Esettanulmány Folyamatköltség-számítás Az erős versenyben gyorsan növekvő árak és költségek nyomása miatt egyre fontosabb tudni, hogy a közvetlen költségeken kívül milyen közvetett költségek terhelik a vállalat által előállított termékek nyereségét. Az esettanulmányban bemutatásra kerülő algoritmusok segítséget nyújtanak a gyakorlati alkalmazás során. A folyamatköltség-számítás a hagyományos költségszámítást kiegészítő elmélet, amelyet főleg az általános költségek területén alkalmazzák, amely költségek nem állapíthatók meg gyártási tervek alapján, valamint, ha az általános költségeket transzparenssé és ezáltal irányíthatóvá szeretnék tenni, és szeretnék megállapítani, hogy vannak-e egymást átfedő területek, ahol költségeket lehet csökkenteni. A folyamatköltség-számítás az egyes tevékenységek megszervezésénél és ellenőrzésénél nem azok szervezeti kapcsolódását, hanem a folyamatok megvalósításában betöltött szerepét veszi alapul. A kiindulópont az, hogy mennyi erőforrást használ fel az adott folyamat, ezért meg kell határozni a folyamatok elvégzéséhez szükséges erőforrásokat, majd a költségeket az erőforrások alapján rendeli a folyamatokhoz. A költségelszámolás két fő lépése: 1) a költségeket a költséghelyekről folyamatokra, majd 2) a folyamatokról termékekre vagy piaci szegmensekre számoljuk el. A korábbi tapasztalatok alapján megállapítható, hogy olyan a területeken érdemes alkalmazni, ahol jelentősek a kiadások. A folyamatköltség-számítás előnye az elnevezésében rejlik: rámutat, hogy melyek azok a folyamatok, amelyek a fix és általános költségek növekedéséhez vezettek, és ezeket hogyan osszuk fel a folyamatokra. A kis mennyiségben gyártott termék olyan speciális vevőigényt elégit ki, amely a nagyobb mennyiséggel szemben más jellegű többleterőforrás-felhasználást, illetve általánosköltségfelmerülést igényel. A hagyományos önköltségszámítás érzéketlen az ilyen jellegű változások felismerésére és ezeknek a termék önköltségében való megjelenítésére. A folyamatköltség-számítás e ponton tud az önköltségszámítás segítségére sietni. Ez arra az alapelvre épít, hogy a folyamatok költségeinek elkülönült feltárása a vállalat minden területén indokolt, hiszen a fenti példa szerint is egy megrendelést, amely miatt a gyártási folyamatot vagy annak egy részét át kell állítani, lényegesen több folyamatköltség terhel, mint egy kevésbé bonyolult, folyamatos gyártást igénylő tömegtermelést. Az általános költségek felosztását a megtermelt termékek mennyisége helyett indokoltabb az egyes folyamathelyek (költséghelyek) teljesítményére építeni. A folyamatköltség-számítás ezt a gyakorlatot követi. Természetesen a folyamatköltségszámítás nem csak az egyes (gyártási) folyamatok pótlólagos többlettevékenységeinek feltárására és meghatározására alkalmas, felhasználási területe ennél sokkal szélesebb. Ezt a számítási módot ma már a folyamat controlling fontos eszközének tekintik és kiterjedten alkalmazzák a vállalat minden területére. (Igazgatás, rendelés feldolgozás, minőségbiztosítás, termelésirányítás stb.)
A folyamatköltség-számítás célja a) Az általános költségek eddigiektől eltérő, folyamatorientált, (költséghelyek teljesítményére építő) felosztása. b) Annak kimutatása, hogy az adott folyamat (részfolyamat) mennyibe kerül a vállalatnak. c) Annak kimutatása, hogy a folyamat (részfolyamat) végrehajtásának költsége milyen mértékben terheli a kalkulációs egységet (termékeket). A folyamatok költségtervezésének lépései részletesen: Definiálni kell a folyamatokat és azok szakaszait (azok elemeit, kezdetét és végét). Meg kell határozni a költséghelyeket, amelyek az adott folyamatszakasz kialakításában részt vesznek (egy költséghely több folyamatszakasznál is szerepelhet). Meg kell határozni a költséghelyeket alkotó részfolyamatokat és a hozzájuk tartozó tevékenységeket. A költségszámításnál először a költséghelyekhez tartozó részfolyamatok költségeit kell megtervezni, majd azok összegzésével a költséghelyek költségeit (közvetett költségeket). A költséghelyek költségeit át kell terhelni (költséghelyi költségkulcsokkal) azokra a folyamatszakaszokra, amelynél szerepelnek. A folyamatszakaszok költségeinek összegzésével megtervezhető a folyamat összköltsége. 3 Folyamatköltség-számítás módszertana 1. Gondolkodjunk főfolyamatokban és a főfolyamatokat bontsuk részfolyamatokra. A bontás mélysége a kontrollertől függ. Nem szükséges a teljes folyamathierarchiát végigmodellezni. A szakirodalmak egy két szintnél mélyebb tagolást nem ajánlanak, feltéve, hogy a magasabb szint az alacsonyabb szintek költség (gyűjtő) helyeként működik. Főfolyamat: Termelésirányítás, amelynek a részfolyamatai az időrendi tervezési folyamat, a feltétel ellenőrzési folyamat és az operatív irányítási folyamat. 2. Határozzuk meg a részfolyamatok költségokozóit (cost driver). A költségokozók olyan tevékenységeket kiváltó tényezők, amelyek lényegesen befolyásolják a folyamat (részfolyamat) költségeinek alakulását. időrendi tervezésnél: gépek száma feltétel ellenőrzésnél: ellenőrzendő feltételek száma operatív irányításnál: műveletek száma
3. Határozzuk meg a részfolyamatok (költségokozók) számát Megnevezés Mennyiség, db 4. Határozzuk meg a részfolyamatok végrehajtásának időszaki költségeit Megnevezés Mennyiség, Ft/hó 5. Határozzuk meg a teljesítménytől függő (tf), illetve a teljesítménytől független (tn) részfolyamatok számát Teljesítménytől függő részfolyamatok (tf) időrendi tervezés folyamata feltétel ellenőrzés folyamata az operatív irányítás folyamata Teljesítménytől független részfolyamat (tn) az osztályvezetés folyamata 4
Folyamatköltségek, folyamatköltség-kulcsok számítása Rész-folyamatok Számítások a táblázatban 5
c) Függés %-os mértékének meghatározása: (becsléssel) Függés Időrendi Termékegységre eső folyamatköltségek számítása Információk: A folyamatban szereplő kalkulációs elemek (termékféleségek) száma: A-B-C Mennyiségtől függő költségrész felosztása (költségokozó az összmennyiség: 4300 db/hó) Kalkulációs elemek számától függő költségrész felosztása (Költségokozó a kalkulációs elemek száma: 3)
Kalkulációs elemek számától függő költségrész felosztása darabszámra (A=6000 db/hó; B=2000 db/hó; C=600 db/hó) A termék: 250 000/6 000=41,66 Ft/db B termék: 250 000/2 000=125 Ft/db C termék: 250 000/600=416 Ft/db Feltétel ellenőrzés folyamatából: A termék: 53 333/6000=8,88 Ft/db B termék: 53 333/2000=26,66 Ft/db C termék: 53 333/600=88,88 Ft/db Operatív irányítás folyamatából A termék: 420 000/6000=70 Ft/db B termék: 420 000/2000=210 Ft/db C termék: 420 000/600=700 Ft/db Termékegységre eső folyamatköltségek (Ft/db) Folyamatköltség-számítás másképpen A folyamatköltség-számítás többféle módon elvégezhető, attól függően, hogy az orientáció középpontjába milyen tényezőt állítunk. Elterjedt módszer például, hogy a vizsgált költséghely költségét a folyamatban dolgozók létszáma alapján osztjuk fel a részfolyamatok között. Az alábbiakban erre mutatunk be egy példát és a könnyebb áttekinthetőség kedvéért az előző példa kiinduló adatait használjuk. Módszertanilag az első lépések azonosak: 1. Válasszuk ki a vizsgált költséghelyet és határozzuk meg az elmúlt időszak költségeit. Költséghely: Termelésirányítás Az elmúlt időszak költsége: 3 400 000 Ft/hó 2. A költséghely részfolyamatai: Időrendi tervezés Feltétel ellenőrzés Operatív irányítás
3. A részfolyamatok költségokozói: Időrendi tervezésnél gépek száma Feltételek ellenőrzésénél: ellenőrzendő feltételek száma Operatív irányításnál: műveletek száma 4. A részfolyamatok költségokozóinak számát sem változtatjuk: Gépek száma: 100 db Feltételek száma: 25 db Műveletek száma: 1 500 db 5. A folyamatban résztvevők száma: Időrendi tervezésben: 4 fő Feltétel ellenőrzésben: 1 fő Operatív irányításban: 7 fő Osztályvezetésben: 1 fő 6. Költséghelyen létrehozott teljesítmény mennyiségétől függő tevékenységek: tf Időrendi tervezés Feltétel ellenőrzés Operatív irányítás 7. A költséghelyen létrehozott teljesítmény mennyiségétől független tevékenységek: tn 8 Folyamatköltségek számítása
Látható, hogy a két példán bemutatott kétféle elemzési módszer eltérő információkra alapozva nagyságrendileg azonos eredményt adott. Az esetleges eltérések a folyamatban részt vevő létszám alappéldához igazodó egész főre kerekített becsült értékéből adódtak.
Felhasznált irodalom: 1. Kaplan, R.S.-Cooper, R.: Költség & hatás, Panem Kiadó, 2001. 2. Kaplan, R.S.-Atkinson, A. A.: Vezetői üzleti gazdaságtan, Panem Kiadó, 2003.