Pénzügyi bizonylatok kontírozása, könyvelése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.10.08. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 PÉNZÜGYI BIZONYLATOK KONTÍROZÁSA, KÖNYVELÉSE... 2 1.1 BIZONYLATOK ELLENŐRZÉSE ÉS JAVÍTÁSA PÉNZFORGALOM (BANK, PÉNZTÁR) ALAPJÁN... 2 1.1.1 Kontírozási lista lekérdezése... 2 1.1.2 Hibák kijavítása (főkönyvi szám, szakfeladat, pénzforrás, stb.)... 3 1.1.2.1 Módosítandó bizonylat előkeresése... 4 1.1.2.2 Módosítandó bizonylat naplójának kijelölése... 4 1.1.2.3 Bizonylat módosítása... 4 1.1.3 Kötvállhoz kapcsolódó sorok javítása:... 5 1.2 KIFIZETETLEN SZÁMLÁK KONTÍROZÁSÁNAK ELLENŐRZÉSE... 5 1.2.1 Kontírozási lista lekérdezése... 5 1.2.2 Hibák kijavítása (főkönyvi szám, szakfeladat, pénzforrás, stb.)... 7 1.3 ELLENŐRZÉS, MAJD JAVÍTÁS UTÁN FŐKÖNYVI FELADÁS:... 7 1.3.1 Kontír ablakok csoportos feltöltése... 7 1.3.2 Főkönyvi feladás... 8 1.3.2.1 Főkönyvi feladás egy adott hónapra... 8 1.3.2.2 Főkönyvi feladás banki (pénztári) naponként... 9 1
1 Pénzügyi bizonylatok kontírozása, könyvelése 1.1 BIZONYLATOK ELLENŐRZÉSE ÉS JAVÍTÁSA PÉNZFORGALOM (BANK, PÉNZTÁR) ALAPJÁN 1.1.1 Kontírozási lista lekérdezése MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / BANK / PÉNZFORGALMI LEKÉRDEZÉS Adjuk meg a kívánt időszakot (az időszak a banki és pénztári bizonylatok naplójának időszakára szűr)! Majd a gombra kattintva egy általános lekérdező jelenik meg. A ikon segítségével válasszuk ki a Griffsoft Zrt. konzulense által előre elmentett listát, vagy saját magunk állítsunk össze egy pénzforgalmi lekérdezést. 2
o Pénzkarton: Banki, vagy pénztári kartonról történt e a kifizetés, o A Biz.dat.: oszlop mutatja a banki (értéknap) vagy pénztári nap dátumát, o A Bizonylatszám: oszlop mutatja, hogy a Forrás programban milyen sorszámmal jött létre a banki vagy pénztári bizonylat, o A Tsz oszlop mutatja, hogy a Forrásos banki vagy pénztári bizonylatszámon belül hányadik sort ellenőrizzük, o Szlahivatk.: oszlop: Ha ez az oszlop üres, akkor közvetlen banki vagy pénztári sorról beszélhetünk, ami azt jelenti, hogy nem számla vagy egyéb előre felrögzített bizonylat (pl.: egyéb pénzbekérő) kiegyenlítéshez kapcsolódik. Ha az oszlop nem üres, akkor a banki vagy pénztári sor számlakiegyenlítéshez kapcsolódik, o Terhelés/bruttó Ft: A banki, vagy pénztári bizonylat kiadásának összege, o Jóváírás/bruttó Ft: A banki, vagy pénztári bizonylat bevételének összege. 1.1.2 Hibák kijavítása (főkönyvi szám, szakfeladat, pénzforrás, stb.) MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / KONTÍROZÁS / KÉPERNYŐS KONTÍROZÁS ÖSSZES napló 3
1.1.2.1 Módosítandó bizonylat előkeresése Amennyiben a korábban lekérdezett listán valamelyik soron hibás adatot találunk, akkor a fenti menüpontban tudjuk lejavítani az érintett bizonylatot. A javításhoz keressük elő a javítandó bizonylatot a navigációs képernyőn a Bizonylatszám fejléc alatti beviteli sávban! Abban az esetben, ha a listában a Szlahivatk. oszlop üres, akkor a Bizonylatszám oszlopban lévő értékre kell rákeresni (pl.: B01105-00001). Ha a Szlahivatk. oszlop nem üres (kivéve az előleg bizonylat, amely EL-lel kezdődik), akkor az ebben az oszlopban szereplő számlára vagy egyéb pénzbekérőre kell rákeresni (pl.: S10105-00001). 1.1.2.2 Módosítandó bizonylat naplójának kijelölése Miután rákerestünk a bizonylatra, jelöljük ki a környezeti paraméterek között a bizonylat naplóját, amelyet a navigációs képernyőn a Napló oszlopban találhatunk meg és pipáljuk be a napló melletti Szűrés és Karbantartás funkció paneljét: 1.1.2.3 Bizonylat módosítása Lépjünk be a bizonylat karbantartó felületére a szükséges módosításokat. ikonnal, ahol el tudjuk végezni a Kattintsunk rá a megfelelő sorra és nyomjuk meg a ikont! Kattintsunk rá a módosítandó mezőre, és javítsuk le a megfelelő értékre! Amennyiben az érintett sort könyvelés szempontjából több sorra szét kell bontani (több főkönyvi számot, szakfeladatot, stb. érint a sor), akkor az ikonsoron az alábbi gombok segítségével új sort rögzíthetünk, vagy duplikálhatunk egy korábbi alapján. 4
1.1.3 Kötvállhoz kapcsolódó sorok javítása: Amennyiben előre rögzített kötvállhoz (Z-vel kezdődő kötvállak) kapcsolódik az érintett banki, pénztári vagy számla sor, akkor először az érintett kötvállat kell lejavítani. 1.2 Kifizetetlen számlák kontírozásának ellenőrzése 1.2.1 Kontírozási lista lekérdezése A lekérdezés előfeltétele, hogy a PÉNZÜGYI MODUL / KONTÍROZÁS / KONTÍROZÁS ÖSSZES NAPLÓ MENÜPONT alatt technikailag feltöltsük a bizonylatokhoz kapcsolódó kontír ablakokat. A megjelenő képernyőn az időszak oszlopba kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő hónapot, majd a ikon segítségével a tábla jobb oldalára áttehetjük az érintett naplókat, majd az gomb megnyomásával a program a háttérben feltölti a naplókban lévő bizonylatok kontír ablakait. 5
MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ vagy VEVŐ / SZÁLLÍTÓI vagy - VEVŐSZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA A menüpont hatására az alábbi ablak jelenik meg. 6
Számla időszak (tól-ig): Időszak intervallum, amelyre a kifizetetlen számlák kontírozását ellenőrizni szeretnénk. Az időszak a számlák naplójának időszakára jelent szűrést Pü.telj.időszak (tól-ig): Ha esetleg részteljesítés történt, akkor a számlákra hivatkozó banki és pénztári bizonylatok időszakára szűrés Számla típusa: Vevői, vagy szállítói Pü.telj.arányosítás: IGEN Ha volt részteljesítés, akkor azok a kifizetések is megjelenjenek Teljesülteket is: NEM - Így érjük el, hogy csak azok a számlák jelenjenek meg a lekérdezésben, amelyek még nincsenek teljes összegben kifizetve A mezők kitöltése után a Listakészítés gombra kattintva az általános lekérdező jelenik meg. A ikon segítségével válasszuk ki a megfelelő listát majd a ikonnal generáljuk ki a lekérdezés eredményét. 1.2.2 Hibák kijavítása (főkönyvi szám, szakfeladat, pénzforrás, stb.) A hibák kijavításának metódusát lásd fentebb 1.1.2.3. pontnál. 1.3 Ellenőrzés, majd javítás után főkönyvi feladás: 1.3.1 Kontír ablakok csoportos feltöltése Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / KONTÍROZÁS / KONTÍROZÁS ÖSSZES NAPLÓ menüpontot! A megjelenő képernyőn az időszak oszlopba kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő hónapot, majd a ikon segítségével a tábla jobb oldalára áttehetjük az érintett naplókat, majd az gomb megnyomásával a program a háttérben feltölti a naplókban lévő bizonylatok kontír ablakait. 7
1.3.2 Főkönyvi feladás A sikeres főkönyvi feladás előfeltétele, hogy a pénzügyi naplókban lévő bizonylatok kontírozása mind hibátlan legyen. 1.3.2.1 Főkönyvi feladás egy adott hónapra A funkció az összes adott hónaphoz kapcsolódó pénzügyi bizonylatot feladja főkönyv felé. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / KONTÍROZÁS / FŐKÖNYVI FELADÁSA ÖSSZES NAPLÓ menüpontot! A megjelenő ablakon kattintsunk a gombra! 8
A megjelenő képernyőn az időszak oszlopba kattintva kiválaszthatjuk a megfelelő hónapot, majd a ikon segítségével a tábla jobb oldalára áttehetjük az érintett naplókat, majd az gomb megnyomásával a program a háttérben feladja főkönyv felé az érintett időszak (naplók) bizonylatait a főkönyvbe. 1.3.2.2 Főkönyvi feladás banki (pénztári) naponként A funkció a megadott dátum intervallumba eső banki és pénztári bizonylatokat és a hozzájuk kapcsolódó számlákat kötváll tételeket adja fel főkönyv felé. Ezzel a menüponttal lehetőség van heti de akár napi pénzforgalmi feladásra is. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / KONTÍROZÁS / CENTRIKUS PÉNZFORGALMI FŐKÖNYVI FELADÁS menüpontot! A megjelenő ablakban adjunk meg egy dátum szűrést a banki és pénztári bizonylatokra, majd nyomjuk meg a gombot! 9