Pap Község Önkormányzata kompetencia felmérő és értékelő rendszere

Átírás

1 Pap Község Önkormányzata kompetencia felmérő és értékelő rendszere Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 1

2 Tartalom Alapfogalmak... 3 Kompetencia értékelés... 4 Kompetencia szótár... 5 Szakmai ismeretek alkalmazása... 5 Integritás... 5 Mások megértése (empátia)... 6 Kommunikáció... 6 Csapatmunka, együttműködés... 7 Kezdeményezőkészség (kreativitás, innováció)... 8 Problémamegoldás... 8 Ügyfél orientáltság, partnerközpontúság... 9 Felelősségtudat... 9 Teljesítménymotiváció Stratégiai, (analitikus, és globális) gondolkodás Munkatársak fejlesztése Kommunikáció (befolyásolás) Vezetési technikák A kompetencia felmérés és értékelés folyamata Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 2

3 ELŐSZÓ A körjegyzőség létrehozásával a munkatársak teljesítményével szemben is magasabb elvárások fogalmazódtak meg. A szervezetfejlesztési munka folyamatában a szervezeten belüli eljárások felülvizsgálatával és az új eljárások kialakításával meghatároztuk, hogy milyen folyamatok mentén, milyen feladatokat kell az egyes munkatársaknak elvégezniük. Az elvégzett munka mennyiségének és minőségének ( MIT ) a vizsgálata a teljesítmény értékelési rendszer keretein belül történik meg, ugyanakkor szükséges a munkavégzés közben tanúsított viselkedés ( HOGYAN ) vizsgálata, értékelése is. Alapfogalmak TUDÁS Az egyén által megszerzett (megszerezhető) ismeretek összessége, az élet legkülönbözőbb területeiről JÁRTASSÁG, KÉSZSÉG Egy adott feladat vagy munka során felhasználható, ahhoz szükséges tudás, mely oktatás, képzés (tanulás) és egyéni tapasztalatszerzés során alakul ki. KOMPETENCIA Egy személy alapvető, meghatározó jellemzői, amelyek ok-okozati kapcsolatban állnak az adott munkakör ellátásához szükséges kritériumnak megfelelő hatékony és/vahy kiváló teljesítménnyel. Arra való képesség, hogy az élet különböző szituációiban alkalmazni tudjuk tudásunkat, tapasztalatainkat, személyes adottságainkat. A kompetencia 4 jellemzője: hatással van a munka valamely fő aspektusára korrelál a teljesítménnyel mérhető fejleszthető Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 3

4 Kompetencia értékelés A HOGYAN részértékelése: Azt fejezi ki, hogy a kiemelt célokat, a többletfeladatokat és a munkaköri leírásba foglaltakat hogyan, milyen norma- érték- és prioritási rendszer szerinti magatartással sikerült megvalósítania az értékeltnek. A hogyan értékelését a leghatékonyabban kompetenciák segítségével lehet elvégezni. A kompetenciák magatartásformákban, konkrét, megfigyelhető cselekvésekben fogalmazódnak meg, így az elvárások, illetve azok teljesülésének mikéntje egyértelműen kommunikálható a vezető és az értékeltek között. Ennek megfelelően a céleléréshez vezető utat a kompetenciaértékelés segít végigjárni. 1 A nem vezető beosztású köztisztviselők esetében az alábbi kompetenciák értékelését kell elvégezni: szakmai ismeretek alkalmazása, integritás, mások megértése (empátia), kommunikáció, csapatmunka, együttműködés, kezdeményezőkészség, problémamegoldás, ügyfél orientáltság, partnerközpontúság, felelősségtudat teljesítménymotiváció. 2 A vezető beosztású köztisztviselők esetében az alábbi kompetenciák értékelését kell elvégezni: stratégiai, (analitikus, és globális) gondolkodás, integritás, mások megértése (empátia), munkatársak fejlesztése, kommunikáció (befolyásolás), vezetési technikák, csapatmunka, együttműködés, kezdeményezőkészség (kreativitás, innováció) 3 1 Baka Szakács Bokodi Baranyai - Vörös (2006): Az új típusú közszolgálati teljesítményértékelés bevezetése. Módszertani kézikönyv vezetőknek. Miniszterelnöki Hivatal, Kormányzati Személyügyekért Felelős Államtitkárság és Magyar Közigazgatási Intézet, Budapest 2 ugyanott Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 4

5 Kompetencia szótár Annak érdekében, hogy az előbbi kompetenciákat minden érintett azonosan értelmezze, valamint, hogy ezek meglétét pontosan mérni tudjuk, szükséges ezek meghatározása. Elkészítettük tehát a Kompetencia szótárat. A kompetencia szótárban minden fent felsorolt kompetenciára készült egy összefoglaló meghatározás és a kompetenciák viselkedéses megnyilvánulása. Szakmai ismeretek alkalmazása A feladat elvégzéséhez szükséges szakmai fogalmak, módszerek és eszközök magas szintű ismerete. A megszerzett ismeretek, tapasztalatok alkalmazása a feladatok ellátása során. Az adott projektfeladatokhoz szükséges eszközök, módszerek, technikák színvonalas használata. Ismereteit mind a rutin jellegű, egyszerű, mind az összetett, bonyolult feladatokban önállóan, szakszerűen alkalmazza Rutin jellegű egyszerű, valamint összetett és bonyolult feladatokról is szakmailag helyesen informál ügyfeleket / munkatársakat Új szakmai feladatok / problémák megoldása érdekében tudását, ismereteit használja és alkalmazza, képes új / bonyolult feladatokkal kapcsolatban is szakmailag helytálló véleményt mondani, megoldást javasolni Integritás A jó közigazgatás értékeinek és normáinak a tiszteletben tartása. Feddhetetlenség, megvesztegethetetlenség. Pártatlanságon és szakmai függetlenségen alapuló megbízható és kiszámítható magatartás. a törvényeket és a jogszabályokat minden esetben betartja képes morálisan elfogadható vélemény kialakítására, illetve a jó közigazgatás értékeivel és normáival összhangban, felelősségteljesen történő cselekvésre akkor is, ha nincsenek vagy nem elég világosak a szabályok (például új, bonyolult vagy változó helyzetek esetén képes morálisan elfogadható vélemény kialakítására, illetve a jó közigazgatás értékeivel és normáival összhangban, felelősségteljesen történő cselekvésre akkor is, ha a ráruházott hatalomnál fogva saját belátása szerint járhat el 3 ugyanott Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 5

6 A ráruházott felelősséggel, valamint a rendelkezésére álló hatalommal, információval és forrásokkal nem él vissza; azokat kizárólag a köz javára használja fel Mások megértése (empátia) A mások igényeire, problémáira való ráhangolódás képessége, a másik által ki nem mondott vagy csak részben kifejezett gondolatok, problémák, érzések és problémák meghallgatása és megértése. a másik hangulatának, érzéseinek észlelése a másik meghallgatásából, megfigyeléséből nyert információk felhasználása arra, hogy a másik viselkedését ki tudja számítani, fel tudjon készülni a reakciókra a másik attitűdjének, érdeklődésének, igényeinek, terveinek megértése Kommunikáció A gondolatok kerek és egymással összefüggő mondatokban történő megfogalmazása. Megfelelő kifejezések, a nyelvtani és mondatszerkesztési szabályok helyes használata. A gondolatok tömör, érthető, egyértelmű megfogalmazása. Írásbeli kommunikáció: o tartalmilag, formailag megfelelő anyagok készítése o írott információk egyértelmű, érthető, lényegre törő, logikus közlése a megfelelő kifejezések és a nyelvtani, mondatszerkesztési szabályok helyes alkalmazásával o az írott anyag megfelelő strukturálása, tagolása. Szóbeli kommunikáció: o a figyelem megfelelő ideig és intenzitással történő irányítása mások közlendőjére o eredményes kérdezés a kétirányú kommunikáció során, világos megfogalmazás, megfelelő kérdezéstechnika alkalmazása Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 6

7 o mások megértésének tudatos ellenőrzése, a mondanivaló árnyalt kifejezése, figyelve arra, hogy megértik-e o a közlés megértése és megértetése mind szakmailag, mind logikailag o a verbális és nem verbális kommunikáció összhangja o a helyzetnek megfelelő személyeskedés és kioktatás nélküli kommunikációs stílus, a kommunikáció során udvarias viselkedés, az illem- és etikett szabályok betartása o a kommunikációban részt vevő másik fél reakcióinak megfelelő kezelése o önkontroll gyakorlása a szóbeli kommunikáció során. Csapatmunka, együttműködés Az egyén azon szándéka, hogy másokkal együttműködjön. Az együttműködés szabályainak ismerete és betartása. Felkészült részvétel a csapatmunkában, megbeszéléseken. konstruktív együttműködés másokkal, a célok, eredmények elérése érdekében, jó kapcsolatok kialakítására való törekvés azon túl, hogy jól együttműködik másokkal, munkatársait is segíti az egymással való jó munkakapcsolat kialakításában, konfliktusaik megoldásában együttes feladat elvégzése esetén, a saját feladatok megoldása mellett, mások munkájának támogatása ötletek megosztása a munka során fellépő szakmai és személyes nézeteltérések kezelése, a másik fél tiszteletben tartása mellett, építő kritika meghallgatása, illetve megfogalmazása az eredményes együttműködés érdekében mások munkájának, személyének tiszteletben tartása egyeztetés a megfelelő személyekkel, szervezeti egységekkel, az információk pontosan, időben történő átadása a határidőknek és megszületett döntéseknek megfelelő munkavégzés Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 7

8 Kezdeményezőkészség (kreativitás, innováció) A feladat elvégzésének/megoldásának (a cselekvésnek) a preferálása; ennek érdekében a szükséges újszerű ötletek, koncepciók kigondolása és/vagy megvalósítása. Az információk megszokott rutintól, sémáktól eltérő észlelése, a problémák újszerű megközelítése és megoldása. Olyan ötletek, javaslatok kitalálása, felvetése, amelyek hozzáadott értéket jelentenek. előre gondolkodik, önállóan, határozottan dolgozik képes olyan lehetőségeket vagy problémákat észrevenni és megoldani, amelyeket mások nem vesznek észre változtatási javaslatokat fogalmaz meg a munkavégzése során alkalmazandó módszer, folyamat egyes elemeire, vagy egészére vonatkozóan Többféleképpen képes megközelíteni egy-egy felmerülő problémát a megszokottól eltérő, teljesen új ötleteket, megközelítéseket, koncepciókat gondol ki és valósít meg olyan környezet hoz létre, amely kedvez a kreativitásnak, az innovatív megközelítések kibontakozásának Problémamegoldás A feladatokban, a kifogások helyett, a megoldási lehetőségek keresése. Kitartás a feladatok megoldásában. képes a problémák felismerésére, a probléma részekre bontására, és a részek közötti összefüggések, ok okozati kapcsolatok feltárására, meghatározására javaslatot tesz a problémák kezelésre a rendelkezésre álló megoldási/cselekvési lehetőségek végiggondolása, és közülük a cél elérését - azaz a probléma valós, gyakorlati, vagy elméleti megoldását - legjobban megvalósító változat kiválasztása a szervezet érdekeinek szem előtt tartása a problémamegoldás során Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 8

9 Ügyfél orientáltság, partnerközpontúság Az ügyfelekkel való kapcsolat során olyan viselkedés megvalósítása, amely egyaránt eredményezi az ügyfelek elégedettségét, és a szervezeti érdekek megvalósulását. Az ügyféligények pontos megértése és megfelelő szakmaisággal, jól meghatározott keretek között történő kezelése. a szervezet képviselete az ügyfelek felé titoktartás és adatvédelem az ügyfelekkel való kapcsolattartás során, a helyzetre érvényes udvariassági normák betartása, és megfelelő megjelenés tiszteletteljes, kulturált hangnemű, toleráns, ugyanakkor hatékony kommunikáció az ügyfelekkel partneri kapcsolat kialakítása a másik igényeinek a megértésének és megoldásának képessége nemcsak megérti, kezeli az ügyfelek igényeit, problémáit, hanem a konkrét ügyön belül elébe is megy a további lehetséges igényeknek, megelőzi a későbbi problémákat képes a szokásostól eltérő, vagy teljesen új, egyedi helyzeteket, valamint az udvariatlanabb, illetve bonyolultabb ügyekkel jelentkező ügyfelek problémáit is megfelelően kezelni Felelősségtudat Felelősségvállalás az elvégzett munka tartalmáért és formájáért, valamint a kimondott, leírt információkért, azok időbeliségéért. A munkához / feladathoz kapcsolódó írott és íratlan szabályok betartása. Felelősségteljes munkavégzés. A saját cselekedetek következményeinek tudatos viselése. : betartja a munkához / feladathoz kapcsolódó írott és íratlan szabályokat (pl. titoktartás, stb.) viselkedésének magyarázatára nem keres kifogásokat, külső okokat, vállalja tévedéseit a munka során mindig lehet rá számítani tudatában van az adott munka végeredményéhez való hozzájárulásával Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 9

10 a munkája során szerzett információkról képes eldönteni, hogy azok nyilvánosak vagy bizalmasak, és ennek megfelelően kezeli azokat bizalmasan kezeli az információkat (adatokat, tényeket stb.) felelősséget vállal a saját hatáskörében meghozott, és elmulasztott döntésekért betartja a határidőket kiszámítható a viselkedése személyes érdekei nem térítik el a felelősségteljes magatartástól őszinte, hiteles a kommunikációja Teljesítménymotiváció Annak igénye, hogy az egyén a legjobbat, standardtól (ami lehet: saját korábbi teljesítménye, objektív adat, mások teljesítménye) jobbat nyújtani. Az elvégzendő feladat megoldására koncentrál. A feladat megoldása az elsődleges célja, ezt képes alárendelni egyéni érdekeinek. Viselkedését, hozzáállását a megoldandó feladathoz igazítja, tudását, képességeit ennek céljába állítja. célvezérelt képes logikus, hatékony, konzisztens feladattervet elkészíteni egy-egy konkrét feladat elvégzéséhez nehéz, váratlan helyzetekben, szakmai problémák esetén is pozitívan gondolkodva keresi a szakmailag legmegfelelőbb megoldást egy javaslat vagy döntés esetén képes meghatározni a végrehajtásához szükséges konkrét lépéseket munkaidejét úgy osztja be, hogy feladatait a lehető legjobb színvonalon megoldja eredményességre törekvés erőforrások kihasználásának optimalizálására törekvés Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 10

11 Stratégiai, (analitikus, és globális) gondolkodás Adatok, információk, részekre bontása, elemzése, kritikus vizsgálata, összehasonlítása, értékelése. A fontos és lényegtelen információk, adatok megkülönböztetése. A hibák, ellentmondások, eltérések feltárása. Az elemek rendszerezése, csoportosítása. A logikai összefüggések felismerése és gyakorlati alkalmazása. Rendszerek átlátása, egészben történő megragadása. Hosszú távú célok, elképzelések alapján előremutató, minden érintett igényeit kielégítő megoldások kidolgozása. Kreatív, jövőbe mutató elképzelések és az azok megvalósításához vezető megoldások kidolgozása. komplex feladatot kezelhető részeire bont szét, valamint egyedi, új, összetett feladatok esetén is kiemeli a lényeges információkat felismeri az események hátterében meghúzódó okokat előre gondolkodik, legalább egy lépéssel megtalálja a belső ellentmondásokat, a logikai hibákat, az ok-okozati összefüggéseket tudja, hogy az egyes lépéseknek, megoldási javaslatoknak, alternatíváknak milyen hatása van mind az ügyfél, mind az adott szervezet oldalán prognosztizálja, felismeri és beazonosítja a működés kockázatait és azok megelőzésére/kezelésére megoldási javaslatokat dolgoz ki az elemző, feltáró, problémamegoldó gondolkodás eredményeként megfogalmazott ötleteket, koncepciókat a stratégia szempontjából képes vizsgálni az ötleteket, elképzeléseket konkrét (rövid és hosszabb távú) akciókra képes lefordítani Munkatársak fejlesztése Mások tanításának, nevelésének szándéka. A munkatársak motiválása és támogatása tudásuk fejlesztése, magatartásuk és végső soron teljesítményük javítása érdekében. ismeri a vezetése alatt álló munkatársak készségeit, képességeit és ezeket felhasználja a szervezet előtt álló célok megoldására Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 11

12 világos célok és elvárások megfogalmazása a munkatársak számára a feladatok szétosztása és delegálása oly módon, hogy azok végrehajtása a munkatárs számára motiváló legyen és adjon lehetőséget a szakmai, emberi fejlődésre szakmai iránymutatás, a kiosztott feladatok végrehajtásának nyomon követése, visszajelzés adása a teljesítményről a munkatársak fejlődésének nyomon követése, a pozitív változások megerősítése, a fejlesztendő területek megjelölése és lehetőség biztosítása ezen készségek, képességek, ismeretek fejlesztésére kiemelt figyelmet fordít a tehetséges munkatársak kiemelkedő teljesítményének elismerésére Kommunikáció (befolyásolás) Mások meggyőzésének, befolyásolásának szándéka. Mások jóváhagyásának és támogatásának megnyerése valamely témával kapcsolatos véleménnyel vagy probléma megoldási módjával kapcsolatban. képes saját ötletét, vélemény, elgondolását elfogadtatni másokkal saját véleményét, álláspontját megvédi eredményesen kommunikálja az üzeneteket, világos, mindenki számára érthető módon fogalmazza meg mondanivalóját, amelyből a kommunikáció célja is egyértelmű a hallgatóság számára negatív üzenet, döntés elfogadásáról is meggyőzi a másikat úgy, hogy eközben a feladat minőségi végrehajtását is biztosítani tudja Vezetési technikák Olyan vezetői módszereket, technikákat alkalmaz, amelyekkel a) biztosítja a szervezet előtt álló célok elérését b) motiválja és fejleszti munkatársait c) ügyfélorientált, elkötelezett, professzionális szakmai munkát biztosít a szervezetben Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 12

13 ambiciózus, ugyanakkor reális célokat tűz ki a munkatársak elé megfelelő erőforrásokat biztosít a szervezet előtt álló célok elérése érdekében, összehangolja a humán erőforrásokat, folyamatokat és szervezeti felépítést a stratégiai elvekkel és célokkal fejleszti munkatársait biztosítja a szervezetében a vezetői utánpótlást biztosítja a szervezeten belül a csapatmunkát és az együttműködést a teljesítmény javítása érdekében folyamatosan fejleszti szervezete képességeit szervezetében hatékony irányítási és kontroll rendszereket alakít ki és működtet felelősséget vállal személyes példát mutat meghatározza, fejleszti és fenntartja a stratégiailag fontos és kritikus külső kapcsolatokat Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 13

14 Értékelő skála A teljesítménykövetelmények és kompetenciák értékelése 4 fokú skálán történik. A skála értékei az alábbiak: NEM MEGFELELŐ (skálafokozat értéke: 0) A kompetencia szinte minden aspektusában, elemében fejlesztést igényel. FEJLESZTENDŐ (skálafokozat értéke: 2) Elvárt szint alatti. Már megjelennek az elvárásoknak megfelelő viselkedésminták, de azok még nem megfelelő szintűek és/vagy nem megfelelő gyakoriságúak. ELVÁRT (skálafokozat értéke: 3) A kompetenciák az elvárt szinten és elvárt gyakorisággal jelennek meg. KIEMELKEDŐ (skálafokozat értéke: 4) Elvárt feletti Az elvártnál magasabb szinten jelennek meg a kompetenciák, illetve képes mások számára fejlesztő, mintaadó szerepben megjelenni. Ez a szint a projektben nem minden kompetencia esetében értelmezhető, hiszen pl. a pontosság, precizitás esetében az elvárt szint a projekt feladatok jellege kapcsán a maximális pontosságot jelenti Ez az érték csak indokolt esetben adható. Az értékelést végző személyek nem csak számértékkel, hanem szövegesen is értékelik a többi munkatársat. Ennek a szöveges értékelésnek mind az erősségekre, mind a fejlesztendő területekre ki kell térnie, konkrét példákkal indokolva. Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 14

15 A kompetencia felmérés és értékelés folyamata A kompetencia értékelés a teljesítmény értékelési rendszer része, alkalmazásának folyamata megegyezik azzal. A főbb folyamatlépések: 1. Az értékelendő kompetenciák és a kompetencia szótár megismertetése az érintettekkel (oktatás, képzés) 2. Az értékelés módszerének meghatározása viselkedés alapú interjúk 360 o -os értékelés 3. Az értékelési ciklus kitűzése, feladatok meghatározása 4. Önértékelés elvégzése 5. Vezetői (és 360 o -os értékelés esetén társ-) értékelés elvégzése 6. Kompetencia / teljesítményértékelő megbeszélés megtartása önértékelés ismertetése vezetői (és 360 o -os értékelés esetén társ-) értékelés ismertetése megállapodás az értékelésben vezetői javaslat a munkatárs karrier és/vagy fejlesztési (képzési) tervére 7. Értékelés eredményének, vezetői javaslatnak a rögzítése Pap Község Önkormányzata Körjegyzőségi Hivatalának kompetencia felmérő és értékelő rendszere 15