4.Az európai projektmenedzsment alapjai - A projektciklus menedzsmentje pályázatírás lépésről-lépésre A projektek megvalósításának teljes folyamatát, vagy másképpen életciklusát a projektciklus menedzsment (PCM) alapelvei, módszerei és szabályai irányítják. A PCM módszertan bevezetése és alkalmazása a fejlesztési projektek hatékonyságának biztosítéka azáltal, hogy : integrálja a projektciklus elemeit, a kedvezményezettek valós szükségleteire összpontosít, figyelembe veszi a fenntarthatóság szempontjait előírja a projektdokumentumok egységes struktúráját. Melyek tehát a projekciklus menedzsment alkalmazásának előnyei? Miért célszerű a PCM alkalmazása? Az alkalmazás hiánya vs. Az alkalmazás előnyei - bizonytalan stratégiai keret - szektoriális megközelítés - kínálat-vezérelt projektek - gyenge helyzetelemzés - tevékenység-orientált tervezés - nem ellenőrizhető hatások - folyósítási kényszer - rövid távú szemlélet - pontatlan projektdokumentumok - kereslet-vezérelt projektek - megalapozott helyzetelemzés - cél-orientált tervezés - mérhető és ellenőrizhető hatások - minőségi kritériumok - fenntarthatóság - egységes dokumentumok Forrás: PCM Handbook, 2oo2 A PCM négy alapelv alkalmazására összpontosul: 1. a projekciklus szakaszok következetes betartása 2. a résztvevők jelenléte és bevonása a kulcsfontosságú döntésekbe
3. az eredmények fenntarthatóságának a támogatás befejeződése utáni biztosítása 4. a logikai keretmátrix elkészítése és folyamatos figyelembe vétele Bármely projekt életében a kevésbé összetett humán erőforrás-fejlesztéstől a komplexebb infrastruktúra-fejlesztésekig -, függetlenül a finanszírozási forrástól, ugyanazok az elemek, munkafázisok követik egymást. Az előkészítés szakasza további négy elemre osztható, a meghatározás (a projektötlet születése, helyzetelemzés, lehetőségek, elképzelések áttekintése), a tervezés, az előzetes értékelés és a döntés szakaszára.
Forrás: Bevezetés az Európai Uniós támogatások rendszerébe, Projektciklus menedzsment, Magyar Közigazgatási Intézet, Budapest 2004 A fenti ábrán megjelenő folyamat szakaszai közül négy mérföldkő összetevőit a továbbiakban mindössze felleltározzuk, mivel ezek részletes ismertetése számos pályázatírási, képzési anyagban megtalálható³ 1. A meghatározás szakasza a stratégiai irányok, célkitűzések kijelölésének, a projektötlet megfogalmazásának az időszaka, a célcsoportokal való kapcsolatfelvétel és informáló beszélgetések szakasza: A. Elemzési szakasz a projektötlet megfogalmazása helyzetértékelés ( SWOT elemzés) ³Kádár Magor Kezdő lépések. Gyakorlati útmutató a projektek és kispályázetok elkészítéséhez - http://www.onkormanyzat.ro/index.php?mp=4 Kaiser Tamás, Molnár Anna, dr. Setényi János, Szöllősi Zsuzsanna Módszertani útmutató uniós pályázati multiplikátor képzéshez, Budapest, 2oo7, ISBN 978-963-o6-3o52-8 AQUAPROFIT RT Pályázatíró kézikönyv, Debrecen 2oo5, Hajdú-Bihar Megyei Kereskedelmi és Iparkamara Kiadó, a
PHARE CBC HU-RO 2oo2 program támogatásával problémák azonosítása probléma elemzés ( probléma-fa ) célok meghatározása ( cél-fa ) stratégiai célok, sajátos célkitűzések érintett csoportok elemzése ( stakeholder elemzés) Kockázatelemzés B. Tervezési szakasz - megvalósíthatósági előtanulmány Logikai keretmátrix kidolgozása Előzetes költségbecslés Partnerség és hálózatazonosítás Ex-ante vagy előzetes értékelés 2. Az operatív tervezés vagy kidolgozás szakasza a részletes projektterv elkészítésének az időszaka, a közreműködők, partnerek, célcsoportok bevonásával, a tevékenységek és költségek felleltározása és ütemezése, a megvalósíthatósági/fenttarthatósági tanulmányok elkészítése. - Pályázatfigyelés - Üzleti terv kidolgozása - szervezeti mátrix, cselekvési ütemterv, humánerőforrás terv, kommunikációs terv, utógondozási terv - Pénzügyi terv (költségvetés terv: költségek, források, a megvalósíthatóság alátámasztása: cash-flow terv) - Megvalósíthatósági tanulmány, műszaki terv elkészítése, engedélyek beszerzése - Mutatók meghatározás - Pályázati dokumentáció összeállítása (adatlap, kötelező és ajánlott mellékletek) 3. A megvalósítás vagy a projekt szakmai végrehajtása a projekttervben rögzített feladatok, tevékenységek teljesítését, kivitelezését jelenti, a célcsoportokkal, felhasználókkal történő folyamatos egyeztetésre alapuló monitoring alapján Támogatási szerződés megkötése
Partnerségi szerződések megkötése Közbeszerzési eljárások lebonyolítása Projekt tevékenységek kivitelezése Projekt előrehaladási jelentések összeállítása Időközi és rendkívüli helyszíni ellenőrzések Közbenső pénzügyi jelentések összeállítása Közbenső (mid-term) értékelések Köztájékoztatás 4. A lezárás vagy végső értékelés a kedvezményezett (projektkivitelező) és a finanszírozó (támogató) a projekt eredményei és tapasztalataira vonatkozó végső elemzése, illetve a az eredmények hozzáférhetőségének, fennmaradásának biztosítása a projekt befejeződését követően. Záró szakmai jelentés Végső pénzügyi elszámolás Záró helyszíni ellenőrzés Az utólagos (ex-post) értékelés Tapasztalatok rögzítése és terjesztése (disszemmináció)