MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV Tartalomjegyzék

Átírás

1 Tartalomjegyzék Oldal:1/1 Bevezetés Oldalak száma Tartalomjegyzék 1 1. Érvényesség 1 2. A bemutatása 1 3. Meghatározások 1 Minőségirányítási Kézikönyv 4. Minőségirányítási rendszer 8 5. A vezetőség felelősségi köre Gazdálkodás az erőforrásokkal 8 7. Szolgáltatás nyújtása Mérés, elemzés és fejlesztés 10 Mellékletek 1.sz. A szervezeti felépítése 1 2.sz. A vezetőinek minőségirányítási felelőssége és hatásköre 2 3.sz. Dokumentált eljárások jegyzéke 1 4.sz. A minőségirányítási rendszer dokumentumainak formátuma 2 5.sz. Minőségpolitikai nyilatkozat 1 Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1B0

2 Bevezetés: 1. Érvényesség Oldal:1/1 Ezen Minőségirányítási Kézikönyv a Kar minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma. Megtalálható benne a Kar vezetőségének minőségpolitikai állásfoglalása, minőségirányítási rendszerének felépítése. Tartalmazza és bemutatja mindazokat a szervezeti, szervezési és vezetési alapelveket, melyeket ezen rendszer működtetésének érdekében alkalmazni kell. A kézikönyv rögzíti a rendszer működtetéséért felelős személyek feladatát, hatáskörét és felelősségét. A Minőségirányítási Kézikönyvben foglaltak a Kar minden dolgozója számára kötelező érvényűek. A minőségirányítási rendszer az alábbi tevékenységekre terjed ki: oktatási tevékenység és kutatási tevékenység. A Minőségirányítási Kézikönyv az MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány tagozódásának felel meg és kielégíti az abban megfogalmazott követelményeket A Kar az alábbi kizárásokat alkalmazza: A termék- előállítási és a szolgáltatásnyújtási folyamatok érvényesítése 7.6. A megfigyelő- és mérőberendezések kezelése A fenti szabványpontok az érvényességi területre nem értelmezhetőek, mivel: alkalmazhatók olyan figyelemmel kísérési módszerek, melyek a szolgáltatásnyújtás folyamán igazolják a követelményeknek való megfelelőséget, az alkalmazott mérőberendezések oktatási célokat szolgálnak, nem használjuk azokat sem a szolgáltatás-, sem a hallgatók minősítéséhez. A rendszer megtervezése és megvalósítása a vezetőség stratégiai döntésén alapul, ami figyelembe veszi a gazdasági és társadalmi környezet változó követelményeit, a nyújtott szolgáltatásokat és az alkalmazott folyamatokat, valamint a Kar felépítésének sajátosságait. A rendszerszabvány alkalmazásához figyelembe vettük az MSZ EN ISO 9000:2005, Minőségirányítási rendszerek. Alapok és szótár dokumentum alapelveit és meghatározásait. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1B1

3 Bevezetés: 2. A bemutatása Oldal:1/1 A Pécsi Tudományegyetem Általános Orvostudományi Karával kapcsolatos minden információ megtalálható a honlapon. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1B2

4 Bevezetés: 3. Meghatározások Oldal:1/1 Szervezet Pécsi Tudományegyetem Általános Orvostudományi Kar. (Továbbiakban:, illetve Kar) Vevő A szervezet vevői. A minőségirányítási rendszerben a partner fogalmát használjuk a vevő értelmében. A rendszerben értelmezett partnerek: hallgatók, Magyar Akkreditációs Bizottság. Vezetőség Dékán, általános tudományos és oktatási dékánhelyettes, szak- és továbbképzési dékánhelyettes, klinikai, minőségbiztosítási és adatvédelmi dékánhelyettes, gazdálkodási és diákjóléti dékánhelyettes, hivatalvezető, minőségügyi vezető. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1B3

5 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MK-4. Minőségirányítási rendszer 1. kiadás A Minőségirányítási Kézikönyv ezen fejezete a változat kiadásának napján lép hatályba. Sem részben, sem egészében nem másolható. További példányok a -tól szerezhetők be. Ellenőrizte és jóváhagyta: Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04.doc

6 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 2/ Általános követelmények Célkitűzés A Kar minőségirányítási rendszeréhez szükséges folyamatok és alkalmazásuk olyan kialakítása, hogy az biztosítsa az eredményes, rugalmas működést és megfeleljen a minőségpolitikában, a minőségcélokban és a rendszerszabványban rögzített követelményeknek, fenntartható és fejleszthető legyen. Érvényességi tartomány A főfolyamatok, és az ezek irányítására szolgáló minőségirányítási rendszer a szabvány öszszes követelményére kiterjed a kizárások kivételével. Folyamatleírás A minőségirányítási rendszer irányítási folyamatai Az irányítási folyamatokat meghatározó eljárásokat, melyeket szabályozási, döntési tevékenységek jellemzik, az alábbiakban határoztuk meg: erőforrás tervezések: munkatársak, berendezések, a szervezeti célok meghatározásához kapcsolódó folyamatok, a vezetőségi átvizsgálás folyamata. A minőségirányítási rendszer irányítási folyamatai és a folyamatokhoz tartozó szakmai felelősök a következők: Száma Szabvány szakasz címe Felelős 4.1. A minőségirányítási rendszer általános követelményei dékán 4.2. A dokumentálás követelményei: Általános követelmények minőségügyi vezető 4.2. A dokumentálás követelményei: Minőségirányítási Kézi- minőségügyi vezető 5.1. A vezetőség elkötelezettsége dékán 5.2. Vevőközpontúság dékán 5.3. Minőségpolitika dékán 5.4. Tervezés dékán 5.5. Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció dékán 5.6. Vezetőségi átvizsgálás dékán 6.1. Gondoskodás erőforrásokról dékán 6.2. Emberi erőforrások dékán 6.3. Infrastruktúra dékán 6.4. Munkakörnyezet dékán 8.5. Fejlesztés: Folyamatos fejlesztés dékán 8.5. Fejlesztés: Helyesbítő tevékenység dékán 8.5. Fejlesztés: Megelőző tevékenység dékán Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

7 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 3/8 A minőségirányítási rendszer fő folyamatai A minőségirányítási rendszer fő folyamatait leíró egyetemi és kari szabályzatokat meghatároztuk és azok az egyetem és a Kar honlapján ( és kerültek rögzítésre. Ezeket a Kar alapvető működéséből, illetve a minőségirányítási rendszer érvényességi területe alapján vezetjük le. Fő folyamatok: ajánlatadás, szerződéskötés, tervezés és fejlesztés, beszerzés, oktatás, kutatás. A minőségirányítási rendszer fő folyamatait leíró szakaszok és a folyamatokhoz tartozó szakmai felelősök a következők: Száma Szabvány szakasz címe Felelős 7.1. A szolgáltatásnyújtás megtervezése dékán 7.2. A vevővel kapcsolatos folyamatok dékán 7.3. Tervezés és fejlesztés dékán 7.4. Beszerzés dékán 7.5. Szolgáltatás nyújtása dékán A minőségirányítási rendszer támogató folyamatai A támogató folyamatokat meghatározó folyamatokat, eljárásokat, melyek megteremtik a fő és irányítási folyamatok elvégzésének feltételeit, meghatároztuk. Ilyenek pl.: dokumentumok kezelése, képzés, belső auditok, információgyűjtés és értékelés. A minőségirányítási rendszer támogató folyamatait leíró szakaszok, és a folyamatokhoz tartozó szakmai felelősök a következők: Száma Szabvány szakasz címe Felelős 4.2. A dokumentálás követelményei: A dokumentumok kezelése minőségügyi vezető 4.2. A dokumentálás követelményei: A feljegyzések kezelése minőségügyi vezető 6.2. Emberi erőforrások (képzés) minőségügyi vezető 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés: Vevői elégedettség minőségügyi vezető 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés: Belső audit minőségügyi vezető 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés: A folyamatok figyelemmel minőségügyi vezető kísérése és mérése 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés: A termék figyelemmel kísérése és mérése dékán 8.3. A nem megfelelő termék kezelése dékán 8.4. Az adatok elemzése minőségügyi vezető Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

8 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 4/8 A minőségirányítási rendszer folyamatainak sorrendje és kölcsönhatása A minőségirányítási rendszerben az irányítási, fő és támogató folyamatainak sorrendjét és kölcsönhatását a kézikönyvben, illetve az alábbi ábrán mutatjuk be. P A R T N E R K Ö V E A vezetőség felelősségi köre (MK 4. MK 5.) MIR létrehozása, működtetése Partner igények meghatározása Minőségpolitika meghatározása Minőségcélok meghatározása Minőségtervezés Vezetőségi átvizsgálás M E G E L T E L M É N Gazdálkodás az erõforrásokkal (MK 6.) Erõforrás tervezés Erõforrás biztosítás (kiválasztás, infrastruktúra, munkakörnyezet) Erõforrások fenntartása (képzés, infrastruktúra, munkakörnyezet) Mérés, elemzés, fejlesztés (MK 8.) Figyelemmel kísérés és mérés Eltérések kezelése Adatok elemzése Fejlesztés (helyesbítõ tevékenység megelõzõ tevékenység) É G E D E T Y T E K Szolgáltatás nyújtása (MK 7.) Szerzõdéskötés Tervezés és fejlesztés Beszerzés Oktatás Kutatás P A R T N E R S É G A minőségirányítási rendszer folyamatainak összefüggései A vezető auditor felelős azért, hogy a minőségirányítási kézikönyvben szereplő hivatkozások, valamint a minőségirányítási rendszer folyamatainak sorrendje és kölcsönhatásai alkalmasságának megállapítását, az MK Belső audit fejezet szerint végzett dokumentum átvizsgálás során elvégezzék. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

9 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 5/8 Az erőforrások és információforrások biztosítása A Minőségirányítási Kézikönyvben szabályoztuk az erőforrások és információforrások meghatározását és biztosítását, melyek a folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének támogatásához szükségesek. A vezető auditor felelős azért, hogy a minőségirányítási kézikönyvben szereplő szabályozás hatásosságának megállapítását, az MK Belső audit fejezet szerint végzett audit során elvégezzék. A minőségirányítási rendszer folyamatainak figyelemmel kísérése, mérése és elemezése A Minőségirányítási Kézikönyvben szabályoztuk a minőségirányítási rendszer folyamatainak figyelemmel kísérését, mérését és elemezését. A vezető auditor felelős azért, hogy a minőségirányítási kézikönyvben szereplő szabályozás hatásosságának megállapítását, az MK Belső audit fejezet szerint végzett audit során elvégezzék. A minőségirányítási rendszer folyamatainak folyamatos fejlesztése A Minőségirányítási Kézikönyvben szabályoztuk a minőségirányítási rendszer és a szolgáltatásnyújtás folyamatainak folyamatos fejlesztését. A vezető auditor felelős azért, hogy a minőségirányítási kézikönyvben szereplő szabályozás hatásosságának megállapítását, az MK Belső audit fejezet szerint végzett audit során elvégezzék. Az alvállalkozásba kiadott folyamatok felügyelete A dékán felelős a külső erőforrással végzett folyamatok meghatározásáért, kézben tartásáért, felügyeletéért. A külső erőforrással végzett folyamatok eredményes működtetésének és szabályozásának biztosításához szükséges kritériumokat és módszereket, az alkalmazandó felügyelet mértékét és típusát a Minőségirányítási Kézikönyv vonatkozó fejezetei tartalmazzák. A folyamatokban meghatározott felelősök gondoskodnak arról, hogy rendelkezésre álljanak azok az erőforrások és információforrások, amelyek e folyamatok működésének és figyelemmel kísérésének alátámasztásához szükségesek. Figyelemmel kísérjük, mérjük és elemezzük ezeket a folyamatokat, valamint alkalmazzuk azokat a tevékenységeket, amelyek a tervezett eredmények elérése és a folyamatok folyamatos fejlesztése érdekében szükségesek. Illetékesség /Felelősség A Minőségirányítási Kézikönyv vonatkozó fejezeteiben közöltek szerint. Kapcsolódó dokumentumok A Minőségirányítási Kézikönyv vonatkozó fejezetei PTE SZMSZ és mellékletei ( SZMSZ és mellékletei ( Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

10 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 6/8 Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

11 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 7/ A dokumentálás követelményei Célkitűzés Cél egy olyan minőségirányítási rendszer kialakítása, amely biztosítja a szolgáltatások dokumentált minőségét, az eredményes működést, a partneri igények maradéktalan kielégítését és tevékenységünk fejlesztését. Érvényességi tartomány A Kar minden tevékenysége, amely befolyással van a célkitűzések elérésére. Folyamatleírás Általános útmutatás A Kar minőségirányítással kapcsolatos tevékenységének szabályozására a szabvány, a partnerek igénye és a társadalom követelményei szerinti minőségirányítási rendszert hozott létre, figyelembe véve a szervezeti felépítést és a szolgáltatási folyamatokat. A minőségirányítási rendszernek a Minőségirányítási Kézikönyvben való leírásáért a minőségügyi vezető a felelős. A minőségirányítási rendszer működtetése során a szabályozás változásait figyelemmel kísérjük és a változásokat a minőségirányítási rendszerbe bevezetjük. A minőségirányítási rendszer dokumentációja tartalmazza: dokumentált nyilatkozatot a minőségpolitikáról és a minőségcélokról, a Minőségirányítási Kézikönyvet, a szabványban megkövetelt dokumentált eljárásokat és feljegyzéseket, a Kar által meghatározott dokumentumokat, beleértve a feljegyzéseket is, illetve az azokra való hivatkozásokat Minőségirányítási Kézikönyv A Minőségirányítási Kézikönyv tartalmazza a rendszer alkalmazási területét, a kizárásokat és azok indoklását (B1), a rendszer működésének átfogó, elvi leírását, valamint a konkrét, minőségirányítással összefüggő mindazon eljárásokat vagy egyetemi és kari szabályzatokra történő hivatkozásokat, felelősségi és feladatköröket továbbá követelményrendszereket, amelyek a minőségpolitikai nyilatkozatban megadott célok teljesítéséhez szükségesek. Leírja a rendszer folyamatai közötti kölcsönhatásokat is. (MK. 4.1.) Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

12 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 8/ A dokumentumok kezelése A minőségirányítási rendszer dokumentumainak kezeléséért - beleértve azok naprakész nyilvántartását is - a minőségügyi vezető felelős. Dokumentum alatt az információknak tetszőleges adathordozón (papíron, mágneses, elektronikai vagy optikai elven működő adattárolón) előállított, megjeleníthető, önállóan kezelhető, rendezett egységét értjük. A dokumentumok leírják és szabályozzák a munkavégzés módját. Módosításuk engedélyhez kötött. A minőségirányítási rendszerben használt dokumentumok lehetnek belső és külső szabályozások. A dokumentumok készítésének, jóváhagyásának, módosításának, esetleges újbóli jóváhagyásának, azonosításának, aktuális állapotban való rendelkezésre bocsátásának, olvashatóságuk biztosításának, kezelésüknek és karbantartásuknak folyamatát dokumentált eljárásban (ME ) szabályoztuk, amely tartalmazza az ezzel kapcsolatos felelősségeket is A feljegyzések kezelése A minőségügyi vezető a felelős a minőségirányítási rendszer működése során használt feljegyzések meghatározásáért. Az írásban és elektronikusan elkészített és megőrzött feljegyzésekkel bizonyítani tudjuk, hogy a minőségirányítási rendszer és a szolgáltatási folyamat megfelel a követelményeknek, és eredményesen működik. A Kar minden alkalmazottjának a minőségirányítási dokumentumokban előírtak szerint kell kitöltenie a feljegyzéseket. Általános követelmény, hogy a papír alapú feljegyzéseket jól olvashatóan kell kiállítani, a beírt adatok javítása csak egyszeri áthúzással és a javítást végző személy aláírásával és dátumozással történhet. Minden további utólagos módosítás tilos! A feljegyzések azonosításának, tárolásának, védelmének, kikeresésének, megőrzési idejének és selejtezésének szabályozására dokumentált eljárást (ME ) készítettünk, amely tartalmazza az ezzel kapcsolatos felelősségeket is. Illetékesség /Felelősség A minőségirányítási rendszer eredményes fenntartásáért felelős személyek hatás- és felelősségi körét a Minőségirányítási Kézikönyv 2. sz. melléklete határozza meg. Ezen túlmenően minden munkatárs felelősségi- és hatáskörébe tartozik a maga területén a minőség iránt elkötelezett tevékenység, az előírások betartása, a hibák jelzése feletteseinek, s a javaslattétel a fejlesztésre. Egyebekben a folyamatleírás szerint. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

13 4. Minőségirányítási rendszer Oldal: 9/8 Kapcsolódó dokumentumok Bevezetés 1. Érvényesség MK 4.1. Általános követelmények MK 2. melléklet: A vezetőinek minőségirányítási felelőssége és hatásköre ME Dokumentumok kezelése ME Feljegyzések kezelése Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K04

14 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MK-5. A vezetőség felelősségi köre 1. kiadás A Minőségirányítási Kézikönyv ezen fejezete a változat kiadásának napján lép hatályba. Sem részben, sem egészében nem másolható. További példányok a -tól szerezhetők be. Ellenőrizte és jóváhagyta: Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

15 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:2/ A vezetőség elkötelezettsége Célkitűzés Célunk, hogy a Kar vezetőségének a minőségirányítási rendszer működtetése, fenntartása és fejlesztése iránti elkötelezettségét deklaráljuk. Érvényességi tartomány A Kar teljes tevékenysége. Folyamatleírás A Kar vezetősége bizonyítania kívánja elkötelezettségét a minőségirányítási rendszer létrehozása és bevezetése, fenntartása iránt, valamint folyamatosan fejleszti annak eredményességét azáltal, hogy: nyilvánvalóvá teszi a Kar munkatársai számára a partnerek által meghatározott, valamint a törvényekben és rendeletekben szereplő követelmények teljesítésének fontosságát, a minőségirányítási rendszer dokumentációs rendszerének elemeként kezeli a törvényi előírásokat, nyomon követi, aktualizálja a kötelező és választott szabványok előírásait, meghatározza a minőségpolitikát az MK 5.3. fejezet és az MK 5.6 fejezet szerint, a vezetőség felelősségévé tette, hogy a minőségcélok meg legyenek határozva az 5.4. fejezet szerint, meghatározott időközönként vezetőségi átvizsgálásokat végez az MK 5.6. fejezet szerint, gondoskodik a szolgáltatáshoz és a minőségirányítási rendszer fenntartásához szükséges erőforrásokról. A dékán felelős azért, hogy biztosítsa a Kar eredményes működésének tárgyi és személyi feltételeit, továbbá azért, hogy a partner igényeket, elvárásokat a Kar ki tudja elégíteni. A beszállítókkal hosszú távú kapcsolatokra törekszünk, kiválasztásuk az MK 7.4 fejezete szerint történik. Illetékesség /Felelősség A folyamatleírás szerint Kapcsolódó dokumentumok A megjelölt fejezetek. Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

16 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:3/ Partnerközpontúság Célkitűzés Célunk annak bemutatása, hogy a Kar a partneri igények kielégítése, a partneri elégedettség folyamatos javítása érdekében hogyan gyűjt információt a saját tevékenységéről, és az információ feldolgozása alapján hogyan teszi meg a szükséges intézkedéseket. Érvényességi tartomány A Kar oktatási és kutatási tevékenysége. Folyamatleírás Tevékenységünk központjában a partner áll. Tudatában vagyunk annak, hogy Karunk sikeres működése attól függ, hogy megértjük-e a partnerek mai és jövőbeni igényeit, és tudjuk-e biztosítani elégedettségüket. A partnerek jelenlegi és jövőbeni igényeinek meghatározása a Kar vezetőségének a feladata az alábbi információk értékelése alapján: a jelenlegi partnerek konkrét igényei (személyes beszélgetés, kérdések, kérések, stb.), a partnerektől beérkező panaszok, elégedettség vizsgálatok, kiírt pályázatok, regionális fejlesztési szándékok, a versenytársak (hasonló karok és intézmények) tevékenysége és pozíciója, a felsőoktatási piac trendjei, jogszabályi előírások, egyéb információk. A fenti forrásokból származó információk értékelése alapján döntünk a partneri igények teljesíthetőségéről. A kari vezetőség szükség és lehetőség szerint intézkedési tervben rögzíti a tennivalókat. A partneri igények értékelésére általában évente, a vezetőségi átvizsgáláson kerül sor, de rendkívüli esetben a Kar vezetősége azonnal dönt az igény további sorsáról. A partneri igényeket képességeink függvényében megjelenítjük szolgáltatásainkban, továbbá követelményként folyamatosan beépítjük a minőségirányítási rendszer folyamataiba és dokumentumaiba. Ez a dékán felelőssége. A követelményeket, illetve azok változásait kiadott feladatként (felelős, határidő, elvárt eredmény), továbbá belső képzés formájában ismertetjük az érintett munkatársakkal. A követelmények teljesülését a figyelemmel kísérés és mérés folyamatai szerint ellenőrizzük és értékeljük. (MK-8.2.) A partnerek megelégedettség értékelése (MK ) kiinduló információja lesz a partneri igények további meghatározásának. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

17 Illetékesség /Felelősség 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:4/12 A partnerektől származó információk gyűjtéséért és értékeléséért a minőségügyi vezető felelős. A feldolgozott információk alapján a vezetőség dönt a további teendőkről. Egyebekben a folyamatleírás szerint. Kapcsolódó dokumentumok MK 8.2. Figyelemmel kísérés és mérés MK Partneri elégedettség Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

18 5.3. Minőségpolitika Célkitűzés 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:5/12 A Kar minőség iránti elkötelezettségének meghatározása. Érvényességi tartomány A Kar teljes tevékenysége. Folyamatleírás A célkitűzésnek megfelelően: A mindenkori minőségpolitikát a Kar vezetője hagyja jóvá és adja ki. A minőségpolitika kapcsolódik a Kar stratégiai céljaihoz, és támogatja azok megvalósítását. A minőségpolitika keretet ad a minőségcélok kitűzéséhez és átvizsgálásához. Minőségpolitikánk tükrözi a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fejlesztésében való érdekeltségünket. A minőségpolitikát minden vezetőségi átvizsgáláson áttekintjük, és szükség szerint aktualizáljuk. A minőségpolitikát a rendszer bevezetésekor, belépéskor és módosításkor ismertetjük a munkatársakkal. A Kar minőségpolitikáját a Minőségirányítási Kézikönyv 5.sz. melléklete tartalmazza. Illetékesség /Felelősség Dékán és minőségügyi vezető. Kapcsolódó dokumentumok MK. 5. sz. melléklet Minőségpolitikai nyilatkozat Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

19 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:6/ Tervezés Célkitűzés A minőségpolitikai nyilatkozatban megfogalmazott célok és elkötelezettségek megvalósítására és érvényesítésére vonatkozó tevékenységek rögzítése, az ehhez szükséges erőforrások megtervezése. Érvényességi tartomány A Kar mindazon tevékenysége, amelyet a Minőségirányítási Kézikönyv érint. Folyamatleírás Minőségcélok A minőségcélokat a Kar vezetősége évente határozza meg a minőségpolitikai nyilatkozattal összhangban, és az alábbi szempontok figyelembe vételével: mérhetőség, a Kar partneri köre, oktatási, kutatási helyzete, a szolgáltatásokkal szemben támasztott követelmények teljesíthetősége, folyamatos fejlesztés, a korábban kitűzött minőségcélok teljesülése. A minőségcélokat a Kar funkcióira és szervezeti szintjeire vonatkozóan határozzuk meg, és belső képzés keretében ismertetjük az érintett munkatársakkal. Felelős: minőségügyi vezető. A minőségcélokat a minőségpolitikai nyilatkozattal együtt vezetőségi átvizsgáláson évente értékeljük, szükség esetén módosítjuk, vagy újakkal váltjuk fel a partneri igények minél magasabb szintű kielégítése céljából. Felelős: dékán és minőségügyi vezető. Dokumentálás A minőségcélokat a Vezetőségi átvizsgálások gyűjtőben tároljuk, és három évig megőrizzük. Felelős: dékán és minőségügyi vezető A minőségirányítási rendszer tervezése Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

20 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:7/12 A minőségirányítási rendszer tervezését a rendszer működésével kapcsolatos követelmények teljesítése és a minőségcélok elérése érdekében végezzük. A tervezés során figyelembe veszszük partnereink igényeit, elvárásait, a megvalósítási folyamatok működését, annak eredményeit és a szükséges fejlesztéseket. A minőségtervezés a Minőségirányítási Kézikönyvben és eljárásokban leírt minőségirányítási rendszernek a tevékenység konkrét követelményeihez való illesztésére szolgál. A Kar meghatározott minőségcéljainak megvalósításához, ha szükséges, minőségügyi tervet készít. A minőségügyi tervek készítésénél a dékán figyelembe veszi: a terv végrehajtásához szükséges felelősségi és hatásköröket, a szükséges készségeket és képzettséget, a rendelkezésre álló eszközöket és módszereket, a végrehajtáshoz szükséges erőforrásokat, a végrehajtás lehetséges változatait (előnyeivel ás hátrányaival), az eredményesség értékelésének szempontjait, a terv végrehajtásához szükséges dokumentumokat és feljegyzéseket. A minőségtervnek szükség szerint tartalmazni kell: a megvalósulás feladatait és feltételrendszerét, az egyes szakaszok határidőit, a megvalósulásért felelős személy nevét, a megvalósuláshoz szükséges feltételeket és ezek biztosításának felelősét, a megvalósuláshoz szükséges nem napi használatú eszközöket, költségbontás esetén az egyes szakaszok költségkereteit, az egyes szakaszok ellenőrzésének módját, gyakoriságát, az ellenőrzések megtörténtét aláírással igazolni kell. A minőségügyi vezető felelőssége a minőségirányítási rendszer tervezése, és a működőképességének fenntartása akkor is, ha a minőségirányítási rendszerben módosítások történnek. Illetékesség /Felelősség A folyamatleírásokban közöltek szerint. Kapcsolódó dokumentumok Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

21 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:8/ Felelősségi kör, hatáskör és kommunikáció Célkitűzés Cél a felelősségi körök és hatáskörök meghatározása, illetve közzététele a Karon belül. Érvényességi tartomány A minőségirányítási rendszer által érintett valamennyi tevékenység. Folyamatleírás Felelősségi kör és hatáskör A Kar minden munkatársa teljes felelősséggel tartozik a minőségért a maga területén. A Kar vezetősége közvetlenül felelős: a Kar által nyújtott szolgáltatás minőségéért, a Kar minőségirányítási rendszerének megtervezéséért, bevezetéséért, működéséért és fejlesztéséért. a minőségirányítási rendszer átfogó értékeléséért és eredményességének fenntartásáért, az összes minőségirányítási feladat koordinálásáért, a tevékenységek ellenőrzésének minőségéért. A Kar vezetősége és munkatársai együttesen, kompromisszumok nélkül lépnek fel a nem megfelelőségekkel szemben. A Kar vezetősége kinyilvánítja, hogy a felelősségrendszerben a vezetők felelőssége elsődleges. A Kar vezetősége meghatározta és közzétette a Kar és a minőségirányítási rendszer működésével kapcsolatos felelősségeket és hatásköröket. A szervezeti felépítést a Minőségirányítási Kézikönyv 1. sz. melléklete tartalmazza. Az ábra egyértelműen mutatja be a szervezeti hierarchiát. A Kar minden alkalmazottjának van munkaköri leírása, amely meghatározza feladatkörét, hatáskörét és felelősségét. Az adott munkaköröket betöltő beszállítók feladatköre és felelőssége megegyezik az alkalmazottakéval. A feladatok megismertetése dokumentált és értékelt képzés folyamán történik. A vezetőség minőségirányítási feladatainak leírása a 2. sz. mellékletben található. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

22 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:9/ A vezetőség képviselője A Karon a vezetőség tagjai közül minőségügyi vezetőt nevezett ki, aki feladatát egyéb felelősségi köreitől függetlenül látja el. A minőségügyi vezető minőség-kérdésekben külső féllel való kapcsolatban képviseli a Kart. A minőségirányítási rendszer szabvány szerinti kialakítása és fenntartása, nemmegfelelőségeinek javítása és fejlesztése a minőségügyi vezető feladata. Évente legalább egyszer beszámol a vezetőségnek a minőségirányítási rendszer működéséről. A minőségügyi vezető joga és kötelessége minden olyan intézkedés megtételének kezdeményezése, amely a minőségirányítási rendszer megfelelő működéséhez, eredményességének fejlesztéséhez szükséges. Az intézkedések jóváhagyása a dékán feladata. A minőségügyi vezető rendelkezik a minőségirányítási rendszer eredményes működtetéséhez szükséges hatáskörrel. Felelőssége kiterjed arra is, hogy a Kar munkatársaiban fejlessze a partneri igényekkel kapcsolatos minőségtudatot. A minőségügyi vezető minőségirányítási felelősségeit és hatáskörét a 2. melléklet tartalmazza Belső kommunikáció A minőségirányítási rendszer eredményes működtetése érdekében a különböző szervezeti egységek között az alábbi kapcsolattartási, kommunikációs csatornákat alakítottuk ki: Kari Tanács, amely megtartására havonként kerül sor. (A Kari Tanács munkájának segítésére bizottságokat működtet.) Dékáni Tanács, amely megtartására heti rendszerességgel kerül sor. Intézeti értekezletek, melyek megtartására szükség szerint kerül sor. Tanszéki értekezletek, melyek megtartására szükség szerint kerül sor. Összoktatói értekezlet, amely megtartására szemeszterenként kerül sor. Belső (részben elektronikus) levelező rendszer, ami biztosítja az információk szabályozott, ellenőrizhető áramlását, valamint a kari IntraNet. A fentiek mellett a karon a belső kommunikáció, jellemzően szóban történik. Az írásban folytatott kommunikáció a minőségirányítási rendszer dokumentumaiban kerül meghatározásra. A felelősségek, hatáskörök meghatározása és az ezekben bekövetkező változásokról a dékán tájékoztatja az érintett dolgozókat és beszállítókat. A dokumentumokban történt változásokról a minőségügyi vezető képzés megtartásával tájékoztatja a munkatársakat. A munkatársak és a beszállítók fejlesztési javaslataikat közvetlenül a dékánnak, a minőségügyi vezetőnek vagy közvetlen felettesüknek mondhatják el. Beszállítóinkkal szükség szerint tartunk konzultációt. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

23 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:10/12 Illetékesség /Felelősség A folyamatleírás szerint. Kapcsolódó dokumentumok MK 1. melléklet: A. szervezeti felépítése MK 2. melléklet: A. vezetőinek minőségirányítási felelőssége és hatásköre SZMSZ és mellékletei ( Munkaköri leírások Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

24 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:11/ Vezetőségi átvizsgálás Célkitűzés A vezetőségi átvizsgálással célunk, hogy biztosítsuk a minőségirányítási rendszer folyamatos alkalmasságát, megfelelőségét és eredményességét, továbbá értékeljük a fejlesztési lehetőségeket és meghatározzuk a szükséges változásokat. Érvényességi tartomány A Kar minőségirányítási rendszere által érintett valamennyi terület. Folyamatleírás Általános útmutatás A Kar vezetősége rendszeresen, de legalább évente - lehetőleg a belső auditot (ME ) követően - átvizsgálja a minőségirányítási rendszert és megteszi a szükséges intézkedéseket. A vezetőségi átvizsgálást a minőségügyi vezető készíti elő. A vezetőségi átvizsgálás megtartásáért és irányításáért a dékán felelős Az átvizsgálás bemenő adatai A vezetőségi átvizsgáláson az alábbi területeket kell értékelni: az auditok eredményei, a partneri visszajelzések, a folyamatok működése és a szolgáltatások megfelelősége, a helyesbítő és megelőző tevékenységek helyzete, a korábbi vezetőségi átvizsgálásokból következő tevékenységek, a minőségirányítási rendszer működését befolyásoló változtatások, a fejlesztésre irányuló ajánlások Az átvizsgálás kimenő adatai Döntéseket és intézkedéseket kell hozni legalább: a minőségirányítási rendszer és folyamatai eredményességének fejlesztésére, szolgáltatásaink vevői követelményekkel kapcsolatos fejlesztésére, az erőforrás-szükségletek biztosítására. Az átvizsgálásról készülő feljegyzések: A vezetőségi átvizsgálásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvet az átvizsgálás programja alapján kell elkészíteni. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell az értekezlet helyét, idejét, résztvevőit, napirendjét. Pontosan vissza kell adni az értekezleten elhangzottakat. A jegyzőkönyv vezetéséért, az abban foglaltak helyességért a minőségügyi vezető a felelős. Az elhatározott hibajavító, helyesbítő és egyéb tevékenységhez szükséges intézkedéseket a jegyzőkönyvben kell rögzíteni. Az intézkedési tervekben meghatározott felelősöknek az intézkedéseket végre kell hajtani. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

25 5. A vezetőség felelősségi köre Oldal:12/12 Az ellenőrzésre kijelölt felelősöknek az ellenőrzés tapasztalatait az intézkedési tervek megfelelő rovatában aláírással kell igazolni, majd az intézkedési tervet az átvizsgálás dokumentumaihoz kell csatolni. Az átvizsgálások nyilvántartása számára Vezetőségi átvizsgálások feliratú gyűjtő és iratjegyzék van rendszeresítve, amelyet a minőségügyi vezetőnek naprakészen kell vezetnie. Az átvizsgálásokkal kapcsolatos dokumentumokat 3 évig meg kell őrizni. Illetékesség /Felelősség A dékán és a minőségügyi vezető az ismertetésben leírtak szerint. Kapcsolódó dokumentumok ME Belső auditok Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K05.DOC

26 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MK-6. Gazdálkodás az erőforrásokkal 1. kiadás A Minőségirányítási Kézikönyv ezen fejezete a változat kiadásának napján lép hatályba. Sem részben, sem egészében nem másolható. További példányok a -tól szerezhetők be. Ellenőrizte és jóváhagyta: Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

27 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:2/ Gondoskodás erőforrásokról Célkitűzés Célunk a minőségirányítási rendszer bevezetéséhez, eredményes működtetéséhez és fejlesztéséhez, valamint a partneri elégedettség biztosításához szükséges erőforrások meghatározása és időben való rendelkezésre bocsátása. Érvényességi tartomány A Kar minden olyan tevékenysége, amely befolyással van a célkitűzésre. Folyamatleírás A minőségpolitika és az annak megfelelően megfogalmazott minőségcélok megvalósítására a Kar vezetősége biztosítja az erőforrásokat. A Kar számára szükséges erőforrásokra vonatkozó követelmények meghatározása, az erőforrások biztosítása és fenntartása a dékán felelőssége. Ennek részét képezi a munkakörülmények és munkafeltételek, a megfelelő eszközök biztosítása és megfelelőségük fenntartása, továbbá az alkalmazottak megfelelő kiválasztása, ösztönzése a magas színvonalú, eredményes és a partneri elégedettséget eredményező munkavégzés céljából. A munkatársakkal szembeni követelmények meghatározásáért a dékán a felelős. A munkatársakra vonatkozó követelményeket az oktatói követelményrendszerben vagy munkaköri leírásokban rögzítettük. A munkatársakkal szembeni követelmények meghatározásakor, az adott beosztásnak megfelelően figyelembe vesszük a jogszabályokban meghatározott követelményeket. A követelményeknek megfelelő munkatársak biztosítása a megfelelő munkatársak felvételével, illetve a munkatársak képzésével történik. Az érintett beszállítókkal szemben ugyanezeket a követelményeket érvényesítjük. A berendezésekkel, technikai eszközökkel, mint a minőséget befolyásoló erőforrásokkal szembeni követelmények meghatározásáért a dékán felelős. A tárgyi erőforrásokra vonatkozó követelmények meghatározását dokumentumok (jogszabályok, kezelési utasítás, stb.) tartalmazzák. A megfelelő tárgyi erőforrások biztosítása, a követelményeknek megfelelő berendezések, technikai eszközök vásárlásával, illetve a meglévő tárgyi erőforrások karbantartásával, felújításával, javításával, cseréjével történik. A beszállítókkal, mint erőforrásokkal szembeni követelmények meghatározásáért a dékán felelős. Illetékesség /Felelősség A folyamatleírás szerint. Kapcsolódó dokumentumok Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

28 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:3/ Emberi erőforrások Célkitűzés Célunk, hogy a minőségirányítási rendszer kialakításához, működtetéséhez és fejlesztéséhez szükséges munkatársak kiválasztásának, alkalmazásának és fejlesztésének feladatait úgy oldjuk meg, hogy az megfeleljen a partneri igények egyre magasabb szintű kielégítése követelményeinek. A minőségügyi képzés hosszú távú célja emellett, hogy növelje a tudatos minőségjavítás igényét, beleértve a helyesbítő tevékenységek önálló kezdeményezését is. Érvényességi tartomány A Kar valamennyi munkatársa, továbbá mindazon tevékenységek, amelyek a célkitűzésben megfogalmazott követelményekhez tartoznak. Folyamatleírás Általános útmutatás A Kar biztosítja, hogy azoknak a munkatársaknak (beszállítóknak), akik olyan munkát végeznek, amely hatással van a szolgáltatásra vonatkozó követelményeknek való megfelelőségre, felkészültek legyenek a megfelelő oktatás, képzés, készségek és gyakorlat alapján Felkészültség, tudatosság és képzés A Kar meghatározza a szolgáltatásra vonatkozó követelményeknek való megfelelőséget befolyásoló munkát végző munkatársak (beszállítók) számára szükséges felkészültséget, és gondoskodik a képzésről, vagy más tevékenységről annak elérése érdekében. Az oktatók kiválasztása és minősítése az oktatandó tantárgy sajátosságainak figyelembe vételével történik. Oktató munkát csak szakirányú egyetemi végzettséggel rendelkező személy végezhet. Az oktatók kiválasztásánál ezen döntő szempont mellett figyelembe kell venni a tantárgy elméleti vagy gyakorlati jellegét, s a tantárgy által megkívánt speciális felkészültségigényt is. Az előadásokat általában vezető oktatók (tanárok és docensek), míg a gyakorlatokat beosztott oktatók (adjunktusok és tanársegédek) tartják. Az oktatók minősítése a vonatkozó egyetemi és szervezeti szabályzatok szerint történik. Az oktatók kiválasztásánál meg kell különböztetni a belső és a külső (felkért) oktatókat. Külső oktatók alkalmazása esetén a belső oktatókra érvényes minőségi követelményeket kell alkalmazni. A belső oktatók kiválasztásánál a tanszékvezető dönt, azonban másod- vagy mellékállású vezető oktatók alkalmazásához a Kari Tanács jóváhagyása szükséges. A külső oktatók esetében a tanszékvezetők javaslatára a dékán dönt a megbízatásokról. Az oktatók kiválasztása a tanszékvezetők feladata, akik ebben együttműködnek a tantárgyfelelős vezető oktatókkal. Az oktatók minősítését a tanszékvezetőkkel együttműködve a dékán végzi. A tapasztalatok alapján képzési programokat szervezünk és hajtunk végre. A képzési igényt rendszeresen felmérjük, melynél a Kar minden munkatársának javaslatát figyelembe vesszük. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

29 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:4/8 A minőségügyi vezető oktatási programot és ütemtervet készít a felmerült igények alapján, amit a dékán hagy jóvá. A minőségügyi vezető gondoskodik a szükségesnek ítélt képzésre való jelentkezés megszervezéséről. Ezt az Éves képzési terv űrlapon dokumentálja (ÜL-04.) Az Éves képzési tervnek megfelelően a minőségügyi vezető megszervezi és koordinálja az oktatást. Felelős az érintett munkatársak értesítéséért, a képzésen való megjelenés biztosításáért. Minden egyes képzésről programot és ütemtervet készít, amit az Oktatási program és ütemterv űrlapon (ÜL-05.) dokumentál. A képzés az alábbi főbb témakörökben történhet: 1. Vezetők posztgraduális képzés (szakmai, menedzsment ismeretek), tudományos képzés (DLA), minőségügyi képzés (működtetés módja, előnyei), számítógépes felhasználói ismeretek fejlesztése, nyelvi képzés. 2. Munkatársak szakterületi, szakmai továbbképzések, tudományos képzés (DLA), minőségügyi képzés (működtetés módja, előnyei), számítógépes felhasználói ismeretek fejlesztése, nyelvi képzés, munka és balesetvédelmi oktatás, tűzvédelmi oktatás. 3. Új belépők alapoktatása munka és balesetvédelmi oktatás, tűzvédelmi oktatás, minőségügyi képzés. A képzés végrehajtható elektronikus formában is. ( visszajelzés) Az oktatások saját és külső szakemberek, illetve oktató intézmények igénybevételével történnek. A végrehajtott képzések eredményességét kiértékeljük. (kikérdezés, vizsga, tudományos produktum, tudományos fokozat, magatartásváltozás, teljesítményváltozás regisztrálása, stb.) Illetékesség /Felelősség Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

30 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:5/8 Dékán: az egyes munkakörökre vonatkozó követelmények előírása a munkaköri leírásokon keresztül, a képzési terv jóváhagyása. Minőségügyi vezető: a képzési terv előkészítése, minőségügyi képzések szervezése és dokumentálása, a dokumentumok archiválása és 3 évig, vagy a munkatárs kilépéséig történő megőrzése, a képzések értékelése. Intézetigazgató: a hatásköre alá tartozó munkakörökben csak az előírt követelményeknek megfelelő dolgozó kerülhet alkalmazásra, a területére vonatkozó oktatási javaslat készítése az igényeknek megfelelően, a területéhez tartozó oktatások megszervezése, megtartása vagy megtartatása és dokumentálása, intézkedés, ha a munkatárs az adott feladat elvégzésére alkalmatlan. Kapcsolódó dokumentumok ÜL-04. Éves képzési terv űrlap ÜL-05. Oktatási program és ütemterv űrlap PTE SZMSZ és mellékletei ( SZMSZ és mellékletei ( Munkaköri leírások A formanyomtatványok mintái a Nyomtatványalbumban találhatók. Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

31 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:6/ Infrastruktúra Célkitűzés Célunk azoknak a feltételeknek a megteremtése, biztosítása és fenntartása, amelyek ahhoz kellenek, hogy szolgáltatásaink megfeleljenek a jogszabályok által meghatározott követelményeknek, s maradéktalanul kielégítsék a partnerek igényeit. Érvényességi tartomány A szabályozás kiterjed minden, a célkitűzés elérésében érintett területre, de különösképpen a munkahelyekre és az ahhoz tartozó feltételrendszerre, az épületekre, a helyiségekre, a gépi berendezésekre, a hardverre és szoftverre, valamint az ezekkel kapcsolatos szolgáltatásokra. Folyamatleírás A munkafeltételek biztosítása érdekében a vezetőség évente aktualizálja a Kar egészéhez, illetve a szervezeti egységekhez/munkaterületekhez, továbbá az egyes munkakörökhöz/munkahelyekhez kapcsolódó infrastrukturális követelményeket. A feltételeket a dékán javaslata alapján a Kari Tanács hagyja jóvá a lehetőségeket figyelembe véve. A feltételrendszer struktúrája: kari szintű feltételek: - irodai kapacitás, - előadótermi, gyakorlótermi kapacitás, - laboratóriumi kapacitás, - telefonvonalak, - számítógépes hálózat, - egyéb. feltételek szervezeti egységenként/tanszékenként: - igazgatás és adminisztráció (irodatechnikai és számítástechnikai eszközök, egyéb), - szakspecifikus kapacitások). munkakörökhöz kapcsolódó feltételek (kommunikáció, felszerelés). könyvtári berendezések, számítástechnikai eszközök. szoftverek (nyilvántartásba vétel, informatikusok alkalmazása, az egyetemi adatvédelmi szabályzat betartása). A munkaeszközök megfelelő minőségét általános karbantartás és szükség szerinti javítás biztosítja. Ez az illetékes egységvezetők kötelessége és felelőssége. Az oktatáshoz szükséges terem és ott a megfelelő technikai eszközök biztosítása a Dékáni Hivatal felelőssége, a terem beosztása a tanulmányi előadók feladata. A személyes használatú eszközök karbantartását a használó végzi. Évente áttekintjük épületeink, helyiségeink állapotát, a dékán szükség szerint rendelkezik a kari forrásokból történő felújításokról, illetve ezek hiányában kezdeményezi azt. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

32 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:7/8 Illetékesség /Felelősség A folyamatleírásban közöltek szerint. Kapcsolódó dokumentumok PTE SZMSZ és mellékletei ( Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

33 6. Gazdálkodás az erőforrásokkal Oldal:8/ Munkakörnyezet Célkitűzés Célunk a munkavégzés környezeti feltételeinek olyan szabályozása, amely lehetővé teszi a dolgozók biztonságának, egészségének megőrzését, ugyanakkor hatásosan szolgálja a partnerek igényeit kielégítő szolgáltatás nyújtását. Érvényességi tartomány Mindazok a folyamatok, emberi és fizikai tényezők, amelyek szükségesek szolgáltatásunk megfelelőségének eléréséhez. Folyamatleírás A Kar vezetősége a munkatársak motiváltsága, elégedettsége, teljesítménynövelése, és végső soron a tevékenység eredményessége érdekében meghatározza, illetve megteremti a munkakörnyezetnek azokat az emberi, valamint fizikai tényezőit, amelyek szolgáltatásaink megfelelőségét befolyásolhatják. A munkakörülményeket (zaj, hőmérséklet, megvilágítás, páratartalom, stb.) a szükségleteknek és lehetőségeknek megfelelően folyamatosan javítjuk. Az ezzel kapcsolatos teendőket a vezetőségi átvizsgálások során állapítjuk meg. Különös gondot fordítunk a munkavédelmi, biztonsági előírások betartására. Munkatársaink javaslatait, ötleteit lehetőség szerint figyelembe vesszük a munkakörnyezet kialakítása során. Minden munkatárstól elvárjuk, hogy munkakörnyezetét rendben és tisztán tartsa. Illetékesség /Felelősség A folyamatleírás szerint. Kapcsolódó dokumentumok PTE SZMSZ és mellékletei ( Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K06.DOC

34 MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV MK-7. Szolgáltatás nyújtása 1. kiadás A Minőségirányítási Kézikönyv ezen fejezete a változat kiadásának napján lép hatályba. Sem részben, sem egészében nem másolható. További példányok a -tól szerezhetők be. Ellenőrizte és jóváhagyta: Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K07.DOC

35 7. Szolgáltatás nyújtása Oldal: 2/ A szolgáltatásnyújtás megtervezése Célkitűzés Célunk azoknak az értékteremtő főfolyamatoknak a megtervezése és kialakítása, amelyek a szolgáltatások nyújtásához szükségesek, összhangban a minőségirányítási rendszer más folyamatainak követelményeivel. (MK-4.1.) Érvényességi tartomány Az érvényességi területben meghatározott tevékenységek. Folyamatleírás Az érvényességi területben meghatározott folyamatot a Kar a szolgáltatások jellegének megfelelően megtervezi és kialakítja, olyan részletességgel, melyet a tevékenység szükségesé tesz. A szolgáltatási folyamatok tervezése összhangban történik a minőségirányítási rendszer kézikönyvben meghatározott követelményeivel. A Kar vezetősége meghatározta a folyamatokat, a szolgáltatásra vonatkozó minőségcélokat és követelményeket, a végrehajtásban és az ellenőrzésben résztvevő személyeket. A fő folyamatok szabályozására egyetemi és kari szabályzatok készültek, amelyek a Pécsi Tudományegyetem, illetve a Kar honlapján találhatók meg: PTE SZMSZ és mellékletei ( SZMSZ és mellékletei ( Illetékesség /Felelősség A hivatkozott szabályzatok szerint. Kapcsolódó dokumentumok MK-4.1. Minőségirányítási rendszer Általános követelmények Melléklet Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K07.DOC

36 7. Szolgáltatás nyújtása Oldal: 3/ A partnerrel kapcsolatos folyamatok Célkitűzés Célunk a szolgáltatásunkra vonatkozó követelmények megismerése és átvizsgálása annak érdekében, hogy megállapíthassuk, alkalmasak vagyunk-e azok teljesítésére. Érvényességi tartomány A partneri igények megismerése, az ajánlattétel és a szerződéskötés folyamata. Folyamatleírás A szolgáltatásra vonatkozó követelmények meghatározása A Kar közvetlen és közvetett partnereit a Minőségirányítási Kézikönyv Bevezetésében határoztuk meg. A Karra a partneri igények: marketing tevékenység, pályázatok, közvetlen megkeresés és jelentkezés, a Kar rendezvényein való részvétel útján jutnak el. Mielőtt ajánlatot adnánk, vagy szerződést kötnénk, a Kar vezetősége meghatározza: a partner által előírt követelményeket, a partner által meg nem jelölt, de a szolgáltatáshoz szükséges további követelményeket (a képzés kimenete, a vizsgáztatás módja és feltételei, stb.), a szolgáltatással kapcsolatos jogszabályokban előírt követelményeket, valamint a belső szabályozásokban megadott követelményeket. Felelős: dékán, intézetigazgató A szolgáltatásra vonatkozó követelmények átvizsgálása A Kar átvizsgálja a szolgáltatásra vonatkozó követelményeket. Ezt az átvizsgálást el kell végezni, még mielőtt kötelezettséget vállalnánk a szolgáltatás nyújtására. Az átvizsgálás eredményeiről és az ebből következő tevékenységekről készült feljegyzéseket meg kell őrizni. Az illetékes intézetigazgató felelős a partner által meghatározott követelmények átvizsgálásáért, szükséges mértékű pontosításáért, valamint az eltérések tisztázásáért. Ha a partner nem adott dokumentált nyilatkozatot a követelményekről, a Karnak a partner követelményeit a szerződéskötés előtt meg kell erősítenie. A szerződés átvizsgálás során a Kar biztosítja: a partner követelményeinek megfelelő meghatározását és dokumentálását, a partner követelményei és az ajánlat követelményei közötti eltérések tisztázását, a szerződés teljesítéséhez szükséges képesség vizsgálatát. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K07.DOC

37 7. Szolgáltatás nyújtása Oldal: 4/14 Ha a szolgáltatásra vonatkozó követelmények változnak, gondoskodunk az érintett dokumentumok módosításáról és arról, hogy az ezzel foglalkozó személyek tudomást szerezzenek a megváltozott követelményekről. A szerződés módosítására akkor kerülhet sor, ha a partner módosítani kívánja a létrejött szerződést, vagy a Kar részéről valamilyen előre nem látható (objektív) ok miatt a szerződésben foglaltak maradéktalan teljesítése akadályba ütközik, és a módosításra a szerződő felek hajlandósága fennáll. Ha a szerződő felek hajlandósága a szerződésmódosításra fennáll, a szerződés módosítás tárgyát átvizsgáljuk, a szerződés átvizsgálás szabályai szerint, és a módosításban érintett munkatársakat erről tájékoztatjuk. Felelős: dékán, intézetigazgató Kapcsolattartás a partnerrel A Kar meghatározta a partnerrel való kapcsolattartás módozatait a következőkre nézve: a szolgáltatásra vonatkozó információra, érdeklődésekre, szerződésekre vagy megrendelések kezelésére, beleértve a módosításokat, valamint a partnerektől érkező visszajelzésekre, beleértve a partnerek panaszait. A partnerrel való kapcsolattartás karunkon az alábbi folyamatokon keresztül valósul meg: A képzések, szakok bemutatását nyílt napok, óralátogatási lehetőségek és kiadványok biztosítják. A személyes vagy telefonon történő érdeklődés során a partnerrel kapcsolatba kerülő munkatárs ad általános tájékoztatást a képzésről. Konkrét igénnyel kapcsolatos információt előzetes tájékozódás alapján az illetékes vezetők adhatnak. A vezetők előzetes megbeszélés alapján állnak potenciális partnereink rendelkezésére. Ismertetést azokban a középiskolákban tartunk, ahonnan jelentkező hallgatókat várunk, illetve ahol igény van rá. Legfontosabb partnereinkkel: a hallgatókkal való kapcsolatokban a humán szolgáltatás követelményeinek megfelelő kommunikációs-viselkedési formákat alkalmazunk. A kommunikációs eszközök kiválasztásának fő szempontja az eredményesség és a hatékonyság. A vonatkozó egyetemi és kari szabályzatok határozzák meg, hogy az oktatási folyamat mely pontjain milyen tájékoztatást kapnak a hallgatók. Felelős: érintett munkatársak, beleértve a beszállítókat is. A kutatási szolgáltatásra vonatkozó információk a partnerrel történő kapcsolattartás keretében kerülnek meghatározásra szóban, illetve írásban megrendelés, ajánlatadás, kutatási szerződés formájában, beleértve a módosításokat is. Felelős: dékán. Változat: 1. Kiadás dátuma: Fájl neve: 1K07.DOC