Workflow menedzsment Workflow menedzsment Workflow fogalma Workflow fejlődése Workflow bevezetés céljai Workflow bevezetés célterületei
Workflow fogalama A WorkFlow menedzsment nem más, mint üzleti folyamatok számítógépes megvalósítása vagy automatizálása részben vagy egészben. A workflow olyan folyamatok automatizálásával foglalkozik, ahol dokumentumok, információk és feladatok cserélődnek ki a résztvevők között, egy közös cél elérése érdekében.
Workflow fejlődése A workflow evolúciója az 1980-as évek elején kezdődött. Fejlődésében jelentős szerepet játszott: A képfeldolgozás és archiválás Dokumentum menedzsment rendszerek Elektronikus levelező és könyvtár rendszer Csoportmunka alkalmazások Tranzakció alapú alkalmazások
Folyamat automatizálás nem automatizált feladatok és feladattovábbítás részben automatizált feladatok és nem automatizált feladattovábbítás részben automatizált feladatok és automatizált feladattovábbítás Workflow
Workflow bevezetés céljai Az üzleti célok: a termelékenység növekedése (költségek) az üzleti folyamatok felgyorsítása (vevők) a versenyképesség növelése (konkurencia) a folyamatok menedzselése általános értelemben (elsajátítása, elemzése, feltérképezése, megvalósíthatósága ) Számítástechnikai célok: szoftverszigetek összeintegrálása (költségek) ismert kezelőfelületek megtartása (betanítás) folyamatok időbeni követhetősége (statisztika)
Workflow célterületei A felhasználó szervezetek rendszerint kritikus üzleti folyamataikban használják a workflow rendszereket. Ezekre a folyamatokra jellemző, hogy: Jól definiáltak, Időérzékenyek, Általában előre tervezhetők, Rendszeresen ismétlődők, Több ügyintéző részvételével járnak, Vezetői jóváhagyásokat igényelnek, Nagy számban fordulnak elő és A felhasználó által alkalmazott rendszerek integrációját igénylik.
BPR és ERP rendszerek kapcsolata BPR és ERP rendszerek kapcsolata BPR kapcsolata ERP rendszerekkel ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val Rendszer specifikus referencia modellek
BPR kapcsolata ERP rendszerekkel Folyamatorientált elemzés Vállalati célkitûzések SAP-n alapuló célkitûzés Megvalósítás ARISToolset ARIS Toolset Ágazati referencia modellek ARIS-Toolset SAP R/3 Referenciamodell (R/3-Analyzer), IMG) A vállalat valóságos helyzete Célmodell SAP R/3 Referenciamodell Cél- modell (Vállalati célkitûzések) (SAP-n alapuló célkitûzések) Létezõ modellek Ágazati referencia modell Optimalizált vállalati folyamatok megvalósítása
Vertrieb Controlling Funkciómeghívás Adato k ARIS Toolset kapcsolata az SAP-val ARIS- Toolset 3.1 modellezés elemzés navigáció ARIS- Repository folyamatköltség számítás szimuláció ARIS Link for R/3 SAP-Modellek Checkin-/ Checkout -ja Modellek Checkout-Módja: Read-Only Redlining Full-Control Locking-Mechanismen (reteszelési mechanizmusok) R/3- rendszer 3.0E PP QM MM PM SD HR R/3 FI Client/Server ABAP/4 IS CO OC AM PS SD MM... Business Navigator Produktionsplanung Materialwirtschaft Qualitäts- Management Instandhaltung Personalwirtschaft Branchenlösungen Office & Communication Projektsystem Anlagenwirtschaft Finanzwesen R/3- Repository R3- Referenzmodell A P I
Rendszer specifikus referencia modellek Szoftverek belső összefüggéseit, funkcióit, adat-struktúráit írja le Verkaufsaktion ist durchzuführen Außendienst/ Kundenbesuch Termin für Kundenbesuch steht an Szoftverek Baan BaaN ARIS Analyser for R/3 S A P R / 3 Ratioplan RATIOPLAN RP-ASS Kundenanfrage ist eingetroffen Angebot ist an Kunden übermittelt Anfragenbearbeitung/ Angebotserstellung XOR Anfrage mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen Absage ist an Kunden übermittelt XOR Auftrag mit Bezug Kd.besuch ist eingegangen Pl.: Baan Triton SAP R/3
Esettanulmány ÖSSZEFOGLALÓ az informatikai szolgáltatási és igénykezelési projekt munkájáról
A projekt célrendszere Inf. szolg. m enedzselés hatékonyabbá tétele Inf. szolgáltatások definiálása és def. aktualizálása Informatikai igények szûrése Informatikai igény-teljesítés átfutási idõ csökkentése Igény kezelési folyam atok szabályozása, dokum entálása Szolgáltatások hatékonyabb menedzselése Igények teljesítéskövetése IT szolgáltatási mutatók folyam atba építése Felhasználói elégedettség mérése
Cél: a jelenlegi működés megismerése a gyenge pontok és okainak feltérképezése a jó működési elemek feltárása Helyzetfelmérés Munkamódszer: jelenleg érvényes dokumentációk, utasítások tanulmányozása interjúk az érintett folyamatok szereplőivel WS- ok az érintett folyamatok szereplőivel
Helyzetfelmérés eredményei Fontosabb megállapítások: Az igények kielégítése gyakran ad- hoc jelleggel történik. Az igények kielégítése során esetenként hosszú átfutási idő. Az igények bejelentési helye esetleges / változó. Az igénylő felé történő visszajelzés, információadás hiányzik. Túlzott mennyiségű és mértékű beszerzési igény jelenik meg (igény jogosság, jogosultság ellenőrzés nincs, vagy nem jól működik) A beszerzési beszállítások ideje, helye nem menedzselhető az INI részéről. Az osztályok közötti információáramlás szabályozatlan, hiányos. Nem tisztázottak a fejlesztéshez és üzemeltetéshez kapcsolódó igények kielégítésének útjai. Nincs egyértelmű elhatárolás az igények kielégítésére nyújtott szolgáltatások és az INI alapfeladataihoz tartozó tevékenységek között.
Célkoncepció Informatikai szolgáltatások: A felhasználók által jelzett igényekre történő igény kielégítési folyamat, illetve annak eredménye. Standard szolgáltatás: Mindazok a szolgáltatások, melyek az informatikai szolgáltatások gyűjteményében megtalálhatók. Ezekhez a szolgáltatásokhoz állandó folyamatok és mérőszámok rendelhetők (teljesítési idő, minőség, költség, stb..) Nem standard szolgáltatás: Olyan igények, melyek egyedi módon kerülnek kielégítésre. Ezek feltételeit az igénylővel külön megállapodásban kell rögzíteni.
Célkoncepció I N I I N F O R M A T I K A I S Z O L G Á L T A T Á S O K F E L H A S Z N Á L Ó STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK I g é n y e k Standard szolgáltatás lista Standard informatikai szolgáltatások költsége NEM STANDARD INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÁSOK Belső folyamatok Folyamata és költsége egyedi elbírálás alapján INI Igénykezelés Létesítés Biztosítás, támogatás Megszüntetés
Irodai környezet szolgáltatásai Magyarázat: oszlopok egy szolgáltatás életútját követik sorok kiajánlott standard szolgáltatások Az egy csoportban jelölt -ák egy folyamatot jelölnek * *=Notes alkalmazás hozzáférés jogosultságára vonatkozik
Eredmények Az irodai környezet standard szolgáltatásainak áttekintő ábrája elkészült. A standard informatikai szolgáltatások nyújtásához szükséges belső folyamatokat definiáltuk. A standard irodai környezet szolgáltatásainak listáját és az egyes szolgáltatásokra a definíciós sablont elkészítettük. Az irodai környezetre vonatkozóan belső folyamatok modelljeit ARIS-Toolset-el elkészítettük Példaként bemutatásra kerülő folyamat: belső levelező rendszere (Lotus-Notes).
Szükséges tennivalók Standard informatikai szolgáltatások definíciós sablonjának kitöltése szolgáltatásonként Workflow szintű folyamatok kiválasztása és modellezése Kompetencia mátrix (osztályszintű folyamatokról) előállítása ARIS-Toolset segítségével Standard informatikai szolgáltatás kezelési rendszerének leírása
Javaslatok Igénykezelés egykapus rendszerré tétele Érintett munkakörök újraértelmezése (pl. HD kezelő) Igénykezelési folyamat informatikai támogatása, jelenlegi Help-Desk alkalmazás fejlesztése vagy workflow bevezetése
Javasolt HD alkalmazás fejlesztései Standard szolgáltatások definícióinak adatbázisa. Hierarhizált checklisták probléma meghatározás támogatására. Szakértői lista, probléma eszkaláció támogatására. HW-, SW-nyilvántartás elérhetőségének biztosítása. Személyre szóló hozzáférések és jogosultságok nyilvántartása.
Köszönöm a figyelmet! FENYVESI ISTVÁN Business Consulting Üzletág Igazgató PROCONT Holding ZRt. H-1113 Budapest, Bocskai út 77-79. Telefon: +36 1 372-7050 Telefax: +36 1 372-7051 Mobil: 06-20-964-6015 e-mail: i.fenyvesi@procont.hu