PROJEKTMENEDZSELÉS TANANYAG (Interregionális Civil Projektfejlesztési Hálózat)
IMPRESSZUM E könyv készítése során a Szerzők és a Kiadó a legnagyobb gondossággal jártak el. Ennek ellenére hibák előfordulása nem kizárható. Ezek esetleges következményeiért sem a Kiadó, sem a Szerzők felelősséget nem vállalnak. A könyvben előforduló cég és termékmegnevezések, legyenek akár bejegyzett védjegyek vagy sem, kizárólag az egyértelmű hivatkozás, vagy magyarázat céljából kerültek feltüntetésre. A Szerzőknek és a Kiadónak nem állt szándékában azok kisajátítása, illetve jogtalan felhasználása. Szándékuk szerint, ilyen esetekben a jogos tulajdonos érdekinek szem előtt tartásával jártak el. A program a Magyarország-Szlovákia Határon Átnyúló Együttműködési Program keretében az Európai Regionális Fejlesztési Alap támogatásával valósul meg. E kiadvány a projektmenedzselés tanfolyamok támogatására hivatott. E kiadvány tartalma nem szükségszerűen tükrözi az Európai Unió álláspontját. Kiadja a Kisalföldi Vállalkozásfejlesztési Alapítvány. Copyright (C) 2010 Kisalföldi Vállalkozásfejlesztési Alapítvány 2
TARTALOM 1. A projekt előkészítése és tervezése... 4 1.1 Pályázat előkészítés, pályázatírás, támogatói szerződés... 4 1.2 A tervezés részei: terjedelem, ütemezés, költség, működés... 7 1.3 A projekt definiálása, általános és konkrét célok... 8 2. Projektirányítás a gyakorlatban... 12 2.1 Projektterv készítése (idő, költség, erőforrás)... 14 2.2 Projektszervezet létrehozása... 18 2.3 Működési szabályok rögzítése... 22 2.4 Projektkoordináció... 23 2.5 Projekt kommunikáció... 23 2.6 Kockázatkezelés... 28 2.7 Változásmenedzsment... 32 2.8 Projekt minőségbiztosítás... 32 3. A projektteljesítési stratégia... 34 A) Szerződéstípusok... 34 B) Beszerzési eljárás versenyeztetés... 37 C) Közbeszerzés... 38 4. Projektellenőrzés, monitoring... 39 4.1. Eredmény és/vagy folyamatkontroll... 39 4.2. A szervezetek szerepe a projektellenőrzésben... 41 4.3 Monitoring... 42 5. A projekt pénzügyi irányítása... 44 5.1 Pénzügyi elszámolási módok... 44 5.2 Dokumentációs rendszer kialakítása... 47 5.3 Támogatás igénylése... 48 5.4 A költségvetés módosítása... 50 5.5 Helyszíni szemle, monitoring ellenőrzés... 51 5.6 Pénzügyi zárás... 52 6. A projekt lezárása... 53 6.1 A projekttagok feladatai a projektzárással kapcsolatban... 53 6.2 A projekt elemzése és értékelése... 54 6.3 A projekt pénzügyi zárása... 54 6.4 A fenntartás szervezetének kijelölése... 55 3
1. A projekt előkészítése és tervezése 1.1 Pályázat előkészítés, pályázatírás, támogatói szerződés Pályázat előkészítés Hogyan szerezhetünk támogatást (főleg az EU-tól)? Ha a projektünk: - jól átgondolt, átlátható - megfelelőek a háttérdokumentumai - az előírásoknak pontosan megfelel (szabályos) - megfelelően ellenőrzött - gazdaságilag hatékony Emiatt nagyon nagy hangsúlyt kell fektetnünk a projekt megtervezésére. A pályázatkészítés 3 fő szakasza: A, célmeghatározás B, a pályázat megtalálása és kiválasztása (olyan pályázatot kell találnunk, amelyik leginkább megfelel a pályázatírási célnak, a projektünknek) C, a pályázat kidolgozása (a formai és tartalmi követelményeknek megfelelően) Természetesen az EU nem fog támogatni egy ötletet. Az ötletből kiinduló fejlesztést kell teljes részletességgel bemutatnunk: - a megvalósítás módját - az ütemezést - a költségeket - a várható hozamokat - a megtérülés idejét stb., stb. Milyen szempontok alapján dolgozzuk ki a projektet? A, a projekt alapja, célcsoportja, célja B, beruházási és erőforrás (humán, pénzügyi, műszaki) igény C, korlátok (idő, pénz, infrastruktúra) D, az eredmény (szolgáltatás, ill. termék) kereslete, a piaci igények kielégítésének kérdése E, a fenntartás, működtetés költség- és forrásigénye F, megtérülése Mi a projekt? Egy olyan tevékenység, ill. tevékenysor, amely: meghatározott célok és eredmények érdekében adott erőforrás-, költség- és időkorlátok között pontosan meghatározott teljesítmény, ill. minőségi követelmények mellett minimális erőforrás, ill. vagyonelem felhasználásával elfogadható kockázati szint mellett valamilyen termék (program, szolgáltatás, létesítmény) létrehozásáért történik. 4
Azután kezdhetjük csak el a pályázati munkát, ha ezek az információk már a rendelkezésünkre állnak. Az érdemi tevékenység a célok megfogalmazásával kezdődik. Beszélhetünk pályázatkészítési és pályázati célról. Jól jegyezzük meg, a kettő nem ugyanaz! - pályázatkészítési cél: azon feltételek kidolgozása, melyek mellett érdemes beadnunk a pályázatot - pályázati cél: a létrehozandó projekt célrendszere Amennyiben megvan a pályázatkészítési célunk, keresnünk kell egy olyan pályázati lehetőséget, mely a céljainkhoz a legjobban illeszkedik. Itt két lépésben kell dolgoznunk: 1. a pályázati lehetőségek, információforrások összegyűjtése 2. annak a pályázatnak a kiválasztása, mely a legideálisabb a céljainkhoz, melynek reálisak a tartalmi és formai követelményei Pályázatírás Nézzük lépésről lépésre a legfontosabb teendőinket! A, Hasonlítsuk össze a projektcélunkat a meghirdetett pályázati céllal! 1. első szűrés 2. további összehasonlítás, melynek szempontjai pl.: beadás módja, nyelve, szerződési feltételek, a bírálat szempontjai, pályázati eljárási díj, kizáró okok, konzultációs lehetőség 3. személyes konzultáció hiányos vagy nem egyértelmű kiírás, vagyis bizonytalanság esetén 4. a döntés előkészítése (javaslat) 5. döntés B, Jelöljük ki azt a személyt, aki felelős lesz a pályázat összeállításáért! C, Állítsuk össze a pályázatkészítő team-et! Határozzuk meg a munkamegosztásukat és a munkamódszereiket! D, Állítsuk össze a pályázat szerkezetét! E, Szerezzük be a pályázathoz szükséges dokumentumokat és igazolásokat pl. hatósági engedélyek, aláírási címpéldány, banki igazolás, cégkivonat, közgyűlési határozat! F, Állítsuk elő a szükséges dokumentumokat! Ezek pl.: támogatási nyilatkozat, bérleti-, szolgáltatási- és konzorciumi megállapodás. G, Komplettáljuk a pályázatot! Mire fordítsunk figyelmet? a, formai követelmények: - esztétikus megjelenés - egységes betűméret és tördelés - oldalszámozás - ábrák, táblázatok, mellékletek azonosíthatósága - aláírások b, fogalmazási követelmények: - teljesség - stílus - szakszerűség 5
H, Végezzük el a végső ellenőrzést! Ehhez készítsünk ellenőrzési listát, majd ennek alapján hiba-és hiánylistát! I, Javítsuk ki a hibákat az elkészült listák alapján! J, Adjuk be a pályázatot a kiírásnak megfelelően személyesen, postán vagy e-mailen! A pályázat értékelését két részre bonthatjuk: A, formai és jogosultsági ellenőrzés (esetleg hiánypótlás) B, tartalmi és szakmai értékelés, előre rögzített értékelési kritériumok alapján Mindezek után hirdeti ki a nyertes pályázatokat a KSZ (Közreműködő Szervezet). A támogatási szerződés megkötése 1. A nyertes pályázat megvalósítására a pályázó (kedvezményezett) és a KSZ (támogatást nyújtó szervezet) támogatási szerződést köt. A szerződés jelenti a megvalósítás monitoringjának, finanszírozásának, ellenőrzésének az alapját. Általában a pályázati kiírásnak része a támogatási szerződés tervezete (ez az EU részéről elvárás is), így a pályázók már előzetesen megismerhetik a támogatási szerződés rendelkezéseit. A támogatási szerződésnek rendelkeznie kell a következőkről: a támogatás formája a támogatás maximális összege és aránya a projekt megvalósításának kezdete és befejezése, működtetési kötelezettség esetén annak időtartama projekt számszerűsíthető eredményei a költségek elszámolhatóságának szabályai a kifizetések kérelmezésének folyamata, feltételei az előrehaladási jelentésekkel kapcsolatos kötelezettségek a vonatkozó, állami támogatásokkal kapcsolatos szabályok a vonatkozó, közbeszerzéssel kapcsolatos szabályok a vonatkozó, tájékoztatással és nyilvánossággal kapcsolatos kötelezettségek dokumentációs kötelezettségek helyszíni ellenőrzések végzésére vonatkozó szabályok a támogatás kifizetésének felfüggesztésére illetve a támogatás visszafizetésére vonatkozó szabályok biztosítékadási kötelezettség a szerződés módosításának folyamata, feltételei. A támogatási szerződés mellékletei között szerepel: költségek, költségkategóriák szerinti bontásuk és ütemezésük számszerűsíthető célok, ütemezésük biztosítékok (ingatlan jelzálog, dologi biztosítékok {ingó jelzálog}, személyi biztosítékok {készfizető kezesség}, felhatalmazás azonnali beszedésre a kedvezményezett összes bankszámlájára vonatkozóan, bankgarancia, biztosítói garancia) A pályázati dokumentáció ugyancsak a támogatási szerződés elválaszthatatlan részét képezi. 6
Fontos! A kedvezményezettnek a megadott határidőre el kell küldenie a szükséges dokumentumokat és igazolásokat, valamint a támogatási szerződést aláírva. Ha nem sikerül a szerződést határidőn belül megkötni, akkor a kedvező, támogatásra vonatkozó döntés hatályát veszti. 2. Milyen dokumentumok, igazolások benyújtása szükséges? - aláírási címpéldány; - jogi státusz igazolása; - igazolások: o arról, hogy a szükséges források rendelkezésre állnak o arról, hogy a kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása (adóhatóság igazolása) o arról, hogy a kedvezményezettnek nincsen határozatban előírt teljesítetlen kötelezettsége (a környezetvédelmi, természetvédelmi és vízügyi hatóságok igazolása) Mire figyeljenek oda a támogatást nyújtó szervezetek? A, Csak olyan dokumentumot és igazolást kérjenek, amelyekre valóban szükség van a támogatási szerződés megkötéséhez vagy a megvalósításhoz. B, Olyan dokumentumot, amelyet már bekértek, ne kérjenek újra. 3. Mit kell tudni a támogatási szerződés módosításáról? A, Csak kivételes és indokolt esetben kerülhet erre sor. B, Ez nem változtathatja meg a projekt eredeti célját és tartalmát. C, Ez nem növelheti a támogatás összegét, ill. arányát. D, A módosítás engedélyezési időszakában a támogatás folyósítását fel kell függeszteni. E, A módosítást írásban kell kérelmezni. Mivel indokolható a módosítás kérelmezése? - változás történt azokban az adatokban, amelyek a kedvezményezettet azonosítják (megváltozik a bankszámlaszám vagy a képviselő személye stb.) - változás történik a projekt egyéb adatában (számszerűsíthető célok, költségek ütemezése vagy kategóriánkénti bontása, a befejezés határideje stb.) Az első esetben a támogatást nyújtó szervezet általában csak rögzíti, tudomásul veszi a változást, a második esetben viszont mérlegelés után dönt arról, hogy engedélyezi-e a módosítást. 1.2 A tervezés részei: terjedelem, ütemezés, költség, működés A, Terjedelemmenedzsment (scope management) Feladata: - a projektcélok megvalósulásának biztosítása - a végrehajtás során felmerülő új (megváltozó) célok azonosítása, beépítése (újratervezés) B, Ütemezésmenedzsment Feladata: - az eredeti ütemezés betartása a projektterv alapján C, Költségmenedzsment Feladata: - a végrehajtás biztosítása a költségvetés keretén belül - a költségtúllépés felismerése és a korrekció végrehajtása 7
D, Integrációmenedzsment Feladata: - a projekt különböző elemeinek összehangolása (Ebben a projektmenedzsment standardok segítik.) E, Minőségmenedzsment Feladata: - a projekt eredményeinek leszállítása az elvárt minőséggel (specifikált paraméterekkel) F, Emberi erőforrás menedzsment Feladata: - az emberi erőforrások optimális felhasználása (a képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével) - az erőforrások képzésének és fejlesztésének biztosítása G, Kommunikációmenedzsment Feladata: - a tájékoztatás o az összes érdekelt személy és szervezet számára o megfelelő mennyiségben, minőségben és rendszerességgel H, Kockázatmenedzsment Feladata: - minőségi és mennyiségi kockázatelemzés - elkerülési és tartaléktervek kidolgozása I, Beszerzésmenedzsment Feladata: - szabályozni a beszállítókkal és a partnerekkel történő együttműködést, integrációt 1.3 A projekt definiálása, általános és konkrét célok Az előkészítési munkák után kezdődhet a stratégiai tervezési folyamat projektként való definiálása: - a résztvevők körének meghatározása - az ütemterv készítése - az erőforrások hozzárendelése Természetesen mindez a célok megvalósítása érdekében, a klasszikus projekttervezési elemekkel történik. 1. A tervezés szervezeti kereteinek definiálása a) Felelős személy Általános szabályként megfogalmazhatjuk azt, hogy konkrét személyt nevezzünk meg felelősnek. Személye függ a stratégiai dokumentum szintjétől. b) Felelős szervezeti egység A stratégia tervezéséért általában a felsővezető irányítása alatt álló szervezeti egység felelős. Előfordulhat az is, hogy új szervezeti egység jön létre a tervezésre, de a két szervezeti egység együttműködése elengedhetetlen. Ennek oka az, mindkét szervezeti egység felelős egy-egy 8
területért: pl. a stratégiai tervező egység a módszertanért és a koherenciáért, az adott szakterületi egység (pl. informatikai), pedig a szakmai tartalomért. c) Részt vevő egységek Ezen a szinten kell meghatározni azt, ha a tervezésbe más szervezeti egységeket is be kell vonni. Ők a tervezési munkacsoportban vesznek majd részt, meghatározott konkrét feladattal és határidővel (ezt az ütemtervben szabályozzuk), vagy véleményezési joggal. d) Partnerek Ha az egyes stratégiák esetében szükség van külső szervezeti egységek bevonására (akár csak véleményező szerepben, vagy a koncepcióalkotó megbeszélésen való részvétellel), akkor ezek helyét és feladatát fontos definiálni. Kutatási vagy innovációs stratégia esetén ezek a szervezeti egységek a következők lehetnek: MTA-kutatócsoport, MTA-kutatóintézet, külső vállalati stratégiai partnerek, kamara. 2. A tervezés ütemtervének elkészítése Az időtervezés eszközei lehetnek a következők: CPM, Gannt-diagram, PERT diagram. Ezekkel határozhatjuk meg a fő lépések: - határidejét - felelőseit - a szükséges forrásokat. A stratégiai tervezés tervezését azért kell elvégezni, mert ott is ütemezetten kell a feladatokat végrehajtaniuk a kijelölt egységeknek és személyeknek. 3. Erőforrások hozzárendelése (erőforrásallokáció) A feladatok végrehajtásához először próbáljuk a belső erőforrásokra támaszkodni. Mérjük fel a részt vevő és partner szervezeti egységek humán erőforrását, és ezeket biztosítsuk a projekt időtartamára. Mindig konkrét személyekben gondolkodjunk! Amennyiben a belső erőforrásban kapacitáshiány mutatkozik (személyben vagy kompetenciában nincs megfelelő emberünk), akkor külső szolgáltatót, erőforrást kell bevonnunk. Ekkor azonban forrásokat is kell rendelnünk a feladatok végrehajtásához. 4. A terv megfelelőségének vizsgálata A stratégiakészítéssel megbízott szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy a terv reális legyen. Így a megvalósíthatóság vizsgálata, a terv áttekintése az ő feladata. A projekt definiálásának modelljét a következő ábra mutatja: 9
A tervezés szervezeti kereteinek kialakítása Projekt definiálása Felelős személy kijelölése Dokumentumtól függően: Irányítási folyamatok: stratégiai igazgató, rektor helyettes Fő folyamatok: illetékes rektorhelyettes Támogató folyamatok: főigazgató, rektorhelyettes Felelős szervezeti egység kijelölése A felelős felső vezető szervezeti egysége, vagy külön létrehozott stratégiai tervező szervezeti egység Tervezési munkacsoport kialakítása A résztvevő további szervezeti egységek kijelölése az ütemterveben konkrét feladat, felelősség megjelölésével Partnerek megnevezése Egyeztetési feladatokat ellátó külső egységek (pl. kutatócsoport, kutató intézet, gazdasági partnerek, civil partnerek stb.) A tervezés ütemtervének elkészítése GANNT diagramm kialakítása A feladatok, felelősök, ütemezések kialakítása. REÁLIS ÜTEMEZÉS SZÜKSÉGES! Erőforrások hozzárendelése NEM Belső humán erőforrás Külső szolgáltatók bevonása Tervezési munkacsoport szervezeti egységeiben a szükséges kompetenciával bíró személyek kijelölése és időmenedzsmentjének áttekintése. Hiányzó kapacitások esetén külső szolgáltatók bevonása Belső kapacitáshiány vagy kompetencia esetén Anyagi források biztosítása Külső tanácsadók, szakértők stb. felkéréséhez szükséges anyagi fedezet forrásának megtekintése A terv megfelelő végrehajtható Informatikai és adatszolgáltatási kapacitások biztosítása VIR-ben nem lévő belső adatok szolgáltatásához IGEN Stratégiai Tervezés 10
Miből induljunk ki a projekt céljának meghatározásához? - a megoldani kívánt problémákból - szükségletekből - adottságokból Milyen célokat különböztethetünk meg? A, távlati (hosszabb távú, általános) cél Jellemzői: - kívül esik az adott projekt időkeretein - megvalósulását más tényezők is befolyásolják (az adott projekt sikere mellett) Mi lehet távlati cél? - A jövedelemszint növelése - a foglalkoztatottsági színvonal, ill. a képzettségi szint javítása - bizonyos probléma megoldása (munkanélküliség, ill. szegénység csökkentése) - valamilyen kihasználatlan adottság kibontakoztatása (jó turisztikai adottságok stb.) B, rövid távú, konkrét cél Ezt az adott projekt időkeretein belül el lehet érni. Ilyen cél lehet pl. új módszerek, eljárások, szolgáltatások, termékek bevezetése. 11
2. Projektirányítás a gyakorlatban Mi a modern menedzsment tevékenységnek a lényege? Az, hogy különböző funkciókat valósít meg: tervezés, szervezés, irányítás, ellenőrzés. Mire kell figyelni a menedzsment létrehozásakor? A, Egyre komplexebb lesz az a környezet, amiben a szervezet működik. Oda kell figyelni arra, hogy új tendenciák figyelhetők meg az értékesítési piacon. Ehhez kapcsolódóan többek között a fogyasztók környezettudatosságát, a folyamatos innovációra és megújulásra való igényt említhetjük meg. B, Már nem elsősorban a hagyományos (hierarchikus) modellhez hasonlít a szervezeti felépítés, inkább egy lapos hálózat. Egy-egy konkrét feladat megoldására önálló csapatok jönnek létre annak érdekében, hogy adott feladatot minél magasabb szinten valósítsák meg. Ha a mátrixszervezeti felépítést vesszük alapul, akkor láthatjuk, hogy a menedzsment elkülönül attól a csoporttól, amely felelős a feladat végrehajtásáért. A munkacsoportok csak a feladat végrehajtásának idejére jönnek létre, a feladat elvégzése után az új feladatokra új csoportok alakulnak. Mik a vállalati projektszemléletnek az előnyei? - a kreativitás, mely megnő a csapatmunka révén - a komplex környezethez való alkalmazkodóképesség - tervezhető költségek - átláthatóság a dokumentációnak köszönhetően - folyamatos visszacsatolás (feedback) A szervezetnek egyrészt feladata a napi, operatív feladatoknak való megfelelés, másrészt a külső környezet változásaihoz való alkalmazkodás. Ezt figyelembe véve egy vállalat vezetése három dimenzió mentén működik: 1. Operatív menedzsment Célja: - a napi működés eredményes ellátása - az alkalmazottakkal való kommunikáció - az erőforrások optimális kihasználásának tervezése 2. Stratégiai menedzsment Célja: - a szervezet jövőképének kialakítása o a belső és külső adottságoknak megfelelően o az érdekcsoportok elvárásait figyelembe véve Fontos a stratégiai tervezésnél, hogy: - hosszabb (több éves) időtartamra készítsék el (Bizonyos problémákat csak hosszú távon lehet ugyanis megoldani. Ilyen probléma pl. egy versenytárs megjelenése a piacon) - azt a fő irányt rögzítsék, mely alapján a szervezet mindennapi tevékenységét végzi 12
3. Projektmenedzsment Vezetési folyamat, mely realizálja a szervezet által meghatározott stratégiai célokat. Több, mint egy egyszerű irányítási rendszer. Valójában egy olyan önálló szervezési vezetési filozófiai modell, mely hatással van az egész szervezetre. Valójában funkcionális értelemben a projekt megvalósításának folyamata, mely magába foglalja a következő alfolyamatokat: o projektindítás o folyamatos projektkoordináció o projektcontrolling o projektzárás o esetleg a projekt felfüggesztése Egy szervezet stratégiája jövőorientált, hosszú távra vonatkozik, és különféle stratégiai programokból épül fel. Mi lehet stratégiai program? - új termék bevezetése - új célcsoport elérése - külföldi megjelenés Mi a stratégiai program? Olyan ideiglenesen létrejövő szervezet, mely: - közepes vagy hosszú ideig tartó - egyszeri és magas komplexitású feladatot kíván végrehajtani. A programokhoz projektek kapcsolódnak. Mi a projekt? - előnyös változtatás végrehajtása (a latin pro (előre) és a jaceo (dobni) szavakból származik) A projekt a célstratégia megvalósulásának formája, a módja pedig a projektmenedzsment (vezetési szerepkör). Mi a projekt, ill. a projektmenedzsment célja? A szervezetet érintő szükségszerű változások lebonyolítása. A vállalati stratégia hosszú távra szól, de a megvalósulását rövidtávú vagy középtávú stratégiai akciók segítik. A projekt jellemzői: - sajátos folyamat. Olyan tevékenységekből áll, melyek: o koordináltak és szabályozottak o meghatározottak a kezdeti és befejezési időpontjaik o meghatározott cél érdekében végzik (Figyelembe véve az időt, a költségek és az erőforrások korlátait.) A meghatározott cél lehet: o termék o immateriális termék o tanácsadás o beruházás megvalósítása - rendelkezik költségtervvel (Ez nagyon fontos a szükséges erőforrások mennyiségének és árainak megbecsüléséhez) - tervezett az időtartama (A kezdő és végdátum mindenképp meghatározott, de általában a legfontosabb mérföldköveket is ütemezik) 13
Az ábrában szereplő három a projektet meghatározó tényező között szoros összefüggés van. Ennek lényege: az egyik tényező csak egy másik rovására változtatható. Például: az időtartamot csak úgy tudjuk csökkenteni, ha lemondunk az eredmény egy részéről (5 ház helyett négyet építünk), vagy a módosulás következtében rosszabb minőségű lesz a végtermék. A lehetséges projektkombinációk (és ez számos variáció lehet) tehát csak a fenti háromszögön belül képzelhetők el. Nem véletlenül nevezi a szakirodalom a projektmenedzsment tevékenységet a vezetés művészetének, hiszen az optimális az elérni kívánt stratégiának leginkább megfelelő - kombinációt megtalálni nem egyszerű feladat. De ez lesz az, mely meghatározza a szervezet struktúráját, piaci magatartását és humánerőforrás-politikáját. 2.1 Projektterv készítése (idő, költség, erőforrás) A projekt alapos tervezése elengedhetetlen bár nem garancia - a sikerhez. Miután sokféle problémára, minden eshetőségre fel kell készülni, így a menedzsereknek sokféle technikát, módszert kell alkalmazniuk. Ez az alapos tervezőmunka azért is hasznos, mert felkészültebbé teszi a szervezetet. A vegyes projektnek az a lényege, hogy az erőforrások tervezése kétféle kategóriába sorolható: szükséges erőforrások és rendelkezésre álló erőforrások. A kérdés a szükséges erőforrásokkal kapcsolatban az, hogy hogyan lehet pótolni, finanszírozni a hiányzó részt. A) A projektterv készítésének szükségessége A projektterv készítésének tartalmi elemei a következők: A, Feladatok és erőforrások megtervezése és megszervezése B, A cél meghatározása és megvalósítása C, Idő és költségkorlátok mellett A projekttervezés követelményei: - rugalmasság - hierarchia (a tervek egymásra épülése) - igazodás a döntési szintekhez - pontosság - ciklikusság (az időtávok különbözőek) - monitoring (ellenőrzés-visszajelzés) 14
A terv tartalma: A, szakmai tevékenységek specifikációja B, elvégezendő feladatok és azok ütemezése o input-output o minőségi előírások o felelősök o erőforrások C, mérföldkövek (lényeges pontok a projekt során) D, visszacsatolás, módosítás (Ez a következő lépés megtételéhez szükséges.) E, projektmenedzsment feladatok F, kommunikáció, koordináció, monitoring (ellenőrzés) G, disszemináció H, kiterjesztés, marketing, PR (közönségkapcsolat) A terv funkciója meghatározni: a célok eléréséhez szükséges tevékenységek körét a tevékenységek ütemezését a tevékenységek időrendjét az erőforrás-igényt (emberi és technikai) a költségkeretet a közreműködők felelősségét A tervezés lépései: A, résztevékenységekre bontás B, a résztevékenységek időigényének becslése C, a résztevékenységek logikai kapcsolatának feltárása D, a résztevékenységek erőforrásigényének meghatározása - erőforrás kiegyenlítés - erőforrás-korlátos tervezés - időtartam-korlátos tervezés E, költségterv az erőforrásigény alapján Az időtervezés Célja: - a tevékenységek időbeli összefüggésének grafikai úton való megjelenítése Haszna: - átlátható válik, mely tevékenységek épülnek egymásra, és melyek végezhetők el párhuzamosan Követelményei: A, egyetemlegesség (Az összes tevékenységet és a köztük levő kapcsolatokat legyen képes megjeleníteni.) B, rugalmasság (A jövőtől függően változtatható legyen.) C, áttekinthetőség, pontosság (az aktuális állapotról mutasson reális képet.) Az erőforrások tervezése Milyen erőforrásokat kell terveznünk? A, humán (minden projekttípusnál szükséges) 15
B, szellemi (főleg a kutatási projekteknél jellemző az ilyen erőforrásigény) C, anyagjellegű (főleg a beruházási projekteknél jellemző az ilyen erőforrásigény) Elsősorban a szűk keresztmetszetű erőforrásokra (személyzet, pénz, eszközök) kell koncentrálnunk a tervezésnél, mert: - ezek nem állnak korlátlanul rendelkezésre - nem helyettesíthetők mással - jelentős hatással vannak a projekt végkimenetelére A költségterv készítése Ennek során határozzuk meg a várható kiadásokat, költségeket és a lehetséges forrásokat. A jó költségterv jellemzői: - takarékos - a lényegi elemekre koncentrál - reális A projektfolyamatot részletező dokumentumok a következők: A, Feladatlebontási terv (WBS - Work Breakdown Structure B, Projektstruktúra terv (PSP - Projekt Structure Plan). Mi ezeknek a lényege? 1. Az elvégzendő feladatok és tevékenységek teljes listáját tartalmazzák. (Ezt a hálótervezés módszerében is használják.) 2. A tevékenységcsoportok közti hierarchia - viszonyokat és logikai kapcsolatokat definiálják. (Ezek alapozzák meg a következő tervezési feladatok megoldását.) A projektterv elkészítésének lépései 1. Feladatlebontási struktúra elkészítése (tevékenységlista) 2. Erőforrás-tervezés - humánerőforrás (felelősök, végrehajtók) - időtartam - költség - infrastruktúra (munkakörnyezet, anyag {tárgy}) 3. Logikai kapcsolatok meghatározás - szakmai előzmények (megelőző tevékenységek) - szakmai tervek (követő tevékenységek) 4. Mérföldkövek és döntési pontok rögzítése 5. Időtervezés - külső időkényszerek figyelembevétele - párhuzamosan folyó programok, tevékenységek (párhuzamosítás) 6. Kommunikációs terv elkészítése 7. Projektterv elfogadása 16
B) A projektterv készítésének főbb gyakorlati követelményei PCM & Logframe módszertan Jellemzői: Ez a problémamegoldás módszertana Megfelelő keretet biztosít a stratégiai gondolkozáshoz Jó mozgásteret ad a megvalósításhoz A tervezés és végrehajtás összekapcsolását segíti Segít rendszerbe foglalni a logikánkat (vagy feltárja az ezzel kapcsolatos hiányosságokat) Előnyei: Strukturált megjelenést biztosít Kereslet vezérelte megoldásokat kínál Fejlett elemzést ad Célorientált tervezést biztosít Mérhetőek a hatásai A minőségre teszi a hangsúlyt A fenntarthatóságra összpontosít Standard a formátuma Az operatív tervezés részei: A pénzügyi tervezés helye a projektciklusban Költségtervezési alapfogalmak Megvalósíthatósági és fenntarthatósági elemzések (Az elemzések szabályai) Alapfogalmak a pénzügyi tervezéshez és elemzéshez Cash flow elemzés Megtérülési vizsgálatok Pénzügyi tervezés a gyakorlatban Az operatív tervezés részei: Tevékenység-és ütemterv Humán erőforrás terv Pénzügyi terv Pénzügyi tervezés a projektciklusban: 1. Meghatározás 2. Pénzügyi kidolgozás 3. Előzetes értékelés 4. Megvalósítás és monitoring 5. Értékelés és lezárás Költségtervezési alapfogalmak: A kedvezményezettek finanszírozási funkciói: A költségek és források tervezése A pályázat kidolgozása 17
Saját forrás biztosítása. A projekt lebonyolításához szükséges, nem támogatott költségeknek a finanszírozása A projekt likviditásának fenntartása. Költség: a munka-, erő- és eszközráfordítás pénzben kifejezett értéke Finanszírozási tételek: A, Saját finanszírozás elemei: saját forrás nem támogatható költségek vissza nem igényelhető ÁFA B, Külső finanszírozás elemei: támogatás támogatható költségek visszaigényelhető ÁFA Saját forrás tételei: o bankhitel (rövid és éven túli). o természetbeni hozzájárulás (pl.: ingatlan). o partnerek hozzájárulása. o egyéb forrás (pl.: tagi hitel). Teljes költségvetés: minden költséget tartalmaz. Szűkített költségvetés: csak a támogatható költségeket tartalmazza. Megvalósíthatósági elemzések Tárgya: a cash flow (pénzáramlás) mértéke, esedékessége, egyensúlya A cash flow: - egyenlege a mindenkori aktuális finanszírozási helyzetet mutatja - dinamikájában vizsgálja a pénzügyeket (a statikus költségvetéssel ellentétben) Fenntarthatósági elemzés A pénzügyi megtérülés vizsgálatán alapszik. (diszkontált Cash flow módszer) Érzékenység-vizsgálatok. A modell paramétereinek változtatása. 2.2 Projektszervezet létrehozása A megbízó (ez lehet a pályázó szervezet is) feladatai: - a projektszervezet létrehozása (az adott projekt lebonyolítása érdekében) - a projektvezető kinevezése A projektmenedzsmentben érintett személyeket és csoportokat az alábbi minta ábra szemlélteti. - a projektterv jóváhagyása - a szükséges szerződések megkötése 18
Projektszervezet minta Megbízó PIB Projekt Intéző Bizottság Projektmrnrdzsment Projekt irodavezető Szakmai vezető Projektvezető Gazdasági vezető Projekt kontroller Tanácsadók Projekt kivitelezési folyamatának irányítása 1. Gépészeti részlegvezető 2. Építési részlegvezető 3. Anyagbeszerzés és logisztikai részlegvezető Operatív team munka Operatív team munka Operatív team munka Nézzük a szervezetet alkotó részegységeket részletesen! 1. Projekt Irányító Bizottság (PIB) [Projekt Felügyelő Bizottság (PFB)] Fogalma: Egy olyan bizottság, amely a vezetői kontrollt biztosítja és a stratégiai szintet képviseli. Feladata: - olyan döntések meghozatala, melyek elvezetnek a sikeres megvalósításhoz - iránymutatások megfogalmazása - a projekt teljesítéseinek kontrollja, esetleg beavatkozás - a projektterv végrehajtásának ellenőrzése - a projekttermék véleményezése - döntés a munkacsoportok létrehozásáról Tagjai: - a projektgazda - az érintett szakterület vezetői - a megbízó képviselője - a meghatározó partnerek képviselői (nagy volumenű projektek esetében) 19
2. Projektvezető A megbízó nevezi ki. Feladata: - a projekt operatív irányítása (projektmenedzsment) - a PIB munkájának segítése (nem tagja a PIB-nek) Indokolt esetben a projektvezető munkáját konzulensek, szakértők is segíthetik. Erre a speciális szakértelmet igénylő témák esetében lehet szükség. A projekt kivitelezésének irányítását pedig a részlegvezetők (pl. logisztikai-, beszerzési-, gépészeti részleg) végzik 3. Projektmenedzser Nevezhetjük információs központ -nak is, hiszen csak ő képes átlátni a folyamatokat, az egész projekt az ő kezében összpontosul. Az ő hatáskörébe tartozik a projekt teljesítése. A projektmenedzser döntési hatáskörét minden esetben a felső vezetéstől kapja (a megbízótól és a Projekt Irányító Bizottságtól). Feladatai: - a projekt koordinálása a lefutási idő alatt - a megvalósítás során felmerülő problémák orvoslása - a projektérdek szolgálata elemzésekkel és döntésekkel - a projekt érdekeinek képviselete a külső környezet elvárásaival szemben Milyen kompetenciák kellenek ehhez? - vezetői képesség - a vállalattal kapcsolatos legfontosabb információk ismerete - a projekt szakmai tartalmának ismerete - kommunikációs képesség - felelősségvállalási képesség - kulturális érzékenység - prezentációs képesség - problémamegoldó képesség (gyors és hatékony) - feladat- és humánorientáltság Milyen nehézségei lehetnek egy projektszemléletű szervezetnek? Nem tudja a költségeket és a bevételeket pontosan tervezni, mert nem áll rendelkezésre teljes körűen minden információ. Mindig újabb, előre nem látható feladatok, problémák merülnek fel a megvalósítás során (pl. pótmunka egy szerződésmódosítás vagy rossz ütemezés miatt) Kockázatot jelenthet az alvállalkozók nagy száma, mert ebben az esetben költségeinket jelentősen meghatározza a szerződés szerinti ár. A területi szétszórtság megnehezíti a projektmenedzserek számára, hogy a teljes folyamatot átlássák. A belső vagy külső tényezők hatására változhat az időbeli ütemezés. 20