A rendezvényeket többféle szempont alapján csoportosíthatjuk, de a legfontosabb a lebonyolítás helyszíne és a rendezvény jellege.

Átírás

1 Vizsgarészhez rendelt követelménymodul azonosítója, megnevezése: Marketing és PR ismeret Vizsgarészhez rendelt vizsgafeladat megnevezése: /2 Marketing- és PR alapfogalmainak ismertetése, üzleti alkalmazása, etikett és protokoll ismeretek 16. Az üzlet/szálloda ahol Ön dolgozik, rendezvények lebonyolítását is rendszeresen vállalja magyar és idegen anyanyelvű vendégek részére is. Milyen lépéseket kell betartania a feladat megoldása során? Információtartalom vázlata Vendéglátó-ipari rendezvény fogalma, csoportjai, jellemzésük Rendelésfelvétel szabályai Rendelésfelvétel számítástechnikai háttere Forgatókönyv lényege Lebonyolítás lényege Utómunkálatok lényege 1. Vendéglátó-ipari rendezvények fogalma, csoportjai, jellemzésük A vendéglátó üzletekben a napi értékesítési munkák mellett gyakran kerül sor társas összejövetelek, rendezvények lebonyolítására. A vendéglátásban a legalább 10 vendég előzetes megrendelés alapján történő kiszolgálását minősítjük rendezvénynek. Azonban ennél kisebb létszám esetén is beszélhetünk rendezvényről (pl. dinner for two, ami 2 fő részvételével zajlik). A rendezvények általában valamilyen társadalmi vagy családi eseményhez kapcsolódnak és nagyon sokféle termék és szolgáltatás iránti igénnyel járnak együtt. A rendezvény nem ismétlődéses, egyszeri esemény, amely a folyamatos üzemeltetés keretébe illeszkedik alkalmi jelleggel, s fő jellemzője a közös cselekvés. A rendezvényszervezés előre meghatározott célból adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, lebonyolító munka, amely magában foglalja a szükséges infrastruktúra biztosítását és a vendégekről való gondoskodást. A vendéglátó rendezvények jellemzői: alkalmi jelleg (mindig valamilyen konkrét alkalomhoz kötődik) meghatározott cél (a megrendelőnek az alkalommal mindig valamilyen előre megfogalmazható célja van, amely kötődik az alkalomhoz) adott vendéglétszám (mindig előre közölt létszámmal lehet kalkulálni) előzetes megrendelés egységes ellátás, szolgáltatás A rendezvények fajtái: A rendezvényeket többféle szempont alapján csoportosíthatjuk, de a legfontosabb a lebonyolítás helyszíne és a rendezvény jellege. Házon belüli rendezvények A vendéglátó üzleten belüli rendezvények a vendéglátóhely szokásos üzletmenetében, a meglévő eszközökkel általában lebonyolíthatók. Társas étkezések A társas étkezés keretében előre meghatározott létszámú vendégnek előzetesen kiválasztott ételeket és italokat szolgálunk fel. Jellemzően melegkonyhás üzletekben 1

2 bonyolítjuk le őket, de szerényebb körülmények között egyéb üzletekben is szervezhetők (pl. születésnapi buli egy gyorsétkezőhelyen vagy eszpresszóban). Egyszerű társas étkezés: egyszerűbb társas étkezést szerveznek általában a kiránduló, iskolai csoportok részére. A társas étkezés jellemzője az egyszerűbb körülmények és szűkebb választék. Díszétkeztetés (bankett): a díszétkezés ünnepélyes keretek között lebonyolított társas étkezés. Főképp politikai, társadalmi, üzleti, családi események és ünnepek alkalmából szervezhetjük. Tárgyalóasztalnál való kínálás: általában az üzleti megbeszélések alatt, egyszerű formában lebonyolított ellátás. A vendégek ennek keretében elsősorban üdítőitalokat, ásványvizet, édes és sós teasüteményt vagy egyszerűbb "rágnivalókat" (sós mogyorót, chipseket) kapnak. Munkaebéd: üzleti tárgyalásokhoz kapcsolódó. ebéd, általában a megbeszélések folytatását jelenti az étkezés közben is. A munkaebédnek nincs kötött formája, külsőségektől általában teljesen mentes a lebonyolítása. Quick lunch: "gyors ebéd". Általában nagy létszámú, tanácskozásokkal tarkított rendezvények rövid szünetében biztosított, főleg déli meleg étkezés. Legjobban egy önkiszolgáló étterem rendszeréhez hasonlítható. Kávészünet: hivatalos rendezvényeken, konferenciákon, tanácskozásokon a szünetekben történő ellátás. A vendégek előre felállított pultoknál kávét, teát, üdítőt, esetleg sós és édes harapnivalókat kapnak. Fogadások Klasszikusan az állami hivatalok, intézmények, külképviseletek vezetőjének a meghívottak tiszteletére szervezetett rendezvénye. Ma már általánosan alkalmazott rendezvényforma, amelynek célja egyes személyek vagy meghatározott események ünneplése kötetlenebb formában, mint a díszétkezéseken. Tudományos konferenciák résztvevői, társadalmi személyiségek, kereskedelmi partnerek, esküvő alkalmából a két család és a baráti kör közeledésére, közvetlenebb véleménycseréjére, megismerkedésre ad lehetőséget. A fogadáson a meghívottak többnyire állva fogyasztanak, de szervezhető ültetéses módon is. Ellátástól függően lehet főétkezés jellegű és nem főétkezés jellegű fogadást is szervezni. Partik A partik a társas összejövetelek, rendezvények modern formái. A rendezvények kötetlenebb fajtája, a vendégek részére általában nincs kötelező megjelenési időpont, és nem kell végig maradniuk. Délutáni vagy ötórai teaparti: kávéházakban, cukrászdákban és eszpresszókban is lebonyolítható, elsősorban hölgyeknek rendezett parti. A választék a körülményekhez és az időponthoz igazodik (teasütemények, szendvicsek, uzsonnaitalok, desszertborok, konyak és likőrök). azánkban gyakori a zenés, táncos ötórai teaparti szervezése is. Férfiparti: csak férfiak részére tartott rendezvény, ahol a választék jellegzetesen igazodik a vendégkörhöz. A legénybúcsú jellemző lebonyolítási módja. Barbecue-parti (grillparti): a partit a nyílt tűzön és vendégek előtt készített ételek jellemzik. A vendégek gyakran saját maguk is részt vesznek az ételek elkészítésében, a nyárson vagy roston sütésben. Koktélparti: mindig főétkezési időn kívül, ismerkedés vagy beszélgetés céljából szervezett parti. Az állófogadáshoz hasonlít, de szerényebb ételválasztékkal, 2

3 bőséges italkínálattal. Amerikából terjedt el, ahol elsősorban 18 és 20 óra között tartották, vacsora előtti beszélgetésre és italfogyasztásra. Napjainkban az időpont kiszélesedett: délelőtti óra, délben 12-13,45 óra (ritkábban), és este óra között szervezik. Lebonyolítható szűkebb, családi körben és nagy létszámú, ünnepélyesebb formában. Táncparti: a hangsúly a rendezvényhez kapcsolódó zenén és táncolási lehetőségen van. Esti időpontokban rendezett partik jellemző szervezési módja. Garden-parti: a parti lebonyolítási helyszínére utal az elnevezés, mindig kertben, parkban tartott rendezvényről van szó. Bálok A bál általában az év meghatározott időszakaiban jellemző, nagyszabású táncmulatság. A legtöbb bál időpontja a farsanghoz, a húsvéti locsoláshoz, az aratáshoz, Anna naphoz, a szürethez és a szilveszterhez kapcsolódik. Többféle ellátással szervezhető: a szokásosnál szűkebb étlappal, menürendszerrel vagy büfével. A bálokon mindig élő zenét kell biztosítani. Egyéb rendezvények A vendéglátó üzletekben gyakran kerülnek lebonyolításra nem vendéglátó jellegű rendezvények (konferencia, kongresszus, gyűlés, ülés, szeminárium, oktatás, továbbképzés, előadás, bemutató, divatbemutató, kiállítás, irodalmi est, színházi előadás stb.) is. Ezek különböző feladatokat róhatnak az üzletre, hiszen lehet, hogy csak a helyiséget adjuk bérbe, de lehet, hogy a vendégek teljes ellátásáról az üzlet gondoskodik. Az egyéb rendezvények lebonyolítása elsősorban az üzlet forgalmának növelését célozza. Üzleten kívül lebonyolított rendezvények A vendéglátásban az üzleten belüli értékesítés mellett rendszeresen vagy esetenként az üzleten kívül is folytatunk eladási és szolgáltatási tevékenységet. Üzleten kívüli rendezvények (outside catering, partyservice) Napjainkban gyakori igény, hogy a díszétkezéseket, fogadásokat és partikat ne a vendéglátó üzletben, hanem a megrendelő kívánsága szerinti helyszínen bonyolítsák le. Vannak olyan rendezvénytípusok is, amelyek jellemzően csak külső helyszínen szervezhetők, mint például az ökörsütés, a hajókirándulás, a szüreti mulatság vagy egy disznóvágás. Gyakran bonyolítanak le rendezvényeket magánházaknál, intézményekben, esetleg középületekben, hivatalos helyiségekben (pl. polgármesteri hivatalban, pártszékházakban, múzeumokban), de ideiglenes jelleggel felállított sátorban is. A megrendelő a szükséges helyiségek biztosítása mellett általában gondoskodik azok fűtéséről, világításáról, gyakran díszítéséről és berendezéséről is. A házon kívüli rendezvények szervezésénél a megrendelő különböző igényekkel léphet fel a vendéglátó üzlet felé: a személyzet biztosításán keresztül (amikor csak a pincéreket veszik "bérbe") a teljes ellátásig. Kitelepülés Az üzleten kívüli, de azzal teljesen azonos jellegű értékesítő tevékenységet kitelepülésnek nevezzük. A nagyobb tömegeket megmozgató vásárok, kiállítások, sportesemények (pl. Forma- 1), egyéb ünnepségek (pl. sörnapok) alkalmából a vendéglátás feladata az ott megjelenteket étellel, itallal ellátni. 3

4 2. Rendelésfelvétel szabályai A rendezvényeket jellemzi az előzetes rendelés, amely történhet szóban és írásban. A rendezvény sikeres lebonyolításának alapja, hogy a rendelés felvételekor minden információt megkérjünk a megrendelőtől. A megrendeléskor tisztázni kell: a megrendelő nevét, címét, telefonszámát, a rendezvény napját, pontos kezdési idejét, várható időtartamát, az étkezés alkalmát, jellegét, a helyszín pontos megnevezését, várható létszámot, a vendégek nemzetiségét, rangját, nevét és korát a megrendelt ételeket és italokat, azok keretösszegét, valamennyi termék pontos árát, az igényelt szolgáltatásokat (például díszítés, asztalforma, zene, műsor, tánclehetőség). Rendezvénykönyvet vagy rendezvényfelvételi ívet (function sheet) kell vezetni (zökkenőmentes lebonyolítás érdekében). Ugyancsak fontos annak szabályozása, hogy az üzlet részéről ki jogosult a megrendelést felvenni a rendezvényre. 3. Rendelésfelvétel számítástechnikai háttere A rendezvény nyilvántartó rendszerek alkalmasak lehetnek termek, vendéglátó egységek, sportlétesítmények, egyéb objektumok erőforrás jellegű nyilvántartására és azok kihasználásának, bérbeadásának, illetve állapotának nyilvántartására és kezelésére. Az objektumoktól függetlenül felépíthető eszközbázis elemei igény szerint rendelhetők a foglalásokhoz, így optimálisan alakítható ki rendezvények eszköz- és helyigénye. A képernyőn általában jól áttekinthető formában láthatók az objektumok és eszközök foglaltsági állapota és a hozzájuk tartozó rendelések fontosabb adatai. A foglalások kiterjedhetnek: objektumokra eszközök nélkül objektumokra és eszközökre csak eszközökre (kölcsönző rendszer) Az objektumok és eszközök foglaltságának nyilvántartásán kívül lehetőség van a rendezvények költségeinek kalkulálására is, melynek segítségével egyéni, személyre szabott kalkuláció készíthető minden rendezvény számára. A programok a nyilvántartás feladatok megoldásán túl összekapcsolható más éttermi szoftverekkel, ezáltal komplex rendszerek kiépítése is megvalósítható lehet. pl. A Flexys Front-Office rendszerrel összekapcsolt rendezvény nyilvántartó rendszer lehetővé teszi szállodák számára a szobafoglalások és a hozzájuk tartozó rendezvények összehangolt nyilvántartását. 4

5 A Flexys Áruforgalmi Rendszerrel való integráció lehetővé teszi a rendezvények számára menük kalkulálását; az étel- és italfogyasztás lemozgatását a raktárkészletből. Listák készíthetők, amelyek segítségével sokoldalú és gyors statisztikai jelentések készíthetők az objektumok és eszközök kihasználtságáról, a bevételek és kiadások alakulásáról. A listák lekérhetők adott időszakra tetszés szerinti részletezéssel. 4. Forgatókönyv lényege a forgatókönyv a feladat végrehajtásának menetét leíró tervezet a rendezvény előkészítése során készül(nek) a forgatókönyv(ek) forgatókönyv készülhet a rendezvény résztvevői és lebonyolítói számára a rendezvény lebonyolítói részére a forgatókönyv összeállítása a megrendelés pontos ismeretében történhet a forgatókönyv üzleti munkaterületenként (pl. beszerzés, termelés, értékesítés, műszaki részleg) és munkakörönként tartalmazza a rendezvényekkel kapcsolatos feladatokat. a forgatókönyv pontos elkészítése megakadályozza a feladat végrehajtása során az üresjáratokat, a felesleges túlórákat. A teljes személyzetnek ugyanis felesleges a rendezvény kezdetétől a végéig a helyszínen tartózkodnia, illetve a rendezvénnyel foglalkoznia. A rendezvénnyel kapcsolatos feladatok meghatározásánál pedig fontos szervezési elv, hogy bizonyos előkészítő munkák már korábban is végrehajthatók. a forgatókönyv alapján készül el a diszpozíció, amely a rendezvény előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos írásos vezetői utasítás. 5. Lebonyolítás lényege A lebonyolításon múlhat a rendezvény sikere. A rendezvény lebonyolítására különösen akkor kell odafigyelni, ha ritkán végzünk ilyen feladatot, vagy a rendezvény vendégköre megköveteli a különleges figyelmet. nagy hangsúlyt kell fektetni a vendégek fogadására, mert ekkor szerzik az első benyomást fontos a pincérek jó beosztása (büféasztalhoz, italasztalhoz, leszedő és italokat kínáló), az étkezés megkezdésére rendszerint a házigazda ad jelt, az ellátás rendezvényenként változó, azonban minden esetben szervezést igényel a felszolgálás, a vendégek segítése a tálalásban vagy éppen az utánkínálás folyamatosan figyelni kell a vendégekre figyelni kell a menetrendre a megrendelő jelzésére szükség esetén ki kell állítani a számlát a rendezvény végén el kell köszönni a vendégektől, valamint a megrendelőtől 5

6 6. Utómunkálatok lényege A rendezvény lebonyolításával nem zárul le a feladatok sora: Rendrakás: mindent eredeti állapotába kell visszaállítani, minden eszközt a helyére kell visszarakni Számla kiegyenlítésének nyomon követése: figyelni kell, hogy határidőre megtörténik-e a számla kiegyenlítése. Amennyiben erre nem kerül sor, akkor érdeklődni kell a kiegyenlítés elmaradásának okáról, illetve segíteni a behajtást Elszámolás: nagyon sok konfliktust idézhet elő, ha a rendezvényhez kapcsolódó elszámolás szervezése és végrehajtása nem megfelelő (pl. egy lakodalom italfogyasztásának elszámolása), ezért a pontos, mindenre kiterjedő elszámolás nagyon fontos feladat a rendezvényt követően Értékelés: a rendezvény lebonyolítása után szükséges a rendezvény munkájában résztvevő részlegek és dolgozók munkájának értékelése és minősítése. Jelentés készítése: a tapasztalatok írásba foglalása Dokumentumok archiválása: fényképek, írásos anyagok, videók, újságcikkek megőrzése, hogy a későbbi ajánlattételeknél felhasználhassuk 6

7 Rendelésfelvételi ív 1. A rendezvény típusa: Terem: Dátum:..4. Időpont:..5. Létszám: A megrendelő neve:... A megrendelő címe:... Telefon / Fax: A számla fizetője: Megrendelés: Ételek:... Italok:... Egyéb: Ár (személyenként): Terembérlet: Egyéb kívánságok: a) Dekoráció:... b) Asztalforma:... c) Zene:... d) Ültetési rend / Ültetési kártya:... e) Menükártya:... f) Aperitif:... g) Digestif:... h) Cigaretta, dohányáru:... i) Technikai előkészítés (mikrofon, magnetofon, kivetítő, videó, tv stb.):... A megrendelő aláírása:... Előleg: Dátum, aláírás:... 7

8 ÉRTÉKELŐLAP: A vizsgázó neve:. Értékelő lap 16. Az üzlet/szálloda ahol Ön dolgozik, rendezvények lebonyolítását is rendszeresen vállalja magyar és idegen anyanyelvű vendégek részére is. Milyen lépéseket kell betartania a feladat megoldása során? Típus A Szakmai ismeretek alkalmazása a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Etikett és protokoll Az információtartalom vázlata alapján Vendéglátó-ipari rendezvény fogalma, csoportjai, jellemzésük Pontszámok Max. 25 Rendelésfelvétel szabályai 20 Rendelésfelvétel számítástechnikai háttere 20 Forgatókönyv lényege 5 Lebonyolítás lényege 5 Elért B PR alapfogalmai, eszközei Utómunkálatok lényege 5 Szint Szakmai készségek a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért 2 ECDL 1-6.m. 2 4 Idegen nyelvű beszédkészség 2 4 Idegen nyelvű hallott szöveg megértése 2 4 Telefonálás idegen nyelven 2 4 Irodatechnikai eszközök használata 2 Összesen 90 Egyéb kompetenciák a szakmai és vizsgakövetelmény szerint Max. Elért Módszer Rendszerező képesség 3 Társas Irányítóképesség 2 Személyes Külső megjelenés 2 Megbízhatóság 3 Összesen 10 Mindösszesen 100. dátum... aláírás 8