A folyamatszemlélet, a dokumentált információ és a kockázatértékelés integrálásának gyakorlati bemutatása (A szabályozás evolúciója) KERTÉSZ Zoltán, GÖNDÖR Vera Óbudai Egyetem
Szervezet rövid bemutatása Tevékenységi kör a festéstechnológiai berendezések tervezése, gyártása, kivitelezése és karbantartása bérfestés ISO 9001-es minőségirányítási rendszer 2001 óta Azóta a második szabványváltozást éli meg a rendszer. 2
Jelenlegi dokumentációs rendszer kialakítása I. 2. A műszaki tervezés bemenő adatainak meghatározása Műszaki tervezés eljárás (részlet) A tervezéshez szükséges adatok teljességének ellenőrzését a Tervező végzi, szükség esetén pótfelmérést végez a Tervező. A helyszíni felmérések, adattartalmát minden esetben dokumentálni kell a Helyszíni felmérési adatlapon. A készülő feljegyzéseket, a felmérést, egyeztetést végző Tervezőnek kell igazolnia (dátum, aláírás). A tervezési dokumentumok azonosítására és nyomonkövetésére a munkaszám, valamint a terv kódszáma szolgál. A munkaszám képzése az ME-03 Ajánlatok készítése, szerződéskötés című eljárás, a kódszám-képzését az MU-04.01 Tervek kódszám rendszere utasítás alapján kell végezni. 3
Jelenlegi dokumentációs rendszer kialakítása II. Kezdetben: folyamatleírások SZÖVEGES LEÍRÁSSAL Előny: Részletgazdag leírás, az esetleges szakmai jellegű kiegészítések miatt alkalmas volt az új belépők betanítására. Hátrány: Nehezen átlátható, nehéz benne a részletek keresése, szövegértelmezésből adódó félreértések. Cél: dokumentáció egyszerűsítése, új folyamat leírási módok 4
Jelenlegi dokumentációs rendszer kialakítása III. FOLYAMATÁBRA előtérbe kerülése. Előny: Egyszerűen értelmezhető, könnyen átlátható, kevés félreértés. Hátrány: Elveszhetnek lényegesnek tűnő információk. A két módszer egyesítése TÁBLÁZATOS FOLYAMATSZABÁLYOZÁS A táblázatos kialakítás miatt jól strukturált (mint a folyamatábra), és részletgazdag (mint a szöveges leírás) kialakítás jött létre. 5
Jelenlegi dokumentációs rendszer kialakítása IV. Tevékenység és felelős Felhasznált információ Kimenő információ Megjegyzés 2. A műszaki tervezés folyamata 2.1 A szakmaterületekre vonatkozóan a bemenő adatok teljes körűségének ellenőrzése tervező 2.2 A tervezéshez szükséges adatok pótlása, helyszíni felmérések lefolytatása tervező tervezés bemenő adatai hiányzó adatok köre hiányzó adatok köre Helyszíni felmérési adatlap Műszaki tervezés eljárás (részlet) Bemenő adatok: szerződés műszaki tartalma, Szerződéses Telepítési terv A készülő feljegyzéseket, a felmérést, egyeztetést végző tervezőnek kell igazolnia (dátum, aláírás). 6
Hangsúlyos területek meghatározása Folyamatszemlélet Napi rutin feladatok Folyamatos fejlesztés PDCA (A jobbá válás folyamata) - Projektfolyamatok Kockázatértékelés A kockázatértékelés minden területet érint, így az egyszerű napi feladatok elvégzését és a projekt jellegű feladatokat, a folyamatos fejlődést is. P A P A D C P A D C D C 7
Ismétlődő folyamatok szabályozásának fejlesztése Az új szabvány hangsúlyos engedékenysége, hogy jobban bátorít az elektronikusan dokumentált információk alkalmazására. Korszerűbb folyamatleírási módszerek, pl. SIPOC diagram (Supplier-Input- Process-Output-Customer/Cunsomer). A szabvány támogatja! A táblázatos folyamatszabályozás átalakítása. Az eddigi szöveges dokumentum (MSWord) helyett táblázatkezelő (MSExcel) alkalmazása Előny: Megfelelő felületet biztosít a folyamathoz kapcsolódó kockázatértékelés elkészítéséhez. Hátrány: Egyre összetettebb leírási mód, papíron nehezen kezelhető. 8
Kockázatértékelés I. Módszertan: Autóipari környezet miatt a jelenleg alkalmazott kockázatértékelési módszer az FMEA. Ha van olyan módszer, amit a munkatársak ismernek, akkor nem célszerű teljesen új módszertant kialakítani, hanem a jelenlegi logikához illeszkedőt kell kidolgozni. Vegyük figyelembe, milyen irányítási rendszereket akarunk integrálni (pl. környezetközpontú irányítási rendszer) 9
Kockázatértékelés II. - Kockázati tényezők értékelő skálái Skálafokozat A vevőre gyakorolt hatás (K1) Előfordulás valószínűsége (K2) 1 Nincs hatás Elhanyagolható 2 Jelentéktelen Nagyon csekély 3 Csekély Csekély 4 Közepesen súlyos Közepes 5 Jelentős Magas 6 Rendkívül súlyos Nagyon magas Felfedhetőség (K3) Szinte biztos Magas Közepes Csekély Nagyon csekély Lehetetlen Kockázat (K)=K1 K2 K3 1 K 17 Elfogadható 17 < K 26 Mérsékelt 27 < K Jelentős 10
Kockázatértékelés III. Tevékenység Felelős Felhasznált információ Kitől? 1.1 A bemenő adatok teljes körűségének ellenőrzése 1.1 Lehetséges hiba / nem kívánt esemény műszaki igazgató Hiányzó bemenő adat a tervezéshez Műszaki felmérés, Szerződés, a vevő által elfogadott megoldási alternatíva (műszaki tartalom), Hatósági előírások, belső szervezeti követelmények Ajánlatadás, szerződéskötés folyamata eljárás Kimenő információ tervezés bemenő adatainak köre Kinek? Megjegyzés 1.2 pont A bemeneti adatoknak egyértelműen tartalmaznia kell a technológiai berendezés működési funkcióit, illetve részegységeit. Hatás K1 Hibaok K2 Felfedhetőség K3 K Lehetőségek Intézkedés Ismételt vevői konzultáció. Projektcsúsz ás. 3 Feledékenység, figyelmetlenség 3 Szakmaterületi résztervezésnél kiderülhet, de nem minden. 4 36 Új vevő elvárás generálása 11 Ellenőrző lista készítése az igényfelméréshez
Kockázatértékelés IV. 12
Fejlesztési folyamatok szabályozása Azokat a folyamatokat is szabályozni kell, amik ahhoz szükségesek, hogy a jelenlegi állapotról elmozduljunk, és felfelé induljunk el a spirálon. Pl.: Fejlesztési projektek, Éves minőségügyi terv Éves képzési terv Éves karbantartási terv Éves audit terv Megvalósítás: Táblázatkezelő alkalmazásban. Előny: Hátrány: Bizonyos funkciók automatizálhatók, riasztások alkalmazása Dokumentumok elosztása nehézkesebb 13
Kockázatértékelés fejlesztési folyamatoknál Az éves tervek, fejlesztési projektek is kiegészülnek a kockázatértékeléssel. Részlet a kockázatértékelés nélküli minőségfejlesztési tervből Tervezett feladat Határidő Felelős Elvárás 4. Javítási jegyzőkönyvek minőségmutatójának átdolgozása 2016. november 30. Szervizfelelős A mutató alapján legalább 1 fejlesztési projekt legyen indítható Teljesülés igazolása 5. Ellenőrző lista készítése az igényfelméréshez a Műszaki tervezés támogatására 2017. március 30. Műszaki igazgató A tervezési eljárás során információhiány miatti módosítások 50%-os csökkenése 14
Kockázatértékelés fejlesztési folyamatoknál Tervezett feladat Határidő Felelős Elvárás Lehetséges hiba / nem kívánt esemény Hatás K1 Hibaok K2 Felfedhetőség K3 K Intézkedés 5. Ellenőrző lista készítése az igényfelméréshez a Műszaki tervezés támogatására 2017. március 30. Műszaki igazgató A tervezési eljárás során információk hiány miatti módosítások 50%-os csökkenése Túlbonyolított dokumentálás A lista nem tartalmaz minden szükséges elemet Formálisan elvégzett ellenőrzés 4 Tesztelés hiánya Fejlesztésr e bevont munkatárs ak szakmai gyakorlatának hiánya 2 Heti beszámoló műszaki értekezleten 4 32 Tesztelési mód meghatározása, szakmaterületeket átölelő team összeállítása 15
Változások kezelése A kockázatkezelés fontos része, hogy monitorozzuk azokat a változásokat, amelyek hatással lehetnek a folyamatainkra, és befolyásolják a kockázati szintet. Ezek a változások lehetnek, pl.: Szabványok változása Jogszabályok változása Piac változása Humánerőforrás változása 16
Dokumentumok verziókövetése Elektronikus dokumentumoknál kényes dolog az egyes verziók elkülönítése, ezért erre is megoldást kellett találni. Az alábbi lehetőségek kerültek előtérbe, pl.: Makró beépítése a dokumentumba, így mentésnél lehetőség van új verzióként menteni Meghatározott ütemű dokumentumfrissítés (pl. új verzió csak januárban jöhet) 17
Összefoglalás A kockázatértékelés a jelenlegi szabályozásba integrálva kerül bevezetésre A kockázat mértékének számszerűsítésével a prioritások könnyen kijelölhetőek Az alkalmazott kockázatelemzési módszer már ismert volt a szervezetnél Érvényesül a folyamatszemlélet, ugyanakkor a dokumentálás mérteke nem növekszik jelentősen A fejlesztés korszerű informatikai felületeken megvalósítható 18
Köszönjük a megtisztelő figyelmet! kerzo@kerzo.hu