CT-EcoSTAT Integrált Gazdasági Rendszer
1 Néhány szó a CompuTREND Kft.-rôl 2 A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztésének alapelvei 5 5 8 9 10 11 15 17 19 19 21 21 21 22 24 24 25 26 27 28 29 29 31 31 A CT-EcoSTAT rendszer és moduljainak ismertetése Pénzügyi és áfa-nyilvántartás Fôkönyvi könyvelés Tárgyi eszköz könyvelés Kötelezettség-vállalás Rendelés Szerzôdés-nyilvántartás CashFlow likviditás-menedzselô program Projektnyilvántartó modul Anyag és kis értékû tárgyi eszköz-nyilvántartó modul Leltárnyilvántartás A Dietetikai és élelmezési,valamint az Ebédjegy-kezelô modul Kiküldetés-nyilvántartás Költségvetés-tervezô modul Letéti pénztár modul Munkalap nyilvántartó modul és Munkalapigénylô modul Gépjármû üzemeltetési modul Mûtéti anyagfelhasználás Osztályos anyagkezelô és anyagigénylô modul Intézeti igénylés elbíráló modul Lakástörlesztések nyilvántartása Nyugdíj nyilvántartó modul Lakbér nyilvántartó modul Paraméterkezelô modul Védelmi rendszer kezelô modul Listageneráló és kezelô modul 2
Néhány szó a CompuTREND Kft-rôl Cégünk 1986 óta fejleszt költségvetési intézmények számára gazdasági és gazdálkodási programokat, majd programcsomagokat. Elsõ termékeink amelyeket CTGAZD összefoglaló néven szerveztünk egy programcsomaggá a kor lehetõségeinek megfelelõen DOS-os felületen dbase adatformátummal készültek. A programok fejlesztése során kezdettõl arra törekedtünk, hogy technikailag és gazdaságilag elérhetõk legyenek partnereinknek. Informatikai szempontból a legjelentõsebb változást a CT-EcoSTAT rendszer útjára bocsátása jelentette. Ez már korszerû, nagy megbízhatóságú adatbázis-kezelõkön (Oracle, MS-SQL) mûködtethetõ programcsomag, és grafikus képernyõi is a kor követelményeinek megfelelõek. Az Internet fejlõdése mára lehetõvé tette, hogy a rendszert kedvezõ havidíjas alkalmazás-szolgáltatásként (ún. ASP formában) is tudjuk kínálni kisebb partnereinknek. Az alkalmazásszolgáltatás elõnye, hogy az intézménynek vagy hivatalnak nem szükséges szervert és adatbázis-kezelõt beszereznie, üzemeltetnie, a rendszerhez egy egyszerû internet kapcsolaton keresztül tud kapcsolódni. A szakmai fejlõdést úgy értük el, hogy a gazdaság és a gazdálkodás, valamint az ahhoz kapcsolódó területek egyre nagyobb részére terjesztettük ki megoldásunkat. Ezt részben saját fejlesztésû moduljainkkal, részben pedig a kapcsolódó (szakmai, bér-munkaügyi) mûködõ rendszerekhez történõ kapcsolat kialakításával értük, érjük el. A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztése és bõvítése folyamatos. Legújabb fejlesztéseink az Oracle Business Intelligence alapú modern vezetõi lekérdezõ modul, melyet CT-EcoVIR néven kínálunk. Szintén új fejlesztésünk a CT-EcoDIGIT elektronikus bizonylatkezelõ modul, mely lehetõvé teszi, hogy a bizonylatokat elektronikusan tároljuk a rendszerben, ne kelljen papírokat nyomtatni és mozgatni az irodák között. Ennek a modulnak a segítségével lehetõvé válik, hogy a felhasználók akár egyidejûleg is használják ugyanazt a bizonylatot, biztosítja az elektronikus utalványozás lehetõségét. A CT-EcoMARKET új webes modul segítségével az ajánlatkérési folyamat egyszerûsíthetõ. Ezt a modult fõleg azon partnereink számára ajánljuk, akik nagy mennyiségben szereznek be anyagokat. Nagy gondot fordítunk arra, hogy ne csak eladjuk a programterméket, hanem használat közben is magas színvonalúan támogassuk partnereinket. Azokon a területeken, mint a gazdaság, a gazdálkodás, ahol igen gyakran változnak a szabályok és a rendszer használóinak szoros határidôkhöz kell alkalmazkodniuk, legalább olyan fontos, hogy értô szakemberekhez fordulhassanak partnereink, mint az, hogy megbízható és mindenkor a jogszabályoknak megfelelô programokat fejlesszünk. Cégünk szervezeti felépítése is alkalmazkodik ezekhez az elvárásokhoz, hiszen munkatársaink fele szoftverfejlesztõ, másik fele tanácsadó. Tanácsadóink olyan szakemberek, akik maguk is dolgoztak az esetek döntô részében vezetô pozícióban felhasználói oldalon, tehát pontosan tudják, hogy milyen feladatokkal kell partnereinknek megbirkózniuk. Kiemelten fontosnak tartjuk, hogy folyamatos kapcsolatot tartsunk Partnereinkkel. A tanácsadási és támogatási tevékenység biztosítása során igyekszünk mindazokat a korszerû eszközöket (WEB-es támogatás, távoli adatkarbantartás stb.) használni, amelyekkel munkatársaink rövid idõ alatt válaszolhatnak a feltett kérdésekre illetve szükség esetén azonosíthatják és megoldhatják a felmerülõ problémákat. Büszkék vagyunk arra, hogy a 2008-ban érkezett bejelentések 96,7%-át egy munkanapon belül megválaszoltuk. A CT-EcoSTAT rendszert ma már több mint 200 partnerünk használja megelégedéssel. Felhasználóink között megtalálhatóak megyei és települési önkormányzatok, központi költségvetési intézmények, egészségügyi intézmények, oktatási intézmények, idõsek otthonai, állami tulajdonban lévõ vállalkozások és egyéb költségvetési intézmények. 1
A CT-EcoSTAT rendszer fejlesztésének alapelvei 2 A programrendszer kialakításakor a következô alapelveket tartottuk szem elôtt: A törvényi szabályozásnak megfelelô mûködés Korszerû szoftver megoldás " Folyamatvezérelt mûködés " Testreszabhatóság WEB-es lekérdezési lehetôség Skálázhatóság Kedvezô ár/használati érték arány Alkalmazhatóság hierarchikus rész-szervezetek esetében Alkalmazhatóság fizikailag elkülönült rész-szervezetek esetében A törvényi szabályozásnak megfelelô mûködés Aki költségvetési szervezeteknek készít programokat, annak tudnia kell, hogy e szervezeteknek a könyvvezetését, gazdálkodását igen részletes és évrôl évre változó törvények és rendeletek szabályozzák. Mivel maga az államháztartás szigorúan hierarchikusan épül fel, részletesen szabályozott beszámolási kötelezettségekkel, ezért elôször is ezeknek a követelményeknek kell megfelelnie a rendszernek. Korszerû szoftver megoldás Ma már tarthatatlan, hogy milliárdos költségvetésû szervezetek, önkormányzatok, olyan szoftvereszközökkel dolgoznak, amelyek technikailag teljesen elavultak. Ezek a programok általában DOS-os környezetben futtathatók, egyidejûleg csak egy gépen használhatók. Pedig a mai korszerû Windows 2000, Windows XP vagy Windows Vista operációs rendszer kifejezetten nem támogatja a DOS-os alkalmazásokat, és a csoportos munkavégzés a hatékonyság feltétele. Mindezeket messzemenôen szem elôtt tartava olyan megoldást kínálunk, amely korszerû, nagy megbízhatóságú (SQL alapú) adatbázis kezelôt használ; amelynek egyes moduljai egyetlen adatbázis adatait kezelik, tehát mindenki rendelkezésére áll az esetlegesen más modulokban rögzített összes szükséges információ (a rendszer tehát integráltsága folytán megvalósítja az egy adatot csak egyszer rögzítünk elvet); amellyel több terület kapcsolódhat be a munkavégzésbe; amelynek sokoldalú védelmével mindenki láthatja a számára szükséges (engedélyezett) adatokat, de csak azokat, amelyek engedélyezettek számára. Folyamatvezérelt mûködés A CT-EcoSTAT Rendszer kialakítása során a folyamatvezérelt mûködés elvét követtük, amely azt jelenti, hogy valamennyi egymásra épülõ folyamat kezelését úgy alakítottuk ki, hogy kikényszerítsék a felhasználótól a folyamat végigviteléhez szükséges lépések elvégzését. Testreszabhatóság A rendszer széleskörûen paraméterezhetõ, tehát testre szabható, azaz nem az Önök mûködését igyekszünk a programhoz igazítani, hanem a programot az Önök mûködéséhez. WEB-es lekérdezési lehetôség A CT-EcoSTAT rendszerhez kifejlesztettük a CT-EcoWEB fantázianevû lekérdezô rendszert. Ezzel a programcsomaggal egy egyszerû internetes böngészô programmal lekérdezhetjük a CT-EcoSTAT rendszer adatait akár az intraneten (a belsô hálózaton), akár megfelelô beállítások és tûzfalak alkalmazása esetén interneten keresztül a világ tetszôleges pontjáról. Ennek az eszköznek az elkészítésével az volt a célunk, hogy a jogosult felhasználóknak hozzáférhetôvé tegyük a CT-EcoSTAT rendszerben rögzített adatokat anélkül, hogy közvetlenül az adatbázishoz kellene kapcsolódniuk, illetve hogy magát a CT-EcoSTAT rendszer bármely modulját futtatniuk kellene. A használathoz elegendô egy gyakorlatilag minden Windows operációs rendszert használó számítógépen megtalálható internetes böngészô program, mint például az Internet Explorer. Amennyiben a felhasználó rendelkezik a megfelelô jogosultságokkal, akkor akár szállodai szobájából is lekérdezheti hordozható számítógépérõl a számára engedélyezett információkat. Skálázhatóság A CT EcoSTAT olyan a szó valódi értelmében integrált rendszer, amely a minisztériumoktól kezdve a több tízmilliárd forintos költségvetésû szervezeteken keresztül, a néhány munkaállomást alkalmazó önkormányzatokig és egészségügyi szolgálatokig, igen széles körben alkalmazható. Ma már a rendszert több mint 200 költségvetési szervezet, illetve költségvetési szervezetbôl átalakult kft. vagy kht. használja. Bár a kétféle szervezet könyvvezetése eltér egymástól, a rendszer mindkét változata azonos funkcionalitású, azonos kezelésû.
A CT-EcoSTAT/LAN verziót azoknak a partnereinknek ajánljuk, akik egyetlen telephelyen, egyetlen lokális hálózaton használják a rendszert. Ehhez a változathoz 100 MBites számítógéphálózatot javasolunk. A CT-EcoSTAT/WAN verziót azoknak ajánljuk, akik több telephelyen, a telephelyeken belül egyetlen lokális hálózaton, de a telephelyek között már nem saját hálózatuk felhasználásával üzemeltetik a rendszert. A WAN verzió fejlesztésekor sikerült olyan megoldást találnunk, amely a ma kapható ADSL vonalakkal csak minimális sebességi kompromisszumot igényel a távoli telephelyek felhasználóitól. A WAN verziót elsôsorban önkormányzatoknak ajánljuk, ha nemcsak az önkormányzat épületében kívánják mûködtetni a rendszert, hanem önálló vagy részben önálló intézményekben is. Alkalmazhatóság hierarchikus részszervezetek esetében Ma már a költségvetésben számos esetben olyan információra is szükség van, amely nem kapható meg a beszámolási kötelezettség elôállítására alkalmas programokkal. Az országszerte megyei kirendeltségekkel, részben önálló intézményekkel rendelkezô hivatalok, az önkormányzatok, melyek 20-30 hozzájuk tartozó intézményt fognak össze, mindnyájan az összesített adatok mellett részletes adatokat szeretnének kapni az egyes leányaikról, sôt azt szeretnék, ha ezek a leányok a saját adataikat bármikor elérhetnék. Alkalmazhatóság fizikailag elkülönült részszervezetek esetében Kedvezô ár/használati érték arány A programrendszert amely teljes mértékben hazai fejlesztésû olyan áron és feltételekkel kínáljuk, amely maximálisan alkalmazkodik a költségvetési szervezeteknek a mai magyar valóság által meghatározott pénzügyi lehetôségeihez. A hierarchikus szervezetek általában fizikailag is távol helyezkednek el egymástól, legalábbis elég távol ahhoz, hogy egy helyi hálózatba ne lehessen ôket összekötni. Ebben az esetben már olyan programokat kell adni, amelyek megfizethetô áron alkalmasak a távoli kapcsolatok kezelésére is. Erre a célra szolgál a CT-EcoSTAT/WAN verzió. 3 CT-EcoSTAT Gazdasági és Gazdálkodási Rendszer: EcoWeb Web-es lekérdezések (Intranet és Internet is) VEZETÉST TÁMOGATÓ MODULOK Vezetõi Információs Rendszer CT-CashFlow Likviditás menedzselõ modul Projekt nyilvántartó modul Gazdasági Modulok Gazdálkodási modulok Élelmezés Speciális modulok Fõkönyvi könyvelés Pénzügyi és ÁFA nyt. Kötelezettségvállalás Dietetika, étlapkezelés, létszámadatok, kiszabás Kiküldetés nyt. Letéti pénztár Tárgyi eszköz nyt. Anyag és kis értékû eszközök nyt. Rendelés és szerzõdés nyilvántartás Ebédjegy nyilvántartás Gépjármû nyt. Mûtéti anyag nyt. Leltár Vonalkódos leltár Munkalapok kezelése Munkalapok igénylése Intézeti igénylés elbíráló és keretkezelõ modul Osztályos igénylõ és készlet nyilvántartó rendszer Osztályos beteglétszám rögzítõ Ebédjegy igénylõ Idõsek otthona, nyugdíj nyt. Lakástörlesztés Lakbér nyt. Segélyek nyt. Rendszertechnikai modulok Paraméterkezelõ Védelmi rendszer Listakezelõ
A CT-EcoSTAT rendszer ismertetése A program filozófiája A program grafikus Windows felületen mûködik, a mûködés elve kliens/szerver architektúrájú. A program MS-SQL vagy ORACLE adatbázis kezelôt képes használni. (Oracle adatbázis kezelô használata esetén ingyenes Linux operációs rendszert javaslunk a szerveren használni.) A programcsomag önálló ügyviteli szoftverként alkalmazható, olyan speciális interfészekkel, amelyekkel szervesen illeszthetô a Magyarországon forgalomban lévô szakmai informatikai rendszerekhez. A fejlesztés során a CompuTREND különös figyelmet fordított arra, hogy a program megfeleljen a költségvetési szervekkel szemben támasztott követelményeknek. A rendszert úgy fejlesztettük ki tudva azt, hogy számos, jelenleg még költségvetési szervezet formájában mûködô intézmény átalakulása folyik gazdasági társasággá vagy non-profit társasággá (ilyenek például az egészségügyi intézmények, egyes önkormányzati intézmények stb.), hogy az áttérés zökkenômentes legyen ezeknek a szervezeteknek is. A programrendszer kialakításakor és folyamatos rendszerkövetésekor kiemelten gondot fordítunk arra, hogy moduljai megfeleljenek a következõ jogszabályok mindenkor aktuális állapotának: A 2000. évi C. törvény a számvitelrôl, ide értve a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetekre vonatkozó speciális szabályokat, továbbá a közhasznú társaságokra (kht.-k) és a kht.-ket felváltó közhasznú kft.-re vonatkozó speciális szabályokat. A rendszer Pénzügyi és áfa-nyilvántartó modulja megfelel a 24/1995. (XI. 22.) számú pénzügyminiszteri rendeletet módosító 8/1999. (III. 5.) rendelet 2. -ban foglaltaknak, az ott megfogalmazott szoftvertechnikai és pénzügy (adó-) technikai követelményeket kielégíti. A programrendszer mindenkori verziói megfelelnek az államháztartás szervezeteinek sajátos beszámolási és könyvvezetési kötelezettségét szabályozó és azóta minden évben módosított 249/2000. (XII. 24.) kormányrendeletben foglaltaknak. 5 Pénzügyi és ÁFA-nyilvántartás A program alkalmas valamennyi pénzügyi nyilvántartási és az áfával kapcsolatos feladat elvégzésére, a jogszabályokban elôírt módon. (Ideértve azt is, hogy tiszta képet kaphatunk követeléseinkrôl és tartozásainkról.) A programmal végezhetô tevékenységek: Bejövô számla iktatása Kimenô számla készítése (valutás és több nyelvû számla is) Kollaudálással kapcsolatos információk kezelése Elektronikus átutalás a kincstárral és az ország szinte minden bankjával (szükség esetén a papír alapú átutalás nyomtatása is megoldható) Banki nyilvántartás (a banki kivonatok a legtöbb bank esetében a banki terminálról visszatölthetôk) Pénztárnyilvántartás (bizonylatnyomtatás, pénztárnapló, címletjegyzék készítése, elôleg nyilvántartása stb.) Folyószámla nyilvántartás Áfa-kimutatás (ABEV programba való adatok betöltésével) Egyeztetô levelek és fizetési felszólítások készítése Késedelmi kamatterhelô levelek elkészítése, a késedelmi kamatok nyilvántartása Negyedéves, év végi zárás (költségvetési szervezetek esetében)
6 Az alábbiakban bõvebben ismertetjük a program jellemzõit: A számlaiktatást és a kimenõ számlakészítést teljes körûen elvégzõ funkciók. A számlákkal kapcsolatosan valamennyi mûvelet a vonatkozó és gyakran változó jogszabályoknak megfelelõen végezhetõ el. A rendszer gondozása során cégünk nagy súlyt helyez a folyamatos jogszabálykövetésre. A számlák iktatása során a rendszer valamennyi áfafajtát (ide értve a kompenzációs felárat is) kezeli. A számlaiktatáshoz kapcsolódóan a számla kiadható leigazolásra, a leigazoláson lévô számlák helye és útja követhetô. (Ezek a funkciók jelentik a kapcsolatot a kötelezettség-vállalással.) Ezzel a lehetôséggel az intézeten belül követhetô a számla útvonala (kollaudálásra kiadás, visszaérkezés stb.). Átadási/átvételi jegyzék nyomtatható, akár dolgozói aláírási lehetôséggel. A számlákhoz úgynevezett kronológia kapcsolódik, amelyben lekérdezhetjük, hogy ki rögzítette a számlát, ki, mikor, milyen adatát milyen értékre módosította, mikor és ki végezte az átutalást, illetve a banki vagy pénztári kifizetést. Ugyancsak a számlák iktatásához kapcsolódóan elvégezhetô az 58/59-es táblák kitöltéséhez szükséges információk rögzítése. Ezek szerint fogja majd a rendszer elkészíteni azokat a listákat, amelyek alapján a táblák kitölthetôk. A számlák iktatásával egyidejûleg elôállíthatók az utalványlapok, amelyeket az intézmény igénye szerint egyedileg is elô lehet állítani. Komplett pénztári rendszer, amellyel a pénztáros minden, a munkájával kapcsolatos tevékenységet elvégezhet, elkészítheti a kinyomtatott bizonylatokat, a napi pénztári jelentéseket és a címletjegyzéket is. A programmal lehetôség nyílik valutás számla készítésére és árfolyam különbözet kezelésére is. Készíthetô német és angol nyelvû számla is. (Kívánságra más nyelvû számlák is elôállíthatók.) A rendszer a vevôi és a szállítói folyószámlákat a kiegészítô kódokkal, akár részintézményekre bontva elemi szinten is képes kezelni. A program a rögzített adatok alapján teljes körûen elvégzi az áfa-feldolgozást, ide értve az áfa-arányosítást is. Elôállítja az áfa bevallásához szükséges információkat, ide értve a szükséges analitikákat és összesítéseket is. Az áfa-bevallás szervezeti kódonként is elkészíthetô. A szervezeti kód segítségével az áfa-arányosítást is szétbonthatjuk. Ezzel az olyan intézményekben, ahol a részben vagy teljesen önálló intézmények kezelését központilag végzik (például kis kincstárat üzemeltetnek), ott a külön-külön adószámmal rendelkezô intézményeknek külön áfa-bevallások készülhetnek. Az áfa-kimutatásokról és a tételekrôl mindazok a listák elkészíthetôk, amelyek a törvényi elôírások alapján szükségesek az áfa-bevallások dokumentálásához. Az APEH által megadott ABEV elektronikus formátumban is elkészíthetôk a havi áfa-bevallások. A programmal biztonságosan kezelhetô a házipénztár adminisztrációja. Komplett pénztári rendszer, amellyel
a pénztáros minden tevékenységet elvégezhet: megoldható a kézi bizonylatírás, kinyomtathatók a bevételi és kiadási bizonylatok, a napi pénztári jelentések és a címletjegyzék. Több pénztár párhuzamos kezelésére is alkalmas a program. A banki feldolgozás segítségével lehetôvé válik, hogy az intézmény függetlenül a fôkönyvi könyvelés naprakészségétôl folyamatosan információkat kapjon a szabad pénzeszközök helyzetérôl. A számlafeldolgozásba, valamint a banki és pénztári feldolgozásba is beépített kulcsszó kezelési rendszerrel a még pénzforgalomban meg nem jelent számlákról, kifizetésekrôl is információkat kaphatunk. A rendszerben található Szervezet egység kódokkal, Munkaszámokkal, Gyûjtô-, Téma-, Egység-, Feladatkódokkal sokféle speciális gyûjtést végezhetünk el. Ezek a gyûjtések alkalmasak arra, hogy elkülönítetten kezeljük a részintézmények adatait, önálló lekérdezéseket készítve számukra. A kiegészítô kódokkal például a finanszírozási forrás vagy a területi elhelyezkedés szerint különkülön is információkat nyerhetünk a rendszer adataiból bármely idôpillanatban többletmunka nélkül. Részletes listák készíthetôk a tartozásokról és a követelésekrôl. A program képes elektronikus banki kapcsolatokat kezelni, elektronikus feladást készíteni a Magyar Államkincstár és a Magyarországon mûködô jelentôsebb pénzintézetek banki termináljainak. Ugyancsak alkalmas arra, hogy számos banktól a banki terminálról elektronikus formában vissza tudja tölteni az adott nap banki kivonatának tételeit.
Fôkönyvi könyvelés 8 A CT-EcoSTAT Fôkönyvi modulja akár pénzforgalmi, akár vállalkozói könyvelésre is alkalmas. A pénzforgalmi szemléletû könyvelés vezetésére a költségvetés szabályai szerint gazdálkodó szervezetek kötelezettek, a vállalkozói könyvelést pedig a vállalkozások és a közhasznú tevékenységet folytató társaságok (korábban kht.-k, most közhasznú kft.-k) használják. A program e mellett képes üzemgazdasági szemléletû könyvvezetésre is, amit költségvetési szervek szoktak használni a pénzforgalmi könyvelés mellett. A háromféle könyvelés pénzforgalmi, vállalkozói, üzemgazdasági messzemenôen alkalmas arra, hogy informálja a vezetôket, illetve elkészíthetôk legyenek azok a beszámolók, amelyek minden szervezetnek kötelezôk. Számos költségvetés szerint gazdálkodó szervezetben gondolunk itt például a speciálisan finanszírozott egészségügyi szervezetekre szükséges, hogy az egyes osztályok, részlegek tényleges teljesítményét mérhessük, megítélhessük, s így üzemgazdasági szemléletû könyvelést is vezessünk. A CT-EcoSTAT rendszer lehetôvé teszi, hogy ne kelljen külön vezetni a kétféle szemléletû könyvelést, hanem átjárás van a kettô között, könyvelési adatokat képes átvenni ez egyik fôkönyvbôl a másikba. (Célszerû elsôdlegesen az üzemgazdasági könyvelést vezetni, hiszen a számla elôbb érkezik, mint annak kifizetése.) A program jellemzôi: A program használója megfelelhet beszámolási kötelezettségének, és emellett a gazdálkodás operatív igényeit is maradéktalanul kielégíti. Pénzforgalmi és egyidejûleg üzemgazdasági szemléletû könyvelés is lehetséges jellemzôen egyszeres adatfeldolgozással. A pénzforgalom könyvelése a Pénzügyi programban rögzített adatok alapján mûködik, így a fôkönyvben már nem kell sem bankot, sem pénztárt rögzíteni, sôt negyedévente szállítózni sem kell. Lehetôség van a pénzügyi rendszerben elôkontírozást végezni, és ezeknek a tételeknek az automatikus könyvelésére a fôkönyvben. Az automatikus kontírozás vagy az események elôre rögzítése a törzsadatok között és használata a pénzügyi rendszerben jelentôsen gyorsíthatja a fôkönyvi könyvelést. Az automatikus kontírozást azoknak a partnereinknek javasoljuk, akiknél számos hasonló tétel jelenik meg, mert így már felvitelük pillanatában teljesen kezelhetôk. Azoknak a szervezeteknek, amelyek csak kis létszámú gazdasági apparátussal dolgoznak, javasoljuk a pénzügyben, a számla felvitellel egyidejûleg a kontírozást, hiszen az esetek többségében úgyis ugyanaz a személy végzi a kétféle tevékenységet. Hétféle kiegészítô kóddal további, az alapkönyveléstôl független könyveléseket is vezethetünk az alapkönyveléssel egyidejûleg. Tehát adatainkat az alapkönyvelési információkon túl további hatféle metszetben láthatjuk. A szervezeti egység kódokkal például a részben önálló intézmények adatait tekinthetjük át, mintha külön-külön könyveltünk volna a számukra. A gyûjtôkód, a témaszám és a többi kód pedig alkalmas arra, hogy a különbözô forrásokból származó pénzeket vagy a különbözô speciális felhasználású pénzeszközök felhasználását nyilvántartsuk. Mint látható, a különféle kódok kombinációival például kimutathatjuk, hogy szervezeti egységenként hogyan használják fel a különbözô forrásokból származó pénzeket. A bérfeladás fogadásra kiépített funkció képes a legelterjedtebb bérszámfejtô rendszereket (Nexon, KIR, Orgware, Maxsoft) kezelni, így a bérkönyvelés automatikussá tehetô. Mivel több mint 200 lista van a Fôkönyvi modulban, mind a kötelezô, mind pedig a vezetés által igényelt információk igen széles választékban állíthatók elô. A bevételi és a kiadási listák rugalmasan, összegfokozatok alapján is változtathatók. Az információszerzést segítik a listák adatainak átadása egyes gyakran használt programoknak (Excel, Word, Wordstar). A beépített negyedéves és év végi zárási funkciókkal elô lehet állítani a mindenkori szabályokon alapuló zárást és beszámolót. (Mind a költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek esetében, mind pedig a számviteli törvény hatálya alá tartozó szervezetek esetében.) A program számos beépített automatikus ellenôrzést használ, és számos egyeztetô listája van, ami megkönnyíti a hibamentes könyvelést.
Tárgyi eszköz könyvelés A CT-EcoSTAT rendszer Tárgyi eszköz modulja az egyedi nyilvántartású tárgyi eszközökkel, valamint az ingatlanokkal kapcsolatos mennyiségi és értékbeli nyilvántartási, könyvelési feladatok teljes körû végzésére szolgál, mindenkor az éppen aktuális jogszabályoknak megfelelôen. A program használható mind költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek, mind pedig a számviteli törvény szerint gazdálkodó szervezetek adatainak nyilvántartására. A költségvetés szerint gazdálkodó szervezetek esetében a modul a nagy értékû tárgyi eszközök és az ingatlanok nyilvántartására alkalmas, tekintettel arra, hogy a kis értékû tárgyi eszközök használatba vételkor közvetlenül ötös fôkönyvi számra könyvelhetôk. A számviteli törvény szerint gazdálkodó szervezet e- setében a modul a kis értékû tárgyi eszközök egyedi nyilvántartására és a nagy értékû tárgyi eszközök, valamint az ingatlanok nyilvántartására szolgál. A modul célja nemcsak az, hogy segítségével a tárgyi eszközöket és az ingatlanokat naprakészen tarthassuk nyilván, hanem az is, hogy a modullal a vezetés egyszerûen és gyorsan valós képet lásson az önkormányzat, az intézmény vagy a gazdálkodó szervezet tárgyi eszköz és ingatlan vagyonáról. A Tárgyi eszköz modul felépítése révén a munkafolyamatok egymástól teljesen elkülöníthetôen végezhetôk. Külön választhatók a mennyiségi nyilvántartási (raktárosi) feladatok, az eszközök karbantartásával, mûszaki paramétereinek nyilvántartásával és felülvizsgálatával kapcsolatos (mûszaki jellegû) feladatok és a pénzügyi feladatok. A beépített folyamatvezérelt eljárások a felhasználót mintegy kézen fogva vezetve segítik. Az állománynövekedések és állománycsökkenések egyszerûen és pontosan rögzíthetôk. A modul nemcsak a tárgyi eszközök, hanem tartozékaik kezelésére is alkalmas, akárcsak a raktáron lévô tartozékok sorsának követésére. A már meglévô eszközökben, ingatlanokban, valamint a tartozékokban bekövetkezô minden változás rögzítése, sôt a leltári mozgások követése is lehetséges. A leltári mozgások tekintetében mind az alleltári, mind pedig a személyi leltári mozgások követésére alkalmas a rendszer. Ma már egyre gyakoribb, hogy az intézmény által használt eszközök, nem a saját tulajdonai. Ezért kiemelkedô figyelmet fordítottunk arra, hogy az idegen tulajdonú, valamint az üzemeltetésre vagy kezelésre átadott eszközök nyilvántartása is teljes körû legyen a Tárgyi eszköz modulban. A modullal az értékcsökkenés a felhasználó gazdálkodási formájának megfelelô idôszakonként számolható el. A költségvetési szervekre jelenleg vonatkozó szabályok szerint negyedévente napra pontosan számolják el az értékcsökkenést, a számviteli törvény szerint gazdálkodó szervezetek pedig havonta számolhatják el, így az értékcsökkenés a megfelelô költséghelyekre (amennyiben használ ilyet a felhasználó) feladható. A folyamatban lévô beruházások nyilvántartását is teljes körûen megoldottuk. Ezek konkrét idôpontra aktiválása, esetleges meghiúsulása is pontosan végigvezethetô a programmal. Gyûjthetôk azok a kiadások (számlák), amelyek az adott beruházáshoz tartoznak. A beruházás lezárásakor kiválaszthatók azok a számlák, amelyeket az aktiváláskor figyelembe kívánunk venni, és elvégezhetô a beruházás lezárása, az eszköz aktiválása. A tárgyi eszközbôl átvett adatok alapján hagyományos és vonalkódos leltározás egyaránt végezhetô. Vonalkódok elôállítására is van lehetôség a tárgyi eszköz rendszerben. Az egészségügyi intézményeknek kötelezô ingatlankataszteri nyilvántartást vezetni és meghatározott idôközönként errôl adatokat szolgáltatni. A Tárgyi eszköz modul ezt a mûveletet is elvégzi. A rendszer része a mûszerkataszteri nyilvántartás, amelyben a mûszerek technikai adatai, illetve a karbantartásukra és javításukra fordított költségek, anyagfelhasználás kezelhetôk. Az egészségügyi intézmények mûszereire kötelezô felülvizsgálati rendszer kezelését is beépítettük a Tárgyi eszköz modulba. Tekintettel arra, hogy a CT-EcoSTAT rendszer egyes moduljai egyetlen adatbázison mûködnek, így a más modulban kezelt adatok mint például a Rendelés modulban az állomány-növekedésekhez tartozó rendelési számok közvetlenül megadhatók. A pénzügyi rendszerhez kapcsolódóan lehetôség van a szállítók és a vevôk megadására, valamint a számlák hozzárendelésére, akár állomány növekedéskor, akár állomány csökkenéskor (pl. értékesítés). A Tárgyi eszköz modul a CT-EcoSTAT Fôkönyvi moduljának a gazdálkodási formától függôen havonta vagy negyedévente feladást készít. Ezt a feladást a Fôkönyvi modul elektronikus formában át is tudja venni. A feladásban a gazdálkodási formának megfelelôen töltik ki az adatokat, költségvetési szervek esetében fôkönyvi számonként szerepelnek az értékcsökkenések, nullára íródások, egyéb fôkönyvi és minden állományi változás. A tárgyi eszköz rendszer minden tekintetben megfelelô analitikát képes szolgáltatni a fôkönyvi rendszernek, tehát a mérlegnek is. A költségvetési szervezetek által készítendô Immateriális javak és tárgyi eszközök állományának alakulása címû közismert nevén 38-as tábla is elôállítható. 9
Kötelezettség-vállalás Rendelés Szerzôdés-nyilvántartás 10 Ezeket a modulokat egy egységként kezeljük, tekintettel arra, hogy együttesen nyújtanak részletes információt a keretek aktuális állapotáról, a felhasználható keretösszegekrôl, a keretekre beérkezett, kifizetett számlák összegérôl. A rendszer integráltsága folytán a kötelezettségek kimutatásán túl információ kérhetô a rendelések teljesülésével, az árubeérkezéssel, a tenderek aktuális állapotával kapcsolatban. Mivel jogszabályilag számos tekintetben nem részletesen definiált területrôl van szó, ezért a gazdálkodási rendszer kialakításakor a kötelezettség-vállalás, a megrendelés vagy szerzôdés folyamatainak leképezésén túl az egyik legfontosabb szempont a rugalmasság volt. Ezeknek a moduloknak a használata rendkívül széles tartományba kiterjeszthetô, az intézmény mûködéséhez, szervezeti felépítéséhez igazítható. A program jellemzôi A változatos mûködési, szervezeti felépítés miatt, a gazdálkodási rendszer moduljain belül a többi programhoz képest lényegesen több, rugalmasabb jogosultság-beállítás lehetséges: nemcsak menü-szinten, hanem tevékenységi körök alapján (melyeket az intézmény határoz meg) szabályozható a használható mûveletek köre. A gazdálkodói törzs kialakításával meghatározható, hogy a felhasználó, csak azokat a megrendeléseket, szerzôdéseket, számlákat láthassa, amelyek kezelésére joga van. A védelmi rendszer biztosítja, hogy a felhasználónak csak az adott gazdálkodói egységéhez tartozó megrendeléseivel, szerzôdéseivel, számláival lehessen és kelljen foglalkoznia. A keretek rugalmasan, a felhasználói igényeknek, illetve az adott intézmény szervezeti felépítésének megfelelôen alakíthatók ki. Megszerkeszthetjük a kereteket fôkönyvi ötösönként (teljesítés, illetve elôirányzat alapján) vagy gazdálkodónként, a fôkönyvtôl függetlenül. (Ez utóbbit nevezzük gazdálkodói keretnek.) Akárcsak a gazdálkodóknál, itt is meghatározható azoknak a kereteknek a köre, amelyeket a felhasználó láthat, és amelyekkel rendelkezhet. A keretösszegek a keretkialakításhoz hasonlóan többféleképpen határozhatók meg. Amennyiben a fôkönyvi számlatükörnek megfeleltetve alakítottuk ki kereteinket, használhatjuk a fôkönyvi elôirányzatokat keretként, de természetesen saját keretösszegekkel is dolgozhatunk. A keretösszeg megadásakor az összegváltozások teljes körû naplózása is megtörténik, így megtudhatjuk a rendszerbôl, hogy adott megrendelés, szerzôdés megkötésekor rendelkezésre állt-e az összeg. A keretösszegek megadhatók havi vagy éves szinten is. A keretösszegeket meghatározhatjuk hagyományos módon egy évre elôre vagy az egészségügyben a finanszírozás függvényében hónapról hónapra. A keretösszeg-megadás módjától függôen alkalmazhatunk éves, havi vagy havi-göngyölített keretfigyelést. Beállítható az is, hogy a program ne figyelje a keretet, vagy csak bizonyos kereteket ne figyeljen. A kötelezettségeket, azok teljesítésének a nyilvántartását a rendelések, szerzôdések nyilvántartásával, kezelésének folyamataival szoros összefüggésben alakítottuk ki. A szerzôdések, rendelések rögzítése, azok elbírálása, elküldése, a megrendelések, szerzôdések számlával igazolása, lezárása a kötelezettség-vállalásban is megjelenik, követhetô a szerzôdések, rendelések változásai a keretgazdálkodásban is. A kötelezettségek nyilvántartását a program a rendelések, szerzôdések teljes körû kezelésével beleértve a tender-szerzôdéseket is végzi. Az elkészített megrendelések elbírálhatók indirekt módon: adott keretösszegen belül minden megrendelést automatikusan elbírál, a szállítónak feladható; vagy direkt: minden egyes megrendelés külön-külön számítógéppel, a program segítségével elbírálható. A direkt elbíráláskor van lehetôség arra, hogy a már elbírált megrendelések egy második szinten is keresztül menjenek, és csak a második szinten elbírált megrendelés küldhetô el a szállítónak. A számlák igazolása a CT-EcoSTAT rendszer integráltságának köszönhetôen a Pénzügyi modullal szorosan együttmûködve történik. (A pénzügyben rögzített számlák azonnal megjelennek a kötelezettség-vállalás rendszerben mint leigazolandó tételek.) Mind a megrendelések, mind a szerzôdések beépített kronológiai funkció segítségével nyomon követhetôk, minden rendeléssel, szerzôdéssel végezhetô mûvelet eltárolódik, vagyis hogy ki, mikor és mit változtatott az adott megrendelésen, szerzôdésen. A teljes körû kötelezettségvállalás-nyilvántartás érdekében a fôkönyvben lekönyvelt bérek automatikusan átemelhetôk a kötelezettség-vállalásba. A törvényileg kötelezôen elôírt negyedéves (nullás számlaosztályba való) feladást a program feladja a fôkönyvnek, ahol az automatikusan lekönyveltethetô. A 75-ös beszámoló táblát a program elkészíti a törvényben leírtaknak megfelelôen.
CashFlow likviditás-menedzselô program A modul kialakításakor olyan eszközt igyekeztünk létrehozni, amellyel könnyen és gyorsan válaszokat kaphatunk az alábbi kérdésekre: Hogyan áll az intézmény szabad pénzkészlete? Milyen várható kifizetések és egyéb kötelezettségek terhelik a közeljövôben a bankszámlát? Mekkora összeggel tartoznak partnereink? Milyen a lejárt tartozásaink összetétele? A modul céljai A program egyik célja, hogy az eddig manuálisan gyûjtött likviditási adatokat el lehessen készíteni a programmal, ezáltal lényegesen gyorsabban és pontosabban elôállítva az információkat. Különféle módokon és struktúrában képes a készpénzállomány változását megjeleníteni, igazodva a felhasználók és az elemzés, tervezés különféle igényeihez. Ennek során az elmúlt idôszak ki nem fizetett számláiról, illetve a számlával még nem rendelkezô fizetendô tételekrôl is kaphatunk információkat. A program másik célja a tervezéshez kapcsolódik, hiszen jelentôs segítséget nyújt az elôrejelzésben, amellyel az intézet könnyebben ütemezheti fizetéseit és hatékonyabbá teheti gazdálkodását. A tervezés során el lehet készíteni az intézet adott idôszakra szóló pénzügyi, likviditási tervét. Ezt a tervet igény szerint többféleképpen is elô lehet állítani, például a pesszimista, az optimista vagy a realista verziókat is elkészíthetjük az eredeti adatok különbözô mértékû és mélységû (kézi) módosításával. Tervezhetünk hosszabb és rövidebb távra, akár napi bontásban is. Természetesen emellett lehetôségünk nyílik a heti és a havi idôszakok áttekintésére is. A tervezéskor az idôszak végén rendelkezésre álló pénzmennyiséget is megtudhatjuk, tehát a nagyobb bôvítések, befektetések is könnyebben tervezhetôvé válnak. Végezetül elmondjuk, hogy programunk fejlesztésekor fontos feladatnak tekintettük a megfelelô elemzési lehetôségek megteremtését. Ezekkel a módszerekkel a jövôbeli és a múltbeli adatok elemezhetôk. Egyebek között a program segítséged ad a mi lett volna, ha..., vagy a mi lenne, ha... típusú elemzésekhez. Ezenkívül, a tervezéssel együtt használva terveink pontosságát ellenôrizhetjük a tervés tényadatok összehasonlításával. Mire használhatjuk? A programmal a felsô vezetés megfelelô információkat kaphat az intézmény készpénz állományának változásairól, illetve likviditásáról, vagyis az azonnali fizetôképességérôl. Az intézmények hatékonyan kezelhetik pénzeszközeiket, optimalizálhatják likviditás-menedzselésüket. Megfelelôen használva a program információit, megszerezhetôk a kellô ismeretek a finanszírozási igények összegét és ütemezését, illetve a többlet pénzszükséglet összegét és ütemezését illetôen. A CT-Cash flow használatával korán fel lehet ismerni a likviditási szorítást, valamint törekedhetünk a finanszírozási költségek és a kockázat minimalizálására. A program adatforrásai A programot úgy alakítottuk ki, hogy minden rendelkezésre álló információt fel tudjon használni kiküszöbölve ezzel a kétszeres adatrögzítésbôl fakadó többletmunkát és hibákat. Tekintettel arra, hogy a modul a CT-EcoSTAT rendszer része, így azok az adatok is közvetlenül hozzáférhetôk, melyeket más modulok rögzítettek az adatbázisba. Listák, grafikonok készítése A programmal számos lista készíthetô: a napi készpénz egyenlegeket mutató grafikon háromféle bontásban (bank, pénztár, összesen); a lejárt, de nem fizetett követelések vagy kötelezettségek összesítve grafikonon és táblázatban is megjeleníthetôk. Természetesen a lejárt, de nem fizetett követelések, illetve kötelezettségek nemcsak összesen, hanem meghatározott intervallumokban részletesen (számlaszámmal, partner névvel, összeggel stb.) is megjeleníthetôk. Ha a partnereinkkel szembeni követelésekre vagy kötelezettségekre részletesen vagyunk kíváncsiak, akkor ezt a kimutatást is elkészíthetjük vevônként vagy szállítónként. Legnagyobb hitelezôinkrôl, illetve adósainkról a számlák összege szerint rangsorolva kimutatást készíthetünk (grafikonon és táblázatban). A kimutatás a következô szempontok szerint készíthetô el: lejárt követelések, illetve kötelezettségek, nem lejárt követelések, illetve kötelezettségek, összes követelés, illetve kötelezettség. Természetesen a legnagyobb hitelezôk vagy adósok tartozásait nemcsak összesítve láthatjuk (mint a grafikonon), hanem idôszakok szerint csoportosítva is. A lejárt kötelezettségek vagy követelések után az általunk megadott kamatszázalékkal kiszámított kamatterheket is megjeleníthetjük (grafikonon és táblázatban). A táblázatba foglalt likviditás kimutatással áttekintô képet kapunk az intézmény likviditási helyzetérôl. 11
12
13 Táblák készítése A programmal kétféle cash flow elemzésre van lehetôségünk. Az egyik tábla a közvetlen cash flow, amellyel a pénzáramlás részletesen vizsgálható, a másik az egyszerûsített cash flow, mely a pénzáramlás fôbb pontjait veszi sorra. Ezek mellett rövid távú likviditási kimutatást is készíthetünk, mellyel pontos képet kaphatunk az intézet eddigi és jövôbeli fizetési helyzetérôl. A közvetlen cash flow a részletes tervezés és elemzés megvalósíthatósága érdekében több részre tagolódik. A tábla három fontosabb része; a folyó mûködésbôl, a befektetési tevékenységbôl és a pénzügyi tevékenységbôl származó készpénzek legfontosabb kategóriáit veszi számba. A rövid távú likviditás az azonnali fizetôképességet vizsgálja. A program a CT-Pénzügy és a CompuTREND Gazdálkodási Rendszerhez kapcsolódva képes megmondani a rövid távra szóló fizetési kötelezettségeket, valamint a várható készpénz bevételeket. Elemzések A programban mint azt az eddigiek során már számos helyen említettük elemzések készítésére is lehetôség nyílik. Az elemzés a likviditás vagy a cash flow vizsgálat során talán az egyik legfontosabb, mindenesetre a legnagyobb hatású rész. Végsô soron a folyamat tábla meghatározása, adatgyûjtés, adatfeldolgozás, információszolgáltatás és elemzés egy cél érdekében történik, hogy a vizsgálattal, elemzéssel
14 az intézet meg tudja határozni a kritikus pontokat, és ha szükséges, képes legyen idejében intézkedni (ez a tulajdonképpeni folyamat befejezése, a visszacsatolás, ami után újra kezdôdhet a folyamat, ezáltal téve körkörös folyamattá a likviditás-elemzést). A likviditás-elemzést a rövid lejárattól kezdve a hosszú lejáratig, valamint a napi, a heti és a havi bontásig számos módon, a közvetlen és az egyszerûsített cash flow, valamint a rövid lejáratú likviditás táblázatok alapján lehet elkészíteni. Az elemzés lehetôséget teremt arra, hogy egy adott idôszak adatait napra, hétre vagy hónapra tekintsük át. Ezek alapján a készpénzállomány változását részletesebben vizsgálhatjuk. Ha a megfelelô beállítások után elkészítjük a cash flow vagy rövid távú likviditás-terveket, majd késôbb ugyanerre az idô-szakra a tényleges adatokat tartalmazó táblákat, akkor szükségessé válhat, hogy a terveket és a tényeket össze tudjuk hasonlítani. Ezt az elemzések között megtalálható összehasonlító elemzéssel elvégezhetjük. Ugyancsak az elemzések között van a százalékos elemzés, mely az adott idôszak pénzáramlásának lényeges, jelentôs elemeinek a meghatározására szolgál. Ennek alapján az intézet könnyebben kaphat képet arról, hogy melyek a likviditás szempontjából kulcsfontosságú területek, ezért ezek folyamatos figyelemmel kísérése elengedhetetlen.
Projektnyilvántartó modul Célja, hogy segítségével nyomon követhessük a pályázatokkal és egyéb támogatásokkal elnyert pénzek felhasználását, naprakész információkat adhassunk az egyes projektek vezetôinek arról, hogy mennyit használtunk már fel, illetve hogy mekkora a még felhasználható összeg. A program adatgyûjtôként mûködik, ami azt jelenti, hogy a tényleges adatrögzítés a CT-EcoSTAT rendszer egyéb moduljaiban folyik, és a Projektnyilvántartó modul ezeket az adatokat összegyûjtve követi nyomon (folyamatosan, valós idôben kalkulálva) az egyes projektek (témák) maradványait. Így valós idejû adatokat mutat, amit folyamatos adatlekéréssel ér el, tehát nem a felhasználónak kell gondoskodnia az adatfrissítésrôl. A Projektnyilvántartó a Pénzügy, a Kötelezettség-vállalás, a Fôkönyv, a Készlet és a Tárgyi eszköz modulok adataival dolgozik. Ebben a modulban csak igen kevés adat rögzítésére van lehetôség és szükség. Rögzíthetjük az intézmény szervezeti felépítését, amit egy fa struktúrában írhatunk le. (Megjegyezzük, hogy ez a fa lehet csak egyszintû is, amennyiben a projekteket kezelô szervezet egymástól gyakorlatilag független egységekbôl áll.) Projektnyilvántartó modul mûködési sémája: KÉSZLET TÁRGYI ESZKÖZ 15 Raktárról történõ felhasználás, illetve kiegészítõ adatok PROJEKT NYILVÁNTARTÓ Vevõi számlák: Projekt bevételek Bérnapló: Személyi, járulék költségek Lekötések Beérkezések, pénzü. telj. PÉNZÜGY FÕKÖNYV Az intézet szerkezetének leírása után rögzíthetjük a projekteket, amelyekrôl itt adhatunk meg minden jellemzô adatot mind a bevételek, mind pedig a kiadások (költségek) elszámolása tekintetében. Itt a projektek alapadatainak rögzítésekor állíthatjuk be az arra vonatkozó információkat is, hogy az adott projektre milyen költségek számolhatók el mind a közvetlen költségek, mind pedig a közvetett költségek tekintetében. (A program paraméterezése folyamatosan bôvülô, így a használat során maximálisan testreszabható.) KÖTELEZETTSÉG- VÁLLALÁS
Az elszámolásban nyomon követhetjük a maradványok pénzforgalmi és üzemgazdasági szemléletû maradványait is. A projektek kereteit évenkénti jogcímbontásban tarthatjuk nyilván, és a maradványok is ebben a bontásban képzôdnek. A Projektnyilvántartó modulban lehetôségünk van a források projektek közötti elosztására, amit az Átcsoportosítás funkcióval érhetünk el. A Projektnyilvántartó modulban szerepel az Utókalkuláció menüpontja. Ezzel azokban az intézményekben, ahol a szervezeti struktúra ezt lehetôvé teszi, az egyes projekteket menedzselô, azokat összefogó csoportok olyan költségeit oszthatjuk a projektekre, amelyek közvetlen költségként egyik projektre sem terhelhetôk rá. Természetesen az utókalkuláció figyelembe veszi, hogy az egyes projektek forrásai esetében (a pénzt biztosító szervezet elôírásai szerint), milyen átterhelésekre van lehetôség, illetve van-e egyáltalán lehetôség. A projektekrôl olyan speciális információ Részletes projektkarton készíthetô, amellyel a számvitelben kevéssé jártas projektvezetôk is nyomon tudják követni, hogy milyen összegeket használtak fel (tételesen is láthatók a felhasználások), milyen összegeket kötöttek már le (tételesen is láthatók a lekötések), illetve, hogy mekkora a még szabadon felhasználható összeg. 16 Éves keretösszegek Kétféle maradványszámítás Projekt bevételek pénzügybõl Kiadási értékek a kötelezettség vállalásból, fõkönyvbõl, készletbõl
Anyag és kis értékû tárgyi eszköz-nyilvántartó modul A programmal anyagok, kis értékû tárgyi eszközök, gyári számos cikkek készlet nyilvántartását, gazdasági események bizonylatolását lehet adminisztrálni raktári, kéziraktári, alleltári és személyi készletek szintjén, integráltan együttmûködve a rendelési, osztályos igénylési, mûtéti és élelmezési kiszabásokat kezelô modulokkal. Lehetôség van a konszignációs készletek és felhasználások, valamint a konszignációs partnernek készült jelentések kezelésére. A programmal tetszôleges számú központi és kéziraktár kezelhetô, hasonlóképpen nyilvántarthatók a konszignációs raktárakban lévô készletek. A program testre szabott kezelését támogatja a nagyfokú paraméterezhetôség. A Jogosultság kezelô modullal élesen elhatárolhatók a tevékenységi körök. A munka egyszerûsítése és egyértelmûbbé tétele érdekében összeállíthatunk raktáros raktár, raktár cikk, cikk szállító összerendeléseket. Ezeknek a beállításoknak az elkészítése után mindenki csak azoknak a raktáraknak, anyagféleségeknek a készleteit kezelheti, amelyek számukra engedélyezettek. Egészségügyi használatban a modul alkalmas automatikus tb-jelentés készítésére, valamint jelentéskészítésre a Kontrolling modulnak havi bontásban. A programmal lehetôség van a rendelések automatikus generálására raktári készletek, illetve a beállított készletszintek (maximális, minimális, optimális) alapján. Tendercsoportok hozhatók létre, illetve tenderek követhetôk. A mennyiségi könyvelésnél a rendelésekre szállításoknál, valamint (elôbizonylatok segítségével) az osztályos igénylésekre, élelmezési kiszabásokra való kiadásoknál automatikus a bizonylatkészítés. A bizonylatok készülhetnek automatikus vagy manuális bizonylatszámozással. Sokrétû mozgások könyvelhetôk az integrált mozgásnem tábla segítségével. A program kialakítása során nagy gondot fordítottunk arra, hogy a gyors és hatékony munkavégzést is támogassuk. Lehetôség van a cikkek vonalkódos nyilvántartására, teljes körû adatkezelésére mobil adatgyûjtô és vonalkód olvasóval. 17
Amennyiben az intézet a raktárát nem saját maga vezeti, hanem annak kezelését kiadta külsô raktározónak, annak bizonylatolását a program automatikusan elvégzi, a bevételek, illetve kiadások átvételével, pontos felhasználási információt adva az intézet vezetôségének. A modulban a raktárosi és az analitikusi tevékenység (tehát a mennyiség és az érték könyvelés) szét van választva. A menynyiségi könyvelés mindig a mennyiségi változással egyidejûleg végezhetô, az érték könyvelés pedig értelemszerûen csak akkor, amikor a megfelelô bizonylatok (számlák) rendelkezésre állnak. (Megjegyezzük, hogy kisebb forgalmú intézményeknek paraméterezéssel beállítható az azonnali bizonylatárazási lehetôség.) Az értékkönyvelés során a rendszer alkalmas felárak, engedmények, valamint utólagos értékkorrekciók rugalmas kezelésére. Széles körû listázási lehetôség van minden szinten. Raktári, alleltári és személyi készletek, raktári forgalmak, felhasználások tablózása végezhetô. Leltárkönyvek, selejtjegyzôkönyv készítése, nyomtatása lehetséges. A program közös törzsállományokat használ a Pénzügyi és a Fôkönyvi modullal, egyszerûvé téve az automatikus egyeztetéseket és a havi, negyedéves és év végi zárások lefuttatását, annak automatikus elkészítését és lekönyvelését. A kétlépcsôs év végi zárás lehetôvé teszi a mennyiségi és az értékkönyvelés idôbeli eltolását. 18