BÉKÉSCSABA MEGYEI JOG Ú VÁROS ALJEGYZŐJÉTŐL Békéscsaba, Szent István tér 7. Ikt. sz.:xii321-16/2014. Előadó: dr. Komán Agnes Mell. : beszámoló Hiv. sz.: Postacím: 5601 Pf 112. Telefon: (66) 523-803 Telefax: (66) 523-804 E-mail: kissgy@bekescsaba.hu NYIL V ANOS ÜLÉS napirendje A döntéshozatal egyszerű többséget igényel! Tárgy: Az ÁROP-1.A.5-2013-2013-0034 azonosító számú, "Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése a Magyary Programhoz illeszkedő költségcsökkentést és hatékonyságnövelést eredményező fejlesztési elemek megvalósításával" című pályázattal kapcsolatos beszámoló Előkészítő: Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztály Személyzeti Csoport Véleményező: Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság Előterj esztés Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének 2014. december 18-án tartandó nyilvános ülésére Tisztelt Közgyűlés! Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata 2013. évben második alkalommal pályázott sikeresen ÁROP szervezetfejlesztési projekt megvalósítására. A központi elképzeléseket követve nyújtottunk be pályázati anyagot a Hivatal, valamint az önkormányzati fenntartású intézmények szervezetfejlesztési tevékenységének támogatására. Az elbíráláskor 39.963.000,- Ft összegű, pályázatunk megvalósításához. 100 %-os támogatottságról döntöttek a benyújtott Részletesen áttekintettük és elemeztük az első ÁROP projektben fe lváll alt feladataink végrehajtását, vizsgáltuk és kutattuk az elindított szervezetfejlesztéseink hatását. Felülvizsgáltuk, hogy az önkormányzati feladatok átalakulásával kapcsolatban milyen színvonaion működnek intézményeink, gazdasági társaságaink. Áttekintésre került az Önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzete és finanszírozási struktúrája, valamint ezáltal az érintett intézmények. Online adatbázisok felhasználásával bővítettük a vezetői döntések előkészítéséhez használt információk és dokumentumok körét oly módon,
2 hogy a környezet védelme érdekében papírmentessé tettük, online információkat képeztünk belőle. 2014. év elején és szeptember hónapban kérdőívvel támogatva kutattuk és elemeztük Békéscsaba lakosságának véleményét az Önkormányzat által nyújtott közszolgáltatásokkal kapcsolatban. Kötelezően végre kellett hajtanunk az Európai Unió által kidolgozott és az összes tagországban bevezetett Közös Értékelési Keretrendszer figyelembe vétel ével a hivatal dolgozóinak kutatását. Az ÁROP projekt lehetőséget nyújtott belső munkatársi kör (ún. vezetői team) létrehozására, ezért a projektkezdés a közbeszerzési eljárás előkészítésével és a vezetői team megalakításával már 2013. év végén megindult. A meghirdetett közbeszerzési eljárás nyerteseként a CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. került kihirdetésre, és a Zrt.-vel a szerződés aláírásra került. 2013. december, illetve 2014. j anuár hónapokban a vezetői team irányításával, a tanácsadók bevonásával kialakításra kerültek a projekt főbb mérföldkövei, majd megkezdődött a munka. A pályázatban vállalt indikátorok teljesítésének határideje 2014. szeptember 30. volt, míg a projekt végleges befejezését 2014. december 31. napjáig kelllejelenteni. A CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. elkészített egy beszámolót a projekt végrehajtásáról, amelynek elfogadását javasolom a Tisztelt Közgyűlés számára. Az előterjesztést a Pénzügyi, Gazdasági és Városfejlesztési Bizottság tárgyalja, a Bizottság véleménye a Közgyűlésen kerül ismertetésre. A döntés végrehajtásában közreműködő felelős hivatali egység: Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Osztály Személyzeti Csoport. Kérem a Tisztelt Közgyűlést, hogy az alábbi határozati javaslat alapján hozza meg döntését. HATÁROZATI JAVASLAT: Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlése megismerte és elfogadja az "ÁROP-1.A.5-2013-2013-0034 azonosító számú, Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának szervezetfejlesztése a Magyary Program tükrében" CÍmű megvalósításával kapcsolatban készült beszámolót a jelen határozat mellékiete szerint. pályázat Felelős: Dr. Kiss Gyula aljegyző Határidő: 2014. december 18. Békéscsaba, 2014. december 10. E~len!.eg~zés: ~ Penzugyl:....
Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzata Beszámoló az ÁROP 1.A.5-2013-2013-0034. Békéscsaba Város Önkormányzatának Szervezetfejlesztési projekt jéről a Magyary Program tükrében Készítette: CONTROLL Holding Tanácsadó Zrt. GONTROLL Közigazgatási Igazgatósága 2014. december II MAGYARY PR()GRAl\~ MAGY/\1l0R zár:, KOR MJ\ N YfI Európai Unió Európai Szocaalls Alap I BEFEKTETÉS A JÖVÓSE SZÉCHENYI
Előzmények Békéscsaba Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala a 2013 júliusában megjelenő pályázati felhívásra szakmai koncepciót állított össze, és a megadott határidőig a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség felé azt benyújtotta. 2013 novemberében értesítést kapott a pályázati nyertességről, és elindította támogatói szerződéskötési folyamatát. Az ÁRO P projekt újszerűsége volt, hogy jelentős mértékben lehetőséget nyújtott belső munkatársi kör (ún. vezetői team) létrehozására, ezért a projektkezdés a közbeszerzési eljárás előkészítésével és a vezetői team megalakításával már 2013. év végén megindult. A meghirdetett közbeszerzési eljárás nyerteseként a CONTROLL HOLDING Tanácsadó Zrt. került kihirdetésre, s a Zrt.-vel a szerződés aláírásra került. 2013. december, illetve 2014. január hónapokban a vezetői team irányításával, a tanácsadók bevonásával kialakításra kerültek a projekt főbb mérföldkövei, majd megkezdődött a munka. A pályázatban vállalt indikátorok teljesítésének határideje 2014. szeptember 30. napja volt, míg a projekt végleges befejezését 2014. december 31. napjáig kelllejelenteni. 2
A projekt szakmai területei 1. A 2008-2010 között végrehajtott ÁROP szervezetfejlesztési projekt felülvizsgálata. A 2008-ban meghirdetett első ÁRO P projekt pályázat nyertesei között megtalálható volt Békéscsaba Megyei Jogú Város is. A projekt keretében három szakmai területen dolgozott az Önkormányzat, az elnyert támogatás mértéke 13.0S0.000.-Ft. Fejlesztéseket hajtottak végre a döntési mechanizmus korszerűsítése vonatkozásában, e programpont keretében felülvizsgálatra került a Polgármesteri Hivatal szervezete, a szervezeti egységek és a munkatársak. 2010-re kialakult a végleges, a tanácsadói javaslatokat figyelembe vevő hivatali szervezet, amely alapjait tekintve a mai napig fenntartott. A fejlesztés célja volt megteremteni azokat az önkormányzati, képviselőtestületi és hivatalvezetési közös döntési pontokat és/vagy kompetenciákat, amelyek eredménye egy tervszerűbb és folyamataiban jobban beazonosítható működési modell kialakítása. A 2008-as pályázat második szakmai területe a költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása témakörben került megfogalmazásra. A pénzügyi gazdálkodási folyamatok szabályozásával, a költségvetés átalakításával, a jogszabályoknak és belső szabályzatoknak teljes mértékben megfelelő rendszert alakított ki a szakértői team. Új elem ként a közbeszerzési eljárás gyakorlatában a "Zöld Közbeszerzési Gyakorlat" bevezetését is célul tűzték ki. A harmadik fejlesztési elem a partnerség erősítése volt, amelynek keretében a szakértői team új, döntés-támogató folyamatok szintjén kialakította a civil és vállalkozói szférával való kapcsolattartás javasolt módjait. A fejlesztési elemek felülvizsgálatát jelen pályázat keretei között a vezetői - CONTROLL Zrt. team felülvizsgálta és megállapította, hogya lezárt fejlesztési elemek vonatkozásában a vállalt indikátorok maradéktalanul teljesültek, ezáltal a pályázatot a közreműködő szervezet is sikeresnek ítélte, és a hozzárendelt támogatási összeg 100% ban lehívásra került. A kitűzött fejlesztési célok 88%-a teljes körűen teljesült, 9%-a részben és 3%-a az elmúlt fenntartási időszak alatt megszűnt vagy átalakult tartalommal működik. Ennek oka mindegyik esetben a 2013. január l-jétől érvényes új közigazgatási struktúra és feladat-elosztási rendszer. 3
2. Támogató infrastruktúra, szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata. 2013. január l-jét követően a megváltozott feladat-ellátási rendszer az önkormányzatok számára már kész helyzetet és tényt rögzít az önkormányzat - intézmények - gazdasági társaságok vonatkozásában. A vezetői team és a CONTROLL Zrt. tanácsadói áttekintették a jelenlegi feladat-ellátási rendszerhez kapcsolódó kiszervezett tevékenységeket, és döntést hoztak, mely tevékenységek felülvizsgálatát hajtják közösen végre. Felülvizsgálatra került a településfejlesztés és településrendezés, a településüzemeltetés, óvodai ellátás, szociális és gyermekvédelmi feladatok, egészsegugyi alapellátás, kulturális szolgáltatás, környezet- és természetvédelmi feladatok, csapadékvíz-elvezetés, lakás- és helyiséggazdálkodás, honvédelem és polgári védelem, közbiztonság, közfoglalkoztatás, gazdaságszervezési tevékenység, sport és ifjúsági ügyek, nemzetiségi kérdések, közösségi közlekedés, és végezetül a gyepmesteri tevékenység. A felsorolt, valamint az önkormányzathoz rendelt közszolgáltatások vonatkozásában a vezetői team kijelölte azokat aterületeket, ahol dokumentumelemzéssel és lakossági kutatással egy részletes és a szolgáltatás lényegét bemutató felülvizsgálatot kellett végrehajtani. A közszolgáltatások vonatkozásában, a kutatás és a dokumentum-felülvizsgálat alapján a tanácsadókkal közösen döntést hoztunk arra vonatkozóan, hogy a jelenlegi közszolgáltatási rendszerükbe bevont intézmények és gazdasági társaságok tekintetében nem kívánunk végrehajtani változtatást. A szolgáltatások minőségét a lakossági kutatások eredményei visszaigazolták, a megkötött szolgáltatási szerződések költségszerkezete átlátható és pontos, tehát nincs ok a jelentősebb változtatásra ezen a téren. Ugyanerre a megállapításra jutottunk az intézményirányítási modell tekintetében is, mivel az áttekintett Szervezeti és Működési Szabályzatok, gazdasági dokumentumok alapján intézményeik működési keretei költséghatékonyak, humánerőforrás oldalról kiegyensúlyozottak, tehát semmi nem indokolja a jelenlegi intézményirányítási modell megváltoztatását. 3. Költségcsökkentés, hatékonyságnövelés opcióinak és stratégiájának kidolgozása. A pályázat megfogalmazásakor az önkormányzat már kijelölte felülvizsgálatra a Békéscsabai Jókai Színházat, Napsugár Bábszínházat, Csabagyöngye Kulturális Központot, valamint a Békéscsaba Vagyonkezelő Zrt-t. majd ezekhez az intézményekhez még hozzárendelte a pályázatban külön nevesített módon a Gyermekélelmezési Intézményt. A feladatváltozások jelentős önkormányzati forráscsökkenéssel jártak. A 2013. évtől az önkormányzat már nem számolhat közvetlenül a személyi jövedelemadó-bevétellel, és a gépjárműadó 60%-a, illetve a teljes illetékbevétel központosításra került. Az önkormányzatnak volt feladata, hogy ezen jelentős változásokat végrehajtva, a 4
jogszabályi előírásokat rendeletét. maximálisan betartva készítse el az adott év költségvetési A felülvizsgálat során figyelembe kellett venni, hogy 2013. január l-jétől változott a költségvetési intézmények száma. Az önkormányzat kulturális feladat-ellátása jelentősen bővült 2012. és 2013. január l-jétől. Az elmúlt időszakban városi fenntartásúvá vált a Békéscsabai Jókai Színház és a Napsugár Bábszínház, amelyekhez a központi költségvetés biztosít támogatást. A jogszabályi változások következtében a Megyei Jogú Város fenntartásába került a Munkácsy Mihály Múzeum és a Békés Megyei Könyvtár is. A két intézmény költségvetéséhez szintén állami támogatást biztosítanak. Ezek a támogatások azonban rákényszerítették a város vezetését a források és költségek még alaposabb átvizsgálására, és olyan intézkedések meghozatalára, amelyek hosszú távon biztosítják a működőképesség fenntartását. A 23 óvodából 2013. évre nyolc gazdasági egység lett, az önálló kollégiumok megszüntetésre kerültek és integrálódtak az oktatási intézményhez. Ugyanez a folyamat játszódott le a külön intézményként működő kisebb művelődési házak vonatkozásában, melyek beolvadtak a Csabagyöngye Kulturális Központba. A szakértői team a tanácsadókkal közösen értékelte és elemezte, hogy a jelenlegi, önkormányzat által alapított gazdasági társaságok átalakítása költségvetési intézményre, milyen előnyökkel járhat. A tanulmányunkban részletesen rögzítésre kerültek ezek a megfontolásra szánt megállapítások, illetve meghatározásra kerültek, milyen megtakarítási lehetőségek mutathatóak be egy ilyen átalakítási folyamat végeredményeként. Ez által jelenleg birtokában van az önkormányzat egy részletes, minden szempontra kiterjedő elemzésnek, amely alapján a meghozott döntések figyelembe vételével az átalakítási folyamatokat végre lehet hajtani. Itt konkrét javaslat is megfogalmazásra került, miszerint hosszabb távon történjen meg azon nonprofit Kftk költségvetési intézménnyé történő átszervezése, ahol a szolgáltatás ellenértékét nem számlázza ki a Kft., hanem költségvetési támogatásként biztosítják azt részére. A gyermekélelmezéssel kapcsolatban jelentős jogszabályi változások következtek be az elmúlt években, ezért részletese n felülvizsgálatra került a Gyermekélelmezési Intézmény tevékenysége. Megállapítást nyert, hogy az intézmény jelenlegi tevékenysége koncentráltan működik, nagyságrendje lehetővé teszi a közbeszerzések nyújtotta megtakarítási lehetőségek kihasználását, ezáltal a térítési díjak alacsonyan - békéscsabai és békés megyei lakosok által is megfizethetően - tarthatók. Az intézmény működése rendkívül takarékos, bérezésben a vezetőkön kívül a közalkalmazotti besorolás, és döntő többségében a minimálbér a jellemző. Cafeteria juttatás nincs, jutalmazásra, ösztönzésre a költségvetés teljesítésének függvényében kerülhet csak sor. A dokumentumok áttekintése és a gazdálkodás felülvizsgálata alapján a Békéscsabai Jókai Színház és a Napsugár Bábszínház vonatkozásában megállapítást nyert, hogya s
2011. decemberében született döntés értelmében az önkormányzat még nem tudott felkészülni az intézmények működtetésére. 2013-tól a színházak egyre meghatározóbb szerepet játszanak a megyeszékhely kulturális életében, ehhez a 2014. évi központi költségvetés nevesített támogatást is biztosít (317.200.000.-Ft). Az önkormányzat törekszik arra, hogy az állami támogatással azonos arányú önkormányzati támogatást biztosítson az intézmények részére saját anyagi lehetőségeinek figyelembe vételével. A színházak az elmúlt 2 és fél év során évközi többlettámogatási igénnyel nem fordultak egyetlen alkalommal sem a fenntartó önkormányzathoz. Megállapításra került, hogy a jelenlegi költségvetési struktúrában a Békéscsabai Jókai Színház valamint a Napsugár Bábszínház működése szakmailag magas színvonal megtartása mellett is gazdaságos, ezáltal hosszú távon biztosítja Békéscsaba és a környező települések kulturális életének irányítását. A Csabagyöngye Kulturális Központ tevékenysége is felülvizsgálatra került az előzőekben bemutatott szempontok szerint. A közös szakértői team megállapította, hogy az infrastrukturális feltételek minőségi javulása jelentős szakmai munkaszínvonal emelkedését is gerjesztette, amelyhez egy kiegyensúlyozott költségvetési helyzet társul. A működési bevételek folyamatosan növekvő tendenciát mutatnak, és pozitív folyamatnak tekinthető, hogyeredményesen pályáznak a tevékenységükhöz illeszkedő pénzügyi keretekre. Javaslatként fogalmazódott meg az önkormányzati támogatás összegének változatlanul hagyása, sőt bizonyos mértékű csökkenés is indokolt. Ugyanakkor továbbra is az egyes rendezvényekhez kapcsolódó projektfinanszírozást szükséges fenntartani. Az intézmény maradványösszegeiből (2012-ben 10.062.000,-Ft, 2013-ban 34.259.000,-Ft) megvalósíthatók olyan eszközfejlesztések, beruházások, amelyek nem igényelnek emiatt többlet önkormányzati támogatást. A Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. a 2012. január 1. napjától - külső szakértői javaslat alapján - törzsház-konszern irányító vállalata ként működik. A konszernhez hozzákapcsolódott a Békéscsabai Vállalkozói Centrum Kft., mely beolvad a Békéscsaba Vagyonkezelő Zrt.-be, míg a Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. a többségi önkormányzati tulajdonú társaságok üzletrészeit apport útján átvette. Az átalakítási folyamatot a cégbíróság átvezette és a cégjegyzékekbe bejegyezte. Megállapítást nyert a felülvizsgálat alapján, hogya Békéscsabai Vagyonkezelő Zrt. működése és kapcsolatrendszere rendezett, feladatainak teljesítése jól szolgálja és kiegészíti az önkormányzati közfeladatok ellátását. A társaság évenként jelentős pénzügyi befizetést teljesít az önkormányzat részére, amellyel jelentősen hozzájárul az önkormányzati feladatok finanszírozásához. 6
A felülvizsgált tevékenységek súlya, valamint az intézmények, gazdasági társaságok városban betöltött szerepe miatt javaslatok kerültek rögzítésre. Tanulmányban foglaltak áttekintése, egyeztetése az érintett szervek vezetőivel történjen meg még a 2015. évi költségvetés-tervezési folyamat előtt. Racionalizálási javaslatok épüljenek be a 2015. évi önkormányzati költségvetési koncepcióba. Döntéstől függően a javaslatok szerepeltetése a 2015. évi költségvetésben, majd a döntések bevezetése. 4. Intézmények feladat-ellátási és finanszírozási modelljének kidolgozása A pénzügyi-gazdasági felülvizsgálatot és a feladat-finanszírozási modell kialakítását az IntézményeIlátó Centrum (a továbbiakban: BIC.), valamint az óvodák és bölcsődék együttműködésének tekintetében kellett elvégezni. Az óvodák vonatkozásában az alábbi tanácsadói javaslat került megfogalmazásra: A nemzeti köznevelésről szóló 2011. évi cxc. törvény. 8.. (1) szerint az óvoda a gyermekek 3 éves korától a tankötelezettség kezdetéig nevelő intézmény. Az óvoda felveheti azt a gyermeket is, aki a 3. életévét a felvételétől számított fél éven belül betölti, feltéve, hogy minden, az érintett településeken lakóhellyel vagy ennek hiányában tartózkodási hellyel rendelkező 3 éves és annál idősebb gyermek óvodai felvétele teljesíthető. 2014-ben felülvizsgáltuk az óvodai tevékenységet, azon belül a férőhelyeket, és megállapításra került, hogy egyelőre két óvoda egy-egy telephelyén jelentkező létszámhiány miatt lehetőség van a bölcsődékkel való együttműködésre. Ezért javasoljuk, hogyabölcsődei kapacitáshiányt egyidejűleg kezeljék az átmeneti óvodai kapacitástöbblettel. A BIC működésének felülvizsgálata alapján javaslat fogalmazódott meg 2015. évtől a karbantartási feladatok ütemezésére. Első körben az előzőekben bemutatott óvodák és bölcsődék irányába történő karbantartási, esetenként felújítási feladatok elvégzése javasolt. A BIC, az óvodák és a bölcsődék együttműködését modellként a tanulmányunkban rögzítették a szakértők, ahol bemutatásra került milyen várható megtakarítások mutathatók ki, ha a tevékenységet és az együttműködést az érintettel újragondolják. A vezetői team - CONTROLL Zrt. tanácsadói rögzítették azokat a feladatokat, amelyek végrehajtását követően költségtakarékosabbá, átláthatóbbá lehet tenni a BIC, valamint az óvodák és a bölcsődék együttműködését: A tanulmányban foglaltak áttekintése, egyeztetése az érintett költségvetési szervek vezetőivel. 7
Az óvodák és bölcsődék együttműködésének elindítása, valamint a Békéscsabai IntézményeIlátó Centrummal történő együttműködés lehetőségeinek kidolgozása. Az új finanszírozási modell szerepeltetése a 2015. évi önkormányzati költségvetési koncepcióban. Képviselő-testületi döntéstől függően a javaslatok szerepeltetése a 2015. évi költségvetésben. 5. Közszolgáltatások elégedettségvizsgálata, lakossági igényfelmérés Az önkormányzat közszolgáltatási rendszerének beazonosítását és felülvizsgálatát a vezetői team döntése alapján az alábbi tevékenységekre terjesztette ki: településfejlesztési tevékenység vízrendezés, csapadékvíz-elvezetés helyi közutak, közterületek fenntartása köztisztaság, településtisztaság helyi közbiztonság bölcsődei ellátás óvodai ellátás szociális ellátás közművelődés E közszolgáltatási tevékenységekre vonatkozóan kérdőíves megkérdezéssel több, mint 1000 békéscsabai lakos került megszólításra, s ebből került megalkotásra a város közszolgáltatási-elégedettségi térképe. 8
Elégedettségi térkép országos benchmark index összesített team index lakossági kutatás index Közművelődés Köztisztaság, településtisztaság Helyi közutak, közterületek fenntartása A kutatásból megállapítható, hogy az országos Benchmark adatokhoz képest mindenhol magasabb értéket jeleznek a megkérdezett lakosok, tehát a jelenlegi rendszer minősége megfelelő, a szolgáltatások fejlesztése a lakossági igényekhez illeszkedő. 6. Intézményirányítási erőforrás-tervező és Vezetői Irányítási Rendszer (VIR) kialakítása E programpont keretében végre kellett hajtani a szűk projekt-költségvetési lehetőségekhez mérten az új, feladat-ellátási rend hatékony megszervezését támogató intézményirányítási rendszer fejlesztését. A vezetői team-mel beazonosításra kerültek azok a funkciók, amelyek a napi vezetői munka támogatása céljából kiemelhetők fontosságuk miatt. A végrehajtott fejlesztés informatikai eszközzel támogatja az intézmények és felhasználók jogosultságának kezelését, a vezetői üzeneteket és levelezést a kommunikáció szintjén, az eseménynaptár-modul az éves városi események és azok ütemezését és információtartalmát, a dokumentumtár-modul a vezetői dokumentumok nyilvántartását és kezelését, a költségvetési-modul az intézményi költségvetési főszámok tárolását, statisztikai elemző és jelentésgeneráló modul a költségvetési adatok lekérdezését. 9
7. Térségi feladat-ellátási modell felülvizsgálata A térségi feladatok ellátásába kiemelten bevont intézmények a munka megkezdésekor vezetői döntés során beazonosításra kerültek. Lakossági kutatással elemzés alá vontuk a Békéscsabai Jókai Színház, a Békéscsabai Napsugár Bábszínház, Munkácsy Mihály Múzeum, Csabagyöngye Kulturális Központ és a Békés Megyei Könyvtár működését. Vizsgáltuk tevékenységük városi és térségi szintű elfogadottságát és áttekintésre kerültek működésük alapdokumentumai is. Elemzés alá vontuk az Új Széchenyi-tervben megfogalmazott fejlesztési irányokat, ehhez hozzárendeltük Békéscsaba Megyei Jogú Város Önkormányzatának kulturális stratégiáját, a városfejlesztési koncepciót, a kistérségi területfejlesztési koncepciót, valamint az integrált városfejlesztési stratégiát és a 2011-2014. év közötti időszakra érvényes Gazdasági programot. Ezek az alapdokumentumok jelentették a rendezőelvet a kijelölt intézmények dokumentáció-vizsgálatához. Megállapításra került, hogy a jogszabályok és az előbb említett alapdokumentumok figyelembe vételével intézményeink dokumentációs rendszere a jogszabályoknak megfelelően lett kialakítva, az alapító okiratok pontosak és karbantartottak, a hozzárendelt alsóbb szintű dokumentációk pedig rendezettek, archiváltak és szükség szerint elérhetők. A kijelölt intézmények térségi szintű feladatellátása, különösen a megye kulturális életére vonatkozóan kiépült, előre meghatározott mechanizmusok mellett történik, a nyújtott szolgáltatások színvonala pedig kiemelkedően magas a tanulmányokban bemutatott lakossági visszajelzésekre támaszkodva is. A dokumentum- és működéselemzést követően a jelenlegi rendszer változatlanul hagyása mellett döntöttek a vezetői team és a CONTROLL Zrt. tanácsadói. Új feladat-ellátási modell kialakítása nem indokolt. 9. Átfogó lakossági felmérés és elemzés A pályázati felhívás két, egymástól 8 hónap távlatban végrehajtott lakossági kutatást határozott meg. A megalkotott kérdőívekkel valamint on-line felületen elhelyezett kérdőívünkkel több, mint 3500 békéscsabai lakos véleményét gyűjtöttük össze. A két összegző tanulmányban részletesen bemutatásra került, melyek voltak azok a legfontosabb megállapítások, amelyek a lakosság visszajelzése alapján az önkormányzatnak, illetve a Hivatalnak végrehajtandó feladatokat jelöl ki: önkormányzati döntések átláthatóságának fejlesztése a helyi média bevonásával, 10
közérdekű adatok, információk, használhatóságának javítása mindenki kommunikáció miatt, határozatok nyelvezetének, számára elérhető és érthető a testületi ülések napirendjéhez illeszkedően előzetes lakossági fórumok megtartása, intenzívebb civil kapcsolatok építése a döntési folyamatokba történő vélemények beépítése miatt, a polgármesteri hivatalban dolgozó munkatársak alap- és továbbképzésének támogatása az egyre fokozódó lakossági terhelés miatt, az infrastrukturális fejlesztések program szintű tervezésébe a lakossági véleményeket jobban kell integrálni, a közmunka program lehetőségeinek figyelembe vételével a város településtisztaságának, szilárdhulladék-kezelésének újragondolása, a kulturális szolgáltató intézmények programkínálatába a lakossági igények és a látogatói látens igények beépítése az intézmények által végzett önálló elégedettségvizsgálatokon keresztül. 10. Az önkormányzat működésének, szakmai és támogató folyamatainak felülvizsgálata A fejlesztési pont célja a közös tanulás, a folyamatok fejlesztése és újragondolása tekintetében. A vezetői team 5WOT-analízissel kialakította, majd beazonosította a pályázati felhívásban megfogalmazott három olyan súlyponti területet, amely a jelenlegi gyakorlat ismeretében változtatásra szorul. A három felülvizsgált folyamat a következő volt: az "ISO 9001" dokumentáció és működés felülvizsgálata az új feladat-ellátási rendhez történő illesztése, adózási folyamat informatikai támogatásának fejlesztése, városépítészet, településrendezés térinformatikai támogatásának fejlesztése. Mindhárom folyamatban beazonosításra kerültek a folyamatot akadályozó belső szervezeti és működési problémák, amelyek alapján új folyamat-felépítést, ezáltal gyakorlatmegvalósítást határoztunk meg. 11. Közszolgáltatások nyújtásának minőségfejlesztése a CAF modell bevezetésével A Magyary Programban előírtakhoz illeszkedően tudatosabbá kívántuk tenni munkatársainkkal való belső párbeszédet. Ennek érdekében a Közös Értékelési Keretrendszer módszertanmához nyúltunk, s meghatároztuk a 9 szempont szerint elvárásainkat. E szempontrendszer mellett hajtottuk végre a kutatást, melynek 11
eredményeként egy cselekvési programot rögzítettünk a vezetői szint tájékoztatása és a feladatok 20iS-ben történő végrehajtása érdekében. Vizsgálat alá vontuk az alábbiakat: a vezetés értékelését, a stratégia-alkotás és tervezés minőségét, a munkatársaink kapcsolatrendszerét, a külső partnerkapcsolataink és erőforrásaink jelenlegi helyzetét, a belső folyamataink szabályozottságát, az ügyfélközpontú eredményeinket, a munkatársakkal kapcsolatosan elért eredményeinket, a társadalmi felelősségvállalással kapcsolatos eredményeinket, a kulcsfontosságú szakmai és gazdálkodási eredményeinket. A hivatal bevont munkatársai hasznos és értékelhető szolgáltattak az elkövetkező évek fejlesztési irányaihoz. adatokat és információkat 12. A Polgármesteri Hivatal és intézményeik HR felülvizsgálata A pályázati kiírásnak megfelelően munkanap-fényképezést hajtottunk végre a Polgármesteri Hivatalban, valamint munkanapot elemeztünk az S kijelölt kulturális intézményben. Összegző megállapításaikat a tanácsadó cég tanulmányban rögzítette, ahol bemutatta az egyes hivatali tevékenységekre és intézmény-működtetési személyügyi kérdésekre vonatkozó mérési eredményeket. Megállapítást nyert, hogy nagyobb, a munkatársakra vonatkozó hiányosságot a felülvizsgált időszakban nem találtak, párhuzamos munkavégzést, illetve el nem végzett feladatot nem azonosítottak be. Kijelenthető, hogy a jelenlegi dokumentációs struktúrára épülő napi működési gyakorlat az adott létszámkapacitáshoz illeszkedő mértékű, plusz létszám biztosítása nem indokolt. 12