Selejtezés és levéltári iratátadás Nagy Szabolcs
Selejtezés-levéltári iratátadás A két fogalom a gyakorlatban egymással szorosan összefügg! Céljuk: Az irattár tehermentesítése, s ezáltal hozzájárulás a maradandó értékű iratok biztos megőrzéséhez. A selejtezhetőség-átadhatóság megállapításának legfontosabb szempontjai (az irat haszna ): jogbiztosítás, ügyintézés.
Közös követelmények: Mindig az irat keletkezésekor hatályos irattári terv szerint kell az iratokat kezelni! Bármely fél irat visszatartási szándéka esetén sem szabad átminősíteni az iratokat. A helyes tételbe sorolást minden mozzanatnál ellenőrizni, az esetleges hibákat javítani kell!
Selejtezés Célja: A selejtezhető iratok körének megállapítása lejárt őrzési idejű iratok kiválogatása (hogy ne foglalják a helyet ) Fontos alapvetések: Az őrzési időt mindig az utolsó lezárt évtől számítjuk. Nem lehet automatizmus, mindig együtt kell járnia az iratok tételbe sorolásának felülvizsgálatával! (Selejtezési idő megállapításának célja (az irat haszna!)
Menete: 1. Iratok kiemelése. (Előírásszerű irattárban könnyebb.) (Őrzési idők lejtője!) 2. Írásbeli felsorolása. Követelmények:» Tétel szint, azon belül nem követelmény.» 2 példány.» Rendezettség, ne legyen külön minden év, irattípus.» Jegyzék a fontos, nem a jegyzőkönyv!» irat_selejtezes 2013.doc 3. Iratok kivezetése a nyilvántartásból. (Elektronikus iktatókönyv kinyomtatása esetén probléma.) 4. Levéltári jóváhagyás esetén az iratok megsemmisítése.
A levéltári selejtezés ellenőrzés, jóváhagyás: 3 (4) féle kimenet: 1. semmit bélyegző, 2. visszatartás ( egy csillagos ) bélyegző, (3.) újraselejteztetés ( két csillagos bélyegző, 4. visszaküldés érdemi munka nélkül és/vagy ellenőrzés. Ezután megsemmisítés. Ne maradjon ott! Lehetőség van visszatartani, ekkor külön jegyzéket kell készíteni! Gyakoriság:» Egyéni szint, túl gyakran nem érdemes, elhanyagolni pláne nem! Ideális 1-5 évente.
Iratátadás: Mit kell átadni: 15 évvel a keletkezés után, a levéltár által selejtből visszatartott, + a 15 év után levéltárba adandó nem selejtezhető iratokat, illetve a lejárt őrzési idejű hosszabb idő után levéltárba adandókat. HN megjelölés kérdése!
Jogszabály támasztotta követelmények: 335/2005: 65. (1) az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomagstb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket a levéltárral egyeztetett módon elektronikus formában is át kell adni.
Ezekkel kapcsolatos fontos gyakorlati észrevételek: Minden az irattári tervben feltüntetett érintett irat be kell, hogy kerüljön: Iktatókönyv (elektronikus formában is) képviselőtestületi jkv, stb HN és hosszú lejáratú viszont nem! Teljes körűnek kell lennie, nem maradhat ki semmi! Köztes évek Egyes osztályok iratai, stb
Menete: Előkészítés, lista készítése, elektronikus eljuttatása a levéltárba. Esetleges hibák javítása, időpont egyeztetés. Átvétel a levéltár épületében (Pápa- Veszprém) (savmentes papír doboz), tételszintű jegyzék: (Lista) doboz szinten, évek és iratok szerint. Iratátadási Jegyzék 1987-1997 (2).doc Amennyiben több osztály/iktatási hely van, különüljön el, több szerv esetén külön lista!
Csomagolás: Ami befér, dobozba (0,12 belméret, A4) Könyv, stb madzagolva/darabonként. Folyamatos sorszámozás szervenként! Doboz rövid oldalára csak egy ceruzás számozás, ha több sorozat, akkor valami egyéb megkülönbözetés is. Gyakoriság: Lásd mint a selejtezés. Elméletileg mindenhonnan bent kellene lenni 1997-ig!