SZERVEZET, FOLYAMATOK
Tartalom Stratégia és szervezet Szervezeti formák bemutatása Szervezeti alternatívák megítélése Centralizáció - decentralizáció Folyamatok áttekintése Átfedések, párhuzamosságok feltárása Gazdátlan területek azonosítása Feladatok, hatáskörök lehatárolása Döntési szintek meghatározása Célok, felelősségek összehangolása Simconsult 2
Stratégia A stratégia egy meghatározott cél elérése érdekében szükséges tevékenységek hosszabb távú terve, a sikerhez vezető út felvázolása. Miért vagyunk? Hol vagyunk most? Merre tart a világ? Hová akarunk eljutni? Mi áll az utunkban? Hogyan akarunk célba érni? Mit kell tenni? Küldetés Misszó Termékek, piacok Pozíció Trendek Tendenciák Honnan jövünk Hová tartunk Melyek az akadályok Kritikus sikertényezők A sikerhez vezető út Stratégia Szükséges intézkedések Követés, beavatkozás 3
A szervezet kialakítása A stratégia tisztázása után a szervezet és a munkakörök áttekintése, a fő felelősségek, a követelmények és az elvárások meghatározása. FİNÖK Stratégia Szervezet Munkakörök Munkaköri célok Fő felelősségek Szerepek, elvárások FŐNÖK Teljesítménymutatók Munkaköri követelmények 4
Stratégia szervezet A szervezetet a hosszú távú tervekből kell levezetni. A tervekből feladatok adódnak, a feladatokat munkakörökhöz rendeljük, a munkaköröket szervezeti egységekbe szervezzük. STRATÉGIA Tervek - célok Feladat Feladat Feladat Feladat... Munkakör Munkakör Munkakör... Szervezeti egység Szervezeti egység SZERVEZET 5
Szervezeti formák FUNKCIONÁLIS SZERVEZET DIVIZIONÁLIS SZERVEZET Vezető Vezető Értékesítés Termelés Pénzügy... Termék 1 Termék 2 Termék 3... Tagozódás funkciók szerint Tagozódás divíziók szerint REGIONÁLIS SZERVEZET JOGI SZERVEZET Vezető Vezető Régió 1 Régió 2 Régió 3... Cég 1 Cég 2 Cég 3... Tagozódás régiók szerint Tagozódás cégek szerint 6
Funkcionális szervezet Vezető Funkció Értékesítés Fejlesztés Termelés Gazdasági Hatékony működés feltételei Stabil piaci, technikai, technológiai környezet Nem túl széles termékskála Viszonylag könnyen áttekinthető tevékenység Hatáskörök Centralizált döntési jogkör Nagymértékű szabályozottság Koordináció Jelentős koordináció szükséges Vertikális koordináció számára kiépített csatornák Előny Lehetőség specializálódásra Specializáció eredményeként termelékenység nő, fajlagos költségek csökkennek Folyamatok standardizálhatók Hátrány Anyagi és információs kapcsolatok nehezen áttekinthetők növekvő diverzifikáció esetén Erőforrások nem megfelelő kihasználása - felesleges tartalékok keletkezhetnek Rugalmatlan - megváltozott környezethez nem tud időben alkalmazkodni Centralizált döntések miatt nehézkes koordináció Specializáció következtében "beszűkült" munkatársak 7
Divizionális szervezet Vezető Divízió Divízió 1 Divízió 2 Divízió 3 Hatékony működés feltételei Széles termékskála, heterogén termékek Termékcsaládok kialakításának lehetősége Viszonylag dinamikus környezet Hatáskörök Decentralizált döntések központ-divízió viszonylatban Centralizált döntések a divíziókon belül Koordináció Operatív horizontális koordináció nem jellemző Utasítás jellegű vertikális koordináció minimális Koordináció tervek, költségvetések, pénzügyi és elszámolási rendszer segítségével Előny Lehetőség specializálódásra, ezáltal termelékenység nő, fajlagos költségek csökkennek Folyamatok standardizálhatók Hátrány Anyagi és információs kapcsolatok nehezen áttekinthetők növekvő diverzifikáció esetén Erőforrások nem megfelelő kihasználása - felesleges tartalékok keletkezhetnek Rugalmatlan - megváltozott környezethez nem tud időben alkalmazkodni Centralizált döntések miatt nehézkes koordináció Specializáció következtében "beszűkült" munkatársak 8
Mátrix szervezet A mátrix szervezetben a munkatársaknak horizontális és vertikális irányban is együtt kell működni. Vezérigazgató Műszaki Gazdasági Termelés Keresk. Humán Termék 1 Termék 2 Előny: Különböző nézőpontú menedzserek együtt döntenek egy adott témában, szélesebb horizonton gondolkodnak, innovatív szemlélet A menedzserek közti interakciók javíthatják a szervezet irányításának a minőségét A konfliktusok megoldásának pozitív hatása építő, előremutató a cég számára, állandó tanulási folyamat Hátrány: A menedzserek közti rivalizálás hatalmi harcot idézhet elő A döntések elhárítása, a felelősség vállalásától való tartózkodás a közös döntés helyett Állandó konfliktushelyzet jelenléte Időben nem döntenek, ami veszély, különösen krízis helyzetben 9
Szervezeti tagozódás A szervezeti tagozódás vizsgálata során át kell tekinteni a felügyelt területet és meg kell vizsgáln hatékonysági kritériumokat (irányítási ráfordítás, reagálás, átfutási idő, ügyfél-orientáció, stb.). ALACSONY TAGOZÓDÁS (lapos szervezet) MÉLY TAGOZÓDÁS (hierarchikus szervezet) Rugalmas, gyors alkalmazkodás Szervezet jól kézben tartható Rövid kommunikációs utak Gyors információcsere Kevés bürokrácia Csoportmunka Rugalmatlan Hosszú kommunikációs utak Hosszú átfutási idők Információtorzulás veszélye Túlzott bürokrácia veszélye 10
Centralizáció - decentralizáció A központosítás mértékének meghatározásánál az az alapelv, hogy azt kell centralizálni, ami a hatékony működés szempontjából feltétlenül szükséges. Centralizáció Centralizáció lehetséges indokai: - Cél az egész szervezet érdekeinek érvényesítése a szakterületi érdekekkel szemben - A feladat központilag gazdaságosabban oldható meg - Előnyt jelent, ha több szakterületet egy központi egység támogat (pl. jobb koordináció, erőforrások jobb kihasználása, gyorsabb átfutási idők) Decentralizáció Decentralizálni amennyit csak lehet oda, ahol a legtöbb információ áll rendelkezésre Centralizáció + decentralizáció Központi irányítás + Decentralizált lebonyolítás - Központi irányvonalak mellett decentralizált operatív lebonyolítás - Központi irányvonalak keretein belül szabad mozgási lehetőség, döntési hatáskör és felelősség a decentralizált szakterület kezében - Példák: - központi beszerzés, keretszerződések lehívás a decentralizált üzemekben - központi IT stratégia üzemeltetés a decentralizált telephelyeken - központi HR stratégia HR adminisztráció a telephelyeken 11
Szervezeti alternatívák vizsgálata A felmerült szervezeti változatok szakszerű megítélése és a legjobb megoldás kiválasztása az érintett szakterületek bevonásával (pl. centralizált vagy decentralizált beszerzés, informatika). A VÁLTOZAT B VÁLTOZAT Előny Hátrány Értékelés Előny Hátrány Értékelés Értékelési kritériumok Vevőorientáció Teljesítményorientáció Jövőorientáció Erőforrásgazdálkodás Létszámhatékonyság 12
Szervezetfejlesztés Korszerű eszközök a jelenlegi szervezet és a folyamatok felmérésére és racionalizálási lehetőségek feltárására. FOLYAMATELEMZÉS KÜLSŐ SZERVEZET TEVÉKENYSÉGELEMZÉS Név: Munkakör: # Tevékenység - output 1 Idő % Szervezet: Megjegyzés ÁTFUTÁSI IDŐK VIZSGÁLATA 2 Idő Részleg1 Részleg2 Részleg3 Megjegyzés 3 8.00 4 8.30 9.00 5 9.30 10.00 10.30 13
Szervezeti modell Hatékony, transzparens szervezet kialakítása a belső és külső kapcsolatok, valamint a funkciók megosztásának szabályozását követően. SZÁLLÍTÓ VÁLLALAT VEVŐ Központi irányítás Decentralizált irányítás Operatív lebonyolítás ANYAGÁRAMLÁS Raktár Termelés Raktár 14
Célok és felelősségek összehangolása Stratégia Célok Árbevétel Eredmény Cégérték növelése VEZÉRIGAZGATÓ Felelősségek Stratégia, tervezés ( keretfeltételek, tervek elfogadása) Tervek megvalósításának felügyelete Feltételek megteremtése Minőségirányítás Jogi ügyek Biztonságvédelem Külső kommunikáció lok Cél Felelősségek ÉRTÉKESÍTÉS FEJLESZTÉS TERMELÉS... GAZDASÁGI HUMÁN Árbevétel Kapacitások lekötése Új ügyfelek megszerzése Ügyfelek megtartása Fejlesztések orientálása Tervezés Értékesítési terv Marketing terv Operatív lebonyolítás Marketing Akvizíció, üzletszerzés Szerződés - Ár - Feltételek Vevőszolgálat Arculat Megbízható, valós összkép Likviditás Adóoptimaiizálás Döntés-orientáló információk Tervezés Üzleti terv Pénzügyi terv Likviditási terv Informatikai koncepció Operatív lebonyolítás Pénzügy Számvitel Kontrolling Informatika Beszámolórendszer Vezetői információrendszer Munkaerő biztosítása (mennyiség, minőség) Megfelelő ember megfelelő helyen Elkötelezett munkatársak Tervezés Humán terv HR rendszerek kialakítása Szervezetfejlesztés Operatív lebonyolítás HR rendszerek működtetése HR adminisztráció Személy-munkaügy Bér Szociális ügyek Érdekképviseletek Irányítás/szervezés - Budgeting/controlling - Erőforrás-gazdálkodás - Motiváció - Kommunikáció - Változások generálása 15
A munkakörök összehangolása A felettes támogatása a célok és a felelősségek meghatározásában. A munkaköri elvárások pontos specifikációja hozzájárul a szervezeti hatékonyság fokozásához. IT vezető Célok Ter rv Fő felelősségek Lebonyolítás Felettes elvárásai Korszerű informatikai háttér Megbízható rendszerek Informatikai koncepció Informatikai terv Fejlesztési igények összefogása - alapszoftver - felhasználói szoftver - hardver Informatikai beszerzések - hardver - szoftver - szolgáltatás Üzemeltetés Felhasználói támogatás Info-kommunikáció Szakterületek orientálása Kiegészítő javaslat Vezetőtársak figyelmének felhívása az új IT fejlesztésekből adódó szakterületi és üzleti alkalmazási lehetőségekre (proaktív szerep) Példa: Web2 technológia (tartalommegosztás) alkalmazása Megjegyzés: Ha a felettes nem vár el proaktív szerepet, akkor az IT vezető nem feltétlenül keresi a vezetőtársakat új fejlesztési ötletekkel 16
Funkciókatalógus Adminisztráció Értékesítés Fejlesztés Logisztika Termelés Pénzügy Humán Informatika Tervezés Keretfeltételek Marketing terv Fejlesztési terv Stratégia Üzleti terv Értékesítési terv termékfejleszt. technológiai fejlesztés gyárfejlesztés Termelési terv Beszerzési terv munkaerő eszköz anyag Pénzügyi terv Humán terv Informatikai terv Terv konszolidáció HR rendszerek Ellenőrzés Jog Marketing Termék- Termelési Operatív terme- Pénzügy Személyügy Szervezés fejlesztés program lésirányítás Operatív lebonyolítás Belső ellenőrzés Erőforrásgazdálkodás Munka-tűzkörnyezetvéd. Akvizíció Technológiai fejlesztés Beszerzés Gyártás Számvitel Munkaügy Programozás Ajánlatadás Minőségügy Anyagellátás Szerelés Controlling Bér Üzemeltetés Biztonság Szerződés Karbantartás Diszpozíció Üzemi adatgyűjtés/feldolg. Vevőszolgálat Beruházás bonyolítás Szállítás Raktározás Adó Szociális ügyek Infokommunikáció Fejlesztés 17
Folyamatelemzés Külső Cég Szállító Vevő Kereskedelem Fejlesztés Pénzügy 18
Szervezeti szabályozás A folyamatok kialakítására, az átfutási és a feldolgozási idők vizsgálatára, valamint a feladatok és hatáskörök szabályozására a szervezet valamennyi területére kiterjedő tevékenységelemzés után kerül sor. Értékesítés Fejlesztés Logisztika Termelés Pénzügy Humán Informatika Tevékenység 1 TERVEZÉS - IRÁNYÍTÁS Tervezés Merketing terv Értékesítési terv Eredmények ellenőrzése 2 OPERATÍV LEBONYOLÍTÁS Akvizíció Ajánlatadás Igények tisztázása Fizetôképesség vizsgálata Ajánlat elkészítése Rendelésfeldolgozás Határidôzés Árképzés Szerzôdéskötés... Készáruraktár Bevételezés Készletnyilvántartás Kiadás... Vezérigazgató Szakigazgató 1 Szakigazgató 2 Döntés Végrehajtás Ellenőrzés Tanácsadás Alkalmazások Centralizációdecentralizáció vizsgálata Folyamatok elemzése Folyamatszervezés Feladat-hatásköri szabályozás Átfedések, párhuzamosságok kiszűrése Átfutási idők csökkentése Feldolgozási idők vizsgálata Létszámtervezés 19
Szervezeti szabályozás A szervezet valamennyi területére kiterjedő tevékenységelemzés keretében a folyamatok, a feladatok és a hatáskörök szabályozása, továbbá az átfutási és a feldolgozási idők, valamint a szükséges létszám meghatározása. Marketing Értékesítés Fejlesztés Logisztika Termelés Szolgáltatás Pénzügy Humán Informatika... Feladat - tevékenység TERVEZÉS - IRÁNYÍTÁS Tervezés Munkaerőszükséglet Létszám Bérpolitika Juttatások Szervezetalakítás Munkaköri szerepek Teljesítménymgmt rendszer Vállalati kultúra Eredmények ellenőrzése OPERATÍV LEBONYOLÍTÁS Felvétel-elbocsájtás Munkaköri követelmények Források-pályázat-hirdetés Kiválasztás Besorolás Bér megállapítás Személyügyi adminisztráció Munkaerőnyilvántartás Munkaidőnyilvántartás Szabadság Központi Vezérig. HR Decentralizált Döntés Végrehajtás Ellenőrzés Tanácsadás Alkalmazások Centralizációdecentralizáció Folyamatok elemzése Folyamatszervezés Feladat-hatásköri szabályozás Átfedések, párhuzamosságok kiszűrése Átfutási idők csökkentése Feldolgozási idők vizsgálata Létszámtervezés 20
HR funkciók Marketing Értékesítés Fejlesztés Logisztika Termelés Szolgáltatás Pénzügy Humán Informatika... TERVEZÉS - IRÁNYÍTÁS OPERATÍV LEBONYOLÍTÁS Munkaerőszükséglet Felvétel-elbocsájtás Szervezetfejlesztés Létszámgazdálkodás Munkaköri követelmények Funkciók Bérköltségek Források-pályázat-hirdetés Problémák - okok - kihatás Bérpolitika/juttatások Kiválasztás Szervezeti javaslatok Szociális ellátás Besorolás Munkaköri szerepek Munkaügyi kapcsolatok Bér megállapítás Munkaköri leírások Szervezetalakítás Munkaszerződés Belső kommunikáció Szervezeti szabályozás Betanítás Kommunikációs csatornák Munkaköri rendszer Felmondás/elbocsájtás Belső újság Munkaköri szerepek Nyugdíjazás Tájékoztatók Munkakörök értékelése Szerződésbontás Kompetencia Besorolási rendszer Elszámoltatás/kiléptetés Kompetencia szótár Szervezetfejlesztés Személyügyi adminisztráció Kulcs kompetenciák Teljesítm.menedzsment rendszer Munkaerőnyilvántartás Szükséges kompetenciák Munkaerőfejlesztés Munkaidőnyilvántartás Eltérések Karriertervezés Szabadság Munkaügyi kapcsolatok Tehetségmenedzsment Statisztika Kollektív szerződés Utánpótlás tervezés Vállalati kézikönyv Üzemi tanács Kompetencia menedzsment Bérezés Szakszervezet/érdekképviselet Emocionális intelligencia Munkaerőpiac követése Szociális ügyek Szervezeti kultúra Jövedelemszint felmérések Szociális létesítmények Változásmenedzsment Belső egyensúlyvizsgálat Rendezvények Külső (munkaerő-piaci) egyensúly Bérelszámolás Teljesítménymenedzsment Bérszámfejtés Teljesítménycélok kitűzése TB + közterhek Teljesítmények követése SZJA + egyéb adók Szervezet értékelése Egyéb személyügyi költségek Egyéni értékelés Munkaerő-fejlesztés Fejlesztési igények Oktatás/továbbképzés Átképzés Vezetőkiválasztás Vezetőképzés 21
Átfutási idő és feldolgozási idő Átfutási és feldolgozási idők vizsgálata és racionalizálási lehetőségek feltárása. Nap Külső A részleg B részleg Folyamat (pl. rendelés teljesítése, termékfejlesztés) Ma Holnap Cég Cég Megjegyzés Nap Külső A részleg B részleg Megjegyzés 1 Kezdés 1 Kezdés 2 2 3 3 20 Befejezés 30 Befejezés Eredmény Gyorsabb átfutási idők Gyorsabb reagálás Fajlagos költségek csökkenése Hatékonyság javulása Versenyképesség fokozása Eredmény javulása Feldolgozás Várakozás 22
Döntési hatáskörök A döntési hatáskörök meghatározására a hierarchiában felülről lefelé haladva kerül sor, szoros együttműködésben a felelős vezetőkkel. A táblázatos forma jó áttekinthetőséget és egyszerű karbantartást biztosít. Értékesítés Téma Vezérigazgató Szakigazgató Részlegvezető Értékesítés 100 Ft fölött Értékesítés 50-100 Ft között Értékesítés 50 Ft alatt Fejlesztés Beszerzés Termelés Pénzügy Humán Informatika x x x 23
Simconsult Tanácsadóink az ügyfél problémájára koncentrálva korszerű vezetési ismeretekkel segítik a hatékonyság és a versenyképesség fokozását. Stratégia, tervezés Mi a küldetésünk? Melyek a hosszú távú elképzelések? Hogyan kívánunk célba érni? Emberek Hány és milyen emberre van szükség? Milyen tudás áll rendelkezésre? Hogyan motiváljuk a munkatársakat? Hogy szerezzük meg a legjobbakat? Milyen irányba fejlődjünk? Szervezet Melyek a szervezet elvárásai? Hogy alakítsuk ki a szervezetet? Hogy határozzuk meg a szerepeket? Milyen tudásra, tapasztalatra, ismeretekre van szükség? Döntések Kik a döntéshozók? Hogyan születnek a döntések? Hogy biztosítsunk pontos, naprakész döntésorientáló információkat? Vezetési rendszerek Milyen vezetési rendszerek segítik a hatékony munkavégzést? Folyamatok Hogyan szolgálják a belső folyamatok a hatékony működést? Milyen az együttműködés és a kommunikáció a vezetők között? 24
Tanácsadási szolgáltatások STRATÉGIA Stratégiai vezetés Küldetés - vezérelv Hol vagyunk most? Hová kívánunk eljutni? Kritikus sikertényezők A célok levezetése a stratégiából Balanced scorecard SZERVEZETI HATÉKONYSÁG A hatékonyság fogalma A szervezetben rejlő tartalékok A jelenlegi helyzet felmérése SWOT elemzés Racionalizálási lehetőségek Racionalizálási projektek definiálása Racionalizálási projektek bevezetése LÉTSZÁMHATÉKONYSÁG Létszám és felkészültség Létszám-hatékonysági vizsgálatok Tevékenységelemzés A gazdaságilag indokolt létszám Létszám megoszlása funkciók szerint Akcióorientált létszámtervezés Összehasonlító elemzések KÖLTSÉGHATÉKONYSÁG Stratégiai és operatív controlling Költséghelyek kialakítása Költséghelyi tervezés Terv-, tény- és indokolt költségek Eredmény levezetése Kalkuláció, árképzés Vezetői döntések megalapozása Mi van ha? elemzések Racionalizálási lehetőségek feltárása Költségtudatos magatartás megteremtése SZERVEZET Stratégia és szervezet Szervezeti alaptípusok Szervezeti formák bemutatása Szervezet alternatívák vizsgálata Centralizáció decentralizáció Szervezet és munkakör Átfedések, párhuzamosságok feltárása Feladatok szabályozása Döntési hatáskörök meghatározása A felelősségek összehangolása MUNKAKÖRI SZEREPEK A szerepek tisztázásának fontossága A munkakör célja Fő felelősségek, elvárt eredmények Teljesítménymutatók Tudás, tapasztalat, ismeretek Szükséges kompetenciák A célok, a felelősségek és a követelmények összehangolása Munkaköri szerepleírások kidolgozása BESOROLÁSI RENDSZER A munkakörök elemzése Munkakör-értékelési módszerek Munkakör-értékelési szempontok Különbség munkaköri szintek között Stratégiai fontosság Tudás, tapasztalat, ismeretek Kommunikációs követelmények Problémamegoldás Dimenziók Besorolási rendszer kialakítása Dolgozók besorolása A rendszer bevezetése Kommunikációs feladatok BÉRPOLITIKA A munkabért meghatározó tényezők Ösztönző bérrendszer kialakítása Munkaerő-piaci vizsgálatok Belső egyensúlyvizsgálatok A bérbeállás meghatározása A fix és a változó bér meghatározása Egyéni teljesítmény figyelembevétele Rugalmas juttatási rendszer TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT Hatékonyság és teljesítmény A teljesítmény tervezésének szempontjai Célok levezetése és összehangolása Teljesítmények tervezése A teljesítmény követése Az elért eredmények elszámolása A teljesítmény és a bér kapcsolata KOMPETENCIA MENEDZSMENT A kompetencia fogalma Kompetencia szótár kialakítása Szervezeti kompetenciák Vezetői kompetenciák Team-kompetenciák Munkaköri és személyi kompetenciák A munkakör és a személy megfeleltetése MUNKAERŐ-FEJLESZTÉS A munkaerő-fejlesztés folyamata Szükséges tudás, kompetenciák Meglévő tudás, kompetenciák Fejlesztési igények meghatározása Tréning anyag kidolgozása Tréning lebonyolítása Eredményesség mérése Tudásmenedzsment KARRIERTERVEZÉS Munkaköri szintek, karrierlépcsők Munkaköri követelmények A munkakör és a személy megfeleltetése Potenciális vezetők kiválasztása Tehetséggondozás Utánpótlás tervezése SZERVEZETI KULTÚRA, VÁLTOZÁSMENEDZSMENT A jelenlegi kultúra meghatározása A jövőbeli kultúra meghatározása A szükséges változások meghatározása A változtatás képességének megteremtése Változások tervezése és bevezetése Az eredmények konszolidálása és fenntartása BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ A kommunikáció célja és alapelvei A cél és a szándék megfogalmazása A célcsoport kiválasztása Az üzenetek meghatározása Kommunikációs csatornák Előnyök, hátrányok A kommunikáció célba juttatása Az eredményesség mérése PROJEKTMENEDZSMENT Projekt fogalma Feladatok, felelősök meghatározása Határidők tervezése Költségek, ráfordítások tervezése Költség-haszonvizsgálat Kockázatok kezelése Projekt controlling 25