Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 1464-06 Előkészítés Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: 1464-06/1 Gazdálkodási számítások, veszteségszámítás, kapacitásszámítás 3. a) Ön egy vendéglátó vállalkozást vezet, és most vett fel egy üzletvezető helyettest. Mondja el neki, hogy Ön hogyan szervezi az árubeszerzést, milyen szempontok szerint értékeli a szállítókat és beszéljen neki a szállítási szerződésről! Információtartalom vázlata - A beszerzés nagyságát meghatározó tényezők - A szállítási szerződés tartalma - A szállítók kiválasztásának szempontjai Áruforgalmi folyamatok a vendéglátásban: Beszerzés Raktározás Termelés Értékesítés + Szolgáltatások 1. A beszerzés nagyságát meghatározó tényezők: Beszerzés: (a) Áru fajtájának (összetételének) és mennyiségének meghatározása Áruk, nyersanyagok, félkész termékek biztosítása a folyamatos termelés, értékesítés érdekében. Szempontok a megrendelésre kerülő áruk mennyiségének és összetételének meghatározása során: üzlet típusa, tevékenységi köre, likviditás, várható bevétel, szállítási kapacitás, raktárban található készletek mennyisége, raktárak kapacitása, szállítási idő, áru-utánpótlási idő, beszerzési ár, kereslet, idényszerűség, beszerzés gyakorisága stb. Ezek közül néhány fontosabb befolyásoló tényező Várható bevétel és annak összetétele Egy már működő üzlet esetében a várható bevétel egészen jól megtervezhető, mivel az üzlet ismeri vendégeit, szokásaikat és jövedelmi helyzetüket, így a várható forgalmat is meg tudja becsülni egy-egy időszak, rendezvény, összejövetel esetében. Az idegenforgalomban résztvevő vendégek forgalmának tervezése már nehezebb feladat. Újonnan nyíló üzlet esetében a várható forgalom meghatározása már kevésbé egyszerű feladat. Általában az üzleti tervben meghatározott forgalomból lehet kiindulni a kezdeti időszakban. Raktárban található készletek mennyisége A beszerzés nagysága és összetétele attól is függ, hogy jelenleg az egyes áruféleségekből mennyi található a raktárakban. Magas készletérték mellett nem érdemes további mennyiséget rendelni, ha ezt más (pl. egy rendezvény) nem indokolja. 1
Áru-utánpótlási idő Azt fejezi ki, hogy a megrendelés után hány nappal szállít az eladó. Általában kialakult gyakorlata van, és a szállítási szerződésben is rögzítésre kerül. Kalkulálni kell azonban azzal is, hogy a szállító esetleg késik a megrendelés teljesítésével, illetve figyelme kell venni azt is, hogy meddig van lehetősége az üzletnek a megrendelés esetleges módosítására. Beszerzés gyakorisága Azt mutatja, hogy egy-egy áruból milyen gyakran rendelnek az adott üzletben. Ez gazdasági szempontból is fontos kérdés, mivel a beszerzésnek költségvonzata is van: fuvarozás költségei fizetés banki költségei áruátvétel szervezése A beszerzés gyakoriságát befolyásoló tényezők: az áru tulajdonságai pl. folyamatosan felhasználásra kerülő, rövid tárolási idejű termékeknél (pl. tőkehús, húskészítmények, tej, tejtermékek, friss primőráru, pékáru) általában 1-2 naponta kell rendelni; a feldolgozott és tartósított termékek minőségmegőrzési idejük lejártáig felhasználhatóak, így nagyobb mennyiségben rendelhetőek és beszerzésük is ritkább; az italok beszerzési gyakorisága elsősorban a forgalom függvénye; azokból a kiegészítő termékekből, amelyeket csak a teljesebb igénykielégítés miatt tartanak az üzletekben (pl. dohánytermékek), csak minimális mennyiséget tartanak készleten, és beszerzésük is csak ritkán történik tárolási feltételek (raktárkapacitás) A beszerzés gyakoriságát nagy mértékben befolyásolja, hogy mekkora és milyen raktárakkal rendelkezik az üzlet. Meghatározó az üzlet hűtőkapacitása is. Kisebb hűtőkapacitás esetén gyakrabban kell az árut pótolni, nagyobb hűtőkapacitás esetén előfordulhat felesleges áramfogyasztás, amely a költségeket növeli. a vállalkozás pénzügyi helyzete A pénzügyi helyzet kérdése elsősorban a kisvállalatoknál jelentkezik, mivel őket többnyire szűkös pénzügyi helyzet jellemzi. Éppen ezért a hosszabb minőségmegőrzési idejű termékekből is csak kisebb mennyiséget tudnak egyszerre beszerezni, mert a nagyobb mennyiség hosszabb időre köti le a vállalkozása pénzeszközeit, így likviditási problémákhoz vezethet. (b) Beszerzés feltételei = beszerzési kondíciók: tételnagyság, ár, szállítási idő, kedvezmények, fizetési mód kérdései 2. A szállítási szerződés tartalma: A beszerzéskor általában szállítási szerződést köt a vevő az eladóval. A szállítási szerződés alapján a szállító az árut egy későbbi időpontban adja át. A megrendelő köteles az árut átvenni, és az árát megfizetni 2
A szállítási szerződésben rögzíteni kel (a szerződés tartalma)l: szállító és megrendelő adatai áru mennyiség, minőség, választék, csomagolás, kiszerelés szerint (rögzítik a minőség és a mennyiség ellenőrzésének módját, illetve hogy hogyan járnak el kifogás esetén) teljesítés ideje (időpont vagy időszak) áru egységára, fizetendő összeg, fizetés módja és határideje teljesítés helye (általában a vevő telephelye) dátum, cégszerű aláírás, cégbélyegző A szállítási szerződés formája: a szállítási szerződés formájára nincs konkrét előírás, így a felek megállapodhatnak írásban és szóban is a gyakorlatban általában írásbeli szerződéseket kötnek biztonságossági okokból A szállítási szerződésre vonatkozó egyéb szabályok: a megrendelő a szerződést bármikor felmondhatja, de az ezzel okozott kárt (amennyiben okoz) a szállítónak meg kell térítenie a szállító a megrendelőt a teljesítés idejéről legalább 3 nappal korábban köteles értesíteni, hogy a megérkező szállítmány átvételére fel lehessen készülni a szállítónak az árut általában csomagolva kell átadni (az árut úgy kell becsomagolni, hogy szállítás közben ne sérüljön, de a környezetét se szennyezze) a szállító köteles az árut mérlegelve átadni, a mért súlyt a szállítólevélen vagy a fuvarokmányon feltüntetni (így a megrendelőnek nem kell tételesen átvennie az árut, elég a bruttó súlyt és a darabszámot ellenőriznie) amennyiben a szállítási szerződés keretmegálapodás, a szállító hosszú távra megállapodik a vevővel a terméke köréről, rendelések gyakoriságáról és a várható rendelési mennyiségről, azonban nem konkrétan. Ilyenkor a szerződésben rögzítik azt is, hogy a vállalkozás milyen gyakran, esetleg milyen módon, a szükséges szállítás időpontjánál mennyivel korábban adja le rendelését. 3. A szállítók kiválasztásának szempontjai: A szállító partnerek kiválasztása: (Fontos a megbízhatóság!) Beszerzési források lehetnek: termelő, nagykereskedő, kiskereskedő A szállítópartnerek kiválasztásánál ajánlatos figyelembe venni az alábbiakat: az előállítás higiéniája Szerződéskötés előtt érdemes a beszállítót meglátogatni, és meggyőződni arról, hogy a gyártó kialakította-e belső minőségbiztosítási rendszerét az előírt engedélyek megléte Meg kell győződni arról is, hogy a termék rendelkezik-e az előírt engedélyekkel, bizonylatokkal, mivel az áruátvétel után már a vendéglátó egység vezetőjét terheli a 3
felelősség. Magyarországon előállított élelmiszer-ipari termékek esetén: Magyarországon élelmiszer-ipari terméket csak engedéllyel rendelkező üzemben állíthatnak elő. A különleges táplálkozási igényeket kielégítő termékek kivételével ezeken a termékeken nem található engedélyezési szám, azonban a termelő minden termékről köteles gyártmánylapot készíteni, és azt hatósági ellenőrzés során bemutatni. Különleges táplálkozási igényeket kielégítő élelmiszerek (pl. vitaminok, ásványi anyaggal dúsított, diétás élelmiszerek, táplálék-kiegészítők) gyártását az OÉTI = Országos Élelmezés- és Táplálkozástudományi Intézet (korábban OTH = Országos Tisztiorvosi Hivatal) engedélyezi, és fel kell rajtuk tüntetni a gyártási engedély számát (OÉTI-szám, illetve OTH-szám). Import élelmiszerek: Jelenleg a külföldről behozott élelmiszerek, italok, fűszerek közül csak a különleges táplálkozási igényt kielégítő termékek esetén szükséges a magyarországi kereskedelmi forgalomba hozatalhoz előzetes egészségügyi megfelelőségi vizsgálat és annak igazolása. Az importőr a behozni kívánt termékből mintát köteles bevinni az OÉTI-be, mivel a kiszállítás és értékesítés kizárólag OÉTI-szakvélemény birtokában kezdhető meg. Egyéb élelmiszerek esetében az egészségügyi és minőségi megfelelőség bizonyítása az importálót terheli, aki az importált termékeket köteles rendszeresen vizsgálni vagy vizsgáltatni, és a nyomon követhetőség érdekében a beérkezett és kiszállított termékekről nyilvántartást vezetni. Az import élelmiszereket csak magyar nyelvű tájékoztató címkével lehet forgalomba hozni. Egyé előírások: tőkehús, vágott baromfi esetén a vevő elkérheti a hatósági állatorvosi húsvizsgálatbizonylatot zöldségek, gyümölcsök esetén permetezési napló bemutatását, az élelmezésegészségügyi várakozási idő igazolását kérheti a termelőtől termesztet gomba esetén számla vagy termesztő igazolás szükséges, vadon termű gomba esetén pedig tételes gombaszakértői igazolás nyers tej forgalmazásához pedig külön állatorvosi és közegészségügyi hozzájárulás szükséges gazdasági szempontok partner megbízhatósága, eddigi együttműködés tapasztalatai áruátvétel tapasztalatai, mennyiségi, minőségi kifogások előfordulása partneri kapcsolat szintje (mióta működnek együtt a felek, hajlandó-e a beszállító rendkívüli esetben is kisegíteni a vállalkozást) a szállító választéka (biztosítani tudja-e egy szállító a teljes kínálatot vagy több szállítópartnerre lesz szüksége az üzletnek) 4
Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: 1464-06 Előkészítés Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: 1464-06/1 Gazdálkodási számítások, veszteségszámítás, kapacitásszámítás 3. b) Egy vendéglátó üzlet 2007. május havi átlagkészlete 740 E Ft, a havi ELÁBÉ 9250 ezer Ft. Hányszor fordult meg az átlagkészlet és hány napig volt elegendő? A vizsgált időszakban az eladott áruk nettó beszerzési értéke 9 250 E Ft volt, vagyis ennyi volt az időszak alatt értékesített áruk beszerzési értéke. A hónap során az átlagkészlet nagysága 740 E Ft volt, ami azt jelenti, hogy átlagosan ennyi készletett tartottak az üzletben. A készletgazdálkodás vizsgálatára alapvetően két mutató szolgál, a forgási sebesség fordulatokban és a forgási sebesség napokban. A forgási sebesség fordulatokban azt fejezi ki, hogy az átlagkészlet értékét hányszor tudták értékesíteni az adott időszakban, vagyis az átlagkészlet hányszor fordult meg. Fsf = ELÁBÉ / átlagkészlet = 9250 E Ft / 740 E Ft = 12,5 fordulat A forgási sebesség napokban azt mutatja meg, hogy az átlagkészlet értéke átlagosan hány napig volt elegendő a vizsgált időszakban. Ezt úgy tudjuk megállapítani, ha kiszámítjuk a napi átlagos értékesítést, majd pedig az átlagkészletünket elosztjuk ezzel a napi átlagos értékesítéssel. A napi átlagos értékesítést úgy tudjuk meghatározni, hogy az időszak összes értékesítését (ELÁBÉ) elosztjuk az időszak napjainak számával. Mivel tudjuk, hogy a vizsgált időszak 2007. május, így a vizsgált időszak napjait is ismerjük: 31 nap. Fsn = átlagkészlet / (ELÁBÉ/időszak napjainak száma) = = (átlagkészlet / ELÁBÉ) x időszak napjainak száma = = (740 E Ft / 9250 E Ft) x 31 nap = 2,48 nap A kapott eredmények azt jelentik, hogy 2007. májusban az átlagkészlet 2,48 napig volt elegendő, így összesen 12,5-szer fordult, azaz cserélődött a hónap során. 5
ÉRTÉKELŐLAP: A vizsgázó neve:... Értékelő lap 3. a) Ön egy vendéglátó vállalkozást vezet, és most vett fel egy üzletvezető helyettest. Mondja el neki, hogy Ön hogyan szervezi az árubeszerzést, milyen szempontok szerint értékeli a szállítókat és beszéljen neki a szállítási szerződésről! b) Egy vendéglátó üzlet 2007. május havi átlagkészlete 740 E Ft, a havi ELÁBÉ 9 250 ezer Ft. Hányszor fordult meg az átlagkészlet és hány napig volt elegendő? Típus Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Hozzárendelt kompetenciák az információtartalom vázlata alapján Maximum A Áruszükségleti terv, árufedezet, beszerzési formák 40 A Raktározás és készletgazdálkodás 30 Szint Szakmai készségek a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Maximum 3 Elemi számolási készség 5 5 Mennyiségérzék 5 4 Szakmai nyelvű beszédkészség 10 Összesen 90 Egyéb kompetenciák a szakmai és Maximum vizsgakövetelmény szerint Személyes Szervezőkészség 3 Társas Határozottság 3 Emlékezőképesség (ismeretmegőrzés) Módszer Tervezési képesség 4 Rendszerben való gondolkodás Összesen 10 Mindösszesen 100 Pontszámok Elért Elért Elért. dátum... aláírás 6