ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 3. ea.: Projektek szervezete Programok szereplői Tradicionális projektszervezet Mátrix típusú projektszervezet Projektszereplők és projektszerepek Projektvezetés Vezetési típusok
Program bonyolítás Ellenőrzés Monitoring - Értékelés MONITORING BIZOTTSÁG FINANSZÍROZÓ SZERVEZET pénz BONYOLÍTÓ SZERVEZET pénz PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT, VÉGREHAJTÓ MONITORING O BIZOTTSÁG Ellenőrzés Monitoring - Értékelés Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások Monitoring: i eredményesség é Értékelés: problémamegoldás
Finanszírozó Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába lá áb beleszóljak (pl. EU) és ehhez forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programok indításával á (pl. PHARE) valósítok meg. A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel. Meghatározom az alap prioritásokat, globális célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.
A finanszírozó célja Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el Valamilyen politika valósuljon meg
Közreműködő szervezet Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat szerződés - Meghatározza a részletes prioritásokat Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció) Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom, határidők, pályázók köre) Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért felelős egységet Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció)
Közreműködő szervezet Befogadja a pályázatokat Értékeli a pályázatokat Szerződéseket köt a nyertesekkel Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó projekteket Előkészíti a projekt zárást (konzultáció, beszámoló és jelentések) Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és pénzügyi) Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi) Jelentést készít a finanszírozó felé
Projekt gazda Ismeri a helyi gondokat és problémákat Kevés a saját forrása azok megoldására Kiegészítő forrásokat kutat talál (pályázat)? Együttgondolkodás, partnerség Koncepció, tervezés Pályázat írás és beadás nyer? Szerződéskötés!!! Végrehajtás, megvalósítás Beszámolás és elszámolás Továbbélés"
A projekt szervezete Lehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt befejezése után megszűnik A szervezet két értelemben létezik: Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment) Külső (a projekt menedzselése házon kívül) nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser hatáskörén kívül esnek. Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok: Tradicionális projekt szervezet Mátrix projekt szervezet
Tradicionális projekt szervezet
Tradicionális projekt szervezet ELŐNYÖKŐ HÁTRÁNYOK a projekt vezetőnek a projekt tagok teljes kompetenciája kiválasztásánál a projekt van vezetője függőségben van a felelősség eeősség kérdése a szervezeti egységek egyértelműen vezetőivel tisztázott a munkatársak projekthez zavarok arok esetén gyors rendelése miatt reagálás gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről munkatársak bevonása célirányos a projekt befejezése után problémás lehet a tagok re-integrációja a szervezetbe
Mátrix projekt szervezet HEFOP 3.3.1. Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség megosztása
Mátrix szervezet A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között. Felső vezetés Pénzügy Kereskedelem Fejl/Terv. Term. irány. Min. bizt. Projekt men. Alaptevékenységek Projektmenedzser döntése és felelőssége: mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki
Mátrix típusú projekt szervezet ELŐNYÖK a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek érzik magukat a megvalósításért a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra HÁTRÁNYOK kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások területén té a projektben dolgozóknak k két vezetőjük van
Projektszereplők MEGBÍZÓ PROJEKT MEGBÍZOTT koordinátor ÉRINTETTEK, FELHASZNÁLÓK PROJEKTVEZETŐ DÖNTÉSHOZÓK TERVEZŐ ÉS TERVEZŐ ÉS VÉGREHAJTÓ TEAM-EK
Vezetési stílus
Magatartási formák
Projektszervezés / vezetés Vezetési stílusok: Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan) Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy) Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni) Megbízó vezető (csak a célt adja meg) A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!! Szempontok: Vezetett felkészültsége, hozzáértése Vezetett hozzáállása, önbizalma
PM TUDÁS ÉS S KÉPESSÉ PESSÉGEKÉ (A) explicit tudás (tankönyvi tudásbázisra épül, lexikális, technikai, technológiai) (B) alkalmazási képesség (tacit tudás) TUDÁS ÉS KÉPESSÉGEK FEJLESZTÉSE fiatalkorban (20-ig) az explicit tudás fejlesztése és befogadása hatékony felnőttkorban az alkalmazási képesség, gyakorlatias alkalmazás fejlődik (folyamatos tanulás)
Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben SPECIALISTA GENERALISTA egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen
A projektmenedzser személye Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának vezetése irányítása szervezése Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és diplomáciai érzékkel Bizonyítottan magas szakmai a kvalitás a projekttevékenységek legalább egy ágazatában Szakismeretén kívüli területek elfogadása, összefüggésekben látás képessége é Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói dinamizmus
A projektmenedzser Tulajdonságai, feladatai: ismeri a projektet és környezetét rendszerben gondolkozik, nem specialista feladata az együttműködés elősegítése felelősséggel tartozik a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé a projekt felé a projektcsapat tagjai felé
Team tagok választása Team-en belüli feladatok szerinti válogatás (ideális esetben): Vezetés Ötletadás, tevékenységi irányokra javaslatok Feladatok (munka) mozgatása ` Adatkeresés, információgyűjtés Összegezés Külső-belső őrszem funkciók: team-en en belüli feszültségoldás, zavaró tényezők távoltartása
A projekt team felépítése (személyiségbeli) A csapatban szükséges szerepek: a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias a kritikus az adminisztrátor
Projekt szerepek (formális) Megbízó (dönt az indításról) Felhasználó, kliens (a projekt végtermékét fogja használni) Projekt felügyelő (a megbízó képviselője) Projekt Irányító Bizottság (PIB) (a projekt irányító és döntéshozó testülete, 1 elnök és 3-4 tag, elnöke a projekt felügyelő) Projekt menedzser (PM) (a projekt operatív irányító vezetője) Projekt mag (kreatív tagok csoportja, ők készítik el a projekt tervet) Projekt munkacsoport vezető (alprojektek vezetője, szakmaiság) Projekt csapat (véglegesített projekt tagok) Projekt titkár (adminisztráció és kommunikáció) Minőségbiztosítási felelős (visszacsatolások, módosítások menedzselése) Szakértői team (külső szakma-specifikus tanácsadó team) Alvállalkozó (szerződéses külső erőforrás )
Belbin-féle szerepek a csoporton belül (személyiségbeli)
ELNÖK (Chairman) Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokon Nyugodt, fegyelmezett Elkötelezettje a kitűzött céloknak Átlátja a dolgokat és tiszteli az embereket Általában intelligens, de nem feltétlenül kreatív Tisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaival Ha nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolatait Gondoskodik dik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, HEFOP figyel, 3.3.1. összegez.
ÖTLETEMBER (Plant) Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgel Néha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággal óá Nagy vonalakban gondolkodik Részletkérdésekben könnyen hibázhat Rosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit éri Gyakran magányos Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat HEFOP 3.3.1. talál.
ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator) Az egyéni munka untatja Jó érzéke van az üzlethez Könnyű elterelni a figyelmét a feladatról Nyomás alatt nyújtja a legtöbbet Ha nincs sok munka, könnyű ű életet él Szerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál. Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad l a lelkesedése lk Jókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi ember Új ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez. HEFOP 3.3.1.
ÉRTÉKELŐ (Monitor Evaluator) Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens ember Lassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedés Nem érdekli a körítés, csak a tények Hűvös, tárgyilagosan g elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedését Népszerűtlenné válthat A hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint HEFOP helytálló. 3.3.1.
FORMÁLÓ (Shaper) Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékony Élvezi a kihívást Hamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajta Hajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek ellene Csak a kézzel fogható eredmények érdeklik Nekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek. Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet. HEFOP 3.3.1.
SZERVEZŐ (Company Worker) Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületes Erős jellem Inkább a vállalatért dolgozik, mint magáért Olyat is elvégez, amit senki más nem vállalna Teamen belüli pozícióját féltékenyen őrzi Gyakran kritizál más munkastílusú embereket Világos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szüksége Bosszantja, ha a célok menet közben megváltoznak A döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus tevékenységre ösztökéli. HEFOP 3.3.1.
TEAMMUNKÁS (Team Worker) Élénken érdeklődik más emberek iránt Jó a kommunikációs készsége Könnyen együtt tud működni másokkal Kedves, barátságos Kezelni tudja a nehéz embereket Képes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokat Harmóniát teremt a teamben Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket. Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő. HEFOP 3.3.1.
HAJRÁZÓ (Completer Finisher) Inkább befelé, mint kifelé forduló alkat Fegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókban Hajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókat Irgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhat Nélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem kerülheti el a figyelmét. HEFOP 3.3.1.
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA A projektek k minden esetben önálló, a szervezethez különböző ő módon kapcsolódó, meghatározott ideig fenntartott szervezeti egységek is egyben. A projektben betöltött szerepek között függőségi (alá-, fölé, mellérendelési) kapcsolatokat rögzíti a szervezeti felépítés. A projekt szintjétől, típusától és céljától függetlenül ül többféle szervezetben működhet. A különböző ő szervezetek projekt menedzselési gyakorlatában a bemutatásra kerülő kétféle szervezeti forma jelenik meg a leggyakrabban: tradicionális projekt szervezeti forma, mátrix szervezeti forma. A projektek bonyolítása minden esetben megköveteli bizonyos projekt szereplők és szerepek meglétét. A leggyakrabban meghatározható általános projektszereplőket t és meghatározásukat á t a következők: Megbízó; Felhasználó, kliens; Projekt felügyelő; Projekt Irányító Bizottság (PIB); Projekt menedzser (PM); Projekt mag; Projekt munkacsoport vezető; Projekt csapat; Projekt titkár; Minőségbiztosítási felelős; Szakértői team; Alvállalkozó. lk
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a tradicionális i projekt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait! Ismertesse a mátrix típusú projekt szervezeti formát és annak előnyeit / hátrányait! á t Ismertesse és jellemezze az alapvető projektszereplőket és személyiségbeli jegyeiket!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 4. ea.: Projekttervezés I.