MemoLuX IIA Hungary Belső ellenőrzés elektronikus dokumentálása a közigazgatásban Az Államháztartási Belső Pénzügyi Ellenőrzési Tárcaközi Bizottság 2004.07.15. Előadó: Ivanyos János 1
Belső Ellenőrök Magyarországi Szervezete www.iia.hu Előadó: Ivanyos János 2
IIA ajánlásaival: informatika és minőségirányítás a belső ellenőrzésben Előadó: Ivanyos János 3
Audit Management technológiával szemben támasztott követelmények Előadó: Ivanyos János 4
NQA technológia Előadó: Ivanyos János 5
Az NQA technológiát alkalmazó EU Project Manager képzés Leonardo da Vinci programja Előadó: Ivanyos János 6
EU Project Manager Training Programme Előadó: Ivanyos János 7
EU Project Manager training tapasztalatok alkalmazhatóak a belső ellenőrzés folyamatai kapcsán is Előadó: Ivanyos János 8
Széleskörű nemzetközi együttműködés (HU, IRL, UK, A, SP, D, Benelux, SI, RO, etc.) Előadó: Ivanyos János 9
Nemzetközi tapasztalatok rendszeres cseréje (konferenciák, szemináriumok Európában) Előadó: Ivanyos János 10
Nemzetközi tapasztalatok beépülése a magyar belső ellenőrök képzésébe Előadó: Ivanyos János 11
Ajánlat a költségvetési intézmények számára: egyszerű és áttekinthető licenc-politika Előadó: Ivanyos János 12
Belső ellenőrzés elektronikus dokumentálása a közigazgatásban I. Belső ellenőrzési folyamatok és részfolyamatok bemutatása II. III. Belső ellenőrzés szabályozó dokumentumainak kezelése Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Előadó: Ivanyos János 13
Belső ellenőrzési folyamatok a Belső ellenőrzési kézikönyv minta alapján Általános ellenőrzési mappa Vizsgálati mappa Tervezés előkészítése és kockázatelemzés Ellenőrzésre való felkészülés Belső ellenőrzés tervezése Ellenőrzés végrehajtása, jelentés készítés Belső ellenőrzés értékelése Előadó: Ivanyos János 14
Általános ellenőrzési mappa Belső ellenőrzés tervezése részfolyamat egyszerű és jól áttekinthető folyamat-ábrázolás, gyorsan átültethető a gyakorlatba - NQA 1. Stratégiai terv nyitott 2. Stratégiai terv elfogadott 3. Középtávú ellenőrzési terv nyitott 4. Középtávú ellenőrzési terv elfogadott Belső Ellenőrzési Vezető Költségvetési Szerv Vezetője 5. Éves ellenőrzési terv nyitott 6. Éves ellenőrzési terv elfogadott 8.Vizsgálati mappa nyitása nyitott 7. Éves ellenőrzési terv elfogadott 8.Vizsgálati mappa nyitása nyitott 9.Vizsgálati mappa nyitása lezárt 6. Éves ellenőrzési terv elfogadott Belső Ellenőr Felügyeletet Ellátó Költségvetési Szervek Belső Ellenőrzése Rendszeradminisztrátor Előadó: Ivanyos János 15
Általános ellenőrzési mappa Belső ellenőrzés tervezése részfolyamat - NQA tartalmazza a hosszútávú, középtávú és éves terveket, mappa nyitást Előadó: Ivanyos János 16
Vizsgálati mappa Ellenőrzés végrehajtása és jelentés készítés részfolyamat Munkafolyamatok minden fázisa jól nyomonkövethető Költségvetési Szerv Vezetője 12. Intézkedési terv nyitott Folyamatgazda 5. Ellenőrzési jegyzőkönyv elfogadott 9. Ellenőrzési jelentés lezárt Belső Ellenőrzési Vezető 11. Intézkedési terv nyitott 10. Intézkedési terv nyitott 9. Ellenőrzési jelentés lezárt 8. Ellenőrzési 1. Ellenőrzési munkalap nyitott 2. Ellenőrzési munkalap elfogadott 4. Ellenőrzési jegyzőkönyv nyitott 6. Ellenőrzési jelentés nyitott jelentés elfogadott 7. Ellenőrzési jelentés nyitott Vizsgálat Vezető / Belső ellenőr 4. Ellenőrzési jegyzőkönyv nyitott 3. Teljességi nyilatkozat Előadó: Ivanyos János 17
Vizsgálati mappa Ellenőrzés végrehajtása és jelentés készítés részfolyamat -NQA A vizsgálat összetartozó dokumentumai egy lapon. Előadó: Ivanyos János 18
Belső ellenőrzés elektronikus dokumentálása a közigazgatásban I. Belső ellenőrzési folyamatok és részfolyamatok bemutatása II. Belső ellenőrzés szabályozó dokumentumainak kezelése III. Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Előadó: Ivanyos János 19
Belső ellenőrzés szabályozó dokumentumainak kezelése A Belső ellenőrzési kézikönyv és eljárások, egyéb szabályozó dokumentumok hatályba léptetése, kihirdetése. Költségvetési Szerv Vezetője 2. Kézikönyv/Eljárás/Útmutató/ Szabályzat/ Felelősségi kör / Hatókör/ Körlevél Elfogadott 2. Hatályba léptető nyilatkozat Elfogadott Belső ellenőr 3. Hatályba léptető nyilatkozat Lezárt 1. Kézikönyv/Eljárás/ Útmutató/ Szabályzat/ Felelősségi kör/ Hatókör/ Körlevél Nyitott 1. Hatályba léptető nyilatkozat Nyitott Belső Ellenőrzési Vezető Előadó: Ivanyos János 20
Belső ellenőrzés elektronikus rendszere A szabványos folyamatokból strukturált, rugalmasan egymásba építhető munkaterületeket kínál. Előadó: Ivanyos János 21
Belső ellenőrzés elektronikus rendszere A rendszer Internet technológián alapul, ezáltal bárhol bekapcsolódhatnak a munkába az arra jogosult személyek. Előadó: Ivanyos János 22
Belső ellenőrzés elektronikus dokumentálása a közigazgatásban I. Belső ellenőrzési folyamatok és részfolyamatok bemutatása II. Belső ellenőrzés szabályozó dokumentumainak kezelése III. Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Előadó: Ivanyos János 23
Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Könnyen kezelhető html feljegyzések állnak rendelkezésre a mindennapi munkavégzés dokumentálására. Előadó: Ivanyos János 24
Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Word dokumentum sablonokat kínálunk fel a terjedelmesebb dokumentumok elkészítéséhez. Előadó: Ivanyos János 25
Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Minden dokumentum változtatás naplózásra kerül, így végigkövethető az életút a keletkezéstől a jóváhagyásig. Előadó: Ivanyos János 26
Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában Előre meghatározott értesítési rend segítségével minden érintett tudomást szerez a változásokról. Előadó: Ivanyos János 27
Elektronikus dokumentumkezelés a hatékony együttműködés szolgálatában A résztvevők a saját e-mail rendszerükben kapják kézhez az értesítéseket. Előadó: Ivanyos János 28
Az ellenőrzési munkafolyamatok elektronikus dokumentálása A belső ellenőrzés eljárásrendjét kezeli. A belső ellenőrzés munkafolyamatainak és eljárásrendjének megfelelő munkaterületek, iratminták segítik a munka hatékony dokumentálását. Teljeskörű irányítási rendszer (pl. FEUVE) vezethető be a segítségével a többi szabályozott munkafolyamatra való kiterjesztéssel. Előadó: Ivanyos János 29
MemoLuX IIA Hungary Belső ellenőrzés elektronikus dokumentálása a közigazgatásban Köszönjük megtisztelő figyelmüket! Előadó: Ivanyos János 30