Tárgyszavak: minőségfejlesztés; auditálás, folyamat; folyamatauditálás; folyamatmenedzsment; szabvány; folyamatoptimalizálás.

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Tárgyszavak: minőségfejlesztés; auditálás, folyamat; folyamatauditálás; folyamatmenedzsment; szabvány; folyamatoptimalizálás."

Frigyes Vörös
9 évvel ezelőtt
Látták:

1 A TERMELÉSI FOLYAMAT MINÕSÉGKÉRDÉSEI, VIZSGÁLATOK A audiálás eljárásai Tárgyszavak: minőségfejlesztés; auditálás, ; auditálás; menedzsment; szabvány; optimalizálás. A auditálás nagy összpontosítást igénylő, amelyet nem mindenki ért megfelelően, és mivel nincs kötelező auditszabvány, bárki kijelentheti, hogy ezzel foglalkozik. Kirívó példaként: egyik nagy cég képviselője ismertette az általa évek óta folytatott auditálási tevékenységet, amiből világosan kitűnt, hogy valójában egyszerű végtermék-átvételt végzett. Másik ugyancsak nagy cég auditora a termékjelölés ellenőrző lista szerinti vizsgálatát vélte auditlásnak. Mi is a auditálás? Amikor az auditálás követelményeit valamely szabvány specifikus követelményei jelentik, rendszerint a legfontosabb elemeket vizsgálják. E követelmények között szerepelhetnek: írott eljárási rend, adatfelvétel (nyilvántartás), a vevők rendelési igényei szerinti ellenőrzés. A okra vonatkozó, minőséggel kapcsolatos definíciók (pl. az ISO szabványokban, az ASQ fogalomgyűjteményében szereplők) alátámasztják, hogy a ok dinamikusak, időben változóak. Évek óta elfogadott meghatározásként használják a okra a következő definíciót: olyan lépések sorozata, amely előre meghatározott eredményhez vezet. (Ez a meghatározás nem olyan nagy ívű, mint az ISO definíciója, azonban nem minden tartalmaz átalakulást, hiszen sok szolgáltatási csupán kezelésből, felmérésből, információadásból, anyagmozgatásból áll.) Számos szabvány, ill. szabálykövetelmény

Kirívó példaként: egyik nagy cég képviselője ismertette az általa évek óta folytatott auditálási tevékenységet, amiből világosan kitűnt, hogy valójában egyszerű végtermék-átvételt végzett.

2 egy-egy ra, ill. tevékenységre összpontosít (pl. címkézés, szemle, dokumentálás, tervezés), ezeket egyedi auditként lehetne felfogni, holott a auditálás általános rendszerének csupán részei. Egyes szervezetek jellemzően szabványok fejezetei szerint építik fel az auditálást, esetleg kombinálják szakterületük szabványkövetelményeivel, azonban ekkor is csak a korlátozott részének auditálásáról van szó. Egyes szervezetek helyesen a által meghatározott sorrendben auditálják a követelményeket, ezáltal jobban tesztelve az egyes követelmények közötti kapcsolódásokat. A ra jellemző eljárással végzett audit értéknövelő, többet nyújt, mint a szabályozási vagy más külső követelmények szerint végzett verifikálás (igazoló vizsgálat). Elnevezésének megfelelően a auditálás annak ellenőrzése, hogy a megfelel-e a megállapodás szerinti követelményeknek vagy szabványoknak. Méri, hogy milyen mértékben, ill. milyen hatékonysággal felel meg a a szabvány előírásainak. A meghatározott követelmények lehetnek: időbeni működés, pontosság, hőmérséklet, nyomás, válaszadó képesség, összetétel, keverékarány stb. jellemzőkre előírt értékek szerinti megfelelés mértéke. A audit kiterjedhet különleges eljárásokra is, pl. hőkezelés, forrasztás, bevonatfelvitel, tokozás, hegesztés, ill. roncsolásmentes vizsgálatok. A audit során végzett vizsgálatok magukba foglalják az erőforrások (berendezés, anyagok, emberi erőforrások), a környezet, a módszerek (eljárások és utasítások), valamint a működésminőségére ható intézkedések szemléjét. A auditálás során ellenőrzik a szabályozás megfelelő voltát és hatékonyságát, a munkautasításokat, a ábrákat, a betanítást és a specifikálásának elegendő voltát. A audit értékeli az adott rendszeren belüli lépések (és egymásra következésük) kölcsönhatásait. Ezt a kifejezést használják azoknak a technikáknak a megjelölésére is, amelyeket az auditor szemlézésében alkalmaz. Pl. menedzsmentrendszerek auditálását ún. audit-technikákkal végzik. Auditálás részegységenként (auditing by element) Valamely vagy rendszer alkotóelem szerinti auditálása a követelményeknek való megfelelés ellenőrzését és igazolását jelenti,

auditálásáról van szó. Egyes szervezetek helyesen a által meghatározott sorrendben auditálják a követelményeket, ezáltal jobban tesztelve az egyes követelmények közötti kapcsolódásokat.

3 amely eljárásnak az engedélyek vagy szerződések feltételeként vagy szabályozási követelményekkel kapcsolatban van értéke. A részegység át vizsgáló eljárás alkalmas arra, hogy a dolgozók tisztában legyenek a követelményekkel, és azzal, hogy a szervezet ezeket feltétlenül be kívánja tartani. Az ilyen, részegységre korlátozott audit felkészíti az alkalmazottakat az ugyanilyen kritériumok szerinti, külső fél által végzett auditra. A részegységenkénti audit megmutatja, hogy milyen mértékben áll készen az egység a külső auditra. Egyben olyan vezetési eszköz is, amely segít fenntartani a biztonsági, egészségvédelmi, környezetvédelmi és minőségkövetelményeknek való megfelelést. bemenet kimenet termék/ szolgáltatás tevékenységek/ lépések bemenet kimenet termék/ szolgáltatás tevékenységek/ lépések megjegyzés: visszacsatoló hurok A visszacsatoló hurok az egyes ok ellenőrzéséhez fontos. A középen levő dobozok jelölhetik az egymás utáni lépések ábráit (az auditor ilyen információt a vizsgált szervezettől kap, pl. eljárási rend vagy ábrák formájában) 1. ábra Folyamatábra visszacsatoló hurokkal és anélkül Folyamat szerinti auditálás A - vagy rendszeraudit a technikáinak alkalmazásával a bemenettől a kimenetig adott lépéssorrend betartásával ellenőrzi

Az ilyen, részegységre korlátozott audit felkészíti az alkalmazottakat az ugyanilyen kritériumok szerinti, külső fél által végzett auditra.

4 a követelményeknek való megfelelést. Az auditorok ennek során modelleket, egyszerű ábrákat (pl. 1. ábra), térképeket vagy diagramokat alkalmaznak, amelyeket rendszerint a vizsgált szervezet bocsát rendelkezésükre. Az audit elején az auditorok feljegyzik az ügyfelek neveit, a rendelési számokat, hogy azokat a szemle folyamán összekapcsolhassák és összeegyeztethessék a lépésekkel. A elemei (2. ábra): az érintett emberek, a szükséges berendezések, környezeti követelmények, ellenőrzendő vagy figyelendő mérések, követendő módszerek, alkalmazott vagy felhasznált anyagok. emberek, berendezések, környezet bemenet kimenet termék/ szolgáltatás tevékenységek/ lépések anyagok, mértékek, módszerek : aláírás emberek: aláíró, számlavezető, ügyfél berendezés: számítógép, szoftver környezet: iroda anyagok: pénzügyi, biztonsági és logisztikai információ az ügyféltől és a számlavezetőtől mértékek: pénzügyi és biztonsági kockázat módszerek: szervezési eljárások és ipari szabványok 2. ábra Folyamatelemek A elemek felsorolása alkalmas arra, hogy a valamennyi vonatkozása értékelésre kerüljön, egyben segédeszközt jelent ábra összeállításához. Ugyanezek az elemek használhatók okokozati ( halszálka ) diagram felvázolásához, a problémák okainak elemzéséhez.

Az audit elején az auditorok feljegyzik az ügyfelek neveit, a rendelési számokat, hogy azokat a szemle folyamán összekapcsolhassák és összeegyeztethessék a lépésekkel. A elemei (2.

5 A és a szabvány elemeinek (követelmények) összekapcsolásának egy módja a fa diagram vagy fa ábra (3. ábra), vagy teknősbéka-ábra (4. ábra) készítése. munka emberek: személyzet (6.1 fejezet) betanítás (6.2.2) minősítés (6.2.2) módszerek: anyagok: mérések: berendezések: környezet: szabványok, definiált, definiált, jóváhagyott, körülmények eljárások, beszerzett, termék, új szempontok bizonylatolt vagy jóváhagyott, monitorizált karbantartott, kalibrált megjegyzés: zárójelben az ISO 9001 emberekkel kapcsolatos fejezetszáma 3. ábra Folyamat fa diagramja emberek: kompetencia, szakma, tudás, betanítás anyagok és berendezések: definiált és jóváhagyott, karbantartott bemenetek: követelmények, rajzok, specifikációk kimenetek: szolgáltatás, késztermék módszerek: lépésenkénti, eljárás, szabványok mértékek (eredmények): az elkészített egységek aránya, a definiált egységek aránya, a monitorozott egységek aránya 4. ábra Folyamat teknősbéka -diagramja

2) minősítés (6.2.2) módszerek: anyagok: mérések: berendezések: környezet: szabványok, definiált, definiált, jóváhagyott, körülmények eljárások, beszerzett, termék, új szempontok bizonylatolt vagy

6 Valamely auditálásakor az auditor megnézi, hogyan valósul meg a PDCA (tervez, elvégez, ellenőriz, beavatkozik, ha szükséges) ciklus. Ez jó módja a kézbentartásának írott eljárással vagy anélkül is. Az auditorok megállapítják, hogy van-e terv, vagy előre meghatározott módszer, és az emberek tudják-e, miként kell lefolytatni a szóban forgó tevékenységet, van-e módszer, amely az elfogadás alapja, ill. mi a teendő, ha a kimenet már nem jó? Mindez interjúszerű kérdésekben foglalható össze (5. ábra). A PDCA ciklus (tervezd meg, végezd el,, avatkozz be, ha szükséges) avatkozz be (ha szükséges) mit teszel, ha nincs rendben? tervezd meg honnan tudod, mit kell tenni? honnan tudod, hogy jó-e? végezd el (cselekedj) hogyan végzed el? A PDCA ciklus tényei avatkozz be (ha szükséges) igazítsd ki, munkáld meg újra, elfogadás/selejt döntés, válaszd szét a jót és a selejtet specifikáció, célok szabályok, kritériumok tervezd meg Eljárás? Folyamatábra? Ellenőrző táblázat? Munkautasítás? végezd el (cselekedj) feljegyzések magyarázatok, bemutatás, audit 5. ábra A PDCA ciklussal kapcsolatos kérdések és alkalmazásuk

ill. mi a teendő, ha a kimenet már nem jó? Mindez interjúszerű kérdésekben foglalható össze (5. ábra).

7 A eljárások alkalmazása természetes átgázolókövek használatát jelenti, amely elvezet a megfelelési audittól a teljesítményauditig. A tények összegyűjtésekor az auditorok olyan, a teljesítményre ható tényezőket is megfigyelnek és jelentenek, amelyek ismerete hasznos a vezetők számára (ezeket figyelembe tudják venni a jobbítási erőfeszítések keresztülvitelében). Ilyen indikátorok pl.: várakozási idők, újrakészítés, eltérések, selejt, túl nagy távolságok befutása. Azok a szervezetek, amelyek még mindig csak az elemenkénti, részegységenkénti auditálással foglalkoznak, elesnek a valódi auditálás értéknövelő hasznától. Összeállította: Cserhalmi Ferenc Russell, J. P.: Process auditing and techniques. = Quality Progress, 39. k. 6. sz p Russell, J. P.: Improve your audit interviews. = Quality Progress, 39. k. 3. sz p

erőfeszítések keresztülvitelében). Ilyen indikátorok pl.: várakozási idők, újrakészítés, eltérések, selejt, túl nagy távolságok befutása.

Hasonló dokumentumok

Új dokumentálandó folyamatok, azok minimális tartalmi elvárásai

Új dokumentálandó folyamatok, azok minimális tartalmi elvárásai Dokumentált folyamattal való rendelkezés ISO/TS 16949:2009 IATF 16949:2015 Dokumentumok kezelése, Feljegyzések kezelése, Nem megfelelő termék