Előterjesztő: Dr. Kovács János főjegyző Készítette: Cseh Béla Megbízott belső ellenőr (Reg.sz.: 5113853 ) J A V A S L A T a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tervére Tisztelt Közgyűlés! A 2013. január 1-jén hatályba lépő Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119-120. -aiban rögzíti a helyi önkormányzatok belső kontrollrendszerét. A 120. a pénzügyi bizottság feladatait írja elő, míg a 119. (3)- (4) bekezdése szabályozza a belső kontrollrendszer működtetését. Ezen belül kerül előírásra, hogy a jegyző köteles a jogszabályok alapján meghatározott belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles gondoskodni továbbá a belső kontrollrendszeren belül a belsőellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belsőellenőrzési standardok figyelembevételével, az Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tevékenysége az alábbi területekre terjed ki: - A tervjavaslat elkészítésének alapja az a 2012. évben már fennálló megváltozott helyzet, melyet a megyei konszolidáció eredményezett, így a belső ellenőrzési tevékenység intézmények hiányában a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatalára, valamint azon gazdálkodó szervezetekre terjed ki mely fölött alapítói és tulajdonosi jogokat gyakorol. - Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában a szervezeti sruktúrájában önálló munkakörrel megbízott belső ellenőr nem szerepel, így a 1990. évi LXV. törvény 92. (8) bekezdés b) pontja alapján a belső ellenőri tevékenységet belső ellenőri regisztrációval rendelkező szerződéses jogviszonyban álló személlyel kívánja ellátni a Hivatal.
éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. " ellenőrzés nem a bizalom hiánya, hanem a biztonság és a minőségi célok elérésének eszköze" A belső ellenőrzés célja és feladata: A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; 2
adott költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál. ellenőrzési terv összeállításánál kiemelt szempontként kezeltem a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat. A hibák előfordulása szempontjából magas kockázatúnak ítélt területek ellenőrzését ütemeztem be. éves ellenőrzési tervet úgy állítottam össze, hogy a soron kívül szükségessé váló ellenőrzési feladatok is végrehajthatók legyenek. A 2013. éves belső ellenőri terv nem tartalmaz 2012. évről áthúzódó belső ellenőrzést. Kérem a T. Közgyűlést, hogy az előterjesztést megtárgyalni, a határozati javaslatot elfogadni szíveskedjen. Miskolc, 2012. december 3
Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tervének elfogadása. A Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tervére vonatkozó javaslatot, és az alábbi döntést hozta: 1. A Közgyűlés a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tervét a melléklet szerint jóváhagyja. Felelős: Határidő: Dr. Mengyi Roland értelem szerint 2. A Közgyűlés felhatalmazza a Főjegyzőjétt, hogy a 2013. évi belső ellenőrzési tervnek az év folyamán bekövetkező esetleges módosításait jóváhagyja. Felelős: Dr. Kovács János főjegyző Határidő: 2013. december 31. 4
Tájékoztató a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 17. -a által előírt előzetes hatásvizsgálat eredményéről 1. előterjesztés címe: Javaslat a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési tervére 2. A határozati javaslat valamennyi jelentősnek ítélt hatása: a) Társadalmi, gazdasági, költségvetési hatás: A határozati javaslat a vonatkozó jogszabályi előírások alapján, a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat megváltozott feladatés hatáskörének figyelembe vételével került elkészítésre. A belső ellenőr foglalkozatásával kapcsolatos kiadásokat az Önkormányzat költségvetésébe kell beépíteni. b) Környezeti és egészségi következmények: A határozati javaslatnak a környezetet és egészséget befolyásoló következménye nincs. c) Adminisztratív terheket befolyásoló hatás: A határozati javaslat az adminisztratív terheket nem növeli, belső ellenőrzési terv eddig is naptári évre készült. d) Egyéb hatás: A határozati javaslatnak egyéb, kimutatható befolyásoló hatása nincs. 3. A határozati javaslat meghozatalának szükségessége, elmaradásának várható következményei: A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala belső ellenőrzési tervének elkészítése, és Közgyűlés által történő jóváhagyása jogszabályi előírás, az elkészítés és a jóváhagyás hiánya jogszabálysértést eredményezne. 4. A határozati javaslat alkalmazásához szükséges személyi, szervezeti, tárgyi és pénzügyi feltételek: A határozati javaslatban foglaltak végrehajtásához szükséges feltételek biztosítottak.
Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének.../2012. (XII...) határozatához Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatala 2013. évi belső ellenőrzési terve
A 2013. évi belső ellenőrzési terv a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet 31. (4) bekezdése szerinti tartalommal került összeállításra. A 2013. évi belső ellenőrzési terv - a Nemzetgazdasági Minisztérium Útmutatójának figyelembevételével - tartalmazza a kockázatelemzés lépéseit, a kockázatelemzés módszerét, a kockázatelemzés eredményének bemutatását és a tervezett ellenőrzések felsorolását. A tervezett ellenőrzések táblázatos formában kerültek bemutatásra. A táblázatok tartalmazzák a tervezett ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, a szükséges ellenőri kapacitás meghatározását, az ellenőrzések típusát és módszereit, az ellenőrzések ütemezését és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, továbbá az azonosított kockázati tényezőket. ellenőrzési tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása: kockázati tényezők feltárása és értékelése A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Hivatal belső ellenőrzési terv készítésekor meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek az Önkormányzat Hivatalának működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ellenőrzések, amelyek a következők: A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; önkormányzat 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; A feladatellátás teljesítmény ellenőrzés; A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; A belső kontroll rendszer működtetése A kockázatos területek ellenőrzése "téma", vagy "cél" ellenőrzés formájában. A 2013. éves belső ellenőrzés feladatainak tervezést a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás)
A kockázati pontok meghatározása az alábbi egységes szempont rendszer szerint történt. Közvetlenül pénzben mérhető hatás. A folyamat/ tevékenység korábbi ellenőrzése. Szabályok/működés összetettsége/változása. Súlyok (hatás) Valószínűség 5 1-5 3 1-5 5 1-5 Szervezeti változás. 6 1-5 Kontrollok megbízhatósága. 5 1-5 Súlyok összesen: 21 A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1" alacsony, "3" közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége. Elérhető minimum pont: 21 Elérhető maximum pont: 105 Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig. Közepesnek minősíthető a kockázat 80 pontig. Magasnak minősíthető a kockázat 80 pont fölött. A kiválasztott folyamatok közül a következők magas kockázati pontot értek el: - Jogszabályi változások - Kötelezettségvállalások - Gazdasági események elszámolása - Pénzkezelés - Utalványok és értékpapírok kezelése - Vagyonkezelés, vagyongazdálkodás - Szerződéskötések - Anyag és eszközbeszerzések, kiadások
2013. évi tervezett ellenőrzések:
Sorszám ellenőrzés tárgya ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) ellenőrzés típusa ellenőrzött szerv, szervezeti egység ellenőrzés tervezett ütemezése ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 A pénzkezelési tevékenység ellenőrzése Annak megállapítása, hogy az Önkormányzati Hivatalnál a pénzkezelési tevékenység a jogszabályi előírásoknak, illetve a hatályban lévő pénzkezelési szabályzatnak megfelelően történik e. Biztosított- e a tulajdon védelme, érvényesül e a bizonylati rend és okmányfegyelem. Pénzkezelés Jogszabályi változások ellenőrzött időszakot illető teljes körű, tételes ellenőrzés Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály 2013-04.hó 2nap 2013-03. hó Sorszám 2 ellenőrzés tárgya A tárgyi eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai helyesen lettek e kialakítva. Tárgyi eszközök megfelelő besorolásának ellenőrzése. Egyezik e a főkönyvi és az analitikus nyilvántartás, az ingatlanok főkönyvi és analitikus nyilvántartás szerinti adatai megegyeznek az ingatlan vagyon kataszter adataival. A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai, valamint a vagyonkimutatás egyezik e, s a onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa a nyilvántartások szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-07.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 7 nap
Sorszám ellenőrzés tárgya 3 önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások odaítélése, folyósítása és azok elszámoltatási rendje megfelelően szabályozott- e, a jogszabályi előírásoknak megfelelően történnek e, az elszámolások megfelelnek e a támogatási szerződésben rögzítetteknek, illetve a jogszabályi előírásoknak. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa A számvitel és a pénzügyi bizonylatok szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-12.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 4 nap 2013 év.
Sorszám ellenőrzés tárgya 4 A használatban lévő készletek nyilvántartásának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy helyesen van e kialakítva a tárgyi eszközöknek nem minősülő, de tartósan használt eszközök nyilvántartásának rendje. A nyilvántartások e rend szerint kerülnek e bevezetésre. Biztosított - e az újonnan beszerzett készletek nyilvántartásba történő felvétele. A használatban lévő készletek leltározása, selejtezése az érintett szabályzatokban foglaltak szerint történik e. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa Kockázatelemzésen alapuló, mintavételes eljárás ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-08.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 3 nap 2013-I félév
Sorszám ellenőrzés tárgya 5 Bizonylati rend, okmányfegyelem ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy a banki pénzforgalom bonyolított kiadások, bevételek bizonylatolása során betartásra kerülnek e a számviteli törvény valamint annak költségvetési szervekre vonatkozó kormányrendelete, illetve az ÁHT és végrehajtási rendeleteinek előírásai. A kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés és a szakmai teljesítés igazolása megtalálható-e a bizonylatokon. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 3 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-11.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 6 nap 2013-01-10. hó
Sorszám 6 ellenőrzés tárgya A könyvelés helyességének ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Főkönyvi könyvelés a jogszabályi előírásoknak és az Önkormányzat és Hivatal számviteli politikájában meghatározottaknak megfelelően történik-e. Kialakításra került-e a tevékenységének megfelelő számlarend. A főkönyvi számlákon könyvelt tételek tartalmuk szerint megfelelnek-e a számvitelt szabályozó kormányrendelet mellékletében, a költségvetés, illetve a beszámoló kitöltési útmutatójában leírtaknak. Önkormányzat és Hivatal által végzett tevékenységek kiadásai, bevételei a megfelelő szakfeladatokon kerültek-e könyvelésre. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 4 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-12.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 5 nap 2013-01-11
Sorszám 7 ellenőrzés tárgya ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ellenőrzését? onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Önkormányzati feladatok átrendeződése ellenőrzés típusa Dokumentumok, nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Önkormányzati Hivatal valamennyi szervezeti egysége ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-III. negyed év ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 10 nap 2013.-04-06. hó Miskolc, 2012-12-11