Tevékenység: Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly Dokumentum: Tanácsadás: Összegző dokumentum ÁROP-1.A.5-2013 Államreform Operatív Program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés a konvergencia régiókban lévő önkormányzatok számára Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata
Tartalomjegyzék Bevezetés és kapcsolódás a szakmai programhoz... 3 Elvégzett tevékenységek összefoglalása... 3 A C tanulmány szerepe a tanácsadási folyamatban... 4 A módszertan ismertetése... 6 Helyzetfeltárási módszertan... 6 Magyary Program 12.0 kapcsolódása a tanácsadási folyamathoz... 8 Debreceni Intézményműködtető Központ (DIM) SWOT elemzése... 10 A helyzetfeltárás összefoglalása (DIM)... 16 A helyzetfeltárás összefoglalása (DMJVÖ)... 17 A megvalósításra kiválasztott javaslatok fejlesztési koncepcióba helyezése... 18 1. Intézkedési javaslat... 18 2. Intézkedési javaslat... 19 3. Intézkedési javaslat... 20 4. Intézkedési javaslat... 22 5/A. és B. Intézkedési javaslat... 23 5/C. Intézkedési javaslat... 25 6/A. Intézkedési javaslat... 26 6/B. Intézkedési javaslat... 28 6/C. Intézkedési javaslat... 29
Bevezetés és kapcsolódás a szakmai programhoz Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata az ÁROP-1.A.5-2013 számú szervezetfejlesztési konstrukció keretében Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata és egyes intézményei működésének, szervezetének felülvizsgálatát, fejlesztése program megvalósítására kapott lehetőséget és európai uniós támogatást. A szervezetfejlesztési program keretén belül jelen tanulmány a III. Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly programelemhez tartozik, melynek szakmai programját a támogatott pályázat mellékletét képező szakmai koncepció foglalja össze. Elvégzett tevékenységek összefoglalása A Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly területen végzett tanácsadási munka teljes folyamatát beleértve a DMJV Önkormányzata és a tanácsadó által végzett tevékenységeket a következő ábra foglalja össze szemléletesen. Az ábra célja az elvégzett feladatok áttekintése mellett, hogy módszertanilag el tudjuk helyezni jelen dokumentumot a tanácsadás teljes folyamatában. Vezetői konzultációk 2 alkalommal A szakasz I. A szakasz II. Tanácsadás Koncepció beágyazása Interaktív szemináriumok 2 alkalommal A szakasz III.
Tanácsadás "A" tanácsadói dokumentum elkészítése A szakasz IV. B szakasz Célfeladat "B" dokumentum elkészítése Tanácsadás "C" tanácsadói dokumentum elkészítése C szakasz A C tanulmány szerepe a tanácsadási folyamatban Amint a tanácsadási folyamat és az elvégzett munka áttekintéséből egyértelmű, jelen C tanulmány a Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly témában végzett tanácsadás záró momentuma. A C tanulmány részét képezi egyrészt a helyzetfeltáró elemzés kiegészítése azon információkkal, amelyeket a tanácsadó az A tanulmány óta eltelt tanácsadási tevékenység keretében szerzett, és amelyek a korábbi tanácsadói dokumentumokban még nem szerepeltek. Ezeket az információkat elsősorban a Debreceni Intézményműködtető Központra vonatkozó komplex SWOT elemzésben szerepeltetjük. A tanulmány legfontosabb szerepe azonban, hogy a teljes fejlesztési folyamat során gyűjtött információkat kontextusba helyezze, kiemelten összekapcsolja a szervezetfejlesztési projekttel szemben támasztott külső és belső elvárásokkal, és megmutassa a megvalósításra tervezett intézkedések kereszt-összefüggéseit ezen tényezőkkel. A C tanácsadási dokumentumban szereplő javaslatok forrásai az A és B tanulmányok; a korábban megfogalmazott javaslatok közül a C tanulmányban
azokat szerepeltettük, amelyeket DMJV Önkormányzata megvalósításra tervez. Minden megvalósításra kiválasztott javaslatot rendszerbe helyeztünk és feltérképeztük a következő tényezőket az intézkedési javaslat vonatkozásában: kapcsolódási pontok a pályázati kiírás által megfogalmazott célkitűzésekhez ( hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opciói ) kapcsolódási pontok DMJV Önkormányzatának szakmai koncepciójában megfogalmazott célkitűzésekkel kapcsolódás fenntarthatósági szempontokkal kapcsolódás a Magyary Programmal Tanulmány "A" Tanulmány "B" Tanácsadó értékelése Tanulmány "C" kapcsolódás a SWOT elemzés során feltárt belső- és külső tényezőkkel Minden intézkedési javaslatra vonatkozóan megfogalmaztunk tanácsadói véleményt, illetve kitértünk a bevezetés sikerességét esetlegesen érintő főbb kockázatokra, és felvázoltuk a kockázatok csökkentésének vagy a kockázati esemény elhárításának lehetséges módozatait.
A módszertan ismertetése Helyzetfeltárási módszertan A SWOT elemzés a nemzetközi gyakorlatban mind a mai napig népszerű elemzési eszköz, amely bár gyakori alkalmazása miatt akár felszínesnek is tűnhet, reális és legfőképp megvalósítható stratégiák megalkotására alkalmas. A SWOT elemzéssel lehetőségünk van feltérképezni egy piac, iparág, üzlet, termék, szolgáltatás, vagy éppen egy önkormányzat bizonyos szempont szerinti életképességét, illetve megismerhetjük, hogy mely feladatok a legfontosabbak stratégiai szempontból. SWOT elemzés készítésekor kiemelten fontos, hogy felismerjük: a feltárt erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek milyen összefüggésben állnak a már
kialakított, illetve kialakítandó stratégiával. Munkánk során a SWOT elemzés módszerét a fejlesztési javaslatok megalapozására használtuk. A stratégia alkotás során említésre méltó nézőpont a külső és belső jellemzők elkülönítése. Ebben az értelmezésben belsőnek minden olyan tulajdonságot tekintünk, amely Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata és a vizsgálatba bevont intézményeinek sajátja; ezekre a tényezőkre úgy tekintünk, mint amikre DMJV Önkormányzata közvetlen ráhatással bír. Ebből adódik, hogy a taktikai és stratégiai cselekvések kialakítása során ezek a tényezők képezik az önkormányzat sokszor legerősebb beavatkozási pontjait. A fejlesztendők esetén a fejlesztés a gyengeségek kiküszöbölésében jelenhet meg, míg a meglévő erősségek belső támaszként, erőforrásként működhetnek a szervezeti változás megvalósítása során. A megszokottól való eltérés, az új stratégiák életbe léptetése ugyanis mindig kisebb-nagyobb változással jár, és mivel a sikeres változtatás egy szervezet számára szinte sosem egyszerű a célok megvalósításához feltétlen javasoljuk figyelemmel kísérni azon belsőerősségeket, amik segítő erőként működhetnek egy változás megvalósítása során. A tapasztalat szerint könnyebbnek bizonyulnak ugyanis azok a változtatások, amelyeknél meglévő erősségekre támaszkodhatunk. A külső tényezőket is DMJV Önkormányzatának ráhatása alapján különítjük el: Külsőnek azokat a jellemzőket szemléljük, amelyek az önkormányzat környezetében helyezkednek el, és amelyekre az önkormányzat közvetlen ráhatást általában nem érzékel. Míg a külső tényezők ebből adódóan nem jelentenek közvetlen beavatkozási pontot, rámutathatnak a beavatkozás kívánatos irányára: megmutatják, hogy milyen lehetőségek jelentkeznek, azaz melyik irányba fejlesztve számíthatunk a legjobb eredményre. A veszélyek vagy fenyegetések pedig megmutatják, hogy melyek azok a lehetséges, valószínű vagy már jelen lévő történések, amelyek kivédéséért a szervezetnek célszerű aktívan tennie.
Magyary Program 12.0 kapcsolódása a tanácsadási folyamathoz Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata elkötelezett a Magyary Program célkitűzéseinek gyakorlatba ültetése mellett, amit mi sem bizonyít jobban, mint hogy a 2009. és 2010. évben az Államreform Operatív Program (ÁROP) keretében megvalósított Debrecen Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatalának szervezetfejlesztése projekt azóta is a Magyary Program hivatalos weboldalán közzétett szervezetfejlesztési jó gyakorlatok között szerepel. Ehhez illeszkedően Debrecen Megyei Jogú Város Önkormányzata a jelen program keretében is fontosnak tartja, hogy biztosítsa a megvalósuló szervezetfejlesztési akciópontok illeszkedését a Magyary Programhoz. Az illeszkedés módját jelen fejezetben, illetve az intézkedési terv táblákban mutatjuk be. A Magyary Program 11.0 és 12.0 egyaránt megfogalmaz négy beavatkozási területet szervezet, feladat, eljárás és személyzet amelyekhez mind a pályázati kiírás, mind DMJV Önkormányzatának szakmai koncepciója, Szervezet Eljárás A Magyary Program beavatkozási területei Feladat Személyzet mind a szervezetfejlesztési folyamat megvalósulása illeszkednek. Jelen tanácsadási terület, további két tanácsadási területtel egyetemben ( Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozás és Új feladat-ellátási rend: hatékonyság- és költségelemzés, átvilágítás, működési modellezés ) a feladat beavatkozási területhez kapcsolódik. A Magyary Program megfogalmazása szerint az állami működés elemi egysége a feladat. A feladatnak a közigazgatásban szemben más szervezeti működéssel minden esetben van, kell hogy legyen jogilag beazonosított forrása, amely az
adott feladat végrehajtását kötelezővé teszi a közigazgatás személyzete számára., nyilatkozik a Magyary Program 11.0. Nincs ez másképp a jelen elemzésben helyet kapó DMJV Önkormányzat által ellátott feladatokkal sem. A Magyary Program 12.0 kilenc pontban foglalja össze azon elterjedt közigazgatási gyengeségeket, amelyek a Magyary Program megfogalmazása szerint nem a rossz célkitűzésből, vagy éppen emberi mulasztásból fakadnak, hanem szinte kivétel nélkül az ország és a közigazgatás teljesítőképességének korlátos voltára vezethetők vissza. A fejlesztési opciók kidolgozása és a prioritások kialakítása, a fejlesztési lehetőségek rangsorolása, valamint a megvalósításra kijelölt fejlesztések kiválasztása során szem előtt tartottuk a Magyary Programban megfogalmazott közigazgatási gyengeségek által kijelölt fejlesztési területekhez való illeszkedést; Debrecen Megyei Jogú Város célkitűzése, hogy élen járjon a felsorolt gyengeségek leküzdésében, a gyengeségek mögötti gyökér-okok azonosításában és ezekre válaszként jó gyakorlatok kialakításában.
Debreceni Intézményműködtető Központ (DIM) SWOT elemzése A Debreceni Intézményműködtető Központ vonatkozásában a költségvetési egyensúly és gazdasági fenntarthatóság aspektusából elvégzett SWOT típusú elemzés az alábbiakban kerül részletezésre. A következő táblázatok részletesen tartalmazzák az interaktív szemináriumok során feltárt erősségeket, gyengeségeket, lehetőségeket és fenyegetettségeket. Az elemzés során a lehetőségeket és fenyegetéseket nem korlátoztuk a szigorúan vett környezeti tényezőkre. Erősségek (Debreceni Intézményműködtető Központ) A Debreceni Intézményműködtető Központ létrejöttével a korábbi folyamatokhoz képest jóval gyorsabban történik egy-egy probléma megoldása. A jelenlévő munkatársak egy iskolai intézményben történő dugulást hoztak fel példának, melyet a központ műszaki munkatársai gyors beavatkozással megoldottak. A térítési díjak csoportos beszedési megbízással történő beszedése sokkal alacsonyabb adminisztrációs terhekkel jár, mint a készpénzes beszedés. Erősségnek tekinthető, hogy az étkeztetés térítési díjainak 20%-a már csoportos beszedési megbízással (továbbiakban néhol rövidítve: CSBM) érkezik, ami adminisztrációs terheket vesz le a munkatársak válláról. A Debreceni Intézményműködtető Központ megvalósította az intézményekben a szelektív hulladékgyűjtést, csökkentve ezzel a szemétszállítás költségeit.
Erősségek (folytatás) (Debreceni Intézményműködtető Központ) A Debreceni Intézményműködtető Központnak sikerült a vagyongazdálkodási folyamatokon is javítani, azokat erősebb kontroll alá helyeznie. A bevételek jelentős részét adó terembérleti folyamatokat és kollégiumi szállásadási folyamatokat sikerült központosítani. Új árazási politikával, portaszolgálattal, központi és szúrópróbaszerű ellenőrzéssel maximalizálják a bevételeket és szorítják vissza az esetleges viszszaéléseket. A DIM működteti a következő intézményeket: DMJV Idősek Háza, DMJV Városi Szociális Szolgálat, DMJV Egyesített Bölcsődei Intézménye, DMJV Gyermekvédelmi Intézménye és DMJV Családsegítő és Gyermekjóléti Központ. Az adatok központi nyilvántartásának köszönhetően sokkal átláthatóbb lett az intézmények irányítása, az egységes döntéshozás pozitívan járul hozzá a gazdasági fenntarthatóság megteremtéséhez és költségvetési egyensúly javításához. A központosított pénzügyi osztálynak köszönhetően javult a fizetési morál. Korábban rendszeresen előfordult, hogy az intézmények késve tudták csak a közüzemi számláikat kifizetni, addicionális kamatköltségeket, behajtási költségeket okozva maguknak. A központosított pénzügyi ügyintézés miatt a kifizetések mindig határidőre megtörténnek.
Gyengeségek (Debreceni Intézményműködtető Központ) A 2013. május 1. napján a 2011. évi CXC. törvényre tekintettel alapított Debreceni Intézményműködtető Központ DMJV Önkormányzatának intézményei közül mind a mai napig rendkívül fiatal intézménynek számít. A DIM alapítása komplex munkaszervezést igényelt a kezdetekben, valamint az azóta eltelt időszakban is több alkalommal munkaügyi átszervezésre volt szükség annak érdekében, hogy a DIM megfelelő eredményességgel láthassa el a jogszabályilag meghatározott feladatait. Mindezzel kapcsolatban a DIM fejlesztendő területei között indokolt említeni, hogy folyamatok megszervezése, átszervezése által okozott változási állapot miatt esetenként nehézségekbe ütközik a határidők tartása. A rezsiköltségekkel kapcsolatban a Debreceni Intézményműködtető Központhoz jelenleg 100-200 számla érkezik havonta (többségében az intézmények közműszámlái, egymástól elkülönülten). Ezeket a számlákat a DIM tételesen, külön-külön egyenlíti ki, jelentős bankköltségeket felvállalva. Hatékonyabb lenne a működés, ha ezeket a költségeket összevonva, egy összegben fizetné ki a központ, szállítónkénti bontásban. A tanácsadási folyamat során elhangzottak alapján problémák merülnek fel a térítési díjak kedvezményei kapcsán. A Debreceni Intézményműködtető Központ esetenként túl későn értesül a kedvezmények mértékéről, ami miatt hónapokat csúszhat egy-egy új kedvezményszint bevezetése, plusz terheket róva ezzel a munkatársakra,
akik sokszor visszamenőlegesen kell, hogy módosításokat hajtsanak végre. A Debreceni Intézményműködtető Központ saját dolgozói létszáma mintegy 550 fő,amivel a DIM Debrecen egyik legnagyobb intézménye. Ugyanakkor nem kerültek bevezetésre a munkatársak teljesítményét mérő és értékelő folyamatok, vagy erre a célra kialakított rendszerek. A folyamatok hiánya a dolgozók teljesítményének objektív értékelésében nehézségeket okozhat, és a munkatársak alulmotiváltságához vezethet. Lehetőségek (Debreceni Intézményműködtető Központ) Az internet alapú étkeztetési rendszert csak adminisztrációs célokra használja a DIM, tervezésre egyelőre nem. Mivel a rendszer alkalmas az étkeztetés tervezésére is, használatával pontosabban tudnák a mennyiségeket meghatározni, kevesebb lenne a maradék, hatékonyabb lenne az étkeztetés, ezzel csökkennének a költségek. Amint az erősségeknél említettük, a térítési díjak 20%-a már csoportos beszedéssel érkezik. Ugyanakkor az is egyértelművé vált, hogy az érintettek nagy aránya nem tud erről a lehetőségről. Ha a Debreceni Intézményműködtető Központ aktívabban kommunikálná a csoportos beszedési megbízás lehetőségét, valószínűleg jóval többen vennék igénybe ezt a lehetőséget, mivel ez a megoldás mindkét félnek könynyebbséget jelent.
Az egyes intézményekben a hulladékot már szelektíven gyűjtik, ugyanakkor a komposztálást egyelőre még nem valósították meg. A komposztot jelenleg az AKSD szállítja el és hasznosítja, térítés ellenében. A tárgyi eszköz és karbantartási anyagok kezelése nem központilag történik. Ha az intézmények üzemeltetéséhez szükséges karbantartási anyagokat és tárgyi eszközöket központilag kezelnék, pontosabb vezetői kontrollt lehetne gyakorolni ezek felett. A mai banki rendszerek lehetővé és elérhetővé teszik az étkezési díjak csoportos beszedési megbízással, valamint bankkártyával (hitelkártya, folyószámlához kapcsolódó debit kártya, stb.) történő kiegyenlítését. A jelenlegi befizetések jelentős része készpénzben történik, ami jelentős adminisztrációval és készpénzkezelési költségekkel jár. Amennyiben kártyás fizetésre is lenne lehetőség, ezek az adminisztrációs és készpénzkezelési terhek csökkennének. Lehetőséget képvisel, hogy a térítési díjak befizetése az ellátottak oldaláról is időráfordítást igényel, amit egyes ellátottak szívesen csökkentenének. Jelenleg nincs aktívan ösztönözve a térítési díjak hoszszabb időszakra történő előre fizetése. A térítési díjak hosszú távú befizetésének ösztönzésével a Debreceni Intézményműködtető Központ térítési díjakkal kapcsolatos adminisztrációs terhei nagymértékben csökkennének, míg egyszerre a társadalmi és gazdasági fenntarthatóság szempontjaihoz is hozzájárulhatna ez az elmozdulás.
Fenyegetettségek (Debreceni Intézményműködtető Központ) A Debreceni Intézményműködtető Központnak 2014. január 1. óta új, központilag biztosított számviteli programot kell használnia. Az interaktív szemináriumon elhangzott, hogy még mindig a régi szoftvert használják, mert nem kaptak megfelelő tréninget az új alkalmazás kapcsán. Emiatt fennáll a veszélye annak, hogy nehézkesen, lassan, időigényesen fogják csak tudni pótolni a számviteli teendőket az új szoftverben. A Debreceni Intézményműködtető Központ valamennyi intézményével együtt 7,2 milliárd forintnyi finanszírozási igénnyel bír, melynek egy része a rezsifogyasztás. 2013. május 1. után a működtetett intézmények rezsifogyasztása a Debreceni Intézményműködtető Központhoz kerül számlázásra. Ugyanakkor sok olyan almérő van, ahol a közműszerződések nem tisztázottak, nem tudják ellenőrizni, hogy egy-egy számla tételei hova tartoznak. A következő oldalakon összefoglalva ábrázoljuk a tanácsadás teljes folyamata során DMJVÖ SWOT, DIM SWOT, egyéb helyzetelemzés feltárt szervezeti erősségeket, gyengeségeket, valamint szervezeti és környezeti lehetőségeket és veszélyeket.
A helyzetfeltárás összefoglalása (DIM) Erősségek Gyengeségek E1 Gyors problémamegoldás (DIM) E2Megoldott térítési díjak CSBM-al történő fizetése (DIM) E3Szelektív hulladékgyűjtés az intézményekben (DIM) E4Kontrollált bevételteremtés (DIM) W1 Határidők betartása, munkaügyi átszervezések (DIM) W2Közműszámlák tételenkénti kiegyenlítése (DIM) W3Hiányoznak a teljesítményértékelő folyamatok (DIM) W4Térítési díjkedvezmények utólag történő kezelése (DIM) E5Adatok központi nyilvántartása (DIM) E6Központosított pénzügyi ügyintézés (DIM) Lehetőségek O1 Étkeztetési rendszer használata tervezési célokra (DIM) O2 Térítési díjakcsbm-es lehetőségének terjesztése (DIM) Fenyegetettségek T1 Központi számviteli szoftvert nem használják (DIM) T2Tisztázatlan közüzemi almérők (DIM) O3 Komposztálás megvalósítása (DIM) O4 Anyagok és eszközök központi kezelése (DIM) O5 Térítési díjak bankkártyával történő fizetése (DIM) O6 Térítési díjak hosszabb távra történő beszedése (DIM)
A helyzetfeltárás összefoglalása (DMJVÖ) Erősségek Gyengeségek E6 Élenjáró gazdálkodási stratégia (DMJVÖ) E7Folyamatosan fejlődő infrastruktúra (DMJVÖ) E8Sikeres nagyberuházások (DMJVÖ) E9Pályázatok sikeres megvalósítása (DMJVÖ) W5Lassú és nehézkes önkormányzati kommunikáció (DMJVÖ) W6Túlnyomó részben papír alapú ügyintézés (DMJVÖ) W7Határidők nehézkes betartása (DMJVÖ) W8Részben sztenderdizálatlan folyamatok (DMJVÖ) Lehetőségek O7Pályázati források lehívása (DMJVÖ) O8 Hatékonyságjavulási lehetőségek a DIM esetében (DMJVÖ) Fenyegetettségek T3Folyamatosan növekvő üzemeltetési költségek (DMJVÖ) T4Kevés forrás a karbantartásra (DMJVÖ) T5Informatikai fejlesztések lemaradása (DMJVÖ)
A megvalósításra kiválasztott javaslatok fejlesztési koncepcióba helyezése 1. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek Az önkormányzati ingatlanok értékesítési folyamata során az értékbecslői ártól való maximális eltérés lehetséges mértékének meghatározása. A tanulmány B tanulmány Középtáv Pazarlástól mentes gazdálkodás Helytállás szűkös anyagi körülmények között is Gazdasági fenntarthatóság Társadalmi fenntarthatóság Magyary Program 12.0-ban megfogalmazott közigazgatási gyengeségek közül melyiket fejlesztheti Kapcsolódás a SWOT elemzéshez Tanácsadó értékelése Hiányos mérési és statisztikai rendszer Nem elég gyors eljárások Közvetlenül nem kapcsolódik a SWOT elemzés során kiemelt tényezőkhöz. Támogatjuk a javaslat megvalósítását.a javasolt módszer kialakítása javítja az ingatlanok forgási sebességét, ezáltal növeli a hatékonyságot. Társadalmi fenntarthatóság szempontjából is kedvezően értékelendő a javaslat, miután a társadalom egészére vetítve egy ingatlan értéke akkor magasabb, ha az in-
gatlan használatban van, aminek egy új tulajdonos esetén magasabb a valószínűsége. Megvalósítás során esetlegesen felmerülő kockázatok, akadályok Tanácsadó javaslata A megvalósítás eredményességét nagyban befolyásolja, hogy az értékesítési ártól való maximális eltérés számítása milyen szemléletben, milyen tényezők figyelembe vételével történik. Az optimálistól eltérő döntéshez vezethet, ha nem minden költséget vesznek figyelembe, így a mérőszám nem megfelelő számítása kockázatot jelent a javaslat megvalósításából származó eredményre nézve. Javasoljuk, hogy az értékesítési ártól való maximális eltérés alapjának számításakor az egyes ingatlanok egyéves fenntartásának és értékcsökkenésének összes költségét, továbbá a haszonáldozat költségét is vegyék figyelembe. A megfelelő mérőszámok kialakítása javulást jelent a Magyary Program által megfogalmazott, a megfelelő mérési rendszerre vonatkozó területen is. 2. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek Több intézményi felújításra történő ajánlatkérés összevonása annak érdekében, hogy összességébenkedvezőbb ajánlatok érkezzenek az Önkormányzathoz a felújítások kapcsán. B tanulmány Középtáv Pazarlástól mentes gazdálkodás Gazdasági fenntarthatóság
Kapcsolódás a Magyary Program célkitűzéseivel Kapcsolódás a SWOT elemzéshez Közvetlenül kapcsolódik a Magyary Program célkitűzéséhez, a hatékony nemzeti közigazgatás megteremtéséhez. A hatékonyság fogalmán belül kiemelten, de nem csak, a gazdaságosság fogalmához kapcsolódik. Nincs közvetlen kapcsolódás Tanácsadó értékelése Támogatjuk a javaslat megvalósítását. A javasolt módszer bevezetése összességében csökkentené a felújítások költségeit, amely megtakarított összeg az önkormányzat gazdálkodásában költségcsökkentő tényezőként jelenik meg. Megvalósítás során esetlegesen felmerülő kockázatok, akadályok Kockázatként merül fel, hogy egy az ajánlati árak csökkenése miatt a felújítási munkálatok minősége elmarad a várakozásoktól. Kockázatként merül fel továbbá, hogy a csoportos ajánlatkérés lassíthatja a felújítások megvalósulását. Tanácsadó javaslata Javasoljuk, hogy az összevont felújításra vonatkozó közbeszerzési eljárások kiírásakor, illetve a kapcsolódó felújítási munkák lebonyolításakor a DMJV Önkormányzata különös figyelmet fordítson a minőségi elvárások megfogalmazására, illetve ezek visszamérésére. A felújítási folyamat megfelelő sebessége a döntéstől az megvalósításig eltelő idő alacsonyan tartása gondosan kidolgozott folyamatok és eljárások által biztosítható. A folyamat elnyúlása nem szükségszerű, csupán kockázati tényező. 3. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése A központosított közbeszerzési rendszerhez történő csatlakozás lehetőségének vizsgálata minden intézmény, de különösen a Debreceni Intézményműködtető Központ esetében.
Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek Magyary Program 12.0-ban megfogalmazott közigazgatási gyengeségek közül melyiket fejlesztheti B tanulmány Középtáv Átlátható működés és struktúra Gazdasági fenntarthatóság Közvetlenül kapcsolódik a Magyary Program célkitűzéséhez, a hatékony nemzeti közigazgatás megteremtéséhez. A hatékonyság fogalmán belül kiemelten, de nem csak, a gazdaságosság fogalmához kapcsolódik. Emellett közvetetten kapcsolódik a következő közigazgatási gyengeség Hiányos mérési és statisztikai rendszer fejlesztéséhez: Kapcsolódás a SWOT elemzés során feltárt E5 Adatok központi nyilvántartása (DIM) belső- és külső tényezőkkel Tanácsadó értékelése Támogatjuk a javaslat megvalósítását. A központosított közbeszerzési rendszerhez való csatlakozás összességében csökkentené a beszerzések költségeit, valamint a beszerzési idő sok esetben lerövidülne. A rendszerhez való csatlakozás előkészítő munkájához kapcsolódik, hogy DMJV Önkormányzata jobban áttekinthető gazdaságossági mérőszámokat alakítana ki, amelyeket további vezetői Megvalósítás során esetlegesen felmerülő kockázatok, akadályok Tanácsadó javaslata döntések megalapozására is használhat. Kockázatként merül fel továbbá, hogy a központosított közbeszerzés csökkenti a helyi vállalkozók bevonásának lehetőségét. Javasoljuk, hogy DMJV Önkormányzata a megvalósítás során kiemelt figyelmet fordítson a Magyary Program el-
mélyülő hatékonyság fogalmán belül a hatásosság és a rugalmasság, biztonságosság felügyeletére. Javasoljuk, hogy az egyes költségtételek beszerzésére vonatkozó döntés a helyi magyar vállalkozókkal való hosszú kapcsolatot is vegye figyelembe. 4. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek Az Önkormányzat és valamennyi intézmény esetében a határozatlan időre kötött szerződések felülvizsgálata és a kedvezőtlennek minősülő szerződések esetén azok felbontása. B tanulmány Rövidtáv Átlátható működés és struktúra Pazarlástól mentes gazdálkodás Gazdasági fenntarthatóság Magyary Program 12.0-ban megfogalmazott közigazgatási gyengeségek közül melyiket fejlesztheti Kapcsolódás a SWOT elemzés során feltárt belső- és külső tényezőkkel A Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata tanácsadási feladathoz tartozik, amely a Magyary Program szervezet beavatkozási területéhez kapcsolódik. T3 Folyamatosan növekvő üzemeltetési költségek (DMJVÖ) Tanácsadó értékelése Támogatjuk a javaslat megvalósítását. A határozatlan időre kötött szerződések felülvizsgálata egyértelműen célozza a pazarlástól mentes gazdálkodás megszűntetését, illetve átláthatóbbá teszi a működést. Megvalósítás során A teljes szerződéses állomány átvilágítása egy nagy vo-
esetlegesen felmerülő kockázatok, akadályok lumenű feladat, így megemelkedett egyszeri költségekkel, illetve emberi erőforrás szükséglettel járhat. Ezek miatt fennáll annak a kockázata, hogy a folyamat megakad, vagy a feladat miatt más feladatok határideje kerül veszélybe. Kockázatot jelenthet egy-egy szerződés felbontása során, hogy míg a megtapasztalt szolgáltatóval már összeszokott DMJV Önkormányzata, az új szolgáltató bizonytalanságot jelenthet, amely magasabb, amennyiben egyszerre több vagy akár nagyszámú új szolgáltatóval is elkezd a DMJV Önkormányzata dolgozni. Tanácsadó javaslata Javasoljuk, hogy a szerződéses állomány átvilágítása ne csupán egy egyszeri feladatvégzés legyen, hanem egyben a most elvégzett munka során teremtse meg DMJV Önkormányzata annak módszertani alapjait is, hogy a szerződéses állomány felügyelete folyamatossá válhasson, ésszerű munkateher mellett. Ez a szerződésgazdák kijelölése, a megfelelő értékelési folyamatok és értékelési sablonok kialakításával, és kiválasztott adatok elektronizálásával történhet meg hatékonyan. Javasoljuk továbbá, hogy a szerződések esetleges felbontása előtt gondosan mérlegeljék a felbontás következményeit, és mindig készüljön worstcasescenario. 5/A.és B. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai Intézmények közötti kommunikáció, valamint a polgármesteri hivatal és az intézmények közötti kommunikáció során a papír alapú kommunikáció megszűntetése, helyette elektronikus levél alkalmazása. A tanulmány B tanulmány Rövidtáv
közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek Átlátható működés és struktúra Pazarlástól mentes gazdálkodás Gazdasági fenntarthatóság Környezeti fenntarthatóság Magyary Program 12.0-ban megfogalmazott közigazgatási gyengeségek közül melyiket fejlesztheti Kapcsolódás a SWOT elemzés során feltárt belső- és külső tényezőkkel Túlterhelés miatti határidőcsúszások Fejlett eszközök lassú bevezethetősége Nem elég gyors eljárások W6 Túlnyomó részben papír alapú ügyintézés (DMJVÖ) W7 Határidők nehézkes betartása (DMJVÖ) W5 Lassú és nehézkes kommunikáció (DMJVÖ) T5 Informatikai fejlesztések lemaradása (DMJVÖ) Tanácsadó értékelése Támogatjuk a javaslat megvalósítását. A papír alapú kommunikáció elektronikusra cserélése nagyban hozzájárul a folyamatok felgyorsulásához, illetve a nyomtatási, papír és postaköltségek csökkenéséhez. A javaslat gyakorlatba ültetése a gazdálkodás fenntarthatósága mellett a környezeti fenntarthatóságot is javítja, illetve egyszerre több jelenlegi fejlesztendő kiküszöböléséhez is hozzájárul, illetve szorosan kapcsolódik a Magyary Program célkitűzéseihez is. Megvalósítás során Az elektronikus kommunikáció hitelesítése, tárolása, visz-
esetlegesen felmerülő kockázatok, akadályok szakereshetősége, titkosítása olyan kérdéseket vet fel, melyeket megnyugtatóan meg kell oldani ahhoz, hogy a javaslatot eredményesen meg lehessen valósítani. Kockázatot jelent a megvalósítás során, hogy a kommunikációs szokások változtatása csak úgy, mint minden szervezeti változás több időt vehet igénybe, több rejtett ellenállásba, félelembe ütközhet, mint amennyire számítanánk. Tanácsadó javaslata Javasoljuk, hogy a folyamatok kialakításakor az Önkormányzat vonjon be szakértőket annak érdekében, hogy a papír alapú kommunikáció elektronikusra cserélése során az átállás kockázatát a minimálisra csökkentsék, illetve az érintettek számára megnyugtató válaszokat tudjanak adni a jogosan felvetődő kérdésekre. 5/C. Intézkedési javaslat Intézkedési Javaslat megnevezése Melyik tanulmányban szerepelt először ( A és/vagy B ) Pályázati kiírás céljai közül melyekhez kapcsolódik DMJVÖ szakmai koncepció céljai közül melyekhez kapcsolódik Kapcsolódó fenntarthatósági területek A polgármesteri hivatalnál a pénzügyi ellenjegyzés céljára elegendő, ha a szervezeti egységek a szerződések mindössze egyetlen példányát juttatják el, a jelenlegi 4-5 példány helyett. B tanulmány Rövidtáv Pazarlástól mentes gazdálkodás Indokolatlan párhuzamosságok megszüntetése Gazdasági fenntarthatóság Környezeti fenntarthatóság