Az Elektrnikus levéltár prjekt keretében a hsszú távú levéltári megőrzéshez szükséges szabályzási feltételek kidlgzása A papír alapú dkumentumk megbízható elektrnikus máslatával szemben támaszttt technikai követelmények és gyakrlatban alkalmazható eljárásrend elkészítése a Magyar Országs Levéltár részére Váltzat száma: 2.0 Fájlnév: A dkumentumt készítette: Oldalak száma: 76 Mellékletek száma: 7 FLX_MOLSZM_Elektrnikus_maslat_v2.0_1109 13.dc FLEXUS Cnsulting Tanácsadó Kft. Minőségbiztsítás: 1125Budapest, Istenhegyi út 103/B., (1) 412-0046, flexus@flexus.hu, www.flexus.hu FLEXUS NEW DIMENSION OF REORGANIZATION
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Dkumentum jellemzők: Prjekt megnevezése: Az Elektrnikus levéltár prjekt keretében a hsszú távú levéltári megőrzéshez szükséges szabályzási feltételek kidlgzása Dkumentum címe: A papír alapú dkumentumk megbízható elektrnikus máslatával szemben támaszttt technikai követelmények és gyakrlatban alkalmazható eljárásrend Verziószám: V2.0 Minősítés (állapt): munkaközi Vnatkzó időszak: - Kiadás dátuma: 2011.09.13. Készítette: Dr. Cseh Gergő Bendegúz Fájlnév: FLX_MOLSZM_Elektrnikus_maslat_v2.0_110913.dc Verziók jegyzéke: Verzió Szerző Dátum Váltztatás rövid leírása 0.1 Lits Bálint 2011.06.06 Termék anntált tartalmjegyzéke 0.2 Lits Bálint 2011. 06. 13. Tartalmjegyzék elfgadtt verziója 1.0 Cseh Gergő B. 2011. 09. 05. Kiadtt termék 2.0 Cseh Gergő B. 2011. 09. 13. Termék véglegesítése Ellenőrizte: Ellenőrzést végezte Ellenőrzés dátuma Aláírás Jóváhagyta: Név Szervezeti egység/besztás Dátum Aláírás - Kapják: # Cégnév Név Szervezet Besztás 1 2 3 4 Oldalszám: 2 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Tartalmjegyzék 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ... 6 2. JOGI HELYZET ÉS NÉHÁNY MEGVALÓSULT DIGITALIZÁLÁSI PROJEKT... 7 2.1 HAZAI JOGI KÖRNYEZET... 7 2.2 JAVASLATOK A HAZAI JOGI SZABÁLYOZÁS MÓDOSÍTÁSÁRA... 15 2.3 MAGYARORSZÁGI DIGITALIZÁLÁSI PROGRAMOK... 17 2.3.1 Digitalizálási prgram a MÁV Zrt. Közpnti Irattárában... 17 2.3.2 Digitalizálás az ÁPV Zrt iratanyagában... 19 2.3.3 Digitalizálás a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NMHH) iratanyagában... 20 3. NEMZETKÖZI KEZDEMÉNYEZÉSEK... 20 3.1 A LEVÉLTÁRI LEÍRÁS ÉS ARCHIVÁLÁS NEMZETKÖZI SZABVÁNYAI... 20 3.2 MOREQ, MOREQ2 ÉS MOREQ2010... 22 3.3 A METAADATOK NEMZETKÖZI SZABVÁNYA, A DUBLIN CORE... 24 3.4 PÉLDÁK A NEMZETKÖZI GYAKORLATBÓL... 25 3.4.1 Az ENSZ digitalizálási szabványa... 25 3.4.2 Az EU Dmec prjektje... 26 3.4.3 A DOMEA-kncepció és a SAGA-ajánlás Németrszágban... 28 3.4.4 A brit példa: PRONOM és DROID... 29 3.4.5 A Svájci Szövetségi Levéltár gyakrlata... 31 3.4.6 Egyéb nemzetközi példák... 31 4. AZ ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉSI FOLYAMATOK ÁLTALÁNOS ELŐFELTÉTELEI... 33 5. FORMÁTUM-KÖVETELMÉNYEK... 34 5.1 A HOSSZÚ TÁVÚ MEGŐRZÉSRE ALKALMAS FÁJLFORMÁTUMOK KIVÁLASZTÁSÁNAK SZEMPONTJAI... 35 5.2 AZ ELEKTRONIKUS MÁSOLATOK ARCHIVÁLÁSRA ALKALMAS FORMÁTUMAI... 37 5.2.1 Adbe PDF/A-1... 37 5.2.2. Tagged Image File Frmat... 38 5.2.3 JPEG frmátum... 39 5.2.4 JPEG2000 frmátum... 40 5.2.5 TXT frmátum... 40 Oldalszám: 3 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás 6. JOGI KÖVETELMÉNYEK... 41 6.1 AZ ELEKTRONIKUS MÁSOLATOK HITELESSÉGE... 41 6.2 A HITELESSÉG BIZTOSÍTÁSÁNAK ESZKÖZEI... 42 7. TECHNIKAI FELTÉTELEK... 44 7.1 A MÁSOLATTAL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK... 44 7.2 A MÁSOLATKÉSZÍTŐ RENDSZERREL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK... 46 8. A DIGITÁLIS MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA... 48 8.1 ÁLTALÁNOS SZEMPONTOK... 48 8.1.1 A szkennelés időpntja... 49 8.1.2 A szkennelés helye... 50 8.1.3 A szkennelés módja... 50 8.1.4 A digitális máslatkészítés eszközei... 51 8.1.5 Dkumentációs követelmények... 51 8.1.6 Személyi feltételek... 51 8.2 A MÁSOLATKÉSZÍTÉS FOLYAMATA... 52 8.2.1 A digitalizálandó anyagk kiválasztása... 52 8.2.2 Az iratk előkészítése a digitális máslásra... 53 8.2.3 Máslás és indexelés... 54 8.2.4 A máslatkészítés srán rögzítendő metaadatk... 56 8.2.5. A digitális képfájlk elnevezésével kapcslats megldásk... 57 9. A DIGITÁLIS MÁSOLAT ELKÉSZÜLTE UTÁNI MUNKAFOLYAMATOK... 58 9.1 AZ ELKÉSZÜLT KÉPFÁJLOK OCR-ES FELDOLGOZÁSA, AZ ICR, IWR ALKALMAZÁSA... 58 9.2 MINŐSÉGI ELLENŐRZÉS... 59 9.3 A DIGITÁLIS KÉPFÁJLOK ÉS SZÖVEGES ÁLLOMÁNYOK TOVÁBBI KEZELÉSE... 60 9.4 AZ EREDETI IRATOK TOVÁBBI KEZELÉSE... 60 FÜGGELÉK... 61 1. SZ. FÜGGELÉK A MEGBÍZHATÓ ELEKTRONIKUS MÁSOLATTAL SZEMBEN TÁMASZTOTT KÖVETELMÉNYEK... 61 2. SZ. FÜGGELÉK ÖSSZEFOGLALÓ TÁBLÁZAT A DIGITALIZÁLÁSI FORMÁTUMOK KÖVETELMÉNYEIRŐL... 70 3. SZ FÜGGELÉK DIGITALIZÁLÁSI ELLENŐRZÉSI LISTA... 71 4. SZ. FÜGGELÉK A PDF/A-1 FORMÁTUM SPECIFIKÁCIÓJA A PRONOM ALAPJÁN... 73 Oldalszám: 4 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás 5. SZ. FÜGGELÉK A TIFF FORMÁTUM SPECIFIKÁCIÓJA A PRONOM ALAPJÁN... 74 6. SZ. FÜGGELÉK A JPEG FORMÁTUM SPECIFIKÁCIÓJA A PRONOM ALAPJÁN... 75 7. SZ. FÜGGELÉK: A JPEG2000 FORMÁTUM SPECIFIKÁCIÓJA A PRONOM ALAPJÁN... 76 Oldalszám: 5 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás 1. Vezetői összefglaló A maradandó értékű levéltári anyagk hsszú távú megőrzése és használhatóságának biztsítása a levéltári szakma elsődleges feladata. A hagymánys, általában papír alapú dkumentumk kezelésének, tárlásának és használatának széles körben elfgadtt és alkalmaztt elméleti és módszertani gyakrlata alakult ki idehaza és a nemzetközi szakmai téren egyaránt. Ugyanez nem mndható el az elektrnikus útn keletkező, vagy hagymánys adathrdzóról készült elektrnikus máslatk esetében. A szakmai követelmény ezen iratk megőrzése terén ugyanaz lvashatóság, hitelesség, integritás -, mivel a vnatkzó jgszabályk (elsősrban a Levéltári törvény) adathrdzótól függetlenül iratnak tekinti ezen bjektumk összességét. A máslatkészítési eljárásk alapelveinek meghatárzásánál nem tekinthetünk el attól a prblémától, hgy a mai levéltárak megőrizték a hagymánys hiteleshelyek funkcióit abban a tekintetben, hgy az általuk őrzött iratk jgbiztsító erejét, jgi hitelességét is fenn kell tartaniuk. Ráadásul az iratk keletkezésének illetve jelen esetben az azkról való elektrnikus máslat készítésének időpntjában nem határlható el azn iratk köre, melyek jgbiztsító erejére a későbbiekben igény, szükség keletkezhet. Jellemző példája a jgbiztsító funkció utólags keletkezésének az 1990 utáni kárpótlásk időszaka, melynek srán a levéltárakban őrzött lyan dkumentumk, illetve az azkról kiadtt hiteles máslatk léptek elő elsőrendű biznyítékká, melyek a hagymánys levéltári iratértékelés szempntjai szerint többségükben maradandó, történeti értékű iratnak sem vltak tekinthetők. A jelen dkumentum célja a hagymánys, papír alapú iratk megbízható elektrnikus máslatának elkészítése srán tekintetbe veendő hazai és a releváns nemzetközi gyakrlat áttekintése, a vnatkzó jgszabályi környezet bemutatása, valamint a hazai és nemzetközi szabványknak megfelelő technikai követelmények és eljárásrend meghatárzása. A hagymánys adathrdzón keletkezett iratk elektrnikus máslata, digitalizálása a jelen prjekt által vizsgált környezetben elvileg két fázisban történhet, illetve történik meg. Egyfelől az iratképző szervek ilyen frmán teszik kmpatibilissé elektrnikus iratkezelési rendszereikkel a beérkező vagy intézményen belül keletkező, esetleg már tt irattárztt hagymánys adathrdzójú iratkat. Másfelől a levéltárak maguk is flytatnak elektrnikus máslatkészítési gyakrlatt iratanyaguk kímélése és szélesebb körű felhasználhatósága, skldalú kmmunikálhatósága érdekében. Mindkét flyamat azns elvekre, frmátumkövetelményekre és metaadat-struktúrára kell épüljön a hsszú távú megőrzés és használhatóság garantálása érdekében, bár a levéltári feldlgzás srán lyan tvábbi metaadatk rögzítésére is sr kerülhet ez minden biznnyal elengedhetetlen is -, melyekre Oldalszám: 6 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás az iratképző szervnél végzett máslás srán lehetőség és szükség sincs. A jelen dkumentum fókuszpntja az iratképző szervnél történő máslatkészítés kérdésköre, ugyanezen feladatk levéltárn belül történő végzése külön vizsgálat tárgyát képezi. A dkumentum címében szereplő megbízható kifejezés az elektrnikus máslatk tekintetében többrétegű követelményt jelent. Megbízhatónak egyfelől akkr tekinthető a digitális máslat, ha technikai értelemben hsszú távn is értelmezhető, lvasható, megtekinthető az elektrnikus verzió. Másfelől hasnlóan fnts a megbízhatóság szempntjából, hgy a digitális máslat egyértelműen hzzáköthető legyen ahhz a hagymánys adathrdzójú dkumentumhz, melyről készült. Nem kevésbé fnts megbízhatósági kritérium a fentieken túl, hgy a máslatkészítés rendszere garantálja annak egyértelmű megállapíthatóságát, hgy a máslat elkészítése után bármilyen frmában megváltztatták-e annak tartalmát. A megbízható máslatnak tehát hsszú távn is értelmezhetőnek, az eredetivel képileg és tartalmilag is megfeleltethetőnek és megváltztathatatlannak kell lennie ahhz, hgy levéltári értelemben hiteles, valamint jgbiztsító erejű maradjn. 2. Jgi helyzet és néhány megvalósult digitalizálási prjekt Papír alapú iratkról mind az iratképző szerveknél, mind pedig a levéltárakban flyamatsan és nagy mennyiségben készülnek elektrnikus máslatk, egy megvalósuló e-levéltári prjekt srán aznban ezen flyamatkat minden tekintetben a levéltári szakmai követelmények legfntsabbikának, nevezetesen a maradandó értékű iratk hsszú távú fennmaradásának kell alárendelni. Mindezt a vnatkzó hazai jgszabályi környezet, az érvényes nemzetközi szabványk és ajánlásk megszabta kereteken belül, a megvalósult hazai és nemzetközi prgramk tapasztalatai alapján kell érvényesíteni. 2.1 Hazai jgi környezet A téma hazai jgszabályi környezetének áttekintése alapvetően abból a feltevésből kell kiinduljn, hgy az iratképző szervnél a papír alapú dkumentumról keletkezett elektrnikus máslat egyértelműen iratnak, tehát a Levéltári törvény hatálya alá tartzó bjektumnak tekintendő. A köziratkról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. (Ltv.) 3. c) pntja szerint ugyanis irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége srán keletkezett vagy hzzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített infrmáció, adategyüttes, amely megjelenhet papírn, mikrfilmen, mágneses, Oldalszám: 7 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás elektrnikus vagy bármilyen más adathrdzón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikn, hang, kép, mzgókép vagy bármely más frmában lévő infrmáció vagy ezek kmbinációja. Ennek megfelelően a digitális máslat a hagymánys, papír alapú máslathz hasnlóan iratnak tekintendő, s így a közlevéltár ezen a téren is jgsult és köteles is gyakrlni az Ltv. 13. e) pntjában, valamint a közlevéltárak és a nyilváns magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló 10/2002 (IV.13.) NKÖM rendelet 7-9. -aiban megfgalmaztt, a közfeladatt ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdnú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságk iratkezelésének ellenőrzésére vnatkzó feladatait. Sajnálats módn a fenti jgszabályk nem térnek ki részleteiben az elektrnikus dkumentumkezelő rendszerek kialakítása és működtetése srán jelentkező speciális levéltári feladatkra, ennek hiányában is értelmezhető ugyanakkr a közlevéltárak ellenőrzési jgköre az elektrnikus iratk keletkeztetésének flyamatában. A maradandó értékű levéltári anyag védelme szempntjából meghatárzó fntsságú, bár csak kisebb részben megvalósult az Ltv. 35/A (2) bekezdésében megfgalmaztt lehetőség, mely szerint felhatalmazást kap a köziratk kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter, hgy az e-közigazgatásért felelős miniszter, a közigazgatási infrmatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztsításáért felelős miniszter, valamint a kultúráért felelős miniszter egyetértésével kiadtt rendeletben állapítsa meg a közfeladatt ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szftverekkel szemben és az elektrnikus iratk levéltárba adásával, tárlásával kapcslatban támaszttt követelményeket. Az Ltv-ben szereplő felhatalmazás első fele tekintetében megszületett a szabályzás, ez a 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatt ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szftverekkel szemben támaszttt követelményekről. A rendelet az iratkezelési szftverek működésének minimális követelményeit fgalmazza meg azzal a kifejezett szándékkal, hgy a hagymánys iratkezelési fgalmakat az elektrnikus iratkezelési környezetben is értelmezni lehessen. A rendelet knkrét technikai szabálykat, adatfrmátumkat, metaadat-szerkezetet vagy eljárásmódkat nem határz meg, ezzel kapcslatban az előírt frmátumkra vnatkzó értelmező rendelkezésben utal a 12/2005 (X.27.) IHM rendelet kötelezően betartandó előírásaira. Ez utóbbi jgszabály a szakirdalmban frmátumrendeletként vált ismertté és széles körben hivatkztt dkumentummá, bár 2009 któbere óta már nincs hatályban. A 24/2006 IHM rendelet egyébként máshelyütt (4. ) nem az akkr még érvényben vlt frmátumrendelethez, hanem egy, a belügyminiszter, az infrmatikai és hírközlési miniszter, valamint a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter által kiadandó külön szabályzáshz köti az elektrnikus adatfrmátumkra, metaadatkra vagy a használható elektrnikus irattípuskra vnatkzó kérdéskör rendezését. Oldalszám: 8 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás A fent említett, mára hatályát vesztett frmátumrendelet egyébként krántsem teljes körűen szabályzta az elektrnikus adatfrmátumk kérdéskörét, hiszen mindössze a szöveges dkumentumk megjelenítésére alkalmas Micrsft Rich Text Frmat 1.7, a képi megjelenítésre alkalmas Prtable Dcument Frmat 1.3, illetve az elektrnikus levelek és az elektrnikus aláírással kapcslats frmátumk elfgadhatóságát és a vnatkzó szabványkat nevesítette. A frmátumrendeletet az elektrnikus közszlgáltatás működtetéséről szóló 222/2009. (X. 14.) krmányrendelet helyezte hatályn kívül anélkül, hgy az egységes, hsszú távú levéltári megőrzésre alkalmas elektrnikus iratfrmátumkra vnatkzó szabálykat életbe léptetett vlna. Ehelyett a rendelet 18. -a a következőképpen fgalmaz: (1) Az elektrnikus közszlgáltatásban részt vevő infrmatikai rendszerek tervezése és megvalósítása srán biztsítani kell a következő követelmények teljesítését: a) képesnek kell lenniük az egymás közötti együttműködésre, az alrendszerek közötti kmmunikáció, aznsítás, adatcsere, adatelérés, alkalmazás-integráció és azk biztnsága terén, b) adatjelentéstani (szemantikai) szempntból egységes alapra kell épülniük, ami lehetővé teszi az átadtt adatk, metaadatk közvetlen feldlgzását, az egységes fgalmi mdellezést, tranzakció- és eseménykezelést, c) ügyfélldaln a megkövetelt infrmatikai eszközök lehetséges minimumára kell építeni úgy, hgy azk minden, széles körben elterjedt perációs rendszerből funkcióvesztés nélkül elérhetők legyenek, d) képesnek kell lenniük - megfelelő illesztéssel - az Európai Unió hasnló rendszerei számára történő adatszlgáltatásra, illetve az nnan átvett adatk értelmezésére. A fenti követelményeknek megfelelő szabványk, ajánlásk és más műszaki előírásk kidlgzását a Közigazgatási Infrmatikai Bizttság (KIB) feladatává teszi a 222/2009 krmányrendelet. A KIB ennek a kötelezettségének a www.ekk.gv.hu ldaln közzétett, Az E-Közigazgatási Keretrendszer prjekt eredményeként létrehztt Követelménytár c., 28. számú ajánlásával tett eleget. A Követelménytár egyebek között tételesen megnevezi azkat az elektrnikus adatcsere és adatmegjelenítési frmátumkat, melyek használatát az elektrnikus közigazgatás flyamatában ajánlttnak tekinti, s melyeknek érvényessége nyilvánvalóan kihat a papír alapú iratk megbízható elektrnikus máslatának elkészítésére is. A KIB 28. számú ajánlása a következő adatcsere- és adatmegjelenítési frmátumkat tekinti elfgadhatónak a magyarrszági e-közigazgatásban: Oldalszám: 9 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás - Cmmn Frmat and MIME Type fr Cmma-Separated Values (CSV) Files,RFC 4180 - Extensible Markup Language (XML) v1.1 Secnd Editin - GZIP file frmat specificatin versin 4.3, RFC 1952 - Internet Message Frmat, RFC 2822 - ZIP frmat - Cascading Style Sheets Language Level 2, revisin 1 CSS 2.1 Specificatin - DOC Frmat - Enhanced Cmpressed Wavelet (ECW) - Extensible Hypertext Markup Language - Graphics Interchange Frmat (GIF) - Jint Phtgraphic Experts Grup Frmat (JPEG) - Mving Picture Experts Grup Frmat (MPG) - MPEG-1 Layer 3 - Prtable Dcument Frmat (PDF) - Prtable Netwrk Graphics Frmat (PNG) - Quicktime (Mv, qt) - Open Dcument Frmat fr Office Applicatins (OpenDcument) - Rich Text Frmat (RTF) - Tag image file frmat fr image technlgy (TIFF/IT) - UTF-8, a transfrmatin frmat f ISO 10646, RFC 3629 - W3C Extensible Stylesheet Language (XSL) Versin 1.1 - W3C HTML 4.01 Specificatin - W3C XSL Transfrmatins (XSLT) Versin 1.0 - Wavefrm Audi File Frmat A KIB ajánlása szerinti fenti adatfrmátumk közül a papír alapú dkumentumkról készülő elektrnikus máslatk esetében nyilvánvalóan csak néhány elsősrban képi és/vagy szöveges megjelenítést lehetővé tevő frmátum tekinthető relevánsnak. Ezek között is akadnak aznban lyank, melyeket a hazai és nemzetközi levéltári szakirdalm nem tekint alkalmasnak elektrnikus iratk hsszú távú megőrzésére. Oldalszám: 10 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Az elektrnikus iratk keletkezésének és tárlásának levéltári szempntjai a hazai jgalktásban tvábbra sem érvényesülnek. Az elektrnikus közszlgáltatásról szóló 2009. évi LX. tv. kimndja ugyan a közpnti iratkezelési rendszer keretei között működő elektrnikus levéltár létrejöttét (26. (2) bekezdés), ennek részletes technikai szabályait aznban nem határzza meg. A felhatalmazással, melyben a törvény 31. -a a technikai szlgáltatás részleteire vnatkzó szabályk kidlgzásával bízza meg, a krmányzat egyelőre nem élt. Sem az elektrnikus közszlgáltatásról és annak igénybevételéről szóló 225/2009 (X.14.) Krm. rendelet, sem pedig az elektrnikus közszlgáltatás biztnságáról szóló 223/2009 (X.14.) Krm. rendelet nem tér ki az elektrnikusan keletkező, vagy hagymánys adathrdzóról elektrnikus frmába máslt (digitalizált) iratk használatának és hsszú távú megőrzésének feltételeire. Utóbbi jgszabály fglalkzik ugyan a közpnti elektrnikus szlgáltató rendszerben tárlt adatknak az Ltv. szerint elfgadtt irattári tervek (a törvényben hibásan levéltári tervek ) alapján történő kezelésével, ennek mikéntjére aznban nem tér ki. A közfeladatt ellátó szervezetek iratkezelésének általáns követelményeiről szóló 335/2005 (XII.29.) Krm. rendelet előírja ugyan az elektrnikus iratk használhatóságának fenntartását a megőrzési idő lejártáig (62. (2) bekezdés), ennek technikai részleteivel kapcslatban aznban csak annyit rögzít, hgy az elektrnikus iratk levéltárba adását külön jgszabályban meghatárztt frmátum szerint kell elvégezni (65. (2) bekezdés). A fentiekből egyértelműen kiderül, hgy a Ltv. 35/A (2) bekezdésében adtt felhatalmazás másdik, az elektrnikus iratk levéltárba adásának követelményeire vnatkzó fele egyelőre kitöltetlen maradt, nem született meg az a jgi szabályzás, mely az elektrnikus iratk levéltárba adásának feltételeit meghatárzná. Jelen dkumentum ugyan elsősrban az iratképző szervek által végzett digitalizálással fglalkzik, a levéltárba adható, illetőleg a vélhetően hsszú távn megőrizhető adatfrmátumk és metaadatk kérdésköre ugyanakkr nem választható el az elektrnikus iratk létrejöttének körülményeitől. Mint látható, a jgalktónak sürgető feladata az Ltv-ben kaptt felhatalmazás alapján az elektrnikus iratk levéltárba adásának technikai-műszaki feltételeit meghatárzó jgszabály megalktása. Ennek hiányában jelen dkumentum csak az elfgadtt nemzetközi szabványkra, valamint az elektrnikus iratk levéltári archiválása terén kmlyabb tapasztalatkkal bíró levéltári intézmények gyakrlatára támaszkdhat. Oldalszám: 11 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Az elektrnikus iratkezelés egy részterületére, mely a jelen dkumentum elsődleges vizsgálódási területe, a fentiekkel ellentétben született jgi szabályzás, habár az így kialakult jgi helyzet krántsem egyértelmű. 1 A Plgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. tv. (Pp) 195 (2) bekezdése a következőképpen fgalmaz: Az eredeti papír alapú közkiratéval azns biznyító ereje van a közkiratról általában műszaki vagy vegyi útn készült felvételnek (fénykép-, film-, hang- stb.), úgyszintén az eredeti kiratról bármely adathrdzó útján készült kiratnak, ha a felvételt, illetve az adathrdzóról az kiratt bíróság, közjegyző vagy más hatóság, tvábbá közigazgatási szerv vagy ezek ellenőrzése mellett más szervezet készítette. Ugyanilyen biznyító ereje van az kirat megőrzésére hivattt szerv (pl. levéltár) által vagy ellenőrzése mellett készített felvételnek vagy kiratnak, tvábbá a közkiratt kiállító vagy őrzésére hivattt szerv által a felvétel vagy adathrdzó útján nyert adatk alapján készített kiratnak. A Pp. tehát nem minden esetben teszi kötelezővé, a máslatnak az eredetivel megegyező biznyító erejűvé válásáhz szükséges előfeltétellé az elektrnikus aláírás és időbélyegző használatát. A máslatk biznyító ereje, hitelessége kérdésében a Pp. knkrétan is megnevezi a levéltárakat, az itt végzett elektrnikus máslatkészítés ezek szerint nem igényel elektrnikus aláírást vagy időbélyegzőt. Más esetekben különösen a magánkiratról a közkirat kiállítására jgsult által saját ügykörén belül végzett máslás esetén visznt a Pp. Kifejezetten előírja a hitelesítés említett elektrnikus eszközeinek alkalmazását (196. (5) bekezdés. Az elektrnikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV- törvény 27. (2) bekezdése felhatalmazta az infrmatikai területért felelős minisztert, hgy az e-közigazgatásért felelős miniszterrel, a közigazgatási infrmatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztsításáért felelős miniszterrel, a köziratk kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, az igazságügyért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben rendeletben szabályzza az elektrnikus útn történő máslat készítésének kérdéskörét. Ezen felhatalmazás alapján született meg a 13/2005 (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dkumentumkról elektrnikus útn történő máslat készítésének szabályairól. A rendelet hatálya a közkiratkról, a papíralapú teljes biznyító erejű magánkiratkról, valamint a papíralapú számviteli biznylatkról történő máslatk készítésére terjed ki. Ennek megfelelően a jgszabály nem fedi le a levéltárak illetékességébe tartzó iratképző szervek összességét, mindamellett előírásai iránymutatóak az elektrnikus máslatk készítésének gyakrlatát illetően. 1 Erre vnatkzóan lásd: Az elektrnikus iratarchiválás szabályzásának kncepciója. Készítette a Nemzeti Hírközlési és Infrmatikai Tanács megbízásából az Eötvös Kárly Intézet 2008-ban. Oldalszám: 12 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás A rendelet a máslatkészítés általáns szabályai között kötelezően előírja, hgy az eredeti, papír alapú irat és annak elektrnikus máslata közti képi vagy tartalmi megfelelést a máslatkészítőnek a metaadatk elhelyezése után hitelesítési záradékkal, valamint elektrnikus aláírással kell igazlnia (4. (2) bekezdés). (Mint fentebb láttuk, a Pp. ezt nem minden esetben tekinti kötelezőnek.) Az ily módn hitelesített máslat elektrnikus aláírásának megállapíthatóságáról az aláírónak az irat őrzési idejéig, nem selejtezhető irat esetében krlátlan ideig gndskdnia kell. Papír alapú közkirat, illetőleg teljes biznyító erejű magánkirat máslása esetén a közkirat kiállítására jgsult ezen felül még a kiállítási jgsultságát igazló infrmációkat, valamint időbélyegzőt is köteles elhelyezni az elektrnikus máslatn. Mindez értelemszerűen érinti az elektrnikus levéltár feladatait is, hiszen ebben az esetben a levéltárba kerülő iratk hitelességének megállapításáhz minden biznnyal az Eat. 6. (1)-(2) bekezdései szerinti hitelesítés-szlgáltatást kénytelen igénybe venni, hiszen önmaga vélhetően nem lesz annak a teljeskörű infrmatikai kapacitásnak beleértve annak technikai és tudásbeli aspektusait is a birtkában, melyek segítségével az iratk ilyen értelmű hitelességét garantálhatná. Mindezt a prblémát jelentős mértékben árnyalja az elektrnikus aláírás használatának elterjedésével kapcslats, infrmatikusi és közigazgatási szakmai körökben mindinkább terjedő kétely 2, mely elsősrban a technika bnylultságát klja a módszer áttörésének késlekedéséért vagy elmaradásáért. Hangsúlyzandó, hgy mindezek a prblémák még fkzttabban érvényesülnek a levéltári megőrzés szempntjából vizsgálva, hiszen az önmagában sem egyszerű, ráadásul váltzó technikai eljárásk hsszú távú archiválása beláthatatlan feladatkat generálna, és aránytalan erőfrrás-ráfrdítást igényelne a közgyűjtemények részéről. Az elektrnikus iratk archiválása terén egyébként is alapvető szempnt a széles körben elterjedt, egységes, nyílt, stabil és időtálló frmátumk és módszerek alkalmazása, ezen feltételeknek visznt az elektrnikus aláírás alkalmazásának jelenlegi hazai gyakrlata nem felel meg. Amíg nem áll rendelkezésre a közigazgatásban egy hsszú távú archiválásra alkalmas, egységesen alkalmaztt elektrnikus aláírást leíró szabvány, addig a közlevéltárak csak aránytalanul nagy ráfrdítással lesznek képesek az ily módn hitelesített dkumentumk integritásának garantálására. Érdemes ugyanakkr ismételten felhívni a figyelmet arra a különbségre, mely az iratk jgi értelemben vett hitelesítése, illetve levéltári, történeti értelemben vett hitelessége között fennáll. A levéltárak a hagymánys, papír alapú iratk átvétele srán sem ellenőrzik az egykrú iratk frmai jegyeinek (aláírás, pecsét) valódiságát, hiszen erre sem módjuk, sem kapacitásuk nincs. A levéltári értelemben vett hitelességet az iratképző szerv iratkezelése fölötti ellenőrzési jg gyakrlása, illetve az iratk átvételének és későbbi megőrzésének 2 Az elektrnikus aláírás használatának helyzetére, illetőleg nem használatának helyzetére vnatkzóan lásd a Budapest Fővárs Levéltára megbízásából 2010-ben készült adatvagyn-felmérés eredményeit! http://bfl.archivprtal.hu/id-1863-adatvagyn_felmeres.html Oldalszám: 13 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás zárt, ellenőrizhető és dkumentált eljárásrendje garantálja. Ezt az elvet az elektrnikus iratk beleértve a papír alapú dkumentumkról készült digitális máslatkat is - kezelése srán is érvényesíthetőnek, érvényesítendőnek tekintjük. Amennyiben a jgalktó a 13/2005 IHM rendeletben meghatárztt hitelesítési kötelezettségeket fenn kívánja tartani az elektrnikus máslatk készítése és megőrzése srán, akkr mindez valószínűleg csak minősített archiválási szlgáltató közreműködésével teheti majd meg. A rendelet által kötelezően előírt, az elektrnikus máslathz rendelendő metaadatk a következők: - a papíralapú dkumentum megnevezése; - a papíralapú dkumentum fizikai méretei; - a máslatkészítő szervezet megnevezése és a máslatkészítő személy neve; - a máslatkészítő rendszer, illetve a máslatkészítési szabályzat pnts megnevezése és verziószáma; - a máslatkészítés ideje; - érvényességi idő, vagy annak jelzése, hgy az érvényességi idő nem meghatárztt. Megjegyzendő, hgy a Pp. előírásait tekintve ezen metaadatk rögzítése sem előfeltétele az eredetivel azns biznyító erejű máslatk készítésének, mindaználtal kétségkívül elősegíti az eredeti papír alapú dkumentum és annak elektrnikus máslata közti megfelelés ellenőrzését. A területet érintő jelenlegi hazai jgi szabályzás a fentiek értelmében részben hiányzik, részben pedig ellentmndáss. Egyelőre nem született meg az elektrnikus iratk levéltárba adására vnatkzó követelményrendszer, pedig ez értelemszerűen ki kellene hassn az elektrnikus útn történő máslatkészítés gyakrlatára is. A jelen dkumentum tárgyában született rendelet egyfelől nincs egyértelmű összhangban a Pp-vel, másrészt lyan feltételeket fgalmaz meg az elektrnikus frmában készült máslatk tekintetében, melyek levéltári szempntból a mai tudásunk szerint hsszú távn aligha alkalmazhatóak. Krántsem elhanyaglható szempnt ugyanakkr, hgy a közlevéltárak illetékességi köre nem csak a Pp-ben, illetőleg a 13/2005. IHM sz. rendeletben meghatárztt közkiratkra, hanem ennél jóval szélesebb körre, a köziratkra terjed ki. Ez utóbbi fgalmat a Levéltári tv. a következőképpen definiálja: közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden lyan irat, amely a közfeladatt ellátó szerv irattári anyagába tartzik vagy tartztt. A köziratk ezek szerint jóval szélesebb köre esetében a jgszabályk nem írnak elő Oldalszám: 14 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás elektrnikus aláírással vagy időbélyegzővel történő hitelesítési kötelezettséget (habár mint fentebb láttuk, a Pp. alapján ez még a közkiratk esetében sem egyértelmű). A levéltári iratk hitelességét, megbízhatóságát ami sha nem az abban fglalt adatk valódiságát, pusztán az iratkeletkeztető által átvett iratk váltzatlanságának tényét jelenti a későbbiekben az elektrnikus frmába knvertált köziratk esetében is jgszabályi szinten biztsítani kell. Meg kell tehát teremteni azt a jgszabályi szintű garanciát, mely alapján az elektrnikus levéltár a papír alapú iratkhz hasnlóan a megfelelően dkumentált iratátvétellel vállalhatja a felelősséget a kezelésébe került elektrnikus iratk megbízhatóságáért és hitelességéért. Az elektrnikus máslatkészítés srán (is) nagy mennyiségben kerülnek személyes adatk a dkumentumkezelő rendszerbe. Ezen adatk megfelelő védelméről a személyes adatk védelmével kapcslats jgszabályk elsősrban is az infrmációs önrendelkezési jgról és az infrmációszabadságról szóló 2011. évi CXII. tv., valamint az egyének védelméről a személyes adatk gépi feldlgzása srán, Strasburgban, 1981. január 28. napján kelt Egyezmény kihirdetéséről szóló 1998. évi VI. tv. előírásai szerint kell gndskdni. Az adatvédelmi jgszabályk érvényesülését az intézményi adatvédelmi és adatbiztnsági szabályzatknak kell garantálnia. 2.2 Javaslatk a hazai jgi szabályzás módsítására - A Magyar Országs Levéltár részére 2011-ben készített Szabályzási Mdell 3 hangsúlysan említi, hgy jelenleg a Pp., valamint a máslatkészítés szabályaira vnatkzó rendelet nincs összhangban, sőt a Pp. egyes paragrafusai önmagukban sem egyértelműek. A későbbiekben a jgalktónak a fent részletezett, illetve a Szabályzási Mdellben is említett 4 ellentmndáskat fel kell ldania annak érdekében, hgy a külön jgszabályban meghatárztt szigrú feltételek mellett készült elektrnikus máslat ugyanlyan jghatás kiváltására legyen alkalmas, mint az eredeti papír alapú dkumentum. Garantálni szükséges a Pp-ben (191. ), hgy senkit nem érhet jghátrány, ha a jgszabályknak megfelelő hiteles máslatt nyújt be biznyítékként egy esetleges per srán. Mindez megnyithatná az utat az elektrnikus máslatk mind szélesebb körben történő alkalmazása, valamint biznys esetekben (pl. nem maradandó értékű iratk kezelésekr) a papír alapú eredeti megsemmisíthetősége felé. 3 Az Elektrnikus levéltár prjekt keretében a hsszú távú levéltári megőrzéshez szükséges szabályzási feltételek kidlgzása. Szabályzási Mdell. 4 u. 123. ld. Oldalszám: 15 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás - Nem kevésbé sürgető jgszabályalktási feladat az Ltv-ben kaptt felhatalmazás alapján az elektrnikus iratk levéltárba adásának technikai-műszaki feltételeit meghatárzó jgszabály megalktása. - A fent említett Szabályzási Mdell 5.15.1 pntjával összhangban szabályzni szükséges az iratkezelési szftverek technikai követelményeire, metaadatkövetelményeire, illetve a levéltárba adáshz szükséges funkcinális követelményekre vnatkzó elváráskat. - Szintén rendezendő jgi prbléma a levéltárak felelőssége az elektrnikus útn keletkező máslatk tekintetében. A jelenlegi jgi szabályzás alapján a levéltárak az eredeti iratkat veszik át, azk elektrnikus vagy egyéb máslatai nem tartznak illetékességükbe. A 335/2005 Krm. rendelet a máslatk kezelésével kapcslatban a következőket írja elő: 61. (2) A feleslegessé vált munkapéldánykat és máslatkat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. E paragrafus értelmében tehát a levéltárnak nincs ellenőrzési jga a máslatk kezelése és esetleges selejtezése felett, amennyiben az iratképző azt feleslegesnek ítéli, selejtezési eljárás (tehát levéltári jóváhagyás) nélkül selejtezheti. A későbbiekben célszerű vlna ezt a rendelkezést felülvizsgálni abban az értelemben, hgy a külön jgszabályban meghatárztt feltételek mellett készített elektrnikus máslat őrzési ideje általában az eredeti irat megőrzési határidejével megegyezzen, illetve csak az illetékes levéltár egyedi döntése alapján legyen selejtezhető. - Általában is célszerű erősíteni a levéltárak felügyeleti és ellenőrzési jgkörét az elektrnikus iratk teljes életciklusa felett. Ennek érdekében a Levéltári tv. 11. -a (A köziratk kezelésének közlevéltári ellenőrzése) abban az értelemben módsítandó, hgy a közlevéltár már az elektrnikus iratt akár így keletkező, akár hagymánys adathrdzóról máslt frmában létrehzó infrmatikai rendszerek tervezése és kialakítása srán érvényesíthesse az elektrnikus iratkkal szemben támaszttt levéltári követelményeket. - A fenti követelményeket a Magyar Országs Levéltár az Ltv. 17. (2) bekezdésében, valamint a 10/2002 NKÖM rendelet 5. (1) bekezdésében meghatárztt Ajánlás közzétételével szabhatja meg. - A közlevéltári iratkezelés felügyeletének egyik kulcsa az irattári tervek illetékes levéltár általi jóváhagyása. A későbbiekben célszerű vlna az irattári tervekben meghatárzni az Oldalszám: 16 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás elektrnikus máslatk levéltárba adásának lehetséges módjait (lásd még Szabályzási Mdell 5.10.1). - Ezen is túlmenően levéltári szakmai szempntból a digitális máslatkészítés szabályait a jövőben magániratkra is ki kell terjeszteni, hiszen az Ltv. a magánlevéltári anyag védelmével is fglalkzik. 2.3 Magyarrszági digitalizálási prgramk A hazai iratképző szervek és közgyűjtemények évek óta flytatják a papír alapú iratk elektrnikus máslatának készítését, digitalizálását. Ezek a prgramk tervezése és kivitelezése srán nem alakult ki egységesen elfgadtt követelményrendszer, mely a fent vázlatsan ismertetett nemzetközi szabványk és ajánlásk alapján épülne fel. Mint láttuk, a hazai jgszabályi környezet krántsem nyújt kellő támpntt a digitalizálási flyamatk egységes alapkn történő lebnylításáhz. Az alábbiakban a teljesség igénye nélkül néhány megvalósult prjekt tapasztalatait fglaljuk össze. Megjegyzendő, hgy nem csak az iratképző szerveknél, de a közgyűjteményeknél is kmly digitalizálási prgramk flynak évek óta (említhető itt például a Magyar Országs Levéltár, Budapest Fővárs Levéltára vagy az Állambiztnsági Szlgálatk Történeti Levéltára), a levéltári digitalizálás aznban részben más feltételekkel és célkkal zajlik, ezért nem tartzik jelen tanulmány témakörébe. 2.3.1 Digitalizálási prgram a MÁV Zrt. Közpnti Irattárában A MÁV ZRt. Közpnti Irattára a MÁV Jgi Irda szervezetében működik. 5 A Közpnti Irattár 2001 elején alakult meg, amikr az Irattár működtetésére létrehzták a Levéltári csprtt. 2001-2004 között az Irattár ideiglenes helyszínen, a Vezérigazgatóság épületében működött. 2005-ben adták át az Irattár új épületét, amelyben krszerű körülmények teszik lehetővé az iratk és tervrajzk hsszú távú megőrzését és az ügyfelek gyrs és szakszerű kiszlgálását. A MÁV Közpnti Irattárában tárlt dkumentumk hárm csprtra szthatók: irattárakra, tervtárakra és gyűjteményekre. Ezek összesen 66 fndban vannak elkülönítve. Az irattárak legfntsabb részét a hat vlt MÁV Igazgatóság és a Záhnyi Üzemigazgatóság nem selejtezhető iratai adják, de egyes fősztályk, sztályk (pl. gépészet, személyügy) és alacsnyabb szervezeti egységek iratai is megtalálhatók. A tervtárak közül a 5 http://www.mavintezet.hu/leveltar Oldalszám: 17 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás legjelentősebbek a MÁVTI vlt tervtára, a magasépítményi tervtár és a hidász tervtár. Ezek egyenként is több százezer tervrajzt tartalmaznak. Külön említendők az archív tervtárak, melyek 1945 előtti időszak feltárásáhz nyújtanak infrmációkat. A MÁV Zrt. Közpnti Irattárában évek óta zajlik az iratanyagk tömeges és szisztematikus digitalizálása, jelenleg már mintegy 3 millió rekrdt, ezen belül 60 millió A/4-es lapnak megfelelő szkennelt ldalt tartalmaz az ezt kezelő egyedi adatbázis. Az adatbázis mtr SQL, a feldlgzás a GDL ZRt. által a MÁV számára készített egyedi szftverben történik. Kuriózumnak számít az iratanyag elektrnikus feldlgzttsági szintje is, hiszen jelenleg már a teljes irattári anyag 85 %-a rendelkezésre áll elektrnikus frmában is. Mennyiségi tekintetben feltétlenül az egyik legtekintélyesebb hazai digitalizálási prgramnak tekinthető a MÁV-anyagk elektrnikus feldlgzása. A tömeges szkennelés srán nagy teljesítményű, autmatikus papírtvábbítású szkennert, illetőleg speciális A/0-s tervszkennereket, valamint A/3-as síkágyas szkennereket vettek és vesznek igénybe. A tömeges feldlgzás fekete-fehér színben flyik, szükség esetén használnak (pl. színes ftók esetén) színes szkennert. A digitalizálás 300 ppi felbntásban történik, a rendszer TIFF fájlkat hz létre Grup4 tömörítéssel. Utóbbi minőségrmlás nélküli méretcsökkenést eredményez. Az autmatikusan rögzülő technikai adatk mellett az adatrögzítők a következő metaadatkat rögzítik az iratk digitális knvertálása srán: Ügyiratknál: Szerv, Szervezeti egység, Tárgy, Iktatószám (Elő- utóirat száma is), Irattári tételszám, Iktatás éve, Raktári hely (vnalkódlvasóval), Egyedi aznsító (vnalkódlvasóval), MÁV dbzkód (vnalkódlvasóval) Tervrajzknál: Tervszám, Rajzszám, Terv tárgya, Tervezés éve, Tervező vállalat, Raktári hely (vnalkódlvasóval), Egyedi aznsító (vnalkódlvasóval), MÁV dbzkód (vnalkódlvasóval) A MÁV-iratk digitalizálása a következő flyamatábra szerint történik: Oldalszám: 18 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás ELŐKÉSZÍTÉS: - Prtalanítás - Fémtelenítés, irattartók eltávlítása - Rssz állaptú iratk kiválasztása, ragasztása - Iratrendezés - Máslatk kiszedése DIGITALIZÁLÁS: - Keresőmezők kitöltése - Kísérőlap nymtatása - Szkennelés - Dbzba, hengerbe helyezés - Ellenőrzés, javítás HASZNÁLAT, UTÓMUNKÁK: - Adatszlgáltatás - Adatbázis működtetése - Adatbázis javítása - Eredeti iratk raktárzása Digitalizálás a MÁV Zrt. Közpnti Irattárában 2.3.2 Digitalizálás az ÁPV Zrt iratanyagában Nagyságrendileg a MÁV Zrt. iratanyagának digitalizálásáhz mérhető a Magyar Nemzeti Vagynkezelő Zrt. és jgelődeinek (Állami Vagynügynökség, Kincstári Vagyni Igazgatóság, Állami Privatizációs és Vagynkezelő Zrt., Nemzeti Földalapkezelő Szervezet) iratainak feldlgzása. A PrivDat Dkumentum Archiváló és Tárló Kft. 6 által kezelt iratanyagból mára összesen kb. 19 millió ldalnyit digitalizáltak és archiváltak elektrnikus frmában. A munka srán kéttónusú (fekete-fehér) képeket állítanak elő 300 ppi felbntásban, az elkészült digitális máslatkat TIFF fájlfrmátumban, CCITT Grup4 veszteségmentes tömörítéssel tárlják. Az említett 19 millió ldalból már kb. 4 millió ldalnyit OCR-eztek és kmly energiákat frdítanak a maradék iratanyag karakterfelismerő prgrammal történő feldlgzására is. A karakterfelismerésen átesett anyagkból kinyert szöveges állmánykat TXT, illetve PDF/A frmátumban tárlják. Az iratanyag metaadatkkal való ellátása srán a legfntsabb nyilvántartási és a visszakereshetőséget biztsító infrmációk mellett a következő metaadatkat rögzítették: - a digitalizálást végző személy neve, 6 http://www.privdat.hu/ Oldalszám: 19 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás - az indexáló személy neve, - az ellenőrző személy neve. Az archiváló szftver ezen kívül flyamatsan naplózza a digitalizálás időpntját és az elektrnikus iratn történt esetleges váltztatáskat is. 2.3.3 Digitalizálás a Nemzeti Hírközlési Hatóság (NMHH) iratanyagában A Nemzeti Hírközlési Hatóság iratanyagának digitalizálása egy közpnti szkennelő rendszer működtetése révén valósul meg, mely a hatóság Számítógépes Ügyviteli Rendszeréhez (SZÜR) kapcslódik. A szkennelést az NMHH munkatársai saját erőből, közpntilag végzik. Kimenetként 300 DPIs, fekete-fehér TIFF fájl jön létre, amely akár több bejövő dkumentumt is tartalmazhat. Minden keletkezett képfájl tartalmazza a szkennelést végző felhasználó nevét, valamint a szkennelés pnts dátumát. A rendszer az irat vnalkódja alapján az elektrnikus példányt autmatikusan becsatlja a megfelelő ügyiratba, megfelelő hzzáférési rendszerrel támgatva. A karakterfelismerő szftver a bemenetén kaptt 300 DPI-s fekete-fehér TIFF állmányból 200 DPI-s, kétrétegű PDF-et készít. Ez azt jelenti, hgy a kimeneti PDF dkumentum külső kinézete a szkennelt dkumentumt (és nem a felismert szöveget) mutatja, de szükség esetén a szöveg egyszerű kimáslás (például ügyiratba máslás) után szerkeszthetővé válik. 3. Nemzetközi kezdeményezések 3.1 A levéltári leírás és archiválás nemzetközi szabványai A papír alapú iratk megbízható elektrnikus máslatának elkészítése, illetőleg az elkészült máslatk metaadatkkal való szakszerű ellátása, leírása érdekében a flyamat srán feltétlenül érvényesítendőnek tartjuk az általánsan elfgadtt nemzetközi levéltári leírási szabványk alkalmazását. A legfntsabb, e területet érintő levéltári szabványk a következők: - ISAD(G), Az Általáns Levéltári Leírás Nemzetközi Szabványa 7 A Nemzetközi Levéltári Tanács által 1999-ben elfgadtt dkumentum. A levéltári anyag kezelésének minden fázisainál (mint például keletkezés, értékelés, 7 http://bfl.archivprtal.hu/id-1036-leveltari_anyagleiras_nemzetkzi.html Oldalszám: 20 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás gyarapdás, rendezés, állmányvédelem) a leírás biznys elemei rögzítésre kerülnek, egyrészt az anyag tvábbi biztnságs megőrzése és kezelése, másrészt megfelelő időben, megfelelő jgsultsággal rendelkező személyek részére hzzáférhetővé tétele érdekében. A levéltári leírás részének tekintendő minden lyan infrmáció, amely a levéltári anyag kezelésének bármely fázisa srán születik és rögzítődik. Ezek az infrmációk dinamikusak, bármikr módsíthatók és kiegészíthetők a tartalm és a kntextus alapján; különösen a számítógépen tárlt leírásk könnyen helyesbíthetők, módsíthatók vagy integrálhatók. A leírás szabályai elsősrban a levéltári anyag életciklusának attól a pnttól kezdődő szakaszára kncentrálnak, amikr annak tartós megőrzésre való kiválasztása megtörténik, de alkalmazhatók krábbi fáziskban is. - EAD - Encded Archival Descriptin 8 A levéltári anyag leírását támgató adatszerkezeti megközelítésű metaadatszabvány. Fejlesztése 1993-ban kezdődött a University f Califrnia, Berkeley könyvtárában azzal a céllal, hgy a levéltári anyag segédleteinek, jegyzékeinek, nyilvántartásainak, indexeinek nyílt szabványaként szlgáljn. Az EAD 145 adatmezőre bntja a segédletről magáról és a segédlettel ismertetett levéltári anyagról szóló tudnivalókat, amelyek a jelölőnyelv használata miatt könnyen értelmezhetők különféle alkalmazásk számára. - OAIS - Open Archival Infrmatin System, Nyittt Archiválási Infrmációs Rendszer 9 A NASA közreműködésével, az ISO fennhatósága alatt működő Cnsultative Cmmittee fr Space Data System (CCSDS) nevű bizttság készítette el az úgynevezett Nyittt Archiválási Infrmációs Rendszer mdelljét. Az OAIS referenciamdellt 2001-ben véglegesítették és a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet ISO 14721:2003 számú szabványként jegyezte be. A Nyittt Archiválási Infrmációs Rendszer megfgalmazza a hsszú távú megőrzést biztsítani képes archívum minimális követelményeit, fgalmi és kncepcinális keretet állít fel a levéltárak és egyéb gyűjtemények részére. - PREMIS (Preservatin Metadata: Implementatin Strategies) A hsszú távú digitális megőrzés fntsságára mind több intézmény figyel fel. Ezek nemzetközi egységesítését hivattt a PREMIS megvalósítani. Az OCLC (Online Cmputer Library Center) és az RLG (Research Libraries Grup) közös vállalkzása 2000-ben indult. Célja, hgy megldást dlgzzn ki digitális anyagk hsszú távú 8 http://www.lc.gv/ead/index.html 9 http://public.ccsds.rg/publicatins/archive/650x0b1.pdf Oldalszám: 21 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás megőrzésére. 2003-ban hzták létre a PREMIS (Preservatin Metadata: Implementatin Strategies) munkacsprtt, amely összefgja a tvábbi feladatkat. Legfntsabb céljai a metaadat szerkezetének és feladatának meghatárzása a megőrzési flyamatban, a meglévő metaadat- sémák szintetizálása, és széles körben elfgadtt és alkalmazható rendszer létrehzása. A PREMIS 2003 júniusában kezdte meg a munkáját több mint 30 szakértő részvételével, 237 ldalas ajánlásukat 2005- ben hzták nyilvánsságra PREMIS Data Dictinary fr Preservatin Metadata címmel. A PREMIS gndzását a Library f Cngress vállalta. 10 - METS Metadata Encding and Transmissin Standard 11 A METS séma a digitális bjektumk leíró, adminisztratív és strukturális metaadatainak rögzítésére szlgáló séma. Az amerikai Kngresszusi Könyvtár Netwrk Develpment and MARC Standards Office gndskdik a fenntartásáról. A METS magában fglalja a leíró, adminisztratív, viselkedési, megőrzési metaadatkat, lehetővé teszi, hgy ezeknek az elemeknek a leírására a csmag készítője más szabványkat (Dublin Cre, EAD, PREMIS stb.) használjn fel. - MODS (Metadata Object Descriptin Schema) A MODS bibligráfiai adatelemkészletet a Kngresszusi Könyvtár Hálózatfejlesztő és MARC21 Szabványhivatala (Library f Cngress Netwrk Develpment and MARC21 Standards Office) fejlesztette ki azzal a szándékkal, hgy alkalmas legyen már létező MARC21 rekrdk válgattt adatainak tvábbítására csakúgy, mint eredeti infrmációfrráskról új bibligráfiai rekrdk készítésére. 3.2 Mreq, Mreq2 12 és Mreq2010 Az Európai Unió szaksíttt szervezeteiben a 90-es évektől keresték annak módját, hgy a mind szélesebb körben terjedő elektrnikus iratkezelési rendszerek egységes alapelvek és követelményrendszer szerint épüljenek fel, ezáltal biztsítva köztük az interperabilitást és az adatk átjárhatóságát. Az elektrnikus iratkezelésre vnatkzó követelmények átfgó előírásai összeállításának igényét először az 1996. évi DLM Fórumn fgalmazták meg, a megbeszélés srán felmerült 10 intézkedési pnt egyikeként. Ezt követően az Európai Bizttság IDA (Interchange f Data between Administratins Krmányzatk közötti adatcsere) prgramja megbízást adtt az elektrnikus iratkat kezelő rendszerek (EIKR) mintaspecifikációjának kidlgzására. Ennek eredményeként 2001-re elkészült a MReq (Mdel 10 http://www.lc.gv/standards/premis/ 11 http://www.lc.gv/standards/mets/ 12 http://www.mreq2.eu/mreq2 Oldalszám: 22 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Requirements fr the management f electrnic recrds), az elektrnikus iratk kezelésére vnatkzó mintakövetelmények leírása. 2001-es megjelenését követően a MReq első, eredeti váltzatát széles körben vették használatba az európai kntinensen és azn túl. Az Európai Unióban hamar felismerték a MReq-hez hasnló mintakövetelményekből származó előnyöket, melyek stabil alapt biztsítanak az Elektrnikus Dkumentumkezelő Rendszerek követelményeinek kidlgzásáhz. Megjelenése óta száms szftverfejlesztő cégben a fejlesztési flyamat részévé vált a MReq-ben fglalt követelmények feldlgzása. Az infrmációtechnlógia aznban száms váltzásn ment keresztül 2001 óta. Radikális átalakulásn estek át az elektrnikus iratk létrehzását, iktatását és kezelését érintő technlógiák. A MReq 2008-as kiadása, a MReq2 a technlógiai váltzásk figyelembevételével készült. Kiemelt hangsúlyt kapnak az időközben kiadtt újabb szabványk és a bevált gyakrlatk. Ennek megfelelően a Mreq2 az eredeti MReq radikális frissítéseként és kiegészítéseként íródtt. Az elektrnikus dkumentumkezelő rendszerek mdellkövetelményeit tartalmazó ajánlás értelemszerűen fglalkzik a hagymánys, papír alapú iratk és az elektrnikus dkumentumkezelő rendszerek kapcslatával, ezen belül is az ezen rendszerekbe kerülő papír alapú dkumentumk digitalizálásával, elektrnikus máslásával. Az ajánlás vnatkzó fejezete (6.5 Szkennelés és képfeldlgzás) részletezi a papír alapú iratk szkennelésének lehetséges körülményeit, a digitalizálás srán alkalmazható eszközöket, fájlfrmátumkat, az ptikai karakterfelismerő szftverek (OCR) alkalmazásának követelményeit, vagy a szkennelési munkamenet naplózásának mikéntjét. A Mreq2 ajánlásai általánsan elfgadttá váltak a hazai levéltári szakmai előíráskban, egyebek mellett A levéltárak középtávú infrmatikai stratégiája és feladatterve (2006-2010) c. dkumentum 13 is hangsúlyzza ennek fntsságát. Hangsúlyzandó, hgy a Mreq2 rendkívüli fntsságú ajánlás az dkumentumkezelő rendszerek kialakítása, illetve azk interperabilitása szempntjából, elsődleges célja aznban nem az elektrnikus iratk hsszú távú levéltári megőrzésének garantálása. Ráadásul az ajánlás minimum feltételeket fgalmaz meg, melynél az elektrnikus levéltár kialakítása srán rigrózusabb eljárásrendeket és követelményeket szükséges kialakítani. Ennek megfelelően a Mreq2 ajánlásait csak részben tekintjük jelen témánk szempntjából relevánsnak. A Mreq2 után 2010-ben megjelent a Mreq2010 14, mely már nem a Mdel, hanem a Mdular szóból eredezteti a betűszót (Mdular Requirements fr Recrds 13 http://www.ml.gv.hu/letltes.php?d_id=162 Oldalszám: 23 / 76
Magyar Országs Levéltár e-levéltár szabályzás Systems). Ez a több mint félezer ldalas - verzió már nem általáns követelményrendszert fgalmaz meg, hanem egyes területekre alkalmazható speciális elváráskat (lásd a lenti ábrát!), illetőleg igyekszik alkalmazkdni az egyre hetergénebbé váló iratkezelési rendszerekhez. A fenti kkból a Mreq2010, kevéssé knkrét és témánk szempntjából kevés gyakrlati útmutatást jelent. (Várhatóan hasnló lesz a helyzet a 2012-ben várható újabb Mreq-verzióval is.) Az alábbi ábra jelzi a Mreq tvábbfejlesztésének az irányait. 3.3 A metaadatk nemzetközi szabványa, a Dublin Cre A metaadatk, vagyis az adatt leíró adatk meghatárzó fntsságúak az elektrnikus iratk kezelése srán, hiszen azk értelmezésének, rendszerezhetőségének és visszakereshetőségének zálgát biztsítják. A 24/2006-s BM-IHM-NKÖM közös rendelet megfgalmazása szerint a metaadat: strukturált vagy félig strukturált infrmáció, amely lehetővé teszi iratk létrehzását, kezelését és használatát hsszabb időn át azn tartmánykn belül, amelyekben létrehzására sr került. A közgyűjteményekben könyvtárakban, levéltárakban őrzött kulturális kincsek egységes leírásának nemzetközi és hazai szinten is általánsan elterjedt és használt metaadat-készlete az ún. Dublin Cre. 15 A Dublin Cre Metadata Initiative (DCMI = Dublin Cre Metaadat Kezdeményezés) Igazgatósága az OCLC Kutatási és Speciális Prjekt Irdája keretében működik, amely a szabályzat gndzásáért felelős. A 14 http://mreq2010.eu/ 15 lásd: http://www.dublincre.rg/dcuments/2010/10/11/dces/#iso15836 Oldalszám: 24 / 76