APEH járulékösszesítés Felhasználói dokumentáció verzió 2.3.

APEH járulékösszesítés Felhasználói dokumentáció verzió 2.3. Budapest, 2007.

Változáskezelés Verzió Dátum Változás Pont Cím Oldal 2.2. 2006.09.19. 1.3. 0608 Járulékok (11250) 5, 6. 2.2. 2006.09.19. 1.4. 0608 járulékösszesítés (11300) 7. 2.2. 2006.09.19. 1.5. Neptun.NET export állomány 8. 2.2. 2006.09.19. 1.6. Hibajavító állomány készítése 11. 2.2. 2006.09.19. 1.7 Javító állomány készítése 11. 2.3 2007.12.06. 2. Pénzügyi kódok konfigurálása 4. Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 2 / 12

Tartalomjegyzék 1. Bevezető... 4 2. Pénzügyi kódok konfigurálása... 4 3. APEH járulékösszesítés... 5 3.1. Járulék import... 5 3.2. APEH járulékok... 6 3.3. APEH járulékösszesítés... 7 3.3.1. Neptun.Net export állomány... 8 3.4. APEH Állományok listája... 9 3.5. Hibajavító állomány készítése... 11 3.6. Javító állomány készítése... 12 Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 3 / 12

1. Bevezető Az APEH által megkövetelt (2005. 05. 12. -től) havi bevallás karbantartását és elkészítését az SDA Stúdió Kft. által fejlesztett Neptun.Net rendszer elvégzi azon hallgatókra, akik csak és kizárólag ösztöndíj jellegű juttatást kaptak a felsőoktatási intézménytől. Azon hallgatókra, akik egyéb, a felsőoktatási intézmény által biztosított jövedelemre is szert tesznek, az intézmény által használt bérszámfejtő rendszerből kell elkészíteni ezt a bevallást. A Neptun.Net és a felsőoktatási intézmények által használt bérszámfejtő rendszer közötti adatkommunikáció szabványosítását megkönnyítendő, elkészítettük a Neptun.Net rendszer által várt és küldött adatállományok specifikációját. 2. Pénzügyi kódok konfigurálása A Pénzügyek (78600) / Kifizetési jogcímek (279000) / Kifizetési pénzügyi kódok (279200) felületen van lehetőség az adott pénzügyi kódon történő kifizetések beállítására, hogy azok az állomány melyik sorába kerüljenek. A pénzügyi kódok beállítását a Szerkeszt, és a beállítás után a Mentés gombra kattintva kell elvégezni. Pénzügyi kódok beállítása A beállítások elvégzése után a rendszerben kezdeményezett kifizetéseket a program automatikusan a beállított sorokra fogja összesíteni. Az analitikus sorokat az APEH járulékok (11250) az összesített sorokat az APEH járulékösszesítés (11300) felületeken tekinthetjük meg. Az APEH által előírt kitöltésről pontos információt az "APEH Járulékok" linken olvashat. Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 4 / 12

3. APEH járulékösszesítés A Pénzügyek (78600) menüpontból indulva az APEH járulékösszesítés (11200) összefoglaló menüpont alatt találjuk a havi bevallás karbantartására és elkészítésére szolgáló felületeket. APEH járulékösszesítés felületei 3.1. Járulék import A Járulék import (11350) felületen kerül be az az állomány, amely a bérszámfejtő rendszerből azon hallgatók adóazonosító jelét és születési idejét tartalmazza, akiknek az ösztöndíjon felül a felsőoktatási intézmény egyéb juttatásokat is adott (pl. demonstrátori díj stb.). Az állomány a Microsoft Excel által készített szabványos.xls állomány. Az első munkalapon a következő három mező kitöltését kérjük: TAXNUMBER BORNDATE Név 8397732365 1976.11.23 Teszt Elek 8400814185 1984.06.17 Semmi Áron Amelyek a következő értékek: Adóazonosító jele Születési dátum (yyyy.hh.nn) Név (azonosító) 8397732365 1976.11.23 Teszt Elek 8400814185 1984.06.17 Semmi Áron Az adóazonosító jel és a születési dátum kitöltése kötelező, míg a Név opcionális. A Neptun.Net rendszerben az adott évre vonatkozólag minden bejegyzés csak egyszer szerepel. (Havi feladás esetén a létező rekordokat a rendszer megtartja, és csak az új rekordokat szúrja be.) Az állomány beolvasására az Import gomb segítségével van lehetőségünk. A beolvasás után a képernyő felső részén megjelennek a beolvasott sorok. Automatikusan töltődik a Létrehozás dátuma, az Érvényesség kezdete, illetve a Létrehozó mezők értéke. Az egyes sorok megváltoztatására is lehetőséget ad a rendszer. A Szerkeszt gomb megnyomása után felülírhatóak a dátumok, ha szükséges, az adószám, illetve az Aktív jelölőnégyzetből a pipát kiszedve, automatikusan töltődik az érvényesség vége. Ebben az esetben a program ettől a dátumtól kezdve nem figyeli az adott sort. Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 5 / 12

Járulék import A Neptun.Net rendszerben lehetőség van a kézi tételérvénytelenítésre: a Hozzáad gomb megnyomása után egyenként is vihetünk fel tételeket a rendszerbe. 3.2. APEH járulékok Az APEH járulékok (11250) menüponton megjelenítjük az összes olyan tételt, amely a GIRO állományokban szerepel, illetve lehetőséget biztosít olyan tételek rögzítésére, amelyek nem a Neptun.Net programon keresztül kerültek kifizetésre. A program akkor teszi be a járulékok közé a GIRO állomány sorait, amikor valamelyik Kifizetési lista szűrés alapján felületen megadjuk a banki dátumot! Azok a sorok, amelyeknél megadtuk, hogy a bank által visszautasításra kerültek, és a tételek státusza Visszautasítva lesz, nem kerülnek be a járulékok közé. Arról, hogy egy adott sor hogyan került a rendszerbe, az Adat a Neptunból jelölőnégyzet tájékoztat. A rendszerből bekerült soroknál a jelölőnégyzet alapértelmezetten bepipált állapotú. Ha új adatot viszünk fel, vagy a meglévőt szerkesztjük, ez automatikusan törlődik. Szerkesztéssel ( Szerkeszt gomb) felülírhatjuk az GIRO-ból átkerült összeget, adózási évet, hónapot. Hozzáadással új sorokat vihetünk fel a rendszerbe. Ebben az esetben a Hozzáad gomb megnyomása után a Hallgató hozzáadása gomb segítségével rendeljük a sorhoz az adott hallgatót. Töltsük ki az Adózási év -et, az Adózási hónap -ot, illetve a kifizetett Összeg - et. Erre akkor van szükségünk, ha az adott hallgatónak van olyan kifizetése, amely nem a Neptun.Net pénzügyi rendszerén keresztül történt. Minden tételnél, amely a GIRO állományból kerül át a felületre, alapértelmezetten bepipált a A tétel érvényes és postázható jelölőnégyzet. Amennyiben egy hallgatónak van olyan ösztöndíja, amelynek kifizetése kezdeményezésre került (bekerült a GIRO állományba), de valamilyen oknál fogva (pl. rossz vagy hiányzó bankszámlaszám) nem került kifizetésre, és erről az intézmény pénzügyi rendszerétől értesítést kaptunk, A tétel érvényes és postázható Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 6 / 12

jelölőnégyzetből vegyük ki a pipát, ezzel a kiválasztott tétel nem kerül be a feladandó járulékösszesítésbe. Ha egy tételnél a jelölőnégyzetből kivesszük a pipát, az sehol máshol nem jelenik meg, a kifizetési állományra nincs hatással, vagyis a tétel státusza a kifizetéseknél Teljesített marad. APEH járulékok 3.3. APEH járulékösszesítés Az APEH járulékösszesítés (11300) menüponton készíthetjük el az export állományt. Fent az összesített tételeket jelenítjük meg, hallgató-soronként. Az összesítéshez kattintsunk az Adózási év legördülő listára, ahol a naptárnavigátor segítségével válasszuk ki a kívánt napot. Ezzel a program eldönti, hogy melyik állományba helyezi az adott tételt: Ha a kiválasztott dátum 2006.01. 01 és 2006. 03. 31. közé esik, akkor a dátum kezdő időpontja 2006.01.01. a záró időpontja pedig: 2006.03.31. Ha a kiválasztott időpont 2006.03.31. utáni időpont, akkor a kiválasztott év/hónap első és utolsó napját adja meg kezdő és záró dátumnak. Ezzel kitöltődik az Adózási év és az Adózási hónap. Ezután nyomjuk meg a 0608 járulékok összesítése gombot. Ezzel a rendszer összesíti hallgatónként az adott hónapban kifizetett ösztöndíjakat. Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 7 / 12

APEH járulékösszesítés Amennyiben az intézmény adatai hiányosak, a program nem készíti el az összesítést. Ezek a kötelező adatok a számlázási cím és adószám, melyeket a Szervezeti egységek (28000) felületen, a legfelsőbb szervezeti egységet kiválasztva a Címek, illetve az Adózási adatok füleken adhatunk meg. 3.3.1. Neptun.Net export állomány A Neptun.Net rendszer két APEH bevallás típusú állományt hoz létre: Csak ösztöndíjjal rendelkező hallgatók listája, Ösztöndíjat, és egyéb juttatásokat is kapó hallgatók listája. Mindkét állomány az APEH által kiadott végleges formátum szerinti struktúrával rendelkezik. Azokat az elemeket, amelyről nem tud a Neptun.Net információt szolgáltatni, illetve az értéke 0 vagy üres mező lenne, nem írja bele az XML állományba. Azon mezők, amelyek kötelezőek, illetve tartalommal rendelkeznek, az APEH által definiált szabványok alapján belekerül az XML állományba. Az első állományba csak azon hallgatók adatai kerülnek bele, akiknek a Neptun.Net rendszerben a megadott időintervallumban volt ösztöndíjuk, de nincsenek benne a bérszámfejtő rendszer által adott import állományban. A második állományba csak azon hallgatók kerülnek bele, akiknek a Neptun.Net rendszerben, a megadott időintervallumban volt ösztöndíjuk, és a bérszámfejtő exportjában is szerepeltek. Ezen állományból tudja a bérszámfejtő program feldolgozni a hallgatók Neptun.Net ből jövő ösztöndíjait. Az APEH felé egy XML állomány beadása szükséges, ezért a Neptun.Net ből, illetve a bérszámfejtő rendszerből jövő XML adatokat össze kell fűzni, az esetleges duplikálódásokat ki kell szűrni. Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 8 / 12

Javasolt, hogy a két állomány összeszerkesztését (MERGE) a bérszámfejtő program végezze el! Az export állományt a következőképpen állíthatjuk elő: az Adózási év legördülő listára, kattintunk, ahol a naptárnavigátor segítségével kiválasztjuk a kívánt napot. Ezzel kitöltődik az Adózási év és az Adózási hónap. Ezután bepipáljuk az Az XML generálása is megtörténjen? jelölőnégyzetet, majd megnyomjuk a 0608 járulékok összesítése gombot. Létrejön a két xml, amelyet tetszőleges helyre menthetünk. Ha Az XML generálása is megtörténjen? jelölőnégyzetben nincs pipa, akkor elkészül egy összesítés, de az XML állomány nem jön létre! A program két karakter kódlap móddal tudja elkészíteni a szükséges XML t. Az egyik a széles körben elterjedt UTF-8, a másik pedig a Microsoft Windows saját formátuma a Windows-1250. Ha a Windows kódlappal készüljön el az XML mező be van jelölve, akkor a program a Windows-1250, míg ha nincs bejelölve, akkor az UTF-8 karakter kódlappal hozza létre az állományt. Átmeneti ideig javasolt a Windows-1250 használata, mert az UTF-8 formátumra az ügyfélkapun történő beküldés során hibát jelezhet! A Státusz azt mutatja, hogy melyik folyamat indult el. Öt fő folyamat van: 1. Állomány kijelölése (hova legyen mentve) 2. Pénzügyi rendszer felé XML generálása 3. Pénzügyi rendszer fele elkészült XML formázása 4. Intézményi XML generálása 5. Intézményi XML formázása 3.4. APEH Állományok listája Amennyiben a bérszámfejtő rendszer valamilyen oknál fogva nem készíti el a két adatsor összevonását, úgy a Neptun.Net az APEH Állományok listája (11400) a felületen biztosít erre lehetőséget. A fenti listában válasszuk ki a megfelelő Neptun.Net által létrehozott állomány. Nyomjuk meg a Bér jellegű XML betöltése gombot. APEH állományok listája Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 9 / 12

Válasszuk ki a bérrendszer által előállított XML-t, majd nyomjuk meg a Megnyitás gombot. Bérrendszer által előállított XML megnyitása A következő ablakban nyomjuk meg a Mentés gombot. Ezzel létrejön a két állomány összevonásából keletkezett új XML fájl. (A generált név tartalmazza a létrehozás dátumát, idejét, és az összevonásra utaló M betűt MERGE.) Új XML fájl mentése A Mentés után a program egy nyugtázó üzentet küld: Tájékoztató üzenet Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 10 / 12

A két fájl összevonásánál ügyeljünk arra, hogy a program a gazdasági rendszerből érkezett adatokat tekinti elsődlegesnek. Tehát ha egy hallgató mindkét állományban szerepel, akkor a Neptun.Net által készített XML adatait elveszíti a végleges XML. Ez vonatkozik a személyes adatokra (pl. lakcím, adószám), és a juttatásokra is (ha a hallgató ösztöndíja nem került rögzítésre a bérrendszerbe, innen sem kerül be). 3.5. Hibajavító állomány készítése Hibajavító állományt akkor kell készíteni, ha az APEH felszólítja az intézményt a hibás állomány javítására. Ilyenkor a megfelelő javítások elvégzése után, az APEH járulékösszesítés (11300) felületen pipáljuk be a Javító állomány? jelölőnégyzetet, és az ezután aktívvá váló Hibajavító állomány? jelölőnégyzetet, adjuk meg a Vonalkód mezőben az APEH által küldött BAR kódot (hivatkozási számot), és végezzük el elölről az XML generálási folyamatokat. (Dátum megadása/ Az XML generálása is megtörténjen? jelölőnégyzet bepipálása/ 0608 járulékok összesítése gomb megnyomása.) Az elkészült XML-eket végül adjuk fel a bérrendszer felé, vagy az APEH állományok listája (11400) felületen végezzük el újból az állományok összesítését, és a végső állományt adjuk fel újra az APEH felé. Hibajavító állomány készítése Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 11 / 12

3.6. Javító állomány készítése Javító állományt akkor kell készíteni, ha az intézmény (APEH felszólítás nélkül) nem megfelelően adta fel az APEH felé a havi állományt. (Például kimaradtak, vagy hibásan kerültek be tételek.) Ilyenkor a megfelelő javítások elvégzése után (tétel hozzátétel, érvénytelenítés, dátum felülírás) pipáljuk be a Javító állomány? jelölőnégyzetet, aduk meg a Vonalkód mezőben BAR kódot (hivatkozási számot, amely az Ügyfélkapun keresztül megnézhető), és végezzük el elölről az XML generálási folyamatokat. (Dátum megadása/ Az XML generálása is megtörténjen? jelölőnégyzet bepipálása/ 0608 járulékok összesítése gomb megnyomása.) Az elkészült XML-eket végül adjuk fel a bérrendszer felé, vagy az APEH állományok listája (11400) felületen végezzük el újból az állományok összesítését, és a végső állományt adjuk fel újra az APEH felé. Javító állomány készítése Kiadás: 2007.12.06. Verzió: 2.3. Oldalszám: 12 / 12