorra a GTIN cseréjét végrehajtják. 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 6. oldal
GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 1139 Budapest, Fáy utca 1B. T +36 (1) 237 7265 F +36 (1) 412 3949 info@gs1hu.org www.gs1hu.org 2011 GS1 MAGYARORSZÁG Nonprofit Zrt. 7. oldal