Projekt 201 Alapító Dokumentum

Hasonló dokumentumok
ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ

Szervezetfejlesztés megvalósítása Nagykáta Város Önkormányzati Hivatalában ÁROP-3.A

Fentieken túl az önkormányzatok egyre több új feladattal és egyre nagyobb kihívásokkal szembesültek:

Kazincbarcika Város Önkormányzata komplex szervezetfejlesztési projekt tárgyban

ALSÓNÉMEDI NAGYKÖZSÉG ÖNKORMÁNYZATÁNAK SZERVEZTFEJLESZTÉSI PÁLYÁZATÁRÓL ÁROP-3.A ÖSSZEFOGLALÓ

TÁMOGATÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FŐBB TUDNIVALÓK

PRO PUBLICO BONO PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI TAPASZTALATAI

DUNAÚJVÁROS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-1.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

Szentendre ÁROP szerződés módosítás 3.

ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-3.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

DUNAÚJVÁROS MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-1.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

Összegezés az ajánlatok elbírálásáról

PROJEKT MENEDZSMENT ELJÁRÁS RENDJE

ÁROP Szervezetfejlesztési Program

ÁROP Szervezetfejlesztési Program

ÉRD MEGYEI JOGÚ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA ÁROP-3.A kódszámú Önkormányzati szervezetfejlesztés projektje

A nyomonkövetési rendszer alapelvei

ELŐTERJESZTÉS május 30-i rendes ülésére

ELŐLAP AZ ELŐTERJESZTÉSEKHEZ

Stratégiai döntés előkészítő

2013. szeptember 1. TÁMOP B Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban. Működési Szabályzat a projekt megvalósítási folyamatára

A támogatás vissza nem térítendő támogatás, melynek mértéke: 100 %.

BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS BELSŐ ELLENŐRZÉS KÉZIRAT

ÁROP -1.A SZERVEZETFEJLESZTÉS KONVERGENCIA RÉGIÓBAN LEVŐ ÖNKORMÁNYZATOK SZÁMÁRA PROJEKT MEGVALÓSÍTÁSI TAPASZTALATAI SALGÓTARJÁN MEGYEI JOGÚ

Vezetői beszámoló Kerekegyháza Polgármesteri Hivatala ÁROP hivatali szervezetfejlesztésről

MÓDSZERTANI LEÍRÁS. a projektintézkedések megvalósításának nyomon követési ütemtervéről, tartalmáról és programjáról

Tanácsadási terület:

ÁROP-3.A Szervezetfejlesztés Budapest Főváros XVIII. kerület Önkormányzatánál A projekt eredményeinek összefoglalása

SZAKMAI SZEMPONTOK GINOP A PÁLYÁZAT ELKÉSZÍTÉSÉNEK TÁMOGATÁSA

Tevékenység (szerződésben vállalt feladat) Szerződéses összeg Teljesítési határidő. Szerződéses dátum a pályázati dokumentáció részét képező

Projekt adatlap 1. számú melléklete. I. A költségvetés alátámasztása, technikai specifikáció

A PÁPAI POLGÁRMESTERI HIVATAL SZERVEZETFEJLESZTÉSE (ÁROP-1.A.2/A )

Cselekvési ütemterv a projekt intézményi megvalósításához

ÁROP KÉPZÉS A KONVERGENCIA RÉGIÓKBAN LÉVŐ ÖNKORMÁNYZATOKNAK A SZERVEZETFEJLESZTÉS ELMÉLETE ÉS GYAKORLATA DMJV ÖNKORMÁNYZATÁNÁL

Munkaköri leírás. Projektmenedzser. TÁMOP B Továbbtanulás erősítése a Táncsicsban. A projektvezető szerepe és feladata

ELŐTERJESZTÉS december 14-i rendes ülésére

E L Ő T E R J E S Z T É S. Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének július 16-i ülésére

ÁLTALÁNOS SABLON AZ EL ZETES MEGVALÓSÍTHATÓSÁGI TANULMÁNY ELKÉSZÍTÉSÉHEZ

Salgótarján Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatal Városfejlesztési és Városüzemeltetési Iroda

VAS MEGYEI FOGLALKOZTATÁSI PAKTUM évi munkaterve

A jelentés a Véglegesítés projektszakasz (2009. november február 8.) eseményeinek összefoglalását tartalmazza.

J a v a s l a t. Előterjesztő: Polgármester Előkészítő: PH. Településfejlesztési és Vagyongazdálkodási Osztály. Ó z d, augusztus 25.

Szervezetfejlesztés Nagykőrös Város Önkormányzatánál az ÁROP 3.A számú pályázat alapján

hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével, az ügyfél- és partnerkapcsolati folyamatok fejlesztésével.

Hajdúszoboszló Város Önkormányzata Hajdúszoboszló, Hősök tere 1.

A Pályázati és Innovációs Központ tevékenységei évtől. Soltész-Lipcsik Melinda Pályázati és Innovációs Központ

TÁMOP C-12/1/KONV

Kommunikációs és változásmenedzsment terv

Cselekvési ütemterv a projekt intézményi megvalósításához. Projektmenedzser, szakmai megvalósítók

Uniós Projektek Megvalósítása Pénzügyi Szemmel. Uniós pályázatok és projektek felépítése

ÜGYVITELI UTASÍTÁS BUDAPEST FŐVÁROS XI. KERÜLET ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNÁL

POLGÁRMESTER 8600 SIÓFOK, FŐ TÉR 1. TELEFON FAX:

SÜRGŐSSÉGI INDÍTVÁNY! 96/ számú előterjesztés

A GINOP KIEMELT PROJEKT A VÁLLALATI KÉPZÉSEK SZOLGÁLATÁBAN

Fax: Fax: (Az I.2) szakaszból szükség esetén több példány használható)

P r o j e k t A l a p í t ó D o k u m e n t u m. Projekt menedzser Dr. Kiss Imre Készítés dátuma: Üzleti titok!

Jászivány Község Önkormányzata évi belső ellenőrzési terve

GYOMAENDRŐD VÁROS ÖNKORMÁNYZATA 5500 GYOMAENDRŐD, SELYEM ÚT 124.

Projektismeretek, projektmenedzsment

Készítette: Leiter Xavéria pályázati szakreferens

BÜKKSZENTKERESZT ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS IRÁNYÍTÁS KÉZIRAT

Fax: Postai irányítószám: 3525 Telefon:

Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5

Papíralapon nem beküldendő

ÁROP-1.A Szervezetfejlesztés Soltvadkert Város Önkormányzatnál

Füzesabony Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése. Projekt azonosító: ÁROP-1-A-2/A Oktatási terv október 29.

Dokumentum: Hatékonyságnövelő intézkedések nyomon követése Beszámoló. TAKSONY Nagyközség Önkormányzata

Csenger Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése és folyamatvizsgálata

SZENTENDRE VÁROS ÖNKORMÁNYZAT BELSŐ ELLENŐRZÉSI STRATÉGIAI TERVE A ÉVEKRE

E L Ő T E R J E S Z T É S. Kerekegyháza Város Önkormányzata Képviselő-testületének december 20-i ülésére

1. SZÁMÚ PROJEKT ELŐREHALADÁSI JELENTÉS

Vállalkozói szerződés

Tisztelt Képviselő-testület!

E L Ő T E R J E S Z T É S Komló Város Önkormányzata Képviselő-testületének szeptember 25-én tartandó ülésére

E L Ő T E R J E S Z T É S. a Komárom-Esztergom Megyei Közgyűlés április 28-ai ülésére

Önértékelési rendszer

ÉPÍTŐIPARI PROJEKTMENEDZSMENT. Állami és magánberuházásokban

A projektek megvalósítása, jelentések, fenntartás

Tárgyidőszak Kezdő dátuma: Záró dátum: Tényleges kezdet dátuma: Várható befejezés dátuma:

ELŐTERJESZTÉS A BORSOD-ABAÚJ-ZEMPLÉN MEGYEI ÖNKORMÁNYZAT KÖZGYŰLÉSÉNEK AUGUSZTUS 31-EI ÜLÉSÉRE

ÜGYVITELI UTASÍTÁS BUDAPEST FŐVÁROS XI. KERÜLET ÚJBUDA ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNÁL A

A projekt megvalósítása változó szabályozási környezetben

Mintacím szerkesztése

Európai Uniós fejlesztési források intézményrendszere Széchenyi Programirodák létrehozása, működtetése VOP-2.1.

TÁMOP /A RÉV projekt

1. A döntési mechanizmus korszerűsítése

A társaság munkavállalóinak feladat- és hatásköre

Közvilágítás energiatakarékos korszerűsítése Szarvas Városban

A projektmenedzsment alapjai

Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének április 28-i ülésére. Az előterjesztést készítette: jegyző

E L Ő T E R J E S Z T É S. Kerekegyháza Város Képviselő-testületének november 27-i rendes ülésére

SIÓFOK VÁROS POLGÁRMESTERE SIÓFOK, Fő tér 1. J E L E N T É S

T Á J É K O Z T A T Ó K I A D V Á N Y GYÁL VÁROS ÖNKORMÁNYZAT ÁROP-3.A.1/A.

Előterjesztés. Lajosmizse Város Önkormányzata Képviselő-testületének szeptember 21-i ülésére

Intézményirányítási modell. Kistelek Város Önkormányzata

EFOP EGYHÁZI ÉS CIVIL SZERVEZETEK SZOCIÁLIS KÖZFELADAT- ELLÁTÁSÁNAK TÁMOGATÁSA

Papíralapon nem beküldendő

A B KOMPONENS INDIKÁTORAI második kiírás

A projektzáró tájékoztató rendezvény június 23.

KEHOP HELYI KLÍMASTRATÉGIÁK KIDOLGOZÁSA, VALAMINT A KLÍMATUDATOSSÁGOT ERŐSÍTŐ SZEMLÉLETFORMÁLÁS

Átírás:

4080 Hajdúnánás, Köztársaság tér 1. Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés megvalósítása a Hajdúnánási Közös Önkormányzati Hivatalban 1/16 oldal

Dokumentum információk Projekt név: Projekt azonosító szám: Projektgazda: Projekt koordinátor: Szervezetfejlesztés megvalósítása a Hajdúnánási Közös Önkormányzati Hivatalban ÁROP 1.A.5-2013-2013-0033 Képviselője: Szólláth Tibor polgármester Dr. Kiss Imre jegyző Projekt teljes időtartama: 2013. május 31. - 2014. december 31. A projekt szakmai megvalósítása: 2014. január 01. 2014. december 31. Támogatói döntés dátuma: 2013. október 11. Támogatási szerződés hatályba lépésének dátuma: Támogatás összege: 2013. november 12. 22.000.000,- Ft Támogatási intenzitás 100% 2/16 oldal

Tartalomjegyzék 1 BEVEZETÉS... 4 1.1 A PROJEKT ÁTTEKINTÉSE... 4 1.1.1 Projekt elnevezése... 4 1.1.2 Projekt előzményei... 4 1.1.3 Projekt célja... 4 1.1.4 A fejlesztés indokoltsága... 5 1.1.5 A pályázati cél megvalósítása érdekében elvégzendő tevékenységek... 5 1.1.6 A projekt az alábbi tevékenységeket foglalja magába... 6 1.2 SZÁMSZERŰSÍTHETŐ ÉS NEM SZÁMSZERŰSÍTHETŐ EREDMÉNYEK... 6 1.3 PROJEKT TERJEDELME... 7 1.3.1 Időbeli terjedelem... 7 1.3.2 Szakmai terjedelem... 7 1.3.3 Szervezeti terjedelem... 8 2 PROJEKTSZERVEZET... 10 2.1 A SZAKMAI MENEDZSMENT MŰKÖDÉSE A SZERVEZETEN BELÜL... 10 2.2 KÜLSŐ PROJEKTMENEDZSMENT:... 10 2.3. A PROJEKTSZERVEZET SEMATIKUS ÁBRÁJA:... 10 2.4. A PROJEKTTAGOK NÉVSORA ÉS A PROJEKTBEN BETÖLTÖTT SZEREPÜK ÉS AZ ELÉRHETŐSÉGÜK:... 11 3 PROJEKT KOMMUNIKÁCIÓ... 12 4 KOCKÁZATKEZELÉS... 13 5. A BEVEZETENDŐ TEVÉKENYSÉGEK REÁLIS VÁLLALHATÓSÁGA A JÖVŐBEN... 15 5.1 A PROJEKT EREDMÉNYEINEK FENNTARTÁSA... 15 5.2. TUDÁS ÉS ISMERETÁTADÁS SZINTJÉNEK VÁLLALÁSA AZ ÚTMUTATÓBAN FOGLALTAK SZERINT... 15 3/16 oldal

1 Bevezetés Jelen dokumentum célja, hogy az azonosító számú projekttel kapcsolatban megfogalmazza és minden, a projektben résztvevő, illetve a projekt által érintett szervezeti egység és személy számára egyértelművé tegye a projekt célját, terjedelmét, szervezeti felépítését, működési rendjét. A Projekt Alapító Dokumentumban nem részletezett működési kérdésekben a Hajdúnánás Városi Önkormányzat Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltakat kell irányadónak tekinteni. A projekt működési rend betartása egyaránt vonatkozik a projekt belső és külső résztvevőire. 1.1 A projekt áttekintése 1.1.1 Projekt elnevezése A projekt hosszú elnevezése: Szervezetfejlesztés megvalósítása a Hajdúnánási Közös Önkormányzati Hivatalban, a rövid elnevezés ÁROP 1.A.5 Szervezetfejlesztési projekt. 1.1.2 Projekt előzményei Képviselő-testülete a 220/2013. (V. 09.) számú Képviselőtestületi Határozatával döntött arról, hogy pályázatot kíván benyújtani Szervezetfejlesztés megvalósítása a Hajdúnánási Közös Önkormányzati Hivatalban címmel a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség által meghirdetett ÁROP-1.A.5-2013 kódszámú felhívásra. A Közigazgatási Reform Programok Irányító Hatóságának 2013. október 11-én született döntésének értelmében a pályázat 22 000 000,- Ft összegű támogatásban részesült, 100%-os támogatási intenzitás mellett. A projekt szakmai megvalósítását végző szakértők közbeszerzési eljárással kerülnek kiválasztásra. 1.1.3 Projekt célja A projekt keretében a Hajdúnánási Közös Önkormányzati Hivatal szervezetfejlesztése valósul meg, mely során a pályázati kiírás szerinti kötelező feladatok mellett választott tevékenységként megvalósul a települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával, valamint a lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készül a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről. 4/16 oldal

1.1.4 A fejlesztés indokoltsága Az önkormányzatokat érintő, és az általuk ellátandó feladatokat jelentősen megváltoztató szervezeti átalakítások (elsősorban a járási-kormányhivatali rendszer kialakítása, és a közoktatási rendszer átalakítása), a hatékonyabb feladatellátás érdekében szükséges a jelenlegi szervezeti, működési modell áttekintésére, megvizsgálva a további fejlesztési lehetőségeket. Az áttekintés a múltbeli tapasztalatokat felhasználásával nemcsak az önkormányzat, hanem a háttérintézmények, társaságok tevékenységének vizsgálatára is irányul. 1.1.5 A pályázati cél megvalósítása érdekében elvégzendő tevékenységek A 2009-ben megvalósított ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata (1. tevékenység), Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata (2. tevékenység), A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása (3. tevékenység), Az önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása (4. tevékenység), A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával (5. tevékenység), A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről (9. tevékenység), Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata (12. tevékenység), A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása (13. tevékenység). 5/16 oldal

1.1.6 A projekt az alábbi tevékenységeket foglalja magába Tevékenység Költség (Ft.) Szakértői tevékenység (külső szállító) 5.791.200 Adatbázisok, tanulmányok készítése (külső 7.543.800 szállító) Rendezvényszervezés (külső szállító) 815.940 A projekt szakmai megvalósítása (belső 6.436.360 projektmenedzsment tevékenység) Külső projektmenedzsment (Euroraptor 1.100.000 Kft.) Nyilvánosság (C, D típusú tábla) 12.700 Közbeszerzés (Captatio Bt.) 300.000 1.2 Számszerűsíthető és nem számszerűsíthető eredmények Indikátorok 1 db a korábbi szervezetfejlesztés megvalósulását bemutató tanulmány (amennyiben a projektgazda korábban megvalósított projektet az ÁROP 1.A.2 konstrukció keretében) db a megváltozott feladatellátást lekövető belső szabályzat db támogató infrastruktúrát, szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány 2 db intézményirányítási modell db hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány A projekt eredményei Az eredmények fenntartását elsősorban a projekt alapján elfogadandó, a bevezetésre kerülő intézkedések jelentik. A javaslatoknak minden esetben része az intézkedési terv, amely megfogalmazza, hogy konkrétan milyen lépéseket kell végrehajtani, milyen rendeleteket, dokumentumokat kell elfogadni. Érezhető javulás a szervezet működésében, mely hosszútávon fenntartható, fejleszthető A pályázati elszámolás elfogadása 6/16 oldal

1.3 Projekt terjedelme A Szervezetfejlesztési projekt terjedelmét három szempontból vizsgáljuk. 1.3.1 Időbeli terjedelem Kezdete Vége Tartalma/Főbb feladatok 2013. II. negyedév 2014. IV. negyedév Projektmenedzsment felatok ellátása Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok készítése 1. tevékenység megvalósítása 2014. II. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 2. tevékenység megvalósítása 2014. II. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 3. tevékenység megvalósítása 2014. II. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 4. tevékenység megvalósítása 2014. III. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 5. tevékenység megvalósítása 2014. IV. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 9. tevékenység megvalósítása 2014. III. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 12. tevékenység megvalósítása 2014. IV. Szakértői tevékenység, adatbázisok, tanulmányok negyedév készítése 13. tevékenység megvalósítása 2014. II. negyedév Rendezvényszervezés a 2. tevékenységhez kapcsolódó workshop megvalósítása 2014. III. negyedév Rendezvényszervezés a 12. tevékenységhez kapcsolódó workshop megvalósítása 2014. IV. negyedév Rendezvényszervezés a 13. tevékenységhez kapcsolódó zárórendezvény megvalósítása 2013. IV. negyedév 2014. IV. negyedév Nyilvánosság biztosítása (III. kommunikációs csomag) 2014. IV. negyedév Belső szakmai megvalósítók tevékenysége 2013. IV. negyedév Közbeszerzési tanácsadás 1.3.2 Szakmai terjedelem Leszállítandó dokumentumok, eredménytermékek A projekt során megvalósuló tevékenységekhez az alábbi dokumentumok kapcsolódnak 7/16 oldal

Tevékenység Módszer Eredmény ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése című pályázatban vállalt és megvalósított intézkedések felülvizsgálata (1. tevékenység kiírás szerint) Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a támogató infrastruktúra és a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata (2. tevékenység kiírás szerint) A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása (3. tevékenység kiírás szerint) dokumentumelemzés, irányított, kérdőív alapján végrehajtott interjúk az érintett szervezeti egységek képviselőivel. dokumentumelemzés interjúk végrehajtása dokumentumelemzés interjúk végrehajtása A tevékenység eredményeként a korábbi projekt megvalósulását bemutató összefoglaló tanulmány készül, 1 db. megváltozott feladatellátást lekövető szabályzatok (2 db) a támogató infrastruktúrát és a szerződéses kapcsolatokat bemutató tanulmány (2 db az önkormányzatra és az intézményrendszerre vonatkozó intézményirányítási modell (2 db), intézkedési terv (1 db) készül. A tevékenység eredményeként javaslatokat és az elemzések eredményét tartalmazó dokumentumok készülnek el: a hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány (1 db) Önkormányzati fenntartásban, vagy működtetésben álló intézményekkel kapcsolatos feladat ellátási és finanszírozási modell kidolgozása (4. tevékenység kiírás szerint) A települési közszolgáltatások összehangolása az állampolgári szempontok figyelembe vételével a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával (5. tevékenység kiírás szerint) A lakosság körében átfogó felmérés és elemzés készítése a közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségről és felmerülő igényekről (9. tevékenység a kiírás szerint) Az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban a polgármesteri hivatalok és a települések intézményei, jelentősebb foglalkoztatói humán erőforrás kapacitásgazdálkodásának, a munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése (12. tevékenység a kiírás szerint) A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos, a projekt teljes időtartamát átívelő nyomon követése, szakértői támogatás biztosítása (13. tevékenység a kiírás szerint) dokumentumelemzés interjúk végrehajtása dokumentumelemzés interjúk végrehajtása kérdőív dokumentumelemzés interjúk végrehajtása projektértekezletek, rendszeres fórumok, PE beszámolók készítése A hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány (1 db) A tevékenység eredményeként a következő a javaslatokat és az elemzések eredményeit tartalmazó, vezetői előterjesztést és konkrét intézkedési tervet tartalmazó dokumentumok készülnek: a hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány (1 db) Mindkét adatgyűjtés után a szakértők elemzést készítenek, és ezt a projektgazda számára átadják. Eredmény termék: összefoglaló tanulmány (2 db) Az elemzések és a műhelymunkák eredményeként az alábbi dokumentumok készülnek el, melyek javaslatokat és az elemzések eredményét tartalmazzák: a humánerőforrás-gazdálkodást és a hatékonyság növelését bemutató összefoglaló tanulmány (1 db) a fejlesztési javaslatokat tartalmazó intézkedési terv (1 db), Eredmény termékek: projektértekezletek jegyzőkönyvei a projekt előrehaladásának beszámolói 1.3.3 Szervezeti terjedelem 8/16 oldal

A projekt célcsoportjai: A projekt közvetlen belső érintettjei a hivatal dolgozói, Az önkormányzathoz tartozó feladatokat ellátó intézmények dolgozói, illetve azok a külső partnerek, akik szerződéses, vagy egyéb együttműködési formában állnak kapcsolatban az önkormányzattal, A projekt végrehajtásának eredményeivel, a projekt hatásaival érintett személyek és szervezetek (a település lakosai, a településen működő gazdasági szervezetek, vállalkozások, a településen élőkkel vagy a településen működő szervezetekkel kapcsolatban álló, más településen élő személyek vagy működő szervezetek). A feladatok jellege miatt egyes szervezeti egységek a kiemelten érintettek közé sorolhatóak: Önkormányzati és Igazgatási Iroda o Polgármesteri kabinet o Szociális Csoport o Pályázatkezelési Csoport Városfejlesztési és Gazdálkodási Iroda Közgazdasági Iroda o Költségvetési Csoport 9/16 oldal

2 Projektszervezet 2.1 A szakmai menedzsment működése a szervezeten belül A szakmai menedzsmentben mind külső, mind pedig belső szakértők részt vesznek A szakmai menedzsment feladatok ellátása nem különíthető el teljesen a projektmenedzsment feladatoktól, a szakmai megvalósítás éppen ezért szintén a projektkoordinátorhoz kapcsolódik, a koordinátor felé tartozik beszámolási kötelezettséggel, illetve végre kell hajtania a projektgazda, valamint a koordinátor utasításait. A szakmai menedzsment esetében szakterületenként külön személyek kerülnek kijelölésre, akiknek felelőssége az adott szakterületi feladatok végrehajtása, a rendszeres beszámolás a koordinátor és a projektgazda felé és a különböző szervezeti feladatok ellátása (részvétel az egyeztetéseken stb.). 2.2 Külső projektmenedzsment: A külső projektmenedzsment tevékenység elvégzésre a tanácsadó cég 3 szakértőt bocsát a rendelkezésre projektmenedzseri, pénzügyi menedzseri és projektasszisztensi feladatkörökre. 2.3. A projektszervezet sematikus ábrája: Projektgazda () Képviseli: Szólláth Tibor polgármester Projektkoordinátor Dr. Kiss Imre jegyző, helyettese az aljegyző Külső szakértők: Projektmenedzser, Pénzügyi menedzser, Projektasszisztens, Szakmai szakértők Belső szakértő 1 Belső szakértő 4 Belső szakértő 2 Belső szakértő 3 10/16 oldal

2.4. A projekttagok névsora és a projektben betöltött szerepük és az elérhetőségük: Résztvevők Projekt szerepkör Elérhetőség (telefon) Dr. Kiss Imre projekt koordinátor/ szakmai közreműködő 52/381-411/104 Maginé dr. Csirke Erzsébet aljegyző szakmai közreműködő 52/381-411/127 Kiss György közgazdasági irodavezető szakmai közreműködő 52/381-411/125 Kissné Barta Piroska városfejlesztési és szakmai közreműködő 52/381-411/120 gazdálkodási irodavezető Dr. Dráviczky Gyöngyi polgármesteri kabinet csoportvezető szakmai közreműködő 52/381-411/164 11/16 oldal

3 Projekt kommunikáció A projekt végrehajtása során a belső és külső szakértők folyamatosan kapcsolatban állnak egymással, azonban elsősorban a projekt koordinátoron keresztül. Amennyiben sürgős, a projekt résztvevői közvetlenül is kapcsolatba léphetnek egymással, de az egyértelmű kommunikáció érdekében fontos, hogy lehetőség szerint a koordinátor tartsa a kapcsolatos az érintettekkel. A projekt végrehajtásának dokumentálásánál elsősorban a pályázatban és a támogatási szerződésben foglaltakat kell figyelembe venni, ezek teljesítése kötelező (pl. az iratmegőrzés a projektgazdánál). A végrehajtás során a megbeszéléseket, egyeztetéseket az ezekről készült emlékeztetők dokumentálják, ezek elkészítésénél az önkormányzatnál egyébként is meglévő formátumokat használják. Az emlékeztetőket, jegyzőkönyveket az erre jogosult személyek hitelesítik. A Projektgazda, a Projektmenedzsment szervezet és a Szakértők közötti projektkommunikáció Az egyeztetésen elhangzottak szerint a projekt megvalósításával kapcsolatos kommunikáció a következő elérhetőségeken történik: Projektgazda - részéről általános kapcsolattartó Kónyáné Veres Mária Cím: 4080 Hajdúnánás, Köztársaság tér 1. Tel.: +36-52-381-411/165 Fax: +36-52-381-087 E-mail: konyane@hajdunanas.hu Projektmenedzsment - EuroRaptor Pályázati Tanácsadó Iroda Kft. részéről Bene Zsuzsanna Cím: 4400 Nyíregyháza, Bocskai utca 37/a Tel.: +36-42-506-597 Fax: +36-42-506-598 E-mail: bene@euroraptor.hu Szakértők iagency Kft. részéről Dr. Kádár Krisztián Cím: 1081 Budapest, Kisstáció utca 5. 3. em. 16. Tel.: +36-302845599 E-mail: krisztian.kadar@gmail.com A kommunikáció elsődlegesen elektronikus úton írásban történik. 12/16 oldal

4 Kockázatkezelés Kockázatelemzés A kockázatokat az alábbi táblázatban foglaljuk össze. Ssz. Kockázat Valószínűség (1-9) Kihatás (1-9) Kockázatkezelés módja Ajánlatkérésekben, megkötött szerződésekben szankciók kikötése, megfelelő feltételrendszer felállítása a szakértőkkel szemben, megfelelő Nem megfelelő szakértők kiválasztása. 1. minőségű előkészítés 1 5 Reális, tartható határidők és kivitelezés kialakítása, amely figyelembe veszi az esetleges külső kockázatokat és megfelelő mozgásteret, időbeli és erőforrás tartalékot biztosít. Folyamatos ellenőrzés, beszámoltatás és monitoring. 2. Az elkészült dokumentumok nem a tényleges problémákra irányulnak, a megfogalmazott javaslatok nem alkalmazhatóak, nem hajthatóak végre 1 6 Ajánlatkérésekben, megkötött szerződésekben szankciók kikötése, megfelelő feltételrendszer felállítása a szakértőkkel szemben, megfelelő szakértők kiválasztása. Folyamatos ellenőrzés, beszámoltatás és monitoring. Jogszabályi környezet folyamatos Jogszabályi követése, részvétel szakmai környezet, vonatkozó egyeztetéseken, konferenciákon előírások, ahol az esetleges változások ténye 3. szabványok 2 4 és hatása megismerhető, változása, megfelelő szakmai tudással kedvezőtlen hatása a rendelkező személyek bevonása, projektre akik képesek a változásokat gyorsan és hatékonyan követni, 13/16 oldal

Projekt Alapító Dokumentum 2013. 11. 11. Ssz. Kockázat Valószínűség (1-9) Kihatás (1-9) Kockázatkezelés módja beépíteni a napi működésbe. Folyamatos kommunikáció az érintettekkel, a közvéleménnyel a Lakossági ellenállás rendelkezésre álló fórumokon. 4. miatt a projekt végrehajthatósága 1 4 A projekt része a lakossági véleményfelmérés, ami választ ad veszélybe kerül a legfontosabb kritikákra, ezek ismeretében az ellenállás csökkenthető. 5. Nem megfelelő kommunikáció a résztvevők között, ezáltal a végrehajtás lassulása, esetleges meghiúsulása 1 9 Projektmegbeszélések, beszámolók készíttetése, projekt dokumentumok, ütemtervek készítése, feladatok rendszeres számonkérése. Szankciók megjelenítése a kivitelezési szerződésekben. A projektgazda nem Projektmenedzsment megfelelő 6. képes ellátni a lebonyolítási 1 3 kiválasztása. Erőforrás-átcsoportosítás feladatokat lehetőségének megteremtése. Folyamatos egyeztetés a A kulcsemberek, munkatársakkal a probléma- döntéshozók kiesése megelőzés érdekében. 7. veszélybe sodorja, 1 8 Megfelelő utánpótlás, helyettesítés ellehetetleníti a biztosítása a kiesés idejére, végrehajtást Motiválás, megfelelő munkakörülmények biztosítása.

Projekt Alapító Dokumentum 2013. 11. 11. Ssz. Kockázat Valószínűség (1-9) Kihatás (1-9) Kockázatkezelés módja 8. Nem szabályszerű lebonyolítás, beszerzések, amely akár a támogatás visszavonásához is vezethet 1 9 Megfelelő szakértők (belső és külső) kiválasztása. Folyamatos ellenőrzés, monitoring, a dokumentumok ellenőrzése, négy szem elvének alkalmazása. 5. A bevezetendő tevékenységek reális vállalhatósága a jövőben 5.1 A projekt eredményeinek fenntartása A pályázati kiírás értelmében a támogatási szabályok szerint értelmezett fenntartási kötelezettség nincs, a záró beszámoló jóváhagyásával a projekt lezártnak tekinthető. Azonban ahhoz, hogy a projekt kedvező hatásai hosszabb távon is érvényesülhessenek, szükséges az eredmények, az intézkedések fenntartása, attól függetlenül, hogy ezt a támogató megköveteli, vagy sem. Az eredmények fenntartását elsősorban a projekt alapján elfogadandó, a projektgazdánál bevezetésre kerülő intézkedések jelentik. A javaslatoknak minden esetben része az intézkedési terv, amely megfogalmazza, hogy konkrétan milyen lépéseket kell végrehajtani, milyen rendeleteket, dokumentumokat kell elfogadni. A rendeletek, eljárásrendek, szabályzatok érvényessége túlmutat a projekt időtartamán, ezzel biztosítva a projekt eredményeinek hosszabb távú fenntartását. Az elkészült elemzések, helyzetleírások nem csak a projekt időtartama alatt, hanem azután is képesek szakmailag megalapozott kiindulást jelenteni a további intézkedésekhez. 5.2. Tudás és ismeretátadás szintjének vállalása az útmutatóban foglaltak szerint A tudásmegosztás szintjei közül a második szint teljesítését vállaljuk. Az 1. szintben szereplő beszámolót a projekt szakmai megvalósításában résztvevők készítik el, amely a jóváhagyást követően az Önkormányzat honlapján (www.hajdunanas.hu) közzétételre kerül, és papíralapon, valamint elektronikusan a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium részére is megküldésre kerül. A beszámoló elkészítésében résztvevők már a projekt

Projekt Alapító Dokumentum 2013. 11. 11. végrehajtásának kezdeti szakaszában kiválasztásra kerülnek, ami azt jelenti, hogy a végrehajtás során ebből a szempontból is tudják követni a projektet és folyamatosan gyűjteni fogják a beszámolóhoz szükséges információkat, részt vesznek a vonatkozó megbeszéléseken, eseményeken. Az események megszervezését össze kívánja hangolni további érintett önkormányzatokkal, lehetőség szerint minél többet bevonva, illetve ebben az esetben más önkormányzatok számára is lehetőséget biztosítva tapasztalataik, eredményeik bemutatására. A bemutató lebonyolítására a projekt utolsó fázisában kerülhet sor, amikor az eredmények, tapasztalatok már túlnyomó részt rendelkezésre állnak, ezért ennek várható lebonyolítási időpontja 2014. III. negyedéve.