AZ IMFK OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI

BELSŐ KONTROLLRENDSZER 3. SZ. MELLÉKLETE BUDAPEST FŐVÁROS XIII. KERÜLETI ÖNKORMÁNYZAT INTÉZMÉNYMŰKÖDTETŐ ÉS FENNTATÓ KÖZPONT 1139 Budapest, XIII., Hajdú utca 29. AZ IMFK OSZTÁLYAINAK MUNKAFOLYAMAT ÁBRÁI HATÁLYBA LÉPÉSE: 2013.01.01. JÓVÁHAGYTA: Sebeszta Attila s.k. igazgató 1

TARTALOMJEGYZÉK I. SZÁMVITELI CSOPORT FELADATOK... 4 1.1. KÖLTSÉGVETÉS ELKÉSZÍTÉSE... 4 1.2. IMFK KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉS... 7 1.3. EREDETI ELŐIRÁNYZATOK KÖNYVELÉSE AZ ECOSTAT RENDSZERREL... 8 1.4. ELŐIRÁNYZATOK MÓDOSÍTÁSÁNAK SZABÁLYA... 10 1.4.1. Saját hatáskörbe tartozó előirányzat módosítás... 10 1.4.2. Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítás... 14 1.5. PÉNZTÁR, BANK, HELYESBÍTŐ, ÉS VEGYES FELADÁSOK KÖNYVELÉSE... 17 1.6. SZEMÉLYI JUTTATÁSOK KÖNYVELÉSE... 18 1.7. HAVI ZÁRÁS FOLYAMATA... 19 1.8. IDŐKÖZI KÖLTSÉGVETÉSI JELENTÉS ÉS MÉRLEGJELENTÉS KÉSZÍTÉSE ( NEGYEDÉVES)... 21 1.9. BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSÉNEK FOLYAMATA... 24 1.9.1. Kormányrendeletek és módosításaik szerinti beszámoló... 24 1.9.2.Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti beszámoltatás az intézményekről 27 Pénzügyi csoport... 29 1.10. TÁRGYI ESZKÖZÖK BEVÉTELEZÉSE... 30 1.11. LELTÁROZÁS... 31 1.12. SELEJTEZÉS... 32 1. 13. ANYAGBESZERZÉS... 33 1. 14. NEGYEDÉVES ZÁRLATI FELADATOK, ÉS JELENTÉSI KÖTELEZETTSÉGEK AZ... 34 II. PÉNZÜGYI CSOPORT FELADATOK... 35 2.1. LIKVIDITÁSI TERV... 35 2.2. BANKI FORGALOM... 36 2. 3. KIMENŐ SZÁMLÁK... 38 2.4. PÉNZFELVÉTEL BANKBÓL... 40 2. 5. ELŐLEG FELVÉTEL... 41 2.6. ILLETMÉNY ELŐLEG... 42 2.7. ELSZÁMOLÁS AZ ELŐLEGGEL... 43 2.8. PÉNZTÁRZÁRÁS... 44 2.9. PÁLYÁZATI ANYAG TOVÁBBÍTÁSA... 45 2.10. ÜZEMANYAG ELSZÁMOLÁS... 46 2.11. KÖZLEKEDÉSI KÖLTSÉG... 46 2.12. KÉSZPÉNZES SZÁMLA KIFIZETÉSE... 46 2.13. ÉLELMEZÉS ELSZÁMOLÁSA... 47 A. OKTATÁSI ÁGAZAT ÉLELMEZÉSE... 47 B. SZOCIÁLIS ÁGAZAT ÉLELMEZÉSE... 48 2.14. ADÓALANYI FELADATOK ELLÁTÁSA... 49 2.15. KÁRESEMÉNYEK BEJELENTÉSE, ELSZÁMOLÁSA... 50 2.16. JOGI SZOLGÁLTATÁS IGÉNYBEVÉTELE... 51 2.17. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSA... 52 2

III. BÉR ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT FELADATOK... 54 3.1. HÓ KÖZI ILLETMÉNYEK SZÁMFEJTÉSE... 54 3.2. A HAVI ILLETMÉNYEK SZÁMFEJTÉSÉNEK ÖSSZEHANGOLÁSA A KÖZPONTOSÍTOTT ILLETMÉNYSZÁMFEJTŐ HELLYEL... 55 3.3. MUNKAÜGYI FELADATOK... 56 A. FELVÉTELI ELJÁRÁS... 56 B. JOGVISZONY MEGSZÜNTETÉSI ELJÁRÁS... 56 3.4. NYENYI LAPOK ELKÉSZÍTÉSE ÉS TOVÁBBÍTÁSA JOGSZABÁLYBAN MEGHATÁROZOTTAK SZERINT.... 56 3.5. OEP JELENTÉS A BIZTOSÍTOTTAKRÓL JOGSZABÁLYBAN MEGHATÁROZOTTAK SZERINT.... 56 3.6. ERZSÉBET UTALVÁNYOK MEGRENDELÉSE... 57 IV. INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY FELADATOK... 58 4.1. INTÉZMÉNYI RENDSZEREK KIÉPÍTÉSE... 58 4.2. RENDSZEREKBEN ÉSZLELT HIBÁK JAVÍTÁSA... 63 4.3. INFORMATIKAI BESZERZÉSEK ÚJ ESZKÖZÖK ÜZEMBE HELYEZÉSE... 68 V. INTÉZMÉNYÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY FELADATOK... 70 5.1. KÖZREMŰKÖDÉS AZ OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK MŰKÖDTETŐI KÖLTSÉGVETÉSÉNEK ÉVES ÖSSZEÁLLÍTÁSÁBAN... 70 5.2. OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGEINEK KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁSA... 71 5.3. OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGVETÉSI BEVÉTELEK: INTÉZMÉNY-BÉRBEADÁSA... 72 5.4. KÖZREMŰKÖDÉS AZ OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK ÉVKÖZI MUNKAERŐ- ÉS BÉRGAZDÁLKODÁSBAN... 73 5.5. OKTATÁSI INTÉZMÉNYEK ÜZEMELTETÉSÉVEL KAPCSOLATOS ADATSZOLGÁLTATÁS... 74 3

I. SZÁMVITELI CSOPORT Feladatok Intézmények IMFK Számviteli csoport Bér- és Munkaügyi csoport Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály 1.1. Költségvetés elkészítése Intézményi elemi költségvetések átadása elektronikusan ECOSTAT programban és papíron Elemi költségvetés átadása Elemi költségvetések ellenőrzése összesítők szerint Címrend szerinti összesítő ellenőrzése Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetéshez A költségvetéshez szükséges űrlapok 34-es, 36-os űrlapok átadása Képviselő Testület által jóváhagyott költségvetés átadása Javítás, kiegészítés, a javított példány ismételt megküldése Eltérés megállapítása Javítás, kiegészítés nincs van Javítás, kiegészítés kérés 1 4

Intézmények IMFK Számviteli csoport Bér- és Munkaügyi csoport Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály 1 A javított költségvetések és táblák ismételt ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez Költségvetés jóváhagyása és rögzítése az ECOSTAT programba Feladatmutatók beküldése és létszámadatok beküldése Intézményi költségvetések elkészítése a KGR rendszerben, hiányzó adatok és űrlapok pótlása, ellenőrzése a jóváhagyott költségvetéshez Eltérés megállapítása nincs van Hiba megállapítása javítása Listázás 2 5

Intézmények IMFK Számviteli csoport MÁK IMFK költségvetés aláírása 3 példányban 2 Aláírás 4 példányban, 3 példányt visszaküldeni a IMFK-ba Aláírásra kiküldés az intézmények felé Aláírt költségvetés 1 példányának beküldése a MÁK-hoz, 1 példányának beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példányának elhelyezése az IMFK irattárában Költségvetések átvétele Az aláírt költségvetések jóváhagyása, feladása a KGR rendszerben 6

Bér- és Munkaügyi Számviteli Közszolgáltató Pénzügyi Intézmény-üzemeltetési Igazgató Polgármesteri Hivatal csoport csoport Zrt. csoport osztály Pénzügyi osztály 1.2. IMFK költségvetés készítés Bér jellegű kiadások és járulékok tervezése Beszerzések előirányzatának tervezése Karbantartások és energia előirányzatok tervezése Szolgáltatási szerződések előirányzatának tervezése Működési helyek üzemeltetési előirányzatának tervezése Komplett költségvetés összeállítása, ellenőrzése, szöveges indoklás Jóváhagyás Jóváhagyott költségvetés könyvelése Bizottsági és testületi előterjesztés illetve jóváhagyás 7

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 1.3. Eredeti előirányzatok könyvelése az ECOSTAT rendszerrel Eredeti előirányzatok átemelése az ECOSTAT Költségvetés tervező modulból a Főkönyvi modulba Eredeti előirányzatok könyvelése Címrend szerinti listázás Ellenőrzés költségvetéshez program hiba miatt 4 5 5 8

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 4 5 nincs Eltérés okának megállapítása van Javítás meghatározása, program hiba elhárítása Intézmények részére Igazgató és osztályok részére Könyvelt előirányzatok, pénzforgalmi adatok közlése Osztály részére Dokumentációk irattározása 9

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 1.4. Előirányzatok módosításának szabálya Saját hatáskörbe tartozó előirányzatmódosítás szabályainak meghatározása Előirányzatmódosítás szabályai Intézmények részére szabályok ismertetése Osztályok Változások átvezetése Szabályok kiküldése 1.4.1. Saját hatáskörbe tartozó előirányzat módosítás Módosítási igény elkészítése Módosítási igény elkészítése Alaki, formai és számszerűség ellenőrzése Javítás Javítás van Eltérés megállapítás 6 10

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 6 nincs Módosítási igény minősítése jelleg szerint I. Bevétel II. Jogcímen belüli Jogcímek közötti III. I. Bevételek kiadások vizsgálata, minősítése II. III. Javítás Javítás Eltérés megállapítása van nincs Módosító lapok elkészítése (állólap) Beküldés, átvétel Javítás, módosítás Javítás, módosítás 7 Kiemelt címen belüliség ellenőrzése 8 11

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztályok osztály 7 8 Címek közötti módosítás ellenőrzése Módosító lapok elkészítése (Állólap) Módosító lapok pénzügyi osztályra való küldése Képviselő Testületi anyag előkészítéséhez Módosítási igény jóváhagyása ECOSTAT rendszerben Előirányzatok könyvelése Napló nyomtatás, ellenőrzés 9 12

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 9 Intézményi pénzforgalmi adatok nyomtatása Egyeztetés a Testületi anyaggal Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítása Előirányzat változás közlése Bizonylatok lerakása irattárba helyezése 13

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 1.4.2. Irányító szerv hatáskörébe tartozó előirányzat módosítás Előirányzat módosításhoz szükséges célokat meghatározó dokumentáció vizsgálata Önkormányzati Költségvetési Rendelet módosítás átadása Hiányzó dokumentáció meghatározása Dokumentáció megküldése nincs Dokumentáció bekérés van Az előirányzatok rögzítése ECOSTAT rendszerben, és Főkönyvi szám szerinti módosító lap elkészítése 10 14

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi 10 osztály osztály Rögzített előirányzatmódosítások ellenőrzése a beérkezett dokumentációkhoz Eltérés megállapítás nincs van Hiba meghatározás, javítás Előirányzatok jóváhagyása, Könyvelése Pénzforgalmi adatok nyomtatása ellenőrzés előirányzat nyilvántartáshoz 11 15

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 11 Kiértesítő átvétele Előirányzat változás kiértesítő megküldése Bizonylatok lerakása irattárba helyezése 16

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi osztály osztály 1.5. Pénztár, Bank, helyesbítő, és vegyes feladások könyvelése Helyesbítő feladások Bank Pénztár Vegyes, helyesbítő feladás Bizonylatok ellenőrzése rögzítésre előkészítés Rögzítés Napló nyomtatás ellenőrzés: napi pénztárösszesítő napi bankkivonat vegyes és helyesbítő könyvelési feladás bizonylat alapján nincs Eltérés megállapítás van Hiba kijelölés, javítás, kontírozás Könyvelés Dokumentáció lerakása irattárba helyezése 17

Polgármesteri Hivatal Magyar Államkincstár Számviteli csoport Pénzügyi osztály 1.6. Személyi juttatások könyvelése Bérfeladás leporellón, interneten keresztül elektronikus formában Bérfeladás leporellók kinyomtatása, könyvelési anyag összeállítása Ellenőrzés : pénztári kifizetés: számlára utalt összeg nettó finanszírozás alapján nincs Eltérés megállapítása van Eltérés okának megállapítása Egyeztetés, javítás Javítás, kontírozás, rögzítés Könyvelés ECOSTAT rendszerben Dokumentáció lerakása irattárba helyezése 18

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály 1.7. Havi zárás folyamata 1-es számlaosztály egyeztetése analitikával rendezés, könyvelés Pénzügyi csoport Függő, átfutó bevételek - kiadások egyeztetése, rendezése, könyvelése Pénzügyi csoport Továbbszámlázott szolgáltatások egyeztetése, rendezése, könyvelése Támogatás egyeztetés Eltérés megállapítása van Támogatás eltérés okának megállapítása nincs Kontírozás, könyvelés 12 19

Polgármesteri Hivatal Intézmények IMFK Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Pénzügyi Közszolgáltató Zrt. osztály osztály 12 Üzemeltetési helyek Pénzforgalmi jelentések elkészítése pénzforgalmi adatok halmozott összesítőjéből Intézményi, Pénzforgalmi jelentések ellenőrzése, elektronikus beküldése Pénzforgalmi jelentések átvétele Átvétel Bér és Munkaügyi csoport Pénzforgalmi adatok mentése, továbbküldése Pénzforgalmi adatok átvétele Igazgató Listák átvétele Speciális listák mentése, továbbküldése Elküldött dokumentációk archiválása 20

Intézmények IMFK Számviteli csoport 1.8. Időközi költségvetési jelentés és mérlegjelentés készítése ( negyedéves) Raktárkészletek beküldése 2013. 04. 30.-ig Pénzügyi csoport Vevő szállító tartozás, Beérkezett adatok alapján főkönyvi feladás készítése Főkönyvi feladás, kontírozás, rögzítés Könyvelés Ellenőrzés feladás főkönyvi kivonat alapján nincs Eltérés megállapítás van 13 7 Javítás, kontírozás, rögzítés 21

Intézmények IMFK Számviteli csoport 13 7 ECOSTAT rendszerből intézményi mérlegjelentések, költségvetési jelentések kinyomtatása. Azonos tartalmú adatok számszerű egyezőségének vizsgálata és összevetése a pénzforgalmi jelentéssel. Eltérés megállapítása nincs van Javítás módjának meghatározása Mérlegjelentések, költségvetési jelentések beforgatása a KGR rendszerbe és javítása 14 22

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal MÁK Igazgató Pénzügyi osztály 14 Hibaellenőrzés: mérleghez pénzforgalmi jelentéshez nincs Eltérések megállapítása van Javítás az ellenőrző programban Kinyomtatás és az elektronikus portálon keresztüli továbbítás Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése az IMFK-ba Aláírás 3 példányban visszaküldése az IMFK-ba Listázás intézmények részére, kiküldés, aláírása Jelentések átvétele Aláírt dokumentumok 1 példány beküldése a MÁK-ba,1 példány beküldése a Polgármesteri Hivatal felé, 1 példány elhelyezése az IMFK irattárába Jelentések átvétele 23

Intézmények IMFK Számviteli csoport 1.9. Beszámoló készítésének folyamata 1.9.1. Kormányrendeletek és módosításaik szerinti beszámoló Helyesbítő könyvelési feladás Helyesbítő és vegyes könyvelési feladás Zárás előtti főkönyvi kivonatok nyomtatása, ellenőrzése, szükséges könyvelések elvégzése. Pénzforgalmi jelentések, beszámoló táblák kinyomtatása ECOSTAT programból, ellenőrzés főkönyvi kivonatokhoz. Kerekítések meghatározása, előirányzatok egyeztetése. Vagyonkimutatás tábla (38-as) egyeztetése mérlegekhez és főkönyvi kivonatokhoz, kerekítések meghatározása. 15 24

Magyar Államkincstár IMFK Számviteli csoport Intézmények Bér- és Munkaügyi Csoport 15 MÁK: Létszámadatok kérése Kiegészítő melléklet táblák elkészítése, egyeztetése. Intézmények 37-es űrlap megküldése 34, 35, 36-os űrlapok megküldése Táblák betöltése a KGR rendszerbe. Futtatás, ellenőrzés. nincs Hibalista van Hiba meghatározása, javítás. Hibátlan intézményi beszámoló táblák kinyomtatása. Mérlegsoronkénti melléklet elkészítése mérleg alátámasztás. 16 25

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal MÁK Igazgató Pénzügyi osztály 16 Intézményi beszámolók jóváhagyatása Irányító szervvel. (szükséges korrekciók, javítás) Ellenőrzés, jóváhagyás. Intézményi beszámoló táblák esetleges módosítása, tesztelt beszámolók elkészítése Aláírás 4 példányban, 3 példány visszaküldése az IMFK-ba Aláírás 3 példányban Hibátlan intézményi beszámolók kinyomtatása KGR rendszerből, kiküldés aláírásra az intézmények felé, KGR rendszerben a beszámolók jóváhagyása Beszámolók, és mellékletek átvétele Visszaküldött beszámoló: 1 példány továbbküldése a MÁKba, 1 példány továbbküldése a Polgármesteri Hivatal részére, 1 példány elhelyezése az IMFK irattárába Intézményi beszámolók átvétele 26

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal Magyar Államkincstár Pénzügyi osztály 1.9.2.Önkormányzat Képviselő Testület felé címrend szerinti beszámoltatás az intézményekről Intézményi előirányzatok és azok teljesítésének kidolgozása, ellenőrzése, javítás. Időszakok: féléves I-III negyedéves éves Beküldés. Jelentés átvétele Az analitikus nyilvántartás alapján vagyonkimutatás elkészítése, ellenőrzése főkönyvi kivonathoz, beküldés. Időszak: éves Vagyonkimutatás átvétele Létszám adatok Költségvetési rendeletben engedélyezett létszám és az átlagos statisztikai állományi létszám kimutatása, beküldése. Időszak: éves Kimutatás átvétele 17 27

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály 17 Az analitikus nyilvántartás alapján a felhalmozási feladatok teljesüléséről szóló kimutatás elkészítése, ellenőrzése az előirányzatok módosítása és teljesítéshez javítás Időszakok: Féléves I-III negyedéves éves Kimutatás átvétele Pénzforgalmi kimutatások a pénzmaradvány megállapításához táblák elkészítése, ellenőrzése, javítás, beküldés. Időszak: éves Pénzmaradvány jelentés átvétele 18 28

Intézmények IMFK Számviteli csoport Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály 18 Pénzügyi csoport Kötelezettségvállalások Szállítói tartozások Szerződéssel lekötött, áthúzódó kötelezettségek táblák elkészítése, ellenőrzése a kötelezettségvállalásokhoz, pénzmaradványhoz ; javítás, beküldés. Időszak: éves Kötelezettségvállalások átvétele Elkészült táblák és kimutatások alapján szöveges értékelés elkészítése. Időszakok: féléves I-III negyedéves éves Értékelés átvétele Dokumentációk lerakása irattárba helyezése. 29

Intézmények Számviteli csoport Pénzügyi csoport PH. Pénzügyi osztály 1.10. Tárgyi eszközök bevételezése Bevételi bizonylat Vásárolt tárgyi eszközök bevételezése. Átutalásos, készpénzes számlák átvétele Leltárba vétel Könyvelés Átadás, átvétel Átadás-átvételi bizonylat intézmények között Átvezetés az eszköznyilvántartáson. Térítésmentes átadás Ajándék és alapítványi eszköz átadás intézményi értesítő alapján, Beruházásból származó eszközök üzembe helyezési okmány alapján Bevételi bizonylat Ajándékba, alapítványból kapott eszközök bevételezése Könyvelés 30

Intézmények Számviteli csoport Titkárság 1.11. Leltározás Leltározási ütemterv Leltározási ütemterv Leltározási ütemterv Leltározási időpont egyeztetés Visszaigazolás Visszaigazolás Előkészület a leltárra Előkészület a leltárra Intézményi tartós tárgyi eszközök, és kis értékű eszközök listájának, vonalkódok kinyomtatása Előkészület a leltárra Intézményi tartós tárgyi eszközök, és kis értékű eszközök listájának Leltározás KONTROLL Intézmények eszközeinek ellenőrzése az IMFK nyilvántartásával. Leltár kiértékelése, záró egyeztetés Intézményvezető hitelesítése, leltár eltésérjelentés 31

Intézmények Számviteli csoport Szociális és Köznevelési Titkárság osztály 1.12. Selejtezés Selejtezendő eszközöket tartalmazó jegyzőkönyv listájának és javaslatainak beküldése KONTROLL Selejtezendő eszközök egyeztetése Selejtezendő nagy értékű eszközök selejtezési jóváhagyása Iktatása IMFK selejtezési jegyzőkönyv elkészítése Selejtezés engedélyezése az IMFK-nál Selejtezett eszközök megsemmisítése Selejtezett tárgyi eszközök kivezetése a nyilvántartásból 32

Titkárság Számviteli csoport Pénzügyi csoport 1. 13. Anyagbeszerzés IMFK részére Terv szerinti illetve osztályok igényei alapján árajánlat bekérők elkészítése, árajánlatok iktatása, kiértékelése, jóváhagyása az igazgatóval, megrendelés, készpénzigénylés, számlák alapján előleg elszámolás, utalásos számlák igazoltatása, iktatása. Számlák utalása Készpénz felvétel pénztárból. Előleg elszámolás Tárgyi eszköz számlájának kontírozása, bevételezése nyilvántartásba vétele 33

Polgármesteri Hivatal Intézmény Számviteli csoport Közszolgáltató Zrt. 1. 14. Negyedéves zárlati feladatok, és jelentési kötelezettségek az eszköznyilvántartás területén Készletek, értékcsökkenés Analitikus nyilvántartás zárása Pénzforgalmi számlák egyeztetése Tárgyi eszköz értékcsökkenésének elszámolása Intézményi készlet kimutatás 2013. 04.30.-ig Főkönyvi feladás készítése, egyeztetése, könyvelése Beruházás Aktiválás, jegyző könyvek küldése Aktiválás könyvelése Továbbítás a KSH felé. Beruházási statisztika elkészítése, továbbítása a Közszolgáltató Zrt. felé. 34

II. PÉNZÜGYI CSOPORT Feladatok Intézmény IMFK Pénzügyi csoport Polgármesteri Hivatal 2.1. Likviditási terv Pénzellátási igény, állandó illetmény, előleg felvitel, készpénzes számlák, hétvégi hazautazás, munkába járás, nem rendszeres bérek, intézményt érintő átutalásos számlák Egyéb költségek, szolgáltatások tervezése, közüzemi számlák,étkezéses számlák, befizetendő adók közös költség, karbantartási számlák Számviteli csoport beszerzés Bér és Munkaügyi csoport bérjellegű kiadások Heti likvidítási terv készítése címrendenként Átadás minden hét csütörtökig a Polgármesteri Hivatal Pénzügyi osztály számára Pénzügyi rendezés 35

Szállítók Intézmény Titkárság Pénzügyi osztály 2.2. Banki forgalom Számlák postával Számlák (kézben) Bejövő posta érkeztetése, iktatása az ECOSTAT rendszerben Bejövő posta iktatóból történő átvétele Reklamáció, hiányok pótlása Reklamáció, hiányok pótlása Ellenőrzés alakilag, számszakilag, kötelezettségvállaló pénzügyi ellenjegyző ellenőrzése, ECOSTAT programban kötelezettségvállalás elkészítése, gépi nyilvántartás, szerződések, megrendelők nyomon követése Számviteli csoport részére bevételezés céljából ISZO részére Szakmai teljesítés igazolás céljából XIII. ker. Közszolgáltató Zrt. felé Szakmai teljesítés igazolás céljából Üzemeltetési osztály részére Kötelezettségvállalás céljából Utalvány készítése Utalandó tételek rögzítése a terminálon. Aláíratás érvényesítővel, utalványozóval. 1 36

Pénzügyi csoport Számviteli csoport 1 Utalandók listája ellenőrzés Feladás, aláírás Aláírt csomag továbbítása a bank felé Ellenőrzés, hogy minden tétel elfogadásra került - e Banki anyag összeállítása Banki anyag átadása Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 37

Vevők Intézmény Pénzügyi Jogász csoport 2. 3. Kimenő számlák Önköltségszámítás Szerződés kötés Szerződés kötés előkészítése, bérleti szerződés minták alapján Önköltség számítással való egyeztetés után a bérleti szerződések nyilvántartása. Bérleti szerződések tartalmi ellenőrzése Bérbeadás, szolgáltatás, eszközértékesítés Egyéb, Rögzítése ECOSTAT programba Aláírt szerződések, önköltség számítási dokumentumok Kimenő számlák elkészítése bérleti szerződés alapján Számlák cégszerű aláírással való ellátása Átutalásos számla 1. példány Postázás Készpénzes számla eredeti példánya Készpénz fizetés esetén 2. példány a pénztárnak Átutalás esetén : 2.példány Eszközeladás esetén: Számla másolata Bevételi pénztár bizonylat Lefűzés 3-4 példány Követelések előírása 38

Vevők Intézmény Pénzügyi Számviteli csoport csoport Banki bordero Napi bevételek rendszerezése intézményi bankszámlakivonatok alapján, alap-áfa bontása, keretre rendezés A kimenő számla 2. példánya és a bizonylat párosítása, rögzítése a bevételnél. Utalvány készítés Nyilvántartásból kivezetés Napi bank átadása. Rögzítés, könyvelés Egyeztetés számviteli csoporttal Egyeztetés a pénzügyi csoporttal. Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlés Ügyvédi felszólítás Fizetési felszólítás Kamatlevél Egyenlegközlő Ügyvédi felszólítás Postázás Fizetési felszólítás Kamatlevél Ügyvédi felszólítás 39

Intézmény Pénzügyi Pénztár Számviteli csoport csoport 2.4. Pénzfelvétel bankból Készpénz igény Összesítés intézményenként Készpénz igény Készpénzfelvételi utalványok, címletjegyzék Engedélyezők aláírása Készpénz kihozatal Ellenőrzés Bevételi pénztárbizonylatok Összesítés Időszaki pénztárjelentések Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 40

Intézmény Pénzügyi Pénztár IMFK Számviteli csoport Igazgató csoport 2. 5. Előleg felvétel Intézményvezető, üzemeltetési vezető írásos kérelme Kifizetés érvényesítése, utalványozása 300 ezer forint felett IMFK igazgató engedélye Előleg nyilvántartás Kiadási pénztárbizonylat Készpénz átvétel Készpénz kifizetés Időszaki pénztárjelentés Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 41

Intézmény Bér és Munkaügyi Pénztár Pénzügyi Számviteli csoport csoport csoport 2.6. Illetmény előleg Igénylés Ellenőrzés Előkészítés Készpénz átvétele Készpénz kifizetés Időszaki pénztárjelentés Rögzítés, könyvelés Adatszolgáltatás Fizetési előleg hó végi összesítése Adatszolgáltatás 42

Intézmény Pénzügyi Pénztár Titkárság Számviteli csoport csoport 2.7. Elszámolás az előleggel Elszámolás rovatos könyvben, előleg elszámolási lapon számlákkal Kivezetés az előleg nyilvántartásból, pályázatból Előleg elszámolás Utalványkészítés pénztár felé Pénzügyi rendezés Bevételi, kiadási pénztárbizonylat Pénzügyi rendezés Összesítés Időszaki pénztárjelentés Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, 43

Pénzügyi csoport Pénztár 2.8. Pénztárzárás Kiadási pénztárbizonylatok összesítése Bevételi pénztárbizonylatok összesítése Készpénz rovancs intézményi pénztáranként Összesítés intézményenként KONTROLL nem igen Időszaki pénztárjelentések 44

Intézmény Számviteli Pénzügyi Pénztár Bér - Munkaügyi csoport csoport csoport 2.9. Pályázati anyag továbbítása Pályázati anyag továbbítása értesítés Pályázatok nyilvántartása, bonyolítása Utalványok átadása Átkönyvelési bizonylatok átadása Utalvány Átkönyvelési bizonylatok készítése Kifizetés 45

Intézmény Számviteli Gépkocsi előadó Pénzügyi Pénztár Bér - Munkaügyi csoport csoport csoport 2.10. Üzemanyag elszámolás Menetlevél leadás Üzemanyag fogyasztás számolása Ellenőrzés, utalvány készítés Kifizetés 2.11. Közlekedési költség Közlekedési költség elszámolás igény, számla alapján Ellenőrzés, utalvány készítés Rögzítés a KIR rendszerbe 2.12. Készpénzes számla kifizetése Elszámolás számla alapján Utalvány készítés Pénztári rendezés 46

Intézmény Pénzügyi csoport Számviteli csoport Konyha 2.13. Élelmezés elszámolása A. Oktatási ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk Csekk ellenőrzése Adatok számítógépes feldolgozása Pótrendelés és a befizetett csekk bemutatása Pótrendelés ellenőrzése számítógépes feldolgozása Heti megrendelés elkészítése. Analitikus listák lehúzása gépből Heti megrendelés analitikus listáinak elküldése Főkönyvi feladás számlánként Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés Lemondások Adagok lemondása (reggel 8-9 óra között) Analitikus listák lehúzása gépből. Lemondás továbbítása konyhák felé. Lemondások számítógépes listájának elküldése 47 2.

Intézmény Pénzügyi csoport Számviteli csoport Konyha 2. Egyeztetés, ellenőrzés Számla Utalás Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés B. Szociális ágazat élelmezése Étkezést igénylők havi adatai, a térítési díj befizetését igazoló csekk Csekk ellenőrzése Adagok számítógépes feldolgozása Főkönyvi feladás számlánként Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés Egyeztetés, ellenőrzés Számla Utalás Ellenőrzés, kontírozás, rögzítés, könyvelés 48

Intézmények Pénzügyi csoport Bér-és Munkaügyi csoport 2.14. Adóalanyi feladatok ellátása Rehabilitációs hozzájárulás intézményenkénti bevallása Csökkent munkaképességű alkalmazottak jelentése Egyeztetés Átlagos állományi statisztika, havi béradatok Kimutatás összeállítása Kézi, gépi számítások Bevallás kitöltése címrendenként Elektronikus úton elküldése, átutalás az NAV felé ÁFA bevallás Listák elkészítése az ECOSTAT programból címrendenként Egyeztetés Bevallás összeállítása címrendenként Elektronikus úton elküldése, átutalás az NAV felé 49

Intézmények Pénzügyi Számviteli csoport csoport 2.15. Káresemények bejelentése, elszámolása A Polgármesteri Hivatal által a PRO-MIX Brókeren keresztül az UNIQA Biztosítóval kötött szerződés alapján. Értesítés rendőrségi feljelentésről, káreseményről Káresemény bejelentése a PRO-MIX Bróker felé. Káresemény nyilvántartás Kárösszeg beérkezés Beérkezett összeg egyeztetése Intézményvezető, üzemeltetési vezető értesítése Rögzítés, könyvelés 50

Intézmények Jogász Igazgató 2.16. Jogi szolgáltatás igénybevétele Jogi esetek, szerződések, problémák előterjesztése Jogi esetek megvizsgálása, Problémák megoldása, Ügyvédi felszólítások kiküldése Szerződések jogi felülvizsgálata, Peres ügyek Jogi esetek, szerződések, problémák előterjesztése Tájékoztatás Tájékoztatás elküldése Tájékoztatás 51

Pénzügyi csoport Számviteli csoport Pályázók Igazgató Jogász 2.17. Közbeszerzési eljárás lefolytatása Éves közbeszerzési terv elkészítése szolgáltatásokra Éves közbeszerzési terv elkészítése beszerzésekre IMFK weboldalán Közbeszerzési terv megjelenítése Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség Pályázat kiírása Megjelenítési kötelezettség Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése Pályázati anyagok iktatása, jogszabályi ellenőrzése Pályázati anyagok határidőre megküldése 3 4. 52

Pénzügyi csoport Számviteli csoport Pályázók Igazgató Jogász 3 4 Felhívás hiánypótlásra Felhívás hiánypótlásra Hiánypótlás teljesítése Komplett pályázati anyagok elbírálása Komplett pályázati anyagok elbírálása Felkérés szerződés kötésre Felkérés szerződés kötésre Értesítés pályázat eredményéről Értesítés pályázat eredményéről, felkérés szerződéstervezet megírására Szerződés tervezet megismerése Szerződés tervezet megismerése Szerződés tervezet Elkészítése, ismertetése Szerződés kötés Pályázat dokumentálása, irattározása, IMFK weboldalán megjelenítése, szerződés nyilvántartása 53

III. BÉR ÉS MUNKAÜGYI CSOPORT Feladatok Intézmény Bér és Munkaügyi Pénzügyi csoport csoport 3.1. Hó közi illetmények számfejtése Intézmények Számfejtési okiratok Értesítés a hiányzó anyagokról Ellenőrzés Nyilvántartásba vétel Hiányok pótlása Rögzítés a számítógépes programba Utazási költségtérítés névszerinti jegyzéke Étkezési jegyek névszerinti jegyzéke Teljes számfejtés bérjegyzékek, összesítők lehúzása Tételes ellenőrzés Bér ellenőr igen Hibás? Nem Fizetési jegyzék átadása Intézményenkénti fizetési jegyzék elkészítése Pénzügyi teljesítés Továbbküldés a MÁK felé interneten keresztül 54

Intézmény Bér és Munkaügyi csoport 3. 2. A havi illetmények számfejtésének összehangolása a központosított illetményszámfejtő hellyel Intézmények Számfejtési okiratok Értesítés a hiányzó anyagokról Ellenőrzés, továbbításra előkészítés Hiányok pótlása Rögzítés a számítógépes programba Küldés a Magyar Államkincstár felé 55

Intézmények Bér és Munkaügyi csoport 3.3. Munkaügyi feladatok A. Felvételi eljárás Szociális ágazat IMFK 2012. július 01-től Közterület-felügyelet Felvételi javaslat Okiratok begyűjtése, ellenőrzése Nyilvántartásba vétel, kinevezés elkészítése Munkáltató általi aláírásra Személyi anyagba történő berakás, illetve továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre. B. Jogviszony megszüntetési eljárás Szociális ágazat IMFK 2012. július 01-től Közterület-felügyelet Elszámoló lap és felmondás Munkáltató aláírása Közalkalmazotti jogviszony megszüntető Továbbítás a MÁK felé papíralapon és interneten keresztül számfejtésre. 3.4. NYENYI lapok elkészítése és továbbítása jogszabályban meghatározottak szerint. 3.5. OEP jelentés a biztosítottakról jogszabályban meghatározottak szerint. 56

Intézmények Bér és Munkaügyi csoport Pénzügyi csoport 3.6. Erzsébet utalványok megrendelése Intézmények lista készítése KONTROLL A beérkezett megrendelés összesítése gazdálkodónként elküldése a Magyar Nemzeti Üdülési Alapítvány internetes oldalán keresztül A számla pénzügyi rendezése Intézményeknek való szétosztása Az utalványok szállítása 57

IV. INFORMATIKAI SZOLGÁLTATÓ OSZTÁLY Feladatok Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4.1. Intézményi rendszerek kiépítése 4. 1. 1. Intézményi hálózati infrastruktúra kialakítás 4. 1. 2. Intézményi szerver infrastruktúra kialakítás 4. 1. 3. Intézményi számítógépek rendszerbe vonása Egyeztetés intézményvezetővel a munka előkészítése Intézményi hálózat kialakítása (Hálózat manegement ügyintézők) Intézményi kiszolgálók rendszerbe állítása (Szerver manegement ügyintézők) Kommunikáció ellenőrzése a központi rendszerekkel Javítás, kiegészítés van 1 4 58

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 1 4 Intézményi számítógépek rendszerbe vonása (Help Desk ügyintézők) Tesztelés (Help Desk ügyintézők) Adatok, működés ellenőrzése (intézményi felhasználó) Hiba van nincs Hiba megállapítás Javítás 3 2 59

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 2 3 Kiváltott rendszer archiválása (Szerver management ügyintézők) Utólagos felhasználói hibajelzés Hiba megállapítás Adatvisszatöltés szükséges Hiba megállapítás Javítás dokumentálás help desk rendszerben Adatvisszatöltés nem szükséges 60

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 1. 4. Intézményi hálózati infrastruktúra ellenőrzése Kommunikáció ellenőrzése Intranet, Internet Hibajavítás Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval Hiba az Internet kapcsolatban Hiba? Hiba Intraneten nincs hiba Dokumentáció elkészítése 61

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 1. 5. Intézményi szerver infrastruktúra ellenőrzése Kommunikáció ellenőrzése központi szerverek, intézmény szerverek között Hibajavítás Hiba? Hiba Dokumentáció elkészítése nincs hiba 62

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4.2. Rendszerekben észlelt hibák javítása 4. 2. 1. Intézményi hálózati hiba javítása Hibakeresés (Hálózat management ügyintézők) Felhasználói hibajelzés Kapcsolatfelvétel szerződött szolgáltatóval Hiba az Internet kapcsolatban Hiba? Hiba Interneten nincs hiba Hibajavítás Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 63

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 2. 2 Intézményi szerver hiba javítása Hibakeresés (szerver management ügyintézők) Felhasználói hibajelzés Hiba? Hiba nincs hiba Hibajavítás Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 64

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 2. 3. Intézményi számítógépek hibáinak javítása Help Desk rendszerben dokumentálás Felhasználói hibajelzés Feladat kiosztás, besorolása Hiba esetén Hibajavítás Ellenőrzés Jóváhagyás esetén Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 65

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 2. 4. Oktatási programcsomag telepítése Egyeztetés Programcsomag ok igénylése Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 66

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 2. 5. Egyéb programcsomag telepítése Programcsomagok igénylése Egyeztetés Telepítés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése Esemény lezárása Help Desk rendszerben 67

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4.3. Informatikai beszerzések új eszközök üzembe helyezése 4. 3. 1. Egyéni informatikai beszerzés szakmai kontrollja Megrendelőlap összeállítás Véleményezés Árajánlatok bekérése Megrendelés Beüzemelés Ellenőrzés Dokumentáció elkészítése 68

Informatikai jegyzői referens Informatikai Szolgáltató Osztály Intézmények 4. 3. 2. Központosított informatikai beszerzés Igények felmérése Műszaki dokumentáció összeállítása Megrendelés központosított közbeszerzésben vagy pályázat kiírása 69

V. INTÉZMÉNYÜZEMELTETÉSI OSZTÁLY Feladatok Intézmény IMFK Intézmény-üzemeltetési IMFK Gazdálkodási üzemeltetési vezetők osztályvezetők osztályvezető 5.1. Közreműködés az oktatási intézmények működtetői költségvetésének éves összeállításában Tervezés, javaslatok elkészítése, megküldése Intézményi egyeztetés, módosítási javaslat, kiegészítés megküldése Egyeztetés van Igényfelmérés kiküldése Eltérés kezelése, nézőpontok, igények egyeztetése nincs Javaslat elkészítése az elemi költségvetéshez, megküldése Meghatározó dokumentumok: Jogszabályok, Önkormányzati döntések, Önkormányzati/ IMFK megállapodások van Eltérés kezelése, nézőpontok, igények egyeztetése nincs Javítás, módosítás, kiegészítés Javaslat elfogadása, visszaigazolása 70

Intézmény IMFK Intézmény-üzemeltetési IMFK Gazdálkodási üzemeltetési vezetők osztályvezetők ügyintéző 5.2.Oktatási intézmények működési költségeinek kötelezettségvállalása Egyeztetés, javítás, módosítás kérése, számla visszaküldése van Ellenőrzés, előírásoktól eltérés kezelése van Számlák aláírásra előkészítése, megküldése Kötelezettségvállalás, aláírt számla megküldése Ellenjegyzés visszaigazolás Számlamásolat irattárba helyezése 71

Intézmény Jogi kontroll IMFK Intézmény-üzemeltetési üzemeltetési vezetők osztályvezetők 5.3. Oktatási intézmények működési költségvetési bevételek: intézmény-bérbeadása Bérleti szerződések elkészítése, jóváhagyásra megküldése Ellenőrzés, előírásoktól eltérés kezelése van Ellenőrzés, előírásoktól eltérés kezelése van Egyeztetés, javítás, módosítás, szerződés visszaküldése van nincs Tudomásulvétel Elutasítás Szerződés jóváhagyása Szerződés irattárba helyezése IMFK Titkárság ügykezelése, szerződés visszaküldése 72

Intézmény IMFK Intézmény-üzemeltetési IMFK Gazdálkodási osztály üzemeltetési vezetők osztályvezetők Bér- és munkaügyi csoportvezető 5.4.Közreműködés az oktatási intézmények évközi munkaerő- és bérgazdálkodásban Javaslat, kérelem egyeztetése, megküldése van Ellenőrzés, eltérő nézőpontok, igények egyeztetése, megfelelőségi kontroll Szükség esetén egyeztetés Egyeztetés, javítás, módosítás megküldése Tudomásulvétel van Elutasítás, tájékoztatás nincs Okirat elkészítése Jóváhagyás, okirat továbbítása Visszaigazolás 73

Intézmény IMFK Intézmény-üzemeltetési Döntéshozás üzemeltetési vezetők osztályvezetők Önkormányzat/IMFK Igazgató 5.5.Oktatási intézmények üzemeltetésével kapcsolatos adatszolgáltatás Adatszolgáltatás kérése, kiküldése Adatok megküldése Egyeztetés, javítás, módosítás megküldése van Megfelelőségi ellenőrzés, eltérések, hibák, hiányosságok kezelése, egyeztetés nincs Kiegészítés Adatbegyűjtés, adatrögzítés, adatelemzés, javaslat készítés, egyeztetés van Megfelelőségi kontroll, észrevétel Módosítás, kiegészítés elkészítése, megküldése Elfogadás, visszaigazolás 74