ÉRTESÍTŐ. magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság. Utasítások. 7. szám 128. évfolyam március 1. TARTALOM

Átírás

1 7. szám 128. évfolyam március 1. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság Utasítások 15/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről. 16/2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. kinnlévőségeinek kezeléséről. TARTALOM Oldal /2013. (III. 01. MÁV Ért. 7.) ÁVIGH számú általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a D. 3. sz. a Pályavasút munkagépeinek és vasúti járműveinek üzemeltetési és karbantartási műszaki előírásai című utasítás hatályba léptetéséről. Egyéb közlemény Meghívó Oldal Utasítások 2.0. HATÁLy És felelősség MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás hatálya 15/2013. (III. 01. MÁV ÉRT. 7.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. MUnkAVÁLLALóI IdEIGLEnEs külföldi kiküldetésének REndjÉRőL Az UTAsíTÁs célja Az ideiglenes külföldi kiküldetések tervezési és engedélyezési rendjének, a kiküldetések szakmai, pénzügyi és adminisztrációs előkészítésének, a valutaellátmány és szállásköltség mértékének, a kiküldetési költségek elszámolási alapelveinek, a kiutazások eredményei hasznosításának, valamint a határátlépési igazolványok beszerzésének és használatának normatív szabályozása. Az utasításban foglalt szabályokat a MÁV Zrt. ideiglenes külföldi kiküldetéseire, valamint a 4.9. pont szerinti útiokmányok beszerzésére és használatára kell alkalmazni. Az utasítás szervezeti és személyi hatálya kiterjed a MÁV Zrt. valamennyi szervezeti egységére és valamennyi munkavállalójára, akiknek a kiküldetését a 4.2. pont szerint engedélyezték, kivéve a Munka Törvénykönyve a szerint vezető állású munkavállalókat, akiknek külföldi kiküldetéseiről az MNV Zrt. alapítói határozatban rendelkezik. Az utasítás személyi hatálya nem terjed ki a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről szóló 67/2009. (MÁV Ért.31.) vezérigazgatói utasításban szabályozott külföldi munkavégzésre, kivéve annak 4.9. pontját a határátlépési igazolványok tárgyában.

2 686 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám Az utasítás hatálybalépését követően alapítói/közgyűlési határozat alapján a MÁV-GÉPÉSZET Zrt., a MÁV- START Zrt. és a MÁV-TRAKCIÓ Zrt. jelen ajánlott mintautasítás alapján kidolgozzák saját kiküldetési szabályzatukat, figyelemmel a MÁV Zrt.-vel az ideiglenes külföldi kiküldetések tárgyában kötött megbízási szerződésekben foglaltakra Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Nemzetközi Kapcsolatok Szervezet (a továbbiakban: NKSZ) fogalmak Ideiglenes külföldi kiküldetés (a továbbiakban: kiküldetés): a MÁV Zrt. által elrendelt, a társaság tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében Magyarország területén kívüli tartózkodás, ha annak időtartama nem haladja meg a 90 napot, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás. Határátlépési igazolvány: határátlépésre jogosító okmány, mely annak a magyar állampolgárnak adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges. kiküldött: a MÁV Zrt.-vel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony keretében foglalkoztatott személy Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A kiküldetések prioritásai A kiutazások engedélyezése során prioritást kell biztosítani: - az EU intézményeinél befolyással rendelkező fórumokra, a közösségi előírások adaptálását elősegítő nemzetközi szervezetekbe történő kiutazásoknak, - a MÁV Zrt. jogainak érvényesítését elősegítő, eredményeinek bemutatását célzó utazásoknak, - beruházásokkal, illetve beszerzésekkel, tenderekkel kapcsolatosan a külföldi partnerrel folytatott tárgyalásoknak, típusvizsgálatoknak és átvételeknek, - a Társaságnál előállított termékek, valamint az általa nyújtott szolgáltatások értékesítését elősegítő utazásoknak, - a MÁV Zrt. különböző szervezetei, egységei által valamely nemzetközi szervezet vagy külföldi fél megbízása alapján végzett tervezési, kutatási, kísérleti munkáknak, - a vasúti szállítási volumenek növelésére irányuló, értékesítési tevékenységgel, valamint az árufuvarozási korridorokkal kapcsolatos kiküldetéseknek, - a műszaki fejlődést, a szakmai színvonal növelését elősegítő szakértői utazásoknak, - a nemzetközi szervezetekben vállalt, a Társaság érdekeit is szolgáló kölcsönös kötelezettségek teljesítésére vonatkozó utazásoknak A kiküldetések költségtervezése és engedélyezése kiküldetési költségkeret meghatározása Az éves kiküldetési költségkeretet és annak belső megosztását szervezeti egységekre lebontva, az elnök-vezérigazgató engedélyezi az éves üzleti tervben, a Nemzetközi Kapcsolatok Szervezetének javaslata alapján, a Kontrolling Igazgatóság jóváhagyásával, figyelemmel az alábbi szempontokra: - a MÁV Zrt. nemzetközi stratégiája, - a 4.1. pontban szereplő prioritások, - az előző év tényadatai és felhasználási tapasztalatai. A költségkeret optimális felhasználása és jobb tervezhetősége érdekében a rendelkezésre álló költségkeret 85%-a osztható fel a szervezeti egységek között, a fennmaradó 15% általános elnök-vezérigazgatói tartalékalapot képez. A kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői azzal saját hatáskörben gazdálkodnak és gondoskodnak arról, hogy év közbeni túllépésre ne kerüljön sor. A kiküldetési költségfelhasználást NKSZ folyamatosan figyeli: negyedévenként göngyölített kimutatást terjeszt az elnök-vezérigazgató, az általános vezérigazgató-helyettesek és a kiküldetési kerettel rendelkező szervezeti egységek vezetői elé. A kimutatást a Kontrolling Igazgatóság részére is megküldi tájékoztatásul kiutazások engedélyezése Az ideiglenes külföldi kiküldetéseket esedékességükkor engedélyezi: - az elnök-vezérigazgató: a közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői, valamint a nem főtevékenységi szervezeti egységek munkavállalói; - vezérigazgató-helyettes: a közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői, - főtevékenységi kör vezető: az irányítása alatt működő szervezeti egységek vezetői és munkavállalói részére. Elnök-vezérigazgató, vezérigazgató-helyettesek, illetve főtevékenységi kör vezető a továbbiakban együttesen engedélyezők, külön-külön engedélyező.

3 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 687 A kiküldetések utólagos engedélyezésére kivételes, rendkívüli méltánylást igénylő esetekben (pl. rendkívüli esemény, soron kívüli egyeztetés), kerülhet sor. A kiküldetés csak abban az esetben engedélyezhető, ha a kiküldött a korábbi utazásáról az útijelentést leadta és a felvett ellátmánnyal (útielőleg) elszámolt A kiküldetések pénzügyi előkészítése, a kiküldöttek költségtérítése Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személyek napidíja 44 euró. A szállásköltség naponta elszámolható összege legfeljebb 120 euró lehet. A kiküldöttek kötelesek a költségmegtakarítást célzó rendelkezéseket, útmutatásokat figyelembe venni és érvényesíteni, különös tekintettel az alábbi szempontokra: - egy értekezlet egy résztvevő tárgyalóképes nyelvismerettel elv lehetőség szerinti érvényesítése; - költségtérítéses tanulmányutakon, kiállításokon való részvétel szakmailag alátámasztott kérelmezése; - szakmai konferenciákon a Társaság képviselete lehetőség szerint előadói minőségben, a költségek legalább egy részének a szervező/meghívó általi megtérítése mellett; - a közvetlenül, valamint a legfeljebb egy éjszakai utazással elérhető célállomások esetén a vasúti közlekedés előnyben részesítése, amennyiben a kiküldetés összköltsége alacsonyabb, mint repülővel történő utazás esetén; - az érvényes szálláskeret betartása és betartatása; - elsősorban a helyi tömegközlekedési eszközök igénybevétele: - a kiutazási napok számának az értekezlet programjához szorosan igazodó tervezése. Az adott utazásra vonatkozó, felhasználható ellátmány (útielőleg) számítása az alábbi pontokban foglaltak figyelembevételével történik napidíj Napidíj a kiküldetésben lévő munkavállalónak - a kiutazással kapcsolatos többletköltségei fedezetére - a kiküldetés tartamára járó költségtérítés. Napidíj csak a kiküldetési ügyiratban engedélyezett napokra számolható el. A napidíj után a kiküldöttet a hatályos jogszabályoknak megfelelően adó- és járulékfizetési kötelezettség terheli. Az engedélyezettnél hosszabb indokolt kiküldetés esetén a kinn-tartózkodást és az elszámolást a kiküldetést engedélyezőkkel utólag jóvá kell hagyatni. Vonattal és személygépkocsival történő utazás esetében a kiküldetés indulási és érkezési ideje a magyar határ átlépésének tényleges időpontja, repülőgéppel vagy hajóval történő utazásnál az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetve az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat úgy, hogy a fennmaradó tört rész amennyiben az legalább 8 óra egész napnak számít. Ha a fennmaradó rész meghaladja a 4 órát, de kevesebb mint nyolc óra, a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés időtartama alatt díjtalan ebédben, illetve vacsorában részesül, az adott naptári napra jutó napidíjat étkezésenként 30%-kal csökkenteni kell. Ezekben az esetekben is megilleti napidíj a kiküldöttet az oda- és visszautazás napjára, figyelemmel a jelen pont első bekezdésében foglaltakra szállásköltség A kiküldetés során kereskedelmi szálláshely igénybevételéért fizetendő összeg. Rendelkezésre bocsátása útielőlegként történik, amely összeggel a kiküldött köteles számlával elszámolni. A szállásköltség részét képezi a számlán feltüntetett kötelező reggeli költsége is. Ha a meghívó tartalmazza, hogy a meghívó fél a szállást biztosítja a kiküldött részére, úgy szállásköltség nem folyósítható. Az érvényesíthető szállásköltség túllépését indokolt esetben a kiküldött munkavállaló kiküldetését elrendelő vezető engedélyezi Utazási költségek Taxiköltség: a) Belföldön: A kiküldött a lakásától vagy munkahelyétől a pályaudvarig vagy a repülőtérig, illetve onnan a lakásáig vagy munkahelyéig szükség szerint taxit vagy repülőtéri autóbuszjáratot vehet igénybe, amelynek díját számla alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. b) Külföldön: A kiküldött külföldre érkezésekor, átszálláskor, továbbá hazaindulásakor ugyancsak szükség szerint taxit vehet igénybe a szállás és a közlekedési eszköz érkezési/indulási helye között, amelynek díját számla vagy egyéb bizonylat (nyugta, menetjegy) alapján elszámolhatja, az engedélyező jóváhagyása alapján. Közösségi közlekedési költségek: a külföldi közösségi közlekedés költségei számla vagy egyéb bizonylat (nyugta) alapján számolhatók el. Hálókocsi díjak: - ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet kapott, az igazolt hálókocsi kezelési díjat, valamint egyéb kötelező szervízdíjat, pótdíjat elszámolhatja a tényleges igénybevételnek megfelelően,

4 688 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám - ha a kiküldött felmutatóra szóló szabadjegyet nem kapott, hálókocsijegy forint fizetés ellenében történő beszerzéséhez a kiküldő megrendelő levele szükséges, amelyben a kiküldő szerv cégszerű aláírással ellátott nyilatkozatában igazolja az utazás szolgálati jellegét és közli a kiküldöttek nevét. A hálókocsijegy beszerzéséhez a kiküldött elszámolási előleg felvételére jogosult, amelyet a Számviteli Szervezet Pénzforgalmi Könyveléstől (PFK) ügyiratban kell igényelni. Az elszámolási előleget az elszámolási előlegekre vonatkozó általános szabályok szerint a MÁV Zrt. alkalmazottai részére a házipénztár forintban bocsátja rendelkezésre. A felvett összeggel, bizonylattal igazoltan az általános szabályok szerint az elszámolási előleget igénylő ügyiratban kell elszámolni dologi kiadások A dologi kiadások a szállás- és utazási költségen felül felmerült, a kiküldetéssel kapcsolatos indokolt kiadások. Az alábbiakban részletezett, a kiküldött által megelőlegezett kiadásokat utólag számlával vagy egyéb bizonylattal történő elszámolás alapján a kiküldöttnek megtéríti: - hivatalos távirati, fax és távbeszélő költség, - hivatalos csomagok szállítási költsége, - kiállításokhoz, szakmai rendezvényekhez kapcsolódó költségek (pl. belépőjegy, készpénzben fizetett részvételi díj), - úti-okmányok kiállítási költsége, beleértve a vízum kiállításának költségét is, illetve a kapcsolódó költségeket (pl. fénykép), - valuta váltásánál felmerült költségek, - repülőtéri parkolási díj, - egyéb, egyedi elbírálás alá eső költségek (pl. hivatalos célú internet használat). Az egyes költségek elszámolhatóságának részletes szabályait a Számviteli Szervezet külön utasításban szabályozza A kiküldetések adminisztrációs előkészítése kiutazási ügyiratok A kiküldetések előkészítését úgy kell intézni, hogy az engedélyező által aláírt ügyirat - rendkívüli méltánylást igénylő eseteket kivéve (pl. baleset, késedelmes meghívás)-, az utazás megkezdése előtt legkésőbb öt munkanappal megérkezzen az NKSZ-re, a gyakorlati előkészítéshez és valutaellátmány igényléséhez. A diszkont légitársaságok járatainak igénybevételi szándéka esetén az ügyiratot a megrendelés érdekében a kiutazás tényének ismertté válását követően haladéktalanul el kell juttatni. A külföldi kiküldetési ügyiratnak tartalmaznia kell: - a meghívót (részletes programmal, napirenddel), - a kiutazás célját, a részvétel indokoltságát, - a kiküldetés időpontját, - a kiutazás helyét (ország, város), - a tárgyalási és az utazási napok számát, - a tárgyalások kezdésének és befejezésének időpontját, - a kiutazó nevét, munkakörét, szervezeti egységét, - első alkalommal történő kiküldetés esetében a kiutazó nyelvtudását, úti-okmány számát, születési dátumát, a szolgálati hely kódját, - a költségeket biztosító szerv megnevezését, - más szervezeti egység költségkeretére vagy külön projektek terhére történő kiküldetésekre vonatkozó adatokat (pl. szolgálati hely kód, UTK szám, költségviselés aránya), indokolással együtt, - az utazás várható költségeit, - a tárgyaláson képviselendő álláspontot a titokvédelmi szabályok megtartásával. Ha MÁV Zrt. munkavállaló mellett MÁV Zrt.-n kívüli szerv munkavállalója is részt vesz a kiutazáson, akkor a MÁV Zrt. szervezeti egység által az NKSZ-ra benyújtandó kiutazási javaslatnak a költségviselés feltételeire is ki kell terjednie közlekedési mód Az utazást a legcélszerűbb útvonalon és költségkímélő módon kell teljesíteni. Ennek érdekében a kiküldött az ügyiratba előzetes összehasonlító kalkulációt helyez az úticél megközelítéséhez igénybe vehető közlekedési eszközök árai - elsősorban vonat - tekintetében, feltüntetve az utazással összefüggésben várható további költségeket is (napidíj, szállásköltség, szervízdíj, stb.). A számításnál a kiutazó felhasználhatja az NKSZ által összeállított és a MÁV belső hálózatán hozzáférhető költségkalkuláció mintát is. Az optimális változatról - figyelemmel a várható költségekre, a kiküldetés időtartamára, a kiküldött egyéb feladataira, stb. - a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője dönt. Amennyiben az NKSZ az ügyiratban szereplő utazási módnál költségkímélőbb változatot tud ajánlani, arról haladéktalanul tájékoztatja a kiküldöttet és a munkáltatói jogkört gyakorló vezetőt. Ha a külföldre utazás repülőgéppel történik, Európán belüli utazásnál turista osztálynak megfelelő repülőjegy vásárolható. A négy óra repülési időt meghaladó Európán kívüli utazásnál, illetőleg más hosszú távú járatoknál az osztály meghatározása az elnök-vezérigazgató egyedi elbírálása alá esik. A repülőjegyek beszerzését az NKSZ végzi az engedélyezett ügyiratok alapján, figyelemmel a költségtakarékosság szempontjaira.

5 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 689 A kiutazáshoz szükséges vasúti utazási okmányok (szabadjegy, hálókocsijegy) előzetes biztosítása céljából az utazás engedélyezése után a Melléklet szerinti Jegyigénylés nyomtatványt meg kell küldeni a rajta feltüntetett címre. Az utazási okmányok átvétele a MÁV-START Zrt. kijelölt szolgálati helyén az eredeti, aláírt Jegyigénylés nyomtatvány bemutatásával a kiutazást közvetlenül megelőző munkanapon lehetséges és a visszaadása a megérkezést követő első munkanapon kötelező. Vállalati tulajdonú gépjármű külföldön történő használatát a vonatkozó MÁV Zrt. utasítás szabályozza. A Basware rendszerben a repülőjegy beszerzésre vonatkozó MÁV Zrt. igények rögzítését az NKSZ végzi, annak ellenőrzését és jóváhagyását a kiküldetést engedélyező vezető, illetve a szervezet ellenőre teheti meg Vegyes rendelkezések A szállodafoglalást és a vasúti menetjegyek beszerzését a kiküldöttek intézik, kivéve az elnök- vezérigazgatót és általános vezérigazgató-helyetteseket, akiknek utaztatásáról az NKSZ gondoskodik. A betegség-, baleset- és poggyászbiztosítási kártya az utazást megelőző 5 nappal az NKSZ-n vehető át. A kiküldetési ügyiratot a felfektető szervezeti egység az útijelentés és költség-elszámolási nyomtatvány másolati példányával együtt, a tényleges költségek feltüntetése mellett irattározza A kiküldetések szakmai előkészítése A kiküldő munkáltatók a kiküldötteket kötelesek érdemben eligazítani, megadni a tárgyaláson elérendő célokat és meghatározni a kiutazó személyek állásfoglalásait. Ha több MÁV Zrt. szervezeti egység vagy MÁV Zrt.-n kívüli szerv/leányvállalat is érintett a külföldi tárgyaláson, akkor a kiküldetés megkezdése előtt egyeztetni kell a képviselendő álláspontot. Vita esetén - szervezeti hovatartozás szerint - az elnök-vezérigazgató vagy általános vezérigazgató-helyettesek döntenek. Szükség esetén az egyeztetés eredményét emlékeztetőben, jegyzőkönyvben kell rögzíteni Ideiglenes külföldi kiküldetések költségelszámolásának alapelvei A kiküldött a költség-elszámolási nyomtatvány kitöltését úgy köteles intézni, hogy az előzetesen ellenőrzött és az engedélyezővel aláíratott bizonylat legkésőbb a hazaérkezéstől számított 10 munkanapig az NKSZ-re beérkezzen. Az elszámolások minden esetben kiküldöttenként és kiutazásonként egyedileg történnek. A kiküldött anyagi felelősséggel tartozik a felvett előlegekkel való szabályszerű elszámolásért. A költségelszámolás részletes szabályait a Számviteli Szervezet külön utasításban szabályozza útijelentés készítése és hasznosítása A külföldi utazásról történő visszatérést követően tíz munkanapon belül egy nyomtatott példányban útijelentést kell leadni az NKSZ részére. Az útijelentés ellenőrzését a kiküldő munkáltató aláírásával igazolni köteles. A kiutazások eredményességének javítása érdekében az útijelentéseket elektronikus formában is el kell juttatni az NKSZ részére, amely gondoskodik azok belső hálózaton történő elhelyezéséről. 1 Az útijelentésnek tartalmaznia kell: - a tárgyalás helyét (ország, város, intézmény) és idejét, - a tárgyalás célját, - a tárgyaláson résztvevők partnerek megnevezését, - a tárgyalás napirendjét és lényeges elemeit, - a tárgyalás előtt jóváhagyott álláspontok érvényesítését, a tárgyalás eredményét, - az átadott és átvett dokumentációkat, - a kiküldetés közvetlen céljától eltérő egyéb tevékenységet (pl. előadás tartását, funkcióvállalást), - a rendkívüli eseményeket és a kiutazással kapcsolatos egyéb észrevételeket. A kiküldött útijelentésében foglaltakat a kiküldő munkáltató értékeli. Szükség esetén köteles az útijelentésben foglaltak alapján felügyeleti területén megtenni a nemzetközi vonatkozású és belső intézkedéseket, annak érdekében, hogy a külföldi kiutazás eredményei, az ott meghatározott feladatok megvalósításra, a tapasztalatok hasznosításra kerüljenek. A kiküldetést engedélyező vezető az útijelentéseket indokolt esetben bemutatja az elnök- vezérigazgatónak, ill. a tárgy szerint illetékes általános vezérigazgató-helyettesnek. Amennyiben az útijelentésben érintett nemzetközi vonatkozású és belső intézkedések végrehajtása a MÁV Zrt. több szervezeti egységét érinti, gondoskodik az érintettek tájékoztatásáról; ha a feladatok végrehajtása MÁV Zrt.-n kívüli szerveket is érint, intézkedik az érdekeltek tájékoztatásáról; szükség esetén figyelemmel kíséri a végrehajtás helyzetét, és koordinálja a tervezett intézkedéseket. A MÁV Zrt. az üzleti titkot nem tartalmazó útijelentésekhez kölcsönösségi alapon hozzáférést biztosít a MÁV-START Zrt., a MÁV-GÉPÉSZET Zrt. és a MÁV- TRAKCIÓ Zrt. részére.

6 690 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám 4.8. Vízum beszerzése Vízumköteles országba történő utazás esetén az elnökvezérigazgató és az általános vezérigazgató-helyettesek esetében az NKSZ, egyéb esetben a kiküldöttek gondoskodnak a vízum beszerzéséről. A vízum a MÁV Zrt.- vel szerződött utazási irodán keresztül is beszerezhető Határátlépési igazolványok beszerzése és használata Határátlépési igazolvány kiadásának elvi előfeltételei és viszonylatai Határátlépési igazolvány a MÁV Zrt. olyan munkavállalójának adható, akinek nemzetközi szerződésből eredő feladata vagy szolgálata ellátása érdekében az államhatár rendszeres átlépése szükséges, amit a munkáltatói jogkört gyakorló vezetője aláírásával igazol. Határátlépési igazolványok a szomszéd országok viszonylatában kerülnek kiadásra és csak a bejegyzett viszonylatban érvényesek Határátlépési igazolványok kiadásának adminisztratív előfeltételei Határátlépési igazolvány kiállítását az érintett szervezeti egységek a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül kezdeményezhetik az NKSZ-nél. A kiállítást a MÁV Zrt. munkavállalói számára az NKSZ igényli a hatóságnál. A határátlépési igazolvány kiállításához, érvényesítéséhez szükséges: - 2 db, egy évnél nem régebbi fénykép (igazolványkép), 1 db útlevélkérő lap (írógéppel, vagy nyomtatott betűvel kitöltve, az adatok valódiságát a személyi igazolvánnyal egyeztetni kell), - érvényesítéshez ezen kívül a lejárt (régi) igazolványt is csatolni kell. A határátlépési igazolványokat 5 évi érvényességgel az útlevélhatóság állítja ki. A kiállított okmányokat a kiadó szervnél kizárólag az NKSZ megbízottjai vehetik át, és ők adják tovább kimutathatóan a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységének, amely nyilvántartásba vétel után kimutathatóan továbbítja az érintett szervezeti egységek részére A határátlépési igazolványok tárolása A határátlépési igazolvány tárolásáról az érintett szervezeti egységek kötelesek gondoskodni. A határátlépési igazolványok tárolási helyét a munkáltatói jogkör gyakorló jelöli ki. A tárolás szigorúan elzárt helyen, az adatvédelmi törvények figyelembevételével történik A határátlépési igazolványok eseti kiadása A határátlépési igazolvány kiadását és visszavételét a munkáltatói jogkör gyakorló, illetve az általa megbízott felelős beosztott átadási könyvben köteles vezetni, amelyben a kiküldött munkavállaló az átvételt, az átvevő a visszavételt aláírásával igazolja. Az átadási könyvnek tartalmaznia kell: - a határátlépési igazolvány tulajdonosának nevét, - a kiutazás helyét, - a határátlépési igazolvány számát, - a kiadás és visszaszolgáltatás idejét, - a kiutazó munkavállaló és a visszavevő aláírását A határátlépési igazolványok kiadása tartós használatra A határforgalmat ellátó munkavállalók, valamint a vonatforgalom lebonyolításában résztvevők, ha a szolgálati helyüktől rendszeresen távol váltanak, vagy egyéb indokolt körülmény miatt a határátlépési igazolványuk szolgálatonkénti átvétele és leadása szolgálatuk akadálymentes ellátása nélkül nem lehetséges, igazolványaikat maguknál tarthatják. Ennek engedélyezése az időtartam meghatározásával együtt - a munkavállaló körülményeit és szakmai munkáját mérlegelve - a munkáltatói jogkör gyakorló feladata A határátlépési igazolványok használata A határátlépési igazolvány megőrzéséért és szabályszerű felhasználásáért az érintett munkavállalót fegyelmi és büntetőjogi felelősség terheli. Ezt a munkavállalóval a határátlépési igazolvány első átadásakor írásban közölni kell. A tartósan kiadott határátlépési igazolványt a munkavállaló köteles szolgálatában állandóan magánál tartani, havonként ellenőrzésre bemutatni a munkáltatói jogkör gyakorlójának. A határátlépési igazolványt tartósan magánál tartó munkavállaló, ha egy hétnél hosszabb betegállományba kerül, vagy szabadságra megy, valamint ha magánútlevéllel külföldre utazik, köteles az igazolványát a munkáltatói jogkör gyakorlónak leadni. A dokumentum elvesztését a munkavállaló azonnal jelenti a munkáltatói jogkör gyakorlójának.

7 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője A határátlépési igazolvány cseréje, pótlása és selejtezése A határátlépési igazolvány cseréje az új határátlépési igazolvány beszerzésével azonos eljárás szerint történik. A határátlépési igazolványok elvesztését az érintett szervezeti egység vezetője a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül írásban köteles az NKSZ tudomására hozni. Egyidejűleg az eseményről jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységének útján az NKSZ részére haladéktalanul fel kell terjeszteni. Amennyiben a munkavállaló határátlépési igazolványra nem jogosító munkakörbe kerül, vagy munkaviszonya megszűnik, a határátlépési igazolványt selejtezés céljából a MÁV Zrt. igazgatási és ügyviteli szervezeti egységén keresztül az NKSZ részére haladéktalanul meg kell küldeni. Az okmányra való jogosultság megszűnése esetén az NKSZ az igazolványt az útlevélhatóságnak kimutathatóan leadja HIVATkOzÁsOk, MódOsíTÁsOk, HATÁ- LyOn kívül HELyEzÉsEk 6.0. HATÁLybALÉpÉs 6.1. Az utasítás a közzétételt követő 15. napon lép hatályba. Jelen utasítást a hatálybalépést követően engedélyezett kiküldetésekre kell alkalmazni Az utasítás MÁV Zrt.-nél történő hatályba lépését követően az NKSZ a MÁV Csoport pontjában felsorolt leányvállalatok vonatkozásában a jelen utasításban foglalt alapelvek és megjelenítése érdekében kezdeményezi a vonatkozó tulajdonosi (MÁV-START Zrt.), illetve közgyűlés tartása nélkül hozott határozat kiadását (MÁV-TRAKCIÓ Zrt., MÁV-GÉPÉSZET Zrt) MELLÉkLET Melléklet Jegyigénylés külföldi szolgálati utazáshoz (nyomtatvány) Dávid Ilona s.k. elnök-vezérigazgató évi CXVII. törvény a személyi jövedelemadóról, - 101/1998. (V. 22.) Korm. rendelet a külföldre utazásról szóló évi XII. törvény végrehajtásáról, - 285/2011. (XII.22.) Korm. rendelet a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről, - MNV Zrt. 364/2012. (IX.18.) számú alapítói határozata, - 67/2009. (MÁV Ért.31.) vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. munkavállalóinak belföldi kiküldetése és a telephelyen kívüli, továbbá a határállomásokon történő ideiglenes munkavégzése, valamint a saját tulajdonú gépjárművek hivatalos célú használatának rendjéről, - 7/2011.(XII.16. MÁV Ért.27. ) GÁVIGH számú gazdasági általános vezérigazgató-helyettesi utasítás a külföldi kiküldetéshez biztosított útielőlegek elszámolásáról - 32/2012. (MÁV Ért.14.) EVIG sz. utasítás a MÁV Zrt. tulajdonát képező és a flottaszerződés keretében használatában lévő közúti járművek üzemeltetéséről és a közúti járműgazdálkodásról. Jelen utasítás hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 6/2010.(I.29. MÁV Ért.2.) EVIG számú utasítással módosított 54/2009.(VIII.14. MÁV Ért.24.) vezérigazgatói utasítás az MÁV Zrt. munkavállalói ideiglenes külföldi kiküldetésének rendjéről.

8 692 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám 1. sz. melléklet

9 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője /2013. (III. 01. MÁV ÉRT. 7.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. kinnlévőségeinek kezeléséről Az UTAsíTÁs célja A kinnlévőség kezelési utasítás célja a MÁV Zrt. számviteli információs rendszerében nyilvántartott követelések, kiemelten a határidőn túli követelések mielőbbi bekövetelésével kapcsolatos eljárásrendjének meghatározása. Az utasításban meghatározásra kerülnek azok a feladatok is, melyeket az esedékesség napjáig ki nem egyenlített követelések mielőbbi rendezése érdekében kell végrehajtani, valamint meghatározásra kerülnek azok az intézkedések, amelyeket a késett, illetve a követelés ki nem egyenlítéséből adódó pénzügyi hátrányok csökkentése érdekében kell megtenni HATÁLy És felelősség MEGHATÁROzÁsA 2.1. Az utasítás személyi hatálya Az utasítás szervezeti hatálya kiterjed a MÁV Zrt és alapítói határozatban kiadott kötelezés alapján - a MÁV Vagyonkezelő Zrt. és a MÁV Ingatlankezelő Kft. valamennyi szervezeti egységére, melyek a jelen utasításban előírt feladatok ellátásában részt vesznek Az utasítás tárgyi hatálya A MÁV Zrt. számviteli információs rendszerében (GIRben illetve a GIR-t kiegészítő egyéb nyilvántartásokban) analitikusan nyilvántartott kinnlévőségek, melynek főbb csoportjai a következők:

10 694 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám 2.3. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért a Számviteli Szervezet vezetője felelős fogalmak MEGHATÁROzÁsA követelés: A számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) szerint azok a különféle szállítási, vállalkozási, szolgáltatási és egyéb szerződésekből jogszerűen eredő, pénzformában kifejezett fizetési igények, amelyek a vállalkozó által már teljesített, a másik fél által elfogadott, elismert termékértékesítéshez, szolgáltatásteljesítéshez, hitelviszonyt megtestesítő értékpapír, tulajdoni részesedést jelentő befektetés értékesítéséhez, kölcsönnyújtáshoz, előlegfizetéshez kapcsolódnak. kinnlévőség: A Sztv. szerint a partner által elfogadott, nem vitatott, de ki nem egyenlített tartozás értéke, beleértve annak késedelmi kamatait, egyéb járulékait és kötbéreket. kinnlévőség kezelés: Az a munkafolyamat, amely a követelés nyilvántartásba vételétől annak lezárásáig tart. A lezárás történhet a követelés kiegyenlítésével, elengedésével, leírásával vagy eladásához kapcsolódó kivezetésével. szerződéskötő szervezet: Az a szervezet, amely a szerződéskötési folyamat teljességéért felel, a szerződés előkészítésétől, a partner kiválasztásán át, a szerződés aláírásáig. üzleti szervezet: A szerződés teljesítésében részt vevő bármely szervezet. döntéshozó jelen utasítás szempontjából: A követeléshez rendelhető, a szerződéskötő szervezet szerinti, MSZSZ-ben meghatározott főtevékenységi kör, mely a fennálló körülmények értékelésével dönt a lejárt tartozás rendezésének módjáról. döntéshozó dhl szerinti: A döntési és hatásköri listában egyes témakörökhöz és értékhatáshoz rendelt vezető döntéselőkészítő jogosultság: A KKR-ben a létrehozott olyan rögzítő jogosultság, mellyel a kinnlévőség minősítéséhez szükséges valamennyi munkafolyamat elvégezhető, kivéve az előkészített döntési javaslat jóváhagyása. (Amennyiben egy főtevékenységi körhöz kétszintű a jóváhagyási hierarchia került a KKR-ben beállításra, a döntés előkészítők feladata az utasításban egyébként döntéshozó részére jelzett feladat végrehajtása.) döntéshozó jogosultság: A KKR-ben létrehozott olyan rögzítői jogosultság, amely alkalmas a döntéselőkészítő jogosultsággal rendelkező munkatárs által előkészített döntési javaslat jóváhagyására vagy elvetésére. Csak a döntéshozói jogosultsággal történő jóváhagyással válik a javaslat elfogadottá, ez teremti meg a lehetőséget a kinnlévőség további rendezéséhez. kimenő számla könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a teljesített szolgáltatásokból eredő követelések nyilvántartása és kezelése. Ingatlan könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a MÁV Zrt. tulajdonában vagy vagyonkezelésében lévő ingatlanok hasznosításával összefüggő pénzügyi és számviteli feladatok végzése, beleértve a lakóingatlanok hasznosításból eredő egyes kinnlévőségek kezelését. Végzi még a feladatköréből eredően a szervezethez rendelt bankszámlákkal kapcsolatos könyvelési feladatokat is. pénzforgalmi könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a bankszámlákon és pénztárakban megjelenő tranzakciók könyvelése mellett a kedvezményes kamatozású lakáskölcsönökkel és a részletre értékesített bérlakásokkal kapcsolatos pénzügyi és számviteli feladatok teljes körű végzése. bejövő számla könyvelés: A Számviteli Szervezet Könyvelés önálló szervezeti egysége, melynek feladata a bejövő szállítói számlák és egyéb fizetési kötelezettséget tartalmazó bizonylatok könyvelése és kifizetésre történő előkészítése. bejövő számla könyvelés (szeged): A szervezeti egység szegedi részlege teljes körűen ellátja a káreseményekkel kapcsolatos számviteli feladatokat, köztük a kár-helyreállítási költségek nyilvántartását, kiszámlázását és bekövetelését. Minősítési lehetőségek: A kinnlévőség-kezelési folyamatban a követelés felett rendelkező döntéshozók számára fennálló döntési lehetőségek. Minden minősítési formánál mérlegelni kell az alábbi lehetséges eljárások felmerülő költségeinek és a kezelendő kinnlevőség öszszegének arányát, mivel a költségeket illetve a követelés rendezésével kapcsolatos egyes elszámolt ráfordításokat a döntéshozó szervezet viseli. A döntéshozók által végzett minősítések minden esetben tétel szintűek. A Jogi Igazgatóság a részére átadott követelések értékelése során dönthet felszámolási eljárás indítása mellett, amely már partner szintű minősítési lehetőség.

11 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 695

12 696 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám Részletfizetési megállapodás: Határidőben fizetni nem tudó partner vagy a MÁV Zrt. kezdeményezésére kötött külön megállapodás, mely alapján a partner az eredeti fizetési határidőhöz és ütemezéshez képest kedvezőbb feltételekkel (később, több részletben) egyenlítheti ki tartozását. A részletfizetés engedélyezésének szabályait a DHL tartalmazza. Részletfizetési megállapodás megkötésére a kinnlévőség kezelési folyamat során bármikor van lehetőség. behajthatatlansági nyilatkozat: A felszámoló által kiadott a Tao tv. és a Sztv. szerinti, a követelés behajthatatlanságára vonatkozó nyilatkozat, melyet egyrészt kiadhat a hitelező kérésére a nyilvántartásba vételi díj megfizetése nélkül az eljárás elején, másrészt a nyilvántartásba vételi díj megfizetése mellett, a felszámolási eljárás lezárását követően. A behajthatatlansági nyilatkozattal azonos módon kezelhető a Cégközlönyben megjelenő hirdetmény az adóssal szembeni egyszerűsített felszámolási eljárásról, mivel ebben az esetben az adósnak a vagyona a felszámolási eljárás várható költségeire sem nyújtanak fedezetet. követelés leírása: A Sztv. 3. (4) bekezdés 10. pontjában meghatározott bármely feltétel fennállása esetén behajthatatlannak minősített követelés kivezetése a számviteli nyilvántartásból. Behajthatatlannak minősül egy követelés: a) amelyre az adós ellen vezetett végrehajtás során nincs fedezet, vagy a talált fedezet a követelést csak részben fedezi (amennyiben a végrehajtás közvetlenül nem vezetett eredményre és a végrehajtást szüneteltetik, az óvatosság elvéből következően a behajthatatlanság - nemleges foglalási jegyzőkönyv alapján - vélelmezhető), b) amelyet a hitelező a csődeljárás, a felszámolási eljárás, az önkormányzatok adósságrendezési eljárása során egyezségi megállapodás keretében elengedett, c) amelyre a felszámoló által adott írásbeli igazolás (nyilatkozat) szerint nincs fedezet, d) amelyre a felszámolás, az adósságrendezési eljárás befejezésekor a vagyonfelosztási javaslat szerinti értékben átvett eszköz nem nyújt fedezetet, e) amelyet eredményesen nem lehet érvényesíteni, amelynél a végrehajtással kapcsolatos költségek nincsenek arányban a követelés várhatóan behajtható összegével (a végrehajtás veszteséget eredményez vagy növeli a veszteséget), amelynél az adós nem lelhető fel, mert a megadott címen nem található és a felkutatása igazoltan nem járt eredménnyel, f) amelyet bíróság előtt érvényesíteni nem lehet, g) amely a hatályos jogszabályok alapján elévült. A behajthatatlanság tényét és mértékét bizonyítani kell. A követelés behajthatatlanságáról nem a döntéshozó (szerződéskötő) szervezet dönt, hanem a törvényi feltételek mérlegelésével a DHL vonatkozó pontja szerinti vezető engedélyezi a végrehajtást. A követelés leírása a feltételek fennállása esetén nem tekintendő minősítései lehetőségnek, annak végrehajtása kötelező.

13 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 697 Alkalmazott rövidítések: Sztv évi C. tv a számvitelről Tao tv évi LXXXI. tv. a társasági adóról és az osztalékadóról Csődtv évi XLIX. törvény a csődeljárásról és a felszámolási eljárásról MSZSZ: - A MÁV Zrt. Működési és Szervezeti szabályzata DHL: - Az MSZSZ mellékletét képező Döntési és Hatásköri Lista VEZINFO: - A MÁV Zrt. számviteli információs rendszerén (GIR) alapuló Vezetői Információs Rendszer, mely támogatja a GIR Kinnlévőség modulban rögzített követelések bekövetelésének folyamatát. KKR rendszer: A VEZINFO alkalmazás kinnlévőségkezelést támogató almodulja. MTR IGM: MÁV Térinformatikai Rendszer Ingatlangazdálkodási Modulja KSZK: Kimenő Számla Könyvelés BSZK: Bejövő Számla Könyvelés IGI: Ingatlangazdálkodási Igazgatóság ISZE: Ingatlankezelési Szolgáltató Egység MÁV VK: MÁV Vagyonkezelő Zrt Az UTAsíTÁs LEíRÁsA 4.1. A követeléskezelés általános folyamata a GIR kinnlévőség modulban analitikusan nyilvántartott vevő tételek esetén A GIR Kinnlévőség modulban történik a teljesített szolgáltatásokból, értékesítésekből származó, valamint a jelenlegi és a volt munkavállalókkal szembeni egyes követelések analitikus nyilvántartása. A MÁV Zrt. elismert követeléseinek meghatározó hányada ebbe a kategóriába tartozik. A GIR Kinnlévőség modulban analitikusan nyilvántartott, de nem az általános eljárásrend szerint kezelendő követelések a következők: 1) A MÁV Zrt. többségi tulajdonában lévő társaságokkal szemben nyilvántartott követelések (az érintett társaságok listáját jelen utasítás 3. számú melléklete tartalmazza). 2) Ingatlanhasznosítással kapcsolatos követelések, ideértve mind az üzleti célú ingatlan bérleti szerződésekkel, mind pedig a lakásbérleti szerződésekkel kapcsolatos követeléseket (beleértve a bérlőkkel kötött közüzemi szerződésekkel kapcsolatos követeléseket is). 3) A nyilvántartott kártérítési igényekből eredő követelések. A sikeres kinnlévőség-kezelési folyamatot mindenekelőtt a megalapozott szerződéskötés készíti elő, mely magában foglalja a partner előzetes vizsgálatát, majd a szerződéskötést követő folyamatos figyelemmel kísérését, az utasításban előírtak szerint vevőminősítés végzését és a biztosítékok körültekintő alkalmazását (az utasítás megjelenésének időpontjában hatályos a 22/2007. (VIII.31. MÁV Ért. 29.) VIG számú utasítás a szerződéskötések rendjéről és a 4/2010. (I.29. MÁV Ért. 2.) EVIG sz.: a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól c. utasítások rendelkezései szerint) A lejárt követelések kezelésének általános szabályai A kinnlévőség kezelés folyamatának összefoglaló táblázatát az utasítás 1. számú melléklete, folyamatábráját az utasítás 2. számú melléklete tartalmazza. A hálózat-hozzáférési szerződés keretében nyújtott szolgáltatásokból eredő kinnlévőségek esetében a jelen fejezetben foglalt rendelkezéseket a 38/2011. (IX. 30. MÁV Ért. 19.) EVIG számú, a vevőminősítésre és kinnlévőség-kezelésre a nyílt hozzáférésű vasúti pályahálózatot és pályavasúti szolgáltatásokat hálózat hozzáférési szerződés keretében igénybe vevő, fizetési késedelembe esett vállalkozó vasúti társaságok vonatkozásában követendő eljárási rendről szóló utasításban foglaltakkal együtt kell alkalmazni A nyilvántartások naprakészségének biztosítása A VEZINFO-ban kimutatott követelésállomány naprakészségének biztosítása érdekében: a KSZK biztosítja a vevő partnerekkel kapcsolatos tranzakciók beleértve a technikai kifizetéseket is - naprakész könyvelését, a Pénzforgalmi Könyvelés a befizetések naprakész rögzítését és vevő számlákkal történő összevezetését. A bankszámla-kivonatok és a csekkes befizetések GIRbe történt elektronikus betöltését követően azok feldolgozását és a befolyások számlához való hozzárendelését haladéktalanul el kell végezni, de a kivonatokat csak a papír alapú kivonatokkal történt egyeztetést követően lehet készre állítani A 15 napon túl lejárt vevőállomány vizsgálata A követeléskezelő munkatárs a KKR-ben az erre a célra kifejlesztett kimutatás futtatásával naponta lekérdezi azokat a partnereket, amelyekkel szemben 15 napon túl lejárt követelést tartunk nyilván, és még nem kerültek felszólításra. A fizetési felszólítás kiküldése előtt a következő ellenőrzéseket illetve rendezéseket kell végrehajtani:

14 698 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám ØEllenőrizni kell, hogy a vevői tartozás mellett a partnernek van-e szállítói egyenlege is. Amennyiben igen, a követeléskezelő kezdeményezi a kompenzálást. Az egymással összevezethető vevő követelések és szállítói kötelezettségek beazonosítását, a kompenzálások előkészítését a KSZK a VEZINFO erre a célra fejlesztett menüpontja támogatásával végzi. Ha a partner szállítói és vevői tételei már egyaránt lejártak és a felek közötti jogviszony másként nem rendelkezik, egyoldalú kompenzálást kell végrehajtani és erről a partnert értesíteni. Az egyoldalú kompenzálást a KSZK legkésőbb az erről szóló értesítés kiküldését következő munkanapon végrehajtja. A végrehajtott kompenzálásról szóló értesítést az utasítás 4.a. számú melléklete tartalmazza. Ha a partner vevő jellegű tételei már lejártak, de a szállítói még nem, és a felek közötti jogviszony másként nem rendelkezik, a kompenzálás végrehajtását egyeztetni szükséges. A KSZK ben vagy levélben kéri fel a partnert a kölcsönös beszámítás elvégzésére, melyhez csatolja a nyitott tételekről készített kimutatást. Az ben a KSZK felhívja a partner figyelmét a kompenzálási megállapodás 10 munkanapon belüli aláírásának jelentőségére. Az megküldésével együtt a követeléskezelő a nyitott szállítói tételek fizetési módját a GIR Kötelezettség modulban elszámolás -ra állítja át. Az egyeztetést követően az érdekelt felek aláírásával megállapodás készül. A követeléskezelő a partnerrel folytatott egyeztetést kiemelt figyelemmel kezeli. Ha a partner a levél kézhezvételétől számítva 10 munkanapon belül érdemben nem válaszol, a fizetési felszólítást az eredeti tartalommal ki kell a részére küldeni. Ezzel egyidejűleg a szállítói számlák fizetési módját az eredeti fizetési módra kell visszaállítani. Amennyiben a kompenzálásra nem kerül sor, a számla fizetési módját vissza kell állítani a kompenzálást megelőző állapotba. Ha az egyeztetések elhúzódása miatt az egyoldalú kompenzálás feltételei létrejönnek, a partner értesítése mellett az egyoldalú kompenzálást végre kell hajtani. A kompenzálási megállapodás mintáját jelen utasítás 4.b. számú melléklete tartalmazza. ØA GIR Kinnlévőség modulban futtatott kimutatással (Nem hozzárendelt befolyások listája) ellenőrizni kell a partnerrel kapcsolatosan nyilvántartott nem hozzárendelt befolyásokat is és ben kezdeményezni kell azok rendezését a Pénzforgalmi könyvelésnél. A Pénzforgalmi könyvelés a rendezést 3 munkanapon belül köteles végrehajtani és erről a követeléskezelőt ben kell tájékoztatni. ØAmennyiben a fizetési felszólítás hozzá nem rendelt jóváírást tartalmaz, a követeléskezelő ben felkéri a jóváíró számla rögzítőjét annak rendezésére. A rendezést 3 munkanapon belül végre kell hajtani és erről a követeléskezelőt ben kell tájékoztatni kiemelés a fizetési felszólítás folyamatából A VEZINFO lehetőséget ad arra, hogy bizonyos cégek a lejárt követelések ellenőrzése illetve a fizetési felszólítások folyamatából kiemelésre kerüljenek. Vevő partnert kiemelni a felszólítási folyamatból csakis megalapozottan és dokumentáltan szabad: - Ha a vevővel szemben nyilvántartott lejárt követelés összege 1 millió Ft vagy az alatt van, a vevő felszólítási folyamatból történő kiemelésére a KSZK vezetője ad engedélyt. - Ha a lejárt követelés összege 1 millió Ft-ot meghaladja, az engedélyt a Könyvelés vezetője jogosult megadni. A felszólítási folyamatból kiemelt vevőkről a 4.3. pont szerinti vezetői tájékoztatóban 15 naponta készül adatszolgáltatás. A KSZK köteles azt is figyelemmel kísérni, hogy a partnerek csakis a szükséges ideig legyenek kiemelve az általános követeléskezelési folyamatból. A KSZK vezetője által kijelölt munkatárs havonta legalább egyszer kimutathatóan köteles ellenőrizni a felszólításból tartósan kihagyottak listáját és szükség esetén intézkedni az átsorolásról Az 1. szintű fizetési felszólítás kiküldése Az előző pontban előírt rendezések megtörténte után a követeléskezelő elkészíti és kinyomtatja az 1. szintű fizetési felszólító levelet, amely tájékoztatásként tartalmazza a fizetési felszólításban szereplő tételek után a nyomtatás napjáig számított késedelmi kamatokat is. A felszólító levelet a KKR a feldolgozás elindításával automatikusan hozza létre, a MÁV Zrt. Ügyviteli Utasításában meghatározott informatikai rendszerből kapott iktatószámmal látja el és szkennelt aláírással küldi nyomtatásra. A KKR rendszer a döntéshozók részére a megküldött felszólításokról tájékoztatást küld. A vevővel kapcsolatban álló üzleti területnek 15 napon belül fel kell venni a kapcsolatot a vevővel és meg kell állapodnia a tartozás rendezéséről, illetve ennek hiányában fel kell mondani a szerződést. Az 500 ezer Ft feletti összeget tartalmazó 1. szintű fizetési felszólítást a KSZK tértivevénnyel küldi ki az adós részére. (Az 1. szintű fizetési felszólítás mintáját jelen utasítás 4.c. számú melléklete tartalmazza.) A partner reklamációjának kezelése Ha a partner a felszólításban szereplő valamely tételt vitatja, akkor azt a követeléskezelési folyamat folytatása (2. szintű fizetési felszólítás kiküldése) előtt el kell elbírálni. Amennyiben a partner reklamációját nem a Számviteli

15 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 699 Szervezetnek, hanem a szerződéskötő szervezetnek küldi meg közvetlenül, a szerződéskötő szervezet köteles azt 5 munkanapon belül saját álláspontjával kiegészítve a követeléskezelő részére megküldeni. A partner által vitatott tételeket a GIR Kintlévőség modulban minden esetben a Vitatott összeg mező kitöltésével a kimenő számla könyvelő haladéktalanul megjelöli. Ezt követően ha a reklamációt saját hatáskörben el tudja intézni - a kimenő számla könyvelő 3 munkanapon belül gondoskodik az észrevétel elbírálásáról. Ha indokolt, a rendezésbe bevonja szerződéskötő szervezetet, illetve értesíti a szükséges rendezések elvégzéséről: - Ha a reklamáció elbírálásának eredményeként a követelés a GIR-ben rendeződik (pl. jóváíró számla vagy befolyás hozzáegyeztetése miatt), a tétel a KKR rendszerben is automatikusan lezárásra kerül. - Ha az üzleti szervezet a reklamációt nem minősíti jogosnak, akkor erről az üzleti szervezetnek értesítenie kell a partnert és a KSZK-t. A KSZK a fizetési felszólításról leveszi a várakoztatást és 2. szintű felszólításként kiküldi azt. Ha az üzleti szervezet 15 nap elteltével sem válaszol, akkor a KSZK ben felkéri a szerződéskötő szervezetet a mielőbbi válaszadásra. A felkérést másolatban megküldi a szerződéskötő szervezet szerinti főtevékenységi kör vezetésének. A partner részére megküldött fizetési felszólításon a reklamált tételek külön jelöléssel kerülnek feltüntetésre oly módon, hogy ez nem jelentheti a vitatás jogszerűségének elismerését Részletfizetési kérelmek intézése A partnereknek a kinnlévőség kezelési folyamatban a tartozása végleges rendezésének megtörténtéig van lehetőségük részletfizetésre vonatkozó kérelmet benyújtaniuk. Ha a kérelmét nem a KSZK, hanem a MÁV Zrt. bármely más szervezeti egysége részére küldi meg, akkor a megkapott dokumentumokat feltölti a KKR-be, és ben (MVZ-KSZK_Adatközlők) értesíti a KSZK-t a dokumentum feltöltéséről. Amennyiben a címzett szervezetnek nincs hozzáférése a KKR-hez, a részletfizetési kérelmet 1 munkanapon belül kimutathatóan a döntéshozó szervezeten belül olyan munkatárs részére továbbítja, akinek a dokumentum feltöltését el tudja végezni. Amennyiben a címzett szervezet nem áll szerződéses kapcsolatban a partnerrel, a részletfizetési kérelmet legkésőbb 3 munkanapon belül kimutathatóan továbbítja a KSZK részére. A KSZK a partnerhez rendelten rögzíti a részletfizetési igényt, mely tartalmazza a partner nyitott számláinak módosított fizetési ütemezését és az egyes fizetési ütemekhez rendelt határidőt. A részletfizetési igény elbírálásának ideje alatt a partnernek a KKR nem készít fizetési felszólítást. A részletfizetési igényt a KKR átadja a Pénzgazdálkodás részletfizetés előkészítő jogosultsággal rendelkező munkatársának, aki a partnerre és a szerződéses kapcsolatra vonatkozó információk alapján javaslatot készít a DHL szerinti döntéshozónak. A Pénzgazdálkodás a részletfizetési igény felülvizsgálatát 10 munkanapon belül köteles elvégezni. A DHL szerinti döntéshozó a KKR-ben rögzíti a részletfizetés engedélyezésére vonatkozó döntését. Amennyiben a részletfizetésre vonatkozó döntés: a.) Elutasítás: A DHL szerinti döntéshozó a részletfizetési kérelmet visszairányítja a KKR adminisztrátorhoz, aki a partnernek megküldi az elutasításra vonatkozó értesítést. Az értesítés megküldését követően a KSZK a kinnlévőség kezelési folyamatot az általános szabályok szerint folytatja. (Az elutasító levél mintáját az utasítás 4.d. számú melléklete tartalmazza.) b.) Engedélyezés: A DHL szerinti döntéshozó a részletfizetési kérelmet visszairányítja a KKR adminisztrátorhoz, aki a partnernek megküldi a részletfizetési megállapodást. A részletfizetés engedélyezéséről a Jogi Igazgatóságot haladéktalanul értesíteni kell. (A részletfizetési megállapodás mintáját az utasítás 4.e. számú melléklete tartalmazza.) A követeléskezelő a rendszerben folyamatosan nyomon követi, hogy a részletfizetéshez kapcsolódó lejárati határidőket betartja-e a partner. A Pénzforgalmi Könyvelés a befolyásokat a rendelkezésükre bocsátott részletfizetési megállapodás számlarészletezése alapján vezeti össze a számlákkal. A részletfizetési megállapodás hatálya alatt a KKR a partnernek nem küld fizetési felszólítást. Amennyiben a partner nem tartja be a határidőket, a megállapodás érvényét veszíti, ezért a követeléskezelő a partner által teljesített befizetések ellenőrzését követően érvényteleníti azt és erről értesítési a döntéshozót és a partnert. A részletfizetési megállapodás megszűnéséről a KSZK levélben értesítést küld a partnernek (ennek mintáját az utasítás 4.f. számú melléklete tartalmazza) és a Jogi Igazgatóságnak.. A részletfizetési megállapodás megszűnésének következtében a még nyitott követelésre a rendszer kiküldi a soron következő felszólító levelet. Amennyiben megállapítható, hogy a partner a megállapodásnak megfelelően fizette a részleteket, de a befizetések összevezetése nem annak megfelelően történt, a befizetések összevezetésének módosítása mellett a KSZK vezetője engedélyezheti, hogy a megszűnésről szóló levél ne kerüljön kiküldésre A 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése A követeléskezelő a KKR rendszerben naponta ellenőrzi, hogy mely partnerek esetén telt el 15 nap az 1. szintű felszólító levél kiküldése után úgy, hogy a partner nem reagált és nem is fizetett. Ezen vevők részére elkészíti a 2. szintű felszólító levelet.

16 700 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám Ez a felszólító levél tartalmazza az összes lejárt tételt és nemfizetés esetén alkalmazandó jogi lépéseket. Ezek megalapozása érdekében az aláírt, iktatott 2. szintű fizetési felszólító levelet a KSZK tértivevénnyel postázza ki. A tértivevényes kézbesítés adatait a kézbesítési események időrendi sorrendjében a KKR-be be kell rögzíteni (küldemény azonosítója, a kézbesítés jellege és annak adatai). Ha a fizetési felszólítás Ismeretlen helyre költözött megjegyzéssel érkezik vissza, a ,- Ft feletti összeget tartalmazó felszólítások esetében: - ha a partner a hivatalos cégjegyzékben szerepel, akkor törvényességi felügyeleti eljárás megindítását kell kezdeményezni a Jogi Igazgatóságnál, - minden más esetben a partner új címét megkísérli lakcím kutatással kideríteni és a felszólítást ismételten kiküldeni. A rendszer a döntéshozók részére a megküldött felszólításokról tájékoztatást küld. A 2. szintű felszólító levél mintáját jelen utasítás 4.g. számú melléklete tartalmazza. Amennyiben a partner a kiküldött fizetési felszólításra reagál (reklamáció vagy részletfizetési kérelem), azt a és pontokban leírtak szerint kell intézni kiegészítő fizetési felszólítás küldése Amennyiben a 2. szintű felszólítás után (azok teljes körű rendezése nélkül) a partnernek további lejárt követelése keletkezett, a követeléskezelő azok lejárta után 5 nappal kiegészítő felszólítást küld a partner részére. A KSZK naponta kimutatás futtatásával ellenőrzi, hogy a 2. szintű fizetési felszólítás megküldése után a partnernek keletkezett-e új, kiegyenlítetlen tétele. Amennyiben igen, a kiegészítő fizetési felszólítást az üzleti terület értesítése mellett a KSZK megküldi részére. A kiegészítő fizetési felszólítás a korábban reklamált tételek mellett tartalmazza a 2. szintű fizetési felszólítás kiküldése óta keletkezett követeléseket, valamint a felszólításban szereplő nyitott tételekre a felszólítás elkészülte napjáig számított késedelmi kamatot. A kiegészítő fizetési felszólítás mintáját az utasítás 4.h. számú melléklete tartalmazza. A kiegészítő fizetési felszólítást összeghatárra tekintet nélkül tértivevénnyel meg kell küldeni a nem fizető partner részére. A tértivevényes kézbesítés adatait a kézbesítési események időrendi sorrendjében a KKR-be be kell rögzíteni (küldemény azonosítója, a kézbesítés jellege és annak adatai). Ha a fizetési felszólítás Ismeretlen helyre költözött megjegyzéssel érkezik vissza, a ,- Ft feletti összeget tartalmazó felszólítások esetében: - ha a partner a hivatalos cégjegyzékben szerepel, akkor törvényességi felügyeleti eljárás megindítását kell kezdeményezni a Jogi Igazgatóságnál, minden más esetben a partner új címét megkísérli lakcím kutatással kideríteni és a felszólítást ismételten kiküldeni A lejárt követelések minősítése a) A szerződéskötő szervezetek szerinti döntéshozók minősítése A követeléskezelő a második fizetési felszólítás kiküldése után 15 napig vár arra, hogy a partner megfizesse a tartozását vagy reklamációt nyújtson be. Az eredménytelen fizetési felszólítások után, legkésőbb 3 munkanapon belül a követeléskezelő minősítésre küldi a kinnlévőséget a döntésre jogosult szervezetnek. A minősítendő tételekről a döntéshozók útján automatikus üzenetet kapnak. A döntéshozó jellemzően a szerződéskötő szervezet szerinti főtevékenységi kör. A szerződéskötő szervezet az alábbi sorrend szerint kerül meghatározásra: - a GIR-ben nyilvántartott követelés főkönyvi számlakombináció szervezet szegmense szerint, - az árbevétel kontírozásban alkalmazott szervezeti kód szerinti döntéshozó, amennyiben az minden számlasorban azonos. - a GIR-ben nyilvántartott vevő szerződésben rögzített tulajdonos szervezet szerint. Amennyiben a döntéshozó a fenti módon nem állapítható meg, a döntéshozó szervezet a Pénzgazdálkodás. Volt munkavállalóval kapcsolatos követelésnél a munkáltatói jogkörgyakorló szervezet a megalapozott döntéshozatalhoz írásban információt kérhet - a munkavállaló személyével kapcsolatos adatokról a Humánszolgáltató Szervezettől ( humanus@mav.hu), - a nyilvántartott követeléssel kapcsolatos további adatokról a követelés számviteli nyilvántartásba vételéhez adatot szolgáltató szervezettől (pl. mobiltelefon költségtúllépés esetén az Infokommunikációs Igazgatóságtól). Jelenlegi munkavállalóval kapcsolatos követelésnél a munkavállalóval kapcsolatos további információ kérhető még a Humánerőforrás Igazgatóság illetékes humánpartnerétől is. Az írásbeli választ a munkáltatói jogkör gyakorló szervezet részére minden szervezetnek 5 munkanapon belül meg kell adni, beleértve a nemleges választ is. A Humánszolgáltató Szervezet és a Humánerőforrás Igazgatóság illetékes humánpartnere felkérés esetén a követelés jogi eljárásához köteles biztosítani a beterjesztendő dokumentumok eredeti példányát. Az alkalmazható és a rendszerből választható minősítési kategóriák:

17 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 701 Ø jogi eljárás: A döntéshozó konkrét eljárás típus megadása nélkül választhatja ezt a minősítési kategóriát. A minősítést követően a KKR-be fel kell tölteni a követelésre vonatkozó, rendelkezésre álló dokumentumokat, melyeket a KSZK kiegészít a nála rendelkezésre álló bizonylatokkal, dokumentumokkal. A jogi eljárás megindítását a KSZK ügyiratban kezdeményezi a követelésre vonatkozó valamennyi dokumentum becsatolásával. A Jogi Igazgatóság a rendelkezésre álló valamennyi információ birtokában dönt a jogi eljárás konkrét formájáról. ØEladás (faktorálás): A követelés eladására vonatkozó döntési jogosultságot a hatályos DHL tartalmazza. A KKR-ben történő minősítés előtt az eladást a DHL szerinti döntéshozóval rendszeren kívül kell engedélyeztetni. Az eladást a KKR-ben bejegyzett minősítéssel kell kezdeményezni, melyet a rendszer továbbít a Pénzgazdálkodás részére. Eladásra csak olyan követelést szabad kijelölni, melyet a vonatkozó dokumentációval megfelelően alá lehet támasztani! A követelést alátámasztó bizonylatokat a követeléshez kapcsolódóan a KKR-be fel kell tölteni. ØElengedés: Követelés és a hozzá kapcsolódó késedelmi kamat elengedésénél a hatályos DHL rendelkezései szerint kell eljárni. Az elengedést a KKR-ben bejegyzett minősítéssel kell kezdeményezni, melyet a rendszer továbbít a Pénzgazdálkodás részére. A minősítéshez csatolni kell minden olyan bizonylatot, amely alátámasztja a javaslatot, mint pl. szerződés, partnerrel történt egyeztetések dokumentumai, részletfizetési megállapodás, az elengedési javaslat indoklása stb. ØEgyedi üzleti döntés: A döntéshozó a lejárt követelések értékelése során kivételes esetben, a partnerrel fennálló üzleti kapcsolat értékelését követően hozhat az előzőektől eltérő, egyedi döntést. Ilyen indok lehet a partnerrel fennálló régi kapcsolat, a forgalom jellege miatt a vevő meghatározó nagyságrendű stb. A döntéshozó pl. maga kezdeményezheti a részletfizetés felajánlását, vagy folyamatban lévő és még nem kiszámlázott szállítói teljesítéssel történő kompenzálást. A döntéshozó e minősítési kategóriát minden esetben írásban köteles a pénzügyi igazgató részére megindokolni, aki a döntéseket egyedileg bírálja el és egyben meghatározza e minősítési kategória alkalmazhatóságának határidejét is. Amennyiben a pénzügyi igazgató a döntéshozó felterjesztését nem fogadja el, a döntéshozó ismételten minősíti a lejárt követeléseket. Az ismételt minősítés elvégzésére 10 nap áll a döntéshozó rendelkezésére, amennyiben ezt határidőben nem teszi meg, a KSZK e- mailben kéri a minősítés mielőbbi elvégzését. A döntéshozóknak a minősítést melybe beletartozik a döntés meghozatala és a minősítés eredményének KKRben történő dokumentálása lehetőleg 15, de maximum 30 napon belül el kell végezniük. A minősítésre rendelkezésre álló 15 napos határidő meghosszabbítására csak indokolt esetben, pl. az ügy bonyolultsága, a döntéshozó szervezet területi széttagoltsága esetében van lehetőség. Amennyiben a főtevékenységi kör sajátosságai (területi széttagoltság, nagy tételszám) miatt a döntéshozó általi felülvizsgálatot a döntés-előkészítők általi előzetes vizsgálat és dokumentumfeltöltés előzi meg, a tevékenységet úgy kell szervezni, hogy az előírt határidőn belül valamennyi feladat végrehajtásra kerüljön. A döntéshozónak amennyiben a döntéséhez a DHLben meghatározott jóváhagyás tartozik - úgy kell eljárnia, hogy a rendelkezésére álló határidőn belül minden szükséges jóváhagyást megszerezzen. A döntéshozónak ellenőrizni kell, hogy a partnerrel kapcsolatosan van-e nyilvántartott biztosíték. A lejárt követelés minősítése mellett ennek felhasználására és feltöltésére vonatkozóan is rendelkeznie kell. Amennyiben a döntéshozó határidőn belül a minősítés eredményét nem közli, a KSZK ben felkéri a mielőbbi pótlásra és szükség esetén személyes egyeztetéssel támogatja a minősítés mielőbbi elvégzését. A KSZK a szerződéskötő szervezet részére a minősítés mielőbbi elvégzése érdekében küldött értesítését másolatban megküldi a főtevékenységi kör vezetésének is. Ezzel egy időben a tételekhez kapcsolódó, rendelkezésükre álló dokumentumokat (jogi eljárás esetén eredeti dokumentumok szükségesek, amennyiben azok rendelkezésre állnak), át kell adni a követeléskezelő részére (szerződés, teljesítésigazolás, elengedés esetén az elengedésről szóló dokumentum), és rendszerben jelölni kell, hogy milyen dokumentumokat adtak át. A döntéshozó emellett a KKR-ben az átadandó dokumentumok megjelölése és csatolása mellett nyilatkozni köteles arról, hogy a rendelkezésére álló dokumentumokat teljes körűen átadásra kerültek. A döntéshozók rögzítik a rendszerben a minősítést, bejelölik, hogy mely dokumentumokat adják át a követeléskezelőnek, és a hiányzó dokumentumok okát szövegesen rögzítik a rendszerben. Kétszintű jóváhagyás esetén a döntéshozó a minősítés jóváhagyása előtt meggyőződik arról, hogy a döntés előkészítők a szükséges dokumentumokat feltöltötték, a hiányzó dokumentumok okát rögzítették a rendszerbe. A követeléskezelő bejegyzi a rendszerbe dokumentumok tényleges beérkezését. b) A pénzgazdálkodás részvétele a minősítésben Eladás: Az eladásra minősített tételekhez a KSZK a KKR-ben döntéshozók által csatolt dokumentumhoz még feltölti a Számvitelnél rendelkezésre álló bizonylatokat, majd a tételt továbbítja a Pénzgazdálkodás részére.

18 702 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám A Pénzgazdálkodás ellenőrzi a csatolt dokumentumokat. Amennyiben az eladásra vonatkozó döntéshez további információra van szüksége, annak pótlását ben kéri a KSZK-tól illetve a döntéshozótól. A csatolt dokumentumok és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a követelés eladásáról: - Amennyiben egyetért a javaslattal, döntéséről és az eladás várható végrehajtásáról értesíti a KSZK-t és a döntéshozót. - Ha a Pénzgazdálkodás nem ért egyet a követelés eladására vonatkozó javaslattal, a tételt a KSZK és az üzleti terület egyidejű értesítése mellett továbbítja a Jogi Igazgatósághoz a szükséges jogi intézkedések megtétele érdekében. Elengedés: Az elengedésre minősített tételekhez a KSZK a KKRben döntéshozók által csatolt dokumentumhoz még feltölti a Számvitelnél rendelkezésre álló bizonylatokat, majd a tételt továbbítja a Pénzgazdálkodás részére. A Pénzgazdálkodás értékeli a csatolt dokumentumokat és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a követelés elengedéséről: - Amennyiben egyetért a javaslattal, intézi a DHL szerinti jóváhagyást. - Ha a Pénzgazdálkodás nem ért egyet a javaslattal, más minősítésre tesz javaslatot. A minősítési kategóriának megfelelően intézi a követelés további rendezését. c) A jogi Igazgatóság részvétele a minősítésben A Jogi Igazgatóság az előzetes minősítéseket követően részére továbbított tételeknél ellenőrzi a rendelkezésre álló dokumentumokat. Amennyiben a konkrét jogi eljárás meghatározásához további információra van szükség, annak pótlását ben kéri a KSZK-tól illetve a döntéshozótól. A csatolt dokumentumok és a rendelkezésre álló egyéb információk alapján 10 munkanapon belül dönt a konkrét jogi eljárásról és erről tájékoztatja az érintetteket. - Ha a Jogi Igazgatóság a feltételek értékelését követően fizetési meghagyás vagy peres eljárás indítását tartja indokoltnak, döntéséről értesíti a KSZK-t. A KSZK a követelésre vonatkozó dokumentumokat ügyiratba helyezi és a választott eljárás lefolytatására átadja a Jogi Igazgatóságnak. A Jogi Igazgatóságra átadott ügyiratban szerepelnie kell az átadott dokumentumok leltárának és az átadott dokumentumok teljességére vonatkozó nyilatkozatnak. A tétel státuszát a KKR-ben a választott jogi eljárásnak megfelelően módosítja. Amennyiben a Jogi Igazgatóság felszámolási eljárás megindítását javasolja, a KSZK az eljárási illeték és a közzétételi költségtérítés viselésére vonatkozó nyilatkozattal kéri a döntéshozó szervezetek egyetértését a felszámolási eljárás megindításához. Nem fizető partnerekkel szemben felszámolási eljárást indítani csak a partnerrel szerződéses viszonyban lévő valamennyi szervezettel történt fenti egyeztetést követően lehet, valamennyi érintett szervezet jóváhagyását követően. Egységes álláspont hiányában, a MÁV Zrt. pénzügyi érdekeire tekintettel a Jogi Igazgatóság dönthet a felszámolás megindításáról, melynek költségeit a szerződéskötők a nyilvántartott kinnlevőség összegének arányában ebben az esetben is kötelesek viselni. A felszámolási eljárás indítására vonatkozó döntésről a Jogi Igazgatóság értesíti a KSZK-t, aki az eljárás megindításához a jelen utasítás fejezetében leírt feladatokat hajtja végre. A követelések minősítésének folyamatábráját az utasítás 11. számú melléklete tartalmazza behajthatatlan követelések leírása a sztv. alapján Ha a nyitott követeléssel kapcsolatosan fennáll a Sztv. 3. (3) bekezdés 10. pontjában vagy a MÁV Zrt. hatályos értékelési szabályzata szerint a behajthatatlanságra vonatkozó bármely feltétel, a kinnlévőség kezelésben részt vevő szervezet, amely a feltételek fennállását észleli, köteles a követelés leírását a Számviteli Szervezetnél ügyiratban kezdeményezni. A DHL-ben meghatározott jóváhagyás megszerzését és a tétel rendezését a követelés analitikus nyilvántartása szerinti illetékes szervezet intézi (ld pont). A cégnyilvántartásból törölt cégekkel szemben nyilvántartott követelések leírását külön jóváhagyás nélkül, a Számviteli Szervezet vagy a Könyvelés vezetőjének engedély alapján kell elvégezni A folyamatba épített kontrollok A KSZK köteles figyelemmel kísérni a teljes behajtási folyamatot, a végrehajtás pillanatnyi státuszától függetlenül. A behajtási folyamatban meghatározott végrehajtási határidők betartása érdekében a VEZINFO a következő ellenőrző kimutatásokat állítja elő: A KSZK vezetője és kinnlévőség kezeléssel foglalkozó kijelölt munkatársai naponta kapnak adatszolgáltatást azokról a tételekről, ahol az előírt határidő túllépésre került. A tételeket kötelesek áttekinteni és a késést okozó szervezet értesítésével intézkedni abban az esetben, ha a határidő túllépése nem indokolt. A KSZK, a Könyvelés, a Számviteli Szervezet, a Pénzgazdálkodás és a Pénzügyi Igazgatóság vezetői 15 naponta kapnak partnerenkénti tételes tájékoztatást a MÁV Zrt. szállítói és vevői tételeiről, azok korstruktúra szerinti összetételéről, az esetleges behajtási folyamat pillanatnyi státuszáról, valamint a behajtási folyamatban érintett tételek döntéshozónként megoszlásáról. A kapott adatszolgáltatás alapján a számviteli nyilvántartásban vagy a kinnlévőség kezelésben feltárt eltérések

19 7. szám A MÁV Zrt. Értesítője 703 felszámolása érdekében valamennyien kötelesek haladéktalanul intézkedni (pl. elhúzódó minősítések esetén a pénzügyi igazgató nevében fel kell szólítani az illetékes főtevékenységi kör vezetőjét stb.) A késedelmi kamatszámítás alapelvei A vevő partnerek késett fizetéséből adódó finanszírozási hátrányok csökkentése és a fizetési fegyelmük javítása érdekében a MÁV Zrt. a vonatkozó jogszabályok és a szerződésben rögzített feltételek alapján késedelmi kamat megfizetését kéri. A késedelmi kamatkövetelés közlésének és bekövetelésének módja a következő: 1. Az esedékességig ki nem egyenlített számlákról jelen utasításban szabályozott módon fizetési felszólítást kell kiküldeni (1. szintű, 2. szintű és kiegészítő fizetési felszólítás). Mindhárom fizetési felszólítás tartalmazza a dokumentum kiállítása napjáig terjedően a nyitott tételekre számított késedelmi kamatot. A kamatkalkulációt a VEZINFO a fizetési felszólítás elkészítésével egyidejűleg, automatikusan végzi. A fizetési felszólítás tartalmaz még egy figyelmeztetést is arra vonatkozóan, hogy a számlák pénzügyi rendezése után kamatszámla kerül kiállításra és megküldésre. A kamatkalkuláció alapján a GIR-ben késedelmi kamatkövetelés nem kerül rögzítésre. 2. A lejárt számlák megfizetését követően negyedévente a KSZK a GIR-ben lefuttatja a MÁV késedelmi kamat kimutatást, amely valamennyi kiegyenlített tételre vonatkozóan elvégzi a késedelmi kamatszámítást (teljes és részkiegyenlítés egyaránt). A kimutatáson szereplő tételeket a KSZK köteles tételesen felülvizsgálni a kamatszámítás jogosságát és megfelelőségét illetően. A felülvizsgált késedelmi kamatokról a GIR Kinnlévőség modulban a partner nevére szóló számla készül. A késedelmi kamatszámlákat minden negyedév végét követő 30 napon belül kell a partnerek részére megküldeni. A kamatszámlán megkülönböztetésre kerül a partner által a fizetési felszólítás alapján pénzügyileg már rendezett és a még megfizetendő kamat. Ettől eltérő - Az 5.000,- Ft-ot el nem érő késedelmi kamatkövetelések, melyekről negyedévente nem készül kamatszámla. Amennyiben a késedelmi kamat összege a következő negyedévek valamelyikében a követelés elévülésének időpontjáig ezt az összeghatárt átlépi, a kamatszámlát a partnernek ki kell küldeni. - A MÁV Zrt. konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalatai részére a kamatszámlákat az intercompany egyeztetésekre tekintettel a negyedévet követő hónapban a GIR Kinnlévőség modul zárásáig akkor is ki kell küldeni, ha a kamatszámla alapját képező tételek teljes körű felülvizsgálatát nem sikerült elvégezni. - Évente egyszer, az egyenlegközlők kiküldésével együtt valamennyi 1000,- Ft-on felüli késedelmi kamatra vonatkozó számlát ki kell küldeni. Ha a partner a fizetési felszólítás alapján korábban már fizetett nyitott tételekre számított késedelmi kamatot, a pénzügyileg rendezendő összegből a korábban már megfizetett késedelmi kamatot le kell vonni. Ennek eljárásrendje a következő: - A Pénzforgalmi Könyvelés (lakóingatlanok hasznosításával kapcsolatos követeléseknél az Ingatlan Könyvelés) a befolyt kamatokat hozzá nem rendelt befolyásként rögzíti úgy, hogy a tranzakciónál a hivatkozási szám mezőbe a KAMAT/dátum bejegyzést teszi. - A kamatszámla kiállításakor a számla könyvelője a Nem hozzárendelt befolyások listája alapján beazonosítja a fizetési felszólítások alapján a partner által megfizetett kamatösszegeket és erről ben értesíti a Pénzforgalmi Könyvelést. - A Pénzforgalmi Könyvelés a szükséges összevezetéseket elvégzi A MÁV zrt. többségi tulajdonában álló társaságokkal szemben fennálló határidőn túli követelések kezelése A követelések naprakész nyilvántartásának biztosítása, fizetési felszólítás kiküldése Jelen fejezet rendelkezéseit kell alkalmazni a MÁV Zrt. többségi tulajdonában álló társaságokkal szemben nyilvántartott valamennyi követelés esetében, függetlenül attól, hogy a követelés mely döntéshozó szervezethez rendelhető. (Az érintett leányvállalatok listáját az utasítás 3. számú melléklete tartalmazza.) A leányvállalatokkal kapcsolatos kinnlévőség kezelés szabályai: A MÁV Zrt. többségi tulajdonában álló társaságot a felszólítási folyamatból kiemelni nem lehet. A fizetési felszólítások kiküldése előtt végrehajtandó rendezések megegyeznek a kinnlévőség kezelés általános folyamata pontjában leírtakkal. A rendezés során a kompenzálási lehetőségek feltárását, majd a kompenzálás végrehajtását minden esetben kezdeményezni kell, és a partner jóváhagyása esetén a nyilvántartott követelés rendezését haladéktalanul el kell végezni. A társaságok részére a fizetési felszólításokat nem folyamatosan, a 15 napon túl lejárt tartozások keletkezését követően kell futtatni, hanem havonta egyszer, 20-án vagy az azt követő első munkanapon valamennyi, az előző havi felszólítás óta keletkezett, de legalább 15 napja késett követelésre kell elkészíteni és kiküldeni. A soron következő fizetési felszólítást az előzőben szereplő tételek rendezésétől függetlenül mindig el kell készíteni és ki kell küldeni. A fizetési felszólítások szövege minden esetben azonos. Ennek mintáját az utasítás 5. számú melléklete tartalmazza. A leányvállalatok részére a fizetési felszólítások ki-

20 704 A MÁV Zrt. Értesítője 7. szám küldése összeghatárra tekintet nélkül nem tértivevénnyel történik. A partner reklamációjának kezelése megegyezik az általános folyamat pontjában leírtakkal. A partner részletfizetési kérelmének kezelése beleértve az alkalmazandó levélmintákat is megegyezik az általános folyamat pontjában leírtakkal. Amennyiben a leányvállalat a kinnlévőség kezelési folyamat során - számláit reklamálja, - részletfizetési kérelmet nyújt be vagy - ha számlái kompenzálásra lettek kijelölve, a KSZK a tételeket a KKR-ben a státuszának megfelelő jelöléssel látja el. A fizetési felszólításon a jelölt tételekhez megjelenik annak státusza is A nyitott követelések rendezése Ha a fizetési felszólításon szereplő tételek a fizetési felszólítás keltétől számított 45 napon belül nem kerülnek kiegyenlítésre, a Pénzgazdálkodás a rendszer automatikus értesítése alapján, a KSZK tételhez való hozzáférésének megtartása mellett belép a rendezésbe. A Pénzgazdálkodás a követelések mielőbbi rendezése érdekében: közvetlenül egyeztet a leányvállalattal és szükség esetén felveszi a kapcsolatot az ügyben érintett MÁV szervezeti egységekkel, a szerződéskötő szervezetekkel, Beszámolókészítéssel stb. A rendezés során keletkező dokumentumokat a Pénzgazdálkodás feltölti a KKR-be. A Pénzgazdálkodás egyeztetése eredményeként végrehajtandó rendezésekről a KKR-be tett bejegyzés útján értesíti a Számvitel illetékes ügyintézőjét, melyről a KKR üzenetet küld Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos kinnlévőségek kezelése Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos követelések kiszámlázását a Számviteli Szervezet Ingatlan Könyvelés, a határidőn túli követelések kezelésével kapcsolatos, a Számvitel hatáskörébe tartozó feladatok végzését a KSZK végzi. A kinnlévőség kezelés sajátosságai a következők: A bérleti szerződések és a hozzá kapcsolódó kiegészítő (közüzemi) szerződések kötésében több szervezet vesz részt: - az IGI és területi szervezetei, - a hatályos ingatlanhasznosítási és ingatlanrendezési tevékenységre vonatkozó megbízási szerződés alapján a MÁV VK, - valamint a MÁV Zrt. IGI-n kívüli más szervezete, mint a Központi Energiagazdálkodás. Minden olyan tétel esetén, amelyre vonatkozóan a szerződéskötés más szervezet hatásköre, ugyanakkor a költségek és bevételek tervezése az IGI hatáskörébe tartozik, a szerződéskötő szervezet köteles megküldeni a szerződések másolatát az IGI illetékes területi központja részére és a MÁV VK illetékes területi központja részére. A fentiek következtében a határidőn túli követelések minősítését az IGI területi központjai és a MÁV VK területi központjai megosztva végzik. Az üzleti célú ingatlanok bérbeadásával kapcsolatos kinnlévőségek kezelésénél az általános szabályok mellett az ingatlanbérletre vonatkozó jogszabályokat is figyelembe kell venni, melynek következtében az általánostól lényegesen különböző eljárásrendet kell kialakítani. Az üzleti célú ingatlanbérleti szerződések jelentős hányada tartalmaz a pénzügyi biztosítékok nyújtására vonatkozó rendelkezéseket, ezért jelen fejezetben a kinnlévőség kezelés során alkalmazandó intézkedések mellett megadjuk a pénzügyi biztosítékok felhasználásának szabályait is. Mivel a bérleti szerződések jogszerű felmondása érdekében a fizetési felszólítások megküldésének bizonyíthatósága kiemelt jelentőséggel bír, a fizetési felszólításokat minden esetben, összeghatártól függetlenül tértivevénnyel kell megküldeni úgy, hogy biztosítani kell a levél kiküldésére és átvételére vonatkozó adatok nyilvántartását (átvétel dátuma, a kézbesítés eredményére vonatkozó információk). Jelen fejezetben nem szabályozott kérdések esetében az utasítás fejezete szerinti általános eljárásrend szerint kell eljárni pénzügyi biztosítékok Az ingatlanbérleti szerződésekben a következő pénzügyi biztosítékok kerülnek alkalmazásra (felhasználásuk sorrendjében): I. Beszedési megbízás II. Kaució (óvadék) III. Bankgarancia A pénzügyi biztosítékok nyújtásának és felhasználásának szabályairól mindig az ingatlanbérleti szerződésben kell megállapodni. A beszedési megbízás érvényesítésére vonatkozó felhatalmazói levél eredeti példányát a bérlő köteles a szerződéskötéskor a szerződéskötéskor eljáró rendelkezésére bocsátani, aki a dokumentumot a szerződés egy eredeti aláírt példányával együtt köteles megőrizni. A partnertől meg kell követelni, hogy valamennyi bankszámlájára vonatkozóan adjon felhatalmazói levelet, melyet a szerződéskötéskor a hatályos cégkivonattal egyeztetve MÁV VK ellenőrzi. Csak olyan felhatalmazói levél fogadható el, melyen sem a beszedési megbízás felső értékhatára, sem a sorba állítás időtartama nincs külön meghatározva. Ezen túl a MÁV VK évente legalább egyszer köteles ellenőrizni, hogy