Alapfogalmak Rendőrtiszti Főiskola, Vezetéselméleti Tanszék Stratégiai tervezés: olyan folyamat, amelynek során a vezetés általános hosszú távú célokat és konkrét rövidebb távú teljesítménycélokat határoz meg, majd olyan akciókat dolgoz ki, amelyekkel a célok elérhetők Stratégiai vezetés (Drucker): nem módszerek gyűjteménye, hanem elemző gondolkodás, akciók tervezése és erőforrások rendelkezésre bocsátása az akciók végrehajtásához. Stratégiai vezetés Jövőkép Misszió Értékek Érdekek Elemzés: SWOT, PEST, stb... Megvalósítás és Ellenőrzés: akciók, Változtatás, innováció A stratégiai menedzsment a stratégiai menedzsment főbb tevékenységei: stratégiai elemzés alapvető célkitűzések meghatározása / jővőkép, misszió környezet elemzése általános trendek elemzése forgatókönyvek készítése stratégiai tervezés Döntéselőkészítés / lehetséges akciók kidolgozása döntéshozatal döntés kidolgozása döntések elfogadtatása A stratégiai menedzsment stratégia megvalósítása szervezet kialakítása (a stratégiával összhangban) centralizált vs. decentralizált szervezet kialakítása vállalati folyamatok újjászervezése (BPR) stratégiai projektek vagy akciók menedzselése (ld. Projektmenedzsment) A megvalósított célok hasznosítása: termelés vagy szolgáltatásteljesítés a kialakított szervezet és technológia működtetése és folyamatos karbantartása termékek gyártása termékek vagy szolgáltatások értékesítése Stratégia megvalósulásának folyamatos követése, és szükség esetén beavatkozás (visszacsatolás; visszalépés a stratégiai menedzsment tevékenységeinek megelőző szintjeire) eladások volumenének követése felhasználói elégedettség változásának figyelése Stratégiai szintek stratégiai alternatívák keresése a vállalat (már meglevő és tervezett) stratégiai üzleti egységeinek (SÜE) meghatározása [Elv: a vállalat a külső környezet kihívásaira sikeres termékekkel és szolgáltatásokkal felel.] a stratégiai üzleti egységek (SÜE) stratégiájának meghatározása marketing és innovációs stratégia meghatározása egyéb ágazati stratégiák meghatározása (pl. EEM stratégia, minőségpolitika, stb.) összvállalati stratégia kialakítása (egységes keretbe foglalás) alternatívák értékelése megvalósíthatósági elemzés (rendelkezésre állnak e ill. megszerezhetőek e a szükséges erőforrások?) költség haszon elemzés (a várható haszon megéri e a költségráfordítást?) megoldás(ok) kidolgozása és dokumentálása
Jövőképalkotás Jövőképalkotás A jövőkép olyan gondosan megfogalmazott és konkrét helyzetkép, amely világossá teszi azt, hogy a szervezet, adott idő múlva hová kíván eljutni Olyan hosszútávú értékrendet fejez ki, amelyért érdemes dolgozni Megfogalmazásához bátorság és kreativitás szükséges Fred Aster: Kövesd azt, aki az álmait követi Richardson: három féle ember létezik, aki hagyja, hogy a dolgok megtörténjenek vele, aki irányítja a saját jövőjét és az, aki állandóan meglepődik, hogy már megint mi történik vele A vágyott jövő megálmodása, ezzel megteremtése Két féle lehet: versenyközpontú és változatásközpontú Jövőképalkotás Misszió (mission statement) Milyen legyen a jövőkép? Vonzó, kreatív, de elérhető Olyan, amelyet el tudunk fogadtatni az összes beosztottal Olyan, hogy a szervezet irányításával a jövőkép felé haladhasson Fontos, hogy a távoli dolgokat megpróbáljuk úgy szemlélni, mintha közel lennének Az az értékrend, amelyet a szervezet a zázlajára tűzhetne Ki kell fejeznie A szervezet létezésének értelmét, A szervezet számára fontos dolgokat, Azt, hogy a szervezet miért fontos másoknak A jellemző értékeket és normákat A misszió sokféle lehet, értékrendet, szemléletet tükröz, mostanában nagyobb hangsúlyt kapnak a munkavállalók, a környezeti és a társadalmi értékek Stratégiai célok Külső környezetelemzés Azok a mérföldkövek, amelyet a szervezetnek el kell érnie, hogy a jövőképpel leírt állapotba juthasson Hozzá kell rendelnünk egy időtávot, a megvalósításért felelős egyént vagy részleget A célok hierarchiát alkotnak szintjük és időhorizontjuk szempontjából A céloknak világosnak és egyértelműeknek kell lenniük A stratégiai elemzés fő célja a külső és belső környezet elemzésével a stratégiai menedzsment által megoldandó problémák feltárása. A környezet elemzésével kapott adatokat célszerű egy adatbázisban (számítógépen) gyűjteni. Az adatbázis tartalmát folyamatosan frissíteni kell. Alapvető célkitűzések meghatározása (elemzési paradigma kialakítása; lényegében az alapvető cél és küldetés értelmezése) Makrokörnyezet elemzése: PEST elemzés politikai környezet (Political) jogi környezet gazdasági környezet (Economic) társadalmi környezet (Social) technológiai környezet (Technical) természeti környezet
Környezetelemzés Környezetelemzés általános trendek, makrokörnyezet elemzése stratégiai trendek globális (vagy mega ) trendek szervezeti / vezetési trendek forgatókönyvek készítése pesszimista forgatókönyv optimista forgatókönyv (leb)valószínű(bb) forgatókönyv mikrokörnyezet (versenykörnyezet) elemzése piacfelmérés és versenyelemzés (ld. marketing menedzsment) a könyvtár belső környezetének elemzése egyedi jellegzetességek erősségek és gyengeségek; (belső) problémák stratégiai trendek Állandóság változékonyság (változások felgyorsulása, könyezet változása) Kiszámíthatóság kiszámíthatatlanság, bizonytalanság (vö. TQM2; komplexitás növekedése, környezet bonyolultsága) Termelésközpontúság piacközpontúság [A befelé fordulást felváltja a piac, a felhasználók felé fordulás. Ezt a trendet tükrözik a marketing fejlődési szakaszai is.] (vö. TQM1, TQMf); például a menedzsment a vállalatra összpontosít a (piaci) környezetre összpontosít a múlt eredményeinek értékelésére (pl. a hagyományokra) épít a piac és a verseny értékelésére épít a megismert trendek és bevált megoldások folytatását tűzi ki célul alkalmazkodik a trendekhez, a versenyelőnyök kiaknázását tűzi ki célul (vö. "vezetés a tények alapján") globális (vagy mega ) trendek nemzeti méret globális jelleg tőkeközpontúság információ, ismeret vagy tudásközpontúság (vö. TQMc) ipari társadalom információs társadalom liberális ("laissez faire") szemlélet társadalmi felelősséget vállaló szemlélet (vö. TQM4) szervezeti / vezetési trendek (hard menedzsment soft menedzsment) tekintélyelvűség részvételen alapuló vezetési kultúra (vö. TQM3, TQMb és TQMe; a szervezeti / vezetési kultúra változása) hierarchiákon nyugvó, centralizált szervezet decentralizált szervezet (pl. hálózatokra épülő, projektalapú vagy TQM alapú szervezet; a szervezeti megoldások változása) a belső kommunikáció fontossága, a szervezeti tudás menedzselése (vö. TQMd) mennyiségi szemlélet minőségi szemlélet Problématérkép
Stratégiai tervezés A stratégiai tervezés lényegében problémamegoldás: az alapprobléma a változó környezethez való sikeres alkalmazkodás, amelyhez az alapvető információkat a stratégiai elemzés, a keretet pedig a szervezet küldetése biztosítja. döntéselőkészítés döntéshozatal döntési szempontok meghatározása a vállalat küldetése, jövőképe (a megoldás "kerete") a döntéselőkészítés eredményei ("szakmai" javaslatok) megoldandó problémák a külső és belső környezet elemzésével kapott (alternatív) megoldási lehetőségek megoldási lehetőségek értékelése a vállalat mozgástere, "legitimációja"; például a könyvtár pénzügyi helyzete érdekérvényesítési képessége a fenntartónál a könyvtárhasználók száma és a könyvtárról kialakult kép a piacorientált szolgáltatások nyeresége... különböző érdekek, érdekcsoportok döntés döntéshozatali technikák használata (pl. értékelő ív módszer) Stratégiai tervezés döntés kidolgozása stratégiai üzleti egységek (SBU) részstratégiáinak meghatározása (ágazatonként lebontva) ágazati vagy funkcionális részstratégiák meghatározása (összesítve) általános stratégia meghatározása (összesítve) jövőkép megfogalmazása döntések elfogadtatása a külső és belső érintettekkel (vállalati politika) elfogadtatás a külső érintettekkel hatalom érdek mátrix elfogadtatás a belső érintettekkel konszenzus alapján ("nyertes nyertes" módszer) "egyszemélyi" döntés alapján (keresztülvitel a formális hatalom segítségével; "nyertes vesztes" módszer) kompromisszum ("demokratikus" vezetés, szavazás, többségi határozathozatal; "vesztes vesztes" módszer, haladás konfliktusokon keresztül) Belső helyzetértékelés SWOT elemzés (az információk elrendezése egy ún. portfólió mátrixban; a cél olyan tevékenységi körök keresése, amelyek a belső erősségeken és a külső lehetőségeken alapulnak, és lehetővé teszik a belső gyengeségek csökkentését, valamint a külső veszélyek elkerülését) belső erősségek (strengths) belső gyengeségek (weaknesses) külső lehetőségek (opportunities) külső veszélyek (threats) SWOT kapcsolati elemzés lehetőség erősség stratégiák (támadó, kezdeményező stratégiák) lehetőség gyengeség stratégiák (alkalmazkodó stratégiák) kritikus helyzet (cél a kitörés a "3. síknegyedből" valamilyen belső erősség vagy külső lehetőség kiaknázásával) fenyegetés erősség stratégiák (védekező vagy ellenálló stratégiák) Döntéselőkészítés A döntéselőkészítés lényegében csoportos problémamegoldás. Az alapprobléma a működési körbe tartozó piaci igények kielégítése haszon elérésével, amelyet a vállalat adott termékek és szolgáltatások (értékek) előállításával és értékesítésével oldhat meg meghatározott felhasználói csoportok számára. problémák elemzése: elemzési, csoportos problémamegoldó és döntési technikák alkalmazása interjútechnika brainstorming NCM ORGAPLAN interjútechnika; szakaszai: interjú előkészítése: alapos felkészülés a témából; kérdések átgondolása és leírása; időpont és helyszín biztosítása információs vagy tartalmi szakasz: interjú elkezdése, megfelelő légkör megteremtése; alapvető azonosítási kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése; információs kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése ellenőrző szakasz: ellenőrző kérdések feltevése és a válaszok lejegyzése (pl. a korábbi kérdésekre adott válaszok pontosításával vagy kiegészítésével) befejező szakasz: interjú formális lezárása; hivatalos légkör feloldása; új időpont megbeszélése (ha szükséges) brainstorming: csoportos alkotó technika, alapja a résztvevők kreativitása és asszociációs képessége; egyszerűbb, egyértelműen felvázolható problémák megoldására szolgáló csoportos problémamegoldó eljárás (vö. NCM) alapvető magatartási szabályok (pl. kifüggesztve): ítélkezés felfüggesztése: nem értékeljük a javaslatokat, ötleteket semmilyen formában "szabadon szárnyalás": gátlások levetése, szabad asszociáció lehetővé tétele mennyiségre törekvés: minél több ötlet gyűlik össze, annál jobb; minden ötletet felírunk úgy, hogy mindenki láthassa őket (és lehetőleg valamilyen rendszerben, hogy áttekinthetőek legyenek) kölcsönös gondolati megtermékenyítés: mások ötleteinek átvétele és továbbgondolása főbb szakaszai: a probléma vázolása és megbeszélése; a probléma újravázolása (a probléma különböző vetületeinek feltárása); egy újravázolt probléma megközelítés kiválasztása; bemelegítés; ötletbörze (ötletek gyűjtése és rögzítése); az ötletek csoportosítása; az ötletek kinyomtatása és szétosztása; összesítés, értékelés
NCM (Nominál Csoport Módszer): csoportos problémamegoldó eljárás bonyolult, un. nem strukturált problémák megoldására (vö. brainstorming) főbb szakaszai: a probléma ismertetése, a szabályok rövid összefoglalása; ötletek, elgondolások önálló leírása egy munkalapra; elgondolások közös ismertetése és rögzítése; elgondolások megvitatása, értelmezése és csoportosítása; előszavazás, ötletek szűrése; előszavazás eredményének megbeszélése, a kialakított vélemény tisztázása; végszavazás és a szavazás eredményének értékelése ORGAPLAN (egyéni megszólaltatási módszer, amelynek célja a kompetens személyek bevonása a döntés előkészítés folyamatába): egy adott téma megvitatására szolgáló eljárás, amely lehetőséget ad az adott témával kapcsolatos egyéni vélemények kifejtésére és ütköztetésére, és ezáltal a témával kapcsolatos fenntartások, problémák összegyűjtésére és rendszerezésére főbb szakaszai: a megvitatandó kérdés ismertetése; az egyéni vélemények ismertetése a kérdéssel kapcsolatban (minden résztvevő 3 percet kap); a fontosnak ítélt gondolatok (érvek, problémák, ötletek, javaslatok, stb.) kiválasztása szavazással; az elfogadott gondolatok rögzítése és összegyűjtése egy gyűjtőtáblán; az összegyűjtött gondolatok értelmezése és rendszerezése közösen kialakított szempontok alapján (ehhez szükséges egy vitavezető elnök vagy moderátor); titkos szavazás a kialakított szempontok elfogadásáról vagy elvetéséről Hatalom Érdek mátrix