Budapest, XVIII. kerület Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatalának eljárások gyűjteménye Tartalomjegyzék: I. A JOGFORRÁSOK KEZELÉSE II. III. IV. A BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, A NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT FELJEGYZÉSEK ÉS A MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS SZEMÉLYI FELTÉTELEK, OKTATÁS, KÉPZÉS V. A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE VI. BESZERZÉS, BESZÁLLÍTÓK MINŐSÍTÉSE VII. MÉRŐESZKÖZÖK KEZELÉSE VIII. KAPCSOLATTARTÁS A LAKOSSÁGGAL, A LAKOSSÁG, AZ ÜGYFELEK ÉS A KÉPVISELŐ-TESTÜLET ELÉGEDETTSÉGÉNEK MÉRÉSE IX. MINŐSÉGIRÁNYÍTÁSI RENDSZER BELSŐ AUDITÁLÁSA X. A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK ELLENŐRZÉSE, MEGFELELŐSÉGÜK MÉRÉSE, A MEGFELELŐSÉGEK KEZELÉSE XI. A HELYESBÍTŐ ÉS A HELYESBÍTŐ-MEGELŐZŐ TEVÉKENYSÉG SZABÁLYOZÁSA
EH 01 I. A JOGFORRÁSOK KEZELÉSE 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a polgármesteri Hivatal által használt külső készítésű jogforrások kezelésének és a belső készítésű jogforrások készítésének, jóváhagyásának, módosításának, hatályon kívül helyezésének, elosztásának és nyilvántartásának szabályozása. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1 A Polgármesteri Hivatal tevékenységét szabályozó jogforrások Külső készítésű jogforrások Törvények Rendeletek Szabványok Belső készítésű jogforrások Önkormányzati rendeletek, Képviselő-testületi határozatok Bizottsági határozatok A polgármesteri hivatal szervezeti és működési szabályzata (SZMSZ) Egyéb szabályzatok Utasítások (jegyzői, polgármesteri, polgármesteri-jegyzői együttes, irodavezetői utasítások), jegyzői intézkedések, irodavezetői intézkedések Kézikönyv 2.2 Külső készítésű jogforrások kezelése A Polgármesteri Hivatal feladatainak ellátásához szükséges közlönyöket, szabványokat a Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársa rendeli meg az irodavezetők javaslata alapján, a Jegyző jóváhagyását követően. A közlönyöket az irodavezetők titkárságai tárolják 1 évig, ezt követően a Jegyzői Kabinet Irodának adják át. A közlönyök 2 évenként selejtezhetők. A szabványokat irodánként egy központi helyen kell tárolni, érvényességük figyelését a közlönyökben az irodavezetők által kijelölt munkatárs végzi. A jegyző irodavezetői értekezleten, az irodavezetők pedig irodaértekezleten (az erről készített emlékeztetőben dokumentálva), vagy írásos formában tájékoztatják a munkatársakat az új, módosított, illetve hatályon kívül helyezett jogforrásokról az EH- 01/F02 sz., kötött formátumú feljegyzésen. A jogforrásokról szóló tájékoztatók a számítógépes hálózaton is hozzáférhetők. Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 01. Változat: 2 Oldal: 2/3
EH 01 Számítógépes hálózati hozzáféréssel nem rendelkező munkatársaknak az írásos tájékoztató mellékleteként az illetékes irodavezetőnek a jogforrás másolatát is meg kell küldenie. A külső jogforrások (a közlönyökön kívül) a számítógépes hálózaton (jogtár) is rendelkezésre állnak és a hálózati hozzáférési jogosultsággal rendelkező munkatársak számára olvashatók. A DVD jogtár frissítéséről, az aktuális változatnak a hálózatra való feltételéről az Informatikai Csoport vezetője köteles gondoskodni 2.3 Belső készítésű jogforrások készítése, jóváhagyása, módosítása, hatályon kívül helyezése, elosztása, nyilvántartása és felülvizsgálata A belső készítésű jogforrás (a továbbiakban: jogforrás) elkészítését, módosítását, illetőleg hatályon kívül helyezését a jegyző által megbízott munkatárs végzi el. A belső készítésű jogforrások készítésére, nyilvántartására és automatikus elosztására az EH-01/M01. sz melléklet szabályai vonatkoznak. A jogforrások aláírt hiteles példánya a jegyzőhöz kerül az EH-01/F01 sz. (kötött formátumú) fedőlappal ellátva.. A jóváhagyott jogforrást (annak hiteles példánya alapján) a jegyző által megbízott munkatárs felteszi a számítógépes hálózatra. A számítógépes hálózati hozzáférési (olvasási) jogosultsággal rendelkező munkatársak számára ez egyúttal a jogforrás automatikus elosztását is jelenti. A hatályon kívül helyezett jogforrásokat a számítógépes hálózaton az adott dokumentumfajta főkönyvtárán belül a jogforrás megnevezése, száma után, valamint annak minden oldala tetején hatályon kívül helyezte a. sz. belső jogforrás év hó napjától felirattal is el kell látni. A módosított jogforrások egységes szerkezetbe foglalását a jegyző által kijelölt munkatárs végzi, a jogalkotásról szóló törvény, valamint az ahhoz kapcsolódó hatályos jogforrások rendelkezéseinek megfelelően. A számítógépes hálózathoz való hozzáférés szabályait az Informatikai Szabályzat írja le, az egyes felhasználók jogosultságait az Informatikai Csoport tartja nyilván. A jegyző irodavezetői értekezleten, az irodavezetők pedig irodaértekezleten (az erről készített emlékeztetőben dokumentálva) vagy írásos formában tájékoztatják a munkatársakat az új, módosított, illetve hatályon kívül helyezett jogforrásokról az EH- 01/F02 kötött formátumú feljegyzésen. Számítógépes hálózati hozzáféréssel nem rendelkező munkatársaknak az írásos tájékoztató mellékleteként az illetékes irodavezetőnek a jogforrás másolatát is meg kell küldenie. A kinyomtatásra kerülő jogforrások a munkavégzés során csak akkor használhatók, ha a hatályos jogszabályok alapján hitelesítésre kerülhetnek. A hitelesítés annak igazolására szolgál, hogy a hitelesítés időpontjában a kiadott jogforrás-másolat a hatályos jogforrással megegyezik. A nem hitelesített másolatok csak tájékoztató jellegűek. Hatálybalépés dátuma: 2006.09.22. Változat: 3 Oldal: 3/3
EH 01 A jogforrások folyamatos felülvizsgálatáról az érintett irodavezető és a jegyző által kijelölt jogi referens köteles gondoskodni, szükség esetén elkészíti a jogforrás módosítását, hatályon kívül helyezését, az új jogforrást, a jogalkotásról szóló törvény, valamint az ahhoz kapcsolódó hatályos jogforrások rendelkezéseinek megfelelően. A jegyző két évenként, illetve szükség esetén elrendeli a belső készítésű jogforrások felülvizsgálatát, amelyet a folyamatos felülvizsgálat szabályai szerint az általa kijelölt munkatársak végeznek el. 3. MELLÉKLETEK: EH-01/M01: Belső készítésű jogforrások kezelése EH-01/F01: Belső készítésű jogforrás hiteles példányának fedőlapja EH-01/F02: Tájékoztató új módosított, hatályon kívül helyezett külső és belső készítésű jogforrásokról Hatálybalépés dátuma: 2006.09.22. Változat: 3 Oldal: 4/3
EH 01 Belső készítésű jogforrások kezelése Jogforrás megnevezése Készítője Jóváhagyása Jogforrások nyilvántartása, automatikus elosztása Hatályos Módosított Hatályon kívül helyezett G-RENDTAR, HATKIVUL alkönyvtárban Önkormányzati A jegyző Képviselőtestület G REND-TAR G-REND-TAR, rendelet által REND év EGYSEGES megbízott munkatárs alkönyvtárban alkönyvtárban Képviselőtestületi A jegyző Képviselő- G-KTHAT, G-KTHAT, G-KTHAT, határozat által testület évszám évszám évszám megbízott alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban munkatárs Bizottsági A jegyző Bizottság G-BIZHATbizottság G-BIZHAT- G-BIZHAT- határozat által neve bizottság neve bizottság neve megbízott alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban munkatárs Polgármesteri A jegyző Képviselőtestület G-SZABALYZ, G-SZABALYZ, G-SZABALYZ, Hivatal Szervezeti által HATALYOS HATALYOS HATKIVUL és Működési megbízott alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban Szabályzata munkatárs HSZMSZ néven HSZMSZ néven Egyéb A jegyző Jegyző és/vagy G-SZABALYZ G-SZABALYZ G-SZABALYZ szabályzatok által polgármester HATALYOS HATALYOS HATKIVUL megbízott könyvtárban könyvtárban könyvtárban munkatárs Polgármesteri A jegyző G-UTASIT- G-UTASIT- G-UTASITutasítások által Polgármester PMUTAS PMUTAS PMUTAS megbízott HATALYOS HATALYOS HATKIVUL munkatárs alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban Jegyzői A jegyző G-UTASIT- G-UTASIT- G-UTASITutasítások által Jegyző JEGYUTAS JEGYUTAS JEGYUTAS megbízott HATALYOS HATALYOS HATKIVUL munkatárs alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban Polgármesterijegyzői A jegyző G-UTASIT-PM- G-UTASIT-PM- G-UTASIT-PMutasítások együttes által Polgármester JUTAS JUTAS JUTAS megbízott és jegyző HATALYOS HATALYOS HATKIVUL munkatárs alkönyvtárban alkönyvtárban alkönyvtárban Jegyzői A jegyző G-INTEZK G-INTEZK G-INTEZK intézkedések által Jegyző HATALYOS HATALYOS HATKIVUL megbízott alkönyvtárban alkönyvtárba alkönyvtárba munkatárs Irodavezetői Irodavezető Irodavezető G-IRODA IRODA G-IRODA IRODA G-IRODA IRODA utasítások NEVE UTASIT NEVE UTASIT NEVE UTASIT HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárba alkönyvtárba alkönyvtárba Irodavezetői Irodavezető Irodavezető G-IRODA IRODA G-IRODA IRODA G-IRODA IRODA intézkedések NEVE INTEZKED NEVE INTEZKED NEVE INTEZKED HATALYOS HATALYOS HATKIVUL alkönyvtárba alkönyvtárba alkönyvtárba A jegyző G-MINOSEGB- G-MINOSEGB- G-MINOSEGB- Kézikönyv által mb. Polgármester KEZIKO- KEZIKO- KEZIKOmunkatárs és jegyző HATALYOS HATALYOS HATKIVUL Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 01. Változat: 1 Oldal: 1/1
EH 01/F01 MELLÉKLET BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ JOGFORRÁS HITELES PÉLDÁNYÁNAK FEDŐLAPJA Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc- Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatal A jogforrás fajtája: új a sz. jogforrást módosító, sz. változat a sz. jogforrást hatályon kívül helyező,. sz. változat A jogforrás tulajdonosának neve: Erdősné dr, Balogh Zsuzsanna jegyző Jogforrás száma, megnevezése, címe:...... A jogforrás készítője: Hatályba lépés dátuma: Aláírás: A jogforrást felülvizsgálta: Felülvizsgálat időpontja: Aláírás: A jogforrást felülvizsgálta: Felülvizsgálat időpontja: Aláírás: A jogforrást felülvizsgálta: Felülvizsgálat időpontja: Aláírás: A jogforrást felülvizsgálta: Felülvizsgálat időpontja: Aláírás: Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 01. Változat: 2 Oldal: 1/1
Budapest XVIII. kerület Pestszentlőrinc- Pestszentimre Önkormányzat Polgármesteri Hivatal TÁJÉKOZTATÓ ÚJ, MÓDOSÍTOTT, HATÁLYON KÍVÜL HELYEZETT KÜLSŐ ÉS BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ JOGFORRÁSOKRÓL jogforrás száma és megnevezése Új Az általa módosított jogforrás száma megnevezése Az általa hatályon kívül helyezett jogforrás száma megnevezése Megtalálható (olvasható) az alábbi helyen B u d a p e s t,. év.. hó.. nap.. aláírás Hatálybalépés dátuma: 2005. 11. 05. Változat: 1 oldal: 1/1
EH - 02 II. A BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, A NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT FELJEGYZÉSEK ÉS A MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK KEZELÉSE 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal napi munkavégzése során használt, belső készítésű feljegyzések (a továbbiakban: belső készítésű feljegyzések) és a minőségirányítási rendszerének működésével összefüggő minőségügyi feljegyzések kezelésének szabályozása. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1. A belső készítésű feljegyzések és a minőségügyi feljegyzések formái Kötött formátumúak: azok a belső készítésű feljegyzések és minőségügyi feljegyzések, amelyek az általános eljárások mellékleteiben és az EH-02/M01 sz. mellékletben kötött formátumban szerepelnek. Kötetlen formátumúak: azok a belső készítésű feljegyzések és minőségügyi feljegyzések, amelyek készítésére vonatkozóan a hatályos jogszabályok, illetőleg az általános eljárások rendelkezéseket tartalmaznak, de formátumukat nem határozzák meg. 2.2 A kötött formátumú feljegyzések készítése, módosítása, jóváhagyása, nyilvántartása, felülvizsgálata A kötött formátumú feljegyzések módosítását, új kötött formátumú feljegyzések bevezetését belső készítésű feljegyzések esetén az illetékes irodavezető, minőségügyi feljegyzések esetén a minőségügyi vezető javaslatára a jegyző engedélyezi. A kötött formátumú belső készítésű feljegyzések jóváhagyott (hiteles) példányait a minőségügyi vezető őrzi bizonylati albumban. A feljegyzések egyedi azonosítása 1-től kezdődő sorszámozással történik, a per szám a változat számát jelöli, pl. 1/1, 1/2 stb. Amennyiben a feljegyzés használata megszűnik, azt a feljegyzés áthúzásával és a megszűnés dátumával kell jelezni. A kötött formátumú minőségügyi feljegyzések az általános eljárások mellékletét képezik. A kötött formátumú feljegyzéseket két évenként, illetőleg, amennyiben jogszabályi változás indokolja, azzal összefüggésben soron kívül felül kell vizsgálni. A minőségügyi feljegyzések felülvizsgálata a minőségügyi vezető, a belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések felülvizsgálata az illetékes irodavezető feladata. A felülvizsgálat eredményéről az illetékes irodavezető a minőségügyi vezetőt, a minőségügyi vezető pedig a jegyzőt írásban köteles tájékoztatni. Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01. Változat: 5 Oldal: 1/2
EH - 02 A kötött formátumú minőségügyi feljegyzések számítógépes hálózatra való feltételéről a minőségügyi vezető, a kötött formátumú belső készítésű feljegyzések számítógépes hálózatra való feltételéről pedig az illetékes irodavezető köteles gondoskodni. A kötött formátumú belső készítésű feljegyzésekhez a számítástechnikai csoport vezetője csak azoknak a munkatársaknak biztosít írási jogosultságot, akiknek a feljegyzés használata a feladat- és munkakörébe tartozik. 2.3 A minőségügyi feljegyzések kezelése (megnevezése, formátuma, a feljegyzés készítését előíró általános eljárás, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje) A minőségügyi feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat az EH-02/M01. sz. melléklet tartalmazza. Mind a kötött, mind pedig a kötetlen formátumú minőségügyi feljegyzéseket a központi iktatórendszerben a minőségügyi vezető nevére iktatni kell. 2.4 A belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések kezelése (megnevezése, formátuma, a feljegyzés készítését előíró általános eljárás, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje) A belső készítésű feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat az EH-02/M02. sz. melléklet tartalmazza. 3. MELLÉKLETEK EH-02/M01 EH-02/M02 összesítése feljegyzések összesítése Belső készítésű, napi munkavégzés során használt feljegyzések Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01. Változat: 5 Oldal: 2/2
EH-02/M01 MELLÉKLET MINŐSÉGÜGYI FELJEGYZÉSEK ÖSSZESÍTÉSE Feljegyzés megnevezése Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Éves felülvizsgálathoz benyújtott éves értékelések, javaslattétel kötetlen EH-03 Irodavezető Éves minőségügyi összefoglaló jelentés vezetőségi átvizsgálásra Kötetlen EH-03 vezető Éves vezetőségi átvizsgálás jegyzőkönyve és az éves minőségprogram Kötetlen EH-03 vezető oktatások emlékeztetői Kötetlen EH-04 vezető A fejlesztési Fejlesztési tanulmány Kötött EH-05 tanulmány készítésével megbízott munkatárs Készítője: Fejlesztési lap Kötött EH-05 A témafelelős EH-05/F01 aláírói: témafelelős, jegyző, minőségügyi vezető Elosztása 1 példányban a minőségügyi vezetőnek 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek G-MINOSEGB- EMLEKEZTETO Könyvtárban G-MINOSEGB- EMLEKEZTETO könyvtárban vezetőnek vezetőnek Eredeti példány tárolása (iktatva) vezetőnél vezetőnél vezetőnél vezetőnél vezetőnél vezetőnél megőrzési ideje selejtezhető selejtezhető selejtezhető 5 év selejtezhető selejtezhető Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 5 Oldal: 1/5
EH-02/M01 MELLÉKLET Feljegyzés megnevezése Beszállítók minősítési lapja Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) Kötött EH-06/F01 A feljegyzés készítését előíró általános eljárás EH-06 Készítője és aláírója Irodavezető vezető Elosztása vezetőnek Eredeti példány tárolása vezetőnél megőrzési ideje selejtezhető Elfogadott beszállítók listája Kötött EH-06/F02 EH-06 vezető G-MINOSEGB BESZALL könyvtárba vezetőnél selejtezhető Írásbeli tájékoztató a beszállítók nem megfelelő teljesítéséről Beszállítókkal kapcsolatos reklamációk, ezzel kapcsolatos levelezések nyilvántartása Beszállítók éves értékelésének emlékeztetője Mérőeszközök nyilvántartása megfelelő állapotú mérőeszközök bejelentése Kötetlen EH-06 Irodavezető vezetőnek vezetőnél Kötetlen EH-06 Levél aláírója --------- Érintett iroda vezetőjénél Kötetlen EH-06 vezető Kötött EH-07/F01 EH-07 Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársa G-MINOSEGB EMLEKEZTETO Könyvtárba ------ Kötetlen EH-07 Irodavezető Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársának vezetőnél Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársánál Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársánál selejtezhető Iratkezelési szabályzat szerint selejtezhető selejtezhető Iratkezelési Szabályzat szerint Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 5 Oldal: 2/5
EH-02/M01 MELLÉKLET Feljegyzés megnevezése megfelelő állapotú mérőeszközzel történt mérési esetek kivizsgálása és a megfelelő intézkedések megtétele A hivatal tevékenységére, munkatársaira vonatkozó (megalapozott és nem megalapozott) panaszok és válaszok nyilvántartása Ügyfél elégedettség kérdőíve Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Elosztása Kötetlen EH-07 Irodavezető Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársának Kötött EH-08/F01 és EH-08/F02 Kötött EH-08/F03 EH-08 EH-08 Kísérőlevél készítője: Irodavezető Kitöltője: Ügyfél G-MINOSEGB- PANASZOK Megal ( megal ) alkönyvtárba Kitöltött kérdőívek: vezetőnek Eredeti példány tárolása Jegyzői Kabinet Iroda kijelölt munkatársánál Irodavezetőnél Iktatva vezetőnél megőrzési ideje Iratkezelési Szabályzat szerint Az Iratkezelési Szabályzat szerint selejtezhető Ügyfél elégedettségi kérdőívek összesítése és értékelése Éves tájékoztató a polgármesteri Hivatal munkájáról Minőségirányítási rendszer belső auditálásának terve és nyilvántartása Kötetlen EH-08 és EH-11 vezető G-MINOSEGB- EMLEKEZTETO Könyvtárba Kötetlen EH-08 Jegyző G- EMLEKEZTETOK BESZAMOL Könyvtárba Kötött EH-09/F01 EH-09 Készíti: vezető Jóváhagyja: jegyző G-MINOSEGB, AUDIT könyvtárba vezetőnél Jegyzőnél Iktatva vezetőnél selejtezhető selejtezhető selejtezhető Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 5 Oldal: 3/5
EH-02/M01 MELLÉKLET Formátuma A feljegyzés (kötött készítését Eredeti Feljegyzés formátum előíró Készítője Elosztása példány megőrzési megnevezése esetén általános és aláírója tárolása ideje azonosító eljárás száma) Értesítés a belső audit várható időpontjáról Minőségirányítási rendszer belső auditálásának kérdőíve és felülvizsgálatának kiértékelése Írásos beszámoló a tárgyévben végzett helyesbítő-megelőző tevékenységekről Kötetlen EH-09 vezető Kötött EH-09/F02 EH-09 Kérdőívet kitöltik, aláírják: Belső auditorok És az irodavezető Kiértékelést végzik és aláírják: Belső auditorok vezető Új eljárás indítását, audit lezárását aláírja: vezető Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 5 Oldal: 4/5 G-MINOSEGB- AUDIT Könyvtárba vezetőnek Kötetlen EH-11 irodavezető vezetőnek Tárgyévi helyesbítő-megelőző tevékenységek összesítése Kötetlen EH-11 vezető Tájékoztató új, módosított, hatályon kívül helyezett jogforrásokról Kötött EH-01/M02 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek EH-01 Irodavezető Érintett munkatársaknak vezetőnél vezetőnél vezetőnél vezetőnél Irodavezető selejtezhető selejtezhető selejtezhető selejtezhető Iratkezelési Szabályzat szerint
EH-02/M01 MELLÉKLET Formátuma (kötött A feljegyzés Eredeti Feljegyzés formátum készítését Készítője Elosztása példány megőrzési megnevezése esetén előíró és aláírója tárolása ideje azonosító általános száma) eljárás Éves irodavezetői jelentések Kötetlen EH-10 Irodavezető Éves minőségügyi értékelés Kötetlen EH-10 vezető Éves minőségügyi értekezlet emlékeztetője Kötetlen EH-10 vezető Jegyző utasítása helyesbítőmegelőző tevékenység végzésére Döntés helyesbítő-megelőző tevékenységekről Kötetlen EH-11 Irodavezető Általános eljárások Kötött Irodai eljárások Kötött Belső készítésű jogforrás hiteles példányának fedőlapja Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 5 Oldal: 5/5 vezetőnek 5 példányban a vezetői értekezlet részt vevőinek + G-MINOSEGB MINERT könyvtárba G-MINOSEGB EMLEKEZTETO Könyvtárba Kötetlen EH-11 Jegyző Érintetteknek írásban Érintetteknek írásban Kötött EH-01/M01 Kézikönyv Kézikönyv EH-01 vezető Irodavezető Jóváhagyja: minőségügyi vezető Készítő: jegyző által kijelölt munkatárs, aláíró az EH-01. 2.4 pontja szerint G-MINOSEGB- ALTELJ G-MINOSEGB- IRODAELJ Az EH-01 sz. eljárás 2.4 pontja szerint vezető vezető vezetőnél Jegyzőnél Iktatva Irodavezetőnél iktatva vezetőnél vezetőnél Az EH-01 sz. eljárás 2.4 pontja szerint selejtezhető selejtezhető selejtezhető Iratkezelési szabályzat szerint Iratkezelési szabályzat szerint selejtezhető selejtezhető selejtezhető
EH-02/M02 MELLÉKLET BELSŐ KÉSZÍTÉSŰ, NAPI MUNKAVÉGZÉS SORÁN HASZNÁLT IRATOK ÖSSZESÍTÉSE Irat megnevezése Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Kinevezés Kötött EH-04 Készítője: személyügyi referens Aláírója: jegyző Munkaszerződés Kötött EH-04 Készítője: személyügyi referens Aláírója: jegyző Eskü okmány Kötött Jogszabály határozza meg EH-04 Készítője: személyügyi referens Aláírója: jegyző Elosztása 1 eredeti példány a munkatársnak 1 eredeti példány a munkatársnak Eredeti példány tárolása Személyügyi referens Személyügyi referens ------ Személyügyi referens megőrzési ideje selejtezhető selejtezhető selejtezhető Vagyon-nyilatkozat Kötött Jogszabály határozza meg EH-04 érintett munkatárs Munkaköri leírás Kötött EH-04 Készítője: irodavezető Aláírója: jegyző 1 eredeti példány a munkatársnak 1-1 eredeti példány munkatársnak, irodavezetőnek Személyügyi referens Személyügyi referens selejtezhető selejtezhető Minősítés Kötött Jogszabály határozza meg EH-04 Készítője: irodavezető Aláírója: jegyző 1 példány az érintett munkatársnak Személyügyi referens selejtezhető Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 1 Oldal:1/4
EH-02/M02 MELLÉKLET Irat megnevezése Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Teljesítmény-követelmény Kötött EH-04 Irodavezető Teljesítmény-értékelés Kötött EH-04 Irodavezető Helyi éves továbbképzési terv Kötetlen EH-04 Emlékeztetők, jegyzőkönyvek 1 Kötetlen Belső oktatásokról (EH-04), Vezetői értekezlettől (EH- 05), Jegyző, aljegyző, tisztségviselők félfogadásáról (EH- 08), Közmeghallgatásról (EH-08) Készítője: Személyügyi referens Aláírója: jegyző Az általános eljárásokban meghatározott munkatárs Elosztása 1-1 példány az érintett munkatársnak és a személyügyi referensnek 1-1 példány az érintett munkatársnak és a személyügyi referensnek G-OKTATAS könyvtárba G- EMLEKEZTETO Könyvtárba, Kivéve: a jegyző, aljegyző, tisztségviselők Félfogadásáról készült emlékeztetőket, melyeket az érintett Eredeti példány tárolása Irodavezető Irodavezető Személyügyi referens Az emlékeztető készítője Iktatva megőrzési ideje selejtezhető selejtezhető 2év Az iratkezelési szabályzat szerint 1 Jegyzőkönyvet kell felvenni a közmeghallgatásról. Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 1 Oldal:2/4
EH-02/M02 MELLÉKLET Lakossági fórumról irodavezetője (EH-08) kap meg Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 1 Oldal:2/4
EH-02/M02 MELLÉKLET Irat megnevezése Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Elosztása Eredeti példány tárolása megőrzési ideje Szerződések Kötetlen EH-06 A hatályos belső utasítások szerint A hatályos belső utasítások szerint Iktatva Az Iratkezelési szabályzat szerint Megrendelések Kötetlen EH-06 A hatályos belső utasítások szerint A hatályos belső utasítások szerint Iktatva Az Iratkezelési szabályzat szerint Ajánlat kérések Kötetlen EH-06 A hatályos belső utasítások szerint A hatályos belső utasítások szerint Iktatva Az Iratkezelési szabályzat szerint Fellebbezések felterjesztése Kötetlen EH-11 A hatályos belső utasítások szerint A hatályos belső utasítások szerint Iktatva Az Iratkezelési szabályzat szerint Éves belső ellenőrzési terv Kötetlen EH-10 Jegyző A hatályos belső utasítások szerint Éves belső ellenőrzési terv végrehajtásáról szóló jelentés Határozatok, egyéb hivatalos iratok, levelek Kötetlen EH-10 Az ellenőrzést végző munkatárs Kötetlen Hatályos jogszabályok A hatályos belső utasítás szerint Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 1 Oldal:3/4 1-1 példány érintett iroda vezetőjének és a jegyzőnek A hatályos jogszabályok szerint Iktatva Jegyzőnél iktatva Ügyiratban Iktatva Az Iratkezelési szabályzat szerint Az Iratkezelési szabályzat szerint Iratkezelési Szabályzat szerint
EH-02/M02 MELLÉKLET Irat megnevezése Vezetői és irodai fejléces levélpapírok Segély- és Illetményelőleg iránti kérelem Testületi előterjesztések borítólapja Formátuma (kötött formátum esetén azonosító száma) A feljegyzés készítését előíró általános eljárás Készítője és aláírója Kötött ---- Érintett vezető irodavezető Elosztása 1 példány a címzettnek Kötött ---- Jegyző Pénzügyi iroda Kötött --- Testületi előterjesztés összeállítója Képviselőtestület tagjainak Eredeti példány tárolása Ügyiratban Pénzügyi Irodán Testületi és Koordinációs Irodán megőrzési ideje Iratkezelési Szabályzat szerint Iratkezelési Szabályzat szerint Iratkezelési Szabályzat szerint Hatályba lépés dátuma: 2005. 11. 01.. Változat: 1 Oldal:3/4
EH-03 III. VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a minőségirányítási rendszer vezetőségi átvizsgálásának szabályozása. Jelen eljárás meghatározza az átvizsgálás módját, adatait, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket. 2. ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1. A vezetőségi átvizsgálás célja, gyakorisága A Polgármesteri Hivatal vezetősége (polgármester, alpolgármesterek, jegyző, aljegyző, és a minőségügyi vezető) a minőségirányítási rendszer működésének, hatékonyságának, a minőségpolitika, a minőségcélok és a minőségprogram gyakorlati megvalósításának, teljesülésének értékelése céljából a tárgyévet követő év januárjában, illetve szükség esetén vezetői értekezlet keretében - vezetőségi átvizsgálást tart. 2.2. A vezetőségi átvizsgálás szempontjai A vezetőségi átvizsgálás értékeli a minőségirányítási rendszer belső és külső auditálásának eredményeit, az ügyfelek visszajelzéseit, észrevételeit, esetleges panaszait, (az ügyfél elégedettségi kérdőíveket), a működési folyamatok megfelelőségét, a helyesbítő és a megelőző tevékenységek megtörténtét, hatékonyságát, a korábbi átvizsgálásból következő tevékenységeket, a Polgármesteri Hivatal minőségcéljait tartalmazó minőségprogram és intézkedési terv teljesülését, illetve mindazon változásokat, melyek a rendszer működését befolyásolhatják. A felülvizsgálathoz az értékelési adatokat, illetve az ezekhez tartozó javaslattételt a minőségügyi vezető összefoglaló jelentésben készíti el és terjeszti elő. Az összefoglaló értékeléshez az irodavezetők benyújtják a saját területük értékelését, a minőségcélok megvalósulását, illetve az új minőségcélokra vonatkozó javaslatukat. 2.3. A vezetőségi átvizsgálás lefolytatása, eredményei A vezetői értekezlet megtárgyalja és megvitatja a minőségügyi vezető előterjesztését. Az abban foglaltak, valamint a megbeszélés alapján döntés születik azokról az intézkedésekről, melyek szükségesek az esetleges hiányosságok kiküszöbölésére, a rendszer tökéletesítéséhez, az ügyfélkövetelmények kielégítéséhez, hozzárendelve a szükséges erőforrás-szükségletek. A vezetőségi átvizsgálás kiterjed a minőségpolitika és a minőségcélok megvalósulásának elemzésére is. A vezetői értekezlet értékeli, szükség esetén kezdeményezi azok módosítását, illetve teljesülésük esetén új célkitűzéseket hagy jóvá. A vezetői értekezlet a minőségügyi vezető előterjesztése alapján - figyelembe véve az irodavezetői javaslatokat - meghatározza és jóváhagyja a Polgármesteri Hatálybalépés: 2005. 11. 01. Változat: 2. oldal: 2/2
EH-03 Hivatal éves minőségprogramját. A minőségprogram megvalósításához szükséges erőforrásokat az éves költségvetés elfogadásához betervezi. 2.4. A vezetőségi átvizsgálás eredményeinek feljegyzése A vezetőségi átvizsgálásról jegyzőkönyv készül, melyben rögzítésre kerülnek a megállapítások, a hozott intézkedések, a kijelölt felelősök, illetve mellékleteként megjelenik az elfogadott minőségprogram, benne az új minőségcélok, az azok megvalósításához szükséges feladatok, illetve a célok megvalósulásának mérési módszere, határideje és felelőse. A jegyzőkönyvet a minőségügyi vezető állítja össze és a tisztségviselők írják alá. A jegyzőkönyvet a minőségügyi vezető megküldi az irodavezetőknek és a felelősöknek. 2.5. Az eljárásban szereplő minőségügyi feljegyzések kezelése A jelen eljárásban felsorolt minőségügyi feljegyzések kezelésére az EH-02/M01. sz. melléklet vonatkozik, amely tartalmazza ezen minőségügyi feljegyzések megnevezését, formátumát, a feljegyzés készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét. 3. MELLÉKLETEK - Hatálybalépés: 2005. 11. 01. Változat: 2. oldal: 2/2
EH - 04 IV. SZEMÉLYI FELTÉTELEK, OKTATÁS, KÉPZÉS 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a Polgármesteri Hivatal személyi feltételeinek biztosítása, képesítési, képzettségi követelmények meghatározása, a képzési feladatok tervezésének, szervezésének és nyilvántartásának szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a feladatok elvégzésének módját, a felelősségeket és a nyilvántartási kötelezettségeket. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1 A munkatársak felvétele A közszolgálati jogviszony, illetve munkaviszony létesítése a hatályos jogszabályok alapján történik, melyről a munkáltatói jogkör gyakorlója (a jegyző) dönt. A jelentkezők kiválasztása pályázati eljárás keretében, vagy álláshirdetés útján, személyes meghallgatás keretében történik. Ezt követően kerül sor a köztisztviselő, vagy ügykezelő kinevezésére, illetve fizikai dolgozók esetén a munkaszerződés megkötésére. A jegyző utasítása alapján a személyügyi referens készíti el a határozatlan vagy határozott időre szóló kinevezést, munkaszerződést a hatályos jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően. A kinevezési és a munkaszerződési okmányok elkészítése a megfelelő okiratok alapján számítógépes Wintiszt program alkalmazásával történik. A köztisztviselő vagy ügykezelő kinevezése előtt a személyügyi referens megszervezi az eskütételt. Az irodavezető és a munkatársak előtt a köztisztviselők leteszik az esküt, esküokmányuk titoktartási nyilatkozatukat is tartalmazza. A Köztisztviselők jogállásáról szóló törvény (Ktv.) előírásainak megfelelően, illetve a Képviselő-testület által meghatározott munkakörökben dolgozó köztisztviselők vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségét a jegyző elrendeli. Közszolgálati jogviszony nem létesíthető azzal, aki megtagadja vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségét. A személyi alapnyilvántartás a Wintiszt számítógépes program, illetve a papír alapú személyi anyagok alapján történik. A személyügyi referens évente egy alkalommal adatszolgáltatást teljesít a KÖZIGTAD részére a hatályos jogszabályoknak megfelelően. 2.2 A munkakörhöz előírt követelmények A közszolgálati jogviszony létesítésének feltételeit a Ktv. és a képesítési előírásokról szóló, hatályos kormányrendelet határozzák meg. A Jegyző az illetékes irodavezető bevonásával további követelményeket is előírhat. 2.3 Munkaköri leírás A munkaköri leírás az adott munkakörre vonatkozó feladatokat és követelményeket tartalmazza, melyet az illetékes iroda vezetője készít el és a munkáltatói jogkör gyakorlója, (a jegyző) és a munkavállaló ír alá. Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01. Változat: 2 Oldal: 1/3
EH - 04 A munkaköri leírások elkészítéséért és naprakész állapotáért az adott iroda vezetője a felelős. 2.4 A minősítés A köztisztviselőt előmeneteli pályáján a hatályos jogszabályok, szabályzatok rendelkezéseinek megfelelően a jegyzőnek minősíteni kell. 2.5 A teljesítmény-követelmény és a teljesítmény-értékelés A köztisztviselő teljesítmény-követelményeit a munkatárs munkaköri feladatainak és a képviselő-testület által meghatározott általános hivatali célkitűzések figyelembevételével az irodavezetők évente előre, írásban határozzák meg. A teljesítmény-követelmények teljesítését az irodavezetők évente írásban értékelik. 2.6 Oktatás, képzés, továbbképzés 2.6.1 Az oktatás, képzés, továbbképzés formái A hatályos jogszabályok alanyi jogot biztosítanak a köztisztviselőknek az előmenetelhez szükséges továbbképzéshez való részvételre, másrészt kimondják, hogy a köztisztviselő és a vezető köteles minden olyan képzésben, továbbképzésben vagy átképzésben részt venni, melyet számára jogszabály vagy a munkáltatója előír. A köztisztviselők továbbképzésének kötelezettségét, rendszerességét és tervszerűségét a hatályos jogszabályok tartalmazzák. A Fővárosi Közigazgatási Hivatal felhívására a jegyző a személyügyi referens közreműködésével az éves továbbképzési tervhez adatokat bocsát rendelkezésre. Az éves továbbképzési terv tartalmazza: a.) az ügykezelői, a közigazgatási alap- és szakvizsga letételére kötelezettek nevét, b.) a vizsga tervezett időszakát, c.) a felsőoktatásban tanulókat. A felkészítő tanfolyamokra és a vizsgákra történő jelentkezéseket a személyügyi referens előzetesen egyezteti az érintettekkel és az irodavezetőkkel. A vizsgára történő jelentkezéseket a jegyző hagyja jóvá. Az éves továbbképzési tervben meghatározottakon kívül belső oktatások szervezésére is sor kerülhet a jegyző döntése alapján. A belső oktatások szempontjait, az oktatandó ismereteket a jegyző határozza meg. Az oktatásokat a jegyző által megbízott munkatársak, vagy külső szakértők tartják meg. A minőségirányítási rendszerrel kapcsolatos oktatást a minőségügyi vezető tartja meg, amelyről kötetlen formátumú minőségügyi feljegyzés készül. Külön jogszabályok vonatkoznak a biztonságos munkavégzéssel összefüggő munka - és tűzvédelmi ismeretek elsajátítására. Ezen területek belső szabályozásának meglétéért, Hatálybalépés dátuma: 2005.11.01. Változat: 2 Oldal: 2/3
EH - 04 aktualizálásáért, valamint az oktatási és vizsgáztatási tevékenység lebonyolításáért, nyilvántartásáért a munka-, baleset- és tűzvédelmi feladatok ellátásával, a jegyző által megbízott külső munkatárs felelős. 2.6.2 Az oktatások, képzések, továbbképzések eredményességének mérése, dokumentálása Az oktatásokon, képzéseken, továbbképzéseken való részvétel dokumentálása: az ún. távozási füzetben történik, az illetékes irodavezetővel előzetesen egyeztetve. a.) a belső oktatások esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az annak mellékletét képező jelenléti ívek, b.) minőségügyi oktatások esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az azok mellékleteit képező jelenléti ívek, c.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) esetében az oktatásról készült emlékeztetők és az azok mellékleteit képező jelenléti ívek. Az oktatásokon, képzéseken, továbbképzéseken való részvétel eredményességének mérése: a.) ügykezelői, közigazgatási alapvizsga, illetőleg szakvizsga bizonyítvány, b.) az iskolarendszeren kívüli továbbképzés, vezetőképzés esetében az annak eredményességét tanúsító okirat, c.) iskolarendszerű továbbképzés esetében a bizonyítvány (oklevél), megléte, vagy hiánya. d.) a belső oktatások e.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) esetében a külső és belső törvényességi ellenőrzések megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó írásos megállapításai. f.) minőségügyi oktatások esetében a belső és külső auditok megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó megállapításai, valamint a folyamatok mérése során felfedezett nem megfelelőségek (hibák, hiányosságok) alapján elrendelt helyesbítő-megelőző tevékenységek, illetőleg a külső és belső törvényességi ellenőrzések megfelelőséget és/vagy nem megfelelőséget tartalmazó írásos megállapításai. Az oktatások, képzések, továbbképzések eredményességének értékelése A személyügyi referens az oktatások, képzések, eredményességéről az irodavezetői értekezleten ad tájékoztatást a.) közigazgatási alapvizsga, illetőleg szakvizsga Hatálybalépés dátuma: 2005.11.25. Változat: 2 oldal: 1/3
EH - 04 b.) az iskolarendszeren kívüli továbbképzés, vezetőképzés c.) iskolarendszerű továbbképzés d.) az éves továbbképzési terv, illetve az azon túl elrendelt belső oktatások e.) a külön jogszabályok alapján megtartott oktatások (pl. tűzvédelmi, munkavédelmi oktatás) tekintetében. A minőségügyi oktatások eredményességét a minőségügyi vezető írásban értékeli a vezetőségi átvizsgáláskor. Az értékelés elfogadásáról, illetőleg ezzel kapcsolatban szükség esetén helyesbítő-megelőző tevékenység elrendeléséről a vezetői értekezlet dönt. A vezetői értekezlet döntéséről a minőségügyi vezető emlékeztetőt készít, melynek automatikus elosztásáról a számítógépes hálózati hozzáféréssel rendelkező munkatársak részére a G- MINOSEGB-OKTATÁS könyvtárán keresztül gondoskodik. A számítógépes hálózati hozzáférési jogosultsággal nem rendelkező munkatársaknak pedig postakönyvvel az emlékeztető másolatát megküldi. 2.7 Az oktatások, képzések, továbbképzések nyilvántartása A külső oktatásokon, képzéseken való részvételt, a megszerzett bizonyítványokat a személyügyi referens tartja nyilván a dolgozó személyi anyagában. A belső oktatásokról emlékeztető készül a résztvevők és az oktatás tárgyának feltüntetésével, jelenléti ívvel. 2.8 Az eljárásban szereplő belső készítésű, a napi munkavégzés során használt dokumentumok kezelése A jelen eljárásban felsorolt belső készítésű, napi munkavégzés során használt dokumentumok kezelésére az EH-02/M02. sz. melléklet vonatkozik, amely tartalmazza ezen iratok megnevezését, formátumát, az irat készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét. 3. MELLÉKLETEK ---- Hatálybalépés dátuma: 2005.11.25. Változat: 2 oldal: 2/3
EH - 05 V. A POLGÁRMESTERI HIVATALI FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE 1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a hivatali folyamatok fejlesztésének szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a fejlesztés lefolytatásának módját, felelőseit, adatait, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A Polgármesteri Hivatal tevékenységében új feladat egyrészt jogszabályi előírásokban jelenik meg feladat ellátási kötelezettséggel, másrészt saját elhatározás alapján fogalmazódik meg. A jogszabályban előírt új feladatot a Polgármesteri Hivatal köteles végrehajtani, mérlegelési jogköre nincs. Új, önként vállalt feladat az önkormányzat saját elhatározása alapján, önkormányzati rendeletben, vagy határozatban, illetőleg vezetői döntésben jelenik meg. A második esetben a saját elhatározás önkormányzati rendeletben vagy határozatban, vagy vezetői döntésben jelenik meg 2.1 A fejlesztési feladat, a témafelelős kijelölése és a fejlesztési tanulmány készítése Egy új fejlesztési feladat előkészítésére a fejlesztési lapon (EH-05/F01) a jegyző jelöli ki a témafelelőst. A témafelelős elkészíti a fejlesztési tanulmányt, amely tartalmazza a fejlesztés ütemtervét, a fejlesztéshez szükséges személyi és tárgyi feltételeket, a fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számításokat és költségtervet. A fejlesztési tanulmányt előzetesen az arra jogosult más szerv, vagy személy bírálja el. Ha az előzetes előbírálásra jogosult szerv a fejlesztéshez nem járul hozzá a témafelelős a fejlesztési tanulmányt átdolgozza. 2.2 Döntés a fejlesztésről A képviselő-testület, vagy a vezetői értekezlet a fejlesztési tanulmány, illetőleg az átdolgozott fejlesztési tanulmány alapján dönt a fejlesztés jóváhagyásáról vagy elutasításáról és végrehajtásának határidejéről. A döntést a képviselő-testület határozatban hozza meg, míg a vezetői értekezlet döntését a vezetői értekezletről készült emlékeztető tartalmazza. A fejlesztés jóváhagyásáról szóló döntés meghozatalára jogosult felelőssége a fejlesztéshez szükséges személyi, tárgyi eszközök, valamint a pénzügyi források biztosítása. 2. 3 A fejlesztés ütemezése A témafelelős a döntést követően az EH-05/F01 sz., kötött formátumú fejlesztési lapon rögzíti a fejlesztés alapadatait, elkészíti a fejlesztési feladatok ütemezését, Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 1/2
EH - 05 megjelöli a felelősöket és a határidőket, melyeket a jegyző hagy jóvá. 2. 4 A fejlesztés lefolytatása A jóváhagyott fejlesztés határidőre történő végrehajtása a témafelelős és a fejlesztési lapon megjelölt felelősök feladata. 2. 5 A fejlesztés eredményének átvizsgálása, igazolása, ellenőrzése Az egyes részfeladatok végrehajtását a fejlesztési lap -on a jegyző aláírásával igazolja. 2.6 A fejlesztés módosítása, idő előtti lezárása, felfüggesztése A fejlesztési folyamat során a módosításokat a témafelelős a fejlesztési lapon rögzíti a vezetői értekezlet, illetőleg a képviselő-testület döntése alapján. A módosításokra vonatkozó döntések a felelősöket és a határidőket is meghatározzák. A fejlesztési folyamat során döntés születhet a fejlesztés felfüggesztésére, illetve idő előtti lezárására is. A módosítás, felfüggesztés, illetve az idő előtti lezárás tényét a témafelelős rögzíti a fejlesztési lapon. A felfüggesztés időtartamát követően a fejlesztési feladatok végrehajtását folytatni kell. 2. 7 A fejlesztés lezárása A fejlesztést a jegyző hagyja jóvá, ha pedig a fejlesztés elutasításra került, vagy a fejlesztés befejeződött, a fejlesztést a jegyző zárja le a fejlesztési lapon. 2. 8 Az eljárás minőségügyi feljegyzéseinek megnevezése, formátuma, készítője, aláírója, elosztása, eredeti példányának tárolása és megőrzési ideje Az eljárás minőségügyi feljegyzéseinek megnevezését, formátumát, készítőjét, aláíróját, elosztását, eredeti példánya tárolásának helyét és megőrzési idejét az EH- 02 sz. általános eljárás EH-02/M01. sz. melléklete tartalmazza. 3. MELLÉKLETEK EH-05/F01 Fejlesztési lap Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 2/2
BUDAPEST XVIII: KERÜLET POLGÁRMESTERI HIVATAL FEJLESZTÉSI LAP A FEJLESZTÉS ELŐKÉSZÍTÉSE Az előkészítendő fejlesztési feladat: 1 1.) Jogszabályban előírt új feladat leírása és a jogszabály megjelölése: 2.) Új, önként vállalt, tervezett feladat leírása: A fejlesztés témafelelősi feladatainak ellátására kijelölt munkatárs: B u d a p e s t, év hó nap Jegyző aláírása: A fejlesztés ütemterve: A fejlesztési tanulmány A fejlesztéshez szükséges személyi feltételek: A fejlesztéshez szükséges tárgyi feltételek: A fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számítások: A fejlesztés költségterve: B u d a p e s t, év hó nap Témafelelős aláírása: 1 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 1/5
ELŐZETES DÖNTÉS A FEJLESZTÉSRŐL Más szerv, - a fejlesztés megvalósításához szükséges előzetes döntése: 2 B u d a p e s t, év hó nap Témafelelős aláírása: A FEJLESZTÉSI TANULMÁNY ÁTDOLGOZÁSA A fejlesztési tanulmányt csak akkor kell átdolgozni, ha a fejlesztéshez más szerv az előzetes döntését nem adta meg. 3 A fejlesztés ütemterve: A fejlesztéshez szükséges személyi feltételek: A fejlesztéshez szükséges tárgyi feltételek: A fejlesztésre vonatkozó gazdasági, pénzügyi számítások: A fejlesztés költségterve: Egyebek: B u d a p e s t, év hó nap 2 A döntést a fejlesztési laphoz mellékelni kell. 3 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 2/5
Témafelelős aláírása: DÖNTÉS A FEJLESZTÉSRŐL Képviselő-testület döntése: 4 1.) Jóváhagyás: 2.) Elutasítás: 5 Vezetői értekezlet döntése: 6 1.) Jóváhagyás: 2.) Elutasítás: 7 B u d a p e s t, év hó nap Témafelelős aláírása: JÓVÁHAGYOTT ÜTEMEZÉSE FEJLESZTÉS Fejlesztési feladat 8 Felelős, határidő Végrehajtás megtörténtének Igazolása (dátum, jegyző aláírása) 4 A határozat-kivonatot mellékelni kell. 5 Elutasítás esetén a fejlesztést le kell zárni. 6 A vezetői értekezletről készült emlékeztetőt mellékelni kell. 7 Elutasítás esetén a fejlesztést le kell zárni. 8 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 3/5
B u d a p e s t, év hó nap témafelelős aláírása: Jegyző jóváhagyása: DÖNTÉS A FEJLESZTÉS MÓDOSÍTÁSÁRÓL Képviselő-testület döntése: 9 1.) a fejlesztés felfüggesztéséről: 2.) a fejlesztés idő előtti lezárásáról: 3.) a fejlesztési feladatok módosításáról: 10 Vezetői értekezlet döntése: 11 1.) a fejlesztés felfüggesztéséről: 2.) a fejlesztés idő előtti lezárásáról: 3.) a fejlesztési feladatok módosításáról: 12 B u d a p e s t, év hó nap Témafelelős aláírása: 13 A FEJLESZTÉS MÓDOSÍTOTT FELADATAI 9 A határozat-kivonatot mellékelni kell. 10 A döntésben a felelősöket és határidőket is meg kell jelölni. 11 A vezetői értekezletről készült emlékeztetőt mellékelni kell. 12 A döntésben a felelősöket és határidőket is meg kell jelölni. 13 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 4/5
Fejlesztési feladat Felelős, határidő Végrehajtás megtörténtének Igazolása (dátum, jegyző aláírása) B u d a p e s t, év hó nap Témafelelős aláírása: A FEJLESZTÉS JÓVÁHAGYÁSA A végrehajtott fejlesztés JÓVÁHAGYÁSA: év hó nap Jegyző aláírása: A FEJLESZTÉS LEZÁRÁSA A végrehajtott fejlesztés lezárása : év hó nap Elutasított fejlesztés lezárása : év hó nap Jegyző aláírása: 14 14 Hatálybalépés dátuma: 2006.02.01.. Változat: 2 Oldal: 5/5
EH - 06 VI. BESZERZÉS, BESZÁLLÍTÓK MINŐSÍTÉSE 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja a hivatali beszerzési folyamatok szabályozása. Jelen eljárás meghatározza a beszerzések folyamatát, a beszállítók minősítését, előírva a felelősségeket és a feljegyzési kötelezettségeket. 2. ELJÁRÁS LEÍRÁSA 2.1 Beszerzési folyamatok A közbeszerzésről szóló 2003. évi CXXIX. tv. (Kbt.) hatálya alá tartozó beszerzések A törvény hatálya alá tartoznak a Polgármesteri Hivatal, valamint az Önkormányzat intézményeinek alábbi beszerzései: árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése, építési beruházás, a jogszabályban rögzített mindenkori értékhatárok mellett. Ezen beszerzések során alkalmazandó ajánlatkérési, minősítési, döntéshozatali, szerződéskötési folyamatokat, a felelősöket és a dokumentálás módját a törvény, valamint a Közbeszerzési Szabályzat kiadásáról szóló, 5/2005. (VII. 15.) számú polgármesteri-jegyzői együttes utasítás rögzíti. 1 A Kbt. hatálya alá nem tartozó beszerzések Az éves költségvetési törvényben előírt értékhatár alatti értékű, a közbeszerzés körébe nem tartozó áruk és szolgáltatások beszerzésére, a Polgármesteri Hivatal eseti szerződéseket köt, illetve megrendeléseket készít a Budapest XVIII.ker. Pestszentlőrinc-Pestszentimre Önkormányzata és intézményei beruházási és felújítási tevékenysége előkészítésének, jóváhagyásának, megvalósításának rendjéről szóló, többször módosított 16/1999.(VI.2.)sz. rendeletben (Beruházási rendelet) foglaltak betartásával. 2.2 Beszállítók minősítése A Polgármesteri Hivatal a beszállítóit azon az alapon választja ki, hogy milyen mértékben képesek az előírt követelményeket beleértve a minőségi követelményeket megvalósítani z új beszállítókat az ajánlatkérés, a megrendelés és/vagy szerződéskötés előtt az érintett irodák vezetői (továbbiakban: irodavezetők)és a minőségügyi vezető együttesen értékelik és csak ezután kerülhetnek felvételre - minősítő lap (EH-06/F01) alapján - a " Beszállítók listájá"-ra (EH-06/F02). Az előzetes értékelést és a minősítést az alábbi módszerek közül azzal kell végezni, amely a beszerzés előtt a legalkalmasabb az előzetes információszerzésre. Ez lehet: előzetes kérdőív, amelyet a minőségügyi vezető állít össze eseti jelleggel, az adott szolgáltatás ellátására vonatkozó felkészültség, jogosultság igazolt Hatálybalépés dátuma: 2006.08.24. Változat: 3 Oldal: 1/4
EH - 06 ellenőrzése, Hatálybalépés dátuma: 2006.08.24. Változat: 3 Oldal: 2/4
EH - 06 szakmai referenciák bekérése és vizsgálata, áruk esetében a beszállító termékvizsgálati eredményeinek megkérése, közbeszerzési eljárás során a pályázó gazdasági, pénzügyi, műszaki (ezen belül minőségi) alkalmasságára vonatkozó nyilatkozatának a Közbeszerzési törvény szerint elvégzett megfelelőségi vizsgálata, vagy egyéb más igazolható módszer, közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések során a pályázó gazdasági, pénzügyi, műszaki (ezen belül minőségi) alkalmasságára vonatkozó nyilatkozatának a Beruházási rendelet szerint elvégzett megfelelőségi vizsgálata, vagy egyéb más igazolható módszer, A beérkező és rendelkezésre álló információkat a megkívánt és/vagy előírt értékekkel összevetve, valamint a Hivatal rendelkezésére álló információk és nyilvántartások felhasználásával születik döntés a beszállítói listára való felkerülésről. A kiválasztott beszállító első teljesítését követően a beszerzésben érintett irodák vezetői (vezetője) feljegyzésben értékelik (értékeli) a beszállító teljesítését. A feljegyzés alapján a minőségügyi vezető a beszállítókat minősíti. A minősítés szempontjai a beszállított termék/szolgáltatás minősége, valamint a határidőre történő teljesítés. (EH-06/F01). A minősítés alapján a beszállítókat elfogadott beszállító ("A" kategória), feltételesen elfogadott beszállító ("B" kategória), nem elfogadott beszállító ("C" kategória) kategóriákba lehet sorolni. Közbeszerzési eljárás kapcsán a közbeszerzési folyamatban- közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések esetén pedig a Beruházási rendelet alapján lebonyolított pályázatra - beérkező ajánlatok érvényességi és szakmai bírálatát követően a minőségügyi vezető a nyertesnek minősített ajánlattevőt felveszi a Beszállítók listájá"-ra A kategóriás elfogadott beszállítóként. Automatikusan felkerülnek a listára az Önkormányzat intézményei, illetve az általa alapított Társaságok, közhasznú társaságok A kategóriás elfogadott beszállítóként. Korábbi - a Kézikönyv hatályba lépése előtt már alkalmazott - beszállítóknál a Polgármesteri Hivatal figyelembe veszi a múltban tanúsított alkalmasságukat, felkészültségüket. Ha folyamatos teljesítésük megfelelő volt, akkor a beszállítók az irodavezetők és a minőségügyi vezető közös jegyzőkönyve alapján felkerülnek a "Beszállítók listájá"-ra A kategóriás elfogadott beszállítóként. A Beszállítók listájá"-t a minőségügyi vezető kezeli (módosítja), érvényes példánya a minőségügyi vezetőnél van, számítógépes hálózaton viszont minden dolgozó számára elérhető. A számítógépes hálózattal nem rendelkező dolgozók számára hozzáférési lehetőséget kinyomtatott formátumban biztosítani kell, melyek során az EH-01.sz. eljárásban foglalt eljárási rendet be kell tartani. A beszállítók teljesítményéhez, illetve az általuk beszállított áruk vagy szolgáltatás minőségéhez kapcsolódó nem megfelelőségről (késedelmes beszállítók, nem teljesítő beszállítók, nem megfelelő minőségben teljesítő beszállítók stb.) az irodavezetők írásban tájékoztatják minőségügyi vezetőt, aki elvégzi a Beszállítók listájá"-nak szükség szerinti korrigálását, a minősítések megváltoztatását. Hatálybalépés dátuma: 2006.08.24. Változat: 3 Oldal: 3/4
EH - 06 A minőségügyi vezető az irodavezetőkkel közösen a beszállítók alkalmasságát a beszerzett termékek vagy szolgáltatások megfelelőségének, a szállítási (rendelkezésre állási) határidők betartásának és a közvetlen felhasználók tapasztalatainak tekintetbe vételével évente rendszeresen felülvizsgálja és a vizsgálat eredményeit a jegyzőkönyvben rögzíti. A beszállítók minősítésétől függően, az alábbiak szerint kell eljárni: elfogadott beszállítók korlátozás nélkül vehetők figyelembe a beszerzési folyamat során, feltételesen elfogadott beszállítóknak a minőségügyi vezető megküldi a Polgármesteri Hivatal vele kapcsolatban támasztott (minőségjavítási) elvárásait és az arra adott válasza, illetve a megtett intézkedései alapján dönt a beszállító minősítési kategóriájának megváltoztatásáról a "Beszállítók listájá"-n. nem elfogadott beszállítók a beszerzési eljárásoknál nem vehetők figyelembe. Jelen szabályozás nem vonatkozik: a közszolgáltatókra (közművekre), a központi állami, államigazgatási szervekre, helyi államigazgatási szervekre, továbbá az Államháztartási tv. alrendszerébe tartozó egyéb szervekre abban az esetben, ha a beszerzések folyamán más beszállítóval nem helyettesíthetőek, azokra a kereskedelmi forgalmazókra, akiknél a hivatal a napi beszerzéseit végzi, és a hivatal főfolyamatainak minőségét nem befolyásolja. 2.3 Beszerzési adatok A Polgármesteri Hivatal beszerzési ajánlatkéréseiben, illetve szerződéseiben, megrendeléseiben egyértelműen meghatározza a beszerzendő árukat, szolgáltatást rögzítve: az áru, szolgáltatás szabatos megnevezését, a műszaki - minőségi jellemzőiket, illetve közbeszerzés esetén a Kbt. által meghatározott egyéb előírásokat, a mennyiséget, árat, határidőt, szállítási feltételeket, a minőségtanúsítás szükségessége esetén a minőségellenőrzési (tanúsítási) követelményt és annak módját, szolgáltatások esetén - amennyiben ez szükséges - az adott tevékenységre való jogosultság igazolását. A beszerzési adatok meghatározásáért a beszerzést intéző iroda ügyintézője, ellenőrzéséért az irodavezető a felelős, akik ezt a megrendelésen/szerződésen szignójukkal igazolják. 2.4 Beszerzési megrendelések, szerződéskötés A Polgármesteri Hivatal kötelezettségvállalással járó beszerzéseit az éves költségvetésében tervezi meg. A tárgyévi költségvetésről szóló önkormányzati rendeletben megállapított eredeti előirányzatok törzsszám szerinti felosztását a Pénzügyi Iroda előterjesztése alapján a jegyző hagyja jóvá. Hatálybalépés dátuma: 2006.10.2. Változat: 3 Oldal: 3/4