Tájékoztató az Államreform Operatív Program projekt gazdáinak a projektek pénzügyi lebonyolításáról Készítette: VÁTI Kht. Budapest, 2008. március
Tartalomjegyzék 1 Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró... 3 1.1 Előleg... 3 1.2 Időközi kifizetési kérelem... 3 1.3 Záró kifizetési kérelem... 4 2 Finanszírozási módok, kifizetések típusai... 5 2.1 Finanszírozási módok... 5 2.2 A kifizetések típusai... 6 3 Elszámolható költségek... 6 3.1 Általános tudnivalók... 6 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek... 6 3.1.2 Piaci ár igazolása... 7 3.1.3 Általános Forgalmi Adó... 8 3.1.4 Bevétel... 8 3.1.5 Árfolyam... 8 3.1.6 Átjárhatóság... 8 3.1.7 Számlával szembeni követelmények... 8 3.1.8 Számlakitöltő... 9 3.2 Benyújtandó dokumentumok... 9 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok... 10 3.2.2 Saját teljesítés... 11 3.2.3 Bérleti díjak... 11 3.2.4 Személy jellegű költségek... 11 3.2.5 Egyéb személy jellegű költségek: útiköltség, kiküldetés... 12 3.2.6 Eszközök, immateriális javak beszerzése... 13 3.2.7 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok... 13 2
1 Kifizetési igénylések típusai: előleg, időközi, záró A kifizetések a projekt terhére folyamatosan történnek forintban, a támogatási szerződés megkötése után. A projekt sikeres megkezdése érdekében lehetőség van előleget igényelni. Az időközi és a záró kifizetési igényeket számlák, illetve a projekt tevékenységek elvégzését, a költségek felmerülését igazoló egyéb dokumentumok alapján kell összeállítani. A támogatás folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek a fizetési kérelem benyújtásakor nincs köztartozása (Magyar Államkincstár figyeli a köztartozásokat és a támogatáshalmozódásokat, amennyiben kiderül, hogy a kedvezményezettnek köztartozása van, a fizetési kérelem nem fogadható be. Amennyiben a kérelem befogadását követően szerez a Közreműködő Szervezet tudomást arról, hogy köztartozása van, a kifizetés felfüggesztésre kerül, amíg a kedvezményezett nem igazolja köztartozás mentességét). Több partner esetén a Közreműködő Szervezet kizárólag a konzorcium vezető által benyújtott kifizetési igényt fogad el, és az igényelt támogatást a vezető partner részére teljesíti. 1.1 Előleg Amennyiben a Kedvezményezett a támogatás összegéből előleget igényel, akkor az előlegfizetési kérelem benyújtásával teheti meg, a támogatási szerződés megkötését követően, 3 hónapon belül. Az előleg maximális mértéke a pályázati felhívásban kerül rögzítésre. Konzorcium esetén a konzorcium vezető nyújthat be előlegfizetési kérelmet az egész projekt vonatkozásában. Az előleg kifizetésének feltételei a szerződés minden fél általi aláírása, szabályszerűen kitöltött Előlegfizetési kérelem benyújtása a szerződéskötést követő 3 hónapon belül, az előírt biztosítékok megléte, az első kifizetési kérelem még nem került benyújtásra. A kedvezményezett köteles az előlegnek a projekt céljai és szabályai szerinti felhasználásáról gondoskodni. A kedvezményezett köteles visszafizetni az előleget, amennyiben nem nyújt be időközi kifizetési kérelmet az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül, illetve a benyújtott fizetési kérelem a támogatás nem rendeltetésnek megfelelő használatát bizonyítja. Az előleg felhasználásával a kedvezményezett legkésőbb a projekt zárásakor köteles elszámolni. 1.2 Időközi kifizetési kérelem Előleg folyósítás esetén A Kedvezményezett az előlegből kifizetett számlák alapján időközi és záróegyenleg kifizetési kérelmeket nyújthat be. Előlegfizetés esetén az első időközi kifizetésre vonatkozó kérelmet legkésőbb az előleg fizetésétől számított 6 hónapon belül be kell 3
nyújtani. Ebben az esetben a kifizetési kérelemnek a kedvezményezett által már kiegyenlített számlákon, ill. számviteli bizonylatokon kell alapulnia. Amennyiben nem kért előleget a kedvezményezett, a Támogatási Szerződés szerinti biztosíték eredeti példányát az első kifizetési kérelméhez csatolnia kell. A benyújtott számlák kifizetésének feltétele a vállalkozói szerződéskötéskor, de legkésőbb a számlák benyújtása előtt a felhívásban előírt határidőre a közbeszerzési dokumentumok megküldése a VÁTI Kht. KOP Igazgatóság részére. A kifizetési kérelmeket a projekt megvalósításában résztvevő partnerekre vonatkozóan egybeszámítva, a projekt egészére vetítve kell benyújtani, amelynek összege eléri: 1 milliárd forintos támogatási összeg alatt a támogatási összeg 10%-át, minimum 100.000.- Ft-ot, 1 milliárd forintot meghaladó támogatási összeg 2%-át, vagy a támogatási szerződésben meghatározott összeget. A támogatási szerződés aláírását követő 12 hónapon belül a kedvezményezettnek időközi kifizetési kérelem benyújtásával a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását igazolnia szükséges abban az esetben is, ha nem élt az előleg felvételének lehetőségével. Az előleg és az időközi kifizetési kérelmek együttes összege nem haladhatja meg a megítélt támogatásnak a támogatási szerződésben (ÁSZF 5.5 pont) meghatározott %-os mértékét. A kifizetési kérelmet a VÁTI KOP Igazgatóságán tartalmilag és formailag is ellenőrzik. A kérelemnek meg kell felelnie a Támogatási Szerződésben rögzített követelményeknek, valamint mellékelni kell a jelen tájékoztató 3.2. fejezetében rögzített dokumentumokat. Ha a benyújtott kifizetési kérelem formailag, tartalmilag hiányos, hibás és/vagy az ellenőrzés eredményei alapján nem támasztja alá kellő mértékben a támogatás igénylését, akkor a Közreműködő Szervezet a kifogás megjelölésével egy alkalommal hiánypótlást és kiegészítést kér. Ezt követően a Kedvezményezettnek pótolnia kell a hiányt, illetve rendeznie a köztartozását. A hiánypótlás teljesítésére 30 nap áll a Kedvezményezett rendelkezésére. A hiánypótláshoz szükséges idő azonban nem része a Közreműködő Szervezet által vállalt 30/60 napos kifizetési időszaknak. A Közreműködő Szervezet alapvető hibák, hiányosságok esetén a kifizetési kérelmet elutasíthatja és azt mellékleteivel együtt visszaküldheti a kedvezményezettnek. A kérelem befogadásáról a Kedvezményezettet hivatalos levélben értesítik, a támogatás utalásáról a Közreműködő Szervezet 12 munkanapon belül intézkedik a Magyar Államkincstáron keresztül. A kifizetéseket a Magyar Államkincstár a rá vonatkozó eljárásrendnek megfelelően teljesíti. Azon tételeket, amelyek a hiánypótlás ellenére sem befogadhatóak a Közreműködő Szervezetnek jogában áll elutasítani. Amennyiben a Kedvezményezett önhibáján kívüli okból nem tudta a hiánypótlást időben teljesíteni, lehetősége van a soron következő kifizetési kérelembe az érintett számlát és kapcsolódó dokumentumokat ismét benyújtani. 1.3 Záró kifizetési kérelem Az utolsó kifizetési kérelem a projekt zárójelentéssel egyidejűleg nyújtható be, az összes korábban elszámolásra még be nem nyújtott, de a projekt megvalósításához kapcsolódó számlával. Ezt követően a projekt keretében további számlák elszámolására, illetve támogatás kifizetésére már nincs lehetőség. A projekt megvalósításához felvett előleggel ugyancsak legkésőbb a záróegyenleg kifizetési igénylésben el kell számolni. A Kedvezményezett tehát köteles a még el nem számolt előleg összegének megfelelő támogatás tartalmú számlákat benyújtani 4
elszámolásra, amelyeket már teljes egészében kifizetett, de ezekre támogatást már nem igényelhet, hiszen az a megvalósítás elején előlegként már átutalásra került. A projektből származó bevételeket a kedvezményezettnek elkülönítetten, dokumentumokkal alátámaszthatóan kell nyilvántartania és a nyilvántartást helyszíni ellenőrzés során be kell mutatnia az ellenőrzést végző szervezet munkatársának. Könyvvizsgálat 100 millió forintot meghaladó támogatásban részesülő projektek esetében a záró kifizetési kérelemhez benyújtott számlák mellé könyvvizsgálói hitelesítő nyilatkozatot kell csatolni. A Főkedvezményezett köteles a projekt keretében a fentiek szerinti feladatok ellátásával független könyvvizsgálót megbízni. A könyvvizsgálati igazolás elkészítése során az auditor igazolja, hogy a benyújtott elszámolás, könyvelés (mind a bevételek, mind a kiadások tekintetében) hiteles, megbízható és megfelelő háttér-dokumentációval alátámasztott. Igazolja továbbá, hogy az csak a támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő, támogatható, elismerhető költségeket tartalmazza. Amennyiben az auditor megállapítása szerint a könyvelésben, elszámolásban nemcsak az előbbiek szerinti támogatható, elszámolható költségek szerepelnek, akkor a jelentését korlátozó záradékkal kell ellátnia. A Projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a Közreműködő Szervezet a projektgazda zárójelentését és utolsó kifizetési igénylését elfogadta. A kifizetési igénylések benyújtásának végső határideje a projekt fizikai megvalósulását (utolsó projekttevékenységet) követő 90. nap. A kedvezményezettnek az utánkövetési időszak során évente - a kötelezően előírt forma szerinti jelentéseket kell benyújtania. A jelentést a Közreműködő Szervezet formai, szakmai és pénzügyi szempontból is ellenőrzi. 2 Finanszírozási módok, kifizetések típusai 2.1 Finanszírozási módok Utólagos finanszírozás A projekt során felmerülő költségek utólagos támogatási formája, minden számla kiegyenlítését bankszámlakivonattal igazolni szükséges. Ebben az esetben a kifizetési kérelem benyújtását követő 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra, hiánypótlás idejét nem beleértve. Szállítói finanszírozás Ebben a finanszírozási formában a számla, támogatásra eső része közvetlenül a szállítónak kerül kifizetésre az önerő utalás igazolása után, és a teljesítésigazolás kiállítása után, a benyújtást követő 30 napon belül, hiánypótlás idejét nem beleértve. Vegyes finanszírozás Amennyiben a pályázati felhívás erre lehetőséget adott, a kedvezményezett a szállítói számláinak közvetlen kifizetése mellett kérheti bizonyos költségei utólagos megtérítését. A szállítói finanszírozási mód keretében elszámolható költségek típusát és összegét a támogatási szerződés tartalmazza. Előleg csak az utólagos finanszírozású projektelemekre folyósítható a következőképpen: egy projekten belüli projektelemekre az utólagos és a szállítói finanszírozási formák alkalmazhatók, de az egyes projektelemekre csak az egyik 5
alkalmazható. Előleg csak azon projektelemekre vehető igénybe, ahol utólagos megtérítésre kerül sor. A projektelemenként igényelhető előleg összege nem haladhatja meg az adott projektelemre jutó támogatás 25%-át. A projektelemenként igényelt összes előleg összege nem haladhatja meg a pályázati felhívásban rögzített igénybe vehető előleg maximális értéket. A szállítói kifizetésű projektelemeket a támogatási szerződésben meg kell határozni. Amennyiben az egész projektre vonatkozóan igényel a Kedvezményezett előleget, csak utólagos finanszírozási forma választható a projekt lebonyolítása alatt. 2.2 A kifizetések típusai Utófinanszírozás: a kedvezményezett és/vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő által kifizetett számlák támogatási összegének utólagos megtérítése közvetlenül a kedvezményezett bankszámlájára. Ebben az esetben a támogatás folyósításának feltétele a fizikai teljesítésen felül a pénzügyi teljesítés is. Szállítói számlák kifizetése: a számlák támogatási összegének kifizetése közvetlenül a szállító részére, mely esetben a fizikai teljesítésen felül a pénzügyi teljesítést a kedvezményezettnek és/vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásban részt vevőnek csak a támogatással csökkentett rész arányában kell igazolni. Engedményezés, mely esetben a kifizetett számlák támogatási összegének utólagos megtérítése az engedményes (a támogatást megelőlegező intézmény) bankszámlájára történik, az engedményezési szerződés bemutatását követően. A támogatás folyósításának feltétele, hogy a Kedvezményezettnek a fizetési kérelem benyújtásakor nincs köztartozása. 2008. március 1-től lép életbe az a szabályozás, ami előírja, hogy azon szállítók részére, akik közbeszerzési eljárás alapján kerültek a projektben kiválasztásra a kifizetés teljesítésekor nem lehet 15 napot meghaladó köztartozásuk. Ennek érdekében a Közreműködő Szervezet fenntartja a jogot, hogy a szállítói kifizetések befogadásakor a szállítókra vonatkozó köztartozás mentességet alátámasztó igazolást kérjen be, és az igazolás beérkezéséig a kifizetéseket visszatartsa. 3 Elszámolható költségek A projekt lebonyolítása során csak olyan költségek számolhatóak el, melyekre a pályázati felhívás lehetőséget nyújt, és a pályázatban betervezésre kerültek. A költségek elszámolása mindig a hatályos, vonatkozó jogszabályok alapján történhet. 3.1 Általános tudnivalók 3.1.1 Az elszámolható költségekre vonatkozó általános feltételek Csak olyan költségek számolhatóak el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A kedvezményezetteknél ténylegesen felmerült költségek, és teljesülésük, jogalapjuk (szerződéssel, megrendelővel, közigazgatási határozattal, stb.), számlával, bevallással egyéb hiteles számviteli vagy egyéb belső bizonylattal igazolhatóak. A támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel, kiegészítve az alábbiakkal: 6
- A támogatásban részesülő projektek esetén elszámolhatóak a 2006. december 20-a után felmerülő projekt előkészítési a pályázat benyújtásához előírt dokumentációk elkészítéséhez kapcsolódó költségek, valamint - A pályázat befogadásáról szóló vagyis miután a Közreműködő Szervezet a formai és jogosultsági kritériumoknak való megfelelés alapján a pályázatot befogadta és erről a pályázót értesítette értesítés kézhezvételét követő naptól kezdődően felmerülő költségek. Közvetlenül kapcsolódnak a támogatott projekthez, nélkülözhetetlenek annak elindításához és/vagy végrehajtásához és a projekt elfogadott költségvetésében, illetve annak hatályos módosításában betervezésre kerültek. Szerepelnek a pályázati kiírásban az elszámolható költségek listáján, és nem szerepelnek a nem elszámolható költségek listáján. A költségszámítás alapjául szolgáló egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat és a piaci ár független módon megállapítható és ellenőrizhető. A költségek csak olyan mértékben számolhatók el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, ill. amilyen mértékben annak célját szolgálják. Az egyes költségek elszámolása alkalmával nem valósulhat meg kettős finanszírozás. Csak olyan vállalkozói szerződések számolhatóak el, amelyek projekt végrehajtáshoz feltétlenül szükségesek és arányos hozzá adott értéket képviselnek. Nem számolhatóak el az olyan közvetítőkkel vagy tanácsadókkal kötött vállalkozói szerződéssel kapcsolatban felmerült költségek, amely szerződés a kifizetést a tevékenység összköltségének a százalékos arányában határozza meg, kivéve, ha a részteljesítés lehetőséget a szerződés, vagy hatályos módosítása tartalmazza, és az ilyen ténylegesen felmerült és kiegyenlített részköltséget a végső kedvezményezett alátámasztja a munka vagy a szolgáltatás tartalmára és valóságos értékére való hivatkozással. Az elszámolható személyi jellegű költség mértéke nem haladhatja meg az adott intézményben szokásos értéket, valamint igazodnia kell az alkalmazásban állók esetén a szokásos jövedelmi viszonyokhoz. 3.1.2 Piaci ár igazolása Az elszámolásra kerülő egységárak nem haladhatják meg a szokásos piaci árat. A piaci ár igazolására közbeszerzési eljárásban, vagy más jogszabályban meghatározott eljárástípus (különös tekintettel a 143/2004 Korm. rendelet) szabályozása mentén beszerzett javak esetén maga az eljárás dokumentációja szolgál. Közbeszerzési értékhatár alatt az egy szállítótól, egy költségvetési sorra vonatkozó nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén a szállító kiválasztásához, a piaci árnak való megfelelés biztosításához, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, írásos ajánlatot kell bekérni. A három közül az összességében legkedvezőbb ajánlat alapján kell a szállítót kiválasztani. Az alátámasztó dokumentumok (árajánlatok, kimutatások) nem lehetnek a megrendelés időpontjához képest 6 hónapnál régebbiek. A bérszint, és a szakértői díjak egységárának megalapozására elfogadható még független statisztika, kimutatás csatolása (különös tekintettel hivatalos központi pl. KSH adatokra, kamarai díjszabásokra). A piaci ár bizonyítása a Kedvezményezett feladata és felelőssége. 7
3.1.3 Általános Forgalmi Adó Az ÁFA elszámolhatósága kapcsán alapszabályként az Ámr. 91. (1) rendeletét kell alkalmazni, ennek értelmében a továbbhárított ÁFA csak akkor elszámolható kiadás, amennyiben a kedvezményezett a projekttel érintett tevékenysége tekintetében nem jogosult azt levonni. A levonható ÁFA nem elszámolható költség, még abban az esetben sem, ha a kedvezményezett ténylegesen nem él a levonás, illetve visszaigénylés lehetőségével. A hatályos magyar Áfa törvény (2007. évi CXXVII. Tv.) rendelkezései természetesen szintén betartandók. 3.1.4 Bevétel A projekt során keletkezett bevételek kezeléséről a pályázati felhívás tartalmaz részletes szabályozást. 3.1.5 Árfolyam A támogatási szerződések forintban kerülnek megkötésre, a támogatás folyósítása is forintban valósul meg, függetlenül attól, hogy a kedvezményezett költsége forintban vagy devizában keletkezett-e. Amennyiben devizában kiállított szállítói számlát nyújt be a kedvezményezett, a kifizetési kérelemben, illetve az annak mellékletét képező költségösszesítőben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplő devizát a gazdasági teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamon kell átszámítani forintra. Ha a kedvezményezett, vagy közvetlenül szállítói számlára történő fizetés esetén a szállító nem forintban kéri a számla ellenértékének a kiegyenlítését, hanem devizában, a számla értékét a fent megadott árfolyamon átszámított forint összegben folyósítjuk. 3.1.6 Átjárhatóság Az Államreform Operatív Program az Európai Szociális Alapból van finanszírozva. Az ebből adódható rugalmatlanságok kezelésére azonban lehetőség van a 2007-13-as programozási időszakban 1083/2006/EK rendelet alapján, hogy prioritási tengely szintjén 10%-os határ erejéig a strukturális alapok (ERFA, ESZA) egymás tevékenységi körébe tartozó költségeket finanszírozzanak. Kiemelt projektek esetében az átjárhatósági limit projekt szinten főszabályként a projekt elszámolható költségeinek 20%-a erejéig engedi az átfinanszírozást. ÁROP esetében az eszközbeszerzés, építés, felújítás az átjárhatóság kihasználásával elszámolható. Az átjárhatóság lehetősége abban az esetben alkalmazható, amikor az adott Alap elszámolhatósági szabályai adott projekten belül nem teszik lehetővé olyan költségtétel elszámolását, amely az adott projekt sikerességéhez, megvalósításához feltétlenül szükséges. Az ERFA alapból finanszírozott tevékenység elszámolható összköltsége nem haladhatja meg a betervezett összeget. 3.1.7 Számlával szembeni követelmények A Kedvezményezettnek a hatályos jogszabályok (ÁFA törvény) szerint a Kedvezményezett vagy a támogatási szerződésben megnevezett, a projekt végrehajtásában részt vevő szervezet nevére kiállított számlák hitelesített, másolati példányát vagy a 100 ezer forintot meg nem haladó támogatási igényű számlák esetén a 8
számlák hitelesített másolatát kiváltó számlaösszesítőt kell benyújtania VÁTI KOP Igazgatóságra. Az eredeti számlán cégszerű aláírással kell a teljesítést igazolni, illetve a számlára rá kell vezetni a projektazonosítót és a támogatás elszámolására benyújtásra került szöveget. Országos kihatású projektek esetében a támogatás folyósítása két prioritásból (szakmai- KMR) történik, ezért minden költségtételt meg kell osztani 58-42% arányban! Ez a számlák esetében azt jelenti, hogy egy teljesítésről két számlát kell a szállítótól kérni, míg összesítőn benyújtandó költségeknél az összesítő utolsó két oszlopában kell a megosztást feltüntetni! A Kifizetési kérelemhez a Kedvezményezettnek csatolnia kell a számlák hiteles másolatát, és a számlák kifizetését igazoló dokumentumok általa hitelesített másolatát. A kifizetést igazoló bizonylatok lehetnek bankkivonatok, pénztárbizonylatok és elektronikus bankkivonatok. Szállítói finanszírozás esetén a számla nem támogatásból kiegyenlített részének kifizetését kell igazolni (önrész és az ÁFA). 3.1.8 Számlakitöltő A kedvezményezett elszámolási tevékenységét számlakitöltő program támogatja, mely biztosítja a kifizetési kérelemhez beadandó dokumentumok könnyű, hibamentes előállítását. Az elektronikus alkalmazás online megoldás, felépítésében követi az EMIR felépítését. Az alkalmazás éles bevezetését (2008. február 11.) követően 1 hónapig a kedvezményezettnek lehetősége van dönteni, hogy papír alapon vagy az online számlakitöltő alkalmazás segítségével állítja össze kifizetés igényléséhez szükséges elszámolási csomagját, előlegfizetési kérelmét. Az 1 hónapos átmenet célja, hogy a kedvezményezetteknek elegendő időt adjon a problémamentes átállásra. Ezt követően az online számlakitöltő használata kötelező. A számlakitöltő kezelésének szabályait felhasználói kézikönyv tartalmazza, amelynek segítségével a Kedvezményezett egyszerű és érthető, ábrákkal alátámasztott leírás alapján tölti fel adatokkal a programot. Az országos kihatású projektek esetén a Kedvezményezetteknek két elszámolást kell rögzíteniük a rendszerben a finanszírozási alapok megosztása miatt. A számlakitöltővel kapcsolatban felmerült Kedvezményezetti kérdések kezelésére az NFÜ Helpdesk szolgáltatást üzemeltet. Kizárólag a Helpdesk szolgálat illetékes a számlakitöltő alkalmazásával kapcsolatban információt szolgáltatni a kedvezményezettnek. A számlakitöltő alkalmazás az NFÜ honlapján a Pályázói Tájékoztató felületről érhető el. 3.2 Benyújtandó dokumentumok A közreműködő szervezet fenntartja a jogot arra, hogy a kötelezően beküldendő dokumentumok mellett az egyes projekt tevékenységhez kapcsolódó, további alátámasztó bizonylatokat kérjen be a kedvezményezettől. Abban az esetben, ha az alábbiakban részletezett dokumentumok (pl. megbízási szerződés, szállítói szerződés, stb.) valamelyikével kapcsolatban a projekt megvalósítási és elszámolási ideje alatt több alkalommal folyósítható támogatás, a dokumentumokat elegendő egyetlen alkalommal benyújtani azon kifizetési kérelem mellé, amelyben az adott költség először felmerül. A kedvezményezettek által benyújtott kifizetési kérelemhez a dokumentumok eredetivel megegyező, másolati példányát kell csatolni. A másolati példányokat a kedvezményezett vagy a kedvezményezett jelen projektben aláírási joggal bíró képviselőjének ellenjegyzésével kell ellátni. 9
Az alábbi dokumentumok esetében eredeti példány benyújtása szükséges: - a Támogatási Szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga, - Kifizetési kérelem formanyomtatvány, - Összesítő táblázatok (számlaösszesítő, valamint az összes olyan összesítő táblázat, amely egyben nyilatkozatokat is tartalmaz), - Záró kifizetési kérelem esetén a könyvvizsgálói igazolás. Az országos kihatású projektek estén a finanszírozási források megosztásának megfelelően támogatás igénylésekor két kifizetési kérelmet kell benyújtani. A két kérelmen fel kell tüntetni, hogy a két kérelem elválaszthatatlan egységet képez egymással, így az összesítőkből a költségeket alátámasztó dokumentumokból (pl.: szerződések, bankszámla kivonatok) elégséges egy példány benyújtása. Az összetartozó kérelmeket egyidejűleg kell benyújtani! Utólagos finanszírozás esetén a számlák mellé csatolni kell a számlák teljes ellenértékének megfizetését igazoló bankszámla kivonat, elektronikus banki tranzakciót igazoló kimutatás (pl. banki forgalmi kimutatás, elektronikus átutalási megbízás visszaigazolás) nyomtatott, példányát, kiadási pénztárbizonylat hiteles másolatát. A támogatást megelőlegező pénzügyi intézmény (pl.: bank) számlájára való átutalás esetén be kell mutatni a vonatkozó engedményezési szerződést. Amennyiben a benyújtott bankszámlakivonaton több tétel is szerepel, a kifizetéshez kapcsolódó számla kiegyenlítését igazoló tételt egyértelmű, a beazonosítást elősegítő jelzéssel kell ellátni. Szállítói finanszírozás esetén a számlákhoz teljesítés igazolás benyújtása szükséges! Összesítő táblák A kedvezményezettnek az egyes költség fajtákra vonatkozó összesítő táblákat a Kedvezményezetti Tájékoztató mellékletében, illetve a számlakitöltőben elérhető meghatározott formában kell benyújtania. Az összesítő táblák adatait a kedvezményezettnek a számviteli nyilvántartásában megtalálható, számviteli és adótörvényeknek megfelelő alátámasztó dokumentáció alapján kell összeállítania. A kedvezményezett az alátámasztó dokumentációt helyszíni ellenőrzés alkalmával köteles az ellenőrzést végző szervezet munkatársának bemutatni illetve megtekinthetőségéről gondoskodni. Konzorcium esetén a kifizetési kérelmet a vezető partner nyújtja be az egész projektre vonatkozóan. A dokumentumokat a partnerek esetében is a konzorcium vezető köteles összegyűjteni és benyújtani. Az iratok megőrzési kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. 3.2.1 Igénybe vett szolgáltatás költségeihez benyújtandó dokumentumok - Számla, - Számlaösszesítő 100 ezer Ft támogatási összeg alatti számlák esetén, - Piaci ár igazolás, - 250 millió forintot meghaladó összegű szerződésekhez kapcsolódó számlákhoz a 281/2006. korm. rendeletben meghatározott igazolás a számla kifizetéséről, - Szerződés, megrendelő, vagy nyilatkozat arról, hogy nem kötöttek írásbeli szerződést, 10
- Teljesítésigazolás, az alábbiak figyelembe vételével: Egyes elszámolható költségekhez benyújtandó teljesítésigazolások Képzés Jelenléti ív, oklevél v. bizonyítvány Tanulmány Elektronikus példány Szakértői díjak Beszámoló az elvégzett tevékenységről Közbeszerzés Szakértő által elkészített dokumentáció Könyvvizsgálat Könyvvizsgálói igazolás Projektmenedzsment Beszámoló a tárgyidőszaki tevékenységről Rendezvény Jelenléti ív, fénykép v. videó Nyilvánosság Köteles példány 3.2.2 Saját teljesítés Saját teljesítésnek kell tekinteni, ha a Kedvezményezett bizonyos szolgáltatásokat nem szerez be, hanem saját maga nyújtja, vagy bizonyos tevékenységeket saját maga végez. Ez a szolgáltatás, vagy tevékenység értéke nem haladhatja meg a piaci értéket, és nem lehet több mint a pénzügyileg rendezett tételek alapján kimutatott közvetlen önköltség. A saját teljesítés elszámolásának a Kedvezményezett szervezet belső szabályzatai alapján szabályosan kiállított belső bizonylatokon, számlákon, kimutatásokon kell alapulnia. Az önköltség számítási szabályzat alapján számított, és bizonylatokkal igazolt közvetlen önköltség számolható el. A saját teljesítés elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Saját teljesítés összesítő táblázat, - Az összesítőben szereplő számlák, belső bizonylatok, kimutatások - Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona. 3.2.3 Bérleti díjak Bérleti díjak abban az esetben számolható el, ha a felhívás lehetővé tette, és a projekt megvalósításához szükséges. Amennyiben nem a teljes bérlemény kerül a projekt terhére elszámolásra, a bérleti díjat arányosítani szükséges. Az elszámoláshoz benyújtandó dokumentumok: - Számla, - Számlaösszesítő 100 ezer Ft támogatási összeg alatti számlák esetén, - Bérleti szerződés, - Arányosítás módszertana, - Kifizetés bizonylata, - Piaci ár igazolás. 3.2.4 Személy jellegű költségek A projekt céljának megvalósításban és a projektmenedzsmentben közvetlenül közreműködő munkatársak bére és járulékai illetve egyéb juttatások elszámolhatók, amennyiben a projekt költségvetésében eredetileg is fel voltak tüntetve. 11
A személy jellegű költségek alapja munkaszerződés, kinevezés, megbízási szerződés, célfeladat kiírás lehet. Amennyiben a munkavállaló munkaidejének csak egy részében foglalkozik a projekttel, a munkabérének az arányos része számolható el. Ebben az esetben a munkaköri leírásából ki kell derülnie, hogy a munkaidejének mekkora hányadát fordítja a projektre, és az elszámoláshoz munkaidő nyilvántartást kell csatolni. Nem elszámolható a jutalom. Egyéb juttatások között az alábbiak számolhatóak el: - A Törvény által előírt kötelezően adandó és a vonatkozó belső szabályzat által biztosított adómentes juttatások, az adómentesen adható juttatások jogszabályi keretösszege erejéig. A béren felüli juttatások csak munkaszerződéssel/kinevezéssel rendelkező azon munkatársak után számolhatóak el, akiknek a projekt terhére elszámolt munkaideje éves szinten eléri legalább a hat havi teljes munkaidőt. A személy jellegű költségek elszámolásához benyújtandó dokumentumok: - Összesítő tábla, - Kifizetést igazoló bizonylatok (minden járuléktípusra és a nettó bérre vonatkozóan), - Munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás, - Munkaszerződés esetén munkaköri leírás, - Munkaidő nyilvántartás, munkabér arányos elszámolása esetén, - Piaci ár igazolás. 3.2.5 Egyéb személy jellegű költségek: útiköltség, kiküldetés A projektben részt vevő munkatársaknak a projekt megvalósításához közvetlenül köthető, a támogatott tevékenységekhez kapcsolódó, külső helyszínen történő munkavégzése, a projekt megvalósításával összefüggő továbbképzése miatt felmerülő utazási és szállás költségei elszámolhatóak. Az utazási és napidíj költségek a magyar jogszabályok szerint járulékokkal együtt számolhatóak el. Az útiköltségek a 2. osztályú tömegközlekedés eszközök igénybevétele alapján, hivatali vagy saját gépkocsi használat esetén a megtett kilométerek alapján a tényleges benzinköltség/ vagy az APEH által közzétett elszámolható üzemanyag költség és a kilométerenkénti adómentes térítés figyelembe vételével számolhatók el. A napi utazási idő és a bekerülési költségek alapján kell dönteni a naponta való utaztatás és az egyszeri (több hetes távollét esetén, hetente egyszeri) utaztatás és a helyszínen való elszállásolás között. Amennyiben a napi utazási idő meghaladja a három órát, akkor célszerű az utóbbit választani, egyéb esetekben a költségek felmérését követően az alacsonyabb költséggel járó megoldást kell választani. Benyújtandó dokumentumok: - Útiköltség és kiküldetés összesítő, - Kifizetés bizonylata. A szállás költségek elszámolása esetén legfeljebb három csillagos szállodai elhelyezés költsége számolható el. Amennyiben ellátási költségeket is érvényesíteni kíván a kedvezményezett, a költségeket számlával kell igazolni, és az elszámolható költségek összege nem haladhatja meg a szállás költség 50%-t. Benyújtandó dokumentumok: - Számla, 12
- Számlaösszesítő 100 ezer Ft támogatási összeg alatti számlák esetén, - Szerződés, megrendelő, - Kifizetés bizonylata. 3.2.6 Eszközök, immateriális javak beszerzése Beszerzések elszámolásához szükséges dokumentumok: - Szállítói szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat, hogy nem kötöttek szerződést, - Számla, - Számlaösszesítő 100 ezer Ft támogatási összeg alatti számlák esetén, - Kifizetést igazoló bizonylatok, - Ha a beszerzés magánszemélytől történik, adás-vételi szerződés, - Immateriális javak beszerzése esetén a szoftverek átvételi jegyzőkönyve, illetve a tanulmányok, felmérések stb. esetén elektronikus példány, - Az eszköz átvételét igazoló átvételi jegyzőkönyv, ami tartalmaz az eszköz azonosításául szolgáló azonosítót (pl: gyári szám), - Piaci ár igazolás. 3.2.7 Beruházások, építés-felújítás elszámolásához szükséges dokumentumok - Kivitelezői szerződés, - Számla, - Kifizetés bizonylata, - Hatósági engedélyek, - Vállalkozó nyilatkozata a teljesítésről 5 millió Ft támogatási összeg alatt, - Mérnök/műszaki ellenőri igazolása 5 millió Ft támogatási összeg felett (A műszaki, független szakterületi ellenőr a számla eredeti példányán is igazolhatja a teljesítést), - Nem engedélyköteles építési beruházásnál kivitelezői nyilatkozat a kezdésről, - Engedélyköteles építési beruházásnál, felújításnál építési napló az első kifizetési kérelemhez, - Piaci ár igazolása. 13