A KRE Rektori Hivatal és Gazdasági Hivatal Igazgatóság 1 Szervezeti és Működési Szabályzata 1. Általános rendelkezések 1.1. A Rektori Hivatal a főtitkár vezetése alatt álló önálló központi igazgatási szervezeti egység. 1.2. A Rektori Hivatal ellátja az Egyetem igazgatási és ügyviteli feladatait, segíti az Egyetem vezetőinek, vezető testületeinek, önálló szervezeti egységeinek, illetve az ezek által felkért bizottságnak a tevékenységét. 1.3. Az Egyetem központi igazgatás szerve a Rektori Hivatal, központi gazdasági szerve a Gazdasági Hivatal Igazgatóság. 1.4. A Rektori Hivatal és a Gazdasági Hivatal Igazgatóság tevékenységét a Szenátus által jóváhagyott Szervezeti és Működési Szabályzat/ügyrend keretei között végzi. 1.5. A Rektori Hivatal és a Gazdasági Hivatal Igazgatóság tevékenysége során az Egyetem valamennyi szervezeti egységével együttműködik. 2 1.6. A rektorhelyettesek feladataikat a Rektori Hivatal közreműködésével látják el. Ennek során csak a feladatkörükbe tartozó szakmai kérdésekben utasíthatják a Hivatal beosztott dolgozóit. 2. A Rektori Hivatal fő feladatai 2.1. 3 Ellátja a rektor, a rektorhelyettesek, a gazdasági igazgató és a főtitkár vezetői munkájával kapcsolatos adminisztratív, szervezési és protokolláris feladatokat. Közreműködik ezek, valamint a Szenátus, a Rektori Tanács és a bizottságok feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek előkészítésében, a határozatok és a döntések végrehajtásában és ellátja az azokkal kapcsolatos igazgatási tevékenységet. 2.2. Részt vesz az egyetemi szabályzatok elkészítésében figyelemmel kíséri a karokon, az oktatási és az egyéb szervezeti egységekben folyó szabályzat-szerkesztési és végrehajtási tevékenységet annak érdekében, hogy a készülő szabályzatok összhangban legyenek a jogszabályokkal és az egyetemi szabályzatokkal. 2.3. Vezeti azokat a nyilvántartásokat, melyeket jogszabály vagy egyetemi szabályzat az Egyetem egészére vonatkozóan előír. 2.4. Ellátja a karokon és a kari szervezetbe nem tartozó egységekben folyó igazgatási tevékenység koordinálásával és segítésével kapcsolatos feladatokat. 2.5. Végzi az összegyetemi szintű oktatás-, kutatás-, és tudományszervezéssel kapcsolatos igazgatásiügyviteli teendőket. 2.6. Ellátja az egyetem hazai és nemzetközi kapcsolatrendszerének működtetésével, a pályázatokkal kapcsolatos koordinációs és igazgatási teendőket. 1 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 2 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 3 Módosította a 22/2016. (III.30.) sz. szenátusi határozat, hatályos 2016. április 4. napjától. Oldal: 1 / 17
2.7. A Szenátus által elfogadott rend szerint koordinálja a szervezeti egységek ügyirat-kezelési, irattározási feladatait, ellátja a központi ügyirat-kezelési, postázási és irattározási teendőket. 3. A Gazdasági Hivatal Igazgatóság fő feladatai A Gazdasági Hivatal Igazgatóság a gazdasági igazgató szakmai és átruházott jogkörben munkáltatói vezetése alatt álló, az Egyetem oktató, nevelő és tudományos kutatási munkájának gazdasági feltételeit a rendelkezésre álló keretek között biztosító, gazdálkodási, ügyviteli, műszaki és üzemeltetési feladatait egységes szervezetben ellátó, az Egyetem egészére kiterjedő hatáskörrel rendelkező önálló szervezeti egység. 4 4. A Rektori Hivatal vezetése 4.1. A Rektori Hivatal vezetője a rektor közvetlen irányításával tevékenykedő főtitkár, akit a Szenátus hozzájárulásával a rektor bíz meg. 4.2. A főtitkár a Rektori Hivatal dolgozói tekintetében a munkaviszony létesítése, megszüntetése, a munkaszerződés módosítása, jutalmazás kivételével a rektor munkáltatói jogkör gyakorlója 5 által átruházott hatáskörben gyakorolja a munkáltatói jogokat. 4.3. A főtitkár: a) szervezi és irányítja a Rektori Hivatal ügyintéző, ügyviteli tevékenységét; b) koordinálja és ellenőrzi az Egyetem igazgatási szerveinek munkáját, összehangolja a dékáni és kari főigazgatói hivatalok ilyen irányú munkáját; c) igazgatási kérdésekben segíti az Egyetem vezetőinek munkáját; d) részt vesz a Szenátus és a Rektori Tanács üléseinek előkészítésében; e) szervezi és ellenőrzi a határozatok végrehajtását, gondoskodik arról, hogy az érintett szervezeti egységek, az egyetemi oktatók, kutatók, alkalmazottak és hallgatók a Szenátus határozatait, döntéseit, állásfoglalásait megismerhessék; f) ellátja mindazon feladatokat, amelyeket a számára jogszabály, szabályzat, egyetemi tanácsi határozat, vagy a rektor meghatároz; g) ellátja a felügyelt területen a munkafolyamat közbeni ellenőrzési feladatokat; h) figyelemmel kíséri az egyetemi szabályzatok hatályosságát, a jogszabályokkal való összhangját; jogszabályváltozás, illetve egyéb okból szükséges változások miatt javaslatot tesz a rektornak új szabályzat-tervezet vagy szabályzatmódosítás előkészítésére; i) szükség szerint javaslatot tesz az ügyvitel korszerűsítésére; j) javaslatot tesz a személyi állomány fejlesztésére, továbbképzésére, béremelésére, jutalmazásra, munkakör-módosításra; k) írásban túlórát rendelhet el; l) igazgatási, ügyviteli, valamint a feladataival összefüggő kérdésekben kiadmányozási jogkört gyakorol, a gazdasági igazgató ellenjegyzésével kötelezettséget vállal. 4.4. A főtitkárt távollétében a munkáltatói jogkör gyakorlása nélkül a rektori hivatalvezető helyettesíti (a Rektori Tanács és a Szenátus üléseinek előkészítése stb.). 5. A Gazdasági Hivatal Igazgatóság vezetése 4 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 5 Módosította a 93/2011. (IV.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2011. április 25. napjától Oldal: 2 / 17
5.1. Az Egyetem gazdasági szervezetének, a Gazdasági Hivatalnak Igazgatóságnak a vezetője a gazdasági igazgató. A gazdasági igazgató az Egyetem működésével összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében a rektor helyettese. Feladatait a rektor közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el. 5.2 A gazdasági igazgató főbb feladatai: a) az egyetem gazdálkodásának a Szenátus határozatainak és a rektor utasításainak megfelelő megszervezése, irányítása, ellenőrzése, az ezzel kapcsolatos ügyviteli, nyilvántartási és tájékoztatási tevékenység kialakítása és irányítása; b) a költségvetés elkészítése, a jóváhagyott költségvetés végrehajtásának irányítása; c) az Egyetem működéséhez kapcsolódó pénzügyi, számviteli, munkaügyi, valamint anyag-, eszköz- és bérgazdálkodási feladatok megszervezése és ellátása; d) az Egyetem működésével összefüggő műszaki, üzemeltetési, karbantartási, fejlesztési, valamint rendészeti feladatok irányítása; e) a gazdasági tevékenység folyamatos tervezése, elemzése és értékelése; a gazdasági tevékenység fejlesztése; f) az Egyetemen, a karokon és a központi szervezeti egységekben folyó gazdálkodási tevékenység felügyelete, koordinálása, szakmai irányítása; g) a gazdasági tevékenységre és a költségvetési keretek felhasználására vonatkozó információk rendszeres szolgáltatása a rektor, a karok és a központi szervezeti egységek számára; h) az Egyetem gazdasági tervezési, beszámolási és adatszolgáltatási kötelezettségének (OM, Fenntartó és egyéb) határidőre történő jogszerű teljesítése; i) a Gazdasági Igazgatóság és a Rektori Hivatal gazdálkodásának irányítása. j) a közbeszerzési eljárások lebonyolításának koordinálása k) a Gazdasági hivatal Igazgatóság munkájának közvetlen irányítása, munkáltatói jogkör gyakorlása átruházott hatáskörben 6 a Gazdasági hivatal Igazgatóság munkatársai felett; l) kiadmányozási, utalványozási és kötelezettségvállalási jogkör gyakorlása, pénzintézetek felé banki aláírási jog, más által aláírt jog és kötelezettségvállalások ellenjegyzése 7 5.3. A gazdasági igazgatót távollétében a belső ellenőr helyettesíti. /jelenleg nem megoldott/ 8 6. A Rektori Hivatal és a Gazdasági Hivatal Igazgatóság feladatai ellátására szervezett egységek, munkakörök, a helyettesítés rendje 6.1. Titkárság (2-/3/ fő) A tikársági feladatokat a rektori és a gazdasági titkárság látja el, részben elkülönült, részben azonos feladatkörrel. Munkakör megnevezése: titkárnő, irattáros Helyettesítés: a titkársági munkatársak egymást helyettesítik. Általános feladatok: telefonkezelés, üzenetek vétele és továbbítása, iktatás, postázás, fénymásolás, levelek, egyéb iratok leírása, faxolás, a rektor, valamint a rektori hivatali és gazdasági hivatali igazgatósági e-mail címekre ékező elektronikus levelek folyamatos nyomon követése, eljuttatása a címzetthez, ügyfelek fogadása, vendéglátás, irodaszerek beszerzése, reprezentációhoz szükséges termékek beszerzése, kézbesítés. A titkársági konyha rendben tartása. 9 6 Beiktatta a 93/2011. (IV.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2011. április 25. napjától 7 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 8 Törölte a 86/2009. (III.25.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. április 2-től 9 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól Oldal: 3 / 17
Egyes feladatok részletezése: Iktatás A beérkező iratok borítékjára (boríték hiányában magára az iratra) azonnal rá kell ütni a dátumbélyegzőt. A borítékot minden esetben csatolni kell az eredeti irathoz. A bejövő és a kimenő iratokat - külön a rektori és külön a gazdasági iratokat a titkárság iktatja sorszámos iktatási rend alapján, a bejövő iratokat a rektori iktatásban fekete, a gazdasági iktatásban piros színű, a kimenő iratokat mindkét iktatásban kék színű tollal. A bejövő iktatott rektori postát a főtitkár, a gazdasági postát a gazdasági igazgató szignálja. Az iktatókönyvben a szignálást fel kell jegyezni. A személyre szóló levelekkel is ily módon kell eljárni kivéve, ha nyilvánvaló a levél magántermészete. Ebben az esetben a zárt borítékot kell a címzettnek átadni. A szignálást követően a számlákat és bankszámlakivonatokat kivéve az eredeti irat az irattárba kerül, a másolatot pedig a titkárság haladéktalanul eljuttatja az ügyintéző kollégához, vagy a kezébe adja vagy a titkárságon erre rendszeresített személyre szóló dossziéba teszi. A munkatársak kötelesek naponta ellenőrizni saját dossziéjukat. A számlákat és bankszámlakivonatokat csak érkeztetni kell és az eredetit kell továbbítani a pénzügyi előadókhoz, akik azokat a pénzügyi adatfeldolgozó-rendszerben az érkeztetés napján rögzítik. A reklámanyagokat nem kell iktatni. A határidőt az iktatókönyvben jelölni kell, ezen felül azt a titkársági naptárban külön is szükséges vezetni. A hét első munkanapján a következő hét első munkanapjáig esedékes határidős ügyekre a titkárság köteles az érintett munkatársat figyelmeztetni. A munkaügyi iratok szintén a rektori titkárságon, külön személyügyi iktatókönyvben kerülnek iktatásra folyamatos sorszámmal akként, hogy a titkárság iktatószámot ad az iratnak és a szükséges feljegyzéseket beírja az iktatókönyvbe, de az irat eredeti példányának megőrzése a munkaügyi irodában történik. Az adatvédelem biztosítása érdekében az iratok kezelése, borítékolása a bér- és munkaügyekkel foglalkozó munkatársak, valamint a munkáltatói jogkört gyakorló személyek kizárólagos joga és feladata. A kimenő iratokról az iktatás után a másolat kerül az irattárba. Irattározás: Az iratok rendezése, tárolása az irattározási szabályzatnak megfelelően Az irattár rendjének folyamatos biztosítása Postázás: A postafiók kiürítése, a Ráday u. 28-ba érkező posta felvétele és a kimenő iratok postára adása a titkárság feladata. Páros héten a rektori, páratlan héten a gazdasági titkárnő végzi ezeket a tevékenységeket. A leterheltségtől függően a titkárnők ettől a beosztástól egymás közötti megegyezés szerint időszakonként eltérhetnek, de e tevékenységek elvégzéséért minden esetben a rektori titkárnő a felelős. A kimenő levelezést, a postázás tényét a postakönyvben, Egyetemen belüli kézbesítés esetén a kézbesítő könyvben kell rögzíteni és az átvételt aláírással igazoltatni. Az ügyirat előkészítője köteles külön jelezni a speciális postázási igényeket (ajánlott, tértivevényes, expressz, csatolandó melléklet stb.). Leírási- és ügyintézési feladatok: a rektor, a rektorhelyettesek, a gazdasági igazgató illetve a főtitkár részére. Fénymásolás: Csak a feltétlenül szükséges példányszámban, lehetőség szerint kétoldalas másolatok készüljenek. A Hivatalban található fénymásolók és fax működőképességéről, papírral, festékkel való ellátásáról, szerviz értesítéséről a titkársági dolgozók kötelesek gondoskodni. Telefonkezelés: Oldal: 4 / 17
A telefonokat lehetőség szerint három csengetésen belül fel kell venni. Ennek érdekében a titkárságon legalább egy titkársági dolgozónak mindig tartózkodnia kell. Amennyiben a keresett személy valamilyen okból nem kapcsolható, a titkárnő visszaveszi a vonalat és rögzíti az üzenetet az erre rendszeresített névre szóló üzenő papíron, melyet haladéktalanul átad az érintettnek. A telefonszámok és e-mail címek nyilvántartása a titkárság feladata. Sürgős üzenetek, levelek, faxok azonnal továbbítandók! Vendégfogadás: A titkárnő megkérdezi a vendéget, hogy kihez érkezett, hellyel kínálja, ezt követően telefonon értesíti az illetékes munkatársat, majd szükség szerint a megfelelő szobához kíséri. Amennyiben hosszabb várokozás szükséges, a vendéggel foglalkozni, az illetékes munkatársat szükség szerint figyelmeztetni kell. A titkárság ellátja továbbá mindazon feladatokat, amelyekkel a rektor, rektorhelyettesek, gazdasági igazgató vagy a főtitkár megbízza. A rektori titkárság Programszervezés, így tárgyalási időpontok egyeztetése a rektor, rektorhelyettesek és a főtitkár számára, meghívókra visszajelzés. Üdvözlő lapok beszerzése, meghívók elkészítése, legyártatása, kiküldése a protokoll-lista alapján. A titkársági naptárban folyamatosan rögzíti a rektor, a rektorhelyettesek, a főtitkár és a gazdasági igazgató által jelzett várható vendégeket, és a tárgyaló iránti igényt. A rektor, a rektorhelyettesek, a főtitkár és a gazdasági igazgató előre bejelentett vendégeit a tárgyalás helyszínére (tárgyaló, iroda) kíséri és rövid időn belül kávét, teát, ásványvizet kínál. A Rektori és Egyetemi Tanács üléseire előkészíti a tanácstermet, aprósüteményt, ásványvizet, kávét stb. készít be Anyagbeszerzés, irodaszerek, nyomtatványok, élelmiszer (kávé, tej, cukor, ásványvíz) rendelése, beszerzése negyedévente a munkatársakkal, gazdasági titkárnővel egyeztetve. Könyvek, folyóiratok (közlönyök) rendelése, rendszerezése, selejtezése, használatuk nyilvántartása Számítógépes nyilvántartások vezetése, különösen a különböző szempontok szerinti protokoll listák készítése, karbantartása. A gazdasági titkárság: A rektori titkárságnál felsorolt feladatokat látja el a Gazdasági Igazgatóságon, az értelemszerű különbségekkel. A Rektori Hivatal feladatai ellátására szervezett munkakörök 6.2. Igazgatási és oktatási feladatok (1-/2/ fő) 10 Munkakör megnevezése: rektori hivatalvezető /oktatási referens/ Helyettesítés: A feladatot ellátó személyek egymást helyettesítik /jelenleg nem megoldott/ Egyetemi szabályzatok részvétel a szabályzatok elkészítésében, illetve módosításában, elsősorban a szervezeti működési szabályzat, a tanulmányi és vizsgaszabályzat, a felvételi szabályzat, a minőségbiztosítási szabályzat, az oktatói munka hallgatói véleményezéséről szóló szabályzat, valamint a juttatási és térítési szabályzat vonatkozásában 10 Törölte a 2/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2010. január 13-tól Oldal: 5 / 17
Jogszabályváltozások figyelemmel kísérése, a Rektori Hivatal és Gazdasági Hivatal Igazgatóság munkatársak tájékoztatása 11 Részvétel a Szenátus és a Rektori Tanács üléseinek előkészítésében Felsőoktatási statisztikai adatszolgáltatás októberi és márciusi hallgatói-oktatói statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása az Oktatási Minisztériumnak márciusi kutatási statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása az Oktatási Minisztériumnak KSH kutatási, fejlesztési statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása a KSH-nak adatszolgáltatás az Egyetem költségvetésének elkészítéséhez és a költségvetési beszámolóhoz adatszolgáltatás az Oktatási Minisztériummal kötendő finanszírozási Megállapodáshoz, valamint az éves költségvetési támogatások elszámolásához A kari tanulmányi nyilvántartás fejlesztésének koordinálása (NEPTUN-ETR) Akkreditációs ügyek az intézményi, kari és programakkreditáció (alapképzési és szakirányú továbbképzési szakok, székhelyen kívüli képzés, doktori iskolák,) figyelemmel kísérése és nyilvántartása az akkreditációs kérelmek formai ellenőrzése, az anyagok továbbítása az Oktatási Minisztériumnak, illetve a Magyar Akkreditációs Bizottságnak a felnőttképzéssel kapcsolatos egyetemi szintű teendők ellátása tantervekkel kapcsolatos feladatok részvétel az Egyetemi Minőségbiztosítási Bizottság munkájában és az Egyetem MAB számára készítendő éves jelentésének elkészítésében Egyetemi Tanulmányi Tájékoztató összeállítása a Kari tájékoztatók alapján A hallgatói tanácsadási rendszer kiépítésének koordinálása, segítségnyújtás a kari Tanulmányi Osztály vezetőinek hallgatói tanulmányi, juttatási-térítési és egyéb ügyekben Felvételi ügyek a kari felvételi keretszámok egyeztetésével és összesítésével kapcsolatos feladatok ellátása a felvételire vonatkozó intézményi adatszolgáltatás a Mit kínál a magyar felsőoktatás? c. kiadványhoz szükséges kari anyagok elkészítésének koordinálása Határon túli hallgatókkal és részképzésre érkező hallgatókkal kapcsolatos ügyek koordinálása 6.2. 1. Igazgatási és oktatási feladatok (1 fő) 12 Munkakör megnevezése: rektori hivatalvezető /oktatási referens Helyettesítés: jogi referens Egyetemi szabályzatok részvétel a szabályzatok elkészítésében, illetve módosításában, elsősorban a szervezeti működési szabályzat, a tanulmányi és vizsgaszabályzat, a felvételi szabályzat, a 11 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 12 Beiktatta a 3/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályba lép 2010. január 13. napjától Oldal: 6 / 17
minőségbiztosítási szabályzat, az oktatói munka hallgatói véleményezéséről szóló szabályzat, valamint a juttatási és térítési szabályzat vonatkozásában Kari oktatással összefüggő adatgyűjtés, az adatok feldolgozásának és értékelésének koordinálása Kari tanulmányi nyilvántartás oktatással összefüggő tartalmi fejlesztésének koordinálása (Neptun- ETR) Részvétel a Szenátus és a Rektori Tanács üléseinek előkészítésében Akkreditációs ügyek az intézményi, kari és programakkreditáció (alapképzési és szakirányú továbbképzési szakok, székhelyen kívüli képzés, doktori iskolák,) figyelemmel kísérése és nyilvántartása az akkreditációs kérelmek tartalmi ellenőrzése, az anyagok továbbítása az Oktatási Minisztériumnak, illetve a Magyar Akkreditációs Bizottságnak a felnőttképzéssel kapcsolatos egyetemi szintű teendők ellátása részvétel az Egyetemi Minőségbiztosítási Bizottság munkájában és az Egyetem MAB számára készítendő éves jelentésének elkészítésében Részvétel az Egyetemi Tanulmányi Tájékoztató összeállításában a Kari tájékoztatók alapján A hallgatói tanácsadási rendszer kiépítésének koordinálása, segítségnyújtás a kari Tanulmányi Osztály vezetőinek hallgatói tanulmányi ügyeiben Felvételi ügyek a kari felvételi keretszámok egyeztetésével és összesítésével kapcsolatos feladatok ellátása a felvételire vonatkozó intézményi adatszolgáltatás a felvételi tájékoztatót tartalmazó kiadványhoz szükséges kari anyagok elkészítésének koordinálása 13 Határon túli hallgatókkal és részképzésre érkező hallgatókkal kapcsolatos ügyek koordinálása Főtitkár utasítására eseti feladatokat is ellát, melyek jellegüknél fogva tevékenységi körébe tartoznak. 6.2. 2. Jogi és compliance feladatok (1 fő) 14 Munkakör megnevezése: jogi referens Helyettesítés: Oktatási referens Egyetemi szabályzatok részvétel a szabályzatok kidolgozásában, módosításában, illetve a jogszabályváltozások átvezetésében, így különösen, de nem kizárólagosan: a szervezeti működési szabályzat, a tanulmányi és vizsgaszabályzat, a felvételi szabályzat, a minőségbiztosítási szabályzat, az oktatói munka hallgatói véleményezéséről szóló szabályzat, valamint a juttatási és térítési szabályzat vonatkozásában a főtitkár jogi támogatása 15 Jogszabályváltozások követése, a Rektori Hivatal és Gazdasági Igazgatóság munkatársainak tájékoztatása Részvétel a Szenátus és a Rektori Tanács döntéseinek, határozatainak előkészítésében, a jogszabályi megfelelőség szempontjából Akkreditációs ügyek az intézményi, kari és program-akkreditáció (alapképzési és szakirányú továbbképzési szakok, székhelyen kívüli képzés, doktori iskolák,) jogi megfelelőségének vizsgálata az akkreditációs kérelmek jogi-formai ellenőrzése, véleményezése együttműködés az Egyetemi Minőségbiztosítási Bizottsággal, valamint részvétel, javaslattevő és véleményezési jogkörrel, az Egyetem MAB számára készítendő éves jelentésének elkészítésében Egyetemi Tanulmányi Tájékoztató jogi felülvizsgálata a Kari tájékoztatók alapján Együttműködés a kari Tanulmányi Osztályokkal jogi ügyekben 13 Módosította a 22/2016. (III.30.) sz. szenátusi határozat, hatályos 2016. április 4. napjától 14 Beiktatta a 3/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályba lép 2010. január 13. napjától 15 Módosította a 22/2016. (III.30.) sz. szenátusi határozat, hatályos 2016. április 4. napjától Oldal: 7 / 17
Felvételi ügyek felvételivel összefüggő panaszkezelés és fellebbezési ügyek kezelése a felvételi tájékoztatót tartalmazó kiadványhoz szükséges kari anyagok véleményezése 16 Főtitkár és a főtitkár utasítására eseti feladatokat is ellát, melyek jellegüknél fogva tevékenységi körébe tartoznak. 17 6.3. Pályázati ügyek (2 fő) Munkakör megnevezése: pályázati referens Helyettesítés: a referensek egymást helyettesítik Az Egyetem Rektori Hivatalához beérkezett, a hallgatók, oktatók részére kiírt, valamint oktatási, kutatási, fejlesztési pályázati felhívások továbbítása, meghirdetése a karok felé kapcsolattartás a pályázatokat előkészítő személyekkel, valamint a kari pályázati referenssel a kari pályázatok összegyűjtése, előkészítése, összegzése, egyeztetése részvétel az egyetemi pályáztatási elvek kidolgozásában adatközlés, illetve tájékoztatás az Egyetemi Tanács valamint a pályázatot kiíró szervezetek felé (OM, Felsőoktatási Pályázatok Irodája, Tempus Közalapítvány, stb.) kapcsolattartás az Oktatási Minisztériummal, a Felsőoktatási Pályázatok Irodájával, a Tempus Közalapítvánnyal, valamint az egyéb pályázatokat kiíró alapítványokkal a pályázatok továbbítása pénzügyi ellenőrzésre - amennyiben a pályázat jellege azt megkívánja - az Egyetem gazdasági igazgatója felé a pályázatok formai (szükség esetén tartalmi) ellenőrzése a pályázatok előkészítése rektori aláírásra az Egyetem pályázatainak, a benyújtott és az elnyert pályázatok naprakész nyilvántartása, összesítése pályázat-figyelés, pályázati lehetőségek felkutatása (SANSZ, Internet stb.) és a karok tájékoztatása ezekről a pályázatok ügyintézésével kapcsolatos esetlegesen felmerülő egyéb teendők intézése határidők figyelemmel kísérése pályázatok továbbítása a kiíróknak az egyetemi tanári pályázatok továbbítása a MAB-nak és az OM-nek az Esélyt a Tanulásra Közalapítvánnyal és a Köztársasági Ösztöndíjjal kapcsolatos ügyek egyetemi szintű rendezvények és kari szintű tudományos konferenciák szervezésében való részvétel minden egyéb, a munkakörben felvetődő további feladatok ellátása, amivel a rektor vagy a főtitkár megbízza. 6.4. Doktori és habilitációs ügyek (1/2 fő) Munkakör megnevezése: koordinátor Helyettesítés: oktatási referens /jelenleg nem megoldott, így a rektori hivatalvezető/ kapcsolattartás az Egyetemi Doktori Tanács elnökével, a Doktori Iskolák vezetőivel, a MAB Doktori Bizottságával és az Országos Doktori és Habilitációs Tanáccsal (ODHT); együttműködés a kari tanulmányi osztályokon dolgozó, a doktori iskolák adminisztratív irányításával foglalkozó munkatársakkal; a doktori ösztöndíjak, támogatások, költségtérítések, egyéb befizetési kötelezettségek figyelemmel kísérése összegyetemi szinten; együttműködés a pályázati referensekkel a doktori iskolákat érintő pályázatok ügyeiben; 16 Módosította a 22/2016. (III.30.) sz. szenátusi határozat, hatályos 2016. április 4. napjától 17 Módosította a 22/2016. (III.30.) sz. szenátusi határozat, hatályos 2016. április 4. napjától Oldal: 8 / 17
szervezi és segíti az Egyetemi Doktori Tanács (EDT) munkáját (meghívók, előterjesztések, jegyzőkönyvek); gondoskodik az EDT jegyzőkönyveinek, határozatainak nyilvántartásáról, azok nyilvánosságáról és végrehajtásáról; a kari doktori tanácsülések jegyzőkönyveinek, határozatainak nyilvántartása; koordinálja a doktori iskolákra vonatkozó intézményi adatszolgáltatást az évenként megjelenő felvételi tájékoztatóhoz; figyelemmel kíséri a MAB doktori és habilitációs nyilvántartását, a Doktori Iskolák vezetőinek közreműködésével gondoskodik arról, hogy azok az Egyetemet érintően naprakész és valós adatokat tartalmazzanak; az érdeklődők tájékoztatása a doktori iskolákkal kapcsolatos ügyekről; a doktori iskolákat érintő intézményi szintű adatszolgáltatás a különböző statisztikákhoz; minden egyéb feladat, amit jogszabály vagy a szabályzat alapján a doktori képzéssel kapcsolatban intézményi szintű koordinációt igényel. 6.5 Nemzetközi és hazai kapcsolatok (1/2 fő) Munkakör megnevezése: koordinátor Helyettesítés: a pályázati referensek az egyetem nemzetközi és egyetemközi kapcsolatainak szervezése és menedzselésével kapcsolatos feladatok; egyezteti, szervezi és koordinálja a kül- és belföldi együttműködési kezdeményezéseket; kapcsolatot tart azon intézményekkel, szervezetekkel, melyekkel az egyetem együttműködési megállapodást kötött; figyelemmel kíséri a felsőoktatást érintő azon változásokat, feladatokat, melyeket az Európai Unióhoz való csatlakozásunkkal összefüggésben kell az intézményeknek megoldania és megteszi a szükséges lépéseket e feladatok megvalósítása érdekében; tevékenysége során együttműködik a pályázati referensekkel. 6.6. Minőségbiztosítási feladatok (1/2 fő) Munkakör megnevezése: minőségbiztosítási koordinátor Helyettesítés: oktatási referens (jelenleg nem megoldott, ezért rektori hivatalvezető) Koordinálja az Egyetem minőségbiztosítási tevékenységének kialakítását és folyamatos fejlesztését; irányítja és koordinálja a minőséggel kapcsolatos belső és külső értékelő dokumentumok elkészítését, karbantartását és fejlesztését, illetve részt vesz ezekben a tevékenységekben; tevékenyen részt vesz az Egyetem minőségkultúrájának kialakításában; rendszeresen beszámol a minőségbiztosítási tevékenységről, hatásáról és eredményeiről, valamint javaslatot tesz a megvalósítandó feladatokra; naprakész tudással rendelkezik a minőségüggyel kapcsolatban, és az új információkról rendszeresen tájékoztatja a rektort és a szervezeti egységek vezetőit. 6.7. Munkaügyi feladatok (Külső megbízott cég látja el.) 6.8. Informatika Osztály 18 Informatikai központ - NEPTUN üzemeltetés 18 Törölte a 2/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2010. január 13-tól Oldal: 9 / 17
munkakör megnevezése: rendszergazda, Neptun szupervizor helyettesítés: a munkatársak egymást helyettesítik Az Egyetem számítógépes hálózatának és központi számítógépes erőforrásainak fejlesztése és üzemeltetése, a hálózat erőforrásaival való gazdálkodás, a hálózati hozzáférés biztosítása az egyetem összes szervezeti egysége számárra, külső szolgáltatókkal való kapcsolattartás és az ezel kapcsolatos operátori feladatok; az Egyem telefont és ISDN/ADSL hálózatának fejlesztése és üzemeltetése, a telefonközponti szolgáltatások ellátása, a külső szolgáltatókkal kapcsolattartás; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése, hibaelhárítás; az intézményi levelező rendszer üzemeltetése, az adatok (név, e-mail címek, telefonszámok) nyilvántartása, frissítése, nyilvánossá tétele; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése; a gazdasági-pénzügyi hálózat üzemeltetése (hardware, software és felhasználói szinten), a szükséges fejlesztésekhez a műszaki környezet meghatározása, előkészítése; a hálózat adatvédelmének megszervezése (az adatok mentésének megszervezése és rendszeres végrehajtása, a vírusellenőrzés, és mentés rendszeres biztosítása); az egyetemi számítógéppark software telepítésének és karbantartásának felügyelete, a felhasználói programok frissítse; kidolgozza, és felügyeli az adatmegőrzési és archiválási feladatokat, gondoskodik az adatkezelési határidő eltelte után az adatok kezelésének megszüntetéséről (törléséről); az Egyetem által ellátandó feladatok informatikai hátterének támogatása érdekében szoftverek beszerzése, ajánlása, az ezekkel kapcsolatos licenc és support szerződések előkészítése, nyilvántartása, megőrzése; gondoskodik az adatvédelmi, adatbiztonsági előírások betartásáról; gondoskodik az egyetemi számítógépes rendszert üzemeltető munkatársak szakmai felkészítéséről, folyamatos továbbképzéséről; gondoskodik a rendszer server gépének fizikai védelméről (külön védett helyiség, belépésre jogosultak körének meghatározása); gondoskodik a rendszer számítógépeinek logikai, védelméről (jelszavas belépés, a használatra jogosultak körének meghatározása, események naplózása); a másolt, illetve archív állományok megőrzésekor köteles gondoskodni, a sérülés és megsemmisülés elleni védelemről úgy, hogy a mentéskori állapot bármikor előállítható legyen; gondoskodik a hálózat behatolás- és vírusvédelméről, a vírusmentesítésről; igény szerint tanfolyamok szervezése és lebonyolítása a munkatársak, hallgatók részére a NEPTUN rendszerrel, Word, Excel programok, az Internet felhasználói szintű ismerete érdekében; kapcsolattartás a partnerekkel, az Egyetem érdekeinek képviselete, a hazai és a nemzetközi hálózati szervezetekben. NEPTUN szupervizor: A NEPTUN ETR üzemeltetési feladatok ellátása a kari rendszergazdákkal együttműködve; szükség esetén teljes körű segítségnyújtás a karok részére ; szupervizori szintű adatfelvitel és ellenőrzés. A gazdasági pénzügyi adatkezelés a gazdasági igazgató szakmai irányításával és felügyeletével történik. Ide tartozik különösen: a gazdasági-pénzügyi hálózat megfelelő szintű adatbázisának tervezése, a védelmi intézkedések kidolgozása (fizikai, logikai, humán szinten); Oldal: 10 / 17
a befizetett költségtérítésekről a hallgatóknak számlát állít ki és küld ki, a kari Tanulmányi Osztály által igazolt, csekkmásolattal ellátott Számlakérő alapján. 19 A Gazdasági Hivatal Igazgatóság feladatai ellátására szervezett munkakörök Gazdasági Osztály 20 6.9. 6.8. Bérszámfejtés (Külső megbízott cég látja el.) 6.10. 6.9. Pénzügyi és számviteli feladatok (2 fő) Munkakör megnevezése: pénzügyi előadó (gazdasági ügyintéző), munkaköri leírás szerint Helyettesítés: a munkatársak egymást helyettesítik az intézmény pénzügyi műveleteinek szabályszerű rögzítése, előkészítése, betartása; a beérkező számlák alaki és tartalmi ellenőrzése o az ellenőrzött számlák iktatása o a számlák mellékleteinek ellenőrzése, hiányuk esetén pótolása (Óraigazolások, óradíjas- vállalkozói szerződések, kivitelezői szerződések, megrendelők, árajánlatok bekérése, és csatolása a számlához) o az eszközvásárlási számlák nyilvántartásba vételre átadása a könyvelésre o a beérkező szállítói számlák - azok felmerülési helyének megállapítása után - a munkahely egységkódjával, témaszámmal történő ellátása,igazolásra kiküldése a szervezeti egységnek, a fizetési határidő figyelemmel kísérésével, utalásra előkészítés, o a hibás vagy hiányos számlák hiánypótlásra, javításra visszaküldése a szállítónak, vagy az érintett Kar gazdasági munkatársának további ügyintézésre; a kimenő /vevő / számlákat minden hónap 25-ig, illetve szükség szerint 48 órán belül elkészíti és azokat postai úton eljuttatja a Vevőnek o a bank által megküldött számlakivonat alapján, a terheléseket és jóváírásokat feldolgozza, a nem számlás bevételeket iktatja, o a bankanyagot számítógépen előkészíti, lezárja, és könyvelésre átadja tárgyhót követő hó 10. napjáig, a pénzügyek lebonyolítása a rendelkezésre álló keretek között; a pénzügyi bizonylatok útjának megszervezése; utalványozott összegek ellenjegyzése és kiegyenlítése; a házipénztárak működtetése, a készpénzforgalom zavartalanságának biztosítása; a pénzügyi nyilvántartási rendszer megszervezése és vezetése; a felügyeleti szervek és hatóság részére bevallások, jelentések és adatszolgáltatások elkészítése és benyújtása a pályázatok és a beruházások vonatkozásában; munkavállalók étkezési, kiküldetési, utazási és egyéb költségeinek elszámolása, pénzügyi lebonyolítása; szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásának vezetése; átutalások, csoportos átutalások teljesítése; fogadja a hallgatói befizetéseket, és erről a tanulmányi osztályt tájékoztatja (Neptunnal párhuzamosan); folyósítja a munkabéreket a Bér-és munkaügyi osztály feladása alapján; beszámolók készítése; könyvvezetési feladatok közül: előkontírozás a kiadásoknál; a pénztárbizonylatok kinyomtatása a könyvelőprogramból a vonatkozó törvényeknek megfelelően; 19 Beiktatta a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 20 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól Oldal: 11 / 17
javaslattétel a gazdálkodási tevékenységet támogat információs rendszer folyamatos fejlesztésére; évközi elemzésekhez információk biztosítása, a folyószámla és a likviditás folyamatos, napi szintű figyelemmel kísérése; a folyószámlára érkező bevételek felhasználás szerinti csoportosítása, témaszámra rendelése; a vevőfolyószámla havi figyelése, a kinnlevőségek behajtásának kezdeményezése; folyamatos egyeztetés az Egyetem többi szervezeti egységével; minden egyéb teendő, melyet a gazdasági igazgató a jogszabályok, illetve az Egyetem belső szabályzatai alapján feladatkörébe sorol; adatszolgáltatás a felsőoktatási statisztikákhoz gazdasági-pénzügyi adatok tekintetében; szakképzési hozzájárulás tárgyában kötött támogatási, fejlesztési szerződésekkel kapcsolatos nyilvántartási és elszámolási feladatok. 6.11. 6.10. Könyvelés (2 fő) az egyetemi folyószámlák és pénztárak könyvelése, havi zárlat a tárgyhót követő 15-ig devizaanalitika és könyvelés vezetése elkülönített számlák könyvelése analitikus könyvelés vezetése havi és éves beszámolók készítése az egyetemi költségvetés és a könyvelési adatok alapján, a költségvetés előkészítése, összeállítása, az évközi jelentések elkészítése adatszolgáltatás a karok, szervezeti egységek részére tárgyhót követő hó 20-ig, adategyeztetések és ellenőrzések a könyvelési anyagban havi bevallások és a jogszabály szerinti negyedéves, éves gazdasági bevallások elkészítése, a bevallást alátámasztó analitikus kimutatások elkészítése a bevallások benyújtását megelőző 2. munkanapon a gazdasági igazgató tájékoztatása a befizetési/visszaigénylési kötelezettség összegéről; negyedéves és éves gazdasági statisztikák elkészítése adatszolgáltatás a felsőoktatási statisztikai adatgyűjtésekhez a felügyeleti szervek és hatóság részére bevallások, jelentések és adatszolgáltatások elkészítése és benyújtása a pályázatok és a beruházások kivételével leltár előkészítése, elkészítése, nyilvántartása, ellenőrzése, egyeztetése, selejtezési javaslat összeállítása, az esetleges hiány azonnali jelzése a gazdasági igazgató felé hallgatói ösztöndíj ügyek teljes körű intézése (előírások, utalások, igazolások) (NEPTUN) hallgatói befizetések kezelése (NEPTUN), az ezzel kapcsolatos adóigazolások kiadása adatszolgáltatás a felsőoktatási statisztikákhoz a hallgatói támogatások és térítések, bevételek és kiadások jogcímenként és egyéb gazdasági-pénzügyi adatok tekintetében a beérkezett bizonylatok rögzítése a könyvelőprogram megfelelő moduljában; a könyvelési anyagok feldolgozását követően a bizonylatok archiválása és megőrzése a törvényi feltételeknek megfelelően; a vegyes könyvelés és az azt alátámasztó analitikus nyilvántartások vezetése, részletesen: o immateriális javak kartonjainak vezetése és főkönyvi könyvelésük, az értékcsökkenést is ideértve o a tárgyi eszközök kartonjainak vezetése és főkönyvi könyvelésük, az értékcsökkenést is ideértve o a befektetett pénzügyi eszközök kartonjainak vezetése és főkönyvi könyvelésük o az adóügyek könyvelése o az évi nyitótételek könyvelése o az évi zárótételek könyvelése o a kötelező statisztikai adatszolgáltatások elkészítése Oldal: 12 / 17
6.11. Pénzügyi és gazdasági ügyvitel, statisztika (1 fő) 21 Munkakör megnevezése: finanszírozási statisztikus Helyettesítés: pénzügyi előadó Felsőoktatási statisztikai adatszolgáltatás októberi és márciusi hallgatói-oktatói statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása az Oktatási Minisztériumnak márciusi kutatási statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása az Oktatási Minisztériumnak KSH kutatási, fejlesztési statisztika: a kari adatgyűjtés koordinálása, az intézményi összesítők elkészítése és továbbítása a KSH-nak adatszolgáltatás az Egyetem költségvetésének elkészítéséhez és a költségvetési beszámolóhoz adatszolgáltatás az Oktatási Minisztériummal kötendő finanszírozási Megállapodáshoz, valamint az éves költségvetési támogatások elszámolásához A kari tanulmányi nyilvántartás fejlesztésének koordinálása (NEPTUN-ETR) Egyéb adatszolgáltatás (OKM-nek, gyermekgondozási segélyen lévő hallgatók létszáma, fogyatékosok létszáma) Gazdasági igazgató utasítására eseti feladatokat is ellát, melyek jellegüknél fogva tevékenységi körébe tartoznak. 6.11. Belső ellenőrzés (1 fő) munkakör megnevezése: belső ellenőr helyettesítés: gazdasági igazgató A belső ellenőr a Gazdasági Igazgatóság kulcsszerepet betöltő munkatársa, akinek fő feladatait folyamatosan az alábbiak képezik, a gazdasági igazgató közvetlen irányítása alatt és szerint: folyamatosan figyelemmel kíséri az Egyetem gazdasági ügyeit, likviditási helyzetét, s a gazdasági igazgató távollétében az őt megillető pénzügyi-gazdasági döntési jogokat gyakorolja; ellenőrzi az Egyetem könyvelését (a számviteli politika kidolgozásától és folyamatos aktualizálásától, az aktuális számlatükör összeállításán keresztül, a havi / negyedéves / éves könyvviteli zárlati munkálatok nyomonkövetéséig); felügyeli az Egyetem leltározási tevékenységét; havonta felügyeli, hogy az APEH felé történő bevallások határidőben megtörténjenek, valamint azt, hogy azokkal adónemekben és összegszerűen is megegyező tételek határidőre bevallásra, illetve befizetésre kerüljenek. a munkája során tapasztaltakról, esetleges negatív tendenciákról írásban a gazdasági igazgatót tájékoztatja, s alternatív javaslatokat tesz a probléma megoldására; fentieken túl elvégez minden olyan feladatot, mellyel a rektor vagy a gazdasági igazgató megbízza. 22 6.12 6.12. Üzemeltetési, műszaki és ellátási feladatok (1-/2/ fő) (Külső megbízott cég látja el.) Informatikai Osztály 23 6.13. Informatikai központ - NEPTUN üzemeltetés 21 Beiktatta a 3/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályba lép 2010. január 13. napjától 22 Törölte a 86/2009. (III.25.) sz. Szenátusi határozat, hatályát veszti 2009. április 2-án 23 Beiktatta a 2/2010. (I.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályba lép 2010. január 13. napjától Oldal: 13 / 17
A KRE hivatalos honlapjával összefüggő tartalmi, valamint a Neptun-rendszerrel kapcsolatos oktatási kérdésekben a főtitkár rendelkezik kizárólagos irányítási, jóváhagyási ill. felügyeleti jogkörrel! munkakör megnevezése: rendszergazda, Neptun szupervizor helyettesítés: a munkatársak egymást helyettesítik Az Egyetem számítógépes hálózatának és központi számítógépes erőforrásainak fejlesztése és üzemeltetése, a hálózat erőforrásaival való gazdálkodás, a hálózati hozzáférés biztosítása az egyetem összes szervezeti egysége számárra, külső szolgáltatókkal való kapcsolattartás és az ezel kapcsolatos operátori feladatok; az Egyem telefont és ISDN/ADSL hálózatának fejlesztése és üzemeltetése, a telefonközponti szolgáltatások ellátása, a külső szolgáltatókkal kapcsolattartás; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése, hibaelhárítás; az intézményi levelező rendszer üzemeltetése, az adatok (név, e-mail címek, telefonszámok) nyilvántartása, frissítése, nyilvánossá tétele; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése; a gazdasági-pénzügyi hálózat üzemeltetése (hardware, software és felhasználói szinten), a szükséges fejlesztésekhez a műszaki környezet meghatározása, előkészítése; a hálózat adatvédelmének megszervezése (az adatok mentésének megszervezése és rendszeres végrehajtása, a vírusellenőrzés, és mentés rendszeres biztosítása); az egyetemi számítógéppark software telepítésének és karbantartásának felügyelete, a felhasználói programok frissítse; kidolgozza, és felügyeli az adatmegőrzési és archiválási feladatokat, gondoskodik az adatkezelési határidő eltelte után az adatok kezelésének megszüntetéséről (törléséről); gondoskodik az adatvédelmi, adatbiztonsági előírások betartásáról; gondoskodik az egyetemi számítógépes rendszert üzemeltető munkatársak szakmai felkészítéséről, folyamatos továbbképzéséről; gondoskodik a rendszer server gépének fizikai védelméről (külön védett helyiség, belépésre jogosultak körének meghatározása); gondoskodik a rendszer számítógépeinek logikai, védelméről (jelszavas belépés, a használatra jogosultak körének meghatározása, események naplózása); a másolt, illetve archív állományok megőrzésekor köteles gondoskodni, a sérülés és megsemmisülés elleni védelemről úgy, hogy a mentéskori állapot bármikor előállítható legyen; gondoskodik a hálózat behatolás- és vírusvédelméről, a vírusmentesítésről; igény szerint tanfolyamok szervezése és lebonyolítása a munkatársak, hallgatók részére a NEPTUN rendszerrel, Word, Excel programok, az Internet felhasználói szintű ismerete érdekében; kapcsolattartás a partnerekkel, az Egyetem érdekeinek képviselete, a hazai és a nemzetközi hálózati szervezetekben. informatikai beszerzések; a gazdasági-pénzügyi hálózat megfelelő szintű adatbázisának tervezése, a védelmi intézkedések kidolgozása (fizikai, logikai, humán szinten); a befizetett költségtérítésekről a hallgatóknak számlát állít ki és küld ki, a kari Tanulmányi Osztály által igazolt, csekkmásolattal ellátott Számlakérő alapján. a NEPTUN ETR üzemeltetési feladatok ellátása a kari rendszergazdákkal együttműködve; teljes körű informatikai támogatást biztosít /support/ a karok részére a rendszer-működéssel összefüggésben ; NEPTUN rendszerbe történő szupervizori szintű ( karon kívüli) adatfelvitel és ellenőrzés Oldal: 14 / 17
6.13. 6.12. Informatikai központ - NEPTUN üzemeltetés (2 + ½ fő) munkakör megnevezése: rendszergazda, Neptun szupervizor helyettesítés: a munkatársak egymást helyettesítik Az Egyetem számítógépes hálózatának és központi számítógépes erőforrásainak fejlesztése és üzemeltetése, a hálózat erőforrásaival való gazdálkodás, a hálózati hozzáférés biztosítása az egyetem összes szervezeti egysége számárra, külső szolgáltatókkal való kapcsolattartás és az ezel kapcsolatos operátori feladatok; az Egyem telefont és ISDN/ADSL hálózatának fejlesztése és üzemeltetése, a telefonközponti szolgáltatások ellátása, a külső szolgáltatókkal kapcsolattartás; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése, hibaelhárítás; az intézményi levelező rendszer üzemeltetése, az adatok (név, e-mail címek, telefonszámok) nyilvántartása, frissítése, nyilvánossá tétele; a géppark karbantartásának specifikációja, szervezése; a gazdasági-pénzügyi hálózat üzemeltetése (hardware, software és felhasználói szinten), a szükséges fejlesztésekhez a műszaki környezet meghatározása, előkészítése; a hálózat adatvédelmének megszervezése (az adatok mentésének megszervezése és rendszeres végrehajtása, a vírusellenőrzés, és mentés rendszeres biztosítása); a gazdasági-pénzügyi hálózat megfelelő szintű adatbázisának tervezése, a védelmi intézkedések kidolgozása (fizikai, logikai, humán szinten); az egyetemi számítógéppark software telepítésének és karbantartásának felügyelete, a felhasználói programok frissítse; kidolgozza, és felügyeli az adatmegőrzési és archiválási feladatokat, gondoskodik az adatkezelési határidő eltelte után az adatok kezelésének megszüntetéséről (törléséről); az Egyetem által ellátandó feladatok informatikai hátterének támogatása érdekében szoftverek beszerzése, ajánlása, az ezekkel kapcsolatos licenc és support szerződések előkészítése, nyilvántartása, megőrzése; gondoskodik az adatvédelmi, adatbiztonsági előírások betartásáról; gondoskodik az egyetemi számítógépes rendszert üzemeltető munkatársak szakmai felkészítéséről, folyamatos továbbképzéséről; gondoskodik a rendszer server gépének fizikai védelméről (külön védett helyiség, belépésre jogosultak körének meghatározása); gondoskodik a rendszer számítógépeinek logikai, védelméről (jelszavas belépés, a használatra jogosultak körének meghatározása, események naplózása); a másolt, illetve archív állományok megőrzésekor köteles gondoskodni, a sérülés és megsemmisülés elleni védelemről úgy, hogy a mentéskori állapot bármikor előállítható legyen; gondoskodik a hálózat behatolás- és vírusvédelméről, a vírusmentesítésről; igény szerint tanfolyamok szervezése és lebonyolítása a munkatársak, hallgatók részére a NEPTUN rendszerrel, Word, Excel programok, az Internet felhasználói szintű ismerete érdekében; kapcsolattartás a partnerekkel, az Egyetem érdekeinek képviselete, a hazai és a nemzetközi hálózati szervezetekben. a befizetett költségtérítésekről a hallgatóknak számlát állít ki és küld ki, a kari Tanulmányi Osztály által igazolt, csekkmásolattal ellátott Számlakérő alapján; NEPTUN szupervizor: A NEPTUN ETR üzemeltetési feladatok ellátása a kari rendszergazdákkal együttműködve; szükség esetén teljes körű segítségnyújtás a karok részére ; szupervizori szintű adatfelvitel és ellenőrzés. 24 24 Törölte a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályát veszti 2009. augusztus 8-tól Oldal: 15 / 17
7. A Rektori Hivatal és a Gazdasági Hivatal Igazgatóság munkarendje 25 7.1. A munkaidő hétfőtől csütörtökig 8.00-16.30-ig, pénteken 8.00-14.00 óráig tart. A munkaidőbeosztás a vidéki lakhelyű munkatársak esetében a vonat/autóbusz menetrendjéhez igazodva ettől eltérhet és 7.30-16.00-ig pénteken 7.30-13.30-ig tarthat. Az Egyetemen az általános munkarend hétfőtől péntekig 8.00 16.20 óráig tart, mely tartalmazza a Mt. 122. szerinti munkaközi szünetet. A munkáltatói jogkör gyakorlója ettől eltérő munkarendet is meghatározhat. 26 7.2. 27 A munkaszervezés megkönnyítése és a kultúrált, hatékony ügyintézés érdekében az Egyetem vezetői és a Rektori Hivatal munkatársai előzetes egyeztetés alapján fogadóórát biztosítanak az ügyintézésre az Egyetem munkatársai és hallgatói számára. A fogadóórák: a rektori feladatok ellátásával megbízott rektorhelyettes: minden hétfőn 14-16 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján az oktatási kollégiumi, hallgatói ügyekkel megbízott rektorhelyettes: minden kedden 15-17 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján a kutatással, tudományos ügyekkel és a határontúli kapcsolatokkal megbízott rektorhelyettes: minden csütörtökön 13-15 óra, között ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján a jogi és gazdasági ügyekkel megbízott rektorhelyettes: minden hétfőn 10-12 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján főtitkár: minden hétfőn 12-14 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján gazdasági igazgató: minden kedden 14-16 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján rektori hivatalvezető: minden kedden és csütörtökön 14-16 óra között, ezen kívül az előzetes telefonbejelentkezést követő időpont-egyeztetés alapján A Rektori Hivatal és a Gazdasági Hivatal Igazgatóság munkatársainak fogadóórái: Hétfő: 14.00-16.00 Kedd: 09.00-13.00 (a pénztár csak ezen a napon üzemel) Szerda: 09.00-12.30 és 13.00-16.00 Csütörtök: nincs fogadóóra Péntek: 09.00-13.00 25 Módosította a 230/2009. (VII.30.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2009. augusztus 8-tól 26 Módosította a 93/2011. (IV.13.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2011. április 25. napjától 27 Módosította a 271/2011. (XI.09.) sz. Szenátusi határozat, hatályos 2011. november hó 10. napjától Oldal: 16 / 17
7.3. A Rektori Hivatal munkatársai kötelesek a fogadóóra időtartama alatt a Hivatalban tartózkodni és a személyes, illetve telefonon történő ügyintézésre rendelkezésre állni. Szabadság, illetve távollét esetén a helyettesítést elsősorban az 5. pontban foglaltak szerint kell megoldani. A távollévő munkatárs a távollét megkezdése előtt amennyiben a távollét betegség, vagy egyéb ok miatt előre nem látható, úgy telefonon keresztül köteles az őt helyettesítő kollégát tájékoztatni a nála folyamatban lévő ügyekről. 7.4. Túlóra akkor képezheti elszámolás alapját, ha azt a rektor, a főtitkár vagy a gazdasági igazgató írásban elrendelte. Az elrendelő köteles a teljesített óraszámot aláírásával igazolni. 8. Kiadmányozási jog 8.1. A főtitkár saját feladat- és hatáskörükében, valamint átruházott hatáskörben a rektor igazgatási tárgyú kiadmányai tekintetében, a rektor távollétében vagy akadályoztatása esetén. 8.2. A gazdasági igazgató saját feladat- és hatáskörükében, valamint átruházott hatáskörben a rektor pénzügyi, gazdasági tárgyú levelezése tekintetében, a rektor távollétében vagy akadályoztatása esetén. 8.3. A pályázati referensek saját feladat- és hatáskörükben. 8.4. A rektori hivatalvezető átruházott hatáskörben a főtitkár kiadmányai tekintetében, a főtitkár távollétében vagy akadályoztatása esetén. 8.5. A belső ellenőr átruházott hatáskörben a gazdasági igazgató kiadmányai tekintetében, a gazdasági igazgató távollétében vagy akadályoztatása esetén. 8.6. Munkáltatói, illetve egyéb gazdasági jellegű kiadmányok kettős aláírással, az ügyintéző és a gazdasági igazgató aláírásával adhatók ki. 9. Hatályba léptető rendelkezések (1) Jelen szabályzat a 2006. július 1-jén hatályba lépett, többször módosított szabályzat szövege, egységes szerkezetbe foglalva a legutóbbi 2010. január 13-án elfogadott módosításokkal. (2) A módosításokat a Szenátus 2/2010. sz. és 3/2010. sz. Szenátusi határozataival elfogadta, melyek 2010. január 13. napjától lépnek hatályba. Budapest, 2010. január 13. Prof. Dr. Balla Péter sk. rektori teendőkkel megbízott rektorhelyettes Oldal: 17 / 17