A First Businesspost Sender Cockpit használata No.1 in e-invoicing
1. A dokumentum célja A dokumentum bemutatja a First Businesspost Kft. Sender Cockpit szoftverének tulajdonságait és használat. 2. A szoftver célja A szoftver a First Businesspost Kft. megoldásával készített elektronikus számlák letöltésére és a letöltött számlák böngészésére, nyomon követésére és kezelésére használható. 3. Technikai előfeltételek A szoftver használatához és az azonosításhoz a First Businesspost Kft. DocPortal fiókja szükséges. Amennyiben Önnek még nincs ilyen, a support-hu@1stbp.eu címen tud igényelni. A Sender Cockpit futtatásához mindenképpen szükséges tovább a legalább 1.6-os verziószámú Java megléte a számítógépen. Ha nincs még feltelepítve, innen tudja letölteni: http://java.com/en/download/index.jsp Ha nem biztos a verziószámban, vagy hogy egyáltalán fel van-e már telepítve az Ön gépére, itt tudja azt ellenőrizni: http://java.com/en/download/installed.jsp?detect=jre&try=1
4. A Sender Cockpit telepítése A Sender Cockpit telepítése a weboldalunkról letölthető SenderCockpit_setup.exe fájl futtatásával történik. Első lépésként adja meg a telepítés nyelvét. Fontos, hogy ez csak a telepítő varázslóra vonatkozik, nem pedig magára a szoftverre. A szoftveren belül a nyelv külön kiválasztható. Üdvözli Önt a telepítő varázsló A varázsló is figyelmeztet, hogy csak a Java legalább 1.6-os verziójával fog működni.
Fogadja el a felajánlott telepítési könyvtárt, vagy adjon meg másikat.
Válassza ki, melyik könyvtárban jelenjen meg a program parancsikonja a Start Menüben Tegyen parancsikont az Asztalra, ezzel megkönnyíti a program indítását.
A tényleges installálás előtti utolsó ablakban tudja ellenőrizni a korábban megadott telepítési beállításokat, illetve a Back gomb megnyomásával tud változtatni azokon. A sikeres telepítés végéről az alábbi ablak tájékoztatja, amit a Finish gombbal tud bezárni, a checkbox bejelölésével pedig a bezárással egyidejűleg indíthatja is az alkalmazást.
5. Első indítás és beállítás Fontos: windows 8.x operációs rendszer esetén kompatibilitási módban kell elindítani a szoftvert. Ehhez jobb egérgombot kell nyomni a Sender Cockpit ikonján, kiválasztani a tulajdonságok menüt, majd a windows 7 kompatibilitási üzemmódot kiválasztani. A program az Asztalon található parancsikon segítségével, vagy a telepítési könyvtárként megadott helyen (Alapértelmézett helye: C:\Program Files\First Businesspost\SenderCockpit\ ) található SenderCockpit.exe segítségével indítható. Az első indításkor a Fájl menü configure menüpontja segítségével meg kell adni néhány, a működéshez szükséges beállítást.
A Server configuration részben a küldő azonosítót (Sender ID), felhasználónevet (Username) és jelszót (Password) kell megadni. Ezek az adatok a korábban a First Businesspost Dokumentum Portálján használtakkal megegyeznek. Kérjük, ügyeljen az alábbiak pontos megadására: Server configuration URL: https://hu-archive.1stbp.eu/archiving Sender ID: xxxx_xxxxx (ahol az x helyén bármilyen szám állhat) Username: Sxxxx_xxxxx (ugyanaz, mint a Sender ID, de a legelső karakter egy nagy S betű! Password: az Ön DocPortal fiókjának jelszava 1. Amennyiben nincs DocPortal hozzáférése, ingyenesen kérhet a support-hu@1stbp.eu címen, amennyiben elfelejtette jelszavát, állíthat be újat a https://hudocportal.1stbp.eu/portal/home?language=hu címen az Elfelejtette jelszavát? linkre kattintva. 1 Ha elfelejtette a jelszót, akkor a DocPortal bejelentkezési lapon meg tudja változtatni, azonban ehhez szüksége lesz a DocPortal kiértesítő emailben található ún, érvényesítő kód -ra.
Proxy configuration A Proxy configuration részt csak abban az esetben kell kitölteni, ha proxy szerveren keresztül kapcsolódnak az internetre. Local configuration Végül a Local configuration részben adhatja meg, hogy a letöltött állományok hova kerüljenek mentésre ( Download to ) illetve kitömörítésre ( Extract to ). Szintén ebben a szekcióban engedélyezheti a logolást is ( Enable console log ), illetve állíthatja annak részletességét ( Log level ). A megadott beállításokat a save gomb megnyomásával lehet elmenteni. A korábban már töltött le állományokat, akkor az újakat a RebuildDatabase gomb megnyomásával tudja hozzájuk frissíteni. Fontos megjegyezni, hogy a konfigurációs fájl a C:\Program Files\First Businesspost\SenderCockpit\ mappában található, így ha a felhasználónak nincs írás jogosultsága erre a könyvtárra, akkor a beállításokat nem lehet elmenteni. 6. Archívum letöltése A letöltést a File menü download now menüpontjára kattintva tudja elindítani. A letöltés befejeztével az automatikusan megjelenő log file ad információt a letöltés sikerességéről. 7. Archívum megnyitása (Document Browser) A letöltött állományokat és azok tartalmát egy új dokumentumböngésző megnyitásával lehet megtekinteni a Fájl menü new Document Browser menüjének segítségével.
A Document Browser ablak két részből áll, az alsó részben található az archívum által tartalmazott dokumentumok listája, míg a felső részben van lehetőség különböző szűrési feltételeket beállítani a listára vonatkozóan. A lista oszlopainak jelentése a következő: Document ID: dokumentum azonosító a First Businesspost rendszerében Type: a számla típusa Document Number: a számla sorszáma a kiállító rendszerében Date: a számla kiállításának dátuma Total: a számla végösszege CUR: pénznem VAT%: ÁFA kulcs mértéke Receiver: a számla fogadója email: a fogadó emailcíme Gateway received: First Businesspost rendszerébe érkezés dátuma Processed: Feldolgozás dátuma és ideje Received: Továbbítás dátuma és ideje A felső panelen található szűrési feltételek jelentése: Document Number: szűrés számlasorszámra vagy annak részletére Document Id: szűrés dokumentum azonosítóra vagy annak részletére Date: szűrés dátumra, vagy időintervallumra TAX: szűrés ÁFA kulcsra Receiver: szűrés a fogadó félre Document Type: szűrés a dokumentum típusára Currency: szűrés a pénznemre A szűrési feltételeket aktiválni az előttük található jelölőnégyzet kipiálásával lehet, több kijelölésével szűkítő feltételeket ( ÉS kapcsolat) hozhatunk létre. Fontos megjegyezni, hogy a Receiver mezőben a számla címzettjének neve csak akkor kerül megjelenítésre, ha az adott számlát egy dedikált fogadónak küldtek (Pl. Audi, Nemzeti Bank, Tigáz, stb ), ha a számla címzettjét csak a számlaképen megjelenített e-mailcím azonosítja, akkor csak a fogadó típusa látható (pl. Email signedpdf ).
8. Dokumentum megnyitása Egy dokumentum részleteinek megtekintése a kiválasztott sorra duplán kattintva történik új fülön. A dokumentum részletes nézete szintén két részből áll. Jobb oldalon a számla képe látható (ha van), baloldalon pedig a dokumentummal kapcsolatos legfontosabb információk találhatók meg. Ennek felső részén az azonosító és státusz mezők alatt az érkezés, feldolgozás, letöltés és a legutolsó státusz lekérés dátuma és ideje látható. Az alsó részen a Receiver Data fülön a fogadó fél, míg a Document Data fülön a dokumentum fontosabb adatai láthatóak. Document Type: számlatípus Document Number: számla sorszám Document Date számla kiállításának dátuma Nettó Amount: nettó végösszeg Bruttó Amount: bruttó végösszeg Currency: pénznem Taxable Amount: adóalap Percent: ÁFA kulcs Tax Amount: ÁFA összeg A Files information fülön van lehetőség megtekinteni a számlához tartozó fájlokat. A mellékelt példában a lista a.apehxml-ből, az aláírásból, a számla képéből.tif-ben, a
First Businesspost Kft. belső formátumából, illetve magából a számlából áll (.pdf). A fájlok nevére jobb egérgombbal kattintva van lehetőség megtekinteni, illetve letölteni az adott állományt.