Forrás-SQL Készlet modulok használata a Forrás integrált ügyviteli rendszerben

Átírás

1 Forrás-SQL Készlet modulok használata a Forrás integrált ügyviteli rendszerben Gyártó: GriffSoft Zrt. Szeged, Felső-Tisza Part M lph. fszt. 2

2 Tartalomjegyzék 1. A Forrás-SQL készletgazdálkodási rendszer Belépés Munkakör (Csoport) választás Modul választás: A Forrás-SQL készlet nyilvántartásának elve A Forrás-SQL készlet modulok alapfunkciói és kapcsolati rendszerük Készlet rendszer használati módjai A Forrás-SQL készletnyilvántartásának elve Forrás SQL készlet rendszerének árazási elve Kontírozás, főkönyvi feladás elve A készlet nyilvántartás folyamata Program kezelése, alapvető beállítások F2-es segítség beállítása Szűrés/Keresés funkció működése: Szelekció működése Nyomtató beállítása A rendszerben használatos ikonok jelentése Törzsadatok Felhasználók által karbantartható törzsek A Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadatok Időszak mennyiségi szempont szerinti nyitása Árazandó időszak könyvelési szempontú nyitása Új raktári karton létrehozása Bizonylat rögzítését megelőzően Készletkarton felvétele a bizonylat soradatainak kitöltésekor Raktári bevételezés Készlet bizonylat készítése Második módszer/csoportos beléptetés Kiadási bizonylatok rögzítése Készlet bizonylat készítése Áttárolások Raktár_KI_Áttárolás fogyóba Áttárolás_Cikkváltásos áttárolás Áttárolás_Raktárak közötti mozgás Lekérdezések Készletváltozások lekérdezése Raktári bizonylatok és készletkartonok lekérdezése Raktárforgalmi táblák készítése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 2/149 oldal

3 13. Árazás Árazandó időszak könyvelési szempontú nyitása Nyitó adatok lekérdezése Bevételi mozgásbizonylatok árazása (Beszerzési árak rögzítése) Kiadások árazása (Felhasználás árazása) Mozgásbizonylatok ártételeinek lekérdezése, ellenőrzése Könyvelés Főkönyvi feladás, zárás előtti ellenőrzés Kartonok kontírozása Készlet változások kontírozása Napló nyitása Főkönyvi feladás Időszak könyvelési zárása Időszaki zárás menete Időszakok mennyiségi zárása Beszerzések árazásának ellenőrzése Felhasználás árazása Árazatlan felhasználások vizsgálata Kartonok gépi kontírozása Mozgások gépi kontírozása Kontírozások ellenőrzése Könyvelési napló nyitása Főkönyvi feladás nyitott naplóban Ellenőrzés Főkönyvi feladás zárt naplóban Időszak zárása Leltár Leltározások Leltárfelvételi ív Leltárjegyek generálása Leltárjegyek rögzítése Leltár kiértékelése Előzetes leltár kiértékelés értékkel Leltáreltérés bizonylatok generálása Leltáreltérés bizonylatok árazása Leltáreredmény Csoportos leltáreredmény Leltár lezárása A leltárazonosító alapján a leltár státuszának zártra állítását jelenti Év zárása, Új év nyitása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 3/149 oldal

4 17.1. Évzárás feltételvizsgálata Zárási adatok lekérdezése Év zárása és Új év nyitása Elírások, hibák javítása Bizonylatok stornírozása Módosítás lezárt bizonylaton Zárt időszak visszanyitása Lezárt időszakra újabb bizonylat rögzítése Bevételezés értékének javítása Árazatlan felhasználás beárazása Bizonylati dátum javítása a bizonylat visszanyitása nélkül Rossz cikkszámra (kartonra) történt bevételezés javítása Kartonon szereplő adatok javítása Téves kivezetés törlése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 4/149 oldal

5 1. A Forrás-SQL készletgazdálkodási rendszer 1.1. Belépés Belépés a rendszerbe A fenti ikonra kétszer rákattintva megjelenik a bejelentkező felület. Bejelentkezés Felhasználó választás: a nyíllal jelzett felületre kattintva a felhasználói azonosítókat tartalmazó listából ki kell választani az adott felhasználónak a nevét. A Jelszó mezőbe be kell írni a jelszót, majd az OK gomb segítségével el kell elfogadni a bejelentkezést Munkakör (Csoport) választás GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 5/149 oldal

6 Munkakör választás: a megfelelő csoport kiválasztása után az OK gombra kell kattintani Modul választás: A Készletnyilvántartási vagy a Készlet könyvelési modul kijelölése után, az OK gomb (vagy Enter billentyű) segítségével lehet a kiválasztást elfogadni. 2. A Forrás-SQL készlet nyilvántartásának elve 2.1. A Forrás-SQL készlet modulok alapfunkciói és kapcsolati rendszerük A Forrás-SQL rendszer és modul funkciói (modul egy rendszer funkcionálisan jól elkülöníthető része) alapvetően egy intézmény, vagy szervezeti egység funkcionális munkamegosztásához igazodik. Készletnyilvántartási modul A raktári mennyiségi nyilvántartás ( a raktári adminisztráció) munkaeszköze. Alkalmas a készletek mennyiségben vezetett nyilvántartására és bizonylatolására. Fő funkciói a raktári be- és kivételezések bizonylatolása, valamennyi (készlet/raktári) mozgás készletkarton szerinti nyilvántartása. Készletkönyvelési modul Az anyagkönyvelés munkaeszköze. Alkalmas a mennyiségben vezetett raktári készletek és mozgásbizonylatok beárazására, a beárazott tételek kontírozására és főkönyvi feladására. Biztosítja a leltár bizonylatainak előállítását és a leltár kiértékelését fordulónapos és ciklikus leltárazás formájában. Időszaki és éves zárlati, nyitási funkciókat biztosít. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 6/149 oldal

7 Főkönyvi modulhoz való kapcsolódás A főkönyvi modul fogadja a Forrás-SQL készlet analítikáinak főkönyvi feladásait. A készletmozgások főkönyvi feladása állományi számlákban bekövetkezett változásokat és a mozgások értékadatainak közös törzsekkel való megcímzését tartalmazza Készlet rendszer használati módjai Utólagos bizonylat-feldolgozás Csak anyagkönyvelés. A fizikai raktárba nincs terminál kihelyezés, a raktári mozgásbizonylatok kiállítása kézzel történik. A bizonylatokat utólagosan, az anyagkönyvelés rögzíti a rendszerbe, majd adja fel hozzá a megfelelő ártételeket. Raktári gépi bizonylatolás Bizonylatolás + anyagkönyvelés. A fizikai raktárban kihelyezett terminál (ok) üzemelnek, a bizonylatok kiállítása a raktárban a rendszerben történik. Az anyagkönyvelés a bevételezési bizonylatok ártételeit és árkorrekciós bizonylatokat rögzít A Forrás-SQL készletnyilvántartásának elve GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 7/149 oldal

8 Készletek nyilvántartása A készletek nyilvántartása készletkarton rendszerű (minden raktárhoz tartoznak készletkartonok, továbbá egy raktárhoz annyi készletkarton tartozik, ahány cikk megfordult abban a raktárban). Egy készletkarton egy tovább már nem bontható nyilvántartási egységet jelent. (Ezek segítségével lehet a cikk-raktár összerendeléseket meghatározni a Forrásban.) A készletkartonon valós időben vezetve van a mennyiségi egyenleg (készlet), a készletkartonra hivatkozó készletváltozási bizonylatok alapján. Bizonylatolási rendszer A bizonylatok felépítése a következő: (Bizonylati) Fejadatok, (Bizonylati) Soradatok és (Bizonylati) Értékadatok A bizonylatoknak három fő csoportra oszthatóak: bevételezési, kiadási és áttárolási bizonylatok. A készlet-bevételezés forrása a külvilág, célállomása egy előre definiált készletkarton. A készletkiadás forrása egy készletkarton, célállomása a külvilág. Az áttárolás két készletkarton között történhet egyetlen bizonylati tétellel. A rendszerben minden mennyiségi készletváltozás bizonylatolt. Minden bizonylatnak tetszőleges számú sora lehet és a szokásos formában kinyomtatható. Egy bizonylati fejhez több bizonylati tételsor tartozhat, és egy tételsorhoz is több értékadat kapcsolatható. A bizonylatkezelés zárt rendszerű, azaz szigorú sorszámozású, és a lezárt bizonylat adatai nem módosíthatók. A lezárt bizonylatok szükség esetén stornírozhatók, az eredeti mozgásnemmel és ellentétes előjelű mennyiséggel. Ezáltal a forgalmi kimutatások valósághűek lesznek. A készletváltozási bizonylatok árazása a rendszer beállításától függően a készletnyilvántartási és a készletkönyvelési modulban is elvégezhető. Raktári készletmozgások bizonylat típusai Bevételezési bizonylatok: Raktári bevételezés nyitóból Raktári bevételezés vásárlásból Egyéb raktári növekedés GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 8/149 oldal

9 Leltár többlet Csökkenési bizonylatok: Raktári kiadás értékesítésre Raktári kiadás felhasználásra Egyéb raktári csökkenés Raktári záró Raktári áttárolás fogyóba Leltár hiány Áttárolási bizonylatok: Raktárak közötti mozgás Cikkváltásos áttárolás 2.4. Forrás SQL készlet rendszerének árazási elve A rendszerben karton szerinti árazást használunk. A készletárazás alapelve, hogy bármely mennyiségi változási bizonylati tételsorhoz egy vagy több ártétel tartozhat. Ennek oka egyrészt az lehet, hogy az árkomponensek különböző időpontban és különböző számlákon keletkeznek. Az utólagos árkorrekciókat (pl.: adatrögzítési hiba javítása) az eredeti mennyiségi változási bizonylathoz kell hozzárendelni. Az utólagos árkorrekciók könyvelési időszaka eltérhet a mennyiségi bizonylat időszakától abban az esetben, ha az utóbbi főkönyvi könyvelés szempontjából már zárt. Vagyis az időszaki zártság elve maradéktalanul érvényesíthető. Bevételezések árazása A bevételezések árazása a rendszerben beszerzési áron történik. A beszerzések beszerzési áron történő árazása a szállítói számlák alapján, közvetlen adatbevitellel valósul meg. Kiadások és áttárolások árazása A kiadások és áttárolások ártételeit az árazó program a kartonokhoz tartozó cikkek árazása szerint generálja. Leggyakoribb árazási eljárás: karton szerinti árazás Kontírozás, főkönyvi feladás elve Kontírozás vezérlése A készletmozgások kontírozásának vezérlését az úgynevezett kontírozó törzsek biztosítják. Ilyenek pl. a cikkcsoport, kontírozási mód stb. törzsadatok. A kontírozó törzsek pontos és szakszerű beállításai biztosítják az automatikus könyvelést a rendszerben. Ezért ezen beállításokat csak a Griffsoft Zrt. munkatársai paraméterezhetik. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 9/149 oldal

10 2.6. A készlet nyilvántartás folyamata ANALITIKA Törzsek SZINTETIKA Készletkönyvelés /érték/ Árazás Árazás ellenőrzés Cikkcsoport Cikk Mennyiségi egység Raktár Mozgás nem Készletnyilvántartá s /mennyiségi/ Raktári bevétel Raktári kiadás Áttárolás Készletkarton Bevételezések árellenőrzése Árazatlan felhasználások Átárazás Átárazási bizonylatok karbantartása Lekérdezés Könyvelés Időszak mennyiségi és könyvelési kezelése Feladás FŐKÖNYV Főkönyvi feladás naplózárással KÉSZLET LELTÁR ÉVZÁRÁS LEKÉRDEZÉS GriffSoft Rt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 10/149 oldal

11 Készletgazdálkodás és Készletkönyvelés funkcionálismegvalósulása 3. Program kezelése, alapvető beállítások 3.1. F2-es segítség beállítása Az F2-es funkció billentyű segítségével törzsek hívhatók meg a Karbantartó felületeken, amely segítséget nyújthat a rögzítés során. Ennek beállítását a File/Opciók állítása( ) /Képernyő menüpont alatt lehet elvégezni. Az F2-es segítség jelzésénél lehet beállítani, hogy a rendszer jelezze (piros négyzet a mező bal felső sarkában), hogy hol található törzskapcsolat. GriffSoft Rt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 11/149 oldal

12 Lehetséges értékek: Nincs: a táblákon nincs jelzés Aktív mezőn: a táblákon csak az aktuális mezőn állva jelzi. Minden mezőn: folyamatosan látszik minden mezőn. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 12/149 oldal

13 3.2. Szűrés/Keresés funkció működése: A modulok különböző tábláiban található adatok gyors, illetve specifikus kereséshez a pozícionálás, illetve a szelekció funkciót használhatjuk. A következőkben a pozícionálás használatát mutatjuk be. A kiválasztott adattáblában állva rákattintunk a pozícionálás ikonra. Az előugró Pozícionálás ablakban első lépésként kitöröljük a benne lévő értéket, majd F2-t nyomunk. A megnyíló ablakban tudjuk definiálni, illetve elvégezni a pozícionálást (keresést), melynek szabálya, menete a következő: Mindig arra az értékre tudunk szűrni, amelyik oszlopfejlécen áll a sárga nap alakzat (jelen esetben a Cikk azonosítóra lehetne szűrni). Ha rákattintunk egy másik mezőre, akkor az adott oszlop tartalmára lehet szűrni ( Cikk megnevezés 1 ). Figyeljünk arra, hogy másik mezőre kattintva nem törlődik az előzőleg beírt szűrés, azt szükség esetén előtte törölnünk kell, ellenkező esetben többszörös szűrésként értelmezi azt a program. A keresendő tétel azonosítójának begépelésekor már az első karakter leütésére megkezdi a program a szűrést, amely a további karakterek bevitelével egyre szűkül. Abban az esetben, ha keresünk, de nem GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 13/149 oldal

14 tudjuk pontosan a cikk megnevezését akkor % jel leütése után tudunk szűrni azokra az értékekre, amelyeket tartalmazza. Ennek a működését szemlélteti a lenti ábra Szelekció működése A szelekció ( ) ikonra kattintva megjelenik a szelekciós ablak, ahol a különböző szűrési feltételeket lehet megadni. Az ablak a következő módon épül fel: - A hozzáadott szűrési feltételeket tartalmazó (rácsos) rész, ill. - Ezek megadásához szükséges adatok és műveletek (Baloldal; Reláció stb.). GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 14/149 oldal

15 Az adott tábla összes mezője megadható szűrési feltételként. Az adatok megadása a következő módon történik: - A baloldalt legördítve kiválasztjuk a szűrési feltétel megadásához szükséges mező(ke)t/adatot - A relációban megadjuk a logikai feltétel(eke)t - A hozzáadás gombra kattintva megerősítjük a szelekciót - Majd az Ok gombra kattintva elfogadjuk/véglegesítjük a szűrést. Ezután a program a szűrési feltételnek megfelelő adatokat jeleníti csak meg. Ha egy rekord sem tesz eleget a szelekciónak, akkor a következő üzenet jelenik meg a képernyőn. Pl. Keressük azokat a cikkeket, amelyeknél a mennyiségi egység=csomag. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 15/149 oldal

16 A szelekciót megszüntetni a szelekció törlése (kék csirke) ikonnal lehet Nyomtató beállítása A különböző riportok, lekérdezések kinyomtatásához szükség van egy csatolt hálózati nyomtatóra. Ennek beállítását az alábbi módon végezhetjük el. (A hálózati nyomtató elérhetőségének biztosítását jelen fejezet nem tárgyalja, annak megléte feltétele a lenti beállításnak.) A kiválasztott modulban az opció beállítása ikonra kattintva megnyitjuk a lokális beállító ablakot. Az ablakban a Nyomtatás fülre kattintva jutunk a kívánt beállító felülethez, ahol a telepített nyomtatók listáját láthatjuk az egyéb paraméterezési lehetőségek mellett. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 16/149 oldal

17 A Hozzáad gombra kattintva, a lenti ablakban található listából választhatjuk ki a megfelelő nyomtatót, majd az OK gombra kattintva véglegesítjük a kijelölést. A fentiek hatására a Telepített nyomtatók listában megjelenik az újonnan felvett eszköz. Befejező lépésként alapértelmezetté kell tennünk nyomtatónkat. Először rákattintunk a kívánt nyomtatóra a listában, majd a kijelölés után az Alapértelmezés gombra kattintva egy kis grafikus ikon megjelenése jelzi a beállítás meglétét, amelyet az OK gombbal fogadtatunk el. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 17/149 oldal

18 4. A rendszerben használatos ikonok jelentése Törzsadatok rögzítése során használt leggyakoribb ikonok ajtó : kilépés az adott menüpontból, programból. csirke). piros és kék csirke : szűrési feltétel megadása (piros csirke) ill. feloldása (kék kék és piros nyilak : rekordok közötti lépegetés. Piros dupla nyilakkal lehet a legelső és a legutolsó rekordra kattintani. A kék nyilak segítségével egyenként lehet lépegetni az adatrekordok között. futó emberke/pozicionálás : keresés biztosítása az adatok között. ceruza/módosítás; plusz gomb/új felvétel; dupla plusz gomb/duplikálás; mínusz gomb/rontás vagy törlés : új tétel felvételét, egy meglévő tétel módosítását vagy törlését teszi lehetővé. : tételszám kiíratás; összes tétel pl. összesen hány cikk található a rendszerben. : Lekérdezés: az általános lekérdező funkció meghívását teszi lehetővé. Ács Feri/kódfeloldás : megmutatja a rendszerben használt kódok jelentését. Egy soros üzemmód : egymás alatti sorba rendezve jeleníti meg az adatokat pl. bizonylati soroknál, nem kell a nyilakkal lapozgatni, hanem egymás alatt sorba rendezve jelennek meg a tételek. : Nyomtatás, nyomtatás biztosítása. Bizonylatok rögzítése során használt leggyakoribb ikonok : Bizonylattömb választás. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 18/149 oldal

19 : Bizonylattömb első bizonylata; Előre lépegetés, Hátra lépegetés; Bizonylattömb utolsó tétele. : Pozicionálás konkrét bizonylat számra. Új tétel felvitele; Módosítás nyitott bizonylat esetén; Rontott státuszra állítás nyitott, soradat nélküli bizonylat esetén. Bizonylat lezárása. Sorablakba lépés. Sorablak eldobása. : Bizonylat megtekintése nyomtatás előtt. : Nyomtatás, nyomtatás biztosítása. : Karton megtekintés vagy értékelési tábla. 5. Törzsadatok Ebben a fejezetben röviden bemutatjuk a lényegesebb törzsadatokat, funkciójukat, az egyes mezők jelentését. A következőkben használt fogalmak tisztázása: a) Forrás SQL közös törzsek (a továbbiakban: közös törzsek), a Forrás SQL terminológiájával azonosan, az egyes alrendszerekben (modulokban) és a főkönyvi modulban egyaránt megjelenő és alkalmazható, a főkönyvi feladás dimenzióiként megjelenő törzsek (Szakfeladat részletező, Szervezeti egység kód, rovatkód, és ügylet kódok). b) Alrendszerek/modulok sajátos törzsei (a továbbiakban sajátos törzsek) a Forrás SQL terminológiájával azonosan, csak egyes modulokban használandó, nem minden modulban látható törzsek (raktár stb.) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 19/149 oldal

20 c) Az egyes alrendszerekben azonos néven megjelenő törzsek logikailag és fizikailag is egy ugyan azon táblára mutató törzsek, ezek csak egy helyen kerülnek feltüntetésre, értelemszerűen a többi modul esetében is a feltüntetett helyen meghatározott módon működik (pl. mozgásnem, cikk stb.). A törzsadatok karbantarthatóság szempontjából két részre oszthatóak: Felhasználók által is karbantartható törzsadatok Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadatok. Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/törzs menüpont, és a Készletkönyvelési modul/törzs menüpont alatt találhatóak a készletmodulokhoz kapcsolódó törzsadatok. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 20/149 oldal

21 5.1. Felhasználók által karbantartható törzsek Raktár Feladata: A raktárak definiálása, készletkartonok karbantartására vonatkozó előírások rögzítése. Raktár kódja: A raktár egyedi azonosítója. Raktár megnevezése: A raktár megnevezése. Raktár megnevezése2: A raktár egyéb megnevezése. Raktár megnevezése3: A raktár egyéb megnevezése. Raktár típusa: Mindig S - Saját raktár Irányítószám: A raktár címének postai irányítószáma. Helység: A raktár címének helység neve. Cím: A raktár címének utca, házszám, stb. része. Létrehozó csoportok: Azoknak a felhasználói csoportoknak (munkaköröknek) a felsorolása (vesszővel egymástól elválasztva), akik a raktárban új kartonok létrehozására jogosultak. Karbantartó csoportok: Azoknak a felhasználói csoportoknak (munkaköröknek) a felsorolása (vesszővel egymástól elválasztva), akik a raktárban mozgásbizonylatok karbantartására (új felvétel stb.) jogosultak. F4 billentyű lenyomásával megjelenik a munkaköröket tartalmazó szelekciós ablak. Ennek segítségével kiválaszthatóak azok a csoportok, akik számára ezeket a jogokat biztosítani kell. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 21/149 oldal

22 Feldolgozási hely: meghatározza, hogy az adott raktár melyik intézményhez tartozik, illetve, melyik intézmény nyilvántartásában jelenjenek meg a raktárhoz kapcsolódó bizonylatok. Szervezeti egység: A raktár Szervezeti egységének kódja. (Főkönyvi dimenzió; különböző információs igények támogatását teszi lehetővé pl. költségek lekérdezése) Bekérendő mezők: Ezzel a beállítással lehet szabályozni azt, hogy egy dott raktárhoz tartozó készletkartonokon mely mezők kitöltése legyen kötelező. Negatív készlet megengedett: A raktárban a negatív készlet megengedett-e vagy sem, mindig N,(Nem)-et kell választani. Tárhely típusa: mindig K t (nincs tárhelyhez rendelés, kaotikus) kell kiválasztani. Karton felkínálás módja- mindig 0 -t ( nincs) kell kiválasztani. A felsorolásból kimaradt mezők kitöltése tilos. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 22/149 oldal

23 Cikktörzs Feladata: Új cikkek létrehozását, illetve meg lévő cikkek beállításainak módosítását teszi lehetővé. Az új tételre kattintva (+) kitölthetővé válnak az ablak mezői. Cikk azonosítója: Szabadon kitölthető mező (20 karakter); az ékezetes betűk és speciális karakterek használata nem javasolt. Cikkcsoport kód: A cikkcsoport határozza meg, hogy melyik főkönyvi számra könyvelődjenek a mozgás adatokhoz tartozó érték adatok. Költ. vet év korlátozás: Ezzel a funkcióval lehet az adott cikkszámon szereplő GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 23/149 oldal

24 készlet mennyiséget kifuttatni. Ilyen esetben a program az adott cikkhez csak csökkenési bizonylatokat enged rögzíteni (amíg a készleten lévő mennyisége nem éri el a nullát), növekedési bizonylatokat nem lehet létrehozni. Cikk megnevezése1: Szabadon tölthető mező, itt már az ékezetes betűk használata megengedett. Cikk megnevezése2: Szabadon tölthető mező, itt már az ékezetes betűk használata megengedett. Cikk megnevezése3: Szabadon tölthető mező, itt már az ékezetes betűk használata megengedett. Áfa kód: A rendszer kötelezően kéri. Műszaki besorolás kód 1-3.: Különböző csoportosítási és lekérdezési lehetőséget biztosít. Cikk egységára: Nem használatos mező. Készlet cikkszám: Automatikusan a cikk azonosítójában megadott cikkszámot inicializálja fel a rendszer. Mennyiségi egység: A cikk nyilvántartás szerinti mennyiségi egységének meghatározására szolgál. Készletgazdálkodási mennyiségi egység: Nem használatos mező, de a rendszer kötelezően kéri, így automatikusan a nyilvántartás szerinti mennyiségi egységet inicializálja fel a program. Főkönyvi mennyiségi egység: Nem használatos mező, de a rendszer kötelezően kéri, így automatikusan a nyilvántartás szerinti mennyiségi egységet inicializálja fel a program. Árazási egység: Mindig a K értéket kell megadni (jelentése: kartononként) Árazás módja: Mindig az B értéket kell megadni. Készletgazdálkodás típusa: Mindig a K értéket kell megadni. Vonalkódos cikk-e: Értéke I (jelentése igen), ha az adott cikk elszámolásra kötelezett, egyéb esetben N (jelentése nem). Készletek esetében a N (Nem) beállítást használjuk. Törzslapos -os cikk-e?: Értéke I (jelentése igen), ha az adott cikk törzslapos, egyéb esetben N (jelentése nem) A Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadatok Ezeket az adatok felhasználók által nem karbantarthatóak, ezért csak néhányat ismertetünk közülük (információs jelleggel) Cikkcsoport A Griffsoft Zrt. munkatársai által karbantartható törzsadat. Feladata: meghatározza, hogy a cikkszámok melyik főkönyvi számlaszámra kontírozódjanak. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 24/149 oldal

25 GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 25/149 oldal

26 Mozgásnemek Feladata: A készletmodulban keletkező bizonylatokhoz tartozó mozgások beállítását teszi lehetővé Kontírozási mód Feladata: A főkönyvi kontírozáshoz szükséges ellenszámlaszám képzés eszköze. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 26/149 oldal

27 Kontírozási szabály Feladata: meghatározza, hogy egy adott mozgásnem esetén milyen ellenszámlaszámra könyvelődjenek az értékek. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 27/149 oldal

28 Mennyiségi egység Feladata: A gazdasági eseményeknél előforduló mozgások mennyiségben történő regisztrálását biztosítja. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 28/149 oldal

29 Készlet nyilvántartási modul bizonylatolás Mennyiségben vezetett nyilvántartásra és bizonylatolásra szolgál. Fő funkciói: Raktári bevételezések és kiadások Készletek karton szerinti nyilvántartása (Igény esetén bevételezési bizonylatok árazása) 6. Időszak mennyiségi szempont szerinti nyitása Időszak mennyiségi nyitása: A Készletkönyvelési modul / Könyvelés / Időszak mennyiségi nyitása menüpont alatt lehet megnyitni a mennyiségi időszakot. A mennyiségi időszak megnyitásával biztosítható, hogy mozgásbizonylatokat lehessen rögzíteni a rendszerben az adott időszakra. Megjegyzés: Ezt a lépést havonta egyszer kell elvégezni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 29/149 oldal

30 7. Árazandó időszak könyvelési szempontú nyitása Időszak könyvelési nyitása: A Készlet könyvelési modul / Könyvelés / Időszak könyvelési nyitása menüpontra kattintva lehet az adott időszakot könyvelésileg megnyitni. Ezzel a funkcióval biztosítható a raktárosok számára a raktári bizonylatok árazása, ha van hozzá jogosultságuk. Ha nincsen jogosultságuk az értékek megadására, akkor elegendő a könyvelési időszakot akkor megnyitni, amikor az analitikus nyilvántartó az adott időszak értékadatait felrögzíti a rendszerben. Megjegyzés: amíg egy időszak könyvelési szempontból nincs megnyitva, addig a mennyiségi bizonylatokat nem lehet beárazni, ill. addig nem lehet az adott tételeket kontírozni és feladni a főkönyv felé. Megjegyzés: Ezt a lépést havonta egyszer kell elvégezni. 8. Új raktári karton létrehozása A készletek nyilvántartása készletkarton rendszerű. Egy készletkarton egy tovább már nem bontható nyilvántartási egységet jelent, amely egyértelműen meghatározza cikk-raktár kapcsolatot (melyik raktárban melyik cikkről van szó). Új kartont definiálni a Forrásban két módszerrel lehet: A) Bizonylat rögzítését megelőzően B) Bizonylat rögzítése közben Emlékeztető: A kartonokat csak a raktártörzsnél megadott Létrehozó csoportok vehetnek fel, továbbá a Karbantartó csoportok módosíthatják Bizonylat rögzítését megelőzően Kartont létrehozni a raktári bizonylatok rögzítése előtt, (tetszőleges) mozgás bizonylaton állva a Fájl/Készletkartonok menüpont alatt lehet. Pl.: Készletnyilvántartási modul\ Raktár Be\ Vásárlásból menüpont alatt, a File\Készletkartonok menüpont alatt. A mozgásbizonylatok karbantartásakor a File menü bármikor lehetővé teszi a készletkartonokra történő átlépést és az új karton létrehozását!!! Elérési útvonal bemutatása: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 30/149 oldal

31 Új készletkarton rögzítésének lépései: (új felvétel ikon) piros + gomb raktár kiválasztása (F2 törzskapcsolat) cikk kiválasztása (F2 törzskapcsolat) szükség esetén további kartonadatok megadása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 31/149 oldal

32 Az ikonsoron található + ikon vagy a + billentyű lenyomásával létrehozhatjuk a raktári kartont. Raktár kiválasztása Cikk kiválasztása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 32/149 oldal

33 Készletkarton mezői és azok jelentései Karton azonosító: A karton összes adatának kitöltése után program által generált adat. Az adott raktáron belüli folyamatos sorszám. Karton típusa: Raktári, automatikusan inicializálódik. Raktár: Annak a raktárnak az azonosítója, melybe az adott cikkféleséget be kell vételezni. (F2 törzskapcsolat) Cikkszám: Az adott cikk azonosítója. (F2 törzskapcsolat) Beszerzési karton: Nem használatos mező. Cikkcsoport: Az adott cikk készlet nyilvántartási számla szerinti besorolása. Automatikusan felinicializálódik a cikktörzsből. Bruttó nyilvántartási szsz.: A készlet nyilvántartási számlaszáma, mely a cikkcsoport mező kitöltésekor automatikusan beíródik. Negatív készlet: Igen/Nem Az adott kartonon engedélyezett-e a negatív készlet. Értéke: minden esetben Nem. Egyenlegek (raktári, készletgazdálkodási, főkönyvi): A program automatikusan kezeli ezeket a mezőket. Felhasználók által nem felülírható. Az éppen aktuális raktári egyenleget mutatja. Az értéke bizonylatolás útján változtatható. ME (raktári, készletgazdálkodási, főkönyvi): Az adott cikk nyilvántartási mennyiségi egységei. A cikktörzsből felinicializálódik. A következő adatokat csak abban az esetben engedi a program karbantartani, amennyiben a Raktár törzs szignifikáns mezői között szerepelnek. Feldolgozási hely: Telephelyek szerinti elkülönítésre szolgál. (Jogi személyiségű szervezeti egységek esetében van jelentősége.) Szervezeti egység: Kartonok költséghely szerinti gyűjtésére szolgál. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 33/149 oldal

34 Lejárat dátuma: Abban az esetben kell kitölteni, ha a cikket a raktár + cikkszámon túl a lejárati idő is azonosít. pl. gyógyszerek esetében. Partnerkód: A szállító azonosítója. Kötváll. kontroll: Szerződésszám. Minősítés/ISO kód: A cikkek különféle szempontú minősítésére szolgál. Lekötéskód: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Ügyletkód: A kartonhoz kapcsolódó ügyletkód. Szakf.r.kód: A kartonhoz tartozó szakfeladat kódja. Tevékenységi kód: Vállalkozási / Alap tevékenység megkülönböztetésére szolgál. Pénzforráskód: A karton pénzforrás (rovat) kódja. Egyedi gyűjtő: Főkönyvi dimenzió. Kitöltése nem kötelező, igény esetén tölthető a mező. Foglalás: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Hátralék (PRO): Bonyolítási alrendszerek (projekt modul) használják. Egyéb információk A rendszer (beállításfüggő opció) nem enged az adott raktárban két egyforma kartont létrehozni, figyelmeztető üzenetet küld: Azokat a kartonokat, melyeknek már van tételsoruk, nem lehet módosítani. Amennyiben a kartonnak már léteznek soradatai, azok a Sorablak funkcióval megtekinthetők. (Megtekinthetjük az adott kartonhoz tartozó bizonylati tételsorokat, azaz milyen bizonylatokban szerepelt az adott karton). GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 34/149 oldal

35 8.2. Készletkarton felvétele a bizonylat soradatainak kitöltésekor Ezt a módszer akkor alkalmazható: - ha a rendszer paraméterezése ezt lehetővé teszi, ill. - ha a raktárban már volt előzőleg (minimum egy) karton definiálva. Ha még nem nincs a raktárhoz karton definiálva, akkor CSAK ez előző menüpontban leírt eljárás alkalmazható! Ez a módszer bizonylatolás (bizonylati sorok rögzítése) közben lehetővé teszi a készletkartonok egyszerű és gyors felvételét a rendszerben. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 35/149 oldal

36 A következő képek szemléltetik a bizonylati sor rögzítésekor történő karton felvételt. Első lépésként fel kell rögzíteni a bizonylati sor adatait (mozgásnem, raktár, cikk), hogy szemléltetni tudjuk a bizonylatolás közbeni kartonlétrehozást. A bizonylat sorában a Növekedési készlet karton mezőbe (a raktár és a cikkszám kiválasztása után) automatikusan beíródik a kartonazonosító. Ha a program nem találja a megadott cikk-raktár összerendeléshez tartozó készletkartont, akkor a mező értékét üresen hagyja. Továbblépés esetén a rendszer a következő figyelmeztető üzenetet küldi. ( Növ. készletkarton: Hibás adat, nincs a relációs táblában ) Ok-ra kell kattintani. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 36/149 oldal

37 F3 billentyű lenyomásával a következő üzenet jelenik meg a képernyőn: Igen-t kell választani. Ha a fenti kérdésre a válasz Nem, akkor az adott cikk kartonjai láthatók az aktuális mennyiséggel és egységárral. Ez a funkció a megfelelő karton kiválasztásához nyújt segítséget. A program automatikusan kitölti az adatokat a bizonylati sorban megadott raktár és cikk értékekkel. Enter vagy TAB billentyűvel lehet lépegetni a mezők között. Az utolsó aktív mezőn Enter-t kell ütni. Ha nem kívánunk megadni más adatot a kartonon, mint amit a program alapvetően felkínál, akkor CTRL+ENTER billentyűkombináció (vagy a felső soron lévő pipa ikon) lenyomásával zárható a rögzítési folyamat. Karton mezői és azok jelentései GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 37/149 oldal

38 Karton azonosító: a karton összes adatának kitöltése után program által generált adat. Az adott raktáron belüli folyamatos sorszám. Karton típusa: Raktári, automatikusan inicializálódik. Raktár: a bizonylat sorában megadott raktár kóddal automatikusan feltöltődik a mező értéke, nem karbantartható mező. Cikkszám: automatikusan kitöltődik a bizonylati sorában szereplő cikkszám értékével. ENK: Nem használatos mező. Cikkcsoport: az adott cikk készlet nyilvántartási számla szerinti besorolása, automatikusan a cikktörzsből felinicializálódik. Bruttó nyilvántartási számla: a készlet nyilvántartási számlaszáma, mely a cikkcsoport mező kitöltésekor automatikusan beíródik. Negatív készlet: Igen/Nem Az adott kartonon engedélyezett-e a negatív készlet. Értéke: minden esetben Nem. Feldolgozási hely: Telephelyek szerinti elkülönítésre szolgál. Szervezeti egység: Kartonok költséghely szerinti gyűjtésére szolgál. A következő adatokat csak abban az esetben engedi a program karbantartani, amennyiben a Raktár törzs szignifikáns mezői között szerepelnek. Lejárati dátum: Abban az esetben kell kitölteni, ha a cikket a raktár + cikkszámon túl a lejárati idő is azonosít. pl. gyógyszer. Partnerkód: A szállító azonosítója. Kötváll. kontroll: Szerződésszám. Minősítés/ISO kód: A cikkek különféle szempontú minősítésére szolgál. Lekötéskód: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Szakfeladat r.kód: A kartonhoz tartozó szakfeladat kódja. Ügyletkód: A kartonhoz kapcsolódó ügyletkód. Pénzforráskód: a karton pénzforrás (rovat) kódja. Egyedi gyűjtő: Tevékenységi kód: Egyenlegek (raktári, készletgazdálkodási, főkönyvi): a program automatikusan kezeli ezeket a mezőket. Felhasználók által nem felülírható. Az éppen aktuális raktári egyenleget mutatja. Az értéke bizonylatolás útján változtatható. ME (raktári, készletgazdálkodási, főkönyvi): az adott cikk nyilvántartási mennyiségi egységei. A cikktörzsből felinicializálódik. Foglalás: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Hátralék (PRO): Bonyolítási alrendszerek (projekt modul) használják. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 38/149 oldal

39 A karton létrehozása után a program automatikusan visszalép a bizonylati sorba, és feltölti az új karton azonosítóval a mezőt. Ezután folytatódhat a raktári bevételezési bizonylat kiállítása. 9. Raktári bevételezés Raktári bevételezést a Forrás-SQL rendszerben két módszerrel lehet elvégezni. Ezek a következőek: 1. Bevételezési bizonylat kiállítása A. /Készlet bizonylat fej adatainak megadása B./ Készlet bizonylat sor adatainak megadása C./ Árazás (A rendszer paraméterezésétől és a raktárosok jogosultságától függően) 2. Csoportos beléptetés (A program lehetőséget ad arra, hogy a megfelelő adatok megadása után a program automatikusan elvégzi az 1. módszernél ismertetett lépéseket. Ezt a módszert csak abban az esetben lehet alkalmazni, ha az adott cikknek még nincs létrehozva kartonja az adott raktárban, illetve nyitásnál.) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 39/149 oldal

40 9.1. Készlet bizonylat készítése A készlet nyilvántartási modul Raktár_Be menü alatt lehet a készlet (mennyiségi) növekedéseket rögzíteni a rendszerben. Minden bizonylat rögzítése előtt bizonylati tömböt kell választani! Rögzítés folyamatának rövid ismertetése - bizonylati tömb választása - bizonylati fej és - bizonylati tétel adatok rögzítése - értékadatok megadása (nem minden esetben kell értékadatokat megadni, a gazdasági eseménytől függ) - képernyős megjelenítés - bizonylat lezárása - bizonylat kinyomtatása Bizonylati sorok beállításai (Új sor automatikusan funkció bemutatása) Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/raktár_be vagy Raktár_Ki menüpont/tetszőleges bizonylati fej/környezet menüpont/új sor automatikusan funkció. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 40/149 oldal

41 Az Új sor automatikusan funkció lehetséges értékei: - Aktív: bizonylati tételsorokat automatikusan felkínálja a rendszer - Inaktív: a felhasználók minden új sort a + gomb megnyomásával tudnak csak rögzíteni Vásárlás Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/raktár_be/vásárlásból menüpont. Itt lehet a vásárlásból származó készlet bevételezést rögzíteni a rendszerben. Lépései röviden: - bizonylati tömb választása - bizonylati fej rögzítése - bizonylati sorok rögzítése - és értékadatok megadása - bizonylat megtekintése - bizonylat lezárása - bizonylat nyomtatása Rögzítés előtt a bal sarokban található kék ikonra kattintva lehet a megfelelő bizonylati tömböt kiválasztani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári bevételezési bizonylat kiállítására. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 41/149 oldal

42 Az OK gombra kattintva kell elfogadni a választást Készlet bizonylat fej adatai Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet felvenni a bizonylatfejet. Készlet bizonylat fej adatai GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 42/149 oldal

43 Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám. ) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. R Rontott: lerontása. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, Z Zárt: A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által (automatikusan) beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Az árazás miatt fontos, hogy a tényleges mozgás dátuma kerüljön ebbe a mezőbe. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készletváltozást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 43/149 oldal

44 Készlet bizonylat sor adatai Az ún. Fej adatok berögzítése után a program automatikusan megnyitja (ha a Környezet menü Új sor automatikusan menüpont ki van pipálva) a bizonylati sort. Abban az esetben, ha a bizonylati sorokat szeretnénk egyenként, a rögzítést követően árazni, illetve a sorokat duplikálással létrehozni, akkor a Környezet menüben célszerű kikapcsolni az Új sor automatikusan menüpontot. Jelen esetben azt az esetet mutatjuk be, amikor a bizonylati fej adatainak a kitöltése után nem kínálja fel a program automatikusan a sorokat; azt egyesével kell felvenni a felhasználóknak. A sorablak ikonra kell kattintani, majd az új sor felvétel (piros +) ikon segítségével lehet a bizonylati sorok rögzítését elkezdeni. Egy bizonylatnak akárhány tételsora lehet. Készlet bizonylat soradatai GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 44/149 oldal

45 Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezetten a program a mozgásnem megnevezésével tölti fel. Raktár: Annak a raktárnak az azonosítója, ahová a cikkeket bevételezni kell. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből kiválasztható. Cikkszám: Az adott cikk azonosítója, melyet az F2 lenyomásával megjelenő cikktörzsből választhatunk ki. Növekedési készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahová a készletet bevételezni szeretnénk. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárban a kiválasztott cikknek van kartonja. (Ha nincs, akkor az F3 billentyű segítségével gyorsan megnyitható a karton.) Külső bizonylatsz.: A bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma (pl. szállítólevél), vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. Partner kód: A szállító partnerkódja. (F2 törzskapcsolat). Növekedés raktári: Mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Növek/k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári növekedést. A felsorolásból kimaradt mezők nem használatosak, ezért nem kerülnek bemutatásra. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 45/149 oldal

46 Értékadatok megadása (árazás) Ezt a lépést a tételsor (vagy a tételsorok) rögzítése után kell elvégezni. A bekeretezett ikonra (akkor látható a képernyőn, ha a raktári bevételezés sor ablaka aktív) kattintva vagy az E billentyű lenyomásával a képernyőn megjelenik az értékelési tábla. A (piros +) új sor ikonra kattintva lehet a bizonylati sorokhoz felrögzíteni az ártételeket. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 46/149 oldal

47 Értékadatok Bizonylatszám: A raktári bevételezési bizonylat száma. Bizonylati tételszám: A mennyiségi bevételezési mozgásbizonylat tételsorszáma. Értékmegadási tételszám: A program generálja. (Egy bizonylati tételsorhoz tetszőleges számú ártétel sor adható meg.) Értékmegadás dátuma: Az ártétel megadásának dátuma. A program automatikusan felkínálja a napi dátumot. Időszak: A megadott ártétel könyvelési időszakát jelenti, mely az értékmegadás dátumából inicializálódik, de felülírható. Számlahivatkozás: A szállítói számla belső azonosítója. (FORRÁS által adott sorszám). Értékbeli ellenőrzéshez szükséges, F2 billentyű segítségével kiválasztható a szállítói számla. Beárazott mennyiség: A program a készletbizonylati tételsorról átemeli a bevételezett mennyiséget. Egységár ill. érték a növekedési oldalra: A mezőkbe vagy csak az egységárat kell megadni, vagy csak az összeget (mennyiség*egységár). Mivel a program a mennyiség alapján oda-vissza számol. Ártétel típusa: a program automatikusan tölti ki, a következő értékek közül: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 47/149 oldal

48 A B D E G K N Árkorrekció Beszerzési ár Bérmunkadíj Elszámolóáras ár Generált ár Kalkulált ár Nyitó ár Kontírozási hiba: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Növ. kart. nyilv. számla: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Elsődleges ellenszámlaszám: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Másodlagos ellenszámlaszám: Nem használatos mező. Másodlagos átvez.: Nem használatos mező. Könyvelési státusz: A rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Jelentése: N- nem könyvelt. Főkönyvi feladás után a könyvelési státusz átíródik I- könyveltre. Napló: A rendszer automatikusan tölti ki a tételek főkönyvi feladása során a készletfeladási napló számával. Rögzítő: az adatrögzítő azonosító kódja, a program automatikusan feltölti a mező értékét. Az árázási ablakból kilépni a következő módon lehet: sorablakra kattintva, vagy az ESC billentyű segítségével, vagy a kilépés ikonnal. Sorablakra kattintás GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 48/149 oldal

49 Kilépés ikonra kattintás Sorból kilépni a következő módon lehet: a bizonylati fejre kattintva vagy a soreldobása ikonnal lehet. Sorablak eldobása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 49/149 oldal

50 Bizonylatokkal kapcsolatos további lehetőségek Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni! A zárás több szempontból is fontos. Az árazás és a könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges. Bizonylat képernyős megtekintése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 50/149 oldal

51 Bizonylat lezárása és nyomtatása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 51/149 oldal

52 Igen-re kell kattintani. Bizonylat nyomtatása A nyomtató ikonra kattintva lehet a zárt biz.státuszú bizonylatokat kinyomtatni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 52/149 oldal

53 Raktár_BE_Egyéb növekedésből Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/raktár_be/egyéb növekedésből Itt lehet a nem vásárlásból, hanem az egyéb gazdasági eseményekből származó (pl. térítés nélküli átvétel, egyéb növekedés stb.) raktári bevételezést végrehajtani. A rögzítés lépései röviden: - bizonylati tömb választása - bizonylati fej rögzítése - bizonylati sorok rögzítése - (szükség esetén [a gazdasági eseménytől függően] értékadatok megadása) - bizonylat megtekintése - bizonylat lezárása - bizonylat nyomtatása A bizonylat rögzítése előtt minden esetben bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári bevételezési bizonylat kiállítására. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 53/149 oldal

54 Az OK gomb segítségével lehet elfogadni a bizonylati tömb választást Bizonylati fej adatok Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet új bizonylati fejet felvenni. Bizonylati fej rögzítése Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám. ) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 54/149 oldal

55 Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által automatikusan beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Az árazás miatt fontos, hogy a tényleges mozgás dátuma kerüljön ebbe a mezőbe. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készletváltozást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ Készlet bizonylat sor adatai Jelen esetben azt az esetet mutatjuk be, amikor a bizonylati fej adatok kitöltése után nem kínálja fel a program automatikusan a sorokat; azokat egyesével kell felvennie a felhasználónak. Sorablak majd az Új sor (piros +) ikonra kattintva lehet új tételsort rögzíteni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 55/149 oldal

56 Ki kell választani a megfelelő mozgásnemet (a gazdasági eseménynek megfelelően) a listából. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 56/149 oldal

57 Bizonylat soradatai Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezetten a program a mozgásne megnevezésével tölti fel. Raktár: annak a raktárnak az azonosítója, ahová a bevételezni kell a cikkeket. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből kiválasztható. Cikkszám: az adott cikk azonosítója, melyet az F2 lenyomásával a cikktörzsből választhatunk. Növekedési készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahová a készletet bevételezni szeretnénk. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárban a kiválasztott cikknek van kartonja. (Ha nincs, akkor az F3 billentyű segítségével gyorsan megnyitható a karton.) Külső bizonylatsz.: a bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma (pl. szállítólevél, átadási jegyzőkönyv), vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. Partner kód: átadó intézmény/cég kódja. (F2 törzskapcsolat). Növekedés raktári: mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Növek/k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári növekedést. A felsorolásból kimaradt mezők nem használatosak, ezért nem kerülnek bemutatásra. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 57/149 oldal

58 Értékadatok definiálása Egyéb növekedés esetén a gazdasági esemény határozza meg, hogy kell-e rögzíteni értékadatokat vagy sem. Új értékadat (piros +) ikon segítségével lehet az értékeket megadni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 58/149 oldal

59 Értékelési tábla adatai Bizonylatszám: A raktári bevételezési bizonylat száma. Bizonylati tételszám: A mennyiségi bevételezési mozgásbizonylat tételsorszáma. Értékmegadási tételszám: A program generálja. (Egy bizonylati tételsorhoz tetszőleges számú ártétel sor adható meg.) Értékmegadás dátuma: Az ártétel megadásának dátuma. A program automatikusan felkínálja a napi dátumot. Időszak: A megadott ártétel könyvelési időszakát jelenti, mely az értékmegadás dátumából inicializálódik, de felülírható. Számlahivatkozás: Nem használatos mező. Beárazott mennyiség: A program a készletbizonylati tételsorról átemeli a bevételezett mennyiséget. Egységár ill. érték a növekedési oldalra: A mezőkbe vagy a szerződés szerinti árat, vagy a piaci értéket, vagy az átadó által közölt értéket kell beírni. (Annak függvényében, hogy a summa értéket vagy az egységárat közölte. A program a mennyiség alapján oda-vissza számol.) Ártétel típusa: a program automatikusan tölti ki, a következő értékek közül: A B D Árkorrekció Beszerzési ár Bérmunkadíj GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 59/149 oldal

60 E G K N Elszámolóáras ár Generált ár Kalkulált ár Nyitó ár Kontírozási hiba: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Növ. kart. nyilv. számla: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Elsődleges ellenszámlaszám: A tételek kontírozásakor a rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Másodlagos ellenszámlaszám: Nem használatos mező. Másodlagos átvez.: Nem használatos mező. Könyvelési státusz: A rendszer automatikusan tölti ki a mező értékét. Jelentése: N- nem könyvelt. Főkönyvi feladás után a könyvelési státusz átíródik I- könyveltre. Napló: A rendszer automatikusan tölti ki a tételek főkönyvi feladása során a készletfeladási napló számával. Rögzítő: az adatrögzítő azonosító kódja, a program automatikusan feltölti a mező értékét További lehetőségek Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni! A zárás több szempontból is fontos. Az árazás és a könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 60/149 oldal

61 Bizonylat képernyős megtekintése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 61/149 oldal

62 Bizonylat lezárása Az Igen-re kell kattintani. Bizonylat kinyomtatása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 62/149 oldal

63 Készletkarton megtekintése bizonylati tételsorból A bizonylat tételsorán állva, az ikonsoron megjelenik a nyíllal jelölt ábra, melyre rákattintva az adott tételsoron lévő raktár + cikkszám azonosítóval ellátott készletkarton aktuális egyenlegét tekinthetjük meg. A nézegetésből az Esc billentyű lenyomásával léphetünk ki. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 63/149 oldal

64 9.2. Második módszer/csoportos beléptetés Csoportos beléptetés A menüpont lehetőséget ad arra, hogy az új cikkek azonosító adatait kitöltve, a mennyiségi és az értékadatokat is megadva egy lépésben létrehozzuk a kartont, a lezárt készlet bizonylatot, ill. a bizonylat árazását is elvégezzük. Ezt a funkciót a Törzsek menü alatt érhetjük el. Kizárólag abban az esetben alkalmazható ez a módszer amennyiben a bevételezett cikknek az adott raktárban még nincs karton nyitva, tehát első sorban nyitásnál és új cikkek bevételezésénél. A nyitás történhet konvertálással, illetve kézi rögzítéssel. Konvertálás esetén az adatok ide kerülnek átemelésre a régi rendszerből, a további feldolgozás (ellenőrzés, esetleges javítás) itt történik. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 64/149 oldal

65 Rögzítés lépési röviden: - raktár kiválasztása - cikk kiválasztása - mennyiségi és értékadatok megadása - mozgásnem választás GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 65/149 oldal

66 Az adatok rögzítését a raktár kiválasztásával kezdjük el (nyíllal jelölt ikon), a többi adatmezőt az alábbiakban leírtak szerint kell kitölteni. Az új felvétel(piros +) ikonra kell kattintani, és ki kell tölteni az adatokat. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 66/149 oldal

67 Raktár: a kiválasztott raktár kóddal automatikusan feltöltődik. Cikkszám: F2 a bevételezni kívánt cikk cikkszáma. Negatív készlet: Igen/Nem Az adott kartonon engedélyezett-e a negatív készlet. A kiválasztott raktárnál megadott értékkel automatikusan feltöltődik. Értéke: Nem minden esetben. Cikkcsoport: az adott cikk készlet nyilvántartási számla szerinti besorolása, automatikusan a cikktörzsből felinicializálódik. A következő adatokat csak abban az esetben engedi a program karbantartani, amennyiben a Raktár törzs szignifikáns mezői között szerepelnek. Ezek az adatok a kigenerált kartonra kerülnek rá. Lejárat dátuma: Abban az esetben kell kitölteni, ha a cikket a raktár + cikkszámon túl a lejárati idő is azonosít. pl. gyógyszer, Lekötéskód: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Minősítés: Bonyolítási alrendszerek (kereskedelem, beszerzés) használják. Kötváll. kont.: Szerződésszám. Partnerkód: A szállító azonosítója. Ügyletkód: A kartonhoz kapcsolódó ügyletkód. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 67/149 oldal

68 Szakfeladat részletező: A mozgáshoz tartozó szakfeladat kódja. (F2 törzskapcsolat) Pénzforráskód: A karton pénzforrás (rovat) kódja. Szervezeti egység: Az a szervezeti egységkód, melyhez az adott raktár tartozik, mely egyben a készlet nyilvántartási számla szervezeti egységkódja is lesz. Tev. kód: Nem töltendő Egyedi gyűjtő: Nem töltendő Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Az árazás miatt fontos, hogy a tényleges mozgás dátuma kerüljön ebbe a mezőbe. Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezésben a mozgásnem megnevezése. Külső bizonylatsz.: A bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma (pl. szállítólevél), vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. A következő adatokat csak abban az esetben engedi a program karbantartani, amennyiben a Mozgásnem törzs bekérendő mezői között szerepelnek. Ezek az adatok a bizonylatok sorában szerepelnek. Kötvál. kontroll:. Szerződésszám. Partnerkód: A szállító azonosítója. Ügyletkód: A kartonhoz kapcsolódó ügyletkód. Szakfeladat részletező: A mozgáshoz tartozó szakfeladat kódja. (F2 törzskapcsolat) Pénzforráskód: A karton pénzforrás (rovat) kódja. Szervezeti egység: Az a szervezeti egységkód, melyhez az adott raktár tartozik. Tev. kód: Nem töltendő Egyedi gyűjtő: Nem töltendő Növekedés raktári: Mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Növekedés készletgazdálkodási ill. növekedés főkönyvi: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól ezért a program automatikusan beírja a raktári növekedést. ME (raktári/készletgazdálkodási, főkönyvi): A cikk törzsben beállított mennyiségi egység kódok. Érték ill. egységár: Mezőkbe vagy csak az egységárat kell megadni, vagy csak a bevételezés összegét, a program a mennyiséggel oda-vissza számol. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 68/149 oldal

69 A rögzített tételekről az általános lekérdező segítségével különböző csoportosítású, tételes, összesített listák nyomtathatók. Az általános lekérdezőt a nyíllal jelölt ikonra kattintva lehet elindítani. A tételek generálása a Bizonylat menü Feladás pontja alól indítható. Feladás elindítása után a program időszak és bizonylati tömb definiálását kéri. Generálás után a program egy listán szemlélteti az adatokat (melyik bizonylatot hozta létre, milyen kartont stb.) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 69/149 oldal

70 10. Kiadási bizonylatok rögzítése A Raktár_Ki menüpont alatt lehet a különböző gazdasági eseményeknek megfelelő kiadási és készlet csökkenési bizonylatokat létrehozni a rendszerben. A kiadás hasonló módon történik, mint a bevételezés. A kiadásoknál csak a bizonylatfej és tételsor adatokat kell kitölteni. A kiadások beárazása az Árazás menü alatt automatikusan megtörténik Készlet bizonylat készítése Minden bizonylat rögzítése előtt bizonylati tömböt kell választani! GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 70/149 oldal

71 Rögzítés folyamatának rövid ismertetése - bizonylati tömb választása - bizonylati fej és - bizonylati tétel adatok rögzítése - képernyős megjelenítés - bizonylat lezárása - bizonylat kinyomtatása Raktár_KI_Felhasználásra A készlet nyilvántartási modul Raktár_Ki menü alatt, a megfelelő típusú raktári kiadást/csökkenést kell kiválasztani, arra rákattintani. Pl. Felhasználásra Csak nem 0 egyenlegű karton felkínálása Mivel a negatív készletézés használata nem megengedett, ezért célszerű a Csak nem 0 egyenlegű karton felkínálása menüpontot aktiválni. Így a csökkenési bizonylatok rögzítésekor csak azok a kartonok kerülnek felkínálásra, aminek az egyenlege nem nulla, tehát a tényleges készlet kiadás megvalósítható. Elérési útvonal: Bizonylati fej/környezet/ Csak nem 0 egyenlegű karton felkínálása menüpont GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 71/149 oldal

72 A bizonylat rögzítése előtt bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári kiadási bizonylat kiállítására, azaz az új felvétel ikon (piros +) aktív lesz Készlet bizonylat fej adatai Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet új kiadási bizonylatot rögzíteni a rendszerben. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 72/149 oldal

73 Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám. ) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által automatikusan beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készlet kiadást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező. (Az adott szervezet kódja.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 73/149 oldal

74 Készlet bizonylat sor adatai A Sorablak majd az Új tétel (piros +) ikonra kattintva lehet új sort felvenni a bizonylati fejhez. Bizonylati sor adatai GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 74/149 oldal

75 A tábla a mozgásbizonylatok sor (tétel) adatait tartalmazza. A táblában egy bizonylatnak akárhány tételsora lehet. Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből kell kiválasztani. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezésben a mozgásnem megnevezését írja be a program, ami felülírható. Raktár: Annak a raktárnak az azonosítója, amellyel kapcsolatos a rögzített mozgás, ahonnan a kiadást végre kell hajtani. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből választható azonosító. Cikkszám: Az adott cikk azonosítója, melyet az F2 lenyomásával a cikktörzsből választhatunk. Csökk. kkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahonnan a kiadás történik. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe. Külső bizonylatsz.: A bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma, vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. Szervezeti egység: Annak a szervezetnek a kódja, akinek az adott cikket kiadjuk felhasználásra. F2-es billentyű segítségével a listából kiválasztható a megfelelő szervezet kódja. Csökk/ raktári: Mennyiségi csökkenési raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Csökk/k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól ezért a program automatikusan beírja a raktári csökkenési mennyiséget. A felsorolásból kimaradt mezők nem használatosak, ezért nem kerülnek bemutatásra További lehetőségek Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni! GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 75/149 oldal

76 A zárás több szempontból is fontos. Az árazás és a könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges. Bizonylat képernyős megtekintése Bizonylat lezárása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 76/149 oldal

77 Igenre kell kattintani. Bizonylat kinyomtatása Raktár_KI_egyéb csökkenés Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/raktár_ki/egyéb csökkenés menüpont A bizonylat rögzítése előtt minden esetben bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári kiadási bizonylat létrehozására. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 77/149 oldal

78 Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet felvenni a bizonylatfejet. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 78/149 oldal

79 Bizonylati fej adatai Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám.) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által (automatikusan) beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készletváltozást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 79/149 oldal

80 Bizonylati sorok rögzítése A Sorablak, majd az új tétel (piros +) ikonra kattintva lehet a sorokat felvenni. Megjegyzés: Az egyéb csökkenés menüpont alatt több gazdasági esemény van előre definálva. A felhasználók a megfelelő mozgásnem kiválasztásával tudják meghatározni a valós gazdasági eseményt. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 80/149 oldal

81 A tábla a mozgásbizonylatok sor (tétel) adatait tartalmazza. A táblában egy bizonylatnak akárhány tételsora lehet. Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből kell kiválasztani. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezésben a mozgásnem megnevezését írja be a program. Raktár: Annak a raktárnak az azonosítója, amellyel kapcsolatos a rögzített mozgás, ahonnan a kiadást végre kell hajtani. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből választható azonosító. Cikkszám: Az adott cikk azonosítója, melyet az F2 lenyomásával a cikktörzsből választhatunk. Csökk. kkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahonnan a kiadás történik. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe. Külső bizonylatsz.: a bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma, vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. Partner: Az átvevő szervezet kódja. A mező kitöltését a gazdasági esemény határozza meg. Csökk/ raktári: Mennyiségi csökkenési raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Csökk/k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól ezért a program automatikusan beírja a raktári csökkenési mennyiséget. A felsorolásból kimaradt mezők nem használatosak, ezért nem kerülnek bemutatásra. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 81/149 oldal

82 További lehetőségek Bizonylat képernyős megtekintése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 82/149 oldal

83 Bizonylat lezárása Bizonylat kinyomtatása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 83/149 oldal

84 11. Áttárolások A bizonylatolás technikája megegyezik az eddigi mozgástípusoknál leírtakkal. A program a következő átsorolásokat teszi lehetővé: raktárból raktárba, cikkváltásos áttárolás, illetve áttárolás ENK modulba Raktár_KI_Áttárolás fogyóba A Forrás érték nélkül nyilvántartott készletek modulja biztosítja az érték nélküli készletek és eszközök nyilvántartását (amelyek értéke már el lett számolva költségként, de fontos a mennyiségek nyilvántartása). Az érték nélkül nyilvántartott készletek alap nyilvántartási táblája a nyilvántartókönyv. A tárolási helytől függően lehet raktár, személy (leltárfelelős), munkahely vagy partner, amely meghatározza az érték nélküli készlet egyéni azonosító számát, típusát, és egyéb, a nyilvántartással kapcsolatos adatokat. Ezekhez a nyilvántartókönyvekhez lehet hozzárendelni a kartonokat, amelyeken többek között meg kell adni a cikkszámot. Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/raktár_ki/áttárolás fogyóba menüpont. A bizonylat rögzítésének a menete: - bizonylati tömb választása - bizonylati fej felvétele - bizonylati sorok rögzítése - bizonylat képernyős megjelenítése - bizonylat lezárása - bizonylat nyomtatása A bizonylat rögzítése előtt minden esetben bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári áttárolási bizonylat kiállítására. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 84/149 oldal

85 Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet felvenni a bizonylatfejet Készlet bizonylat fej adatai GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 85/149 oldal

86 Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám.) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által (automatikusan) beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Az árazás miatt fontos, hogy a tényleges mozgás dátuma kerüljön ebbe a mezőbe. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készletváltozást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 86/149 oldal

87 Készlet bizonylat sor adatai Sorablak majd az új felvétel (piros +) ikonra kattintva lehet új bizonylati sort felvenni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 87/149 oldal

88 Bizonylati sorok adatai Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezetten a program a mozgásnem megnevezésével tölti fel. Raktár c.: Annak a raktárnak az azonosítója, ahonnan a cikkek kiadása történik. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből kiválasztható. C.készletkarton: Csökkenési készletkarton. Ezt mezőt a program automatikusan feltölti a (csökkenésnél megadott raktár és cikkszám összerendelésnek) megfelelő kartonnal. Cikkszám c.: Annak a cikknek a cikkszáma, amit ki kell adni. Az F2 lenyomásával megjelenő cikktörzsből kiválasztható. Csökk/raktári.: Mennyiségi csökkenés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Csökk /k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári csökkenést. ENK: Annak a nyilvántartókönyvnek az azonosítója, ahová a cikkeket bevételezni kell. Az F2 billentyű lenyomására az ENK nyilvántartókönyv törzsből kiválasztható. Cikkszám n.: Annak a cikknek a cikkszáma, amit be kell vételezni. Ezt mezőt a program automatikusan feltölti a csökkenésnél megadott cikkszámmal. Növekedési készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahová a készletet bevételezni szeretnénk. Az ENK + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott nyilvántartókönyvhöz a kiválasztott cikknek van kartonja. (Ha nincs, akkor az F3 GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 88/149 oldal

89 billentyű segítségével gyorsan megnyitható a karton. Feltéve, hogy a nyilvántartókönyvhöz legalább egy karton már létre lett hozva.) Növekedés raktári: Mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Külső bizonylatsz.: A bizonylat kiállításának alapjául szolgáló külső bizonylat száma, vagy utólagos bizonylat feldolgozás esetén az eredeti készlet bizonylat sorszáma. A felsorolásból kimaradt mezők nem használatosak, ezért nem kerülnek bemutatásra További lehetőségek Az 1.-es nyíllal jelölt ikonra kattintva megnézhetjük a képernyőn a készletbizonylatot. Amennyiben a rögzített adatokat helyesnek találjuk, a bizonylatot lezárjuk a 2.-es nyíllal jelzett ikonra kattintva, melynek hatására a bizonylat fejben lévő státusz mező Zárttá válik. A bizonylaton további módosítás nem lehetséges. A 3.-as nyíllal jelzett ikonra kattintva a bizonylatot kinyomtathatjuk. A bizonylatot a nyomtatás előtt le kell zárni! A zárás több szempontból is fontos. Az árazás és a könyvelés is csak a zárt bizonylatokkal dolgozik, hiszen a lezárt bizonylatokon már módosítás nem lehetséges. Bizonylat képernyős megtekintése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 89/149 oldal

90 Bizonylat lezárása Igenre kell kattintani. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 90/149 oldal

91 Bizonylat kinyomtatása Csak lezárt státuszú bizonylat nyomtatása lehetséges Áttárolás_Cikkváltásos áttárolás Ez a menüpont biztosítja a cikkváltással biztosított mennyiségi áttárolást egy raktáron belül. (Ez a módszer akkor alkalmazható, amikor pl. rossz cikkcsoport lett kiválasztva egy cikkhez. Ilyenkor fel kell venni egy új cikkszámot a helyes cikkcsoporttal, és áttárolni egyik cikkszámhoz tartozó kartonról a másik cikkszámhoz tartozó kartonra a raktáron lévő mennyiséget.) Elérési útvonal: Készeltnyilvántartási modul/áttárolás/cikkváltásos áttárolás Az eddig ismertetett mozgásoktól való eltéréseket az alábbiakban lehet összefoglalni: a mozgásnemet a gazdasági eseménynek megfelelően kell kiválasztani a bizonylati tételsor bal oldalán az átadó raktárnak, a jobb oldalon az átvevő raktárnak megfelelő adatokat kell felvinni. az átadó és átvevő oldal egyidejűleg, ismételt adatbevitel nélkül kerül letárolásra (a hivatkozott kartonoknak létezniük kell) a programban megengedett az átadó és átvevő oldalon eltérő cikkszámok felvitele, de a mozgás könyvelt értéke mindkét oldalon azonos lesz. Az áttárolásoknál a következő módon kell a bizonylatot rögzíteni: - bizonylati tömb kiválasztása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 91/149 oldal

92 - bizonylati fej rögzítése - bizonylati sor (ok) rögzítése A bizonylat rögzítése előtt minden esetben bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári áttárolási bizonylat rögzítésére Készlet bizonylat fej adatai Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet felvenni a bizonylatfejet. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 92/149 oldal

93 Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám. ) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által (automatikusan) beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: = mozgás dátuma; A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni (szállítólevél vagy számla). Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: A készletváltozást utalványozó személy kódja. Nem kötelező! Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 93/149 oldal

94 Bizonylati sorok adatai A sorablak ikonra majd az új felvétel (piros +) kattintva lehet új tételsort rögzíteni a rendszerben. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 94/149 oldal

95 Cikkváltásos áttárolás esetén a program megkérdezi, hogy tényleg meg akarjuk-e változtatni a cikkszámot. Ebben az esetben az Igenre kell kattintani. Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 95/149 oldal

96 Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezetten a program a mozgásnem megnevezésével tölti fel. Raktár c.: Annak a raktárnak az azonosítója, ahonnan a cikkek kiadása történik. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből kiválasztható. Cikkszám c.: Annak a cikknek az azonosítója, amit ki kell adni. Az F2 lenyomásával megjelenő cikktörzsből kiválasztható. C.készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahonnan a készletet ki szeretnénk adni. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárhoz a kiválasztott cikknek van kartonja. Csökk/raktári.: Mennyiségi csökkenés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Csökk /k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári csökkenést. Raktár n.: Annak a raktárnak az azonosítója, ahová cikkeket bevételezni kell. A program automatikusan feltölti a mező értékét a kiadásnál megadott raktár azonosítójával. Cikkszám n.: Annak a cikknek az azonosítója, amit be kell vételezni. Az F2 billentyű lenyomására a cikktörzsből kiválasztható. Ezt a mezőt a program automatikusan feltölti a csökkenésnél megadott cikkszámmal, de felülírható. Növekedési készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahová a készletet bevételezni szeretnénk. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárhoz a kiválasztott cikknek van kartonja. (Ha nincs, akkor az F3 billentyű segítségével gyorsan megnyitható a karton. Feltéve, hogy az adott raktárban legalább egy karton már létre lett hozva.) Növek/raktári: Mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Növek/k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári növekedést. Darabszám c.: Nem használatos mező. Méretezés. c.: Nem használatos mező. Darabszám n.: Nem használatos mező. Méretezés. n.: Nem használatos mező. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 96/149 oldal

97 További lehetőségek Bizonylat képernyős megtekintése Bizonylat lezárása és kinyomtatása Az Igenre kell kattintani, mert csak Zárt státuszú bizonylatok nyomtathatók ki a rendszerből. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 97/149 oldal

98 11.3. Áttárolás_Raktárak közötti mozgás Ezzel a funkcióval lehet megvalósítani a cikkek mozgatását a különböző raktárak között. Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul/áttárolás/raktárak közötti mozgás menüpont A bizonylat rögzítésének menete a következő lépésekből áll: A bizonylat rögzítésének a menete: - bizonylati tömb választása - bizonylati fej felvétele - bizonylati sorok rögzítése - bizonylat képernyős megjelenítése - bizonylat lezárása - bizonylat nyomtatása A bizonylat rögzítése előtt minden esetben bizonylati tömböt kell választani. Ezáltal lehetőség nyílik a raktári áttárolási bizonylat kiállítására. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 98/149 oldal

99 Bizonylati fej rögzítése Az új bizonylat (piros +) ikonra kattintva lehet felvenni a bizonylatfejet. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 99/149 oldal

100 Bizonylati fejhez tartozó adatok Bizonylatszám: Program által generált adat. (Bizonylati tömb azonosítója + folyamatos sorszám. ) A fej adatok kitöltése után tölti ki a program. Biz. státusz: A fej adatok kitöltése után tölti ki (automatikusan) a program. Lehetséges értékei: N Nyitott: R Rontott: Z Zárt: Nyitott státusz esetén a bizonylat adatai módosíthatóak. A nyitott bizonylatot kinyomtatni nem lehet. Nyitott státuszú bizonylat érvénytelenítése, lerontása. A bizonylat véglegesítése. A bizonylat adatainak módosítása lezárás után nem lehetséges. Rögzítő: A program által (automatikusan) beíródik a felhasználó azonosító kódja. Bizonylat dátuma: A program felkínálja az adott napi dátumot, mely felülírható. Valós idejű feldolgozásánál ez a bizonylat dátuma. Utólagos bizonylat feldolgozásnál a dátum mezőbe az alapbizonylaton szereplő dátumot kell beírni. Az árazás miatt fontos, hogy a tényleges mozgás dátuma kerüljön ebbe a mezőbe. Stornó bizonylat: Ebbe a mezőbe a program írja be azt a bizonylatszámot, mellyel az adott bizonylat generatív módon program funkcióval lett stornózva. Bizonylat időpontja: A bizonylat rögzítésének időpontját mutatja, az árazásnál fontos. (Ugyanarra a kartonra egy napon történt mozgásoknál az időpont alapján állítja sorrendbe a program a bizonylatokat.) Utalványozói kód: Nem használatos mező. (A készletváltozást utalványozó személy kódja.) Időszak: A bizonylaton rögzített esemény mennyiségi időszaka, mely a bizonylat dátuma mezőből inicializálódik. Feldolgozási hely: Nem használatos mező, kitöltése intézményfüggő. (Megmutatja, hogy az adott bizonylat melyik szervezethez tartozik.) Külső napló hiv.: Nem használatos mező. (Ezt a mezőt a rendszer tölti fel, amennyiben az adatok a FORRÁS PC-s verziójából származnak, úgy a PC-s feladási állomány neve.) Megjegyzés: A bizonylat egészéhez fűzött megjegyzés, szöveges információ. Az ún. Fej adatok berögzítése után a program automatikusan megnyitja (Ha a Környezet menü Új sor automatikusan menüpont ki van pipálva.) a bizonylati sort. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 100/149 oldal

101 Abban az esetben, ha a bizonylati sorokat szeretnénk egyenként, a rögzítést követően árazni, illetve a sorokat duplikálással létrehozni, akkor a Környezet menüben célszerű kikapcsolni az Új sor automatikusan menüpontot Bizonylati sorok rögzítése A Sorablak, majd az Új felvétel (piros +) ikonra kattintva lehet soradatokat definiálni a bizonylati fejhez. Bizonylati sorhoz tartozó adatok Bizonylatszám: A program a bizonylati fejbe beírt bizonylatszámot inicializálja fel. Biz. tételszám: A program által képzett, egy bizonylatszámon belül bizonylati tételként (soronként) növekvő folyamatos sorszám. Mozgásnem: Az adott gazdasági eseményhez kapcsolódó mozgásnemet tartalmazza, melyet az F2 billentyű lenyomására megjelenő mozgásnem törzsből választhatunk ki. Megjegyzés: A tételsorhoz fűzött megjegyzés, alapértelmezetten a program a mozgásnem megnevezésével tölti fel. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 101/149 oldal

102 Raktár c.: Annak a raktárnak az azonosítója, ahonnan a cikkek kiadása történik. Az F2 billentyű lenyomására a raktártörzsből kiválasztható. Cikkszám c.: Annak a cikknek a cikkszáma, amit ki kell adni. Az F2 lenyomásával megjelenő cikktörzsből kiválasztható. C.készletkarton: Annak a kartonnak az azonosítója, ahonnan a cikket ki kell adni. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárban a kiválasztott cikknek van kartonja. Csökk/raktári.: Mennyiségi csökkenés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Csökk /k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári csökkenést. Raktár n.: Annak a raktárnak az azonosítója, ahová a cikkeket bevételezni kell. Az F2 billentyű lenyomására a raktár törzsből kiválasztható. Cikkszám n.: Annak a cikknek a cikkszáma, amit be kell vételezni. Ezt a mezőt a program automatikusan feltölti a csökkenésnél megadott cikkszámmal. N.készletkarton : Annak a kartonnak az azonosítója, ahová a készletet bevételezni szeretnénk. A raktár + cikkszám kiválasztása után automatikusan beíródik a mezőbe, ha az adott raktárban a kiválasztott cikknek van kartonja. (Ha nincs, akkor az F3 billentyű segítségével gyorsan megnyitható a karton.) Növekedés raktári: Mennyiségi növekedés raktári (nyilvántartási) mennyiségi egységben. Növek /k.gazd.: Mivel a raktári és a készletgazdálkodási, és a raktári és a főkönyvi mennyiségi egység nem térhet el egymástól, ezért a program automatikusan beírja a raktári növekedést További lehetőségek Bizonylat képernyős megtekintése GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 102/149 oldal

103 Bizonylat lezárása Csak zárt státuszú készletbizonylatok nyomtatása lehetséges. Bizonylat kinyomtatása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 103/149 oldal

104 12. Lekérdezések Készletváltozások lekérdezése Készletváltozások lekérdezése az általános lekérdező segítségével olyan módon, hogy az általános lekérdező megjelenítése előtt a program egy úgynevezett nézettáblát generál, amelyből az általános lekérdezővel lehetőség van a készletváltozások mozgásnemenkénti kimutatására is. A készletnövekedés mennyiségei pozitív, a készletcsökkenés mennyiségei negatív előjellel jelennek meg a tételes lekérdezésben. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 104/149 oldal

105 12.2. Raktári bizonylatok és készletkartonok lekérdezése Elérési útvonal: Készletnyilvántartási modul\lekérdezések menüpont. Raktári bizonylatokról és a készletkartonokról különböző információk kinyerése az általános lekérdező használatával valósítható meg. Általános lekérdezővel minden felhasználó tetszőleges, az igényeinek megfelelő listát állíthat össze. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 105/149 oldal

106 12.3. Raktárforgalmi táblák készítése Elérési útvonal: Lekérdezések/Raktárforgalmi táblák készítése Az első ábra szemlélteti az F4-es funkcióbillentyű használatát. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 106/149 oldal

107 Tábla azonosítója: Felhasználó által definiált azonosító kód. Ez a kód lesz a lekérdezés egyedi azonosítója. Fejlécek: A készítendő lista címeinek meghatározására szolgál. Tábla típusa: E - értékelés (beárazás) időszaka szerint. A forgalmi kimutatás az értékmegadási bizonylatok időszaka szerint készül. M - mennyiségi mozgás időszaka szerint. A forgalomi kimutatás a mennyiségi mozgásbizonylatok időszaka szerint készül. K - kalkulált értéken, egységdíjjal Ismétlési mező neve: Opcionális, az ismétlési mező értékének váltásakor a lista új lapon kezdődik, a mező értéke lep tetejére kiemelt. Nyitó sorok mezői: Azon mezők felsorolása (segít a kódfelsorolás ikon/f4 ), melyekre az indítási paraméterben meghatározott nyitó és záró időszak tételeit felösszegzetten szeretnénk látni. Forgalom sorok mezői: Opcionális. Azon mezők felsorolása (segít a kódfelsorolás ikon/f4), melyekre az indítási paraméterben meghatározott tól-ig időszakra a forgalmi tételeket felösszegzetten, vagy tételesen (ha pl. a bizonylat számot és bizonylati tételszámot is megadjuk, a lista tételes lesz) kívánjuk kimutatni. Ha a mező üres marad, a nyitó sorok mezőinek megfelelő forgalmi kimutatást kapunk. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 107/149 oldal

108 Készlet mezők: A forgalmi kimutatásban megjelenítendő numerikus mezők nevei (segít a kódfelsorolás ikon/f4 ). Megnevezések: Az F4 billentyű segítségével kiválaszthatók azok a mezők (pl: cikkszám) amely megnevezésére szükség van a listán. Szűrő feltétel: Nem használatos mező. A rendszer automatikusan fogja kitöltetni a mező értékét, az adatbáziskezelő szintaxisának megfelelő WHERE szűrő feltétel. Csak forgalom? I/N I gen esetén csak a forgalmi adatok jelennek meg a kimutatásban. Fekvő lista? I/N. I gen esetében a lista fekvő formátumban készül el. Nyelv: 1 jelentése: magyar Output helye: Itt adható meg, hogy a lekérdezést a program milyen típusú állományba készítse el. D Dbf file output E Excel file output L Lista file output T SQL tábla az output W Word dokumentum az output Output neve: Ilyen néven fogja a program az állományt elkészíteni. A tételt módosíthatja: Annak a felhasználónak az azonosítókódja, aki jogosult az adott lekérdezés beállításának megváltoztatására. Csoportokhoz rendelés: Ezzel a mezővel szabályozható, hogy egy listát melyik munkakörhöz tartozó felhasználók láthatják és használhatják. A program a bekeretezett(tábla_készítés) ikonra következő adatokat kéri be: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 108/149 oldal

109 Az Időszak gombra kattintva a következő adatokat kell megadni: Időszaktól, Időszakig: A lista mely időszak adataiból készüljön. Bizonylati dátumtól, Bizonylati dátumig: A bizonylatok dátumára történő szűrés. A Készlet-szűrés gombra kattintva a készletkartonok adatira adhatunk meg további szűrést: A Cikk-szűrés gombra kattintva pedig a cikktörzs adatira adhatunk meg további szűrést: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 109/149 oldal

110 A Generálás gomb segítségével készíthető el az alábbi lista. A Kilép gombbal listakészítés nélkül lép ki a program. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 110/149 oldal

111 Ismétlési mező Nyitó sorok mezői Forgalom sorok mezői Készlet mezők GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 111/149 oldal

112 Készlet könyvelési modul könyvelés, leltározás A könyvelési modul biztosítja az anyagkönyvelés funkcióit, a szállítói bevételezések ártételeinek feladását, a készletváltozások kontírozását, könyvelését és főkönyvi feladását, a leltározási funkciókat, az év végi zárlati tevékenységeket, valamint a lekérdezéseken keresztül a megfelelő kimutatások elkészítését. A készletek árazási módját, valamint a felhasználás (kiadás) árazási egységét a cikkféleségek törzsében kell meghatározni. Az időszaki zárás menete a következő lépésekből áll: 13. Árazás Árazandó időszak könyvelési szempontú nyitása Amennyiben az bevételezések értékének megadását a raktáros végzi, a bizonylat kiállítás során, akkor ezt a funkciót már az adott időszakra nem kell még egyszer elindítani. Időszak könyvelési nyitása: A menüpontra kattintva lehetőség nyílik az adott időszak könyvelési szempontú nyitására. Amíg egy időszak könyvelési szempontból nincs megnyitva, addig a mennyiségi bizonylatokat nem lehet beárazni, ill. addig nem lehet az adott tételeket kontírozni és feladni a főkönyv felé Nyitó adatok lekérdezése Ebben a menüpontban lehet lekérdezni a nyitóadatokat. Az általános lekérdező ablak jelenik meg a képernyőn, ahol előre definált listák segítségével tudjuk megtekinteni a nyitó adatokat. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 112/149 oldal

113 13.3. Bevételi mozgásbizonylatok árazása (Beszerzési árak rögzítése) Ebben a menüpontban megtalálható az összes bevételi bizonylathoz megadott értékadat. Itt csak akkor történik árazás, ha nem a raktáros árazza be a tételeket, hanem a készletanalitikus. Beszerzési árak rögzítése A menüpontra kattintva lehetőség nyílik a növekedési mozgásbizonylatokhoz ártételt rendelni. A bevételezések beárazása a készlet bevételezési bizonylattal felszerelt szállító számlák alapján történik. Az ártételek karbantartása alatt lehetőség van a készletbizonylatok és szállítói számlák megtekintésére ill. kiválasztására a File menüpont alól. Az árazás két módszerrel történhet: 1. Érték megadása az ikonsoron az Új tétel ikonnal (piros +) vagy a + gyorsbillentyű lenyomásával indítható. Ebben az esetben a bizonylatszámot és a bizonylati tételszámot a felhasználónak kell megadni. 2. A File menüpontban a Készletbizonylatok nézegetésénél a beárazandó bizonylatra pozicionálás a Pozicionálás ikonnal (futó emberke) vagy a P gyorsbillentyűvel. Érték megadása az Értékelési tábla karbantartásánál az L gyorsbillentyűvel a kiválasztott bizonylat bizonylatszámát és bizonylati tételszámát automatikusan kitölti a rendszer. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 113/149 oldal

114 Értékelési tábla adatai a következőek: Bizonylatszám: A raktári bevételezési bizonylat száma (F2-vel választható). Bizonylati tételszám: A mennyiségi bevételezési mozgásbizonylat tételsorszáma. Értékmegadási tételszám: A program generálja. (Egy bizonylati tételsorhoz tetszőleges számú ártétel sor adható meg.) Rögzítő: Az adatrögzítő azonosító kódja, a program automatikusan beírja. Értékmegadás dátuma: Az ártétel megadásának dátuma. A program automatikusan felkínálja a napi dátumot. Időszak: A megadott ártétel könyvelési időszakát jelenti, mely az értékmegadás dátumából inicializálódik, de felülírható. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 114/149 oldal

115 Számlahivatkozás: A szállítói számla belső azonosítója. (FORRÁS által adott sorszám) Beárazott mennyiség: A program a készletbizonylatról beemeli a bevételezett mennyiséget. Egységár ill. érték a növekedési oldalra: A mezőkbe vagy csak az egységárat kell megadni, vagy csak az összeget, a program a mennyiséggel oda-vissza számol. Kontírozási hiba: Nem használjuk, a program által karbantartott mező. Könyvelési státusz: Alapértelmezésben Nem könyvelt, könyvelés után a mező értéke Igenre változik. Napló: A mező mindaddig üres marad, amíg főkönyvi feladás nem történik a tételről. (Bővebbet a könyvelésnél) Növ. kart. nyilv. számla: Kontírozást követően a program beírja a kartonon szereplő főkönyvi számot (megfelelő 2-est). Elsődleges ellenszámlaszám: A kontírozó törzsben beállított elsődleges ellenszámlaszám. Nem használjuk. Másodlagos ellenszámlaszám: A kontírozó törzsben beállított másodlagos ellenszámlaszám. Nem használjuk. Másodlagos átvez.: A kontírozó törzsben beállított másodlagos átvezetési számlaszám. Nem használjuk Kiadások árazása (Felhasználás árazása) FONTOS! Az árazás elindítása előtt minden, az adott időszakra vonatkozó készletbizonylatot le kell zárni, vagy Rontottá kell nyilvánítani, ill. az időszak mennyiségi zárását végre kell hajtani. (Az időszaki zárás a Könyvelés menü alatt érhető el.) Felhasználás árazása: a bevételezések árazását követően a felhasználások programszintű árazása a cikktörzsben meghatározott árazási eljárás szerint történik. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 115/149 oldal

116 Az Adatok gombra kattintva választhatjuk ki az F2 funkcióbillentyű segítségével az árazási egységet. Az árazási egység megadásával csak azok a cikkeket árazza be a program, amelynél a kiválasztott árazási egység van megadva. Mindig K -t kell választani. (K= karton szerinti.) Időszak: a nyitott árazási időszak. Teljes vagy Szelektív árazás: mindig Teljes árazást kell választani. Az Árazás gombra kattintva végzi el a program a legkisebb nyitott időszak Zárt státuszú bizonylatainak az árazását Mozgásbizonylatok ártételeinek lekérdezése, ellenőrzése Árazás analitikus lista: tételes analitikus kimutatás előállítása a mozgásbizonylatokról mennyiségben és értékben. Elérési útvonal: Készletkönyvelési modul/árazás menüpont/árazási analitikus lista GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 116/149 oldal

117 Az Adatok gombra kattintva adhatók meg az analitika paraméterei. A táblázat adatai szűrőfeltételként működnek Az Időszaktól Időszakig mezőkben megadott hónap tartomány a bizonylat időszakára vonatkozik.. Az Analitika gombra kattintva, az ún. általános lekérdező segítségével tetszés szerinti lista állítható össze. 14. Könyvelés Főkönyvi feladás, zárás előtti ellenőrzés Elérési útvonal: Készletkönyvelési modul/könyvelés menüpont/ Nyitott időszak állapotvizsgálata Nyitott időszak állapotvizsgálata: tételes listát készít a zárást akadályozó bizonylatokról, a hiba okának megjelölésével. Pl. árazatlan bizonylati sor, könyveletlen bizonylati tétel stb. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 117/149 oldal

118 A Vizsgálat gombra kattintva adható meg a vizsgálandó időszak. F2-vel kiválasztható. Az időszak megadása után a program leválogatja a problémás bizonylatokat és felkínálja az általános lekérdezőt, amivel a bizonylatok lekérdezhetőek. Figyelem! A nyitott bizonylatokat mindenképpen le kell zárni, vagy le kell rontani főkönyvi feladás előtt, az esetlegesen árazatlan cikkeket pedig meg kell vizsgálni, hogy miért nem kaptak értéket. Információ nyitott időszakról: készlet nyilvántartási és könyvelési szempontból még nyitott időszakának állapotáról készít összefoglaló kimutatást. A lista tartalma a könyvelési időszak zárását akadályozó tényezőket mutatja be. A menüpontra kattintva a program előállít egy listát, aminek a nevét kiírja a képernyőre. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 118/149 oldal

119 A lista a File menü Listák kezelése menüpont alatt vagy a Listák kezelése (nyomtató) ikonnal érhető el Kartonok kontírozása Kartonok gépi kontírozása Elérési út: Könyvelés/Kartonok gépi kontírozása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 119/149 oldal

120 A kontírozás gombra kattintva lehet az adatokat kitölteni. A pénzügyi évet a rendszer automatikusan felajánlja. (K) kontírozás (U) újrakontírozás közül a felajánlott U-t kell meghagyni. Hatására a kartonokra a cikkcsoportok alapján beíródnak megfelelő főkönyvi számlaszámok. Csak azoknál a kartonoknál végzi el a program a kontírozást, illetve újrakontírozást, amelyekről még nem történt főkönyvi feladás! Készlet változások kontírozása Könyvelés, Mozgások gépi kontírozása: Az adatok mezőre kattintva lehet az indítási paramétereket megadni. Az időszak F2-vel kiválasztható a listából. Ez az időszak lesz az, amire a kontírozást el akarjuk végeztetni. (Ha csak a Kontírozást választjuk, akkor csak azokat a tételeket fogja a program automatikusan kontírozni, amire még nem volt futtatva a kontírozási funkció. Tehát időszaki záráskor hibajavítás után célszerű az Újrakontírozást választani, mert a program az adott időszakban található összes tételt újra fogja kontírozni. Illetve a helytelen (nem program által generált) könyveléseket is újra végig kontírozza a kontírozó törzseknél definiált szabályok szerint.) (K) kontírozás (Ú) újrakontírozás közül az U-t kell megadni. Kontírozás mezőre kattintva a könyvelendő mozgásnemek alapján az ellenszámlaszámok beíródnak a könyvelési táblába. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 120/149 oldal

121 Mozgások képernyős kontírozása Könyvelés, Készletváltozások képernyős kontírozása A kikontírozott tételeket ebben a menüpontban lehet megtekinteni és javítani. A B A Kontrolling kódok javítása B Szelekció 1 Első tétel 2 Előre lépegetés 3 Hátra lépegetés 4 Utolsó tétel 5 Pozicionálás 6 Módosítás 7 Kontírozás GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 121/149 oldal

122 Hibás kontírozási tételek szelektálása: A B jelű ikonra kattintva lehet a szelekciós feltételt megadni. Kontírozási hiba nem egyenlő üres érték Könyvelési időszak egyenlő a kontírozási, ill. főkönyvi feladási időszakkal. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 122/149 oldal

123 Hibás tételek javítása: Hibakód:****** esetén az adott tétel még nem lett kikontírozva, vagyis az adott időszakra még nem lett elindítva a gépi kontírozás, vagy a gépi kontírozást követően keletkezet az adott tétel. Utóbbi esetben a 7-es ikonra kattintva, a mozgásnem alapján beíródik a főkönyvi számlaszám. Ha több ilyen tétel fordul elő, akkor célszerű elindítani a gépi kontírozást. Kontírozási hibakód: pl. f_eek, f_ank, f_rovat, f_besszazo, f_ugylet (pl.szervezeti egység, szakfeladat, pénzforráskód, kötváll.kontroll. azonosító, ügyletkód hiányzik a bizonylatról) javítása: File, Készletbizonylat nézegetése: Javítás: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 123/149 oldal

124 1. Módosítás 2. Növekedés készletkartonok megtekintése 3. Csökkenés készletkartonok megtekintése. A megfelelő bizonylati tételnél módosítással (1-es ikon) javítjuk a tételt. A készletkartonok megtekinthetők a 2-3 ikon segítségével. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 124/149 oldal

125 14.4. Napló nyitása Könyvelési napló nyitása: Könyvelés/Könyvelési napló nyitása menüpontra kell kattintani. FIGYELEM! A naplók megnyitásánál arra kell figyelni, hogy ugyanarra az időszakra egyszerre ne legyen több napló megnyitva! Az adatbevitel mezőre kell kattintani. Napló betűjele: tetszőlegesen megadható (pl: KF készlet feladás) Felhasználó: létrehozó azonosítója, automatikusan kitölti a program. Könyvelési időszak: F2 amelyik időszak adatát feladjuk a főkönyv felé. Nyitó, Forgalom, Záró: F (forgalom). Nap: a hónap utolsó napja. Az OK mezőre kell kattintani, majd a következő üzenetet kapjuk: Az Igen gombbal léphetünk tovább, a Nem gombbal megszakíthatjuk a napló létrehozásának folyamatát. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 125/149 oldal

126 A következő üzenet: Az OK gombbal bezárhatjuk az ablakot, a napló a megadott névvel létrejött Főkönyvi feladás Kontírozási lista nyitott naplóról Az adatok mezőre kell kattintani. Könyvelési napló: F2 amiről a listát készítjük. A lista gombra kattintva megjelenik az általános lekérdező, amellyel elkészíthető a főkönyvi feladásra kerülő tételek listája (tartozik oldal, követel oldal főkönyvi számokkal, összegekkel) Főkönyvi feladás nyitott naplóban A kikontírozott tételeket, ha nyitott naplóban feladjuk a főkönyv felé, akkor, ott már lekérdezhetők. Ez csak előzetes feladás, az analitikában történt javításokat követően akár többször is megismételhető. (Nyitott naplós feladás végtelen sokszor megismételhető.) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 126/149 oldal

127 Az adatokra kattintva lehet az adatokat beírni. Könyvelési napló: F2 amibe az adatokat belerakjuk. Könyvelés dátuma: a feladási időszak utolsó napja. Feladás mezőre kattintva történik meg a feladás a főkönyv felé. A főkönyvi feladás összevontan történik (főkönyvi számokra stb.), ezt követően a készlet állományváltozások könyvelési tételei megjelennek a főkönyvi modulban Főkönyvi feladás naplózárással A végleges feladás ebben a menüpontban történik, az előzetesnél ismertetett módon. A feladás után a napló zárt lesz, így az abban szereplő tételek már nem módosíthatók Időszak könyvelési zárása Zárt naplós főkönyvi feladása után célszerű az időszakot könyvelési szempontból is lezárni, mivel csak ebben az esetben biztosítja a rendszer, hogy előző időszakra ne történjen rögzítés. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 127/149 oldal

128 Időszak könyvelési zárása: A végleges főkönyvi feladást követően a készletkönyvelési időszakot le kell zárni, hogy további ártétel ne kerülhessen rögzítésre a már lekönyvelt időszakra. Az időszak bekérésével mindig a legkisebb időszakot próbálja lezárni. Az időszak könyvelési zárásával egy időben a zárási adatok bekerülnek a havi zárókészlet kimutatás táblába. 15. Időszaki zárás menete A zárás lépéseihez kapcsolódó menüpontok előzőleg már bemutatásra kerültek az Árazás és a Könyvelés témakör alatt Időszakok mennyiségi zárása A negyedéven belül valamennyi hónapnak mennyiségileg zártnak kell lennie. A mennyiségi zárás végrehajtása: Készletkönyvelési modul Könyvelés Időszak mennyiségi zárása (q). Amíg a zárni kívánt időszakban van nyitott bizonylat, addig az nem zárható le! A nyitott bizonylat megkeresése: Könyvelés menüpont Nyitott időszak állapotvizsgálata (p) a vizsgált időszak megadása után az általános lekérdező segítségével egy listát kell lekérdezni ezen adatokról.. A listán szereplő bizonylatokat le kell zárni. FONTOS: csak a bizonylatot rögzítő személy kódjával lehet az adott bizonylatot módosítani, zárttá tenni! GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 128/149 oldal

129 15.2. Beszerzések árazásának ellenőrzése Árazás menüpont Árazási analitikus lista (p) Havonta kell ellenőrizni. Időszaktól: mindig az adott hónap Időszakig: mindig az adott hónap A több paramétert nem kell megadni. A lista lefuttatása után megjelenő általános lekérdezőben a betöltésnél a nem árazott tételekre listát kell lekérdezni. Amennyiben szerepel rajta tétel azaz olyan beszerzés van, amely nincs beárazva -, ennek okát meg kell keresni, és a beszerzést be kell árazni Felhasználás árazása Árazás menüpont Felhasználás árazása (l): Árazási egység: K (karton szerinti) Időszak: adott negyedéven belül havonta kell végrehajtani ( , , ) Teljes vagy Szelektív árazás: T (teljes) Árazatlan felhasználások vizsgálata Árazás menüpont árazatlan felhasználások (t): Amennyiben a listán szerepelnek árazatlan felhasználások, ezek okait meg kell határozni az Árazás Árazási analitikus lista menüpont alatt. Tipikusan előforduló okok lehetnek: - az adott kiadáshoz tartozó beszerzésnek sincs ára (nem feltétlenül hiba!), pl: a beszerzés számlája még nem érkezett meg, ezért nem volt lehetséges a beárazás. Ilyen esetben, amint megérkezik a számla és a beszerzés beárazása megtörténik, a következő árazáskor az addig árazatlan felhasználás a legkisebb nyitott könyvelési időszakra beárazásra kerül. - a raktári csökkenési bizonylat dátuma megelőzi a növekedési bizonylat dátumát. Ez hiba!!! Pl: a bevételezés és a kiadás is azonos napon történt, de óra-perc szerint a kiadási bizonylat készült el előbb. Ebben az esetben a Készletnyilvántartási modulban az Ellenőrzés menüpont Bizonylati dátumok javítása (b) pontban az óra-perc javítható, úgy, hogy a bevételezés időpontja megelőzze a kiadás időpontját. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 129/149 oldal

130 15.5. Kartonok gépi kontírozása Könyvelés menüpont Kartonok gépi kontírozása (c) Pénzügyi év: 2009 Kontírozás vagy újrakontírozás: mindig U (újrakontírozás) Mozgások gépi kontírozása Könyvelés menüpont Mozgások gépi kontírozása (d) Időszak: adott negyedéven belül havonta kell végrehajtani ( , , ) Kontírozás vagy újrakontírozás: mindig U (újrakontírozás) Kontírozások ellenőrzése Könyvelés menüpont Készletváltozások képernyős kontírozása (f) Az esetleges kontírozási hibák szűrhetők ki ilyen módon a szelekció segítségével. Szelekció beállításai: Könyvelési napló nyitása kontírhiba nem egyenlő üres mezővel időszak = a vizsgálandó hónap ( , , ) Könyvelés menüpont könyvelési napló nyitása (i): Napló jele: minden esetben KF Időszak: adott negyedév minden időszaka külön-külön: 2009/04; 2009/05; 2009/06 Nap: az adott hónap utolsó napja Főkönyvi feladás nyitott naplóban Könyvelés menüpont főkönyvi feladás nyitott naplóban (k): Könyvelési napló: az adott időszakhoz tartozó napló Könyvelési dátum: az adott hónap utolsó napja Az adott negyedév minden időszakához tartozó naplót külön-külön fel kell adni: 2009/04; 2009/05; 2009/06 (Fontos! Ezután a lépés után következik az analitika és a főkönyv egyeztetése. Ha az egyezőség fennáll, csak akkor lehet zárt naplóval feladni a főkönyv felé. Amennyiben az analitika és a főkönyv nem egyezik, akkor a hiba okát meg kell találni, és javítani kell a hibákat.) Ellenőrzés a. Állományváltozás: Készlet modul: GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 130/149 oldal

131 Árazás menüpont árazási analitikus lista (p) Főkönyvi modul: Kivonat menüpont főkönyvi lekérdezés (g) Amennyiben az egyeztetések után az analitikában javítás történik, minden esetben meg kell ismételni a zárási folyamatot (kivéve napló nyitása). FONTOS! Amennyiben a hibák javítása után nem kerül újra végrehajtásra a folyamat, nem történik meg újra a főkönyvi feladás nyitott naplóban, úgy a főkönyv és az analitika egyezősége nem áll fenn! Főkönyvi feladás zárt naplóban Könyvelés menüpont főkönyvi feladás naplózárással (m): Könyvelési napló: az adott időszakhoz tartozó napló Könyvelési dátum: az adott hónap utolsó napja Az adott negyedév minden időszakához tartozó naplót külön-külön fel kell adni: 2009/04; 2009/05; 2009/06 A feladás után ki kell nyomtatni a Könyvelés menüpont Kontírlista zárt naplóról menüpontban egy listát Időszak zárása Könyvelés menüpont időszak zárása (s) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 131/149 oldal

132 16. Leltár A leltár fogalma: a leltár olyan tételes kimutatás, amely a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak valóságban is meglévő állományát mennyiségét és értékét egy meghatározott időpontra vonatkozóan tartalmazza. A leltár feladata leltárfelvételi ívek nyomtatása, leltárjegyek generálása, leltárjegyek rögzítése, leltáreredmények kiértékelése. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 132/149 oldal

133 16.1. Leltározások Az egyes leltárak felvételére, azonosítására, és a leltározás ismérveinek meghatározására szolgál. Az adatbevitel az Új tétel (piros +) ikonnal vagy a + gyorsbillentyű lenyomásával indítható el. Leltárazonosító: a felhasználó által meghatározott adat. Létrehozáskor törekedni kell a felhasználó számára beszédes leltárazonosító megadására. Fordulónap: a leltár fordulónapja. Fordulónap minősítése: Mindig U-t kell választani. Leltározási egység: E leltár előtti számbavételezés: a fordulónap előtti mozgásokat veszi figyelembe. U leltár utáni számbavételezés: a fordulónapi mozgásokat is figyelembe veszi. C: Cikkszám szerinti K: Karton szerinti Mindig K (Karton szerinti) kell választani. Leltározási mód: C: Ciklikus K: Kézi Mindig K (Kézi) kell választani. Leltár státusza: A leltározás folyamán N(yitott), majd a leltár befejezése után Z(árt)-ra kell állítani. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 133/149 oldal

134 16.2. Leltárfelvételi ív az általános lekérdezővel állítható elő, melyen kipontozva szerepel a leltározott mennyiség. Az Adatok gombra kattintva adhatók meg a leltárfelvételi ív indítási paraméterei. Első lépésként ki kell választani a Leletár azonosítót. Nulla egyenlegűek is?: I vagy N, mindig I-t (igen) kell választani. Fix tárhely szerint?: I vagy N, mindig N-t (Nem) kell választani. Amennyiben csak meghatározott műszaki besorolású cikkekről, vagy főkönyvi számú kartonokról szeretnénk leltárfelvételi ívet generálni, akkor a Szűrés cikkre, és a Szűrés kartonra gombokkal tehetjük ezt meg. Célszerű a Szűrés kartonra gomb alatt definiálni a leltározandó raktárt vagy raktárakat. Amennyiben nem szűrünk semmire, a program az összes raktár összes cikkére le fogja futtatni a leltárfelvételi ívek generálását. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 134/149 oldal

135 A Leltárív gombra kattintva az általános lekérdező jelenik meg a képernyőn, melynek segítségével összeállítható a leltárfelvételi ív lista. Célszerű a következő mezőket rátenni a listára: cikkszám, cikk megnevezés, raktár, raktár megnevezés, leltárazonosító, fordulónap, lelt mennyiség (kipontozott oszlop lesz). Továbbá az aláírásokat is kell definiálni a listában Leltárjegyek generálása Meghatározza, hogy program szerint melyik cikkből mennyinek kellene lennie. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 135/149 oldal

136 Az Adatok gombra kattintva adhatók meg a leltárjegy generálás indítási paraméterei. Leltár azonosítója: az előzőleg létrehozott leletári azonosítót kell kiválasztani. Bizonylati tömb: Készlet leltárjegy bizonylati tömböt kell kiválasztani. Nulla egyenlegűek is? : I vagy N. Mindig Igent kell választani. Fix tárhely szerint? : I vagy N. Mindig Nemet kell választani. Amennyiben csak meghatározott műszaki besorolású cikkekről, vagy főkönyvi számú kartonokról szeretnénk leltárjegyet generálni, akkor a Szűrés cikkre, és a Szűrés kartonra gombokkal tehetjük ezt meg. Célszerű a Szűrés kartonra gomb alatt definiálni a leltározandó raktárt vagy raktárakat. Amennyiben nem szűrünk semmire, a program az összes raktár összes cikkére le fogja futtatni a leltárjegyek generálását. A generálás gombra kattintva a program elvégzi a meghatározott leltár leltárfelvételi jegyeinek generálását. A leltárjegyek a fordulónap szerinti nyilvántartott mennyiséggel készülnek el. Generált leltárjegyek esetén csak a nyilvántartott mennyiségtől való eltérések estében kell módosítani a sort. A leltárjegyek raktáranként új bizonylati fejjel készülnek Leltárjegyek rögzítése A leltár jegyek ún. fej soros bizonylatok. A megfelelő bizonylati fej a leltárazonosítót és a raktár kódot tartalmazza - kiválasztása után, a tétel sorokban csak az eltérő mennyiségeket GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 136/149 oldal

137 kell módosítani, vagy új tételeket kell rögzíteni (többlet, hiány esetén). Az itt rögzített eltérések szolgálnak alapot a leltáreltérési bizonylatok generálásának. A leltározás során felvett mennyiségek rögzítését követően a leltár jegyet a ikonnal le kell zárni. (Az ikon kizárólag csak akkor jelenik meg, ha a leltárjegy fej ablaka aktív.) Leltár kiértékelése Az adatok gombra kattintva kell megadni a leltár azonosítóját. A kiértékelés gomb lenyomása után az általános lekérdező segítségével lekérdezhetők a leltáreltérések mennyiségben. (Célszerű a következő szűrőfeltételt definiálni az általános lekérdezőben: Leltártöbblet nem egyenlő nulla, Leltárhiány nem egyenlő nulla; A két feltétel között vagy kapcsolatot kell megadni.) Amennyiben meggyőződtünk az eltérések valódiságáról kigenerálhatjuk a leltáreltérés bizonylatait Előzetes leltár kiértékelés értékkel Az Adatok gombra kattintva kell megadni a leltár azonosítóját. A kiértékelés gomb lenyomása után az általános lekérdező segítségével lekérdezhetők a leltáreltérések mennyiségben és értékben. Ezek az adatok tájékoztató jellegűek. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 137/149 oldal

138 16.7. Leltáreltérés bizonylatok generálása Az Adatok mezőre kattintva a táblázat értelemszerű kitöltésével generálhatjuk ki a tételeket. Leltár azonosítója: az előzőleg létrehozott leltári azonosítót kell kiválasztani. Leltárhiány bizonylati tömb : Készlet leltárhiány Leltárhiány mozgásnem: Leltárhiány Leltártöbblet bizonylati tömb: Készlet leltártöbblet Leltártöbblet mozgásnem: Leltártöbblet Időszak: leltározás időszaka Elkészített bizonylatok ellenőrzése: Készletnyilvántartási modul/ Raktár_BE/ Leltár többlet menüpont Készletnyilvántartási modul/ Raktár_Ki/ Leltár hiány menüpont Leltáreltérés bizonylatok árazása A program külön funkcióban kezeli a leltározáshoz kapcsolódó bizonylatok árazását és a többi raktári mozgáshoz kapcsolódó bizonylat árazását. Felhasználások árazáskor (lásd. Készletkönyvelés/Árazás/Felhasználás árazása menüpont) sem veszi figyelembe ezeket a bizonylatokat. A leltáreredménynek véglegesnek kell lennie, nem változhat a különböző időpillanatokban. Ezért a leltár eltéréshez kapcsolódó bizonylatokat csak ebben a menüpontban lehet beárazni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 138/149 oldal

139 A leltárhiány és leltártöbblet bizonylatokat ebben a menüpontban kell beárazni Leltáreredmény Az itt található adatok már nem tájékoztató jellegűek. Ez a tényleges leltáreredmény. Leltár azonosítója: az előzőleg létrehozott leltárt kell kiválasztani. Leltártöbblet mozgásnem: Leltártöbblet Leltárhiány mozgásnem: Leltárhiány Más adatokat nem kell megadni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 139/149 oldal

140 Csoportos leltáreredmény Több leltár esetén kell ezt a menüpontot használni Leltár lezárása A leltárazonosító alapján a leltár státuszának zártra állítását jelenti. Egy leltár zárásának feltétele, hogy a leltár hiányok és többletek a leltár fordulónapjának megfelelően a nyilvántartásban megjelenjenek, azaz egy leltár csak akkor zárható le, ha a leltárjegyeken rögzített mennyiséggel megegyezik a nyilvántartás szerinti mennyiség. Ha a hiányok és a többletek a nyilvántartásban nem kerültek regisztrálásra a zárás nem történik meg, hibaüzenetet kapunk. Az Adatok gombra kattintva adható meg az a leltárazonosító, amit le szeretnénk zárni. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 140/149 oldal

141 A Zárás gombra kattintva a program átállítja a leltár státuszát F(Folyamatban lévő)-ről Z(Zárt)-ra. 17. Év zárása, Új év nyitása Évzárás feltételvizsgálata Az évzárás, évzárás feltételvizsgálata menüpontra kell kattintani. Az adatok mezőre kell kattintani. Pénzügyi év: amit zárni akarunk Az ellenőrzésre kattintva a program ellenőrzi, hogy van-e olyan bizonylat, amelyet könyvelni kell, de kontírozatlan, feladatlan maradt, van-e olyan bizonylat, időszak, ami még nyitott, stb. Ha a képernyőn megjelenik az általános lekérdező, akkor nem zárható az év. A lekérdezővel a hibák tételére lekérdezést lehet összeállítani. Az általános lekérdező ablakot, ha elindítjuk, akkor látjuk, hogy az ellenőrzés milyen ponton akadt el (bizonylatok zártságának vizsgálata: van nyitott bizonylat, van könyveletlen tétel, nyitott napló). GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 141/149 oldal

142 17.2. Zárási adatok lekérdezése A megjelenő általános lekérdezővel tetszés szerinti lista állítható össze Év zárása és Új év nyitása GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 142/149 oldal

143 Az adatok mezőre kell kattintani. Zárás paraméterei: Pénzügyi év: Amit zárni szeretnénk (F2-es törzskapcsolat). Bizonylati tömb: Készlet záró bizonylattömb (F2-es törzskapcsolat). Mozgásnem: Záró mozgásnem (F2-es törzskapcsolat). Időszak: A zárás év, hó, pl.: (F2-es törzskapcsolat). Zárás dátuma: MINDEN ESETBEN A LEZÁRT ÉV UTOLSÓ NAPJA! (12.31.) Nyitás paraméterei: Új pénzügyi év: Amit nyitni szeretnénk (F2-es törzskapcsolat). Bizonylati tömb: Készlet nyitó bizonylattömb (F2-es törzskapcsolat). Mozgásnem: Nyitás mozgásnem (F2-es törzskapcsolat). Időszak: A nyitás év, hó, pl.: (F2-es törzskapcsolat). Nyitás dátuma: MINDEN ESETBEN A MEGNYITÁSRA KERÜLŐ ÉV ELSŐ NAPJA (01. 01) A végrehajtás mezőre kell kattintani. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 143/149 oldal

144 18. Elírások, hibák javítása Ennek a fejezetnek az a célja, hogy a leggyakrabban előforduló hibák javítását felvázoljuk, a megoldást lépésről-lépésre bemutassuk. A javítás érinthet más modulokat is, azok leírását külön kézikönyv tartalmazza. A jogosultsági rendszertől is függ, hogy mely felhasználó milyen modulokat, menüpontokat használhat, így lehetséges, hogy a nyilvántartást vezető személy nem tud mindent egyedül kijavítani Bizonylatok stornírozása Egy-egy helytelenül elkészült bizonylat stornó bizonylatának elkészítése történhet generatív módon. A stornírozni kívánt bizonylat fej ablakán állva a bizonylat / storno menüpont elindítására a program megnyit egy, a nullázni kívánt bizonylattal azonos bizonylatot az eredeti bizonylat sorait megismételve, de a mennyiségi és érték adatokat ellentétes előjellel tünteti fel. Ez a módszer biztosítja, hogy bizonylat sorok forgalmi kimutatásain halmozódás nem tapasztalható, stornó bizonylatok készítése esetén sem. Ezek a stornó bizonylatok a továbbiakban ugyanúgy működnek, mint az összes többi, szükség esetén nyomtatható is. Sor adatainak árazása a stornózott bizonylatéval azonos (természetesen ellenkező előjellel). A bizonylat stornírozása során a rendszer a stornózott bizonylat Stornó bizonylat mezőjébe beírja a stornózó bizonylat számát, így az adott bizonylatról rögtön látható, hogy stornózott-e Módosítás lezárt bizonylaton Zárt bizonylaton módosítani nem lehetséges, javítás csak visszanyitás után történhet. Bizonylatot visszanyitni az Ügyviteli szerviz modul / Visszanyitás / Zárt készletbizonylat visszanyitása menüpontban lehet. (Csak olyan készletbizonylatot lehet visszanyitni, amire még nem volt zárt naplós feladás. A beszámoló elküldése után tilos a beszámolót alátámasztó bizonylatokat visszanyitni.) GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 144/149 oldal

145 Az adatok gombra kattintva lehet megadni a Bizonylat azonosítót, majd a Visszanyit gombbal a bizonylat státusza Zártról Nyitottra áll. Ezt követően lehet a bizonylaton szereplő adatokat (mennyiség, dátum, időszak, szervezeti egység, szakfeladat részletező, ügyletkód, pénzforráskód, karton stb.) javítani Zárt időszak visszanyitása Hónapok között visszamenőleges javítás csak a lezárt időszak visszanyitása után tehető meg. Időszakot két szempontból lehet visszanyitni: könyvelésileg ebben az esetben a lezárt időszakra vihető fel újabb ártétel, mennyiségileg a rendszer megengedi a visszanyitott időszakra újabb bizonylat(ok) és ártételek rögzítését. A fentiekből következik, hogy az értékek javításához elegendő az időszakot könyvelési szempontból visszanyitni. A visszanyitás az Ügyviteli szerviz modul / Visszanyitás / Készletkönyvelési időszak visszanyitása vagy az Ügyviteli szerviz modul / Visszanyitás / Készletmennyiségi időszak visszanyitása menüpont alatt az időszak kódjának megadásával történik. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 145/149 oldal

146 A Bevitel gombra kattintva adható meg az időszak kódja, majd a Visszanyit gomb lenyomásával történik meg az időszak visszanyitása. Mivel az időszak könyvelési zárásával egy időben a zárási adatok bekerülnek a havi zárókészlet kimutatás táblába, így a visszanyitást követően az adott időszakra a havi zárókészlet táblából készített lekérdezések eredménye a visszanyitást megelőző állapotot tükrözi. Az időszak ismételt lezárását vagy az Előzetes havi záró előállítását (Készlet könyvelési modul / Könyvelés) követően kerülnek be a megváltoztatott adatok a havi zárókészlet táblába. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 146/149 oldal

147 18.4. Lezárt időszakra újabb bizonylat rögzítése Mennyiségi szempontból lezárt időszakra újabb bizonylat nem rögzíthető, így szükség van az időszak visszanyitására. (Lásd: előző pont). Új bizonylat rögzítése, meglévő bizonylat módosítását követően minden esetben szükséges a felhasználások árazásának ismételt elindítására a megváltoztatott időszakra! Bevételezés értékének javítása Az mozgások értékének (árazásnak) a javítása csak bevétel oldalról lehetséges a kiadások (csökkenések) értékét direktbe módosítani nem lehet (a kiadásokat a program árazza). Természetesen a bevételezés értékének módosítását és a megismételt felhasználás árazást követően az érintett karton kiadásainak értéke is megváltozik. A módosítás történhet ott, ahol a bizonylatrögzítésre került (Készlet nyilvántartási modul Raktár BE / Vásárlásból vagy Egyéb növekedés), illetve a Készlet könyvelési modulban az Árazás / Bevételezések árazása menüpontban. Könyvelt tételben az összeget átírni nem lehet, a javítás úgy történhet, hogy a bizonylathoz egy új ártétel kerül rögzítésre előjelhelyesen. Ennek az új tételnek az értékmegadási tételszáma 2-es lesz, a tétel könyvelési időszaka pedig az eredeti időszak. Mivel a bevét értékének változása érinti az átlagárat, így minden esetben el kell indítani a Felhasználások árazását is. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 147/149 oldal

148 18.6. Árazatlan felhasználás beárazása Az mozgások értékének (az árazásnak) a javítása csak bevétel oldalról lehetséges a kiadások (csökkenések) értékét direktbe módosítani nem lehet. Természetesen a bevételezés értékének módosítását és a megismételt felhasználás árazást követően az érintett karton kiadásainak értéke is megváltozik. Annak kiderítéséhez, hogy a program miért nem rendelt értéket a kiadáshoz célszerű az Árazási analitikus listából kinyomtatni / megnézni egy listát, amely következőket tartalmazza: - Karton azonosító, - Cikkszám, - Bizonylat dátuma, - Bizonylat időpontja, - Bizonylati tételszám, - Könyvelési időszak, - Mennyiségi mozgás időszaka, - Mozgásnem, - Bevételezett / kiadott mennyiség, - Bevételezés / kiadás értéke. Idő sorrendben kinyomtatott listánál végig lehet követni, hogy a program hogyan számolja a csökkenések értékét. A következő okok fordulhatnak elő: A kiadást megelőzően nem történt bevételezés. Meg kell vizsgálni a bizonylatok dátumának helyességét és javítani kell azokat. A kiadást megelőző bevételezés nem kapott értéket. A bevételezést be kell árazni. A kiadást megelőző időpontban a karton egyenlege 0-ra fut mennyiségben és értékben Ez a szituáció is arra utal, hogy a bevételezés későbbi dátummal történt, meg mint a kiadás Bizonylati dátum javítása a bizonylat visszanyitása nélkül A Készletnyilvántartási modul Ellenőrzés menüpontja alatt található a Bizonylati dátumok javítása menüpont. A program a következő adatokat kéri be: - bizonylatszám - dátum - időpont GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 148/149 oldal

149 Az Adatbevitel gombbal lehet megadni a Bizonylat számát a helyes dátumot és időpontot. Az Ok gomb lenyomásával a program átírja a bizonylati fejben a Bizonylat dátumát és időpontját Rossz cikkszámra (kartonra) történt bevételezés javítása Amennyiben egy másik kartonra kellett volna a bevételezést megtenni, akkor a bizonylat visszanyitását követően történhet meg a bizonylati soron a kartonszámának javítása. Előfordulhat, hogy az adott raktárban még nem lett létrehozva a megadott cikkszámmal karton, ebben az esetben az első lépés a karton megnyitása Kartonon szereplő adatok javítása A karton adatain módosítani csak addig lehet, amíg az első bizonylata lerögzítésre nem kerül. Ezt követően már csak a Kartonok képernyős kontírozásánál lehet javítani a következő mezőket pl.: bruttó nyilvántartási számlaszám, szervezeti egység stb. Mivel a főkönyvi feladásban ezek a mezők feladásra kerülnek a főkönyv felé, ezért csak addig lehet módosítani rajtuk, amíg a kartonnak nincs könyvelt ártétele. A többi mezőt, illetve könyvelés után javítani csak új karton nyitásával és a rossz kartonról a helyes adatokkal megnyitott kartonra történő átsorolással lehet Téves kivezetés törlése Téves kivezetés esetén a javítás a bizonylat visszanyitásával, majd rontott státuszra állításával történhet, amennyiben még nem könyvelt. GriffSoft ZRt. KESZLET_OKTATASIANYAG_v2 149/149 oldal