BUDAPESTI M SZAKI F ISKOLA ME 07 KUTATÁSI ÉS FEJLESZTÉSI TEVÉKENYSÉG, KÉPZÉSEN KÍVÜLI ALAPTEVÉKENYSÉG, KIEGÉSZÍT ÉS VÁLLALKOZÁS JELLEG TEVÉKENYSÉG (Min ségirányítási eljárás) 5. sz. verzió A kiadás dátuma: 2008. március 3. (Érvényes visszavonásig) INTÉZMÉNYI FOLYAMATGAZDA: Dr. Nádai László KITT igazgató KARI FOLYAMATGAZDA: Dr. Temesvári Zsolt kutatási dékánhelyettes JÓVÁHAGYTA: Prof. Dr. Rudas Imre rektor
1/11 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA... 2 2. KAPCSOLÓDÓ EL ÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK... 2 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA... 3 3.1. Kutatás-fejlesztés... 3 3.1.1. Kutatás-fejlesztési stratégia meghatározása... 3 3.1.2. Éves kutatás-fejlesztési terv kidolgozása... 3 3.1.3. A kutatás-fejlesztési munka szintjei... 4 3.1.4. A kutatás-fejlesztési munka terveinek megvalósulás szerinti értékelése... 4 3.1.5. A tudományos tevékenységek finanszírozási rendje... 5 3.1.6. Kutatás-fejlesztési pályázatok... 5 3.2. A pályázati tevékenységek kivitelezésének folyamata... 6 3.3. Publikációs tevékenység... 9 3.4. Egyéb tevékenység... 10 3.4.1. Egyéb tevékenység tervezése... 10 3.4.2. A terv jóváhagyása, engedélyezése... 10 3.4.3. Szerz déskötés, részletes ütemterv készítése... 11 3.4.4. Megvalósítás, nyomon követés... 11 3.4.5. Beszámoló összeállítása... 11 3.4.6. A munka lezárásának engedélyezése... 11
2/11 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás szabályozza a f iskola által ellátott kutatási és fejlesztési, valamint vállalkozás jelleg és egyéb tevékenységét. A szabályozás kitér a f iskola és a karok tudományos, kutatás-fejlesztési és egyéb (tankönyv és jegyzetkészítés, bérbeadás, könyvtár, szaktanácsadás, laboratóriumi szolgáltatás, valamint a jogszabályok által támogatott vagy engedélyezett) tevékenységével szembeni elvárások megfogalmazására, a tevékenységének öszszehangolására, a pályázati tevékenység ösztönzésére, a tudományos eredmények széleskör publikálásának ösztönzésére. Az eljárás szabályozza a f iskola által megpályázott és elnyert források felhasználásának bels folyamatait. A szabályozás kitér: a tevékenység tervezésére, a felel sökre, a tevékenységek nyomon követésére. 2. KAPCSOLÓDÓ EL ÍRÁSOK, SZABÁLYOZÁSOK Jogi szabályozások: FT. érvényes változata Intézményi szabályzatok és dokumentumok: A Budapesti M szaki F iskola Szervezeti és M ködési Rend kiegészítése Rektori Hivatal A Közlekedésinformatikai és Telematikai egyetemi Központ KITT szervezeti és m ködési szabályzata A BMF normatív kutatástámogatás felhasználási szabályzata Intézményfejlesztési Terv (folyamatos aktualizálás mellett az érvényes változat) Tudományos kutatás-fejlesztés stratégia (a Tudományos rektorhelyettes el készítésében) A BMF szellemi tulajdon kezelési szabályzata BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata BMF Gazdálkodási szabályzat Éves tudományos kutatás-fejlesztési tervek Éves tudományos kutatás-fejlesztési terveket értékel jelentés Publikációs terv BMF F iskolai jegyzetszabályzat A PTTI folyamatai (BMF honlapon regisztráltként érhet el)
3/11 3. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA 3.1. Kutatás-fejlesztés 3.1.1. Kutatás-fejlesztési stratégia meghatározása A f iskola tudományos-kutatási tevékenységével kapcsolatos stratégiai céljait az Intézményfejlesztési terv tartalmazza. Ez 4 évre tervezi meg az alapvet és középtávú feladatokat, melyet a f iskola fejlesztési terveként a Stratégiai és tudományos rektorhelyettes állít össze, és a Szenátus hagy jóvá. A Tudományos kutatás-fejlesztési stratégia el készítése a Tudományos Tanács feladata a tudományos rektorhelyettes felügyeletével. Ezt a Min ségirányítási Tanács véleményezi, majd a Szenátus hagyja jóvá. Ehhez a karoktól, illetve a központi szervezeti egységekt l bekéri azok tudományos kutatás-fejlesztési helyzetének értékelését (A tudományos teljesítmények éves összefoglalása (.xls)), melynek felel sei a kutatási dékánhelyettesek, a központoknál és a központi szervezeti egységeknél az egység vezet je. A karonként, illetve központi szervezeti egységenként készül felmérésb l a Tudományos Tanács elkészíti a f iskolai stratégia kidolgozását támogató elemzéseket. A tudományos rektorhelyettes az elkészült elemzések alapján megalkotja a f iskola Tudományos kutatás-fejlesztési stratégia tervezetét. Tudományos kutatás-fejlesztési stratégia kialakításánál figyelembe kell venni a kari szinten meghatározott elképzeléseket a következ tartalmi elemek esetében: a karok közti integrált tudományos témák kijelölése, motivációs elvek megvalósítása, a szükséges er források rendelkezésre állása, illeszkedés a nemzetközi, országos és regionális trendekhez. 3.1.2. Éves kutatás-fejlesztési terv kidolgozása Tudományos kutatás-fejlesztési stratégia célkit zéseinek figyelembe vételével, annak lebontásaként kell meghatározni az éves Tudományos kutatás-fejlesztési terveket. Ehhez a karok, illetve a központi szervezeti egységek szintjén kell megtervezni az adott évre kit zött tudományos kutatás-fejlesztéssel kapcsolatos operatív tevékenységeket. A Tudományos kutatás-fejlesztési tervek elkészítésénél figyelembe kell venni az el z évi intézményi szint és szervezeti egységek szintjén készül tervek értékelésének tapasztalatait is. A karokon készül Tudományos kutatás-fejlesztési tervek elkészítéséért a dékánok, illetve a központi szervezeti egységeknél készül Tudományos kutatás-fejlesztési tervek elkészítéséért a központi szervezeti egység vezet k a felel sek. A Tudományos kutatás-fejlesztési terv a meghatározott akciókat prioritás szempontjából is értékeli. A karokon készül Tudományos kutatásfejlesztési tervek jóváhagyása a Kari Tanács, a központokon a központ igazgató, a
4/11 központi szervezeti egységeknél készül Tudományos kutatás-fejlesztési tervek jóváhagyása a szervezeti egységek vezet inek hatásköre. A Tudományos kutatás-fejlesztési tervek intézményi szint meghatározása (F iskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv) a Tudományos Tanács feladata. A F iskolai Tudományos kutatás-fejlesztési tervet a Szenátus hagyja jóvá. 3.1.3. A kutatás-fejlesztési munka szintjei A kutatás-fejlesztési munka irányítása támogatja a kari keretek között induló és végrehajtott tevékenységeket, melyhez egységes adminisztrációs, jóváhagyási, folyamat nyomon követési és gazdasági feltételeket dolgoz ki (BMF Gazdálkodási szabályzat, BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata). A kari tudományos tevékenységek szervezéséért és szabályszer ségéért a dékán, a kutatási projektekért az intézetigazgató felel s, aki a felel sségeket a kutatási téma vezet jével el zetesen egyeztetés szerint osztja meg. (A felel sségek rendje a kari adminisztrációs rend szerint dokumentálandó, ennek külön szabályozása hiányában a projekt terven szerepl aláírások az irányadóak.) A kari tudományos tevékenységek egységes gazdasági kezelését a gazdasági f igazgató készíti el, és a szenátus hagyja jóvá (BMF Gazdálkodási szabályzat). A kutatási-fejlesztés valamennyi olyan eseménye, mely több kart érint, illetve nagy jelent séggel bír (volumene, kockázata, vagy egyéb szempontok miatt a vezetés általi döntés szerint idesorolandó), intézményi kutatás-fejlesztésként kezelend. Ezeket a kutatás-fejlesztési feladatok a Pályázati és Technológia Transzfer Iroda (PTTI) tevékenységi rendje szerint kell indítani (A PTTI folyamatai). A tudományos munka szervezése a kutatási projektek eljárásrész szerint végzend. A kutatási munka kiemelt feladatait az intézmény az erre a célra kialakított szervezeti egység a KITT keretei között valósítja meg. (A KITT szervezeti és m ködési szabályzata) 3.1.4. A kutatás-fejlesztési munka terveinek megvalósulás szerinti értékelése Az éves Tudományos kutatás-fejlesztési tervek megvalósulásának értékelése saját szintjükön a dékánok, központ igazgatók és központi szervezeti egység vezet k, illetve a Kari Tudományos Bizottságok feladata. Az intézményi szint éves F iskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv értékelése a Tudományos Tanács kötelezettsége. Az éves Tudományos kutatás-fejlesztési terv megvalósulásáról a dékánok és a központi szervezeti egységek vezet i a Stratégiai és tudományos rektorhelyettesnek számolnak be. Ennek alapján a tudományos rektorhelyettes elkészíti az éves F iskolai tudományos kutatás-fejlesztési terv teljesítésére vonatkozó értékel jelentést. A kari és az intézményi szint tudományos kutatás-fejlesztési tervek megvalósulásának évenkénti értékelése az intézményi önértékelés része,
5/11 ezért azt az érintettek hivatalból eljuttatják a Stratégiai és tudományos rektorhelyettesnek. A stratégiai és tudományos rektorhelyettes felel ssége, hogy a tudományos munkával közvetlenül kapcsolatos, a f iskola m ködési és értékelési szintjét befolyásoló mutatókat értékelje, s el terjessze a rektor és szenátus részére (publikációk, tudományos testületek tagsága, tudományos díjak és egyéb eredmények). A kutatási munka szellemi termékeinek jogi kezelését a BMF szellemitulajdon-kezelési szabályzata szerint kell végezni. 3.1.5. A tudományos tevékenységek finanszírozási rendje A f iskola által támogatott kutatás-fejlesztési tevékenységek esetében a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiával összhangban álló, a karok közti integrált tudományos témák el nyt élveznek. (Forrásaként többek között - a BMF normatív kutatástámogatás felhasználási szabályzata szerinti összegek kezelhet k) A f iskola által támogatott kutatás-fejlesztés esetében a tevékenységek tervezését és nyomon követését a BMF Gazdálkodási szabályzat el írásai alapján kell megvalósítani. Küls szervezet által támogatott kutatás-fejlesztés esetében a tevékenységek tervezése és nyomon követése a BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata szerint történik a küls megbízó által meghatározott elvárásokkal összhangban. 3.1.6. Kutatás-fejlesztési pályázatok Pályázati kiírás figyelemmel kísérése: Az intézményen kívüli pályázati kiírások rendszeres figyelemmel kísérése, a várható és az intézményt érint pályázatok tematikus figyelése és publikálása a Pályázati és Technológia Transzfer Iroda feladata (A Budapesti M szaki F iskola Szervezeti és M ködési Rend kiegészítése Rektori Hivatal). A pályázati lehet ségek figyelemmel kísérése saját kutatási területén valamennyi oktatónak felel ssége. A különböz pályázatokban való részvételr l, valamint a pályázandó szakterületekr l a kar javaslatát figyelembe véve a tudományos rektorhelyettes el terjesztésével a rektori tanács dönt. Pályázati terv készítése: A kari szint pályázatok összeállítást a pályázat kidolgozásával megbízott (pályázó) koordinálja. Az intézményi pályázatokat PTTI koordinálja. A kari pályázatok esetében a pályázó, az intézményi pályázatok esetében a Pályázati és Technológia Transzfer Iroda koordinálásával az érintettek összeállítják össze az adott programra vonatkozó kutatási, tevékenységi, kapcsolati és költségtervet. Pályázat összeállítása: A pályázat véglegesítése el tt történik a folyamat els ellen rzési szakasza, amelynek során a kari pályázatok esetében az intézetvezet /dékán/gazdasági f igazgató (kiírástól függ en), az intézményi pályázatok esetében a PTTI vizsgálja felül, hogy a pályázat megfelel-e a kiírásban foglaltaknak. A szükséges módosításokat az illetékes pályázó, illetve a PTTI végzi.
6/11 A pályázat eljuttatása a kiíróhoz az illetékes felel s (általában kari pályázatnál a dékán, intézményi pályázat esetében a rektor) jóváhagyását és aláírását követ en a pályázó, illetve a PTTI feladata. A pályázattal kapcsolatban általában a pályázó, illetve a PTTI tartja a kapcsolatot a kiíróval. Ha a pályázatot csak módosítással fogadják el, azaz a pályázott összegnél kisebb mérték a támogatottság, akkor a korrekciót a pályázó, illetve a PTTI elvégzi, szükség szerint egyeztetve a korábbi jóváhagyóval. Er források biztosítása A pályázat megvalósítása, nyomonkövetése: a pályázat elfogadása esetén a következ lépés a szerz déskötés el készítése. A szerz déstervezetet a pályázó/kiíró, illetve a PTTI készíti, együttm ködve az illetékes vezet vel és a gazdasági f igazgatóval. A pályázó gondoskodik, hogy az aláírt példányok a másik félhez is eljussanak. A szerz désr l másolatot kap a Rektori Hivatal irattárat kezel munkatársa, a gazdasági f igazgató, intézetvezet és a kutatási dékánhelyettes, illetve intézményi pályázat esetén a PTTI. A pályázatok min ségértékelése A pályázati tevékenység eredményességét az adatok elemzésével az ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés cím eljárás el írásai szerint értékelik. 3.2. A pályázati tevékenységek kivitelezésének folyamata A pályázati tevékenységeket a kockázatmentesség érdekében szabályozott módon kell megvalósítani. A folyamat lépéseit valamennyi küls pályázati forrás igénybevételével megvalósuló, 2 Millió Ft értéket meghaladó pályázat esetén alkalmazni kell. Tevékenység Dokumentáció Felel s Megjegyzés 1 Projektvezet kijelölése A pályázati dokumentáció 2 Projektszervezet kialakítása Feljegyzés, email 3 Projektindítás 3.1 Bemen adatok összegy jtése Pályázat, Szerz dés, Projekt kísér lap 3.3 Döntés alvállalkozók bevonásáról, alvállalkozók megbízása feljegyzés, Projektterv Pályázat, er forrás értékelés A pályázat aláírója projektasszisztens 3.2 Projekt dokumentumok kidolgozása A kijelölése szükség szerint már pályázati fázisban megtörténik. Komplex projektek esetén lehet hierarchikus struktúra. Kötelez t és projektasszisztenst választani. A projektdokumentációt a projektszervezet megalakuló munkaértekezletén kell véglegesíteni.
7/11 Tevékenység Dokumentáció Felel s Megjegyzés 3.4 Projektregisztrálás a dokumentációban. Projektazonosítás adatai: projekt név, pillanatnyi projektfázis, finanszírozó, pénzügyi információk, kezdési és zárási id pont, projekttagok. 3.5 Projektindító megbeszélés az érintett szervezeti egységekkel, projekt definiálás. A célok értelmezése, céllebontás, projekt mérföldkövek, id beli ütemezés, er források, költségek és keretek meghatározása. 4. Projekt kivitelezés Projekt kísér lap Feljegyzés, Projektterv projektasszisztens 4.2 Tervezés Rendszerterv, Folyamatterv 4.4 Projektirányítás és felügyelet. Er források követése. 4.5 Bels kommunikáció A projektet érint valamennyi változásról a projekttagokat értesíteni kell! Feljegyzés, technológiai dokumentáció Projektterv (megvalósulás), szükség esetén bels e-mail bels e-mail, értekezletek feljegyzései (füzet) 4.6 Id szakos projektértékelés Status report/megbeszé lés emlékeztet szükség esetén bels e-mail Változáskérés, szükség esetén 4.1 Felmérés Feljegyzés projekttagok projekttagok Az eredeti projektterv módosítását nem igényl eltérések kezelése személyes egyeztetésekkel. Projekttagok, projektasszisztens 4.7 Nem megfelelés (a pályázatban/ egyeztetésben rögzítettekt l va- Projektazonosítás adatainak a pályázattal összhangban kell lennie, melyet a projektasszisztens felügyel. A projektdefiniálás meghatározandó elemeit a Projektdokumentáció véglegesített változata sablonként tartalmazza. A megbeszélés résztvev i:, projekttagok, szükség szerint alvállalkozói kapcsolattartó, ügyfél megbízottja. Eltérés esetén: a t értesíteni kell. Eltérés esetén: a t értesíteni kell. 4.3 Kivitelezési tevékenységek végzése projekttagok A kivitelezési folyamatok alatt a szükséges mérték kapcsolattartás (személyes, telefon, e- mail) az ügyféllel valamennyi projekttag felel ssége. Projektvezet i szinten nem megoldható problémák felterjesztése döntésre a pályázat aláírójának. A projektértékelés meghatározandó elemeit a Status report sablonját a projektdokumentáció tartalmazza. A Status report lehet a pályáztató által meghatározott formátumú is. Változás kérelem szükséges minden esetben, ha a módosítás
8/11 Tevékenység Dokumentáció Felel s Megjegyzés ló eltérés) és változás kezelése bels e-mail pénzügyi vonzattal jár, vagy eredeti projektcél változik. 5. M szaki átadás-átvétel, korrekciók Menetét a Projektterv határozza meg, mely az alábbi lépésekb l épülhet fel: Teszttervezés, konfigurációtesztelés, tömeg teszt, éles teszt. 5.1 Szükség esetén a rendszer további támogató tevékenységeinek végrehajtása (oktatás, adatmigráció, telepítések) jegyz könyv 5.3 Rendszerdokumentáció, üzemeltetési dokumentáció összeállítása 5.4 Rendszerátadás a pályázati er - forrás használóinak 6 Projekt lezárása 6.1 Szakmai lezárás A projekttel kapcsolatban megvalósított m szaki tartalom öszszefoglalása, partnerek és bels munkatársak teljesítményének értékelése, a teljes projekt értékelése, a projektre vonatkozó tanulságok és a bel le jöv re levonható következtetések összegy jtése. 6.2 Gazdasági lezárás, végszámla igazolás, alvállalkozói számlák igazolása Megvalósulási dokumentáció Projektzáró jelentés/e-mail, Beszállítói értékel lap, Számla, alvállalkozói számla projekttagok 5.2 Szükség esetén hiánypótlás M szaki átadásátvételi jegyz könyv, Teljesítésigazolás megbízott projekttag Teljesítés igazolás megbízott projekttag 6.3 Archiválás projektasszisztens 7 A pályázati er forrás telepítési helyszínén található adatok védelme 7.1 Elektronikus adatok védelme Adatmentést és archiválást kell végrehajtani, hogy felmerül probléma esetén a rendszer eredeti állapota visszaállítható feljegyzés (email), jegyz könyv Szükség szerint Üzemeltetési kézikönyv. A folyamat a bels szabályzatok szerint dokumentálandó A Projektzáró jelentés, Beszállítói értékel lap készítése csak nagyobb projektek esetén szükséges. Részszámlák elszámolása a Projekttervben rögzített ütemezés szerint, projekt közben is történhet.
9/11 legyen. Tevékenység Dokumentáció Felel s Megjegyzés 7.2 A vev tulajdonát képez eszközök elszállítása csak az ügyfél jóváhagyásával történhet, menynyiségi és min ségi átvétel mellett. 7.3 A helyszínen történt bármilyen meghibásodásról az érintetteket azonnal értesíteni kell. 3.3. Publikációs tevékenység Szállítólevél, feljegyzés (email), Átvételi elismervény, jegyz - könyv feljegyzés (email), jegyz könyv megbízott projekttag A f iskola publikációs tevékenységét intézményi szinten a Publikációs terv rögzíti, mely összhangban van a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiában rögzített alapvet és középtávú célkit zésekkel. A stratégia a célkit zéseken kívül a megvalósításhoz szükséges er források rendszerét és elérhet ségét is meghatározza. Az oktatók a személyre szóló publikációs tevékenységüket az Önfejlesztési lapon (ME-09 A humáner forrás biztosítása és fejlesztése) dokumentálják, mely 4, illetve 1 évre tervezi meg a feladatokat. A publikációs terv kialakításánál figyelembe kell venni a kari szinten meghatározott elképzeléseket a következ elemeknél: a publikációs tevékenység költségterve, a megcélzott célcsoport, témakörök, az alkalmas média, fórum rendelkezésre állása, id terv. A tudományos eredmények közzétételéhez szükséges feltételek biztosítását a benyújtott részletes K+F terv/pályázat elfogadásakor vállalják az illetékesek. A tudományos cikkek megjelentetése indulhat egyéni kezdeményezésre (pl. Önfejlesztési lap szerint), illetve az ezekb l összeállított intézményi Publikációs terv szerint. Az oktatónak rögzítenie kell, hogy a pályázatban megvalósítandó kutatási feladat eredményeinek közzétételéhez kit l, milyen támogatást kér. A támogatás odaítélésér l, - adott keretek között - illetve a közzétételr l a tudományos rektorhelyettes és a kancellár dönt. A f iskolai kezdeményezésre indított publikáció a f iskola esetében a tankönyv és jegyzetírásra értelmezhet, err l az oktatási rektorhelyettes, illetve az oktatási dékánhelyettes és az oktatási tevékenységet folytató központok igazgatói döntenek. Ennek részletes szabályozását a BMF F iskolai jegyzetszabályzat rögzíti. A fenti utakon kívül egyedi elbírálás alapján is készülhetnek publikációk megvalósítás alatt álló kutatási programtól, publikációs tervt l függetlenül is (pl. küls felkérésre). Ezeknek az engedélyezése a szervezeti egység vezet jének a hatásköre, össz-
10/11 hangban a megbízó és a f iskola között létrejött megbízási szerz désben foglaltakkal, különös tekintettel a szellemi alkotások feletti tulajdonjog védelmére. A tudományos eredmények közzétételére a f iskolai, illetve f iskolán kívüli tudományos fórumokon van lehet ség. Az intézmény tudományos ismertségének növelése érdekében fel kell használni a már meglév lehet ségeket: a könyvtárra épül információs központ és a honlap kereteit is. Az egyes szervezeti egységeknél a f iskola nevében megjelentetett publikációkat intézményi szinten a Publikációs jegyzék mutatja be összefoglaló módon, mely alapot teremt a publikációk kés bbi visszakereshet ségére, a hivatkozások megtételére. A jegyzék összeállításáért a kutatásban résztvev munkatársak, a szervezeti egység vezet k felel sek. Az egységek beszámolóját a munkatársak állítják össze, az illetékes szervezeti egység vezet elfogadását követ en kerül intézményi szintre. A munkatársak az egyéni önfejlesztési tervükhöz képest értékelik, hogy mit teljesítettek. Az intézetvezet k, szervezeti egységvezet k értékelik az egyéni beszámolók alapján, hogy milyen mértékben teljesült a tervezett publikációs tevékenység. Ha nem teljesült, akkor ennek mi volt az oka. Az elmúlt id szak tapasztalatai alapján módosítani kell a Tudományos kutatási és fejlesztési stratégiát és a költségvetési keretet. 3.4. Egyéb tevékenység Jelen eljárás keretében egyéb tevékenységként értelmezzük a vállalkozási formában (küls partnerek felkérésére, megbízására) végzett alaptevékenységet, az alaptevékenységen kívüli K+F tevékenységet, oktatást, szaktanácsadást, szabad infrastruktúra hasznosítását. Az intézmény az itt értelmezett egyéb tevékenységeket csak az alapfeladatok ellátásának sérelme nélkül jogosult folytatni. 3.4.1. Egyéb tevékenység tervezése Az egyéb tevékenység tervezése a min ségirányítási rendszerben már szabályozott folyamatok kimeneteire (ME-08 Tárgyi er források biztosítása és fejlesztése, ME-09 A humáner forrás biztosítása és fejlesztése, ME-05 Alapoktatási folyamatok, ME-03 Partnerközpontúság a tanulmányi, kutatási és egyéb szolgáltatási folyamatokra) és a partneri/megbízói megkeresésekre, igényekre támaszkodik. 3.4.2. A terv jóváhagyása, engedélyezése A tevékenység engedélyezése esetenként, a BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata értékhatártól és a tevékenység jellegét l függ en határozza meg. A f iskola tevékenységi köréhez kapcsolódó szolgáltatást bármely munkatárs kezdeményezhet.
11/11 3.4.3. Szerz déskötés, részletes ütemterv készítése A partneri igények alapján el készített, és az Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata értelmében jóváhagyott szerz dés (BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata) szerint történik a megrendelt feladat ütemezése és megvalósítása. 3.4.4. Megvalósítás, nyomon követés Az intézetigazgató osztja el a végzend feladatokat, kijelöli a témavezet t. A szerz désben rögzített vállalások határid re történ, színvonalas teljesítéséért, a szerz - dési és jogszabályi feltételek betartásáért, a munka dokumentálásáért a témavezet felel s. A munka megvalósulása során keletkezett dokumentumok összerendelését a megbízó adatain kívül a témaszám, intézet száma, forráskód segíti. A megvalósítás során esetlegesen felmerül állagmegóvási feladatok ellátásáért a témavezet felel s, kezdeményezi a szükséges intézkedéseket. 3.4.5. Beszámoló összeállítása A tevékenység végleges teljesítését követ en a pénzügyi elszámoláshoz szükséges dokumentumokon kívül (BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata) a témavezet nek indokolt esetben összefoglaló jelentést kell készítenie, melyben a pénzügyi eredményeken túl a megbízással kapcsolatos tapasztalatait kell összegeznie, segítve ezzel a tervezési folyamatot, a kalkulációt. Az összefoglaló szükségességét a tevékenységet jóváhagyó vezet dönti el a jóváhagyással egyidej leg. 3.4.6. A munka lezárásának engedélyezése Aszerint, hogy az egyéb tevékenység küls vagy bels megbízásra indult, más-más el írást kell figyelembe venni a munka lezárásakor. A küls partneri felkérésre végzett tevékenységnél els sorban a megrendel vel kötött szerz dés rendelkezései az irányadóak. Bels felkérés esetén pedig az BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata szerint kell eljárni értékhatártól függ en.