EVOLUT FELVÁSÁRLÁSI JEGYKÉSZÍTŐ RENDSZER ISMERTETÉSE KEZELŐI LEÍRÁS

Átírás

1 EVOLUT FELVÁSÁRLÁSI JEGYKÉSZÍTŐ RENDSZER ISMERTETÉSE KEZELŐI LEÍRÁS Contorg Kft 2013

2 TARTALOMJEGYZÉK Előszó... 3 A felvásárlási jegykészítő működésének elmélete... 4 A felvásárlási jegykészítés indítása... 5 A főmenü... 5 A törzsadatok... 6 A partnertörzs... 6 A cikktörzs... 8 A felvásárlási jegy-könyvelési napló A kompenzációs felár - áfatörzs Felvásárlási jegykészítés folyamata A felvásárlási jegykészítés lépéseinek ismertetése Készlet bevételezés (raktárra vétel) Felvásárlási jegy készítése Felvásárlási jegy nyomtatása A felvásárlási adatok értékelése Felvásárlási jegynyilvántartás Készpénz kifizetés menete

3 Előszó A Contorg Evolut Pénzügyi és Számviteli Rendszer egyik szolgáltatása az integrált elven működő, őstermelői felvásárlás komplex rendszerben való kezelése. A felvásárlási ügyvitel a készletkezelést, a felvásárlási jegy elkészítését, a hozzá kapcsolódó kompenzációs felár kezelését, annak kimutatását, az MVH számára készítendő őstermelői adatszolgáltatást (területről, terményről, termesztő berendezésekről, az őstermelői adatokról, továbbá a TÉSZ-ek speciális adatszolgáltatásainak kivitelezését biztosítja a kettős könyvelés hagyományos könyvelési rendszerével összekapcsolt működéssel. A program működési területét számtalan törvény, rendelet szabályozza, programunkban ezeknek általános kielégítésére törekedtünk, a minél kisebb kézi munka lehetőségét felkínálva. Eredményes munkát kívánnak Önnek a program készítői. 3

4 A felvásárlási jegykészítő működésének elmélete A felvásárolt termékekkel a felvásárlónak a számviteli törvény szabályai szerint el kell számolnia. Az őstermelő részére kompenzációs felárat kell fizetnie. Az áruérték készpénzben való kifizetését a pénzkezelés szabályai szerint kell elvégeznie. A kompenzációs felárat előzetes áfaként levonhatja, de ennek a bizonylatolásánál az adónyilvántartásokra vonatkozó szigorú szabályok szerinti kell eljárnia. Készletnyilvántartást kell vezetnie, a termékek maradéktalan értékesítése után nem lehet elszámolatlan készlete, s főként nem lehet negatív készlete, mert az egyébként a valóságban sem lehetséges. Ezeknek az életszerű követelménynek oly módon tesz az Evolut program eleget, hogy a felvásárlási jegyet a raktári bevételezési tételből állítja elő, az összes körülményre kiterjedő szabályok betartása mellett. Az alkalmazott megoldásainkkal több elszámolási kötelezettségnél is biztosítandó egyezőséget érünk el, ráadásul, amíg a készletre vételnél még lehetséges a felvásárlási tétel módosítása, addig a felvásárlási jegynél már nem. A rendszer belül azonosítja a felvásárlókat, az őstermelőket, a termékeket, továbbá az egyes beszerzéseket (egységes készletnyilvántartás mellett) pedig képes különböző raktárakra osztani a beszerzési források hozzákapcsolásával. Ezzel a tudásával egyeztetni lehet az egyes felvásárlókat, a terméket beszállító őstermelőket, mérlegelési jegyenként, szállítólevelenként, naponként, termékenként, stb. elrendezéssel. A program sok szempont szerint elvégezhető egyeztetésekre képes, amelyek biztosítják a készletekkel való pontos elszámolást, ellenőrizhetővé teszi a termékek származásának azonosítását, az adóanalitika megbízhatóságát, stb. Tekintettel arra, hogy a feladat kivitelezése integrált környezetben történik a felvásárlási jegykészítés funkciója hatékony, mert a kialakított rendszerben minden művelet, minden bizonylat azonnal a végső, pontos tartalommal, főkönyvi, pénzügyi nyilvántartással egyező módon készül el. Mire elkészül egy felvásárlási jegy, addigra a készlet a raktárban, készletnyilvántartó kartonon szerepel, a felvásárlásból eredő pénzügyi kötelezettség a szállító-nyilvántartásba kerül, az elszámolt kompenzációs felár az áfanyilvántartásban lesz, a könyvelési tételek pedig a főkönyvben, mérlegben is azonnal bekerülnek. Az egész ügyviteli folyamat valós időben kerül minden ponton a jogszabályok szerinti elszámolásra. Az őstermelők felé a vételár kifizetéséhez a program automatizáltan készíti el a pénztár kiadási bizonylatot. A folyamat első lépésétől az utolsóig minden bizonylatolásra kerül, és minden ponton jogszabály által előírt dokumentáltságot biztosít ezáltal megbízható alapot ad minden ellenőrzéshez, egyeztetéshez. 4

5 A felvásárlási jegykészítés indítása Az Evolut program az asztalra települt parancsikonról indul. Erről az ikonról indítható maga a rendszer egy dupla kattintással. Indítás után megjelenik a program főmenüje. A főmenü 1. sor 2. sor 3. sor A főmenü három sorból áll funkcionális szerepük okán. A harmadik ikonsorban, a Készlet [F10] ikonról kezdhető el a felvásárlási jegykészítés. Kattintás, vagy az F10 funkcióbillentyű megnyomása után elindul a készletmozgások bevitele programmodul. Következő lépésként itt új készletmozgás-tételt kell választani, majd meg kell adni, hogy bevételi tételt akarunk rögzíteni. Ennek hatására a számvitel szerinti összes készletnövekedési típus megjelenik, amelyek közül a felvásárlásból származót kell választani. Tehát a folyamat műveletei ikonok és gombok segítségével bemutatva: Ennek a több lépésből álló műveletsorozatnak az a magyarázata, hogy az Evolut program készletmodulja az összes készletmozgás-típust képes kezelni, nem csak a felvásárlásból eredő bevételezéseket. Egy mezőgazdasági termékeket felvásárló cégnél is lehetnek más, kereskedelmi áru, fenntartási anyagok, melyeket készleten kell tartani. 5

6 A bevétel gomb egérrel való megnyomásánál elvégezhető készletnövekedési műveletek. A Bevétel indítható Enter gombbal is. Kezelési tanács: A Felvásárlásból nyomógombhoz a leggyorsabban akkor jutunk el, ha a bevétel gomb megnyomása után egy felfelé nyilat (kurzort) nyomunk, ekkor a program a legutolsó tételhez, vagyis a felvásárlásból gombra ugrik, majd egy entert adunk, s máris benne állunk a bevételezési tételben. A törzsadatok A program a rendszeres napi munkát oly módon támogatja, hogy az őstermelőket, mezőgazdasági termékeket, kompenzációs felárakat egységes törzsadatok között tartja nyilván, mindig felkínálva azokat az adatokat, melyekre a felvásárlási jegykészítés során szükség van. Ezáltal egységes kereteket, azonos tartalmakat biztosít. Ennek megfelelően használja a program a partnertörzset, a cikktörzset, és az áfakulcs-törzset. A partnertörzs Az őstermelők szállítóknak minősülnek, ezért a program partnertörzsében szállítói, és ezen belül őstermelői jelölést kapnak. Ezek a beállítások azért fontosak, mert automatizált folyamatokhoz előre beállított módon biztosítják az adatokat. A törzsadatokhoz a Partner [F8] ikon megnyomásával jutunk be. 6

7 A partnerek adatai, kiemelten az őstermelői adatokkal adhatók meg: Adatfülek Az egyes adatfülek mögött található (jelenleg 9 adatfül van) adatok kitöltése minden partnernél fontos, így az őstermelőknél is, azonban az őstermelők sajátos adataihoz külön adatfület készítettünk. Az itt látható pirossal bekarikázott alapadatok kitöltése még az őstermelőknél itt történik, a sajátos őstermelői adatok külön az utolsó adatfül mögött szükséges. Azt, hogy egy őstermelő vevő, és szállító is egyidejűleg az dönti el, hogy vele milyen szerződésben, milyen kapcsolatban áll a cég. Ha az általa termelt termékek megvásárlása mellett a termeléshez szükséges anyagokat is értékesít számára, akkor ő nem csak szállító, hanem vevő is egyúttal, tehát az erre szolgáló jelölést alkalmazni kell. Őstermelők speciális adatai 7

8 Ezek az adatok kerülnek fel a felvásárlási jegyre, ezek alapján alkalmazza a program önműködően, hogy melyik őstermelőnek jár a kompenzációs felár, milyen településen, mit, milyen termesztő berendezéssel, termel, stb. Ez utóbbi adatokra a TÉSZ-ekben működő őstermelők MVH adatszolgáltatási kötelezettségénél lesz majd szükség. A cikktörzs Az Evolut rendszer Készletgazdálkodási modulja működik itt is. A rendszer működésének megértéséhez ezért kérjük az Evolut Készletgazdálkodási Rendszer Leírását is tanulmányozni. Ebben a kezelési útmutatóban csak a legfontosabb elemekre hivatkozunk, a részletek az említett leírásban találhatók. (Letölthető a programból) A készletmodul legfontosabb törzselemei: A főcsoportok lehetséges kialakítása A készletcsoportok egy lehetséges kialakítási módja: 8

9 Példa a készlet alcsoportok egy lehetséges kialakítására: Az alcsoport legfontosabb jellemzője: szemben a főcsoport és csoport tulajdonságaival, hogy alkalmazása, kialakítása nem kötelező, csupán a részletezések finomítására, a lekérhető adatok csoportosítására szolgálnak. Ott, ahol termékcsoportra is adatszolgáltatási kötelezettség áll fenn, célszerű ezeknek az adatoknak a kialakítása, mert ezekre külön listák kérhetők, felvásárlók, raktárak, őstermelők megadásával. A főcsoport / csoport /alcsoport szerepe a készletek lekérdezésénél A fenti csoportosítás szerinti kialakított cikkrendszerben egy anyag / termék / cikk egyedi törzsadatainak áttekintése az alábbiak szerint lehetséges: 9

10 Adatfülek Az adatfülek (jelenleg 9 fül látható) mögött csoportosított törzsadatok állnak, melyek kitöltésére csak szükség esetén kerül sor. Az alapadatok első lapján minden fontos adat egyszerre megadható! A cikkek / termékek közötti keresés módszere a Készletgazdálkodási Rendszer Leírásában részletesen megtalálható. A felvásárlási jegy-könyvelési napló Az Evolut rendszer integrált adatbázison működő komplex rendszer, amely az analitikus folyamatokat a főkönyvi könyvelésben is szerepelteti. Ezért a program a rendszer többi eleméhez igazodva a felvásárlási jegyeket külön könyvelési naplón kezeli. Ez a programba, a szállítónaplók között gyárilag beépítve megtalálható: A felvásárlási jegy- könyvelési napló beépített paraméterei így néznek ki. Az előtag FJK a felvásárlási jegy számozását rendezi, az utótag /EEEE az évszámot jelenti. A közte lévő számmező egy sorszám, amelyet az elkészített felvásárlási jegynek ad ki a program. 10

11 A bekarikázott részből megállapítható, hogy a felvásárlási jegyeket a program szerepelteti a könyvelésben és a készletnyilvántartásban is. A kompenzációs felár - áfatörzs A magyar általános forgalmi adórendszerben a mezőgazdasági termékek őstermelői forgalmában 7% illetve 12% kompenzációs felár alkalmazható természetesen meglévő feltételek esetén. A programba ezek be vannak építve, évente, vagy szükség esetén az áfabevallás (NAV 65) változásaihoz igazítva kerülnek felhasználásra. A fenti törzsadatok közé belépve találjuk meg a kompenzációs felár kulcsait. Itt most a 12 %-os mértékű kulcs beállítását láthatjuk: 11

12 A pirossal bekeretezett részben a tárgyévi áfabevalláshoz szükséges adatátadás paraméterei találhatók. Az Evolut program a NAV 65 áfabevalláshoz szükséges alapadatokat elektronikus úton képes átadni. Felvásárlási jegykészítés folyamata Miután minden törzsadat rendelkezésre áll, tehát van őstermelő a partnertörzsben, cikk /termék a készlettörzsben, kompenzációs felár az áfakulcs-törzsben, kezdődhet a felvásárlási jegykészítés. Amint azt a bevezető részben már említettük, a program a készletre vett termékek köréből készíti a felvásárlási jegyet. A felvásárló telepekről érkező árunak a kísérő okmányait, az egész felvásárlási ügyvitel menetét át kell gondolni, s oly módon szükséges azt kialakítani, hogy a folyamatot programunk megfelelően kiszolgálhassa. A program működésétől eltérő ügyvitelt is ki lehet építeni, de akkor a program használatának egyes pontokon jelentkező kényelmetlenségével kell számolni! A felvásárlási jegykészítés folyamata vázlatosan 1. Lépés: áru beszállítása központi raktárba felvásárlótól napi/heti összesítőn termelőnként, termékenként, mérlegelt súly és felvásárlási ár feltüntetésével 2. Lépés raktári készletre vétel felvásárlói mérlegelés, vagy napi/heti összesítő szerint 3. Lépés felvásárlási jegy elkészítése felvásárolt termék kijelölésével, kinyomtatás termelőnként 4. Lépés felvásárlási jegy nyomtatása csoportosan Nyilvánvaló, hogy felvásárlói helyről érkező árutömeg esetében minden műveleti lépést meg kell tervezni. A mezőgazdasági termelés jellege miatt külön nehézséget jelent a számviteli és adótörvények betartása. Például: ha a felvásárlást nem azonnal, a helyszínen készpénzzel fizetjük ki, akkor nem célszerű a partnertörzsben az adott őstermelőnél készpénzes fizetési módot beállítani. Az adóhivatali ellenőrzések során ellenőrzik, figyelik azt is, hogy mikor került be az áru, mert az árumérleg nem lehet negatív és mikor kelt a készpénzes felvásárlási jegy, mert a házipénztár sem lehet negatív! Ugyanakkor ellenőrizni kell, hogy minden felvásárolt mennyiség raktári bevételezésre került-e, nyilatkozott-e az őstermelő legalább ötféle szempont szerint, meg kell vizsgálni, hogy az őstermelő nem lépte-e túl a számára irányadó bevételi összeget (ezzel neki segítünk), majd még a TÉSZ-ek esetében mindezekből termőterület, termésmennyiség, stb. vonatkozásában jelentést is kell készíteni. Szóval a program azért úgy működik, ahogy, mert ennyiféle szempont szerinti elvárásnak kell eleget tenni, s mindezt integrált környezetben, az analitikus nyilvántartásokkal valós idejű főkönyvi könyvelés mellett. A felvásárlási jegykészítés lépéseinek ismertetése. A fentebb felsorolt 1. lépéssel nem foglalkozik a program, az áru beszállítása központi raktárba felvásárlótól napi/heti összesítőn termelőnként, termékenként, mérlegelt súly és felvásárlási ár feltüntetésével a felhasználó ügyviteli rendszerétől függ. A program szempontjából az első lépés a raktári készletre vétel műveletet 12

13 1. Készlet bevételezés (raktárra vétel) A művelet a Készletmodulban végezhető el. A program keresője a Megnevezés [F3]-ra van állítva. Ha beírjuk a meggy szó kezdő karaktereit, akkor a program az alábbi ablakban látható módon kínálja fel az M -betűvel kezdődő cikkeket. A termék (cikk) kiválasztásánál már látszanak az alsó információs blokkok között az aktuális adatok. Melyik raktárban van készletünk, mely napokon bevételeztünk, bevételezési tételenként milyen áron, ezekből hogyan alakult a gördülő átlagár, stb. 13

14 A termék (cikk) kiválasztása után meg kell adni az alábbi adatokat: A Megnevezés adatmezőt a program maga tölti ki. Az Eredeti bizonylat száma a felvásárlótól érkező napi/heti termelőnként/termékenkénti összesítő. Ez a raktári bevétel alapbizonylata, később erre lista készíthető, amely ellenőrzés alapjául is szolgál. A Mozgás dátuma adatmezőt a program maga tölti ki. A Mennyiség az felvásárlói összesítőn szereplő mennyiség. A Másodlagos mennyiséget a program maga tölti ki, ha az adott terméknél van a törzsadatban másodlagos mennyiség megadva. Az Egységár adatmezőbe a nettó felvásárlási árat kell megadni, tehát a kompenzációs felár nélküli egységárat. Az érték mezőt a program maga tölti ki, mely érték a készletre vétel könyvelési szempontok szerinti értéke. Raktárválasztás a kialakított szempontok szerint. Itt a példában van a TÉSZ szempontjából fontos Tagi / Nem tagi raktár. Ennek későbbi adatszolgáltatási szerepe van. A Partnerválasztás kötelező, az őstermelő nevét kell a kinyíló ablakból, az első karakterek beírása után a program által ajánlottak közül kiválasztani. Az itt látható Tételgyűjtő ebben az adatállományban a felvásárló azonosítója, később ennek elszámoltatási, egyeztetési jelentősége van. Megjegyzés mezőbe az adott készletre vételhez tartozó megjegyzést lehet szabadon beírni, mintegy szolgálati közlemény, ugyanis csak itt képernyőn jelenik meg, az anyagkartonon már nem lesz látható. 14

15 Rögzít gombot kell megnyomni, ha befejezni kívánjuk a bevételezést. Rögzítés nélküli kilépés Esc vagy Mégsem gomb megnyomásával történik. E jel általában adatmezők végén áll, ami azt jelenti, hogy az adatmezőt tartalmazó törzsadat-bővítés menet közbe ide kattintva elvégezhető. Tehát a bevételezésből nem kell kilépni, ha új adattal találkozunk. 2. Felvásárlási jegy készítése A művelet a Szállítómodulban végezhető el. A program beállítása miatt azonnal a felvásárlási jegy napló indul, nem pedig az általános szállítók könyvelési naplója. A felvásárlási jegy két részből áll. A fejlécből, és a tételekből. Felvásárlási bizonylat fejléc adatainak bevitele A szállítómodulban a Felvásárlási jegy naplót kell választani, majd értelemszerűen a többi tételt kell beírni. Kiválasztjuk a partnert. A felvásárlási jegyek elkészítését a felvásárló által készített napi/heti felvásárlási összesítő alapján indítjuk, tehát az érintett őstermelők nevét ott látjuk magunk előtt. Partnerválasztásnál kiválasztjuk az őstermelő nevét és megváltoztathatjuk a fizetés módját, és dátumokat, mert ezeket a program a modul indításakor az adatmezőbe bekészíti. Amikor végeztünk a fejléc adataival, Tovább a tételhez gombot megnyomva léphetünk az elkészítendő felvásárlási jegy tételeinek beviteléhez. Ehhez a program átvált az adatbeviteli képernyő alsó részére, ahol lehetőség van a tételek felvásárlásból, vagyis a már készletre vett adatokból kijelöléssel átvenni, a gombra entert nyomni, vagy egérrel rákattintani. 15

16 Felvásárlási jegy tételeinek bevitele Ha megnyomtuk a Tételek felvásárlásból gombot, akkor a program az adott őstermelő készletre vett, és felvásárlási jegyre nem vett tételeihez lép: Itt lehetőség van az összes tételt egyszerre az F5-el, vagy az odakattintással, vagy a tételek sor végén álló Kiválaszt kockába kattintással egyenként bejelölni. Azt is meg lehet tenni, hogy csak egy-két tételt jelölünk be, a 16

17 többi marad egy későbbi időpontra, vagy másik felvásárlási jegyre. Ha kijelöltük, akkor a képernyő bal alsó sarkában a Tovább gomb zöldre vált, ezzel is jelezve, hogy lehet továbblépni. Itt most csak a KE / i 250 kg Meggyet jelöltük ki. Ezzel a program a tételek közé a kijelölt sort beemeli. Ha a felvásárlási jegy tétel kontírozását megnézzük, akkor az alábbi, a cég paraméterei között beállított adatoknak megfelelően látjuk az elvégzett főkönyvi könyvelést is. Amint az látszik, a felvásárlási jegy elkészültével a főkönyvben is könyvelődik az készletbeszerzés, az áfa, és a szállítói tartozás. Ha a Nyomtatás gombot megnyomjuk, indul a felvásárlási jegy készítése, tárolása, kívánság szerinti kinyomtatása. 17

18 3. Felvásárlási jegy nyomtatása Az egyedi nyomtatás az adatbeviteli képernyőn indítható Nyomtatás gombbal lehetséges, ebben a formában: Mivel a felvásárlási bizonylat átutalásos, ezért a készpénzes nyilatkozat nem jelenik meg a felvásárlási jegyen. 18

19 Amennyiben csoportosan, a munkamenet végén akarjuk a felvásárlási jegyeket egyszerre kinyomtatni, akkor a listák között az alábbi helyen indítható a nyomtatás: A beállított bizonylatszámok közötti tartományban lévő felvásárlási jegyeket, a megadott példányszámban nyomtatja ki a program: Ezzel a megoldással a nagy mennyiségű felvásárlási bizonylatok kezelése egyszerűvé vált. A felvásárlási adatok értékelése A felvásárolt készletekről a Listák / Készlet listák között kapunk információt. 19

20 Az Evolut listáira jellemző a sokféle szűrési szempont lehetősége. Ezért egy listaformátum nagyon sokféle tartalommal tölthető fel. Emiatt a programba beépített listák száma valójában többszöröse a menüpontokban látható listanevekének. Nézzünk egy példát. Arra vagyunk kíváncsiak, hogy mennyi meggyet vásároltunk fel egy időszak alatt, összes raktárba, vagy csak egy-egy raktárba. A készletcsoport összesítő lista az alábbi panelen indítható. A fenti lista végeredménye: Látható, hogy a megadott időszakhatárok között az adott termékből, a megadott raktárba mekkora mennyiséget vételeztünk be, és ennek mekkora volt az értéke. Lehet készletmozgást egy bizonylatra, egy termelőre, egy termékre, meghatározott időpontra, időtartamra lekérni. Számtalan lehetőség áll rendelkezésre az információk összegyűjtésére. Ha újabb összesítési szempont merülne fel, akkor állandó rendszerfejlesztési tevékenységünk során a lekérdezés paramétereit beépítjük a programba. 20

21 Felvásárlási jegynyilvántartás A felvásárlási jegyekről szintén sokféle szempont szerint szűrhető listát állíthatunk elő. A A felvásárlásokról készíthetünk külön listát a TÉSZ-tagokról, és a nem TÉSZ-tagokról, egyes partnerekről, időszakokról, fizetési módok szerinti megbontásban, partnerre rendezve, stb. Egyes készletmozgásokról szintén sokféle lehetőség szerint készíthetünk kimutatásokat. Termékcsoportra, termékre, raktárra, készletmozgás-nemre, felvásárlóra, partnerre (őstermelőre), eredeti átvételi bizonylatra, stb. állíthatunk összes időszaki, egy napi, heti, időtartamú kimutatást. 21

22 Az előző lekérdezési paraméterek után kapott lista tartalma: Ebből megállapítható, hogy kitől, milyen számú felvásárlási jegyen, melyik napon, vagy időszakhatárok között, melyik bizonylaton, egy adott felvásárló mennyi terméket, (itt Meggyre szűkítettem a kérdést) vásárolt fel. A lista még további szempontok szerinti is szűkíthető lehet. Érdekes, hogy az így kapott listát elmenthetjük PDFbe, vagy az adatait exportálhatjuk Excelhez. Készpénz kifizetés menete A kiválasztott bizonylat Pénztári kiadásba helyezés [F10] A programmal a felvásárlási jegynaplót fizetési módra is lehet rendezni. A készpénzes felvásárlási jegyeket egy gombnyomásra pénztári kifizetési bizonylatra is tehetjük. 22

23 A kurzorral ráállunk a felvásárlási jegy napló fejléc sorára, és a kurzorral kiválasztott soron állva megnyomjuk az F10 billentyűt. Ennek hatására a program elkészíti a pénztár kiadási bizonylatot, az adott felvásárlási jegy adataira hivatkozással. Az így elkészített pénztárbizonylat az alábbi módon néz ki. Természetesen ez a bizonylat azonnal benne van a házipénztári dokumentációban, pénztárjelentésben, főkönyvben, szállítók pénzügyi nyilvántartásában stb. A pénztárbizonylat megfelelő aláírások után kifogástalan pénzkezelési okmánynak minősül. Az itt röviden bemutatott felvásárlási jegykészítő program adottságai kiemelkedőek, a vele való munkavégzés kellemes, gyors, megbízható, ellenőrizhető. Egyszóval: olyan, mint a többi Evolut rendszer. Kellemes munkát kíván Önnek: Contorg Kft 23