Intranetre épülő, ismereti és minőségirányítási rendszer kidolgozása

HTML
DOWNLOAD

Méret: px

Mutatás kezdődik a ... oldaltól:

Download "Intranetre épülő, ismereti és minőségirányítási rendszer kidolgozása"

Tibor Kerekes
8 évvel ezelőtt
Látták:

1 ÁLTALÁNOS ÉS IRÁNYÍTÁSI KÉRDÉSEK 1.8 Intranetre épülő, ismereti és minőségirányítási rendszer kidolgozása Tárgyszavak: minőséginformációs rendszer; intranet; minőségirányítás. Miután az elektronikus változat használata feleslegessé teszi a szokványos minőségirányítási kézikönyvek esetében elkerülhetetlen kinyomtatást és szétosztást, jelentős költség- és időmegtakarításra nyílik lehetőség. Azonban ennél a változatnál sem szabad alábecsülni a viszonylag jelentős gondozási igényt. Az adatkészletek kézi létesítésekor, vagy bármilyen változtatás esetén (például amikor adatkészletek törlésére kerül sor a régi kapcsolatok egyidejű fenntartásával), újabb hibaforrások keletkezhetnek. Ugyanezzel a problémával találta magát szembe a német Munkatudományi Intézet (IAW) saját minőségirányítási rendszerének gondozásakor. Olyan megoldást kerestek, amely kiküszöböli az említett problémákat, egyidejűleg kényelmesen kezelhető. Az elvégzett elemzés azt eredményezte, hogy ezt a célt csak úgy lehet elérni, ha szigorúan elválasztják egymástól az elrendezést, a tartalmat és a struktúrát. Mindebből az alábbi követelmények adódtak: a változtatásokat egyértelműen fel kell tudni ismerni, a térbeli távolság nem játszhat szerepet, a gondozási igény minimális legyen, az információfeldolgozást decentralizáltan, a folyamatért felelős végezze, az információk kezelését központilag intézze egy, a minőségirányításért felelős személy, a rendszer platformtól független legyen, biztosítani kell a rendszer DIN-ISO szerinti felhasználóbarát jellegét, a műszaki minőség ellenőrzése automatikus legyen.

2 A minőségirányítási rendszer struktúrája Az IAW által alkalmazott minőségirányítási rendszer koncepciójának már a kidolgozásakor 1999-ben ügyeltek arra, hogy az általános érvényű legyen. Nem a DIN EN ISO 9000:1994 akkor még érvényben levő húsz elemére alapoztak, hanem az 1. táblázatban bemutatott struktúrát fejlesztették ki. Az integrált irányítási rendszer Aacheni Modelljének szerkezete 1. táblázat A modell szerkezete olyan fogalmakra épül, amelyek a szervezetre jellemzőek és függetlenek a szabványoktól, vagy egyéb szabályzati rendszerektől. Az alapstruktúra a kézikönyv öt fejezetéből, az alapvető technológiai folyamatok leírásából és a vonatkozó dokumentumokból áll: 1. fejezet: A vállalat és a vezetőség felépítése 2. fejezet: Termékek és szolgáltatások 3. fejezet: Üzemgazdasági folyamatok 4. fejezet: Ügyfelek, beszállítók és humán erőforrások 5. fejezet: Összehasonlító értékelés és folyamatos tökéletesítés Az intranetre épülő minőségirányítási portál kidolgozása A minőségirányítási koncepció a minőségirányítási dokumentumok intranetre épülő, hipertext jellegű felhasználását teszi lehetővé. A dokumentumokanyag. Ezáltal független a Word, vagy a többi sajátos szoftvermegoldástól és hoz tartozik valamennyi többi, HTML (Hypertext Markup Language) formátumú a hozzáféréshez mindössze egy internetböngészőt igényel. A felhasználó egyszerűen meghatározott témára állíthatja az olvasójelet, és ezzel megtalálhatja a vállalat többi intranet kínálatát. A dokumentumok vagy az azokban szereplő fogalmak keresése problémamentesen végezhető. Az internetoldalak kidolgozása és gondozása általánosságban például a Wordadatkészletekének felel meg. Azonban az internetre épülő minőségirányító kézikönyv kidolgozása egy tartalomkezelő rendszer (content management system, CMS) segítségével messzemenően automatizálható. A CMS megoldás lényege, hogy teljesen szét vannak választva a rendszer elemei, a tartalom, a struktúra és az elrendezés, ami a bonyolult weboldalak

3 kidolgozásakor előnyös a szerkesztési, műszaki, vagy formátumtervezési tevékenységek szempontjából. A weboldalaknak mind a struktúráját, mind az elrendezését már kezdettől fogva segédletek alapján szakértők definiálják. A CMS ebből dolgozza ki a tulajdonképpeni weboldalt, amikor az oldalakat egy kapcsolódó adatbank tartalmával kitölti. A gondozás és karbantartás iránti igény a minőségirányítási tartalommal feltöltött adatbank esetében csökken. A minőségirányítási tartalom strukturált, adatbank által támogatott formátuma rendkívül leegyszerűsíti további formátumok generálását. Példa lehet erre a minőségirányítási kézikönyv teljes nyomtatott változata, továbbá a felelősségek jegyzéke (amelyeket a változtatási jegyzékekből lehet levezetni), vagy a még hátralévő engedélyezések és a várható belső felülvizsgálatok felsorolása. A kereskedelemből beszerezhető CMS megoldások legtöbbször drágák és üzembe helyezésük, ill. gondozásuk nagy személyzeti és műszaki ráfordítást igényel, ami intranetmegoldások kidolgozásakor csak ritkán kifizetődő. Az itt leírt elektronikus minőségirányítási rendszer esetében az olcsó SmartCMS kerül felhasználásra, amivel az IAW Intézet eddig kedvező tapasztalatokat szerzett. A minőségirányítási (MI) editor architekturája Az új minőségirányítási (MI) rendszer alapja az MI-editor, amelynek segítségével a felhasználó az adatbank tartalmát beleértve a hozzá tartozó dokumentumokat, pl. grafikonokat képes gondozni és kezelni. Hasonlóképpen fontos a hypertext-struktúra, vagyis, hogy a szövegek tetszőleges helyén a kapcsolatok révén lehetőség legyen olyan szövegekre vagy dokumentumokra átváltani, amelyekre adott esetben szükség lehet. A változtatások, engedélyezések és felelősségek részletes időrendi jegyzéke már kielégíti a hiánytalan dokumentáció iránti követelményt. Fontos tény, hogy az adatbank a minőségirányítási kézikönyv előző változatának valamennyi struktúráját és kapcsolatát támogatja, úgy, hogy a kézikönyv fejezeteinek és valamennyi további dokumentumnak a szövegei kis ráfordítással átvehetők. Feljogosított felhasználók ezen túlmenőleg szükség esetén az MIeditor alapján, automatikusan állíthatnak elő internetoldalakat. Az MI-portál felépítése A weboldal struktúrája konzisztens és saját beírásra alkalmas formájú. Tartalmát decentralizáltan állítják össze, kezelése pedig központilag történik. A weboldal a vállalat valamennyi tagja számára hozzáférhető, a rendszer lehetőséget ad az ismeretek kezelésére. Valamennyi elképzelhető adatrendszer-formátum kezelhető a rendszerrel; ily módon a mindenkori legmérvadóbb

4 reprezentálási feltételek között tudja tárolni a szervezeti és a műszaki ismereteket. Az intraneten belül és csevegési programok használatára is módot ad. Alapul szolgál olyan szakértői csoportok létesítésére, amelyeken belül a vállalat munkatársai adott problémára vonatkozó egyéni ismereteiket kicserélhetik. A rendszer kibővítése ismeretek kezelésére Miután a felhasználás módját részletesen (de névtelenül) rögzítik, a felhasználók információigényeire is lehet következtetni. A jövőben a megkeresések figyelembevételével folyamatosan fogják optimálni a minőségirányítási kézikönyvet. Viszonylag egyszerű a minőségirányítási kézikönyv dinamikus újrastrukturálása a mindenkori felhasználó igényeit kielégítő információszolgáltatás céljaira. Elsőrendű célja, hogy gyakran igényelt felvilágosításokat, folyamatok leírását, technológiai egyezményeket és ehhez tartozó dokumentumokat szolgáltasson. Érdekes megoldás még az egyes tartalmak és dokumentumok automatikus csoportosítása bizonyos információcsomagok (például személyzeti kérdések) összeállítása érdekében. Lehetővé válik a minőségirányítási kézikönyv dinamikus feldolgozása a mindenkori felhasználó egyéni igényeinek megfelelően. Így például mód van arra, hogy az illető dolgozó tevékenységi területe szempontjából lényeges dokumentumokat kiválasszák, a lényegi információt automatikusan összefoglalják, vagy hogy csupán az aktuális változtatásokat közöljék. Az új munkatársak számára egyeztetett jegyzéket lehet összeállítani a jelentőség szempontjából osztályozott, legfontosabb információkról és dokumentumokról. Maguk az információk is kibővíthetők, fordításra felkészíthetők, vagy bizonylatkészítés céljaira felhasználhatók. Egyszerűen valósítható meg kényes információk és technológiai ismeretek védelme illetéktelenekkel szemben. Következtetések Az eddigi ismeretek tárolására használt intranet átstrukturálása minőségirányítási és ismeretkezelési feladatok megoldására lehetővé teszi valamennyi munkatárs napi munkájának támogatását. Az információkat ebből a célból fokozatosan hozzárendelik a támogatott folyamatokhoz. Ily módon tartalmilag értékes és messzemenően gyakorlati technológiai folyamatleírások kidolgozására kerülhet sor. (Dr. Barna Györgyné) Oehme, O.; Künzer, A. stb.: Entwicklung eines intranetbasierten Wissens- und QM-Systems. = VDI-Z, Integrierte Produktion, 144. k. 4. sz p Papierloses Qualitätsmanagement. = Qualität und Zuverlässigkeit, 47. k. 6. sz p. 641.

Hasonló dokumentumok

Tárgyszavak: vevőkapcsolatok; CRM; szoftverértékelés.

Tárgyszavak: vevőkapcsolatok; CRM; szoftverértékelés. A VÁLLALATVEZETÉS EGYES TERÜLETEI CRM-rendszerek értékelése és felépítése Bármerre tekintünk a verseny egyre élesebb. A vállalatok nagy feladat előtt állnak: régi ügyfeleiket meg kell tartaniuk, és újakat