Szervezetfejlesztés Hajdúhadházán (ÁROP- 1.A.5-2013-2013-0078) Tudásmegosztás

Szervezetfejlesztés Hajdúhadházán (ÁROP- 1.A.5-2013-2013-0078) Tudásmegosztás

Tartalom Bevezetés... 3 A szakmai tevékenységek bemutatása... 4 Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata... 4 Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly... 6 Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása... 8 A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése... 9 A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése. 11 Települési közszolgáltatások összehangolása nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával... 12 Új feladat-ellátási rend... 13 Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata... 15 Átfogó elemzés a lakosság körében... 16

Bevezetés Az önkormányzatok feladatköre az elmúlt év kezdetén jelentősen átalakult. 2013. január 1-jét követően megalakultak a járási kormányhivatalok, a közigazgatási reform befejező akkordjaként. Mindez jelentős változásokat eredményezett az önkormányzatok életében. A változások széles körben befolyásolják mindennapi feladatainkat. A feladatok és hatáskörök átalakítása érintette az intézményfenntartási, illetve a hatósági feladat- és hatáskörünket, mely jelentősen visszaszorult. Munkánk fókuszába egyre inkább a településfejlesztés és üzemeltetés, a vállalkozásfejlesztés és a közösségfejlesztés kerül. Az átalakulás során az önkormányzati feladatok bővültek és rengeteg új kihívásnak is meg kell felelnünk, mint pl. a gazdasági válság következményeiből eredő munkaerő-piaci problémák, a társadalmi konfliktusok megelőzésének és a lakosságfenntartásnak kihívásai, a szolgáltatásaink újraszervezéséből eredő kihívások, valamint az új feladatkörök hatékony ellátására való berendezkedés során fellépő akadályok. E kihívások leküzdésére adott lehetőséget a Szervezetfejlesztés Hajdúhadházán nevű, ÁROP- 1.A.5-2013-2013-0078 kódszámú projekt. A projekt célja, hogy a feladatok és hatáskörök újjászervezése nyomán szükségessé vált településmenedzsment gyakorlata megvalósuljon az Önkormányzatban, hogy a munkatársakat felkészítse az új feladatkörökre, és hogy megújuljon a szervezeti működés. Így a projekt során különböző folyamatok kerültek átvilágításra és megújításra, valamint kialakult az a keretfeltétel rendszer, amely lehetővé teszi a partnerekkel való hatékonyabb együttműködést, valamint a költségek csökkentését. E tevékenységek eredményeit a tudásmegosztás jegyében tárgyalja jelen dokumentum.

A szakmai tevékenységek bemutatása Támogató infrastruktúra és szerződéses kapcsolatok felülvizsgálata A szerződéses viszonyaink felülvizsgálatával célunk az volt, hogy feladat-ellátási tevékenységünk hatékonyabbá váljon, valamint, hogy egészben lássuk kapcsolatrendszerünket, amely által lehetővé válik, hogy hatékonyabban tudjuk szervezni azokat. Az átvilágítás során célunk volt továbbá, hogy megtaláljuk a számunkra legmegfelelőbb partnert. Megvizsgáltuk, hogy a már kiszervezett folyamatainkra vonatkozó szerződések mennyiben felelnek meg az új feladatellátásirendnek és azt is megnéztük, hogy milyen olyan további folyamataink vannak, amelyeket érdemes lenne más szolgáltatók együttműködésével ellátni. Problémát jelentett, hogy egyes fenntartásunk alá tartozó intézmény esetében nem volt lehetőség megfelelő gyakorisággal vizsgálni a kiadások és bevételek alakulását. Mivel egy-egy fenntartásunk alatt álló, illetve önkormányzatunk által támogatott intézmény gazdálkodási eredményei hatással vannak szervezetünk költségvetésére, fontos volt, hogy energiát fektessünk a legjobb megoldások megtalálásába és jól átgondolt tervvel rendelkezzünk a hosszú távú eredményesség biztosítására. A tevékenység az alábbi folyamatábrája szerint valósult meg:

A projekt során világossá vált, hogy a szerződéses kapcsolatok felülvizsgálatát folyamatosan kell végezni. Ennek gyakorlati szempontjait egy workshop keretében meghatároztuk: ha valamilyen szempontban változás következik be, akkor a megkötött szerződéseket felül kell vizsgálni, és amennyiben szükséges, módosítást tenni vagy új szerződést kell kötni. Ehhez szükséges lesz egy olyan adatbázis készítése, amely tartalmazza a szerződés tárgyát, a szerződő fél adatait, a szolgáltatás/termék díját, a szerződés dátumát és a szerződés lejártát és a kapcsolódó további fontos információkat. Ennek a feladatkörnek külön felelőse kell, hogy legyen az Önkormányzatnál, így az információ nem aprózódik el, nyomon követhetővé válnak a szerződéses kapcsolatok. A támogató infrastruktúra esetében is szükséges a rendszeres felülvizsgálat. Fontos, hogy ne csak az információ áramlására koncentráljon a Hivatal, hanem rendszeres szakmai megbeszélések keretében mindenkivel megosszák azt.

Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly E tevékenységgel célunk az volt, hogy felülvizsgáljuk jelenlegi gazdálkodási gyakorlatunkat. A vezetők és egy szakértő tanácsadó bevonásával megvizsgáltuk, hogy milyen strukturális változtatásokat kell végrehajtanunk annak érdekében, hogy költségvetésünk hatékonyabbá váljon. Célul tűztük ki, hogy rövid-, közép és hosszútávú stratégiát alkossunk és összegyűjtsük a legígéretesebb lehetőségeket. A felülvizsgálat célja pedig az volt, hogy kiadásainkat csökkentsük, és a fenntartásunk alá tartozó szervezetek működésének hatékonyságát növelni tudjuk. Problémát jelentett, hogy egyes fenntartásunk alá tartozó intézmény esetében nem volt lehetőség megfelelő gyakorisággal vizsgálni a kiadások és bevételek alakulását. Mivel egy-egy fenntartásunk alatt álló, illetve önkormányzatunk által támogatott intézmény gazdálkodási eredményei hatással vannak szervezetünk költségvetésére, fontosnak tartottuk, hogy energiát fektessünk a legjobb megoldások megtalálásába és jól átgondolt tervvel rendelkezzünk a hosszú távú eredményesség biztosítására. A tevékenység az alábbi folyamatábra szerint valósult meg:

A Hajdúhadház Város Önkormányzatánál végzett Fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly tanácsadási folyamatán belül elvégzett SWOT elemzés is rámutatott a Mezőgazdasági projektelem kiemelkedő működésére és eredményeire. A mezőgazdasági csoport működése és eredményei az Önkormányzat működéséről, és azon belül is az osztályok, csoportok összehangolt működéséről tesz tanúbizonyságot, amely számos olyan gyakorlati elemet tartalmaz, amely a fenntarthatósági kategóriákon belül elsősorban a társadalmi fenntarthatóságot erősíti és támogatja. Cselekvési tervek: 1. Ügyfél-irányítási rendszer tervezése és bevezetése az Önkormányzaton belül Az Önkormányzat épületében nincs ügyfél-irányítási rendszer. A cselekvési terv célja az ügyfél-irányítási rendszer egy egyszerű formájának bevezetésének előkészítése és előterjesztése a Testületi ülésen. 2. Meeting előkészítése az Önkormányzat új területének, a mezőgazdasági csoport szervezet fejlesztéséről és a többi önkormányzati csoport működésébe való integrálódásának megteremtéséről. Az Önkormányzat 2012 óta foglalkozik mezőgazdasági tevékenységgel a START közmunkaprogram keretében. A mezőgazdasági termelés az elmúlt 1 év alatt jelentős fejlesztésen és fejlődésen ment keresztül. A napi működése és adatszolgáltatásai az önkormányzat többi csoportja felé ad hoc jellegűek a jelenlegi gyakorlatban, az elszámolási és kontrolling, valamint egyes működési folyamatok nem sztenderdizáltak. Az információ-áramlás útvonalai és az adatigények még nem alakultak ki, nincsenek megtervezve.

3. Meeting előkészítése Bizonylati fegyelem és információáramlás az Önkormányzaton belül címmel Egymástól független vagy párhuzamosan működő folyamatok integrált rendszerbe való rendezése. Pénzügyi szabályzatok gyakorlati megvalósítása az új típusú tevékenységek tekintetében. Étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell kidolgozása E tevékenységgel célunk az volt, hogy a fenntartásunk alatt álló, illetve működtetésünkben lévő intézményekkel kapcsolatos étkeztetési feladatunkra vonatkozóan megújítsuk feladat-ellátási és étkeztetési modellünket. Olyan működőképes megoldásokat kerestünk, amelyek segítségével megoldható az étkeztetés kapcsán érintett szolgáltatásnyújtók egységesítése, rendszerbe helyezése. A modell kidolgozásával az étkeztetésre fordított költségeinket kívántuk optimalizálni, valamint a feladat ellátásának folyamatát gördülékenyebbé tenni. E tevékenység célkitűzése volt, hogy az érintett szolgáltatók működése, esetenként együttműködése hatékonyabbá váljon. Az ellátások szervezése során problémát jelentett, hogy sokféle igénynek kellett egyszerre megfelelnünk, melyet nem könnyű megoldani. Mivel a helyi lakosokkal való jó kapcsolat fenntartása szempontjából ez terület a nagyszámú érintettség miatt kiemelten fontos, szükséges volt, hogy fejlesszük és egységesítsük e területet. Az étkeztetés gyakori kapcsolódási pontot jelentett a lakosok és önkormányzatunk között. Mivel a felmérések alapján jelenleg a közszolgáltatások színvonalának megítélése nem túl jó, egy hatékonyan működő modell ezt a problémát is csökkentheti.

A tevékenység az alábbi folyamatábrája szerint valósult meg: Az étkeztetéssel kapcsolatos finanszírozási modell megalkotása céljából az étkeztetésben érintett szolgáltatók és intézmények egységes rendszerbe integrálódnak. A feladat ellátásának hatékonysága ezáltal nő, a folyamatok átláthatóbbá és kontrollálhatóbbá válnak. A modell megalkotásának hatására szándékunk szerint lehetővé válik, hogy megteremtsük egységes étkeztetési rendszerünket és optimalizáljuk a folyamat eddigi működésének hatékonyságát. Az étkeztetés kérdése kiemelten érinti a lakosságot, ezért egy hatékonyabban működő étkeztetési modell a helyiek elégedettségét is pozitív irányba befolyásolja. A munkatársak munkaköri és szervezeti besorolásának, illeszkedésének felülvizsgálata, átszervezése A tevékenység során felülvizsgáltuk humán erőforrás kapacitásgazdálkodásunkat. Célunk az volt, hogy a munkaköröknek olyan rendszerét alakítsuk ki, amely a mostaninál átláthatóbb és illeszkedik megváltozott feladatainkhoz. Megvizsgáltuk, hogy a jelenlegi munkakörökben milyen változástatásokat szükséges végrehajtani annak érdekében, hogy az hatékonyan szolgálja az új működési rendszert.

A tevékenység az alábbi folyamatábra szerint valósult meg: A program elem tanácsadói folyamatainak eredményeként megtörtént a reprezentatív munkakörök és a szervezeti rendszer elemzése, valamint elkészült a reprezentatív munkakörök egységes koncepciója és az új elvárásokhoz igazodó munkaköri leírás sztenderd dokumentáció. A felülvizsgálat megállapította, hogy a Hivatal működésére és a közszolgálatban foglalkoztatottakra irányadó hatályos belső szabályozás módosítása szükséges. Az SzMSz módosításának javaslata a Hivatal Hatósági Irodájának a szociális ellátásokra vonatkozó feladatát érintette, mert nem követi a szabályozási elem a reá vonatkozó ágazati hatályos jogszabályi változásokat. A tevékenység megvalósítása során kialakítottuk azt a rendszert, amelynek segítségével nyomon tudjuk követni, hogy a gyakorlatba mennyire sikerült átültetni a korábbi terveket. Eredményként elkészült a munkaköri mintadokumentáció is.

A kidolgozott hatékonyságnövelő intézkedések megvalósításának folyamatos nyomon követése A hatékonyságnövelő intézkedések nyomon követési módjának kidolgozása azt a célt szolgálta, hogy a projekt során megvalósuló fejlesztések folyamán képesek legyünk folyamatos szakértői támogatás biztosítására, illetve képesek legyünk kontroll alatt tartani az intézkedések megvalósulását. A projekt során összegyűjtöttük a változásokkal kapcsolatos eddigi intézkedéseket és megvizsgáltuk, hogy a gyakorlatba való átültetés során melyek azok a pontok, ahol érdemes vezetői kontrollt alkalmazni. Azt is megvizsgáltuk, hogy ezen kívül milyen további ésszerű lehetőségek állnak rendelkezésünkre az eredményesség biztosításának érdekében. A tevékenység az alábbi folyamatábra szerint valósult meg: A tevékenység megvalósítását követően birtokunkban van egy kidolgozott módszer arra vonatkozóan, hogy hogyan tudjuk a lehető legnagyobb pontossággal nyomon követni a megvalósuló tevékenységeket. Azonosításra kerültek továbbá a beépítendő vezetői kontrollpontok, valamint rendelkezésünkre áll egy dokumentum, amely összegzi a további javaslatokat és cselekvéseket.

Települési közszolgáltatások összehangolása nem önkormányzati szolgáltatásnyújtók bevonásával A település közszolgáltatásainak és az egyéb szolgáltatásnyújtók összehangolásának célja az volt, hogy a helyi szolgáltatások hatékonyabban működjenek, illetve költségeinket optimalizáljuk. A tevékenység során összesítettük az önkormányzati fenntartású intézményeket, és elvégeztük helyzetelemzésüket. A vezetőség bevonásával a legoptimálisabb megoldásokat kerestük arra vonatkozóan, hogyan lehet hatékonyan összehangolni a települési közszolgáltatásokat a nem önkormányzati szolgáltatásnyújtókkal. Ehhez első lépésben meg azonosítanunk kellett, hogy mely szolgáltatások esetében szükséges módosításokat bevezetni, valamint definiálni kellett, hogy a változás mely területre irányuljon. Miután meghatároztuk az elérendő eredményt, kidolgoztuk a megoldási javaslatokat is. Korábban kevés olyan szolgáltatóval dolgoztunk együtt, aki nem az önkormányzatunkhoz tartozik. A szolgáltatások ilyen irányú átvizsgálása éppen ezért még sok kiaknázatlan lehetőséget rejtett magában. Azáltal, hogy átvilágítottuk közszolgáltatásaink működését, megelőzni kívántuk azt a problémát, hogy a közszférában dolgozók, illetve az egyéb szektorban tevékenykedő munkatársak között feszültség keletkezzen. Mivel a közszolgáltatások minőségének megítélése hazánkban jelenleg nem a legjobb, ezért a szolgáltatók összehangolásával ezt a problémát is enyhíteni kívánjuk. A tevékenység az alábbi folyamatábra szerint valósult meg:

A tevékenység eredményeként célul tűztük ki, hogy a településen nyújtott közszolgáltatások szervezési hatékonysága nagymértékben megnőjön, illetve birtokunkban legyenek a költségcsökkentésre vonatkozó javaslatok, melyeket a tanácsadás folyamán feltártunk. Az önkormányzati fenntartású intézmények átfogó helyzetelemzését készítettük el, valamint egy tanácsadói dokumentumot, amely tartalmazza az elemzésen alapuló értékelést a megfogalmazott javaslatokat és cselekvéseket. A szolgáltatások összehangolásától hosszú távon lakossági ügyfeleink elégedettségének növekedését várjuk. Új feladat-ellátási rend Az új feladatellátási-rend kialakításának támogatása és hatékony szervezése érdekében célunk az volt, hogy kialakítsuk a rendelkezésünkre álló erőforrások ésszerű és optimális elosztását. Célunk volt, hogy vezetői információs rendszerünk működését átvilágítsuk és az új szervezeti működéssel összehangoljuk. Azoknak az eszközöknek és modelleknek beazonosításán és kialakításán dolgoztunk, amelyek segítségével eredményesebbé tehetjük működésünk átvilágítását, költségvetésünk tervezését, valamint a szervezet alapjait érintő döntések hatásvizsgálatát.

A tevékenység az alábbi folyamatábra szerint valósult meg: 2013. január elsejével radikális és markáns változások következtek be az önkormányzatok működését meghatározó jogszabályokban, amelynek következtében megváltozott az önkormányzatok feladat-ellátási felelőssége. Míg egyes feladatok kikerültek a települési önkormányzatok által ellátott tevékenységek köréből, más feladatok átalakulásokon mentek keresztül. A megváltozott kötelezettségekkel kapcsolatosan Hajdúhadház Önkormányzatának elsődleges igénye, hogy a közelmúltban megváltozott jogszabályi követelményeknek meg tudjon felelni (eredményesség), míg további igényként merül fel a Magyary Zoltán közigazgatásfejlesztési program fennmaradó hatékonyság fogalmainak történő megfelelés is. A projekt során felszínre került, hogy Hajdúhadház Város Önkormányzata megfelelően működő intézményirányítási eljárásokkal rendelkezik, az intézményirányításra vonatkozó belső szabályozás az Szervezeti és Működési Szabályzatra korlátozódik. Az SZMSZ személete a dokumentum jellegéből fakadóan nem követi az intézményirányítás optimalizálásához szükséges megközelítést. Önkormányzatunk ennek tükrében egy intézményirányítási eljárásokra vonatkozóan folyamat szemléletű folyamat leírás elkészítését tűzte ki célul.

Ez együtt jár a feladat-ellátása és belső működése vonatkozó nem folyamat szemlélet kialakításának szükségességével. Ennek megfelelő megvalósulásához pedig Hajdúhadház Város Önkormányzata minden egyes ellátott önkormányzati feladathoz, valamint a belső működéshez tartozó támogató folyamatokhoz egyaránt teljesítmény mérőket kíván meghatározni. Szakmai és támogató folyamatok felülvizsgálata A tevékenységgel az volt a célunk, hogy szakmai és támogató folyamataink szakszerű és alapos átvilágítása megtörténjen és az elemzés eredményeiből kiindulva 3 folyamat működését optimalizáljuk. Olyan folyamatok működését fejlesztettük, amelyek az önkormányzati feladatok átalakításában érintettek. A tevékenység révén célul tűztük ki, hogy az átszervezés hatására az egyes folyamatok erőforrásigénye csökkenjen. A tevékenységet az is indokolta, hogy munkavégzésünk nem minden esetben működik maximális hatékonysággal, sok esetben kiaknázatlan lehetőségek rejlenek szervezetünkben. Ezidáig nem került sor annak vizsgálatára, hogy az átalakításban érintett szakmai és támogató folyamatok működése valóban a leghatékonyabb-e. A tevékenység az alábbi folyamatábrája szerint valósult meg:

Átfogó elemzés a lakosság körében Az átfogó elemzés a lakosság körében nevű tevékenységünk célja az volt, hogy egy olyan komplex, a lakosok közszolgáltatásokkal kapcsolatos elégedettségének mérésére alkalmas rendszert, illetve módszert dolgozzunk ki, amelynek segítségével szervezetünk hatékonyabban fel tudja mérni a helyiek igényeit és elvárásait. A visszacsatolásokból szerzett információk működésünkbe való beépítésével az volt a célunk, hogy növeljük a közszolgáltatások minőségének megítélését és hatékonyabban tudjuk szolgálni a lakosok érdekeit és igényeit. A felmérést az is indokolta, hogy nem minden közszolgáltatással kapcsolatban látjuk tisztán, hogyan tudnánk lakosaink igényeinknek jobban megfelelni. A felmérést 1300 fő részvételével végeztük el, így egy reprezentatív eredményt kapott az Önkormányzat.