Emberi erőforrás menedzsment Exact megoldásokkal

Emberi erőforrás menedzsment Exact megoldásokkal Lengyel Attila

Tartalom Az Exact-ról Synergy Enterprise áttekintés Emberi erőforrás menedzsment Legfrissebb információk az Európai Uniós pályázatokról Közben Szünet 11:15 11:30

Ahogy indultunk A vállalatunkat négy diák indította 1984-ben a hollandiai Delftben. Hittek abban, hogy a vállalkozói világot ki tudják szolgálni információs technológiai megoldásokkal. 25 évvel később még mindig ugyanebben hiszünk. Csupán egy kicsit nagyobbak vagyunk.

A jelen 125 országban 100.000 helyi és nemzetközi vállalatot támogatunk informatikai megoldásainkkal 40 országban dolgozó 1800 alkalmazottal. 1999 óta jegyzik az Exact Software-t az amszterdami NYSE Euronext értéktőzsdén. 2010-es árbevételünk elérte a 228 millió eurót.

Globális jelenlétünk HU Támogatás Kereskedelem CZ Konzultáció F/A SL RO CEE cluster Leányvállalataink Olyan országok, ahol ügyfeleink vannak

Legismertebb nemzetközi ügyfeleink

Termékeink 7

A jelenkori IT valóság ADMINISZTRATÍV folyamatok (Back Office) ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok (Front Office) Különböző elszigetelt információk és IT eszközök Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren strukturált információihoz Az alkalmazottak 90%-a (leginkább a termelésben dolgozó infomunkások) nagyon gyenge és strukturálatlan támogatást kapnak az ERP rendszerektől és nincs lehetőségük önálló információ gyűjtésre

Következmények I. Az igazi értéket adó kulcs folyamatokat gyakran manuálisan végzik egymással semmilyen kapcsolatban nem álló szigetrendszerek segítségével, ami az adatok többszöri bevitelét jelenti és ezáltal lehetőséget ad a duplikációkra és hibákra. Az adatok lokálisan tárolódnak (egy számítógép merevlemezén vagy fájl szerveren), ami nagyban csökkenti a releváns információk elérhetőségét. 9

Következmények II. A back office és a front office közötti kapcsolat és integrált folyamatok hiánya gyenge kommunkációhoz és együttműködéshez vezet, ami újabb erőforrások használatához és így további költségekhez vezethet. A szabványos eszközök és üzleti folyamatok hiánya miatt sérül a beszállítók és a vásárlók közötti együttműködés. A fent említettek következményeként a vállatok új és fejlett front office rendszereket követelnek az érték teremtő kulcs folyamataik támogatására. 10

Amit az Exact kínál ADMINISZTRATÍV folyamatok ERP back office rendszer ERTÉK TEREMTŐ folyamatok Tökéletesen integrált front office megoldás Exact Synergy Strukturált információs és együttműködési platform, amely bárhonnan és bármikor hozzáférhető dokumentum, munkafolyamat és projekt menedzsment eszközöket és üzleti analíziseket kínál Csak az alkalmazottak 10%-a fér hozzá az ERP rendszeren alapuló strukturált információhoz Az Exact Synergy az alkalmazottak 100%-át látja el önkiszolgáló módon strukturált, releváns információkkal

Az Exact termék portfóliója

Exact SYNERGY Enterprise - Exact Synergy: a termék - Kartonok, képernyők és munkafolyamatok - Microsoft Office integráció

Exact Synergy: a termék Web-alapú megoldás, amely integrál, kezel, felügyel és együttműködést javít Egyesíti a folyamatokat és összeköti az információkat Akár komolyabb testre szabás nélkül is azonnal javítja az üzlet teljesítményét A végeredmény átláthatóság, strukturáltság és együttműködés

Exact Synergy: a termék Vállalati portál, amin keresztül vállalati információt oszthatunk meg bárhol és bármikor Magas fokon integrált szoftver eszközök, melyekkel a vállalat összes kulcs folyamatát kezelhetjük Üzleti és ügyfél kapcsolatok kezelése Megrendelések és teljesítésük kezelése Munkafolyamatok és belső kommunikáció Dokumentum kezelés, egyszerűen kapcsolódva az Office alkalmazásokhoz Cikkek kezelése és logisztika Emberi erőforrás menedzsment Vezetői pénzügyi műveletek és tranzakciók

Az Exact Synergy motorja Egyesített projektek Az Exact Synergy segíti a projektek résztvevőit, hogy folyamatosan szinkronban legyenek egymással. Megosztott dokumentumok Az Exact Synergy biztosítja, hogy a releváns dokumentumok mindenki számára bárhonnan és bármikor elérhetők legyenek. Munkafolyamat szervezés A beépített munkafolyamatok egyértelművé teszik a felelősségi köröket és azt, hogy kinek kell megtennie a következő lépést.

Exact Synergy személyes kezdőoldal: egy helyen minden fontos információ

A legfontosabb hírek és információk

Testre szabható menük

Közvetlen hozzáférés a saját feladatokhoz, a gyors kereséshez és a részletes kereséshez

Az alkalmazotti kartonon minden releváns információ megtalálható.

Közvetlenül elérhetők az alkalmazotthoz köthető ügyfelek, tranzakciók, projektek, kérések, dokumentumok, stb.

Customer account card Ügyfél karton

Cikk karton tartalmaz minden, a cikkhez (nyersanyag, késztermék, stb.) kötődő információt

Az egyes kérések több lépésből állhatnak minden lépés egy teendő a folyamat szereplőinek.

A kérések komplex folyamatokká szervezhetők (pl. értékesítési folyamat hét lépésben)

Végtelen számú kérés típus definiálható az összes belső folyamat támogatására

Gyors áttekintést kaphatunk az egész szervezetről.

Pivot analízisek az ügyfelekről bármilyen szempontból

Synergy Office Integráció Synergy Office Integráció zavartalan kommunikációt biztosít a Synergy-t a Microsoft Office között. Synergy Office Integration a következő alkalmazásokhoz érhető el: Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft PowerPoint Microsoft Outlook Microsoft FrontPage Synergy Office Integráció az MS Outlookban:

Emberi erőforrás menedzsment - HRM definíció és folyamata - Alkalmazottak nyilvántartása - Szerepkörök és jogosultságok - A pozíciók elvárásai és feltételei, karrierutak - Teljesítmény- és kompetencia menedzsment - Kimutatások, jelenléti ívek kezelése - A toborzás folyamata - Bónuszok és egyéb juttatások - Cafeteria rendszer - HR munkafolyamatok

Emberi erőforrás menedzsment területei

Hogyan válhat egy vállalat emberközpontúvá?

A pozíció lezárása/ új alkalmazott Elbocsátás, nyugdíj Eszközök átadása Munkák és teljesítések lezárása Munkaszerződés lezárása Aláírt szerződés Alkalmazott beilleszkedése Teljesítmény és kompetencia mérés Munkaviszony vége Az új beosztás elfogadása Jelenzkezők kiválasztása Jelentkező felvétele Munkaszerződés aláírása Folyamatok Procesy Stratégia Strategie és tervezés a plánování A teljes folyamat Průběh egyes hlavních lépései, podprocesů/činností alfolyamatai Új betöltendő státusz - költségvetés Obchod Toborzás & Marketing O S R Z (Betöltendő státusz tervezése és a jelentkező kiválasztása ) viz. diagram Realizace Teljesítmény mérés O S R Z (Alkalmazott mérése és kiértékelése) O S R Z (Alkalmazott távozása / helyettesítése) Helyettesítés Finance elbocsátás Pozíció cseréje / lezárása

Alkalmazotti karton

Szervezeti ábra

Szerepek és jogosultságok az információk biztonsága érdekében Az Exact Synergy Enterprise rendszerben Szerepkörök használata segíti a az információkhoz való biztonságos hozzáférést A szerepkörökhöz egy vagy több funkcionális jog tartozik. A funkcionális jogok azért fontosak, mivel olyan specifikus jogokkal ruházzák fel az egyes alkalmazottakat, melyek biztosítják hozzáférésüket a Exact Synergy Enterprise különböző moduljaihoz és funkcióihoz. A szerepkör csak abban az esetben használható, ha funkciókhoz való hozzáférést is rendeltek mellé.

Szerepkörök

Szerepkörök definíciója és az egyes funkciókhoz való hozzáférés

Szerepkörök tulajdonosai és funkciói

Jogosultságok

Önéletrajzok

Önéletrajz rögzítése

Betöltendő státuszok meghatározása

Karrierutak

A munkakör leírása, elvárt tapasztalatok és fejlődési lehetőségek

Teljesítmény értékelési eszközök Lehetővé teszi olyan csoportos vagy egyéni célok kitűzését, melyek ellenőrizhetők és kiértékelhetők Támogatja az alkalmazott vállalaton belüli fejlődését, karrierterveit és szakmai előmenetelét. Egyértelmű struktúrájával segíti az összehasonlítható pozícióban lévő és hasonló teljesítményt felmutató alkalmazottak jutalmazását. A tehetségek gondozásának alapja

Teljesítmény értékelés

Kompetencia értékelés Meghatározza az egyes munkakörökkel kapcsolatos fontosabb személyiségre vonatkozó előfeltételeket vagy elvárásokat, amely az üzleti célok teljesítéséhez szükségesek Segítséget nyújt a jelöltek tervezésénél és a munkapozíció betöltése alkalmas jelöltek elsődleges válogatása során is Tájékoztat az elvárt kompetenciától való eltérésről, amivel optimalizálhatók a képzés költségei és a tehetségek.

Funkcionális kompetenciák

Kompetencia csoportok

Funkcionális kompetenciák

Kompetenciák fejlesztése

Tervezett képzések

Jelentkezés képzésre

Tesztek eredményei, kérdések

Alkalmazottak munkaterhelése Synergy Teszt Kft. Tóth Béla Kovács Krisztián Baji Éva Mátkai Gerzson Alekszisz Tihamér Martonyi Etelka

Alkalmazottak munkaterhelése Synergy Teszt Kft.

Erőforrások és alkalmazottak tervezése Synergy Teszt Kft.

Toborzás vezérlése A HR személyi adatok bevitelével töltött idejének csökkentése a kérelem on-line kitöltésének lehetősége az érdeklődők részére Lehetővé teszi az egyes munkakörökre jelentkezők adataihoz való valósidejű hozzáférést és azok felügyeletét, támogatni a jelentkező kiválasztásának folyamatát A jelentkezők előválogatásának hatékonysága növelhető az elvárások összehasonlításával, valamint a megfelelő pozícióra a megfelelő jelentkező megtalálásával Biztosítja a legjobb jelentkezőkkel betöltött munkapozíciók átláthatóságát

Munkakörök tervezése, elvárások definiálása

Jelentkezők nyilvántartása

A jelentkezőkkel való kommunikáció automatizálása

Betöltetlen munkakörök nyilvántartása

Munkakörre jelentkezők nyilvántartása

Jelentkező kiválasztása, pozíció betöltése

Jelentkezők on-line regisztrálása

Bónuszok és egyéb juttatások Alkalmazottak motiválása a stratégiai célok kitűzésére és elérésére Célok és a hozzájuk kapcsolódó jutalmak egyértelmű definiálása Nem pénzbeli célok definiálása, mérése és kiértékelés Adminisztráció

Célok kitűzése

Target Award Letter bónusz megállapodás

Cafeteria rendszer A cafeteria egy választható elemekből összeállított béren kívüli juttatási csomag munkavállalók részére A 70-es években fejlesztették ki az USA-ban, Magyarországon a 90-es években jelent meg. Mára a kezdetleges juttatási formák egy jól szabályozott, átlátható, jogszabályi háttérhez alkalmazkodó komplex csomaggá alakultak, amit cégre szabottan lehet alkalmazni. Nyugat-Európában 2004-ben a közép- és nagyvállalatok 78%-a alkalmazta.

A cafeteria rendszer előnyei Az egyéni igények alapján összeállított keret a munkavállaló számára nagyfokú szabadságot nyújt a számára legmotiválóbb juttatások kiválasztásában Lehetőség van differenciáltan alkalmazni munkaköröktől, beosztástól függően, ami ösztönző, jutalmazó és megtartó hatású A célirányosan tervezett juttatásokkal jól tervezhetők a szociális-jóléti feladatok Azonos munkáltatói költségekkel nagyobb nettó értéket biztosít a munkavállalóknak

A cafeteria rendszer kihívásai Többek között: Nagy mennyiségű adminisztratív terhet ró a vállalat HR és pénzügyi osztályaira Megfelelő adminisztrációs folyamatok hiányában rugalmatlanná válhat A bonyolult jogi szabályozás miatt rengeteg szempontot kell figyelembe venni és nyomonkövetni, bármilyen hiba anyagi kozkázatot jelent mind az alkalmazottnak, mind a munkáltatónak

Cafeteria az Exact Synergy-ben HR feladatok 1. Tervezés: A választható cafeteria elemek összeállítása Cafeteria kategóriák meghatározása Alkalmazottak besorolása 2. Éves előkészítés A személyre szabott cafeteria menü elkészítése A visszajelzések ellenőrzése (opcionális) 3. Havi és éves összegzés Bérszámfejtés, utalvány rendelés Elemzések

Cafeteria az Exact Synergy-ben Alkalmazott feladatai 1. Cafeteria csomag összeállítása A kategóriájának megfelelő keretek között válogat az elemekből Egy évre előre megtervezi és ütemezi a felhasználást 2. Elszámolás és követés Havi rendszereséggel követi és ellenőrzi a felhasználást Megadja a felhasználáshoz esetlegesen szükséges részletes információkat (felhasználó neve, számlaigazolás, stb.) Módosíthatja a kért cafeteria elemek összetételét Igény szerint felhasználási kimutatásokat kaphat (pl. kilépéskor)

Cafeteria az Exact Synergy-ben A Synergy feladata Cafeteria kategóriák és az alkalmazotti besorolás nyilvántartása A személyre szabott cafeteria menük generálása és feldolgozása Havi és éves workflow elemek létrehozása Tovább információkat nem igénylő kérelmek automatikus kezelés Módosítások esetén az időarányos felhasználást figyelembe véve új menü generálása, majd a feldolgozás után a régi workflow elemek inaktiválása után újak létrehozása Jelentés készítés bérszámfejtés, utalvány rendelés, statisztikák

Tervezés cafeteria elemek

Tervezés - kategóriák

Tervezés alkalmazottak besorolása

Személyre szabott cafeteria

Havi és éves workflow elemek

Lekérdezések/jelentések

Exact Synergy cafeteria Drámaian csökkenti a HR adminisztrációs terheket Minimalizálja a hibalehetőségeket Bárhonnan elérhető, az alkalmazott és a HR bármikor megtekintheti Rugalmas jelentések a cafeteria felhasználás bármely szempontjából A vállalati IT infrastruktúra szerves része Automatikus kapcsolat a HR és a pénzügyi folyamatok között

Cikkek, eszközök beszerzése

Belső IT Helpdesk, IT eszközök

Szabadság

Betegszabadság

Szülési szabadság

Fizetés nélküli szabadság

Költségtérítés

A Synergy Enterprise előnyei Integrált megoldás az emberi erőforrások, a munkafolyamatok, a dokumentumok, illetve a vállalat egyéb kulcs területeinek kezelésére és irányítására (CRM, PM, OM ) Teljes mértékben testre szabható megoldás (egyszerű paraméterezéssel és a szabad mezők beállításával módosítható) ERP megoldásokhoz illeszthető XML, CSV vagy web services segítségével 30 nyelven elérhető

Köszönjük figyelmüket!