Előterjesztő: Dr. Kovács János főjegyző Készítette: Cseh Béla megbízott belső ellenőr (Reg. sz.: 5113853) J A V A S L A T a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési tervére Tisztelt Közgyűlés! A 2013. január 1-jén hatályba lépő Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény 119-120. -aiban rögzíti a helyi önkormányzatok belső kontrollrendszerét. A 120. a pénzügyi bizottság feladatait írja elő, míg a 119. (3)- (4) bekezdése szabályozza a belső kontrollrendszer működtetését. Ezen belül kerül előírásra, hogy a jegyző köteles a jogszabályok alapján meghatározott belső kontrollrendszert működtetni, amely biztosítja a helyi önkormányzat rendelkezésére álló források szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A jegyző köteles gondoskodni továbbá a belső kontrollrendszeren belül a belsőellenőrzés működtetéséről az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és a nemzetközi belsőellenőrzési standardok figyelembevételével. A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési tevékenysége az alábbi területekre terjed ki: - A tervjavaslat elkészítése intézmények hiányában a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatalra, valamint azon gazdálkodó szervezetekre terjed ki melyek fölött alapítói és tulajdonosi jogokat gyakorol. - Önkormányzati Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatában a szervezeti struktúrájában önálló munkakörrel megbízott belső ellenőr nem szerepel, így a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 2. a) pontja és 15. (7) bekezdés a) pontja alapján a belső ellenőri tevékenységet belső ellenőri regisztrációval rendelkező polgári jogi szerződéses jogviszonyban álló személlyel kívánja ellátni az Önkormányzati Hivatal. 1
éves ellenőrzési tervnek a stratégiai ellenőrzési tervben és a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokon, valamint a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrásokon kell alapulnia. " ellenőrzés nem a bizalom hiánya, hanem a biztonság és a minőségi célok elérésének eszköze" A belső ellenőrzés célja és feladata: A belső ellenőrzés független, tárgyilagos bizonyosságot adó és tanácsadó tevékenység, melynek célja, hogy az ellenőrzött szervezet működését fejlessze, és eredményességét növelje. A belső ellenőrzés az ellenőrzött szerv céljai elérése érdekében rendszerszemléletű megközelítéssel és módszeresen értékeli, illetve fejleszti az ellenőrzött szerv kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll eljárásainak hatékonyságát. A belső ellenőrzés feladatainak ellátása érdekében elemzéseket készít, információkat gyűjt és értékel, ajánlásokat tesz és tanácsokat ad a költségvetési szerv vezetője számára a vizsgált folyamatokra vonatkozóan. A belső ellenőrzés feladata annak vizsgálata és ennek során elegendő bizonyítékkal alátámasztva, megfelelő bizonyosságot adni arra vonatkozóan, hogy a vezetés által kialakított és működtetett kockázatkezelési, (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszerek és eljárások megfelelnek-e az alábbi követelményeknek: A szervezeti célkitűzések elérését veszélyeztető kockázatokat a szervezet kockázatkezelési rendszere képes felismerni, és azokat megfelelően kezelni; egyes vezetők és vezetői csoportok közötti együttműködés megfelelő; A pénzügyi-, irányítási- és operatív működésre vonatkozó adatok, információk és beszámolók pontosak, megbízhatóak és a megfelelő időben rendelkezésre állnak; alkalmazottak tevékenysége megfelel a jogszabályokban és szabályzatokban foglalt rendelkezéseknek (beleértve mind a hazai, mind az EU jogszabályok által előírt beszámolási kötelezettséget is), valamint összhangban van a nemzetközileg elfogadott standardokkal, és a pénzügyminiszter által közzétett iránymutatásokkal és módszertani útmutatókkal; eszközökkel és forrásokkal takarékosan és hatékonyan gazdálkodnak, valamint a vagyon megóvásáról megfelelően gondoskodnak; A kidolgozott programok, tervek és célkitűzések megvalósulnak; A költségvetési szerv munkafolyamataiban a (pénzügyi) irányítási és kontroll rendszer minősége megfelelő és folyamatos korszerűsítése biztosított; A rendszerek és eljárások beleértve a fejlesztés alatt állókat is teljesek és biztosítják, hogy az ellenőrzések megfelelő védelmet nyújtanak a hibák, szabálytalanságok és egyéb veszteségek elkerülésére, valamint, hogy az eljárások összhangban vannak a szervezet átfogó céljaival és célkitűzéseivel; 2
adott költségvetési szervet érintő jogszabályok, illetve egyéb kötelező érvényű szabályok változásaira a költségvetési szerv időben és megfelelően reagál. ellenőrzési terv összeállításánál kiemelt szempontként kezeltem a kockázatelemzés alapján felállított prioritásokat. A hibák előfordulása szempontjából magas kockázatúnak ítélt területek ellenőrzését ütemeztem be. éves ellenőrzési tervet úgy állítottam össze, hogy a soron kívül szükségessé váló ellenőrzési feladatok is végrehajthatók legyenek. A 2014. éves belső ellenőri terv nem tartalmaz 2013. évről áthúzódó belső ellenőrzést. Kérem a T. Közgyűlést, hogy az előterjesztést megtárgyalni, a határozati javaslatot elfogadni szíveskedjen. Miskolc, 2013. november 3
Határozati javaslat Tárgy: a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési tervének elfogadása. A Közgyűlés megtárgyalta a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési tervére vonatkozó javaslatot, és az alábbi döntést hozta: 1. A Közgyűlés a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési tervét a melléklet szerint jóváhagyja. Felelős: Dr. Mengyi Roland Határidő: értelem szerint 2. A Közgyűlés felhatalmazza a Főjegyzőjét, hogy a 2014. évi belső ellenőrzési tervnek az év folyamán bekövetkező esetleges módosításait jóváhagyja. Felelős: Dr. Kovács János főjegyző Határidő: 2014. december 31. 4
Melléklet a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzat Közgyűlésének.../2013. (XI....) határozatához Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal 2014. évi belső ellenőrzési terve
A 2014. évi belső ellenőrzési terv a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 31. (4) bekezdése szerinti tartalommal került összeállításra. A 2014. évi belső ellenőrzési terv - a Nemzetgazdasági Minisztérium Útmutatójának figyelembevételével - tartalmazza a kockázatelemzés lépéseit, a kockázatelemzés módszerét, a kockázatelemzés eredményének bemutatását és a tervezett ellenőrzések felsorolását. A tervezett ellenőrzések táblázatos formában kerültek bemutatásra. A táblázatok tartalmazzák a tervezett ellenőrzések tárgyát, az ellenőrzések célját, az ellenőrizendő időszakot, a szükséges ellenőri kapacitás meghatározását, az ellenőrzések típusát és módszereit, az ellenőrzések ütemezését és az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egységek megnevezését, továbbá az azonosított kockázati tényezőket. Ellenőrzési Tervet megalapozó elemzések és a kockázatelemzés eredményének összefoglaló bemutatása: kockázati tényezők feltárása és értékelése A Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Önkormányzati Hivatal belső ellenőrzési terve készítésekor meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek az Önkormányzati Hivatal működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ellenőrzések, amelyek a következők: A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; önkormányzat 100%-os tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; A feladatellátás teljesítmény ellenőrzés; A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; A belső kontroll rendszer működtetése A kockázatos területek ellenőrzése "téma", vagy "cél" ellenőrzés formájában. A 2014. éves belső ellenőrzés feladatainak tervezést a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzati feladatok átrendeződése, - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás)
A kockázati pontok meghatározása az alábbi egységes szempont rendszer szerint történt. Közvetlenül pénzben mérhető hatás. A folyamat/ tevékenység korábbi ellenőrzése. Szabályok/működés összetettsége/változása. Súlyok (hatás) Valószínűség 5 1-5 3 1-5 5 1-5 Szervezeti változás. 6 1-5 Kontrollok megbízhatósága. 5 1-5 Súlyok összesen: 21 A kockázati szempontokhoz 1-től 5-ig terjedő kockázati mérőszám rendelése történt a súlyosságnak megfelelően ("1" a legalacsonyabb, "5" a legsúlyosabb). A kockázatok előfordulásának valószínűsége 1-től 5-ig került meghatározásra ("1" alacsony, "3" közepes, "5" magas). Kockázati pontok= Súlyok mérőszám X a kockázat előfordulásának valószínűsége. Elérhető minimum pont: 21 Elérhető maximum pont: 105 Alacsonynak minősíthető a kockázat 50 pontig. Közepesnek minősíthető a kockázat 80 pontig. Magasnak minősíthető a kockázat 80 pont fölött. A kiválasztott folyamatok közül a következők magas kockázati pontot értek el: - Jogszabályi változások - Kötelezettségvállalások - Gazdasági események elszámolása - Pénzkezelés - Utalványok és értékpapírok kezelése - Vagyonkezelés, vagyongazdálkodás - Szerződéskötések - Anyag és eszközbeszerzések, kiadások
2014. évi tervezett ellenőrzések: Sorszám ellenőrzés tárgya ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) ellenőrzés típusa ellenőrzött szerv, szervezeti egység ellenőrzés tervezett ütemezése ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1. A pénzkezelési tevékenység ellenőrzése Annak megállapítása, hogy az Önkormányzati Hivatalnál a pénzkezelési tevékenység a jogszabályi előírásoknak, illetve a hatályban lévő pénzkezelési szabályzatnak megfelelően történik-e. Biztosított-e a tulajdon védelme, érvényesül-e a bizonylati rend és okmányfegyelem. Pénzkezelés Jogszabályi változások ellenőrzött időszakot illető teljes körű, tételes ellenőrzés Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály 2014-04.hó 1nap 2014-02. hó
Sorszám 2. ellenőrzés tárgya A tárgyi eszközökkel kapcsolatos nyilvántartások ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai helyesen lettek-e kialakítva. Tárgyi eszközök megfelelő besorolásának ellenőrzése. Egyezik-e a főkönyvi és az analitikus nyilvántartás, az ingatlanok főkönyvi és analitikus nyilvántartás szerinti adatai megegyeznek-e az ingatlan vagyon kataszter adataival. A tárgyi eszközök főkönyvi és analitikus nyilvántartásai, valamint a vagyonkimutatás egyezik e, s a vagyonkimutatás a vagyonrendelet mellékletének figyelembevételével készült e. 2014-I. félév onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa a nyilvántartások szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2014-07.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 2 nap
Sorszám ellenőrzés tárgya 3. önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Önkormányzat költségvetéséből céljelleggel juttatott támogatások odaítélése, folyósítása és azok elszámoltatási rendje megfelelően szabályozott-e, a jogszabályi előírásoknak megfelelően történnek-e, az elszámolások megfelelnek-e a támogatási szerződésben rögzítetteknek, illetve a jogszabályi előírásoknak. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa A számvitel és a pénzügyi bizonylatok szúrópróbaszerű és szükség szerint tételes vizsgálata ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2013-12.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2014 év.
Sorszám ellenőrzés tárgya 4. A használatban lévő készletek nyilvántartásának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy helyesen van-e kialakítva a tárgyi eszközöknek nem minősülő, de tartósan használt eszközök nyilvántartásának rendje. A nyilvántartások e rend szerint kerülnek-e bevezetésre. Biztosított-e az újonnan beszerzett készletek nyilvántartásba történő felvétele. A használatban lévő készletek leltározása, selejtezése az érintett szabályzatokban foglaltak szerint történik-e. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa Kockázatelemzésen alapuló, mintavételes eljárás ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2014-07.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2014-I. félév
Sorszám ellenőrzés tárgya 5. Bizonylati rend, okmányfegyelem ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Annak megállapítása, hogy a banki pénzforgalom bonyolított kiadások, bevételek bizonylatolása során betartásra kerülnek-e a számviteli törvény valamint annak költségvetési szervekre vonatkozó kormányrendelete, illetve az Áht. és végrehajtási rendeleteinek előírásai. A kötelezettségvállalás, érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés és a szakmai teljesítés igazolása megtalálható-e a bizonylatokon. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 3 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2014-11.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2014-01-10. hó
Sorszám 6. ellenőrzés tárgya A könyvelés helyességének ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Főkönyvi könyvelés a jogszabályi előírásoknak és az Önkormányzat és Hivatal számviteli politikájában meghatározottaknak megfelelően történik-e. Kialakításra került-e a tevékenységének megfelelő számlarend. A főkönyvi számlákon könyvelt tételek tartalmuk szerint megfelelnek-e a számvitelt szabályozó kormányrendelet mellékletében, a költségvetés, illetve a beszámoló kitöltési útmutatójában leírtaknak. Önkormányzat és Hivatal által végzett tevékenységek kiadásai, bevételei a megfelelő szakfeladatokon kerültek-e könyvelésre. onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Jogszabályi változások ellenőrzés típusa kockázatelemzésen alapuló, legalább 4 időszakból vett mintavételes ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Szervezési, Jogi és Pénzügyi Osztály ellenőrzés tervezett ütemezése 2014-12.hó ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2014-01-11. hó
Sorszám 7. ellenőrzés tárgya ellenőrzési nyomvonalak alkalmazhatóságának ellenőrzése ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak A szervezeti egységek ellenőrzési nyomvonalai biztosítják-e az irányítási és ellenőrzési folyamatok nyomon követését és a folyamatok utólagos ellenőrzését? onosított kockázati tényezők (itt elegendő a kockázatelemzési dokumentum vonatkozó pontját megadni) Önkormányzati feladatok átrendeződése ellenőrzés típusa Dokumentumok, nyilvántartások ellenőrzése, helyszíni ellenőrzés ellenőrzött szerv, szervezeti egység Önkormányzati Hivatal valamennyi szervezeti egysége ellenőrzés tervezett ütemezése 2014-III. negyed év ellenőrzésre fordítandó kapacitás (ellenőri nap) 1 nap 2014-04-06. hó Miskolc, 2013. november