ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 10. ea.: Projektek végrehajtása II. A sikeres projekt ismérvei Tipikusan megjelenő hibák Önellenőrzés
A SIKERES PROJEKT ISMÉRVEI
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (1) Relevancia: kapcsolódik a célokhoz, részletes problémaelemzéssel feltárt valós, a kedvezményezettek igényeivel is találkozó szükségleteket elégít. Zavaros stratégiai keretek Kínálat-vezéreltség Tevékenység-orientált tervezés Kedvezményezettek igényeinek figyelmen kívül hagyása
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (2) Megvalósíthatóság: célok reálisak, logikusak és mérhetőek, mérlegelték a kockázatokat, kidolgoztak alternatívákat, ütemezés, munkamegosztás, pénzügyi realitás, belső ő monitoring. Gyenge helyzetelemzés l Váratlan kockázatok felmerülése Téves költségvetés, té ütemezés vagy feladatmegosztás Pontatlan projektdokumentáció Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (3) Fenntarthatóság: th tó a célcsoport számára á a megvalósulás során elért előnyök a projekt támogatásának á lezárását á át követően is biztosítottak. Rövid távú gondolkodás Bemérhetetlen hatások Illeszkedés: illeszkedik a program prioritásaihoz és célkitűzéseihez Nincs kimutatható kapcsolat
Relevancia ÖNELLENŐRZÉS 1. A kedvezményezettek világosan meghatározottak? A kedvezményezettek problémái lényegretörően vannak leírva? A probléma-elemzés lényegretörően áttekintő? Az általános célok rámutatnak, hogy projekt miért fontos a társadalom számára? A projekt célok a kedvezményezettek javát szolgálják? Az eredmények iránti igényt sikerült bemutatni?
Megvalósíthatóság ÖNELLENŐRZÉS 2. A projekt cél közelebb fog vinni az általános célhoz? Az eredmények ed a célcsoport csopo számára á nyújtott szolgáltatásként vannak meghatározva? Teljesülnek a projektcélok, ha az eredmények megvalósulnak? A források a mérhető célokkal arányban állnak? Meghatározták a fontos külső feltételeket? Elfogadható a feltételezések megvalósítására tett próbálkozás? A megvalósító képes lesz a projektet megvalósítani?
ÖNELLENŐRZÉS 3. Fenntarthatóság A projekt befejezése után a megfelelő hatóság támogatása biztosított? A technológia megfelel a helyi körülményeknek? Megőrződik az ökológiai környezet a projekt megvalósítása alatt és után? A kedvezményezettek megfelelő mértékben fogják birtokolni a projektet? A nőknek vagy más csoportoknak van lehetőség, hogy részesedjenek a projekt előnyeiből A megvalósító szervezet képes a projekt után követni a változásokat? A pénzügyi és gazdasági elemzés megerősíti a projekt hatékonyságát, hatásosságát, életképességét és relevanciáját?
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 1. Pályázati projekt testre-szabása Cselekvési és ütemterv alapvető szempont legyen a megvalósíthatóság Költségvetés egyes tételek módosítása befolyásolja az egész költségvetést Költségvetés ütemezés pesszimista szemlélet Szakértői lista és önéletrajzok jó minőségű és valóban rendelkezésre álló szakértők Konzorciumi megállapodás tagok cseréje csak g p g j indokolt esetben
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 2. Kapcsolatfelvétel a program irányító intézményekkel A program irányító intézmények: Szerződő Hatóság Szakmai Felügyelő Hatóság Közreműködő Szervezet Monitoring Szervezet Szerződéskötés Részvétel a projekt indító nap sorozaton Személyes konzultáció
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 3. Projekt menedzsment szervezet felállítása Projekt értekezlet - jól megszervezett és jól megtervezett Munkaterv egyes tevékenységek konkrét szakértőkhöz történő hozzárendelése mérföldkövekkel, határidőkkel Logisztikai feltételek megteremtése Projekt adminisztrációs rendszer felállítása Adatbázisok felállítása és feltöltése
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 1. Projekt kommunikáció Külső projekt kommunikáció Írásos és telefoni folyamatos kapcsolattartás kérdések, kérések tolmácsolása, elvárt adminisztratív feladatok teljesítése, GyIK folyamatos figyelése Személyes konzultációk Részvétel a Közreműködő Szervezet által szervezett rendezvényeken Helyszíni monitoring látogatás során rendelkezésre állás
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 2. Projekt kommunikáció ió Külső projekt kommunikáció Európai Unió Szerződő Hatóság Szakmai Felügyelő Hatóság Monitoring Szervezet Közreműkö dő Szervezet Kedvezménye zett
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 3. Belső kommunikáció Csatornázottság elve: általános projekt információk projekt szereplőnek minden egyes szakmai tevékenységekhez kapcsolódó információ csak az adott szakértői csoportnak Belső kommunikációs adatbázis felállítása szakértői csoportokba rendezés
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 4. Adminisztratív i tí kötelezettségek tt k Beszerzési eljárások Szerződő Hatósággal felé kötelezően jóváhagyandó dokumentumok Közbeszerzési terv felkészülés során felállított adatbázisok segítségével Ajánlati felhívás különös figyelemmel a műszaki specifikációra Értékelési dokumentáció Beszállítói szerződés
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 5. Adminisztratív kötelezettségek Negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések Szakmai jelentés Támogatási Szerződésben megadott kötelező formátum szerint szöveges beszámoló a tevékenységekről projekt adminisztráció és adatbázisok alapján projekt menedzser és egyes szakértők együttműködésével
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 6. Adminisztratív kötelezettségek Negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések Pénzügyi jelentés Excel táblázatok: számlaösszesítő, költségek összefoglalója, lój egyenlegközlő lő Táblázatokat alátámasztó háttérbizonylatok: számlák, bizonylatok, szerződések, teljesítés igazolások megfelelő formai adatokkal ellátva Alapvető kritériumok: illeszkedés a szakmai jelentéshez táblázatok közötti konzisztencia biztosítása Előzetes egyeztetés a monitoring szervezet pénzügyi monitoring szakértőjével minden esetben!
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 7. Adminisztratív kötelezettségek Szerződésmódosítási eljárások 10% alatti módosítás: Szerződő Hatóság utólagos jóváhagyása 10% feletti módosítás: Szerződő Hatóság előzetes jóváhagyása Alapvetően három területet érint: Költségvetés módosítás sorok közötti átcsoportosítással Fő szakértő cseréje új szakértő önéletrajzának benyújtásával Konzorcium összetétele új konzorciumi megállapodás kötésével Minden változtatást nagyon alapos szakmai indoklással kell alátámasztani!
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 8. Önértékelés, belső monitoring, felkészülés a külső monitoringra folyamatos projekt menedzsment feladat elengedhetetlen tl a sikeresség szempontjából külső kockázatok figyelembe vételével rendelkezésre álló dokumentumok k alapján: pályázatban megadott indikátor táblázat cselekvési és ütemtervt munkaterv költségvetés, té pénzügyi ütemezés
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 9. Önértékelés, belső ő monitoring, i felkészülés a külső ő monitoringra külső ő tényezők éték értékelése és kezelése belső tényezők értékelése és kezelése Értékelés fórumai rendszeres projekt értekezleteken negyedéves jelentésekben Külső monitoring szervezet segítségének igénybe vétele javasolt időbeni beavatkozást eredményezheti
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A tipikusan megjelenő hibákat és kijavítási módjukat tekintettük át a projektek kapcsán. Részletesen végéig mentünk a megvalósítás egyes szakaszain.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Mutassa be a tipikusan megjelenő hibákat és az önellenőrzés lehetőségeit! Mutassa be, hogyan kell felkészülni a projektek végrehajtására! Ismertesse a projektek megvalósításának á lépéseit! é
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 11. ea.: Ellenőrzés, monitoring, értékelés Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projektek végrehajtása Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Relevencia, megvalósíthatóság, fenntarthatóság, illeszkedés