VÁLLALATI GAZDASÁGTAN. Vállalat és projekt. K i e z? K i e z? mvt. mvt. Gépészmérnök (BME), Elérhetőség

Átírás

1 Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék Budapesti Műszaki és Gazdaságtudományi Egyetem Gazdaság- és Társadalomtudományi Kar Menedzsment és Vállalkozásgazdaságtan Tanszék VÁLLALATI GAZDASÁGTAN Vállalat és projekt Erdei János, Dr. Gyökér Irén, Kelemen Tamás, Dr. Kövesi János, Ormos Mihály, Dr. Pataki Béla, Imhof Erika, Dr. Romhányi Gábor, Sebestyén Zoltán, Szabó Balázs, Dr. Szabó Gábor Csaba, Tímár Balázs, Dr. Topár József, Dr. Tóth Judit, Velencei Jolán Miért mostohagyerek a projekt? K i e z? K i e z? Kelemen Tamás BME Kelemen Tamás Gépészmérnök (BME), Gazdasági mérnök (Németo.) Magyar Projektmenedzsment Elérhetőség T. II. 24. Tel: Fax: kelemen@i.bme.hu Szövetség Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 4

2 Általában így kezdődik!? Mennyire elfoglalt a projektmenedzser? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 6 Hogyan kezdjem? Amit megtanulunk!? Mit kell tenni? Ki fogja megtenni? Mennyi idő alatt fogja megtenni? Milyen sorrendben fogja megtenni? Mennyiből (mennyiért) fogja megtenni? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 8

3 Miért kell projekt? Mi a projekt? Mit csinál a vállalat? rutintevékenység egyéb tevékenység termel minden más kereskedik szolgáltat kitűzött, létező projektcél(ok) függetlenül ez(ek) éles vagy kevésbé éles megfogalmazásától konkrét határidő adott költségkeret a feladat interdiszciplináris jellege, mely szakterületeket átfogó koordinációt kíván nagymértékű komplexitás a feladat viszonylagos újszerűsége viszonylag magas kockázat Alapkövetelmény Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 10 Menedzsment Menedzsment Intézmény szervezeti felelősök Funkció(k) stratégiákat és célokat határoz meg (T) információáramlást teremt meg illetve befolyásol, (SZ,I) döntéseket hoz, (I,V) szociális kapcsolatokat hoz létre és alakít, (T,SZ,V) Tervezés ezen szociális kapcsolatokat alkotó személyekre úgy hat, hogy a meghozott döntéseit megvalósíthassa. (V) Szervezés 3 M Irányítás Vezetés Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 12

4 Projektmenedzsment definíció A projektmenedzsment egy olyan vezetési koncepció, mely a projekt kritériumainak megfelelő terveket a célok kitűzésétől kezdve a megvalósítás befejezéséig önállóan, a megfelelő hatáskör és üzemi, vagy vállalati hatalom delegálása mellett valósítja meg. A projektmenedzsment összetevői Tervezés Ellenőrzés Közreműködők Projektmenedzsment projektmunka Dokumentáció Eszközök Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 14 Kulcskérdés Bevezetés A vállalatok többségében egyidejűleg vannak:!!! Kulcskérdés!!! 1. Jól definiált termelő- ill. szolgáltató folyamatok 2. Projektfeladatok Mi a különbség Projektfeladat rutinfeladat Probléma: ezek keveredése K Á O S Z Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 16

5 Projekt előkészítése STRATÉGIA kitől? Vállalati stratégia Projektfeladat kapcsolata Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 18 Tipikus vállalati projektek Termékfejlesztés: Projekt példa 1992 Oxford Healts Plan Termékfejlesztés Technológiafejlesztés Szervezetfejlesztés, Fúzió, felvásárlás Egyéb feladatok Cél: Betegek támogatása, átutalások kezelése Határidő túllépés Költség túllépés 1997 Kiderült, nem jött össze!!! Részvények árfolyama 63 % al esett, Részvényesek vesztesége 3 Milliárd $ 1 nap alatt Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 20

6 Termékfejlesztés: Projekt példa Technológiafejlesztés: Projekt példa ~1980 Anglia, Németo., Olaszo., Spanyolo. Cél: Eurofighter (csúcs harcigép), 1997 re rendszerbe állítva Becsült költség 20 Milliárd USD Észak Amerika: Minden új építésű üzem 70% át 10 éven belül lebontják Most kb. 20 év után Eddigi költségek összesen: 45 Milliárd USD Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 22 Szervezetfejlesztés: Projekt példa Szervezetfejlesztés: Projekt példa Észak Amerika: A fúziók és vállalatfelvásárlások 75% a sosem térül meg Tipikus BPR projekt: Folyamatok illesztése: szoftver & vállalat A felvásárló vállalat részvényesei rosszabbul járnak (többet veszítenek), mint a felvásárolt vállalaté. Paraméterezés mint megoldásszállítás??? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 24

7 Bevezetés EGY PROJEKT FŐ FÁZISAI Milyen tipikus problémák merülnek fel projektek tervezése és megvalósítása során? Munka, költség Ezekre koncentrálunk?!!!!!???? Milyen körben érdemes vizsgálódni, hogy leszűkíthessük és definiáljuk a tipikus problémákat? E L Ő K É S Z Í T É S T E R V E Z É S M E G V A L Ó S Í T Á S B E F E J E Z É S t Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 26 Probléma terület(ek) A szakértelem nem minden!!! Projektek előkészítése (SZINTE NINCS)!!! Vizsgáljuk meg!!! projekt & szervezet viszonya Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 28

8 P r o j e k t Support different situations by specific tools FOLYAMAT SZAKMAI ADMINISZTRATÍV A projekt céljának megvalósítása A megvalósítás feltételeinek biztosítása Vállalati gazdaságtan 29 Gondoskodni, hogy mindig megfelelő eszközök álljanak rendelkezésre Vállalati gazdaságtan 30 Gyakoriak a szokatlan megoldások Projektmenedzsment CÉL Ezt akarjuk elérni HATÁRIDŐ KÖLTSÉG Vállalati gazdaságtan 31 Ilyen feltételek mellett Vállalati gazdaságtan 32

9 Projektmenedzsment Projektmenedzsment CÉL MINŐSÉG ISO 900X CÉL HATÁRIDŐ KÖLTSÉG HATÁRIDŐ KÖLTSÉG MINŐSÉG ISO KÖRNYEZET Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 34 Projektmenedzsment P R O J E K T D O K U M E N T Á C I Ó HATÁRIDŐ KÖLTSÉG FOLYAMAT CÉL Munkavédelem ISO MINŐSÉG ISO KÖRNYEZET Vállalati gazdaságtan 35 SZAKMAI Minden esetben automatikusan kialakul. Projekt X ADMINISZTRATÍV Szinte soha. Előállítunk mintadokumentumokat Vállalati gazdaságtan 36

10 PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ Kihívások: A szabályozott folyamatok jellemzői, hogy ismétlődő (statikus) állapotra vonatkoznak (pl. ISO 900X) A projekt dinamikus folyamatot jelent Kihívások: Szakmai munka Projektmunka Gyűjtsük össze a szükséges dokumentumokat! Szabályozható ez? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 38 PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ Projektmunka szükséges dokumentumai: költség, munka, hozam Rendszerelemzés Kötelemfüzet WBS Változások kezelése Záróértékelés Munkacsomagok leírása Hozzárendelési mátrix Határidő-, költség-, kapacitásterv Kockázatelemzés A projektmenedzsment szakmai aspektusainak alkalmazásszintű ismerete (szervezés, módszertan, eszközök) A projektmenedzsment 3 oszlopa A projektmenedzsment emberi aspektusainak figyelembe vétele, különösen a teammunka és együttműködés tekintetében A topmenedzsment és az érintett vezetők azonosulása a projektcéllal előkészítés tervezés végrehajtás, kivitelezés befejezés a projekt életciklusa idő Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 40

11 Projekt & Szervezet A projektcsapat beillesztése a vállalati hierarchiába Vállalatvezetés E L K Ü L Ö N Ü L É S? Értékesítés Termelés Váll. irányítás Projekt-team É. Terület Üzem I. Beszerzés I II III K E V E R E D É S? D. Terület K. Terület Üzem II. Üzem III. Számvitel Személyi ügyek Speciális teamek Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 42 A projektcsapat beillesztése a vállalati hierarchiába A projektcsapat beillesztése a vállalati hierarchiába Vállalatvezetés Vállalatvezetés Projekt-team Értékesítés Termelés Váll. irányítás Értékesítés Termelés Váll. irányítás É. Terület Üzem I. Beszerzés É. Terület Üzem I. Beszerzés Projekt-team D. Terület Üzem II. Számvitel D. Terület Üzem II. Számvitel K. Terület Üzem III. Személyi ügyek Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 44

12 Projektcsapatok jellemzői Típus Előnyök Hátrányok tiszta projektmenedzsment projektmenedzsment mint törzsegység mátrixprojektmenedzsment világos és egyértelmű felelősség kompetencia a projektteam beillesztése a szervezetbe különösebb nehézség nélkül lehetséges az emberi erőforrások rugalmas kezelése a projektben dolgozók rugalmas alkalmazhatósága a projektvezető szakmai felelőssége merev szervezeti forma magas általános költségek nehézkes a csak korlátozott időre szükséges szakértők beillesztése hiányzó utasítási jogkörök a projekt vezetője mentesül a teljes felelősség alól nehézkes a hatáskörök elhatárolása gyakoribb konfliktusok Kiválasztási kritériumok Utasítási jogkör Kompetencia Felelősség A megbízó támogatása Nem állandó munkatársak beillesztése Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 46 KI FOGJA MEGTENNI? P R O J E K T T E A M menedzser team Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 48

13 P r o j e k t m e n e d z s e r Előkészítés Milyen a jó projektmenedzser?? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 50 Előkészítés A projektmenedzser feladatai Feladatok definiálása A projekt megvalósításának megtervezése Ráfordítások (idő, költség, erőforrás) meghatározása Különböző részterületek lehatárolása Feladatok szétosztása Alkalmazandó módszerek, eljárások meghatározása Koordinálja a projektcsapat, szakmai részlegek és külső tanácsadók munkáját A projektmenedzser feladatai Ellenőrzi a projekt előrehaladását a minőséget határidőket költséget változásokat Előkészítés folytatás Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 52

14 Előkészítés A projektmenedzser feladatai folytatás Ismerje fel a lehetséges szűk keresztmetszeteket, kockázatokat Dolgozzon ki alternatív megoldásokat legalább elvi szinten Dokumentálja mind a menedzsment, mind a szakmai munkát Gondoskodjon a projekt megvalósításához szükséges eszközök beszerzéséről (hardver, szoftver, laboratórium stb.) A projekt irányítása és együttműködés a megbízóval Személyes kvalifikáció Projekt kvalifikáció A projektmenedzserrel szemben támasztott követelmények Rendszer kvalifikáció csapatszellem, kezdeményezőkészség, szervezési módszerek, kreativitás, technikák kapcsolatteremtő ismerete képesség, és tapasztalat az tárgyalókészség, alkalmazásukban megbízhatóság, döntési képesség, a megvalósítás képessége Előkészítés Vezetési stílus Folytatás projektfeladattal kapcsolatos ismeretek, tapasztalatok, mit kell megvalósítani Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 54 Előkészítés Vezetési stílus Előkészítés Vezetési stílus A U T O K R A T A? D E M O K R A T A? A projektmenedzser határozza meg a csoportban a vezetési stílust, melynek túlnyomóan kooperatívnak kell lennie Az ember álljon a középpontban A nyitott kapuk elve ; bárki bármikor beszélhessen a projekt vezetőjével Nincsenek előre meghatározott információs utak, minden információ közvetlenül áramlik A vezetés fő eszköze a meggyőzés Az eredmény ellenőrzése az eljárás és a módszer ellenőrzése helyett Az egyéni kezdeményezések és felelősségvállalás támogatása Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 56

15 Előkészítés Vezetési stílus Előkészítés P r o j e k t m e n e d z s e r folytatás Különleges teljesítményeket különlegesen kell értékelni és honorálni A team minden munkatársának legyen világosan elhatárolt feladata, hatásköre és felelőssége feladatvégző döntéshozó problémamegoldó Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 58 D I L E M M A Előkészítés D Ö N T É S I P R O B L É M A P R O B L É M A T Í P U S O K megoldások jól strukturált rosszul strukturált kielégítők könnyű már megtanult szabályok alapján döntünk nehéz új szabályok alapján döntünk kifogástalanok optimális méltányos Tudjuk, hogy mit keresünk Az elvárásaink keresés közben alakulnak ki Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 60

16 Megvan a projektmenedzser! P R O J E K T T E A M menedzser team Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 62 Milyennek képzelik az ideális csoportmunkát a vezetők? PROJEKTTEAM ÖSSZEÁLLÍTÁSA Kik legyenek a team tagjai? Hogyan válasszuk ki őket? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 64

17 Felhatalmazás??? Projekttervezés módszertana Projekt menedzser P R O J E K T F Á Z I S O K teamtagok Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 66 Projektfázisok Projektfázisok Hogyan strukturáljuk a projektet? költség, munka, hozam 5% 20% 60% 15% definiálás tervezés végrehajtás, kivitelezés befejezés a projekt életciklusa idő Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 68

18 Döntési pont Alternatívák Ami a legtöbbször kimarad: Előkészítés Lezárás Projektfázisok A projekttervezés alapproblémája A projektterv Műszaki rajz A projektterv Időjárás előrejelzés Fel kell vállalni a tervezés elején mindig meglévő bizonytalanságokat Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 70 A projekttervezés alapproblémája A projekttervezés alapproblémája Mottó Aki a kezdetekkor biztos a dolgában, az kétkedőként végzi. Ha viszont az elején megelégszik a bizonytalansággal, akkor a végére biztos tudás lesz a birtokában. Francis Bacon M E G O L D Á S Legyen világos elképzelésünk a tervezési folyamat egymást követő lépéseiről. Fontos tudnunk, hogy mely lépések milyen eredményt adnak, illetve hol, mit, és milyen mértékben lehet korrigálni, és mi lesz a hatás Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 72

19 Projekt Struktúra Terv Projekt Struktúra Terv A PST (WBS) egy központi tervezési eszköz, melyből az összes többi terv levezethető Cél: A projektet teljes terjedelmében átlátni A projekt befejezéséhez szükséges összes feladatot összegyűjteni A projekt teljes volumenét meghatározni A fentieket értelmes munkacsomagokra felosztani atom Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 74 Projekt Struktúra Terv Projekt Struktúra Terv Hogyan határozhatjuk meg ezeket az atomokat, a A strukturálás problémája munkacsomagokat? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 76

20 Projekt Struktúra Terv Ü T E M E Z É S A strukturálás problémája H ÍD ÉP ÍT ÉS Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 78 H Í D É P Í T É S LOGIKAI KAPCSOLATOK id ő tarta m közvetlenül A, B K jel tevékenység (hó nap ) A tervezés 8 megelő ző tevékenység B kisebb a lko tóe le m ek le gyártása 4 A C ba l parti p illé r ép ítése és s zere lése 3 A G I J H D jo bb parti p illé r ép ítése és s zere lése 5 A E bal oldali vízben álló oszlop építése 6 A F jobb oldali vízben álló oszlop építése 4 A G bal parti pillért és bal oldali oszlopot összekötő 6 B,C,E C E F D H I hídelem legyártása és szerelése jobb parti pillért és jobb oldali oszlopot összekötő hídelem legyártása és szerelése a két, v ízb e n á lló o s zlo p o t öss zek ö tő középső 6 B,D,F 5 B h íd e le m le g yá rtá s a J a két, v ízb e n á lló o s zlo p o t öss zek ö tő középső 1 E,F,I hídelem beúsztatása és szerelése K technológiai szünet a középső hídelem szerelése után 1 J Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 80

21 C P M H Á L Ó T E R V G A N T T D I A G R A M 6 K C : 3 G : 6 J E : 6 4 A : 8 B : 4 I : 5 J : 1 K : F : 4 I H G D : 5 5 H : 6 Jelölés : F E D 7 i tevékenység : idõ (hónap) j C B A Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 82 Projekt adatok WBS kód Tevékeny ség Eredm. Idő Költsé g Közv. megelőző Erőf. K O C K Á Z A T O K K I F O G Á S O K Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 84

22 A mérhetőség problémája A mérhetőség problémája Hány utasítást tartalmaz ez a program? #define LOWER 0 #define UPPER 300 #define STEP 20 main() { int fahr; for (fahr=lower; fahr<=upper; fahr=fahr+step) printf ( %4d%6.1f \n, fahr, (5.0/9.0*(fahr-32)) } Hány utasítást tartalmaz ez a program? Utasítások száma Szakértők száma, akik szerint ez a szám helyes 1 utasítás 1 2 utasítás 6 3 utasítás 5 4 utasítás 1 5 utasítás 4 6 utasítás 11 7 utasítás 4 8 utasítás 1 9 utasítás Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 86 K O C K Á Z A T O K Kockázatelemzés Egyenértékű kockázatvonalak módszere módosítás költsége (Ft.) Megoldás? Probléma elhanyagolható kockázat Probléma 2 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 nagy kockázat közepes kockázat alacsony kockázat valószínűség Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 88

23 Kockázatelemzés Kockázatelemzés Egyenértékű kockázatvonalak módszere Kockázat - hozam módszer határidő túllépés (hónap) Probléma 1 elhanyagolható kockázat Probléma 2 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1,0 nagy kockázat közepes kockázat alacsony kockázat valószínűség Hatása a projekt céljára nagy közepes kicsi kicsi közepes nagy Eredmény: 9 csoport 3 kategória Bekövetkezés valószínűsége Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 90 PROJEKTCONTROLLING? PROJEKTIRÁNYÍTÁS Projektcélok kitûzése P R O J E K T I R Á N Y Í T Á S Projekttervezés Terv megváltoztatása NEM Eltérés korrigálható? IGEN Zavarhatások tény Terv-tény összehasonlítás Eltérés Eltérés elemzése Döntés a korrekció jellegérõl és méretérõl Korrekció az érintett részlegek által A projekt megvaló sítása tény Projektkontroll Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 92

24 Változások kezelése Változtatást nyilvántartó m unkalap Igénylő : Dátum : Projekt Nr.: V áltoztatás leírása: Projektre gyakorolt hatás: Igénylő aláírása: Projektmenedzser aláírása: Vállalati gazdaságtan 93 PROJEKTDOKUMENTÁCIÓ Projektmunka szükséges dokumentumai: költség, munka, hozam Rendszerelemzés Kötelemfüzet WBS Változások kezelése Záróértékelés Munkacsomagok leírása Hozzárendelési mátrix Határidő-, költség-, kapacitásterv Kockázatelemzés definiálás tervezés végrehajtás, kivitelezés befejezés a projekt életciklusa idő Vállalati gazdaságtan 94 A projektmenedzsment 3 oszlopa A projektmenedzsment összetevői A projektmenedzsment szakmai aspektusainak alkalmazásszintű ismerete (szervezés, módszertan, eszközök) A projektmenedzsment emberi aspektusainak figyelembe vétele, különösen a teammunka és együttműködés tekintetében A topmenedzsment és az érintett vezetők azonosulása a projektcéllal Tervezés Projektmenedzsment projektmunka Ellenőrzés Közreműködők Dokumentáció Eszközök Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 96

25 Van legjobb megoldás??? A helyes projektindítás szabályai Valóban szükségünk van rá? Mit akarunk elérni általa??? Ki és hogyan fogja használni??? Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 98 A helyes projektindítás szabályai Lejárt az idő folyamatszemlélet Szoftveres támogatás??? NEM informatikai probléma!!! Vállalati gazdaságtan Vállalati gazdaságtan 100