FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS a DIMSQL Integrált Számviteli Rendszer Készlet moduljának használatához - 1 - www.dimenzio-kft.hu
Tartalomjegyzék A. BEVEZETÉS... 4 I. BEÁLLÍTÁSOK, PARAMÉTEREK, NAPLÓFORMÁTUMOK... 4 II. FŐKÖNYVI SZÁMLÁK... 5 B. TÖRZSADATOK... 5 I. CIKKCSOPORT... 5 II. CIKKTÖRZS... 7 III. MOZGÁSNEM... 9 IV. SÁVOS ENGEDMÉNY... 11 V. RAKTÁR... 12 VI. SZÁMLA KÖNYVELÉSI SÉMÁK... 12 VII. NYITÁS LEZÁRÁSA... 13 C. BEÁLLÍTÁSOK... 13 I. KÉSZLET- ÉS SZÁMLABEÁLLÍTÁSOK... 13 I.1. Készlet... 13 I.2. Számlázás... 14 I.3. Deviza... 18 I.4. Előleg... 18 I.5. Szövegek... 20 I.6. Főkönyvi kapcsolat... 20 I.7. Számlatömb ellenőrzés... 23 II. ÉVES NYITÁS (KÉSZLET)... 24 III. ELŐZŐ ÉV FŐKÖNYVI TÉTELEI... 24 D. KÉSZLET KÖNYVELÉS... 26 I. RAKTÁRI BESZERZÉSEK... 26 II. RAKTÁRI KISZÁLLÍTÁSOK... 28 III. KÉSZLET RENDEZÉS... 30 IV. TÉTELEK... 30 V. KÉSZLET FELADÁS... 31 VI. LEKÉRDEZÉSEK... 32 VI.1. Készletbizonylatok keresése... 33 VI.2. Kartonlista... 33 VI.3. Készletlista... 33 VI.4. Utolsó beszerzés lista... 34 VI.5. Összesítő listák... 34 VI.6. Garancia levél utólagos nyomtatása... 34 VI.7. Főkönyvi számlaszámok bontása... 34 VI.8. Készlet-Főkönyv ellenőrzés... 35 VI.9. Mozgásnem összesítő... 35 VI.10. Általános lekérdezés... 35 VI.10.1. A szűrési feltételek megadása... 35 VI.10.2. Az elkészülő listán megjelenő adattartalom és az adatok megjelenítési sorrendjének beállítása (nyomtatandó adatok és azok sorrendje)... 36 VI.10.3. A beállítások mentése... 37 VI.10.4. A beállítások visszatöltése... 37 VI.11. Fordított ÁFÁ-s beszerzések... 37 VII. LELTÁROZÁS... 37 VII.1. Leltárnyitás... 38 VII.2. Leltárfelvételi ív... 38 VII.3. Leltározás... 38 VII.4. Leltár kiértékelés... 39-2 - www.dimenzio-kft.hu
E. SZÁMLÁZÁS... 40 I. SZÁMLATÖMB ÉS SZÁLLÍTÓLEVÉL-TÖMB FELVITELE... 40 II. BEÁLLÍTÁSOK... 42 III. ÚJ VEVŐ FELVITELE... 42 IV. SZÁMLÁK ÉS SZÁLLÍTÓLEVELEK KÉSZÍTÉSE... 43 IV.1. Magyar nyelvű forintos számla és szállítólevél készítése... 43 IV.2. Kétnyelvű devizás számla és szállítólevél készítése... 52 IV.3. Magyar nyelvű devizás számla és szállítólevél készítése... 54 IV.4. Előlegszámla és végszámla készítése... 55 IV.5. Szállítólevélből számla készítése... 57 IV.5.1. Szállítólevélből magyar nyelvű forintos számla készítése... 57 IV.5.2. Szállítólevélből kétnyelvű devizás számla készítése... 61 IV.5.3. Szállítólevélből magyar nyelvű devizás számla készítése... 63 IV.6. Devizás számlakönyvelés... 64 IV.7. Számlák keresése, módosítása (utólagos nyomtatás, számlahelyesbítés, sztornó számla)... 65 IV.7.1. Helyesbítő számla... 66 IV.7.2. Sztornó számla... 66 IV.8. Szállítólevelek keresése (utólagos nyomtatás, módosítás, sztornózás)... 66 IV.8.1. Szállítólevél módosítása... 67 IV.8.2. Szállítólevél sztornózása... 67 IV.9. Nyitott szállítólevél lista... 68 IV.10. Nyitott előlegszámlák... 68 IV.11. Számlázás lekérdezések... 68 IV.11.1. Számlaösszesítő... 69 IV.11.2. Vevőnkénti számlaösszesítő... 69 IV.11.3. Vevőnkénti termékösszesítő... 70 IV.11.4. Termékdíj összesítő... 70 IV.11.5. Termékösszesítő... 70 IV.11.6. Árrésösszesítő... 71 IV.11.7. Fordított ÁFÁ-s értékesítések... 71 IV.11.8. Pénztárgép helyettesítő számlák (ÁNYK nyomtatvány)... 71 F. ADATEXPORT KÉSZÍTÉSE... 72 G. KEDVENCEK... 72-3 - www.dimenzio-kft.hu
A. BEVEZETÉS A Készlet modul, illetve az ahhoz társítható Számlázás modul a DimSQL integrált számviteli rendszerhez szorosan kapcsolódik, de attól elkülönülve, önállóan is használható. A készletnyilvántartás történhet elszámoló áron, mérlegelt (csúsztatott) átlagáron és FIFO módszer szerinti elszámolással. A készletmozgások szabadon definiálhatók, de a program rendelkezik automatikusan létrehozott, belső mozgásnemekkel is (pl.: nyitás, szállítólevél, számlázás, stb.). Az értékesítés készletmozgásának rögzítése a készletnyilvántartásban a számlázáson keresztül automatikusan történik. A főkönyvvel való kapcsolat többféle módon beállítható, attól függően, hogy a vállalkozás a számviteli politikájában milyen készlet-elszámolási módot választott. A főkönyvi kapcsolat beállítását a könyvelés megkezdése előtt kell rögzíteni, az utólag nem módosítható! I. Beállítások, paraméterek, naplóformátumok A Szerviz / Beállítások / Könyvelési- és számlaparaméterek menüpontban kell elvégezni az elsődleges beállításokat. Az ablakon több fülön funkciók szerinti bontásban találhatók a paraméterezési lehetőségek. A Szerviz modul részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján (www.dimenzio-kft.hu). A Készlet modul számlázás nélküli használata esetén elegendő a Készlet fülön kitölteni az alábbi adatokat: Készlet A Készlet modul használatához szükséges főkönyvi számlaszámokat kell itt megadni. A vásárolt készlet és saját készlet főkönyvi számlái számlacsoport szerint is megadhatók. Több számlacsoport beírása esetén azokat vesszővel kell elválasztani, és az utolsó szám után semmilyen karakter nem állhat (pl.: 211,212,213). A visszaigényelhető és befizetendő áfa, illetve az úton lévő áruk esetében konkrét számlaszámokat kell a mezőkbe írni. Amennyiben szállítóleveleket vagy számlákat szükséges kiállítani, úgy a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban kell felvenni a szállítólevéltömbö(ke)t, illetve számlatömbö(ke)t. A tömbök felvételének leírását külön pont tartalmazza. - 4 - www.dimenzio-kft.hu
II. Főkönyvi számlák Törzsadatok / Törzsadatok / Számlák menüpontban rögzíteni kell a készletvezetéshez szükséges főkönyvi számlaszámokat. Erre technikai okokból akkor is szükség van, ha kizárólag készletnyilvántartásra kívánjuk a programot használni, vagyis főkönyvi könyvelésre nincs szükség. A számlaszámok hosszának legalább három számjegynek kell lennie. - készlet főkönyvi számlaszáma (pl.: 211, 261) - ELÁBÉ főkönyvi számlaszáma (pl.: 814) - árbevétel főkönyvi számlaszáma (pl.: 911, 912) - vásárlás ellenszámlája (pl.: 2191, 511) - felhasználási számla száma (pl.: 511) - befizetendő és visszaigényelhető ÁFA főkönyvi számlaszáma (pl.: 467, 466) B. TÖRZSADATOK Ahhoz, hogy a Készlet modul törzsadatait rögzíteni tudjuk, az alábbi menüpontoknál részletezett adatokat kell felvinnünk. I. Cikkcsoport A cikkcsoport a cikkek (cikktörzs) csoportosítására szolgál. A cikkcsoportnál megadott jellemzők a cikktörzs kialakításakor felkínálásra kerülnek, de módosíthatók, így gyorsabbá teszik a cikktörzs felvitelét. A modul megfelelő működéséhez legalább egy cikkcsoportot létre kell hoznunk. A megjelenő ablak két részre osztott, ahol lehetőségünk van az Alapadatok (F2) és a Gyűjtők (F3) megadására. Cikkcsoportot felvinni az Új csoport (F5) gombbal tudunk. Alapadatok (F2) A cikkcsoport(ok)ra jellemző alapadatokat adhatjuk itt meg, illetve itt módosíthatjuk. Már felvitt cikkcsoport esetében néhány adat nem szerkeszthető. - Azonosító: A cikkcsoport azonosítója, ami tetszőlegesen tartalmazhat számot és betűt is. Maximális hossza 10 karakter. - Név: A cikkcsoport neve. - Típus: Saját termék, vásárolt termék vagy szolgáltatás. - Főkönyvi számla: A cikkcsoport nyilvántartására szolgáló főkönyvi számlaszám. - ELÁBÉ számla: Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén az eladott áruk beszerzési értéke ráfordításként könyvelésre kerül. - 5 - www.dimenzio-kft.hu
- Árbevétel számla: Az a főkönyvi számlaszám, amelyre készletértékesítés esetén a nettó árbevétel összege kerül. - Vásárlási ellenszámla: Az a főkönyvi számlaszám, amely beszerzés esetén a főkönyvben a készleteket nyilvántartó számla ellenszámlája lesz, mint követel oldali számla. - Másodlagos költségszámla: Ezt a mezőt akkor kell kitölteni, ha a Szerviz / Beállítások / Könyvelési és számlaparaméterek menüpont Könyvelés fülén a másodlagos költségelszámolás bejelölt. Ez esetben itt azt a főkönyvi számot kell megadni, amelyre költségelszámolás esetén a másodlagos főkönyvi tételt kell képezni. - STK állomány vált.szla: Saját termelésű készletek esetén az a, jellemzően 58-as kezdetű számlaszám, melyre a cikkek állomány-változása során másodlagos főkönyvi tételt kell képezni. A mező csak elsődleges 6-os/7-es könyvelés esetén aktív! - Ártípus: Elszámoló ár, FIFO módszer vagy mérlegelt átlagár. - Vásárlási mozgásnem: A készletnövekedés könyvelésére szolgáló mozgásnemek közül, az a mozgásnem, amely a beszerzések rögzítésére szolgál. - Mennyiségi egység: A cikk mennyiségi egysége. - Besorolás: A termék vámtarifa száma, vagy más statisztikai besorolási száma. - Termékdíj: Ezt a mezőt csak annál a terméknél kell kitölteni, amelynél a termékdíjat a számlán fel kell tüntetni, és a vevőre tovább kell hárítani. Ha a termékdíj a nettó értékesítési árban már benne van, akkor itt nem kell külön megadni. A Szolgáltatás típusú cikkcsoportba tartozó cikkekről a rendszer sem mennyiségi, sem értékbeli nyilvántartást nem vezet, ezért ennél a típusnál a főkönyvi számlák közül csak az árbevételi számla megadását kéri a program. Gyűjtők (F3) Ezen a lapon beállíthatjuk, hogy a felvitt cikkcsoportok alá tartozó cikkek esetében milyen típusú gyűjtőket szeretnénk használni (általános gyűjtő, értékesítési kód, stb.), illetve azt, hogy egy-egy cikkcsoport termékeihez milyen értékű gyűjtőkódok tartozhassanak (pl.: az 1. cikkcsoport valamennyi termékéhez az általános gyűjtőkód értéke legyen mindig 11). A készletnyilvántartás megfelelő kezeléséhez a Mennyiség 1 gyűjtőt mindenképpen használnunk kell. A rendszer bármelyik gyűjtőkód használatát csak akkor engedélyezi, ha az a gyűjtőkód-típus a Kontrolling / Törzsadatok / Gyűjtők beállítása menüpont alatt a Készlet modulhoz be van kapcsolva. A cikkcsoport felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő cikkcsoportot akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban - 6 - www.dimenzio-kft.hu
megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A cikkcsoport kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. (A Beviteli gomb akkor válik aktívvá, ha új csoport került felvitelre, vagy egy meglévő adataiban valamilyen módosítás történt.) Törölni (Törlés F8) csak Szolgáltatás típusú cikkcsoportot tudunk (mivel ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkcsoportot, amelyben még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) gomb segítségével listázhatjuk, és nyomtathatjuk a felvitt cikkcsoportokat. Első lépésként a nyomtatási előnézet jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható, kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Az Export (F6) gomb segítségével a cikkcsoportok listáját tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A Fájlnév (kiterjesztés nélkül) mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül. II. Cikktörzs A termékek és szolgáltatások törzsét, vagyis a tényleges készletkönyvelési kartonokat itt lehet felvinni. A sikeres felvitel előfeltétele, hogy legalább egy cikkcsoport és egy raktár már létezzen az állományban. Cikktörzset (adott terméket vagy szolgáltatást) felvinni az Új cikk (F5) gombra kattintva tudunk. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alap és könyvelési adatok (F3), és az Egyéb adatok (F7) megadása. Alap és könyvelési adatok (F3) - Cikkcsoport: Az a cikkcsoport, amelyikbe a cikk tartozik. Az F12 billentyű megjeleníti a felvitt cikkcsoportok listáját. - Cikkszám: A cikk azonosító száma. - Cikknév: A cikk megnevezése, mely a cikkcsoport nevével egyezően kerül felajánlásra, de átírható. - Mennyiségi egység: Az elsődleges mennyiségi egység, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható. - 7 - www.dimenzio-kft.hu
- Mennyiségi egység 2: Másodlagos jellegű mennyiségi egység (pl.: hordók esetén az űrtartalom), azonban a rendszer csak az első mennyiségi egység alapján tartja nyilván a készleteket. Megadása nem kötelező. - Nettó egységár: A készlet-analitika indításakor a nyitókészlet egységára vagy elszámoló ára, illetve beszerzési egységára. - Áfa %: A cikk értékesítésekor alkalmazandó ÁFA kulcs. Amennyiben a cikket több ÁFA kulccsal is értékesíthetjük (pl.: belföldi eladás és export), úgy a számlák elkészítése előtt a megfelelő értékre kell módosítani az ÁFA kulcsot. - Vámtarifaszám: Vámtarifaszám, vagy más statisztikai besorolási szám, mely a cikkcsoportban beállított adat szerint kerül felajánlásra, de átírható. Megadása nem kötelező. - Termék kategória: 2016. január 1-től megkövetelt adóhatósági ellenőrzési funkció által támasztott követelmények helyes kezelése érdekében néhány kiemelt termék, szolgáltatás értékesítése esetén a kapcsolódó jellemzők megadása szükségessé válhat a számlán. Ezeket a termékeket jelölni kell a terméktörzsben: o Szárazföldi közlekedési eszköz o Légi közlekedési eszköz o Vízi közlekedési eszköz o Ásványolaj o Árverési tétel o Dohány áru - Cikkcsoporttól eltérő beállítások: Bejelölése esetén a cikkcsoportból átörökített alábbi adatok átírhatók, vagyis a cikkre vonatkozóan egyedivé tehetők: o Főkönyvi számlaszám o ELÁBÉ számla o Árbevétel számla o Vásárlás ellenszámla o Másodlagos költségszámla o STK állományváltozás számla o Gyűjtőkódok Miután kialakítottuk a cikktörzset, lehetőség van a nyitó készlet-mennyiségek felvitelére. A Nyitó készlet (F7) gombbal az induló (leltár szerinti) készletmennyiségeket tudjuk megadni raktári bontásban, vagyis előzetesen legalább egy raktárat létre kell hozni a programban. A felvitt mennyiségi értéket a nettó egységárként megadott összeggel szorozza a program, és ez alapján képzi a nyitókészlet értékét. A Nyitás lezárása" menüpont futtatása után ez a lehetőség megszűnik, és ezután készletváltozás már csak valamilyen mozgásnem használatával lehetséges! - 8 - www.dimenzio-kft.hu
Egyéb adatok (F3) Ezen a lapon igény szerint megadhatjuk a cikk egyéb adatait (idegen név1, idegen név2, idegen cikkszám, gyártási cikkszám, vonalkód, garancia, garancia helye, ártípusok, stb.). Az Ár1-Ár5 mezők öt különböző értékesítési ár megadását teszik lehetővé. (A főmenü Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpontjában lehetőség nyílik arra, hogy az öt árkategória valamelyikét hozzárendeljük a vevőhöz, így értékesítéskor a besorolásnak megfelelő árat kínálja a program.) A cikk felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő cikkszámot akarunk módosítani, akkor a Lista (F2) lapon rá kell állnunk annak sorára. Segítségül a Rendezés mezőben beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A cikkszám kiválasztása után a Szerkesztés (F4) gombbal adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés F8) csak olyan cikket tudunk, amely Szolgáltatás típusú cikkcsoportba tartozik (hiszen ott nem történik készletnyilvántartás), illetve saját vagy vásárolt készlettípus esetén olyan cikkszámot, amelyben még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos. III. Mozgásnem A mozgásnemek a készletváltozások kategorizálására szolgálnak (pl.: vásárlás, felhasználás, leltárhiány, többlet, stb.). A készletmozgások szabadon definiálhatók, de a program rendelkezik automatikusan létrehozott, belső mozgásnemekkel is (pl.: nyitás, szállítólevél, számlázás, stb.), melyek a Belső mozgásnemek megjelenítése kapcsolóval válnak láthatóvá. A belső mozgásnemek módosítására nincs lehetőség. Az értékesítés készletmozgásának rögzítése a készletnyilvántartásban a számlázáson keresztül automatikusan történik. Új mozgásnemet az Új mozgás (F5) gombbal tudunk felvinni. A megjelenő ablak két részre osztott, elkülönül egymástól az Alapadatok (F2) és a Beállítások (F3) megadása. Alapadatok (F2) - Azonosító: A mozgásnem egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter. - 9 - www.dimenzio-kft.hu
- Megnevezés: A mozgásnem neve. - Jelleg: A mennyiségi vagy értékbeli változás irányát jelöli. + készletnövekedés készletcsökkenés R raktárközi forgalom E értékhelyesbítés (mennyiségi változás nélkül) Beállítások (F3) Itt a mozgásnem alkalmazásához kapcsolódó főkönyvi könyvelést kell beállítani, a tartozik és követel számlák kijelölésével. A mozgásnem jellegétől függően a cikkhez tartozó főkönyvi szám paraméterét (FK) a program a megfelelő (növekedés esetén tartozik, csökkenés esetén követel) mezőbe automatikusan beilleszti. A 6-7 számlaosztály használata esetén másodlagos költségszámla is megadható. A főkönyvi számok megadása az alábbi módszerekkel történhet: - speciális rövidítések használatával, amelyek hivatkozást jelentenek a cikktörzsben rögzített főkönyvi számlákra, így a rendszer az ott beírt számokra könyvel. Például vásárlás esetén T: FK - K: VE A rövidítések az alábbi, cikkcsoportban definiált főkönyvi számlákat helyettesítik: FK: a cikk főkönyvi számlaszáma EL: a cikk értékesítésekor az ELÁBÉ főkönyvi számlaszáma AR: a cikk értékesítésekor az árbevétel főkönyvi számlaszáma VE: a vásárláskor alkalmazott ellenszámla MK: másodlagos költségszámla STK: saját termelésű készlet állomány változásának számlája - közvetlen módon, a számlaszámok konkrét megadásával Például vásárlás esetén T: FK - K: 269 Ebben az esetben a könyvelést a rendszer csak a megadott számokra tudja elvégezni, módosításukra a mozgás rögzítésekor már nincs lehetőség. - a? karakter használatával egy karakter helyettesítésére Például vásárlás esetén T: FK - K: 269? Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a? helyére) bármilyen szám beírható (de csak egy karakter, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre. - a * karakter használatával több karakter helyettesítésére Például vásárlás esetén T: FK - K: 269* Ebben az esetben a mozgás rögzítésekor a számadatok nem módosíthatók, de utánuk (a * helyére) bármi beírható (akár több számjegy is, mely létező főkönyvi számot ad meg), így szélesebb a választható számlaszámok köre. Felhasználás mozgásnemnél például célszerű Tartozik számláként az 51* felvitele. a 0 karakter használata csak a másodlagos költségszámla mezőjébe írható, melynek lényege, hogy a mozgásnem használata esetén a másodlagos költségszámla mező nem tölthető ki. - 10 - www.dimenzio-kft.hu
A mozgásnem felvitelét a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő mozgásnemet akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A mozgásnem kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés F8) csak olyan mozgásnemet tudunk, amellyel még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos. IV. Sávos engedmény A menüpont egy fejlesztés alatt álló funkcióhoz készült. Használata akkor indokolt, ha a vevőknek a vásárlási értéktől függő árengedmény kívánunk adni. Az itt felvitt árengedmények csak a sávos engedmény alkalmazására kijelölt partnerek (Főmenü / Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpont alatt állíthatók be) részére történő számlázásnál veszi figyelembe a program. Ebben az esetben az ártípus alapján beolvasott értékesítési egységárat a megadott százalékkal csökkenti a program, és csökkentett egységáron számlázza a terméket. Új engedménysáv felvitele az Új engedmény (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Kód: Az engedménysáv egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter. - Alsóhatár: Az a minimális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény. - Felsőhatár: Az a maximális vásárlási érték, melyre alkalmazható az engedmény. - Engedmény: Az engedmény százalékban kifejezett mértéke. Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Engedményt törölni annak során állva, a Törlés (F8) gombbal tudunk. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos. - 11 - www.dimenzio-kft.hu
V. Raktár Az egymástól elkülönülő raktárak, telephelyek azonosítására szolgál. A Készlet modul használatához minimum egy raktárt létre kell hozni. Új raktárt felvenni az Új raktár (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Azonosító: A raktár egyedi azonosítója, mely számokból és betűkből egyaránt állhat. Maximális hossza 5 karakter. - Név: A raktár megnevezése. Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Amennyiben meglévő raktárt akarunk módosítani, akkor a listán rá kell állnunk annak sorára. Segítségül az Alapadatok fül Rendezés mezőjében beállíthatjuk a keresésnek legjobban megfelelő rendezési szempontot, majd a Keresés mezőbe beírhatjuk a keresett elem kezdő karaktereit. A Részkereséssel kapcsoló bekattintása esetén a beírt karaktereket az adatokon belül is keresi a program. A raktár kiválasztása után adjuk meg az új értékeket, majd a Bevitel (F10) gombbal rögzítsük a változásokat. Törölni (Törlés F8) csak olyan raktárt tudunk, amellyel kapcsolatban még nem történt készletmozgás. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos. VI. Számla könyvelési sémák Ez a menüpont akkor működik, ha a Készlet / Beállítások / Készlet és számla beállítások menüpont Készlet fülén a Számlák könyvelése egyedi sémák alapján opciót bekapcsoltuk. Felvehetünk több könyvelési sémát, melyek használatával a számlázáshoz kapcsolódó főkönyvi könyvelés variációi előre definiálhatók. Új sémát felvenni az Új csoport (F5) gombbal lehetséges. Ezt követően az alábbiakat kell megadni: - Név: A séma egyedi megnevezése. - ELÁBÉ számla: Az a főkönyvi számla, melynek tartozik oldalára számlázáskor az eladott áru beszerzési értékét kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható. - Árbev. számla: Az a főkönyvi számla, melynek követel oldalára számlázáskor a nettó árbevételt kell könyvelni. Az F12 gomb megjeleníti a számlatükröt, melyből a számlaszám kiválasztható. - 12 - www.dimenzio-kft.hu
Az adatokat a Bevitel (F10) gomb rögzíti. Meglévő sémát törölni a Törlés F8 gombbal tudunk. A Nyomtatás (F9) és Export (F6) gombok működése a Cikkcsoportnál leírtakkal azonos. VII. Nyitás lezárása Erre a menüpontra a Készlet modul indításakor van szükség, vagyis amikor a készlet nyitó értékét nem lehet az előző évi záró értékekből átvenni. (Az előző évi adatbázis alapján történő nyitás leírása külön pontban olvasható.) A nyitó adatok felvitele és ellenőrzése után ezzel a menüponttal lehetséges a nyitó állomány lezárása. A nyitás lezárását az első tárgyévi mozgás rögzítése előtt kell elvégezni. A nyitás lezárását követően a gomb szürkévé válik, és a következő évek állományaiban is szürke marad. C. BEÁLLÍTÁSOK A program által nyújtott egyedi felhasználási lehetőségeket, illetve egyéb saját funkciókat tartalmazó menü. I. Készlet- és számlabeállítások A készletnyilvántartás sajátosságainak, illetve főkönyvvel való kapcsolatának beállítási helye. I.1. Készlet Számlák könyvelése egyedi sémák alapján: Beállítása esetén a program a számlázás során kiválasztott egyedi séma alapján könyveli az árbevételt, illetve az eladott áruk beszerzési értékét. Szállítólevél készítése: Beállítása esetén lehetőség nyílik szállítólevelek kiállítására. Szállítólevél példányszám: Itt adható meg, hogy a szállítóleveleket hány példányban szeretnénk nyomtatni. A másolati példányok nyomtatása utólag, a Szállítólevelek keresése menüpontban lehetséges. - 13 - www.dimenzio-kft.hu
Munkaszám 2 (ügynökkód) partnertörzsből: Ha a főmenü Törzsadatok / Törzsadatok / Partnerek menüpontja alatt a partnerekhez Ügynökkódot adtunk meg, és itt bekattintjuk ezt a kapcsolót, akkor a számlák könyvelésekor a Munkaszám 2 mezőbe bekerül a partner ügynökkódja. Ennek segítségével a főkönyvi adatokból kigyűjthető az ügynökök által teljesített árbevétel. Készletváltozási bizonylat nyomtatása: A kapcsoló bekattintásával a program minden készletmozgást követően (raktári beszerzés, raktári kiszállítás, számla vagy szállítólevél készítés, stb.) elkészít egy készletváltozási bizonylatot is. Készletváltozási bizonylat példányszám: A kinyomtatandó bizonylat példányszámát lehet itt megadni. Utólagosan a Készlet könyv. / Lekérdezések / Készlet bizonylatok keresése menüpont alatt lehet kinyomtatni a mozgások listáját, dátumra illetve bizonylatszámra szűrve is. Teljesítés dátuma szállítólevél dátumából: Beállítható, hogy szállítólevélből készülő számlákon a teljesítés dátuma automatikusan a szállítólevél dátuma legyen. Cikkcsoport szűrése helyiérték szerint: Azokban az esetekben, amikor a cikkcsoport felépítésében minden helyiértéknek külön jelentősége van (pl.: 131 jelentése 1-Főszerkezet 3-Alaplapok 1-Sablonok), akkor bekattintása esetén a lekérdező ablakokon a cikkcsoport mezői rovátkákkal tagoltak, és lehetőség van például csak a 2. helyiértéket beírni. Így például azokat a cikkcsoportokat listázza a program, melyek második számjegye 3-as. Lekérdezéseknél ig paraméter felajánlása: A kapcsoló bekattintása esetén a lekérdezéseknél a -tól keresési paraméter megadását követően a program automatikusan felajánlja a keresett értéket az ig keresési feltételnél is. Ez akkor segítség, ha általában csak egy cikkcsoportra, cikkszámra stb. keresünk rá, nem pedig intervallumra. Leltározás könyv szerinti menny. szerint: Ez a funkció nem használható. I.2. Számlázás Engedmény megadása számlázáskor: A számlakészítő ablakban az Engedmény mező aktívvá tehető ezzel a kapcsolóval. Ha nem fordul elő a számlákon engedmény, nincs szükség a bekapcsolására. Számlázás kezdése tétel ablakon: - 14 - www.dimenzio-kft.hu
A számlakészítő ablakban a Tételek fül jelenik meg alapértelmezettként (elsőként), vagyis itt indul a számlázás. (Egyébként a Vevő, számla adatok füllel indul a számlakészítés.) Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással: Beállításával a számla vagy szállítólevél rögzítését követően megtörténik annak nyomtatása. Kikapcsolása esetén nincs azonnali nyomtatás, így a számlák utólag, a Készlet / Számlázás / Számlák keresése, módosítása menüpontból, míg a szállítólevelek a Készlet / Számlázás / Szállítólevelek keresése menüpontból nyomtathatók. Nyomtatási előnézet: A kinyomtatásra kerülő számla vagy szállítólevél nyomtatási előnézetét jeleníti meg ellenőrzés céljából. Hibás dokumentum esetén innen még visszaléphetünk a számlakészítő ablakra, ahol a hiba korrigálható, vagy a számlakészítés tárolás nélkül megszakítható. A kapcsoló akkor aktív, ha a Számla és szállítólevél tárolása nyomtatással funkciót is bekapcsoljuk. Számla összevont könyvelése: Bekattintása esetén a számlán szereplő tételek főkönyvi könyvelése összevontan történik. Az összevonhatóságot befolyásolja a termékek ÁFA kulcsa, árbevételi számlája, illetve a gyűjtőkódok. Amennyiben ezen adatok egy számlán belül eltérőek, úgy az összevonás csak olyan mértékben történik meg, ahogyan azt az adatok különbözősége lehetővé teszi. Az összevont könyvelési tételek szövegében a számla száma szerepel. A funkció kikapcsolása esetén a számlán szereplő valamennyi termék nettó és ÁFA értéke külön könyvelési tételt eredményez. Ez esetben a könyvelési tételek szövegében a termék neve szerepel. Számla példányszám: Itt adható meg, hogy közvetlenül a számlakészítés után hány példányban szeretnénk a számlákat nyomtatni. A másolati példányok nyomtatása utólag, a Számlázás / Számlák keresése, módosítása menüpontban lehetséges. Elektronikus számla példányszám: A mező elektronikus számlák készítésének jogosultsága esetén aktív. Értéke jellemzően 1 vagy nulla, mely azt szabályozza, hogy a számlák elektronikus, XML formátumának elkészítését követően a program nyomtasson-e számlaképet, vagy sem. Az elektronikus számlázás használatát külön leírás tartalmazza. Számla kontírozva: A számlán megjelenik a termékhez rögzített árbevétel főkönyvi számlaszám is, ezzel könnyítve a könyvelés kijelölésének folyamatát. - 15 - www.dimenzio-kft.hu
Számla cikkszámmal / termékkóddal: A számlán megjelenik a számlázott termék belső kódja, cikkszáma. Mennyiség 2 nélkül nyomtat: A számlán a második mennyiség adata nem jelenik meg. Számlázás kezdése fk. számmal: A számlázás indításakor a Vevő számlaszám mezőben villog a kurzor, így a vevő főkönyvi szám szerinti kiválasztásával indul a számlakészítés. Ellenkező esetben a Partner mezőben, név szerinti vevőválasztással indul a számlázás. Általános gyűjtő egyéb adatokba (számla): A számlán a termék neve alatt megjelenik az általános gyűjtőkód. Teljesítés dátuma a mai dátum (helyesbítő számla): Helyesbítő számla készítésekor a teljesítés dátumaként felajánlásra kerül az aktuális napi dátum, amely módosítható. Fizetési határidő a teljesítés dátumából: A fizetési határidőt alapvetően a számla keltéhez viszonyítva számítja a program. (Számla dátuma + fizetési napok száma = fizetési határidő.) A kapcsolóval a fizetési határidő a teljesítés dátuma alapján kerül kiszámításra. Időszak kitöltése a teljesítés dátumából: Bekapcsolása esetén a számlázáskor (ill. szállítólevél készítésekor) a teljesítési dátum hónapjával egyezően állítja be a program az időszakot (kivéve sztornózáskor). Boríték nyomtatása feladóval: Amennyiben a nyomtató alkalmas rá és megfelelőek a beállításai, úgy a Számlák keresése menüpontban lehetőség van a vevők részére borítékot nyomtatni. A kapcsoló beállítása esetén a borítékra feladóként rákerül a számla kibocsátójának neve és címe. Gyűjtők megadása kötelező: A kapcsoló beállítása esetén az alkalmazott gyűjtőkódok mezőjét kötelező kitölteni. Közhatalmi számla készítése: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Utazási iroda számlázás: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Gyűjtőkódok utólagos közös megadása: Bekapcsolása esetén a számla elkészítése után megjelenik egy ablak, melyen egységesen megadhatók a számlázott termékekre vonatkozó gyűjtőkódok. Ezek a - 16 - www.dimenzio-kft.hu
kódok a számla tételeinél kitölthető (aktív), de üresen hagyott gyűjtők helyére rögzülnek, így az előzőleg beírt gyűjtőkódokat nem módosítják. MSZSZE számlázás: A Készlet modulban ez a kapcsoló inaktív. Megrendelésszám ismétlődésének figyelése: Bekapcsolása esetén korábbi számlákon már szereplő megrendelésszám beírása után a program figyelmeztet, és felsorolja azokat a számlákat, melyeken a beírt szám már szerepelt. Számlatételek csoportosítása nyomtatáskor: Az itt található kapcsoló alapértelmezett beállítás, de számlakészítéskor a Tételek ablakon is módosítható a működés. Használata esetén az azonos cikkszámmal, egységárral és ÁFA kulccsal számlázott termékek mennyiségi és értékbeli adatai összevonva, egy soron jelennek meg a számlán. A termékekhez felvitt egyéb adatok szintén összevonva, egymás után jelennek meg (a maximális hossz 255 karakter lehet). A számlamásolatok, illetve módosító vagy érvénytelenítő számlák az eredeti számla beállítása alapján kerülnek nyomtatásra. Csekkes számla formátuma Nyomdai úton előállított, postai csekkel ellátott papírra történő számlázás szerződésmódosítást követően, egyedi kód birtokában lehetséges. A csekkel ellátott, perforált papír biztosítása a felhasználó feladata. A kapcsoló mellett kiválasztható, hogy a használt papír mérete A4-es szabvány szerinti, vagy egyedi (ME). Nyomtatáskor a program a papírformátumnak megfelelően helyezi el az adatokat, és kitölti a csekk rovatait is. Csekkes számla kiállítására csak a Számlázás / Számlakészítés / Magyar nyelvű forintos menüpontban van lehetőség, a GHUN_CSEKK1 formátum kiválasztásával. A GHUN_CSEKK1 formátum mellett kiválasztható, hogy a csekkes papír mérete A4-es szabvány (A4) szerinti, vagy egyedi (ME) legyen. A program a számlák valamennyi eredeti és másolati példányát csekkes formátumban nyomtatja, de a nyomtatóba csekkes papírt helyezni csak a vevő részére továbbítandó példány nyomtatásához szükséges. Számlázásnál blokknyomtató használata: Kizárólag a Készlet modulban működő funkció. Aktiválása szerződésmódosítást követően, egyedi kód birtokában lehetséges. Bekacsolása esetén a számlákat nyomtatási előnézet nélkül a számítógéphez csatlakoztatott blokknyomtató készíti el, ezért azok formátuma egyedi. Blokknyomtató port: Itt állítható be a nyomtatási port, melyen a számítógép a nyomtatóval kommunikál. - 17 - www.dimenzio-kft.hu
Blokknyomtató bal margó: A blokk bal oldali margójának értéke, vagyis a papír bal szélétől üresen hagyott karakterek száma. Vevő e-mail címének megjelenítése: Elektronikus számlaküldés esetén a partneradatoknál rögzíthetjük a vevő számlabefogadásra alkalmas e-mail címét. Számlán történő megjelenítését a jelölő négyzetben történő jelöléssel kérhetjük. I.3. Deviza Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik: Amennyiben a cég számviteli politikája alapján követeléseit és ÁFA kötelezettségét azonos árfolyamon értékeli, ezt a funkciót be kell kattintani. Ez esetben ugyanis a számlázás során egyetlen árfolyam-mező jelenik meg, illetve a beállításokban nincs szükség Devizás ÁFA átvezetési számla megadására. Devizás ÁFA átvezetési számla: Idegen devizában kiállított számla esetén a cég választásától függően eltérő árfolyamon is értékelhető a követelések és az ÁFA összege. Ekkor a vevőkövetelés értékelése a cég számviteli politikájában meghatározott árfolyamon történik, míg az ÁFA bevalláshoz eltérő árfolyamon történik a forintosítás. Az eltérő értékelés könyveléséhez technikai számla szükséges. Ezen a számlán fog megjelenni az ÁFA két eltérő árfolyamú értékéléséből adódó különbözet, melyet később egy külön könyvelési tételben árfolyam-különbözetként rendezni kell. Amennyiben az Értékelési és ÁFA árfolyam megegyezik funkció nincs bekattintva, úgy ez a mező nem maradhat üres. I.4. Előleg Az előlegszámlák és azokhoz kapcsolódó végszámlák készítése a szokásostól eltérő módon történik (lásd: Előlegszámla és végszámla készítése fejezetet). Az előlegszámlák készítésének egyik feltétele, hogy rendelkezzünk olyan számlatömbbel, melyben kizárólag előlegszámlák készülnek. Ehhez a Szerviz / Beállítások / Naplóformátumok menüpontban kell olyan számlatömböt felvennünk, melynél bekattintjuk az Előlegszámla kapcsolót. Könyvelés módja: Egyszerű Fentieken túl a helyes könyveléshez előre meg kell adnunk két főkönyvi számot. Az első a vevőktől kapott bruttó előlegek nyilvántartására szolgáló számla (pl.: 453), a második az ilyen tételek ÁFA tartalmának elszámolására használt számla (pl.: 368). Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet. - 18 - www.dimenzio-kft.hu
Példa a vevőktől kapott előleg egyszerű kezelésének lépéseire 1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit! 2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata. Az előlegszámla kiállítása nem eredményez könyvelési tétel, vagyis a jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA-fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben: 384-453 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege 368-467 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000) 3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek: 311-911 400.000 Teljes nettó árbevétel 311-467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000) A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket valamint azt, hogy a 127.000 Ft előlegbefizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő. Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi: 453-311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli: 467-368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000) Könyvelés módja: Átvezetéssel Amennyiben az előlegszámla készítésekor szeretnénk ahhoz automatikus könyvelést kapcsolni, úgy kattintsunk az Átvezetéssel kapcsolóra. Ez esetben két átvezetési számla megadása szükséges (például a kapott bruttó előlegek átvezetésére szolgáló számla: 459, és az előleg ÁFA tartalmának átvezetésére használt számla: 369). Megadni csak a számlatükörben létező főkönyvi számokat lehet. Példa a vevőktől kapott előleg átvezetéssel történő kezelésének lépéseire 1. Elkészül az előlegbekérő levél, mely alapján nem könyvelünk semmit! 2. Az előleg-összeg beérkezésekor a kapott előlegről számlát kell kiállítani, melyre rá kell vezetni az előlegre utaló kifejezést. A számlán a teljesítés dátuma az előleg-összeg átvételének, jóváírásának napja. Ez a számla lesz az ÁFA bevallás bizonylata. Az előlegszámla kiállításakor az alábbi tételek automatikusan bekerülnek a főkönyvbe: 459-453 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege 368-369 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000) A jóváírt előleget és a kapcsolódó ÁFA-fizetési kötelezettséget manuálisan kell könyvelni a főkönyvben: 384-459 127.000 Vevőtől kapott előleg bruttó összege 369-467 27.000 ÁFA fizetési kötelezettség előírása (adóalap: 100.000) - 19 - www.dimenzio-kft.hu
3. Végszámla kiállításakor a program által képzett főkönyvi tételek: 311-911 400.000 Teljes nettó árbevétel 311-467 108.000 Teljes ÁFA összeg (adóalap: 400.000) A számlán fel kell tüntetni a teljes ellenértéket valamint azt, hogy a 127.000 Ft előlegbefizetés történt, így pénzügyileg 381.000 Ft teljesítendő. Előleg beszámításának könyvelését a program automatikusan végzi: 453-311 127.000 Előleg bruttó összegének átvezetése a végszámla azonosítójára Fizetendő forgalmi adó helyesbítését a program szintén automatikusan könyveli: 467-368 27.000 előleggel kapcsolatos ÁFA köt. visszavezetése (adóalap: 100.000) I.5. Szövegek A számlákon gyakran előforduló, fizetési módokhoz köthető szövegek előzetesen rögzíthetők ebben a menüpontban. Ezek a szövegek a megjegyzés rovatban, láblécként jelennek meg a számla végén. Szöveg tárolható készpénzzel, átutalással, csekkel, bankkártyával teljesítendő, már teljesített, továbbá utánvétellel vagy barterrel kiegyenlített számlázás esetére. Lehetőség van a számla illetve szállítólevél fejlécén megjelenő információk megjelenítésére is. a Szöveg a számla fejrészében menüponttal. Az itt bevitt adatok megjelennek a kiállított számlán a számlakibocsátó azonosítására szolgáló adatok között. Olyan információk rögzítését lehet itt elvégezni, melyeket a felhasználó feltétlenül fel szeretne tüntetni a számlán cégadatai között, pl. FELIR kód. A beírt adatoktól függően a számla fejrésze rugalmasan változik. A beírt szövegek formázhatók, majd az azonosításukra szolgáló név megadásával elmenthetők. I.6. Főkönyvi kapcsolat Itt kell beállítani, hogy a készletmozgások és a főkönyv között szükséges-e adatforgalmi kapcsolat, illetve a készletekről év közben kell-e értékbeni nyilvántartást vezetni. A Készlet és Főkönyv modulok közötti adatfeladást aszerint kell beállítani, hogy a vállalkozó a készletek évközi elszámolását hogyan határozta meg számviteli politikájában. Főkönyvi könyvelés Amennyiben a Főkönyvi könyvelés jelölőnégyzetét üresen hagyjuk, úgy a Készlet modul a főkönyvtől teljesen elkülönítve működik, vagyis nem történik automatikus adattovábbítás. Ez esetben a kiállított számlákat, illetve a készletérték változását a felhasználónak kell lekönyvelnie a főkönyvben. - 20 - www.dimenzio-kft.hu
Amennyiben a Főkönyvi könyvelés jelölőnégyzetét bekattintjuk, úgy a készletszámlázás alrendszer kapcsolódik a főkönyvi rendszerhez, vagyis adatokat továbbít a főkönyvbe. A kapcsolat három különböző módon állítható be. A második és harmadik fokozat mindegyike magába foglalja a korábbi fokozat(ok) működését, és azokat funkciókkal bővíti. A Főkönyvi könyvelés beállítása a nyitó mennyiségek megadása, illetve az első készletmozgás felvitele előtt módosítható, azt követően már nem. Csak a számlázás könyvelődik A kapcsoló bekattintása esetén csak az értékesítésekről kiállított számlák adatait (vevő, árbevétel és ÁFA könyvelését) adja fel a program a főkönyvbe, mely adatok automatikusan, azonnal könyvelésre kerülnek (pl.: T: 311001 K: 911, T: 311001 K: 4671). A készletnövekedésekről, illetve csökkenésekről a modul nem továbbít adatokat a főkönyvbe, így a változásokat manuálisan lehet könyvelni. Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet Ez esetben a Készlet és Főkönyv közötti integrált kapcsolat működése az alábbi: Készletbeszerzések kezelése A beszerzés könyvelése azonnal és automatikusan rögzül a főkönyvben, az adott cikk vásárlási mozgásneméhez beállított főkönyvi számokra. A főkönyvi tétel bizonylatszáma, időszaka és dátuma a Készlet modulban rögzített adatokkal egyező lesz. A vásárlások könyvelésének egyik módja a vásárlási ellenszámla használata. Ez esetben a Vásárlás ellenszámla a oldalon beállításnál válasszuk a Követel oldalt. Példa: A Vásárlás mozgásnem könyvelési beállítása: T: FK (a cikk főkönyvi száma) - K: VE (a cikk vásárlási ellenszámlája) A cikkhez definiált főkönyvi számok: FK (a cikk főkönyvi száma): 261 VE (a cikk vásárlási ellenszámlája): 269 A beszerzés könyvelési tétele: T: 261 K: 269 A példa szerint nincs szükség a szállítók főkönyvi számlaszámainak ismeretére, a szállítói számla könyvelése a főkönyvben elkülönülten történik meg, a vásárlási ellenszámlával szemben (pl.: T: 269 K: 454xxx). - 21 - www.dimenzio-kft.hu
A Készlet modulból elérhető, kiegészíthető és módosítható a szállítók partnertörzse, így a vásárlási mozgásnem könyvelésének beállításakor Követel oldali számlaként közvetlenül a beszállító partner is megadható (vásárlási ellenszámla helyett). Ez esetben a Vásárlás ellenszámla a oldalon beállításnál válasszuk a Tartozik oldalt. Amennyiben a vásárlások rögzítésekor követel oldalon szállítói számla áll, úgy kapcsolódó tételként megtörténik a levonható ÁFA könyvelése is. Példa: A Vásárlás mozgásnem könyvelési beállítása: T: FK (a cikk főkönyvi száma) - K: 454* (a szállító főkönyvi száma) A cikkhez definiált főkönyvi számok: FK (a cikk főkönyvi száma): 261 A beszerzés könyvelési tétele: T: 261 K: 454001 T: 4661 K: 454001 Számlázás kezelése Készletértékesítés esetén a kiállított számla alapján a vevő, az árbevétel és az ÁFA azonnal könyvelésre kerül a főkönyvben (pl.: T: 311001 K: 911, T: 311001 K: 4671). A számla elkészültével egyidejűleg a készletcsökkenés elszámolásra kerül az analitikában, de a készletváltozás főkönyvi tétele nem adható fel a főkönyvbe. Egyéb készletmozgások kezelése A fenti leírásnak megfelelően a készletmozgások közül a vásárlás a rögzítéssel egyidejűleg a főkönyvi könyvelésben is megjelenik. Az egyéb készletmozgások (értékesítés, felhasználás, visszavételezés, leltártöbblet, leltárhiány, stb.) a készletrendszerben rögzítésre kerülnek, de a főkönyv felé nem adhatók fel. Például számlázáskor rögzítésre kerül a készletrendszerben az ELÁBÉ elszámolása (T: 814 - K: 261), de ez nem adható át a főkönyvi adatbázisnak. Ennél a beállításnál a főkönyvi készlet megállapítása és könyvelése az időszak végi leltár alapján történik meg. Folyamatos értékbeni nyilvántartást vezet Ez esetben az integrált rendszerben a főkönyvi kapcsolat működése az alábbi: Készletbeszerzések kezelése - 22 - www.dimenzio-kft.hu
A vásárlások könyvelése az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtak szerint történik, vagyis a beszerzés könyvelése azonnal és automatikusan rögzül a főkönyvben, a beszerzés mozgásneméhez beállított főkönyvi számokra. A főkönyvi tétel bizonylatszáma, időszaka és dátuma a Készlet modulban rögzített adatokkal egyező lesz. Ez alapján a beszerzések főkönyvi könyvelése történhet ütköző számla használatával, vagy közvetlenül a beszállító partner főkönyvi számára. Mindkét lehetőség beállításai, illetve példája megtalálható az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtaknál. Számlázás kezelése A számlázás könyvelése az előző pontban (Folyamatos értékbeni nyilvántartást nem vezet) leírtak szerint történik, vagyis a kiállított számla alapján a vevő, az árbevétel és az ÁFA azonnal könyvelésre kerül a főkönyvben (pl.: T: 311001 K: 911, T: 311001 K: 4671). A számla elkészültével egyidejűleg a készletcsökkenés is elszámolásra kerül, a beállításoknak megfelelően főkönyvi tétel is képződik, és az feladható a főkönyv felé. A készletváltozások tételeinek feladása összevontan történik, és a Készlet könyvelés / Készlet feladás menüpontban végezhető el. Egyéb készletmozgások kezelése A fenti leírásnak megfelelően a készletmozgások közül a vásárlás a rögzítéssel egyidejűleg megjelenik a főkönyvi könyvelésben is. Az egyéb készletmozgások (értékesítés, felhasználás, visszavételezés, leltártöbblet, leltárhiány, stb.) a felhasználó által megválasztott időpontban kerülnek feladásra a főkönyv felé. (Ajánlott havonta elvégezni, de lehet akár naponta, vagy kéthetente is feladni.) A készletváltozások tételeinek feladása összevontan történik, és a Készlet könyvelés / Készlet feladás menüpontban végezhető el. Az összevonás következtében például egy készletcsoport valamennyi ELÁBÉ tétele egyetlen tételben kerül feladásra a főkönyv felé, amennyiben a gyűjtőkódok miatt nem szükséges további bontás. I.7. Számlatömb ellenőrzés Beállítható a Számlatömb Főkönyvi számlaszám kapcsolat figyelése, amely ellenőrzi, hogy a kiválasztott számlatömbben csak olyan vevő részére készülhessen számla, aki az összerendelés során megadott vevőcsoportba tartozó főkönyvi számlaszámmal - 23 - www.dimenzio-kft.hu
rendelkezik. A számlázás során értelmezhető Számlatömb Vevőszámla-csoport összerendeléseket a következők szerint lehet megadni: 1. Kattintsunk be a Számlatömb-vevőszámla kapcsolat ellenőrzése jelölőnégyzetet. 2. A számlatömbök listájáról válasszunk ki egy tömböt (pl.: Belföldi). 3. A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be a választott tömbben számlázható vevőszámok kezdetét (pl.: 311). Egyszerre csak egy vevőszám-kezdet adható meg! 4. Kattintsunk a Bevitel gombra. 5. Ha a kiválasztott tömbben (pl.: Belföldi) más kezdetű vevőszámok is értelmezhetők, ismét válasszuk ki a számlatömböt. 6. A Vevőszámla-csoport mezőbe írjuk be azt a vevőszámla-kezdetet, amely a tömbben szintén elfogadható (pl.: 312). 7. Ismét kattintsunk a Bevitel gombra. 8. A fentiek szerint adjuk meg a további számlatömb-vevőcsoport kapcsolatokat is (pl.: Előleg 315, Devizás 316). 9. A Rendben gombra kattintva lépjünk ki a menüpontból. Fenti teendőket új évi számlázás indításakor ismételten be kell állítani, mivel az összerendelések csak az adott évi számlatömbökre vonatkoznak. A megfelelő kapcsolatok beállítása után számlakészítéskor a program ellenőrzi a kiválasztott tömb és vevő kapcsolatának helyességét. Hibás választás esetén figyelmeztetést kapunk, illetve nem készül el a számla. II. Éves nyitás (készlet) A nyomógomb abban az esetben aktív, amennyiben adott évben még nem történt meg a készlet-analitika átvétele az előző évi állományból, ami évente csak egyszer futtatható folyamat. A készlet-nyitást az első új évi mozgás rögzítése előtt kell elvégezni. A nyitásnak nem feltétele az előző évi könyvelés befejezése, vagyis az új évi állományban rögzíthetők előző évi dátumú mozgások is. A nyitási teendők részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján, a Letöltések / Leírások menüpontban (www.dimenzio-kft.hu). III. Előző év főkönyvi tételei Ebben a menüpontban listázhatók az új évi készlet-analitika megnyitását követően előző évi dátummal rögzített készletmozgások főkönyvi tételei. - 24 - www.dimenzio-kft.hu
Az előző évet érintő tételek nem kerülnek feladásra a tárgyévi főkönyvbe, mivel azokat még az előző évi főkönyvbe kell feladni. Nyomtatás (F10) Első lépésként a tételsor nyomtatási előnézete jelenik meg. Ez a képernyőn nagyítható vagy kicsinyíthető, illetve nyomtatható a kép felső részén látható ikonok segítségével. Feladás készítése (F7) A menüpont lehetőséget ad az előző évi főkönyvi tételekből olyan feladás-fájl készítésére, mely a tételeket összevontan tartalmazza, és az előző évi főkönyvben fogadható. Feladandó bizonylatok A program felajánlja az utolsó feladás óta készített bizonylatok intervallumát. Amennyiben korábbi feladást kell megismételnünk, írjuk át a tartomány kezdő sorszámát az első feladandó bizonylat sorszámára, vagy 1-re (ekkor a program az összes tételről elkészíti a feladás fájlt). Forrásazonosító A program felajánlja az állomány forrásazonosítóját, mely a tételt létrehozó adatállományt, mint keletkezési helyet határozza meg. Amennyiben az adatbázis minden tétele egyforma forrásazonosítón szerepel, ezt az értéket ne módosítsuk. Megváltoztatására csak akkor lehet szükség, ha az állomány bizonylatai eltérő forrásazonosítókat tartalmaznak. Ez esetben a feladásba csak a megjelölt forrásazonosító tételei kerülnek be. Feladás helye A feladás fájl elkészítésének helyét, vagyis a célkönyvtárat kell meghatároznunk. Az útvonal megadható kézi beírással, valamint a tallózó gomb segítségével. A fájl neve és kiterjesztése alapértelmezés szerint dsfelad.fff, melyben a név megváltoztatható, de a kiterjesztés nem. Export (F6) A listát tetszés szerint exportálhatjuk XLS, HTML vagy CSV formátumú fájlba. A program az XLS kiterjesztést (Excel fájl) ajánlja fel. A Táblázatkezelő behívása" funkció bekattintása esetén a fájl mentése után megnyílik az Excel program, és láthatjuk az átvitt adatokat. Kikapcsolása esetén az állomány mentése a háttérben történik meg. A Fájlnév (kiterjesztés nélkül) mezőben megadható az útvonal és a név, ahová az állomány mentésre kerül. - 25 - www.dimenzio-kft.hu
D. KÉSZLET KÖNYVELÉS Ebben a menüpontban történik a készletváltozások rögzítése. Azokat az értékesítéseket, melyekről a programban szállítólevél vagy számla készül, nem kell külön rögzíteni, mivel a szállítólevél vagy számla elkészítésekor automatikusan megtörténik a készletváltozások regisztrálása. Mérlegelt átlagáron nyilvántartott cikkek esetén a készletnövelő tételek rögzítése után új átlagárat számít a program. Mérlegelt átlagár vagy FIFO módszer szerinti nyilvántartás esetén fontos a mozgások időrendben történő rögzítése, mivel eltérő esetben a csökkenésekhez számított árak tévesek lehetnek. I. Raktári beszerzések A menüpont a készletnövekedések, illetve mennyiség nélküli értékváltozások rögzítésére szolgál. Csak a szükséges paraméterek és törzsadatok (főkönyvi számok, cikkcsoportok, cikkszámok, mozgásnemek, raktárak, stb.) felvitele, illetve a nyitás lezárása után tudjuk használni. A hiányzó törzsadatokról a menügombra történő kattintás után üzenet értesít. Amennyiben nincs hiányzó törzsadat vagy beállítás, úgy megjelenik az adatbeviteli ablak. Az ablak mezőiben állva az F12 gomb segítségként megjelenik a választható adatok listája. FONTOS: Év végén a következő évi mozgásokat ne rögzítsük az adott évi állományba, hanem nyissuk meg az új évet, mivel ott az új évi és az előző évi tételek is rögzíthetők lesznek! A nyitási teendők részletes leírása megtalálható a Dimenzió Kft. honlapján, a Letöltések / Leírások menüpontban (www.dimenzio-kft.hu). A bizonylat adatai: Bizonylatszám: A bevételezés alapjául szolgáló bizonylat (számla, szállítólevél) száma. Dátum: A bevételezés napja. Időszak: Alapesetben a naptári hónapokkal megegyező bontás (1: január, 2: február, stb.). Fordított adózás alá eső beszerzés: Abban az esetben jelölendő mező, amikor a beszerzés után fizetendő ÁFÁ-t a vevő számolja el. Ez esetben kötelező kitölteni a Partner mezőt, ahol csak - 26 - www.dimenzio-kft.hu